INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN-PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/2002) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/019. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/019 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 21/09/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y sus posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 23/09/97 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2002 (movimientos del ejercicio y del ejercicio anterior), expresado en pesos y dólares estadounidenses y anexos (1 a 3) que forman parte del mismo. 1 b) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 6. c) Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2002, expresado en dólares estadounidenses. d) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.-Copia de la “Situación Financiera al 31/12/02” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). 2.-Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2002 al 31/12/2002, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, certificado y conciliado por la UCP. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD. Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros fueron presentados parcialmente a esta auditoria con fecha 13/08/03 y se completaron el 08/09/03. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Cabe señalar que nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 25/08/03 y el 19/09/03 y el 10/11/02. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las 2 establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo que a continuación se expone: a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. b) Respecto a los gastos expuestos en dólares estadounidenses en las diferentes líneas de inversión que surgen de los informes financieros trimestrales elevados por el Proyecto al PNUD se planteó lo siguiente: • El punto 2.2 del capítulo V del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno en su tercer párrafo dice “…Cuando los gastos del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente en que se efectuó al anticipo (generalmente la tasa de cambio existente a comienzos del Trimestre)”. • En el marco de las regulaciones financieras del PNUD, y a efectos de la preparación de los informes correspondientes al año 2002, se informó oportunamente mediante Circular Nro. 018/02 que los gastos realizados por los Proyectos deberán imputarse a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas aplicable en el período en el que se pague, régimen de conversión usado por el Proyecto. En respuesta a dicha divergencia el PNUD nos respondió que esa normativa (circular 018/02) “será reflejada en la próxima actualización del Manual de Gestión de proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, con el siguiente texto, “Cuando los gastos del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente al 3 momento en que se ha efectuado el pago”. III- ACLARACIONES PREVIAS a) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron validados por esta auditoría. b) Se mantiene del ejercicio anterior en el rubro “subcontratos con empresas consultoras” (Línea 21) del capítulo “Usos de Fondos” del estado citado en I- a) precedente, la observación respecto a que no se efectuó el ajuste de USD 19.275,19 correspondientes a gastos del Proyecto ARG 98/034, “Subproyecto Quilmes”, registrados erróneamente en este Proyecto, afectando en ese importe la disponibilidad de fondos al cierre. c) En el presente ejercicio se registró erróneamente en este Proyecto la suma de $ 1.992,94 en el rubro varios (línea 53) erogaciones correspondientes al Proyecto ARG 98/024 “Subproyecto Berazategui”. Se aclara que la cifra señalada se encuentra correctamente expuesta en el estado citado en I- a) precedente. d) Existen una diferencia de USD 1.857,32- entre el total registrado por la UEP en concepto de costo de apoyo – administración – (USD 33.824,23) en el estado citado en I- a) precedente y el informado por el PNUD, USD 31.966,91, en el estado mencionado en I- d) 1.-, correspondientes a ajustes efectuados por el PNUD bajo ese concepto y no registrado por el Proyecto, afectando en ese importe el saldo disponible al 31/12/02. e) Existen discrepancias entre la información expuesta en el Estado citado en I- a) “Fuentes de fondos” respecto a la fuente de financiamiento y la detallada en el Estado mencionado en I- d) 1.- anterior: 4 Concepto S/EOAF USD S/Estado de Situación Diferencia USD Financiera USD Transf. Cuenta Especial BIRF Aportes Locales Total 1.206.010,65 1.209.920,00 (3.909,35) 42.448,12 38.540,00 3.908,12 1.248.458,77 1.248.460,00 (1,23) Cabe señalar que, conforme a la información relevada, la correcta corresponde a la expuesta citada en I- a) anterior. f) Anexo 2 Transferencias de la Cuenta Especial: el cuadro expone la suma de USD 30.906,65 ($ 57.177,31) con fecha de débito 11-03-02. Al respecto se aclara que el tipo de cambio a aplicar para esa fecha correspondía a $ 2.- por dólar y no $ 1,85 como se menciona en el citado Anexo. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto lo señalado en II- precedente y, excepto por lo expuesto en III- b), c), y d) anteriores, los estados financieros e información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/019 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II” al 31 de diciembre de 2002, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de acuerdo con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 21/09/98 y sus revisiones posteriores. 5 Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 6 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/02) Como resultado de la revisión sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/019 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la Provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios. A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02. 1) SUPERVISORES CAPACITANTES - CONTRATOS Observación: Se reitera la observación respecto a que la UEP celebró “Acuerdos de Obra Realizada” (contratos) mensuales por períodos mayores a seis meses, en tanto que el Documento de Proyecto contempla para esta figura de contratación, relaciones contractuales por un período de tres a seis meses como máximo (Documento de Proyecto, Revisión A, punto E - Insumos - Línea 30). Comentario de la UEP: Sin comentarios. 7 Recomendación: Dar cumplimiento a la normativa vigente (Documento de Proyecto) en la materia. Del análisis realizado sobre las diferentes revisiones del Documento de Proyecto no surgen cambios respecto de lo expresado en nuestra observación. 2) CAPACITACIÓN Observaciones: se mantienen del ejercicio anterior las siguientes observaciones. a) Algunos “Acuerdos de Obra Realizada” (contratos) no se encontraban suscriptos por el representante del Proyecto (Coordinador); y b) En todos los casos muestreados los comprobantes (factura/recibo) presentados al Proyecto son de fecha posterior a la de la orden de pago correspondiente. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendaciones: Mantener archivos completos de la documentación respaldatoria que sustenta la validez jurídica de los actos formalizados por el Proyecto.En todos los casos, liberar los pagos contra la documentación de respaldo correspondiente. 3) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: reiteramos la observación respecto a que los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de evitar que sean reutilizados. Comentario de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Dejar evidencia de los pagos efectuados, mediante un sello cancelatorio (sello de “pagado”), en las órdenes de pago y comprobantes respectivos, a efectos de evitar que éstos puedan ser reutilizados. 8 4) REGISTROS Observaciones: a) La UEP mantiene pendiente de ajustar la suma de USD 19.275,19 imputada bajo la línea 21.01 (Subcontratos Obras Civiles en Centros de Salud y Centros de Desarrollo Infantil) registrado erróneamente en el ejercicio anterior como Usos de Fondos de este subprograma siendo que corresponde al Proyecto ARG 98/034, “Subproyecto Quilmes”. b) El proyecto mantiene registrado erróneamente en la cuenta “Construcción Centros de Salud” la suma de $ 21.433,89 que corresponde, por la naturaleza del gasto, contabilizarlo en la cuenta “Construcción de Centros de Desarrollo Infantil”. Se aclara que dicha discrepancia no genera un ajuste en la línea presupuestaria o rubro. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles administrativos - contables que permitan efectuar los ajustes correspondientes y así poder corregir los posibles errores. Así también, efectuar controles periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. 5) EQUIPOS NO FUNGIBLES LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observación: a) No se encuentra actualizado, pues detalla las adquisiciones al 31/12/01; b) No se encuentran inicialadas todas las hojas por un responsable de la UEP, sólo se firmaron parcialmente; c) Los bienes no se encuentran identificados (Nº de inventario). d) No identifican al responsable de la custodia de los mismos. e) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $ 1.034,66 entre el total de inventario ($ 105.948,47) y el total según registros ($ 9 104.913,81). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición. Implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) a efectos de identificar posibles errores y así poder corregirlos. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) OBRA CIVIL CS-CDI-HOSPITALES L.P. N° 56B, contratación de obras de infraestructura del CDI “Jorge Newbery”, monto contrato $ 179.800.a) No se tuvo a la vista el Tomo Nº 1 del expediente (fojas número 1 a 276). b) En todos los casos, el proveedor no facturó el correspondiente fondo de reparo de los siguientes certificados: Cert. Nro. Efector F.R. no facturado 1 CDI Jorge Newbery $ 408,90 2 CDI Jorge Newbery $ 429,58 3 CDI Jorge Newbery $ 1.072,60 4 CDI Jorge Newbery $ 1.191,20 5 CDI Jorge Newbery $ 659,06 6 CDI Jorge Newbery $ 721,86 $ 4.483,20 Total 10 Omitiéndose su registración en el Proyecto. c) En todos los casos los certificados de obra presentados por la contratista no especifican a que período corresponden. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de las adquisiciones efectuadas, como así también profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información y la gestión. 2) CAPACITACIÓN Observaciones: En algunos casos, los comprobantes de respaldo (recibos) emitidos por los supervisores capacitantes no poseen fecha de emisión. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Verificar que la documentación que respalda las erogaciones del proyecto contenga todos los datos necesarios que permita identificarla con su registración, a efectos de mejorar la calidad de la información y control. 3) BIENES Adquisiciones de libros para CDI San Jorge y Jardín N° 28 ($ 1.163,28). Observaciones: a) La mayoría de las órdenes de compra emitidas no fueron suscriptas por los proveedores, dejando constancia de su aceptación. Téngase en cuenta que dicho acto habilita los 11 vencimientos a los plazos de entrega de los bienes, toda vez que las órdenes de compra establecen como “plazo de entrega 15 días desde la recepción de las mismas por parte del proveedor”. b) Se observaron demoras en la cancelación de los pagos no surgiendo documentación adjunta al legajo que justifique tal situación: Fecha Novelibro Sigmar Colihue Emisión de la Orden de Compra 28-11-01 28-11-01 28-11-01 Remito del Proveedor 05-12-01 13-12-01 30-11-01 Factura del Proveedor 05-12-01 10-01-02 30-11-01 y 16-04-02 Orden de Pago 15-03-02 15-03-02 26-06-02 Recibo del Proveedor 21-03-02 21-03-02 24-07-02 Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. Verificar que las ordenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor dejando constancia de su aceptación y del compromiso asumido. 4) CAMPAÑA DE DIFUSIÓN. Impresión de folletería ($ 4.953.-) Observación: El remito puesto a disposición en prueba de la entrega de los bienes adquiridos carece de firma y fecha de algún responsable de la UEP dando cuenta de la conformidad, en cuanto a cantidad y calidad, de los productos recibidos. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. 12 Recomendación: Verificar que la documentación que respalda las erogaciones del proyecto contenga todos los datos necesarios, a efectos de mejorar la calidad de la información y control. 5) APORTES NACIÓN Observaciones: De los procedimientos de auditoria efectuados sobre las aplicaciones realizadas por el Proyecto, conforme las diferentes fuentes de financiamiento, se observa que al 31/12/02 no se realizaron aportes locales suficientes para cubrir aquellas erogaciones financiadas con esa fuente. Al respecto, a continuación se expone la situación planteada: Financiamiento Gastos Acumulados Aportes Acumulados Diferencia en al 31/12/02 USD al 31/12/02 USD USD 60.570,42 38.220,26 (22.350,16) NACION En consecuencia, estos gastos fueron financiados por otras fuentes de financiamiento. Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Dar cumplimiento a los compromisos asumidos. Verificar periódicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de ellos. 6) EJECUCIÓN DEL PROYECTO Observaciones: Se observa una importante subejecución del Proyecto respecto a lo previsto originalmente. Según surge de la información expuesta en el Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/02 el total ejecutado ascendía al 49,40 % de lo presupuestado, siendo que la fecha 13 prevista de finalización del proyecto (según Revisión “F” del Documento de Proyecto) estaba prevista para el 31/08/02. Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Implementar las medidas necesarias tendientes a mejorar la gestión operativa del Proyecto, a efectos de alcanzar los objetivos propuestos en tiempo y forma, o en su defecto profundizar el análisis al momento de presupuestar los gastos del mismo. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 14 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/02) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/019. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/02 con los registros en moneda local y extranjera que les dieron sustento. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Circularizaciones y confirmaciones bancarias. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría. - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible. 15 - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes y aplicaciones de fondos del ejercicio 2002; expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle: Línea Concepto Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra % de muestra Presupuestaria ejercicio $ del rubro $ analizada 21,00 Subcontratos con Empresas Consultoras 72.280,11 70,00% 72.280,11 100,00% 30,00 Capacitación y Becas 33.634,00 32,57% 33.634,00 100,00% 45,00 Compras locales -7.166,42 -6,94% -7.166,42 100,00% 53,00 Varios 4.503,64 4,36% 4.503,64 100,00% 103.251,33 100,00% Totales 103.251,33 100,00% Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 16 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN