INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN II” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID (Ejercicio N° 8 finalizado el 31 de diciembre de 2005) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros e información financiera complementaria que se detallan en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2005, correspondientes al “Programa Multisectorial de Preinversión II” (PMP II), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR, suscripto el 10 de septiembre de 1996 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y sus modificaciones. La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento son llevadas a cabo en su totalidad por el Prestatario por intermedio de la Secretaría de Política Económica (SPE) del Ministerio de Economía y Producción, a través de la Unidad de Preinversión (UNPRE). Mediante Resolución 279 – SPE del 15 de noviembre de 2005 se conforma en el ámbito de la Secretaría el Área Común de Servicios Administrativos (ACSA) para Programas y Proyectos con Financiamiento Internacional, área que a la fecha de cierre de tareas de campo se encuentra en etapa de transición. I- ESTADOS AUDITADOS 1.Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/05 y el acumulado a esa fecha, en pesos. 2.Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/05 y el acumulado a esa fecha, en dólares estadounidenses. 1 3.Estado de Inversiones por el ejercicio finalizado el 31/12/05 y el acumulado a esa fecha, en dólares estadounidenses (Anexo B). 4.Estado de inversiones acumulado al 31/12/05 comparado con el presupuesto vigente, en dólares estadounidenses (Anexo B.1). 5.“Cuadro Apertura (de Gastos) por componente y fuente de financiamiento al 31/12/05”, en dólares estadounidenses. 6.“Cuadro Apertura (de Gastos) por tipo de gasto y fuente de financiamiento al 31/12/05”, en dólares estadounidenses. 7.“Cuadro Apertura (de Gastos) por componente y fuente de financiamiento al 31/12/05”, en pesos. 8.“Cuadro Apertura (de Gastos) por tipo de gasto y fuente de financiamiento al 31/12/05”, en pesos. Sólo por el ejercicio 2005. 9.Notas explicativas Nº 1 a 10 a los estados. 10. Información Financiera complementaria: a) Financiamiento BID- Desembolsos al 31/12/05, en dólares estadounidenses. b) Estado de la cuenta especial para el ejercicio finalizado el 31/12/05, en dólares estadounidenses. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría por la UNPRE, con fecha 15/08/2006, son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nos remitimos a las consideraciones expuestas en el literal j) VI- de nuestro informe de Cumplimiento de Cláusulas Contractuales, adjunto al presente, donde se detallan las demoras incurridas por la UNPRE para dar respuestas a nuestras notas con requerimientos, y para la presentación de los estados financieros en dólares. Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 20/06/2006 y el 24/07/2006, y entre el 07/08/2006 y 14/11/2006 fecha en la que recibimos en su totalidad la documentación e información relacionada con los comentarios de la UNPRE a nuestras observaciones. 2 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. III- ACLARACIONES PREVIAS a) Con relación a nuestra nota 147-2006 del 23/06/06 remitida a la UNPRE el 26/06/06 para que sea enviada a los asesores legales del Programa, obtuvimos las siguientes respuestas: 1.Nota UNPRE recibida el 08/09/2006, en donde se nos informa que la Unidad de Preinversión no ha contratado a ningún consultor para el puesto de “Asesor Jurídico y de Gestión” , y que el puesto mencionado se encuentra vacante desde el 01/04/2004 hasta esa fecha. 2.Por lo expuesto en 1., el ACSA remite nuestra nota a la Coordinación Jurídica de la Secretaría de Política Económica (SPE) en fecha 23/08/2006. Mediante Nota SPE Nº 246 que nos fuera elevada el 24/08/2006 se nos expone que: “… esta Coordinación no tiene conocimiento de los litigios, reclamos y/o juicios que hubiere en trámite por cuanto no tiene competencia para intervenir en los mismos como tampoco la de emitir dictámenes, función que corresponde a la Dirección General de Asuntos Jurídicos de este Ministerio de Economía y Producción; limitándose nuestra intervención a un asesoramiento personalizado a requerimiento de los diversos funcionarios de la Secretaría.”. 3.Finalmente, la respuesta por parte de la Dirección General de Asuntos Jurídicos 3 recibida el 08/08/2006 mediante Providencia Judicial DGCJN Nº: 2444/06 del 01/08/2006, expone la siguiente información sobre la Actuación Judicial caratulada “ESTADO NACIONAL - MINISTERIO DE ECONOMIA Y PRODUCCION c/Sena, Jorge Arturo s/PROCESO DE CONOCIMIENTO” – EXP Nº 49327/03, y que tramita por ante el Juzgado Nacional de Primera Instancia en lo Contencioso Administrativo Federal Nº 10, Secretaría Nº 19, y por el cual se nos acompaña el informe (que carece de fecha de emisión) que les proporcionara la letrada a cargo de la causa, el que entre otros expone: “... Por indicación del director de la Unidad de Preinversión se promovió demanda ordinaria contra el Consultor Económico Lic. Jorge Arturo Sena, profesional vinculado a la Secretaría de Turismo mediante un contrato de locación de obra el que estipulaba un precio total convenido de $ 37.800.- en concepto de honorarios, pagaderos gradualmente y de acuerdo a un cronograma preestablecido, contra entrega de informes varios. Diferencias surgidas respecto de la prosecución del proyecto y el pago de los honorarios a partir de la presentación del informe Nº 5 el Lic. Sena renunció; ello, con posterioridad a haber percibido $ 3.516,40(*) cobrados en exceso. Por tal motivo se inicia el proceso de marras, tendiente a la repetición de la suma indicada, con más los intereses devengados desde el 4 de abril de 2002 hasta el mes de octubre de 2003 inclusive. Al 31 de diciembre de 2005, se continuaba tratando de ubicar el domicilio real del demandado. A la fecha del presente informe, se ha diligenciado cédula Ley 22.172 a fin de correr traslado de demanda “bajo responsabilidad de la parte actora”, al domicilio informado por la Cámara Nacional Electoral y la A.F.I.P.” (* Aclaración AGN: el importe informado debe decir $ 3.156,40). Asimismo la citada Dirección de Asuntos Jurídicos agrega: “...Teniendo en cuenta que la información producida por el Señor Director de la Unidad de Preinversión del Proyecto 925/OC-AR, Programa Multisectorial de Preinversión II está limitado a la causa mencionada, se deduce que no existen juicios, litigios o reclamos extrajudiciales relacionados con dicho Programa. Ello dado que del Sistema Informático de Control de Juicios Advocatus Plus, obligatorio para todos los servicios jurídicos que conforman el Cuerpo de Abogados del Estado, no surge 4 información alguna relación a dicho Programa.”. La situación detallada corresponde al expediente informado por Nota 4 a los estados financieros mencionados en I-. b) Se exponen las siguientes consideraciones por errores formales y numéricos: 1. En las notas a los Estados Financieros, acápite “ Base de presentación y unidad monetaria” se indica que: i) los registros se han elaborado en pesos y dólares, cuando éstos sólo se realizaron en pesos, ii) donde dice 31 de mayo de 2005, corresponde 30 de junio de 2005, 3) donde expone 1 USD= $ 3.30320, debe indicar 1 USD= $ 3,0320. 2. En la nota 5 a los estados financieros se debe agregar “e IVA” a continuación de “impuesto a las ganancias”. 3. Estados de Inversiones al 31/12/2005 en dólares: si bien la UNPRE subsanó de manera parcial lo observado en el ejercicio anterior, han surgido nuevas consideraciones a formular: 1. El ajuste por USD 80.167,33, se realizó modificando los importes expuestos en los estados financieros al 31/12/2004 (Anexo B, y Anexo B.1), de la fila “Apoyo a la Gestión de Estudios “a “TDR y Consultoría de Corta Duración”, cuando corresponde hacer el ajuste en la columna movimiento del ejercicio 2005, y/o haber realizado una aclaración al pie de los citados anexos 2. Por las cifras del 2005 se detecta la misma observación que el ejercicio anterior, por el importe de USD 57.064,07 que fue imputado como “Apoyo a la Gestión de Estudios”, y corresponde su imputación a “TDR y Consultoría de Corta Duración”. c) El importe de $ 126.164,40 por cheques pendientes de acreditar al 31/12/2005, conforme la conciliación bancaria de la cuenta operativa al 31/12/2005 señalada en el estado citado en I- 1) precedente, preparada por la UNPRE, y corregida por esta auditoría incluye: 1) $ 20.419.- por cheques en cartera que fueron retirados por los beneficiarios conforme los datos verificados en las autorizaciones de pago entre el 5 09/01/2006 y el 27/01/2006. 2) $ 7.218,43 por cheques que al 31/07/2006 aún permanecían en conciliación. 3) $ 2.325.- por un cheque reemplazado el 12/07/2006 y el 11/08/2006 por el cual no se pudo constatar la fecha de retiro original, y 4) $ 1.749,45 por una transferencia de fondos solicitada al BNA en fecha 17/01/2006, siendo la factura de respaldo de la operación emitida el 13/01/2006. Asimismo, se observa que estos pagos fueron convertidos a dólares en el 2005 utilizando el tipo de cambio del día anterior al de efectivo pago producido en el 2006, hecho que no produce diferencias significativas. d) Se detectaron falencias en la revisión del proceso de contratación de una firma consultora (cambio de criterio para la selección -1° convocatoria basado en calidad y costo, 2° convocatoria basado en calidad) con la cual se suscribió un contrato de $ 431.100.-, ascendiendo los pagos del ejercicio a $ 92.686,50. Para un mayor detalle remitimos al punto B- 3- h) del Memorando a la Dirección adjunto. e) Del total de $ 54.170,13 expuesto en “ anticipos a Entidades Beneficiarias” , estado mencionado en I.1 anterior, aún quedan pendientes de rendición anticipos de fondos BID por $ 38.838,48 transferidos a las entidades beneficiarias antes del 10/01/2002 conforme lo informado por Nota 2. (1.EE.52: $ 30.650, 1.EE.66: $ 7.095,09, y 1.CA.02: $ 1.093,39). f) De la revisión de la muestra del aporte local de Entidades beneficiarias (incluido en Nota 8 a los estados financieros) -ingresos e inversiones- contabilizado por la UNPRE en el ejercicio 2005 en concepto de reconocimiento de gastos (sueldos) por $ 256.235,26, surge que este monto incluye $ 224.046,97 en cuya documentación de respaldo no consta la firma de los beneficiarios. g) Se observa un importe de $ 8.024,47 no registrado por el proyecto, reclamado por la AFIP-DGI el 04/01/2005 mediante F.8400/L 020- Nº 0176712 e intimación adjunta del 16/12/2004, en concepto de multas formales por presentación fuera de término de las 6 declaraciones juradas mensuales de retenciones por los períodos: 12/2000 a 10/2001, 12/2001 a 05/2002, 07/2002, 08/2003, 12/2003 a 01/2004, 04/2004 y 07/2004, y cuyo descargo fuera intervenido por la AFIP el 14/01/2005 agregando la leyenda “ La recepción de la presente no implica la aceptación de lo solicitado”. No se tuvo a la vista información adicional emitida por AFIP como respuesta a lo solicitado por el Programa: “... tenga a bien reconsiderar la intimación de fecha 16/12/2004, amparándose en las facultades que otorga el último párrafo del art. 49 de la Ley 11.683, considerando que no se ha ocasionado perjuicio al fisco, y teniendo en cuenta que los fondos necesarios para cancelar las multas surgen de fondos que el Tesoro General de la Nación asigna anualmente a través del Presupuesto Nacional, a esta unidad ejecutora...”. h) Respecto a nuestra nota 176/2006 del 08/08/2006 circularizando a las entidades beneficiarias para la confirmación de las rendiciones en concepto de aporte de reconocimiento de gastos (sueldos) informamos que: 1) No hemos recibido respuesta por parte de la entidad beneficiaria del estudio 1.EE.107. Se tuvo a la vista el pedido y el reclamo realizados por el Programa para que nos sea remitida la correspondiente contestación ($ 143.846,37). 2) La respuesta recibida del estudio 1. EE.95 (Nota DNPC N° 539/2006 del 24/10/06) nos informa que no hubo pagos en concepto de reconocimientos de gastos, no siendo coincidente con lo contabilizado por la UNPRE en el ejercicio 2005 por $ 112.388,89. 7 IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en III- d), e) y h), y excepto por lo expuesto en III- c) y f), los estados financieros e información financiera complementaria identificados en el apartado I- precedente, exponen razonablemente la situación financiera del “Programa Multisectorial de Preinversión II” al 31 de diciembre de 2005, así como las transacciones efectuadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OCAR del 10/09/96, y sus modificaciones. BUENOS AIRES, 14 de noviembre de 2006. 8 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID “PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSION II” (Ejercicio N° 8 finalizado el 31 de diciembre de 2005) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2005, correspondientes al “Programa Multisectorial de Preinversión II” (PMPII), se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero aplicables, contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR, suscripto el 10/09/96 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y sus modificaciones. La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento son llevadas a cabo en su totalidad por el Prestatario por intermedio de la Secretaría de Política Económica (SPE) del Ministerio de Economía y Producción, a través de la Unidad de Preinversión (UNPRE), la cual cuenta a partir del 03/01/2005 con la designación de nuevo Director mediante Resolución SPE Nº 2 del 07/01/2005. Por Resolución 279 – SPE del 15 de noviembre de 2005 se conforma en el ámbito de la Secretaría el Área Común de Servicios Administrativos (ACSA) para Programas y Proyectos con Financiamiento Internacional, área que a la fecha de cierre de tareas de campo se encuentra en etapa de transición. a) Cláusula 1.01: Costo del Programa (USD 32.000.000.-) y Anexo A III. Durante el ejercicio 2005 el costo total del Programa (fuente externa y/o local) no sufrió modificaciones. Se expone el cuadro de Costo y Financiamiento del Programa vigente al 31/12/05, que fue confeccionado de acuerdo a la información proporcionada por la UNPRE: 9 COSTO Y FINANCIAMIENTO DEL PROGRAMA en USD (*) Categorías de Inversión Banco Aporte Local 15.420.000,00 5.000.000,00 20.420.000,00 - Estudios Específicos 7.020.000,00 3.600.000,00 10.620.000,00 - Estudios Generales 7.000.000,00 500.000,00 7.500.000,00 1.000.000,00 500.000,00 1.500.000,00 400.000,00 400.000,00 800.000,00 2. Plan Estratégico de Asistencia Técnica ( PEAT) 5.208.000,00 0,00 5.208.000,00 3. Fortalecimiento Institucional 3.622.000,00 500.000,00 4.122.000,00 - Fortalecimiento de la Subsec. de Inversión Pública 1. Estudios Total - Consultorías de Apoyo T.D.R y Consultoría de corta duración Apoyo a la gestión de estudios 3.272.000,00 400.000,00 3.672.000,00 - Fortalecimiento Provincias 350.000,00 100.000,00 450.000,00 4. Administración y Supervisión 750.000,00 1.500.000,00 2.250.000,00 - UNPRE 500.000,00 1.500.000,00 2.000.000,00 - FIV 250.000,00 0,00 250.000,00 25.000.000,00 7.000.000,00 32.000.000,00 Totales % Financiamiento/Programa 78% 22% 100% (*) Se aclara que los números asignados a las categorías de inversión en el cuadro precedente no son coincidentes con los obrantes en los reportes financieros emitidos por el BID identificados como LMS1 (Executive Financial Summary) y comunicaciones (notas CAR) en donde el 2. se utilizó para “Fortalecimiento Institucional”, el 3. para “Administración y Supervisión UNPRE”, el 4. para “PEAT” y el 87. para el “FIV” , (manteniendo la codificación original), a su vez estos últimos son coincidentes con los informados por la UNPRE en los estados financieros auditados. La codificación se mantiene de acuerdo al cuadro de costos informado en el contrato modificatorio Nº 3 del 22/01/2001 al convenio de préstamo, por el cual se incorporó el componente PEAT. La UNPRE nos informa que durante el ejercicio 2005 no se suscribieron enmiendas al convenio de préstamo. Al respecto, según lo estipulado en el Documento AF-300 (Rev. II/03) del BID, los estados financieros al 31/12/2005 no incluyen información complementaria que explique las variaciones más significativas entre el costo estimado de las inversiones del proyecto y el costo incurrido de las inversiones realizadas ni su conciliación con las expuestas en el Informe 10 Semestral de Progreso. Nos remitimos al punto j) II-“ Informes Semestrales” inciso 2. b) del presente y a las observaciones particulares expuestas en los apartados A-11 (presupuesto – ejecución), A- 12 (componente PEAT) y B- 12 (informes semestrales de progreso) del Memorando a la Dirección adjunto. b) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento BID por USD 25.000.000.-. Durante el ejercicio 2005 se desembolsaron USD 1.367.308,86, siendo el total desembolsado acumulado al 31/12/05 de USD 14.607.629,69 (incluyendo los cargos de ejercicios anteriores correspondientes a fondos para inspección y vigilancia generales FIV por USD 200.000.-). La diferencia de USD 0,30 (+) con el total informado por el Banco, en su reporte LMS1, se originó en un error de contabilización de éste de un desembolso del ejercicio 2002. c) Cláusula 1.03: Recursos adicionales (contrapartida local) por USD 7.000.000.-. Al 31/12/05 los fondos de contrapartida local aportados, conforme lo informado por la UNPRE, ascendieron a la suma de $ 6.696.609,42 (equivalentes a USD 4.750.348,06). El importe de $ 813.200,21 (USD 275.152,66) correspondiente al movimiento registrado en el ejercicio 2005, incluye: $ 535.000.- desembolsados por el Tesoro Nacional al Proyecto, que fueron autorizados mediante Resoluciones N º 99 del 12/05/2005 y Nº 3 del 02/12/2005 de la Secretaría de Política Económica, y que ingresaron en la cuenta corriente especial (ex-caja de ahorro) en pesos N° 249370/7 BNA por $ 400.000.-, y $ 135.000.- el 21/09/05 y el 14/12/05 respectivamente. $ 4.238,93 correspondientes a los intereses ganados durante el ejercicio, generados por los fondos depositados en la cuenta corriente especial (ex caja de ahorro) en pesos abierta por el proyecto en el Banco de la Nación Argentina (BNA) para canalizar los desembolsos de aporte local. $ 273.961,28 que fueron contabilizados por los aportes recibidos de las entidades beneficiarias que han efectuado con recursos propios conforme lo informado en nota 8 a los estados expuestos en I-. 11 Nos remitimos a las observaciones puntuales que se detallan en el Memorando a la Dirección adjunto: A-5 y B-8 (aportes EB), A-14 y B-13 (intereses ganados), y B-9 (aporte nación). d) Cláusulas 2.01, 2.02 y 2.04: Amortización, Intereses y Comisión de Crédito Cumplida. Se transcriben los datos informados por la Dirección de Administración de la Deuda Pública del Ministerio de Economía y Producción, mediante Nota Fax (sin número) recepcionada el 10/07/2006: Fecha de Fecha de pago Concepto del pago vencimiento Moneda de Importe del pago pago 10/03/05 10/03/05 Interés EUR 250.882,61 10/03/05 10/03/05 Comisión de crédito USD 14.553,91 10/03/05 10/03/05 Amortización EUR 454.936,01 10/09/05 12/09/05 Interés JPY 35.507.438,00 10/09/05 12/09/05 Comisión de crédito USD 13.504,34 10/09/05 12/09/05 Amortización JPY 70.907.302,00 No obstante la prórroga otorgada por nota CAR 794/2005 del 18/02/05 a los plazos establecidos en la cláusula 3.04, la fecha del pago de la primera cuota de amortización para el 10/03/2005 se mantuvo vigente. e) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales.(USD 250.000.-) Cumplida. Al 31/12/2005 el BID se ha cobrado de la cuenta del préstamo, en concepto de inspección y vigilancia generales, la suma de USD 200.000.-, el saldo de USD 50.000.- fue condonado por el BID en el ejercicio 1998. No se registraron cargos en el presente ejercicio. f) Cláusula 3.01: Monedas de los desembolsos y uso de fondos. Basado en el análisis por muestreo realizado por el ejercicio 2005, se ha podido verificar un razonable cumplimiento. g) Cláusula 3.04: Plazo para comprometer y para desembolsar los recursos del Financiamiento. Mediante Nota CAR-794/2005 del 18/02/2005, el BID comunicó las siguientes fechas de 12 vencimiento: (a) Plazo para el compromiso de recursos del financiamiento: hasta el 10 de marzo de 2006. (b) Plazo para el desembolso final del financiamiento: hasta el 10 de junio de 2007. Mediante Nota CAR-993/2006 del 08/03/2006, el BID aprobó la siguiente prórroga: (a) Plazo para el compromiso de recursos del financiamiento: hasta el 10 de octubre de 2006. h) Cláusula 4.01 (a): Utilización de los recursos del financiamiento. Sobre el análisis por muestreo realizado por el ejercicio 2005, se ha podido verificar un razonable cumplimiento en términos generales. No obstante ello, nos remitimos a lo citado en A- 6 (Anticipos de fondos en EB) del Memorando adjunto. i) Cláusula 4.03 (a): Contratación de consultores, profesionales y expertos. Cumplida parcialmente. Nos remitimos a las consideraciones expuestas en nuestro Memorando a la Dirección adjunto al presente. (A-3 y B-4 -consultores nacionales- y B-3 Firmas consultoras). j) Cláusula 5.01 y artículo 7.03 (a) (i): Registros e Informes semestrales de ejecución IRegistros Contables En relación a los registros contables se ha dado un razonable cumplimiento. No obstante ello, existen observaciones específicas que se exponen en nuestro Memorando a la Dirección adjunto al presente (puntos A-1 y B-1 -Sistema de información financiera- y A-2 -manual de procedimientos-). Respecto a la implementación del Sistema UEPEX en el ejercicio 2005 la UNPRE nos informa que: “...Destacamos que co-existieron dos sistemas, el anterior que consistía en generar las órdenes de pago por medio de una planilla de cálculo y el UEPEX, que genera en forma automática las autorizaciones de pago, luego de completado el procedimiento de ingreso de datos (contratos, factura, liquidación y pago). Si bien la carga de datos y los procesos inherentes al registro de las operaciones, se realizó desde el inicio del ejercicio 2005, 13 la inicialización y la carga inicial al sistema UEPEX se completó en el mes de julio, consecuentemente en el mes de agosto se comenzó a operar únicamente con el sistema informático UEPEX. Para lograr que el sistema esté totalmente operativo y contar con los beneficios que brinda, en un lapso de tiempo prudente, se debió acotar la inicialización del sistema al presupuesto del ejercicio 2005. Es decir que la información relacionada con la “deuda exigible” de los ejercicios años anteriores, se ingresó de manera global (sin la apertura por estudio). Informamos que se contó con el apoyo de un analista para la inicialización del sistema y las decisiones tomadas cuentan se sustentan con el informe respectivo, que incluyó clases de preparación para la utilización íntegra del sistema, carga de datos y formulación de reportes. En consecuencia, todos los contratos generados a través del Programa, han sido registrados en el “sistema UEPEX”, como así también todas las facturas y todos los pagos efectuados. Por lo expuesto, consideramos que la información que brinda el sistema es absolutamente confiable, por la integridad y consistencia de la misma. En lo referente al sistema contable que forma parte del sistema mencionado, cabe agregar que el mismo registra las operaciones utilizando el principio contable denominado “percibido”. De esta manera se mantuvo la uniformidad entre el anterior sistema contable (Tango Gestión) y el actual.”. No se tuvo a la vista la no objeción del Banco al plan de cuentas formulado para el ejercicio 2005. IIInformes Semestrales Cumplida extemporáneamente. 1. Informe Semestral de Progreso al 30/06/05 con vencimiento el 31/08/05: fue presentado al Banco el 15/12/05 por nota UNPRE N° 918/2005 del 14 de diciembre de 2005, y cuenta con no objeción mediante nota CAR 6976/2005 emitida el 21 de diciembre de 2005. 2. Informe Semestral de Progreso al 31/12/05 con vencimiento el 28/02/06: a) Fue elevado al Banco el 17/07/06 por nota UNPRE N° 496/2006, y cuenta con no objeción por nota CAR 4583/2006 emitida el 21 de setiembre de 2006. Al respecto el Banco resalta los siguientes aspectos: i) Se observa un incremento en la cartera de estudios aprobados y en ejecución. 14 ii) Ejecución física y financiera de los estudios: “Si bien se observa un número mayor de estudios aprobados, aún no se han obtenido niveles de ejecución comparables. El esfuerzo que deberá realizar la UNPRE por mejorar el desempeño en el nivel de ejecución es fundamental para que el Programa cumpla con los objetivos de desarrollo en términos del plazo prorrogado. En este sentido, tomando nota de la existencia de dificultades en los procesos de contratación de servicios de consultoría a nivel de las entidades públicas nacionales, esta Unidad deberá incrementar el uso de mecanismos que permitan agilizar dichos procesos, a través de suscripción de convenios de facilitación. Por otro lado, se deberá estudiar la posibilidad de disponer de recursos adicionales en la Unidad para que acompañen los procesos de ejecución y aseguren la implementación en tiempo y forma de los estudios. Ponemos especial atención en el cumplimiento de los plazos comprometidos para la entrega de los informes finales de los estudios. Este seguimiento también deberá incluir la verificación del impacto del estudio en la Entidad Beneficiaria, mediante el requerimiento de entrega de información referente a la aplicación de las acciones y/o inversiones resultantes de las conclusiones de los estudios”. iii) La asignación de los recursos del Programa se dirigió a estudios con mayor impacto en el ciclo de inversiones. iv) Toman nota que el personal de la UNPRE sufrió una reducción en el año 2005, y que se fue superando en el transcurso del 2006. v) Implementación del sistema informático UEPEX en el ejercicio 2005. b) Se detectaron diferencias en el cruce de la información financiera incluida en este informe semestral, y las volcadas en los estados financieros auditados. Nos remitimos a las observaciones transcriptas en el apartado B-12 (informes semestrales) del Memorando a la Dirección adjunto. IIIFondo Rotatorio al 30/06/2005, y al 31/12/05 Cumplida de manera parcial, y extemporánea. 1. Mediante Nota UNPRE Nº 657/2005 presentada ante el Banco el 08/09/2005 se eleva el 15 Informe Semestral del Estado del Fondo Rotatorio al 30/06/05, cuyo vencimiento operaba el 31/08/2005. 2. No se tuvo a la vista la presentación ante el Banco del Informe semestral del fondo rotatorio al 31/12/2005, con vencimiento el 28/02/2006. Nos remitimos a B-12 del Memorando adjunto. 3. Al 31/12/05 el importe del fondo rotatorio asciende a USD 1.250.000; la disminución en USD 1.250.000.- respecto al fondo rotatorio original de USD 2.500.000.- se origina en: USD 14.729,81 del ejercicio 2002, que no fueron reintegrados por el BID. No obstante mediante nota CAR 3620/2002 del 30/09/02, el BID reconoce que fueron erróneamente descontados. USD 1.232.247,83, correspondientes a las solicitudes de desembolsos Nº 29 (2004), y 31 y 32 (2005) emitidas bajo el tipo AFJ (justificación del fondo rotatorio). USD 3.022,36 de la solicitud Nº 33 que conforme lo expuesto en el fax CAR 6483/2005 del 24/11/2005 se tomaron para completar el importe necesario para llevar el fondo rotatorio al 5% del monto aprobado del Préstamo. IVMisiones del Banco Mediante Nota CAR 6677/2005 de fecha 05/12/2005 el Banco informa los principales acuerdos que se han alcanzado por la “ Visita de Inspección Técnica-Institucional del Programa” realizada en fecha 13/07/2005, y por la que se suscribió entre las partes, el acta respectiva: Acuerdos Estado de Situación Revisión conjunta de la información reflejada en el ISDP ISDP al 15/12/2005 incluye información actualizada al 30/06/2005 (Punto 3.2.1 del Acta) con la UNPRE. Seguimiento ex – post de los Estudios de Preinversión Se ha contratado los servicios de un consultor para el financiados por el Programa. (Punto 3.2.2 del Acta) seguimiento ex – post de los Estudios y aportar a los indicadores de resultados del Programa. Ajustes a la Estructura de la UNPRE (Punto 3.4 del Acta) La UNPRE deberá reflejar los cambios en su estructura organizacional a la luz de la Resolución Nº 279 del 15/11/05, por la cual se crea al ACSA en la SPE del MEyP. La UNPRE presentará los ajustes Reglamento Operativo del Programa al 31/01/2006. 16 al ISDP: Informe de seguimiento de desempeño del Programa VEstructura de la UNPRE: Se nos brindó para el ejercicio 2005 el siguiente comentario relacionado con el funcionamiento de la UNPRE, y que amerita ser transcripto en atención que en algunas respuestas a nuestras observaciones el Programa nos remite al mismo: “...Como información adicional informamos hechos que han originado significativos cambios dentro de la estructura de la Coordinación Administrativa: En el mes de febrero el Banco informó que a raíz de una decisión tomada con el Gobierno Nacional, se disminuyeron los montos del “Fondo Rotatorio” de todos los Programas. En consecuencia, a partir de esa fecha el monto del Fondo Rotatorio, disminuyó en un 50%, es decir USD 1.250.000,-. Tal decisión tuvo efectos directos sobre las justificaciones de fondos, debido a la necesidad de justificar fondos y solicitar desembolsos con mayor frecuencia de lo habitual. Con fecha 31 de mayo de 2005 se desvinculó de la Unidad de Preinversión, la Sra. Cdora. Ana Maria Berti, quien ejerció funciones como Coordinadora Financiera Contable de la Unidad. A partir de esa fecha esas funciones fueron efectuadas por el Cdor. Alejandro M. Lorenzo, quien se desempeñó en forma transitoria hasta la organización del Área Común de Servicios Administrativos. Hecho que se plasmó a través de la Resolución emitida por el Secretario de Política Económica Nro. 279/2005 en noviembre de ese mismo año. Cabe mencionar que durante el año en curso se ha incrementado significativamente la actividad de la administración, a causa del importante incremento en la ejecución del Programa. También se ha modificado la cantidad de personal afectado a la Administración y un traslado a la oficina 838 B del edificio “Palacio de Hacienda”...” . VIEntrega de documentación: Se exponen las demoras en recibir las respuestas de la UNPRE a nuestros requerimientos, conforme se detalla: Nota Nro. Referencia Motivo DCEE-RSI Circular DCEE 003-2006 (15-02-2006), y Nota Fecha de Fecha de Fecha de emisión recepción respuesta 10-07-2006 12-07-2006 15-08-2006 167/06-AG 5 076-2006 497/2006 Nota UNPRE Pedido de Prórroga 167/06-AG 5 14-07-2006 20-07-2006 --------------- 175/06-AG 5 081-2006 DCEE 421326 001-2006 (04-07-2006) 17-07-2006 18-07-2006 22-09-2006 N° 32/06 AG5 (23/03/2006) 17 Nota Nro. Referencia Motivo DCEE-RSI 191/06-AG 5 091-2006 DCEE 421326 002-2006 (07-07-2006) Fecha de Fecha de Fecha de emisión recepción respuesta 08-08-2006 09-08-2006 25-08-2006 31-08-2006 26-09-2006 196/06-AG 5 096-2006 Circularizaciones 147 y 148-2006 (23-06- 11-08-2006 11-08-2006 25-08-2006 11-08-2006 11-08-2006 15-08-2006 2006), y 161–2006 (28/06/2006) 197/06-AG 5 097-2006 DCEE 421326 003-2006 (14-07-2006) y DCEE 421326 004-2006 (18-07-2006) 17-08-2006 222/06-AG 5 103-2006 DCEE 421326 005-2006 (10-08-2006) 28-08-2006 29-08-2006 05-09-2006 272/06-AG 5 118-2006 Circularización 176 (08-08-2006) 05-10-2006 09-10-2006 12-10-2006 k) Artículo 6.01 (b): Disposiciones generales sobre la ejecución del Proyecto. La UNPRE nos informa que durante el ejercicio 2005 no existieron modificaciones importantes en la documentación establecida en la presente cláusula. l) Artículo 6.04 (b): Recursos Adicionales. (Demostración de recursos de aporte local) Cumplida extemporáneamente. El Banco mediante Nota CAR-2878/2005 del 31/05/2005 da por cumplido el presente artículo. BUENOS AIRES, 14 de noviembre de 2006. 18 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSION II” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID (Ejercicio N° 8 finalizado el 31/12/05) Como resultado de nuestra revisión practicada sobre los estados financieros, notas anexas e información financiera complementaria, por el ejercicio N° 8 finalizado el 31 de diciembre de 2005, correspondientes al “Programa Multisectorial de Preinversión II” Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR del 10/09/96 y sus modificaciones, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad de Preinversión (UNPRE), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente Memorando: Referencia A- 2- Título – Tema Manual de Procedimientos Administrativo- Contable. Falencias en su aplicación. A- 6- Entidades Beneficiarias: saldos contables de anticipos, 19 seguimiento anticipos otorgados. A- 7- Pasajes y Viáticos – Aplicación de escala. A- 8- y B- 11- Retenciones AFIP-DGI – Incumplimientos formales. B- 3 Firmas Consultoras – Falencias en el proceso de contratación. A- 3, y B- 4- Consultoría Nacional – Cumplimiento Art. 65 ley 11672 CPP – antecedentes contratación, proceso de búsqueda, presentación de informes de avance y/o finales. A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/05 1- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA Observaciones: a) La conciliación bancaria al 31/12/2005 confeccionada por la UNPRE, presenta una diferencia de $ 1.387,70 en exceso en el importe de las partidas conciliatorias ($ 127.552,10), y que corresponden a tres cheques que fueron desafectados contablemente en el ejercicio 2006 pero con fecha valor 2005, y lo que generó un nuevo saldo contable a conciliar. El importe de $126.164,40 incluye: • $ 20.419.- por cheques en cartera que fueron retirados por los beneficiarios conforme los datos verificados en las autorizaciones de pago entre el 09/01/2006 y el 27/01/2006. • $ 7.218,43 por cheques que al 31/07/2006 aún permanecían en conciliación. • $ 2.325.- por un cheque reemplazado el 12/07/2006 y el 11/08/2006 por el cual no se pudo constatar la fecha de retiro original. • $ 1.749,45 por una transferencia de fondos solicitada al BNA en fecha 17/01/2006, siendo la factura de respaldo de la operación emitida el 13/01/2006. b) Si bien, sólo afecta registraciones contables, el pasivo con el BID (USD 14.607.629,69) informado contablemente por $ 21.951.435,70 no fue reexpresado al cierre del ejercicio al tipo de cambio (T/C) de esa fecha ($ 44.290.333,22) manteniéndose a valores históricos en pesos según fecha de desembolsos a efectos de confeccionar el estado de 20 origen y aplicación de fondos en pesos. No obstante ello, al ser una cuenta de pasivo debe ser valuada al cierre para que quede adecuadamente reflejada, y para no afectar los desembolsos históricos, se debe proceder a la apertura de dos cuentas que vayan mostrando la reexpresión citada (Reexpresión deuda BID/ Diferencia de reexpresión deuda BID). Este recálculo no incluye la incidencia de las dos amortizaciones de capital canceladas en el ejercicio 2005, y que no fueron registradas por la UNPRE. c) En la respuesta del BNA recibida el 25/08/2006 a nuestra nota 148/2006 del 23/06/2006 se nos informa que continúa entre los responsables firmantes de las cuentas bancarias, el coordinador técnico de otro Programa –financiado por el BIRF-, no se tuvo a la vista documentación que respalde los motivos de su incorporación. También se menciona como firmante a la Sra Ana Paganini, y como autorizado al Sr. Mikaelian Martin quienes se encuentran desvinculados del Programa. d) En el plan de cuentas contable vigente al 31/12/05 las cuentas de anticipos a justificar por fondos en poder de las entidades beneficiarias, y a rendir por los consultores, se exponen dentro de cada estudio en el rubro “Categorías de Inversiones” (Inversiones), no formando parte del rubro “Créditos” . No fue abierta otra cuenta contable para imputar el aporte local de entidades beneficiarias en concepto de “reconocimiento de gastos”; estos fueron registrados conjuntamente con aquellos importes que son aportados efectivamente (por desembolsos) por las entidades, esta apertura mejoraría la exposición e identificación en los registros contables, teniendo en cuenta que lleva procedimientos específicos de control por los conceptos que incluye. No se tuvo a la vista la comunicación formal, y aprobación y/o comentarios por parte del Banco al nuevo Plan de cuentas desarrollado por la implementación del sistema UEPEX Comentarios de la UNPRE: a) Se revisaran los hallazgos nombrados y se procederá a su correspondiente registración. b) Manifestamos que tal observación no invalida los estados financieros presentados, debido a que se ha respetado la metodología empleada en los ejercicios anteriores. En consecuencia la información presentada contempla los ingresos y egresos expresados en moneda histórica, manteniéndose los valores según lo manifestado en las notas a los 21 estados financieros. No obstante la observación será tenida en cuenta para el próximo ejercicio. Cabe agregar que la observación es válida para la presentación de un Estado Patrimonial o Balance General. c) Los firmantes mencionadas por el BNA no vinculados con el Programa actualmente no poseen en uso sus facultades. Significa que al no haberse actualizado los registros que operaron al vencimiento de sus respectivos contratos el Banco los inhabilita de manera instantánea para operar. Igualmente consideramos la observación y nos pondremos de acuerdo con la Institución bancaria para aclarar tal situación. d) El plan de cuentas contables, se ha diseñado manteniendo la estructura de la “ matriz del Préstamo”, permitiendo de este modo contar con información consistente, precisa y oportuna, a efectos de presentar adecuadamente el seguimiento de todo el Programa, como así también el desarrollo de cada uno de las categorías de inversión y su evolución en los compromisos asumidos y los importes pagados por cada uno de los estudios que componen esas categorías. No obstante, los registros imputados en las cuentas de anticipos a justificar por fondos en poder de las entidades beneficiarias, y a rendir por los consultores, son muy escasos, por lo que no se justificaría la apertura de un nuevo rubro “Créditos” . Sin embargo, se analizarán nuevamente los movimientos registrados, los procedimientos administrativos y se tendrá en cuenta la observación recibida, a fin de mejorar la exposición e identificación en los registros contables. El Banco tiene conocimiento y ha aprobado el nuevo plan de cuentas y la implementación del sistema UEPEX, no obstante ello le solicitaremos formalmente que se expida en ese sentido. Recomendaciones: Implementar los procedimientos observados. Evitar la emisión y tenencia de cheques en cartera más allá de los plazos normales del circuito administrativo, teniendo en cuenta que la condición de pagado de una operación es la fecha de efectiva recepción de los fondos indicada por el beneficiario, ejercicio en el cual debe ser imputado. Reflejar adecuadamente en pesos al cierre de ejercicio los pasivos en dólares del Programa, en los registros contables, incorporando las amortizaciones de capital canceladas. Adecuar el plan de cuentas del Programa a las necesidades operativas del mismo. Los autorizados a 22 manejar las cuentas bancarias del Programa deben ser personas que en caso de no tener relación directa con el mismo, se encuentren debidamente documentados los motivos de su incorporación. 2- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO-CONTABLE Observación: Al 31/12/02 la UNPRE no contaba con un manual de procedimientos administrativo - contable. Para el ejercicio 2003 y como respuesta a nuestro relevamiento de control interno, la Unidad nos elevó una copia del “Manual de Proceso de Gestión y Administración” que desarrolló el Programa, y de cuya revisión se informaron las consideraciones que surgieron, y que al 31/12/2005 no fueron subsanadas. Comentario de la UNPRE: Como siempre se han tenido en cuenta las observaciones efectuadas por la AGN, pero como consecuencia de la implementación del nuevo sistema de administración y contabilidad, la creación del nuevo Área Común de Servicios Administrativos, se ha contratado personal destinado a confeccionar el Manual de Procedimientos Administrativos, con el fin de enmarcar, contener y evaluar el funcionamiento de la administración de Préstamos dependientes de ésta Secretaría. Recomendación: El manual de procedimientos administrativo-contable que se implemente, debe brindar los lineamientos básicos necesarios para lograr una administración coordinada y fluida de la totalidad de las operaciones realizadas por el proyecto, y así también incorporar/contemplar las recomendaciones expuestas en el presente Memorando, y debe ser adecuadamente comunicado (evidencia documental) al personal usuario del mismo. 3- CONSULTORÍA NACIONAL Observaciones: De la revisión de los pagos en concepto de honorarios a consultores individuales por un importe de $ 847.707,62.-, contabilizados durante el ejercicio 2005 por la UNPRE, y de los correspondientes antecedentes de contratación y/o recontratación por muestra, surgieron las siguientes observaciones: 23 Aprobación Planta de Personal - Escala de Honorarios. a) Si bien el Programa cuenta con Resolución SH Nº 124 del 31/05/2005 aprobando la planta de personal a contratar para el primer semestre del ejercicio 2005 (art. 65 Ley 11672 Complementaria Permanente de Presupuesto (t.o. 2005) y RSH 545/1998), sólo incluye los contratos de locación de servicios correspondiente al componente UNPRE, surge que respecto al personal contratado (por locación de obra) afectado al resto de los estudios incluidos en muestra durante el ejercicio 2005 con financiamiento externo, no se tuvo a la vista documentación acerca de esta tramitación por parte de la UNPRE y/o de las respectivas entidades beneficiarias participantes del Programa, a efectos que todos los consultores cuenten con las respectivas aprobaciones, previa verificación de que dicha planta se encuadre en las escalas retributivas determinadas por el D.1184/01, o en la específica aprobada para dicho estudio, como así también su adecuación a los montos presupuestados para cada ejercicio fiscal. b) En los contratos correspondientes a los estudios incluidos en muestra, en algunos casos, no surgen directamente de los mismos, ni de la documentación adjunta a los antecedentes de la contratación, la categoría de honorarios (función y rango) que permita realizar el cruce con la escala de honorarios vigente al momento de la contratación (D.1184/2001), por lo cual fue necesario recurrir a otros procedimientos para poder correlacionarlos. En algunos casos los honorarios de los consultores son inferiores a los establecidos en el Decreto Nº 1184/2001 (entre rangos) en virtud de la dedicación y tareas a realizar por los consultores determinada por el Programa. No se tuvo a la vista la escala que dé respaldo a los importes establecidos (entre rangos) para cada puesto al momento de suscripción de los respectivos contratos, y que asegure la uniformidad en su aplicación para todos los consultores contratados por el Programa. Comentarios de la UNPRE: Atento a que la observación se remite al ejercicio anterior, hacemos referencia a lo manifestado oportunamente (Memorando a la Dirección del “Programa Multisectorial de Preinversión II” Convenio de Préstamo Nro. 925 /OC-AR BID – ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/2004 – Pág. 32 y 33). (“Como resulta evidente de la lectura del texto normativo (artículo 72 de la Ley 11.672 CPP (t.o. 1999) sobre cuya 24 materia trata la Resolución SH 545 del 4 de diciembre de 1998), el requisito relativo a la aprobación de una planta de personal sólo es para el caso de la contratación de consultores afectados a las tareas propias de las UEP, es decir, dirección y administración, y no para las contrataciones de consultores con contratos de locación de obra efectuados con financiamiento a cargo del Convenio de Préstamo administrado por esta Unidad, que en ningún caso se refiere a las mencionadas tareas. Esto se aplica también para las entidades beneficiarias. Por otro lado, no es factible encuadrar las escalas retributivas a las determinadas por el D.1184/2001, ya que tratándose de contratos de locación de obra, se abona los consultores por un trabajo específico mediante un cronograma de pagos condicionado a resultados y no se indica la categoría de honorarios (función, rango y dedicación). El D. Nº 1184/2001 es sólo a título referencial”). En lo referente al ejercicio 2005, esta Unidad ha presentado la planta de personal a contratar por medio de contratos de locación de servicios financiados con aportes del Tesoro Nacional (fuente 11 – Local). No obstante, en lo sucesivo se extremarán los procedimientos necesarios a fin de reducir posibles interpretaciones alternativas que surgen del texto de la norma por Uds. citada, a efectos de no incurrir en procedimientos administrativos erróneos e involuntarios. Proceso de búsqueda (convocatoria) – evaluación - selección de consultores a) No se han podido constatar los procedimientos llevados a cabo por el Programa para la búsqueda de los postulantes a participar en las ternas de selección de los consultores incluidos en la muestra. b) En la totalidad de los casos, no se tuvo a la vista la documentación que evidencie el procedimiento utilizado por el Programa (UNPRE/EB), para poder verificar los antecedentes laborales, estudios y/o cursos realizados expuestos en los currículos de los postulantes. Sólo consta el título profesional para los consultores seleccionados. No se tuvieron a la vista para los postulantes no seleccionados, las copias autenticadas del título profesional que certifique que reúne los requisitos solicitados para ser admitido. 25 c) Analizados los currículos que integran las ternas, se ha verificado que en la totalidad de los casos carecen de la constancia de recepción por parte de la UNPRE/EB. d) Las “Tablas Resumen de Puntajes” adjuntas a los cuadros de evaluación que se tuvieron a la vista no prevén espacios para que se identifique la terna, la fecha de emisión y muestre los datos del responsable de la confección (no obstante la firma se verificó en la mayoría de los casos). Comentarios de la UNPRE: a), b) y c) Debe considerarse que las entidades beneficiarias son las encargadas de buscar y proponer a los postulantes, con el fin de elevar a la Dirección la terna de selección. Sin embargo los procedimientos utilizados serán reconsiderados a efectos de evidenciar la mayor transparencia en la búsqueda, evaluación de postulantes a participar en las ternas de selección. d) La planilla que contiene el puntaje obtenido por los candidatos seleccionados como las tablas resumen de puntajes de cada uno de ellos, conforman el sistema vigente de obtención de puntajes asignados (aprobado por BID), el cual está compuesto por todas las planillas mencionadas en forma conjunta, hecho que sería redundante aclarar la fecha y el estudio en cada una de las hojas que lo componen. Legajos individuales de consultores - Informes a) El sistema de archivo de la documentación relacionada con la contratación de consultores (en la mayoría de los estudios), no permite validar la integridad de la misma ya que no están foliados, en la mayoría de los casos si bien poseen sello de foliatura, los mismos no tienen inserto el número correspondiente. b) Los contratos no prevén que el consultor establezca la fecha al momento de la firma, por lo cual con la única fecha que cuentan es la de emisión del contrato que es a la que remiten. c) En su mayoría las copias de los títulos profesionales que se tuvieron a la vista, no están certificadas como copia fiel de su original, verificadas por el Programa al momento de la contratación. 26 d) En la totalidad de los casos, en los contratos de locación de obra se estableció un pago al momento de la firma en carácter de anticipo, sin la debida justificación de su otorgamiento. e) Se ha podido observar que en la mayoría de los estudios analizados cuentan con una nota donde cada consultor declara su situación frente al IVA y carecen de evidencia documental de la verificación realizada por la UNPRE de la situación fiscal. f) Los informes que se tuvieron a la vista en algunos casos carecen de firma del consultor responsabilizándose por la obra/producto realizado, y en su mayoría de sello de recepción de la EB en su carátula por la recepción original. Comentarios de la UNPRE: Nos remitimos a lo expresado en ejercicios anteriores (Memorando a la Dirección del “Programa Multisectorial de Preinversión II” Convenio de Préstamo Nro. 925 /OC-AR BID – ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/2004 – Pág. 35 y 36). (“… a) La observación es correcta. Informamos a usted que la implementación del archivo único, con legajos individuales por consultor, se comenzó a implementar en base a las observaciones realizadas durante la auditoria del ejercicio 2001. Administrar adecuadamente los legajos de los consultores es una tarea a la que la Administración le dedicó una atención importante. Sin embargo, revisaremos los procedimientos necesarios para contar con el archivo único ordenado. b) La fecha del contrato es la fecha de suscripción del mismo, que puede o no coincidir con la fecha de inicio. c) Comentario de la UNPRE no procedente. d) La fijación de un porcentual del monto en concepto de adelanto es la práctica habitual para esta modalidad de contratación, locación de obra, cuyo sentido es proveer al consultor del capital operativo mínimo necesario para asegurar la ejecución de las actividades y tareas primeras, que usualmente realizan la base para el éxito de la obra. e) Las constancias de inscripción ante la AFIP-DGI de los consultores se archivan en los legajos individuales de los mismos, como así también se cotejan los datos declarados 27 en la página oficial de la AFIP. Asimismo, copia de los pagos del monotributo son adjuntadas a las órdenes de pago. f) Las observaciones formuladas serán consideradas y evaluadas pertinentemente. Los procesos necesarios para la aprobación de informes de consultoría, cumplen en gran medida, con estándares de controles normales y habituales para administraciones similares. No obstante, la administración no reducirá esfuerzos en mejorar y adaptar los procesos utilizados, en la medida de sus posibilidades y su presupuesto.”). COMPONENTE UNPRE Observaciones: a) Se ha podido observar que en los contratos de servicios celebrados con los consultores incluidos en la muestra del componente UNPRE por $ 87.732.- (fuente local), no surge de los TOR´s la obligatoriedad de presentar informes de avance y/o finales del tipo descriptivo o sustantivo que reflejen las actividades desarrolladas por el consultor en el marco del Programa, y que a su vez dejen adecuada evidencia documental del control de avance de las tareas encomendadas por parte del responsable del Programa. No siendo suficiente lo indicado en la cláusula 1. del contrato respecto a que el contratado deberá mantener informado al Director de la UNPRE sobre los aspectos referidos a la ejecución del contrato. b) No se tuvieron a la vista la emisión de evaluaciones de desempeño al finalizar cada contrato que respalden las recontrataciones por locaciones de servicios para el primer semestre 2005, y las correspondientes a los contratos finalizados al 31/12/2005. En los TOR´s que firma el consultor adjuntos al contrato exponen que estas se realizan para reforzar la planta existente. Comentarios de la UNPRE: a) Comentario no procedente. (“No es exigible la presentación de informes en aquellos contratos de locación de servicios”). b) Se considerará lo observado a efectos de mejorar y actualizar los procedimientos administrativos 28 Recomendaciones Generales: Incorporar a las tablas de puntaje los datos observados. Unificar los criterios emergentes de la legislación nacional vigente para la aplicación de las escalas de los honorarios de los consultores, con las establecidas por la UNPRE, plasmando en los TOR´s todos los datos, (entre otros: función, rango, dedicación, honorarios, requisitos específicos (obligatorios y deseables), a los efectos que, sin necesidad de efectuar inferencia alguna con documentación desagregada al contrato, surjan todos estos datos. Formalizar la escala de honorarios del Programa para que desde la aplicación de la misma se garantice que los consultores contratados por el proyecto bajo una misma función (perfil) y dedicación, cobren el mismo honorario, y si llegara a diferir, establecer las pautas que se deben tener en cuenta para asignar los distintos honorarios. Estipular y documentar adecuadamente los procedimientos de búsqueda de consultores, esto garantiza la transparencia en las contrataciones, y por ejemplo con la publicidad se busca ampliar la oferta y con ello la posibilidad de obtener la excelencia en la contratación. También es necesario que las calificaciones no se realicen sobre los antecedentes expuestos por los postulantes en los currículos sino sobre los documentos que los respalden; es necesario que se deje debida constancia en las copias legalizadas de los títulos profesionales que acompañan los consultores que las mismas son copia fiel de los originales que se tuvieron a la vista. Constatar de manera fidedigna los datos fiscales de los consultores contratados. Establecer de manera diferenciada la fecha de emisión de los contratos de la fecha de suscripción de los mismos, teniendo en cuenta que en algunos casos ambas puedan no ser coincidentes. Atento a que en los contratos de locación de obra los pagos deben realizarse contra la presentación de informes, en caso de establecer pagos en concepto de anticipo, dejar evidencia documental que justifique que el anticipo es indispensable para la realización de las tareas. Para el caso de los contratos de locación de servicios se recomienda implementar un sistema de presentación de informes ejecutivos periódicos que describan el desempeño y desarrollo de las tareas para las cuales han sido seleccionados. Procurar que los informes contengan todas las indicaciones efectuadas oportunamente en las observaciones. 29 4- COMPRAS REPETITIVAS DE ARTICULOS (pagos por cheque) Observaciones: Si bien los importes incluidos en muestra por $ 8.835,72 no son significativos en la ejecución del ejercicio, se exponen las siguientes consideraciones que surgieron de la revisión de compras repetitivas de artículos (gastos de librería e insumos para equipos), para que la UNPRE proceda a subsanar las mismas: a) No se tuvo a la vista la documentación de respaldo, debidamente aprobada por la UNPRE, que por corresponder a compras repetitivas de artículos e insumos debería contar el programa para cada ejercicio, entre otras: 1. Presupuesto estimado de los artículos de librería a adquirir: artículo, cantidad, destino, presupuesto disponible, condiciones de pago, área de destino. 2. Presupuesto estimado de los insumos para el equipamiento que se encuentra a cargo de la UNPRE (impresoras, fotocopiadoras, fax) indicando los datos del equipo, especificaciones del insumo requerido, cantidad, presupuesto disponible, condiciones de pago, responsable de la solicitud. 3. Documentar las búsquedas de proveedores utilizadas. 4. Solicitud de presupuesto a proveedores de acuerdo al tipo de artículo a adquirir (artículos de librería/toner/cartuchos para impresoras) al inicio del ejercicio, y establecer fechas de actualización de los mismos para cotejar precios. b) AP 20050369 del 18/04/2005 ($ 5.261,49): Respecto a la nota del Proyecto de fecha 25/10/2004 adjunta a la autorización de pago por la cual no se requiere realizar una nueva compulsa para el primer semestre del 2005 motivado en que la empresa fue seleccionada por tener la mayoría de los ítems a menor precio, que incluyen la provisión de artículos de computación, y que cumplen en tiempo y forma con las entregas solicitadas, reiteramos lo expresado en nuestro informe del ejercicio anterior en relación a que dicha compulsa de fecha 19/08/2004 presentaba inconsistencias y no constaba en ella la correspondiente aprobación. c) AP: 20050661 del 13/07/2005 ($ 3.574,23): De la revisión del concurso de precios para la compra de artículos de librería y de insumos para equipos de fecha 22/06/2005, se observa que: 1. La documentación no conforma un archivo foliado que permita validar la integridad del mismo, consiste en documentación adjunta a la autorización de pago (sólo constan los presupuestos y el cuadro comparativo). 2. No se tuvo a la vista la 30 nómina de los proveedores debidamente autorizada por responsable del sector contable, a los cuales remitir la solicitud de presupuesto para la compulsa. 3. No se tuvo a la vista el formulario preparado por la UNPRE por los ítems, cantidades y especificaciones para solicitar presupuestos, debidamente autorizado por responsable contable, como así tampoco su recepción (p.e: reporte de constancia de envío de fax) y/o documentación que permita constatar fehacientemente que la misma fue recibida por cada una de las firmas. 4. De los tres presupuestos que se tuvieron a la vista se ha podido observar que en su totalidad no fueron intervenidos con un sello de recepción de la UNPRE, no se encuentran suscriptos por el proveedor, se informa que en el caso de que estos correspondan a presupuestos recepcionados vía e mail y/o fax no se solicitó el correspondiente respaldo debidamente suscripto por responsable. Uno de los presupuestos (ganador) fue emitido y recibido el 23/06/2005 conforme reporte de fax, en fecha posterior a la de la compulsa el 22/06/2005. 5. De la revisión del cuadro comparativo de precios y anexos surge que éstos no identifican al Programa y, además, carecen de datos básicos que permita relacionarlos con la compulsa que se está evaluando y no exponen de manera expresa los proveedores adjudicados por ítems. 6. No obstante haber sido seleccionados los precios más bajos, se observan ítems cotizados por distintos proveedores en los que surgen diferencias significativas entre precios, se exponen a modo de ejemplo los siguientes: Precio más Precio alto más bajo Diferencia % de la Item N° cotizado cotizado en $ diferencia 29 8,60 1,80 6,80 377,78% 13 11,44 2,60 8,84 340,00% 12 19,60 5,12 14,48 282,81% 17 149,70 49,50 100,20 202,42% 25 11,50 3,95 7,55 191,14% 20 21,00 9,45 11,55 122,22% 28 78,90 41,70 37,20 89,21% 4 16,00 9,60 6,40 66,67% 3 9,80 6,50 3,30 50,77% 38 39,80 28,00 11,80 42,14% 26 21,30 15,60 5,70 36,54% d) No se tuvieron a la vista las órdenes de compra. 31 Comentario de la UNPRE: Se subsanarán durante el ejercicio en curso los errores cometidos. Recomendaciones: Establecer por escrito las normas que regulen el funcionamiento de las compras repetitivas o de rutina de artículos, incorporando los procedimientos observados. Profundizar los controles al confeccionar los cuadros comparativos de precios, e intervenirlos por su aprobación. Verificar que los artículos cotizados por los distintos proveedores respondan a las características requeridas para que sean comparables teniendo en cuenta las diferencias de precios que se detectaron. 5 APORTES PROPIOS (reconocimiento de gastos) (Entidades Beneficiarias) Observaciones: De la revisión por muestra del aporte de entidades beneficiarias por reconocimiento de gastos, contabilizado en el ejercicio 2005 por $ 256.235,26 (1.EE.95 y 1.EE 107) (ingresos-inversiones), surgieron consideraciones a formular que deben complementarse con las expuestas en B- 8-: a) 1) Los siguientes estudios con ejecución BID incluidos en muestra no registran ejecución por aporte local, este cruce de información se realizó con planillas proporcionadas por la UNPRE e incluidas en el segundo informe semestral 2005 presentado al BID, ya que no surgen de los registros contables cuentas que permitan constatar la ejecución por proyecto y fuente de financiamiento. Merece destacarse que el primer cuadro muestra diferencias con las inversiones incluidas en los estados financieros: Documento Pagos BID $ Pagos local $ Total $ Planillas UNPRE 20.466.380,62 5.705.746,89 26.172.127,51 EEFF 20.409.863,93 5.714.917,6 26.124.781,53 56.516,69 -9.170,71 47.345,98 Diferencia 32 APORTE ENTIDADES BENEFICIARIAS Estudio Previsto Contabilizado al Saldo pendiente 31/12/2005 PAGOS BID % de aporte % Contabilizado al 31/12/2005 BID pendiente /Presupuesto BID 1EE119 40.000,00 0,00 40.000,00 100,00% 82,31% 1EE122 58.486,00 0,00 58.486,00 100,00% 68,93% 1EE150 63.800,00 0,00 63.800,00 100,00% 97,47% 1EE179 74.819,01 16.086,09 58.732,92 78,50% 21,50% 1EG53 84.600,00 0,00 84.600,00 100,00% 73,84% 1EG56 57.660,00 0,00 57.660,00 100,00% 72,26% 2) De la información proporcionada por la UNPRE surge que al 31/12/2005 quedaban pendientes de revisión y de registrar aportes propios de entidades beneficiarias (EB) con fecha de recepción de la UNPRE entre el 16/12/2003, y el 13/12/2005. b) Las planillas (cuadros) que respaldan los asientos contables en pesos, preparadas por la UNPRE, y la información en dólares carecen de fecha de emisión y de aprobación (firma, fecha y leyenda “ aprobado” ). Debemos destacar que, conforme nos informara la UNPRE, éstas reemplazan las notas de aprobación. Los comprobantes elevados por la EB, no fueron intervenidos por la UNPRE con los datos del registro contable, que indique que son los aprobados y sello indicando el número de justificación en la cual fueron incluidos. La carencia de estos datos dificulta los controles y cruces respectivos. c) No se tuvieron a la vista la emisión de notas por parte de la UNPRE conteniendo las aprobaciones formales por la contrapartida, y debidamente comunicada a la EB por los aportes contabilizados (estudios 1.EE.107, y 1.EE.95). d) No hemos tenido a la vista documentación, para los estudios auditados, por la cual se puedan constatar los perfiles declarados de los expertos de contrapartida transcriptos en los TOR´s. Más allá de la nota de las EB (acto administrativo) manifestando el nombre de los consultores, no puede validarse que los mismos respondan a los perfiles de los TOR´s, solo podría acreditarse que trabajan para la misma. Tampoco se eleva debidamente aprobado un resumen de las actividades realizadas mensualmente por estos, y los informes “previstos en los TOR´s” ; no resulta procedente el comentario de la UNPRE por el que éstos implícitamente se aprueban con el informe final del estudio. Nos remitimos a lo observado en el apartado B- 8- a) siguiente. 33 e) La foliatura de la documentación de respaldo no respeta el orden cronológico de emisión de la documentación, fue iniciada a partir de la última actuación y no desde la primera. Para el caso del proyecto1.EE.107 existe documentación relevada archivada en folios sin codificar. Comentarios de la UNPRE: Dadas las modificaciones al proceso utilizado hasta el año 2004, el tiempo previsto para el registro de todos los aportes, el incremento de los estudios financiados y los inconvenientes en la estructura de la UNPRE para el ejercicio 2005, provocaron que la administración proceda a registrar los mencionados aportes, cuando se preparan las justificaciones de fondos, para mantener los porcentajes de aportes BID y local (pari-passu) de acuerdo a los requerimientos del Reglamento Operativo. Con respecto a los aportes a entidades beneficiarias (ingreso-inversiones) reconocimiento de aporte local, la información está siendo actualmente contabilizada. Serán tomadas en cuenta las observaciones realizadas y se repasarán los controles sobre los documentos que respaldan estos conceptos. No se emiten notas o reportes de aprobación, sin embargo se confeccionan planillas con el detalle de los consultores afectados y los pagos respectivos. Los representantes técnicos de las entidades beneficiarias aprueban los informes finales de los estudios y en consecuencia aprueban los informes y tareas desarrolladas por los consultores de contrapartida, no es un requisito contar con esas aprobaciones para registrar el aporte de cada entidad. Se intervendrán los comprobantes validados y se emitirán notas UNPRE formal comunicando a las entidades beneficiarias la aprobación de las partidas en forma parcial o total. La UNPRE no verifica los perfiles de los consultores de contrapartida local. Recomendaciones: Documentar adecuadamente los pagos que respaldan los registros contables por estos conceptos. A efectos de no afectar el pari-passu, establecer los mecanismos necesarios para que las EB cumplan oportunamente con el aporte comprometido, y agilizar los procesos de aprobación y contabilización de las rendiciones. Profundizar los controles e implementar los procedimientos observados. Dejar evidencia de las aprobaciones administrativas. Dar adecuada foliatura a los expedientes. La UNPRE es la responsable de que el aporte de la EB esté adecuadamente sustentado y cuya 34 aprobación sirva de soporte para el registro contable de las mismas, y su posterior rendición al Banco. Requerir un informe de actividades a los consultores de contraparte, que deberá encontrarse aprobado por la entidad beneficiaria, y por el área técnica de la UNPRE. 6- ENTIDADES BENEFICIARIAS (EB) (Pagos descentralizados - anticipos fuente 22) Observaciones: A partir del ejercicio 2002 la UNPRE procedió a cambiar el criterio de pagos descentralizados para los estudios, al de centralización de los mismos. No obstante ello, al 31/12/05 surgieron consideraciones por aquellos saldos de anticipos otorgados en ejercicios anteriores con fondos BID: a) Al 31/12/2005 aún quedan pendientes de rendición, conforme los registros contables, anticipos de fondos BID por $ 38.838,48 transferidos a las EB (1.EE.52: $ 30.650, 1.EE.66: $ 7.095,09, y 1.CA.02: $ 1.093,39). Se destaca que a la fecha de tareas de campo no habíamos recibido respuesta, de esta última EB, a nuestra circularización de fecha 28/06/06. A su vez, no se tuvo a la vista documentación que respalde los motivos que llevaron a la UNPRE a no ejercer la opción indicada en el inciso b. del artículo 9.1. del Reglamento Operativo del Programa (R.O.) (rescisión del convenio subsidiario), atento los anticipos de larga data pendientes de rendición. b) Respecto a las observaciones particulares para los tres estudios con anticipos pendientes, se informa que: 1. La respuesta recibida del estudio 1.EE.66, en fecha 07/09/2006, nos informa que se mantiene la situación informada para los ejercicios 2003 y 2004. Se destaca que de acuerdo al extracto bancario enviado por la EB al 13/11/2003 - fecha de solicitud de cierre de la cuenta, el saldo ascendía a $ 0.-, cuando la UNPRE aún mantiene al 31/12/2005 un saldo contable pendiente de $ 7.095,09. Se exponen los datos proporcionados por la entidad: Inversiones rendidas EB no contabilizadas por la UNPRE 3.396,46 Fondos aporte propio rendidos pero pagados con F22 2.733,46 Fondos aporte propio no rendidos y pagados con F22 546,69 Saldo de fuente 22 retirado por la EB por cierre cuenta bancaria 22,48 Diferencia a conciliar no informada por EB 396,00 35 2. El importe de $ 30.650.- informado por la UNPRE como anticipos incluye: $ 4.399,30 por inversiones rendidas por la EB no contabilizadas por la UNPRE, $ 2.619,33 por gastos bancarios (“no reintegrables”), y $ 3.200.- correspondientes al pago adeudado a un consultor conforme lo informado por la EB (1.EE. 52) el 26/09/2006 en la respuesta a nuestra circularización; a su vez se observa que el saldo según extracto al 31/12/2005 asciende a $ 23.631,37. 3. No se cuenta con información respecto de la conciliación del saldo de $ 1.009,39 del estudio 1.CA.02. (extracto bancario al 31/12/2005, cierre de cuenta, información EB, etc.). 4. Se ha podido observar que el último reclamo, para la devolución de fondos y/o rendición de gastos por parte de la UNPRE a los tres estudios, fue enviado en el ejercicio 2004. No son suficientes los reclamos realizados, teniendo en cuenta el tiempo transcurrido, y la falta de respuesta o de acción de cada una de las entidades. 5. No se tuvieron a la vista las conciliaciones conformadas entre la UNPRE y los responsables actuales de cada estudio al 31/12/2005. c) Al 31/12/2005 la UNPRE no implementó un registro conteniendo los datos de la totalidad de las cuentas bancarias relacionadas con el Programa, abiertas por las entidades beneficiarias con ejecución, como así tampoco se tuvo a la vista documentación que respalde que la UNPRE ha constatado que aquellas entidades con estudios finalizados hayan procedido al cierre de dichas cuentas. Comentarios de la UNPRE: a) y b) Por las consideraciones efectuadas, informamos que los saldos surgen de los registros contables, de acuerdo a los análisis y depuraciones efectuados en ejercicios anteriores (años 2002 y 2003), en consecuencia durante el ejercicio bajo análisis no han sufrido modificaciones. Sin embargo la UNPRE procederá a continuar con los reclamos y circularizaciones, ya efectuados y evidenciados pertinentemente a las entidades beneficiarias, confirmando y reiterando los saldos contables que surgen de los registros, a los efectos de conciliar aquellos saldos pendientes de rendición. Sin perjuicio de evaluar y considerar otras opciones en virtud de la normativa vigente. 36 c) Atento a las recomendaciones estipuladas en los informes de auditoria de ejercicios anteriores, la UNPRE incorporará nuevos procedimientos administrativos para aquellos casos en los cuales se otorguen anticipos de fondos a Entidades Beneficiarias. Recomendaciones: La UNPRE como responsable del control de la ejecución descentralizada de los estudios debe profundizar los mecanismos de control a fin de asegurar la rendición oportuna de los fondos del Programa. Además se deben agotar todas las instancias de formulación de los reclamos a las entidades, a efectos de la justificación de los anticipos y/o devolución de los fondos no utilizados. No obstante la centralización de pagos implementada, la UNPRE debe implementar lo observado en A-6 c) precedente. Se recomienda que la UNPRE a la fecha de finalización de los estudios, implemente para su aprobación definitiva y para la conciliación con sus registros, una rendición final que contemple la totalidad de los fondos recibidos por fuente de financiamiento y los aportados por la propia EB así como las inversiones clasificadas por categoría de gasto y fuente de financiamiento y, una vez conformada con los registros de la UNPRE, sea suscripta por los responsables de la EB y del Programa. 7- PASAJES Y VIATICOS Observaciones: a) El procedimiento de liquidación de viáticos llevado a cabo por la UNPRE -si bien cuenta con no objeción del Banco- no fue realizado conforme lo establecido en el D.1184/01 ($ 84.- a $ 126.-), habiéndose abonados viáticos diarios a los consultores incluidos en muestra por $200.-. b) La documentación que sustenta los pagos de los pasajes y viáticos que se encuentra adjunta a las autorizaciones de pago, carece de foliatura que permita validar su integridad. Comentarios de la UNPRE: Nos remitimos a lo manifestado en el Memorando a la Dirección del “Programa Multisectorial de Preinversión II” Convenio de Préstamo Nro. 925 /OC-AR BID – ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/2004 – Pág. 39 y 40: 37 a) (“Las liquidaciones de pasajes y viáticos se confeccionan y se pagan en virtud de los topes que acepta el BID. Esto fue así, desde el comienzo del préstamo y en la actualidad continuamos con esa modalidad. Cabe destacar que en las justificaciones de fondos presentadas y aprobadas por el Banco se consignan importes coincidentes con los liquidados y pagados. De lo expuesto se desprende nítidamente que él aprueba los procedimientos utilizados por la UNPRE.”) b) (“Si bien cada orden pago conforma un legajo de pago, ese legajo contiene toda la documentación necesaria para validar el pago efectuado. Las órdenes de pago se encuentran prolijamente archivadas y la documentación que la compone cumple celosamente con los cuidados normales para prevenir extravió de documentos. En tal sentido, si eventualmente, con la aplicación del sistema UEPEX, surgiera la necesidad de modificar y mejorar el archivo de las autorizaciones/órdenes de pago, tomaremos en cuenta vuestra sugerencia”). La aplicación de la escala aprobada por BID, tiene sustento en los TDR que cumplen con lo requerido en el Convenio de Préstamo y consecuentemente con las autorizaciones y aprobaciones respectivas. Cabe agregar que en ningún caso se ha otorgado ni aprobado un importe superior a lo establecido en la escala pactada con la entidad financiera internacional. Sin embargo, informamos que los topes de la mencionada escala, resultan inferiores a los topes permitidos por el Banco. Por otro lado cabe destacar, que la normativa nacional vigente utiliza montos que en la actualidad resultan exiguos e inviables, debido al incremento observado en los rubros pasajes y viáticos. Recomendaciones: Aplicar la normativa nacional vigente para la liquidación de viáticos. Conformar expedientes para cada pago debidamente foliados. 8- RETENCIONES DE GANANCIAS/IVA Observaciones: a) Al 31/12/2003 la UNPRE figuraba inscripta ante la AFIP-DGI erróneamente como responsable ante el impuesto a las ganancias- sociedades. Habiendo consultado esta auditoría la constancia de inscripción de la UNPRE en la página oficial de la AFIP, ya 38 no surge esta situación. No obstante ello, no se tuvo a la vista documentación que respalde las gestiones realizadas por la UNPRE a efectos de solicitar la baja, y que a la fecha el Programa no cuenta con multas de carácter formal por la no presentación de las declaraciones juradas anuales desde la inscripción a la fecha de baja (de corresponder). b) Asimismo, se observa un importe de $ 8.024,47 reclamado por la AFIP-DGI el 04/01/2005 mediante F.8400/L 020- Nº 0176712 e intimación adjunta del 16/12/2004, en concepto de multas formales por presentación fuera de término de las declaraciones juradas mensuales de retenciones por los períodos: 12/2000 a 10/2001, 12/2001 a 05/2002, 07/2002, 08/2003, 12/2003 a 01/2004, 04/2004 y 07/2004, y cuyo descargo fue realizado por la UNPRE por formulario Multinota (206/I) y nota UNPRE 005/2005), que fuera intervenido por la AFIP el 14/01/2005 agregando la leyenda “La recepción de la presente no implica la aceptación de lo solicitado”. No se tuvo a la vista información adicional emitida por AFIP como respuesta a lo solicitado por el Programa: “... tenga a bien reconsiderar la intimación de fecha 16/12/2004, amparándose en las facultades que otorga el último párrafo del art. 49 de la Ley 11.683, considerando que no se ha ocasionado perjuicio al fisco, y teniendo en cuenta que los fondos necesarios para cancelar las multas surgen de fondos que el Tesoro General de la Nación asigna anualmente a través del Presupuesto Nacional, a esta unidad ejecutora...”. c) No fueron subsanadas las siguientes observaciones de ejercicios anteriores: 1) No se tuvo a la vista la presentación del F.399 (reimputación de códigos de pagos) ante la AFIP-DGI de los pagos por los intereses resarcitorios de 12/2001 realizados erróneamente bajo los siguientes códigos: 10 ganancias sociedades por $ 216,63 y 030: iva por $ 21,22, cuando correspondían haber sido ingresados como: 217 retenciones de ganancias, y 767 retenciones de iva respectivamente, y 2) Respecto a las retenciones realizadas a un consultor mediante orden de pago Nº: 254/2002 del 08/10/2002 en concepto de IVA ($ 536,18) y ganancias ($ 199,26), se produjo una inversión de importes al contabilizar e ingresar las mismas en la AFIP-DGI. Si bien la UNPRE intentó subsanar la situación mediante la presentación de la declaración jurada 39 rectificativa, al 31/12/05 aún queda pendiente: 1. confeccionar el ajuste contable por un importe de $ 336,92 de la cuenta de ganancias a la cuenta de IVA, 2. solicitar formalmente mediante el F.399 la reimputación del pago ante la AFIP-DGI a efectos de afectar el excedente de ganancias al saldo deudor de IVA y una vez tramitado éste, realizar la reimputación contable del pago. d) No se tuvo a la vista documentación, ni surgen de los registros contables, respecto a sí aún quedan pendientes de ingresar intereses resarcitorios por posiciones devengadas al 31/12/2005. Por haber sido abonados fuera de término en el ejercicio 2005 generan intereses resarcitorios el pago a cuenta de agosto/2005 y los saldos de declaraciones juradas de setiembre y octubre/2005. e) Al 31/12/2004 la UNPRE contabilizó $ 894,27 por intereses resarcitorios ingresados en la AFIP-DGI durante los ejercicios 2003 y 2004, por aquellas retenciones pagadas fuera de término, cuando estas imputaciones por el carácter de no elegible tanto para la fuente BID como local debían ser contabilizadas bajo una cuenta de créditos por fondos a recuperar del aporte local a través de las gestiones a llevar a cabo por la Unidad ante las oficinas respectivas (SAF/TGN). En el ejercicio 2005 se observa que la cuenta “Conceptos no elegibles fuente 11” que los contenía fue eliminada (no integra el asiento de apertura del ejercicio), y el saldo al 31/12/2004 se volcó en el saldo contable de inicio de la cuenta “Diferencia de cambio”. Comentarios de la UNPRE: Se han leido detenidamente las observaciones aquí detalladas, entendiendo que cada una de ellas merece un tratamiento específico. Serán analizadas las imputaciones contables realizadas en función de las consideraciones mencionadas. Se realizarán los ajustes necesarios en el ejercicio en curso por los ajustes de ejercicios anteriores pendientes de realización. Se procederá a revisar los pagos realizados a la AFIP a los efectos de determinar si corresponde el ingreso de intereses resarcitorios, de corresponder se generarán las acciones necesarias para hacer efectivo el deposito y su correspondiente contabilización. Por último se informará a la AFIP por los pagos realizados erróneamente confeccionado la reimputación de código de pagos. 40 Recomendaciones: Dejar adecuada evidencia documental del seguimiento del trámite de baja informado, para que pueda ser subsanado, y quede constancia que no existen deudas relacionadas. Dar cumplimiento a la normativa vigente que regula el ingreso de las retenciones. Realizar los ajustes contables correspondientes. Dar adecuado seguimiento a las posibles deudas del Programa a efectos de evitar el inicio de acciones legales al Programa por parte de la AFIP-DGI. Reflejar adecuadamente en la contabilidad los pagos en concepto de intereses resarcitorios ingresados en la AFIP-DGI. Ante la necesidad de pago de intereses resarcitorios, y de corresponder al pago de multas formales con fondos de contraparte local, la UNPRE previamente debe proceder a comunicar a las autoridades respectivas la situación, y solicitar la correspondiente autorización para determinar la fuente de fondos a utilizar (aporte local del Programa o recursos propios del ejecutor), y como va a quedar reflejado en los registros contables (si forma parte del pari-passu o ingresa como aporte complementario) teniendo en cuenta que estos conceptos reflejan gastos no elegibles para el Programa. 9- CAJA CHICA (pagos en efectivo) (Rendiciones y Reposiciones) Observaciones: a) El mayor contable de la cuenta del activo 1.01.01.01.00.00.00 “Caja Chica” registra durante el ejercicio, únicamente los asientos de apertura y cierre, no permitiendo constatar desde el mismo los movimientos correspondientes a las rendiciones y reposiciones realizadas. La UNPRE debería realizar los asientos contables por la rendición y por la reposición de fondos, utilizando la citada cuenta contable. b) La totalidad de los comprobantes incluidos en la muestra carecen de datos sobre la rendición en la cual fueron incorporados, a efectos de evitar que los mismos puedan ser nuevamente incluidos en otra rendición de caja chica. El sello de rendición al Banco se encuentra incompleto en el Nro. de justificación, y fecha. 41 Comentarios de la UNPRE: a) El procedimiento contable responde a normas generalmente aceptadas para el registro de “caja chica” ó “fondo fijo”. Debe considerarse que el registro contable responde a las definiciones y cualidades del sistema contable UEPEX. b) Se tomará en cuenta la observación Recomendaciones: Utilizar la cuenta de fondo fijo conforme lo observado. Intervenir los comprobantes con el número de caja chica, y completar los datos de la justificación en la cual fueron incluidos. 10-JUSTIFICACIONES AL BID Observaciones: Las justificaciones/solicitudes de desembolsos que se tuvieron a la vista, presentadas al Banco durante el ejercicio 2005, carecen de foliatura en todas las hojas que las componen, se encuentran archivadas en biblioratos en hojas sueltas y, en algunos casos, el Banco intervino sólo la nota de elevación no así la documentación adjunta. Hay casos en que las planillas “ detalles de pagos” no fueron impresas por lo cual la UNPRE nos complementó la información mediante diskettes. En aquellos casos que el Banco rechaza algún gasto o solicita modificaciones a los datos presentados se observa que el Programa vuelve a presentar las planillas modificadas no dejando copia impresa suscripta por responsable y constancia por la nueva recepción por parte del BID, como así tampoco se intervienen los originales reemplazados con una leyenda “anulado”. Se observa que no fueron completados (en las justificaciones emitidas desde UEPEX por gastos a partir del ejercicio 2005), los casilleros para número de contrato UEC (debe exponer UNPRE), monto del contrato, punto de venta de los comprobantes de los pagos, y tipo de documento (factura, recibo, otros). Comentarios de la UNPRE: Consideramos que la observación es apropiada. No obstante en lo sucesivo se tomarán los recaudos necesarios a tal efecto. Es del caso destacar que los desembolsos cumplen no sólo con lo especificado en el convenio de préstamo firmado con la entidad financiera internacional, sino también con los procedimientos administrativos 42 habituales. Recomendaciones: Mantener archivos debidamente foliados con la totalidad de la documentación que conforman cada justificación., como así también la adecuada incorporación de las modificaciones como anexo a las mismas, intervención de las hojas reemplazadas, y de toda la documentación relacionada que permita mantener los archivos en orden, unificados y facilitar las tareas de control. 11-PRESUPUESTO – EJECUCIÓN AL 31/12/2005 Observaciones: En virtud que en los estados financieros al 31/12/2005 no se incluyó información financiera complementaria que explique las variaciones más significativas, entre el presupuesto estimado y la ejecución acumulada al cierre del octavo ejercicio, que surgen del Estado de Inversiones en dólares (acumulado Anexo B.1). La ejecución financiera asciende al 56%, conforme lo estipulado en el documento AF-300 (Rev. II/03), por lo que se elevan a la UNPRE las siguientes observaciones detectadas: a) (+) El componente Administración UNPRE registra una ejecución financiera acumulada por aporte local de USD 3.032.354,51 excediendo en un 102% (USD 1.532.354,51) el importe presupuestado de USD 1.500.000.-. b) (-) En el componente PEAT se ha podido observar que se ejecutó financieramente al 31/12/05 el 11% (USD 572.680,46) del presupuesto previsto de fuente BID (USD 5.208.000.-). Nos remitimos a A-12 siguiente. c) (-) Las categorías de Inversión “Fortalecimiento de Provincias” (USD 450.000), y “Apoyo a la Gestión de Estudios” (USD (800.000.-) no registra ejecución al 31/12/2005, para ambas fuentes de financiamiento. El importe de USD 57.064,07 expuesto como ejecución para uno de ellos corresponde ser sumarizados en “ TDR´s y Consultorías de corta duración” d) (-) El componente Estudios incluye categorías con una baja ejecución financiera acumulada para ambas fuentes al 31/12/2005, siendo el octavo ejercicio económico: “Estudios Específicos” (43%), y “TDR’s y Consultorías de corta duración” (35%). e) (-) El componente gastos financieros posee al 31/12/2005 un saldo disponible de USD 43 50.000.- del FIV (originado en el ejercicio 1998 por las condonaciones del Banco para estos conceptos). f) (+) El componente PEAT registra una ejecución financiera de USD 4.676,60 de aporte local, no siendo contemplada en el presupuesto de la línea ésta fuente de financiamiento. Comentario de la UNPRE: Tomamos y consideramos sus observaciones, las que serán tomadas en cuenta para el próximo ejercicio. Sin embargo las variaciones expuestas ameritarán un ajuste total y definitivo en la matriz del préstamo o presupuesto vigente, al momento de determinar los montos finales comprometidos al 10 de octubre de 2006. Recomendación: Ante la necesidad de ser modificados los montos autorizados por categorías se deberá tener en cuenta que los mismos sean consistentes con las líneas programáticas del Banco conforme lo estipulado en el Reglamento Operativo del Programa, procurando que las revisiones sean formuladas oportunamente. 12-COMPONENTE PEAT (Convenio de préstamo 1295/OC-AR) Observación: Con relación al componente PEAT (Plan Estratégico de Asistencia Técnica) se nos informa que se encuentra administrativa y técnicamente cerrado. No se tuvo a la vista documentación en la cual se manifiesta que no existen compromisos contractuales pendientes, por parte de la UNPRE, relacionados con los objetivos establecidos en el convenio de préstamo 1295/OC-AR, y/o por parte de las autoridades del mismo. Conforme lo ya expuesto (A- 11 b)) éste componente presenta un saldo disponible al 31/12/2005 de USD 4.630.642,94. Comentario de la UNPRE: No existe documentación emitida por el Banco ni en poder del Director Nacional del convenio de préstamo 1295/OC-AR en la que se manifieste que existan compromisos contractuales pendientes por la UNPRE relacionados con los objetivos establecidos en la cláusula 3.04 parte E. del precitado convenio de préstamo. 44 Recomendación: Obtener adecuado respaldo documental para validar que no quedan situaciones pendientes de cumplimentar, por parte de la UNPRE, y proceder a recategorizar o cancelar el saldo disponible de fondos del componente. 13-COMITÉ TÉCNICO DEL PROGRAMA Observaciones: a) Los términos de referencia elevados al BID para su no objeción y que respaldan las actividades a realizar en los estudios que se tuvieron a la vista, carecen de la adecuada intervención (Por ejemplo sello que exponga: “Aprobado por Comité Técnico por acta Nº … de fecha .../../...” e inicialización de responsables) que permita constatar que los mismos fueron aprobados por el Comité Técnico, visto que tampoco son transcriptos al libro de reuniones como anexos a las actas. b) Conforme el Reglamento Interno (RI), puesto a nuestra disposición por la UNPRE, que rigió el funcionamiento del Comité Técnico (CT) en el 2005, de las siete actas emitidas y transcriptas en el libro de actas por el ejercicio, y de las Resoluciones relacionadas surgieron las siguientes consideraciones: 1.Respecto a lo establecido en los apartados III. (reuniones cada quince días) y VII (emisión de actas cuando se adopten decisiones) del RI no surge con claridad el medio en el cual se deja constancia de los temas tratados en las reuniones que no generan la emisión de actas (p.e.: libro de reuniones en donde se deje constancia del cumplimiento de lo señalado precedentemente - reuniones cada quince días-). 2.No consta en el RI el medio por el cual se comunica a los miembros del CT el día y la hora de las reuniones. 3.Se exponen las observaciones de ejercicios anteriores y del ejercicio que surgieron respecto a los asistentes a las reuniones del CT en el ejercicio 2005, asistencia que se resume en el siguiente cuadro: 45 Integrantes ASISTENCIA personal Sin asistencia ni Por Representación representación Presidente del Comité Técnico 0,00% 0,00% Director de la DNPOIC 0,00% 71,00% 100,00% 29,00% Director Nacional de Inversión Pública 14,00% 0,00% 86,00% Director de la UNPRE 100,00% 0,00% 0,00% Director Nacional de Coordinación de Políticas 57,00% 0,00% 43,00% Macroeconómicas Coordinador del Area contable-financiera de la UNPRE 0,00% 29,00% 71,00% Responsable del Area técnica UNPRE 100,00% 0,00% 0,00% Subs. de relaciones con las Provincias 0,00% 100,00% 0,00% Director Nacional de Programación Económica Regional 0,00% 14,00% 86,00% i) En la totalidad de los casos no se tuvieron a la vista las notas de delegación de representación ii) El representante de la Subsecretaria de Relaciones con las Provincias de la Secretaria de Hacienda -Designado por R10/2001 SPE como integrante del CT-, no participó, conforme las actas, en las reuniones del ejercicio 2005. iii) No se tuvo a la vista nueva resolución por la cual se reemplaza al funcionario designado por R 34/02 de la SPE. iv) El representante de la Dirección Nacional de Programación Económica Regional, si bien asistió a las reuniones, no estaba prevista su participación en el RI ni se encuentra designado por Resolución. Comentarios de la UNPRE: a) La observación será tenida en cuenta. Sin embargo manifestamos que una vez cumplidos los procedimientos de aprobación los términos de referencia que resulten con tal calificación son debidamente archivados. b) Las observaciones y comentarios emitidos serán considerados y valorados para futuros ejercicios. Sin embargo es del caso destacar la alta actividad que se ha mantenido desde el inicio del ejercicio. En consecuencia nos remitimos a lo informado al BID en el informe semestral al 31 de diciembre de 2005 y en especial a la cantidad de proyectos 46 aprobados, cifra que duplica las ejecuciones de ejercicios anteriores y por consiguiente un mayor y mejor aprovechamiento de los recursos del Programa. b) 3. i) Los reemplazos fueron informados verbalmente por cada área que integra el Comité Técnico. Recomendación: Los documentos aprobados por el Comité deben estar adecuadamente intervenidos, dejando constancia sobre estos de los datos del acta y del responsable autorizado para su firma. Dar cumplimiento a lo establecido en el Reglamento Interno del CT, e incorporar procedimientos para subsanar lo observado. Dejar adecuado respaldo documental a la delegación de participación en las reuniones del CT, y de las reuniones mantenidas. Dar cumplimiento, y mantener actualizado el reglamento de funcionamiento del mismo respecto a la periodicidad de las reuniones. Emitir los correspondientes actos administrativos por los nuevos integrantes incorporados, o que deban asistir por excepción. 14-INTERESES GANADOS Observación: Los intereses ganados generados por las cuentas bancarias abiertas por el Programa, fueron imputados contablemente al 31/12/2005 en una cuenta del rubro Patrimonio Neto: “Local – Otros- Intereses Ganados”, y a su vez por Nota Nº 7 a los estados, aclaran que corresponden a un aporte local adicional efectuado por el Tesoro Nacional. Merece observar que los intereses, según lo dispuesto por la R.S.H. Nº 258/01, conforman una deuda del Programa y deben ser ingresados al Tesoro Nacional. Si bien fueron informados en la presentación correspondiente al cierre del ejercicio 2005 a la Dirección de Contabilidad y Finanzas, no se tuvo a la vista documentación por la cual el Programa solicita la excepción correspondiente, para que dichos fondos puedan ser utilizados y por lo tanto disminuyan la contrapartida local a aportar al Proyecto. Comentario de la UNPRE: Los intereses generados no fueron utilizados. Nos remitimos a lo expuesto en ejercicios anteriores (“Los intereses ganados es un tema controvertido. Por un lado la R.SH. Nº 258/2001 establece en uno de sus considerandos, que “…las Unidades Ejecutoras de Préstamos Externos informen en forma homogénea y oportuna sus 47 movimientos financieros…”. Asimismo, en su artículo 1º, figura la frase “…salvo indicación en contrario…”. Por otro lado mediante la Nota CAR-4457/2001, el Banco restringe y acota la precitada Resolución. Al respecto, la UNPRE ha mantenido reuniones con la TGN, CGN y ONP a fin de tratar de clarificar la situación planteada. Por otro lado informamos que la UNPRE le ha comunicado siempre a la Contaduría General de la Nación los movimientos relacionados con los intereses ganados.”). Recomendación: No obstante el comentario de la UNPRE, es del caso destacar que el Banco en la Nota CAR-4457 también expone que las unidades ejecutoras de proyectos deben disponer de las gestiones que estime pertinente para que, los intereses, comisiones, etc. generados por depósitos de libre disponibilidad del fondo rotatorio, se sigan destinando a financiar gastos elegibles como integrantes de la correspondiente contrapartida local. La necesidad de dar cumplimiento a la Resolución 258/01 se debe a que estos ingresos extraordinarios para el proyecto son extra presupuestarios y deben ser comunicados y posteriormente ingresados, salvo indicación en contrario, al Tesoro Nacional. Sólo en casos debidamente fundados podrán ser utilizados para formar parte de la contraparte local del Proyecto, conforme las instrucciones que para cada caso se dicten. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA- ESTADOS FINANCIEROS Observaciones: a) La UNPRE al cierre del ejercicio anterior mantenía los registros contables en ambas monedas, en marzo de 2005 se inició la carga de información en el Sistema UEPEX (Sistema de Administración y Control Presupuestario para Unidades Ejecutoras de Préstamos Externos establecido por la RSH 120/2001). Surgiendo del cruce de los registros contables y de los reportes emitidos desde el sistema con las cifras transcriptas en los estados financieros que: 1. El sistema contable que lo integra no es bimonetario. 48 2. Para los registros del ejercicio 2005 el Programa confeccionó un nuevo plan de cuentas que redujo la agrupación de las inversiones y anticipos por tipo de estudios, fuente de financiamiento, y componente, no se puede obtener directamente desde los registros contables el detalle analítico por estudio que las conforman, los conceptos que los integran (consultoría, pasajes y viáticos, gastos varios) y la apertura por fuente de financiamiento, individualmente. 3. No fue proporcionada la correspondencia entre el plan de cuentas vigente y el anterior, conforme lo solicitado oportunamente al Programa. De las tareas realizadas se observa que existen cuentas de inversiones en las cuales se imputaron sólo los movimientos 2004 y 2005, siendo los saldos acumulados al 31/12/2003 cargados en cuentas distintas. A modo de ejemplo: “La cuenta contable 1.02.03.01.02.03.02 que contiene los gastos bancarios no expone el saldo acumulado por estos conceptos al 31/12/2004, el movimiento del 2004 se imputó en otra cuenta, y el saldo acumulado al 31/12/2003 por estos conceptos fue imputado a otra cuenta distinta a las citadas”. No obstante ello, esto no generó diferencias de valuación respecto de las inversiones acumuladas al 31/12/2004. 4. El asiento de cierre del ejercicio fue proporcionado por el Programa el 01/11/2006 como consecuencia de los ajustes - informados durante de las tareas de campo- que debió realizar el Programa entre los estados financieros, registros contables, y la conciliación con la información que surge del módulo de gestión que fue utilizada por el Programa para determinar el movimiento 2005 de las inversiones en dólares. No obstante se mantienen diferencias de exposición entre componentes, categorías de gastos, y fuente de financiamiento para el movimiento del ejercicio, entre los registros contables y las imputaciones correspondientes al módulo gestión que si bien no ameritan significatividad fueron elevados a la UNPRE para su conciliación, se incluye una diferencia de valuación neta por $ 534,22. Componente Movimiento 2005 Movimiento 2005 Diferencia neta Contable (con Gestión (con por componente anticipos) anticipos) (1) 170.623,84 Total CA 49 169.294,81 1.329,03 Total EE 2.137.145,69 2.137.003,05 142,64 Total EG 1.114.039,47 1.103.704,73 10.334,74 Total UN 461.013,56 473.354,19 -12.340,63 3.882.822,56 3.883.356,78 -534,22 Total general (1) Las diferencias por categorías dentro de cada componente y por fuente se incluyeron en el cuadro entregado a la UNPRE. b) Se detectaron autorizaciones de pago emitidas extemporáneamente desde UEPEX ya que si bien mantienen la correlatividad numérica se les asignó fecha retroactiva. c) Las autorizaciones de pago que respaldan la contabilización de los aportes propios de las entidades beneficiarias (AP 20051382 a 1388, y AP 20051395 a 1491) –, no pudieron ser constatadas al momento de su requerimiento a la UNPRE, ya que no pudieron ser ubicadas en los archivos. (observación formal) d) Del mayor contable de la cuenta 1.01.02.01.00.00.00 (cuenta corriente operativa) no surgen los cheques anulados. Si bien en el detalle del mayor se indica la leyenda “Cambio de cheque CH Nº .......”, el número consignado corresponde al del nuevo cheque y no se indica el número de cheque reemplazado. Asimismo para obtener un listado completo de los mismos, para su verificación, se realizaron tareas adicionales desde el libro banco extracontable confeccionado en excel. También se observa que no identifica al beneficiario del pago ni el estudio correspondiente. Asimismo en la mayoría de los casos no identifica el concepto del pago (sólo se identifican los depósitos de deducciones impositivas); y en algunos casos se omitió imputar el número de cheque relacionado, por lo cual la información desagregada debe obtenerse del libro banco extracontable confeccionado en excel, como así también la fuente de fondos aplicada para cada uno de ellos. e) Se incluyeron en el ejercicio dos movimientos de fecha 01/08/2005 por $ 416,53 y 75,66 en la cuenta “Anticipos a justificar EE FF22” que responden a la fuente local (“Anticipos a justificar EE FF11”). f) No se tuvieron a la vista los papeles de trabajo correspondientes al movimiento 2005 expuesto para la diferencia de cambio en el EOAF en dólares. g) La UNPRE para el presente ejercicio procedió a la apertura de dos cuentas para reflejar el pasivo con el BID: “BID dólares justificados”, y “BID fondo rotatorio”, no obstante 50 ello no reflejan los saldos y movimientos por estos conceptos, ya que la primera de ellas informa el total de fondos en pesos equivalentes desembolsado por el Banco al cierre del ejercicio anterior, y la otra cuenta los ingresos del ejercicio. El objetivo de esta apertura contable permitiría mostrar desde los registros contables (en dólares) las justificaciones presentadas, los importes rechazados por el Banco, las recomposiciones del fondo rotatorio, los desembolsos, información necesaria para mantener oportunamente conciliadas las cifras con el Banco. De haber llevado registraciones en dólares los saldos de estas cuentas conforme la documentación que se tuvo a la vista debería exponer los siguientes valores: “BID dólares justificados”: USD 13.357.629,69, y “BID fondo rotatorio”: USD 1.250.000.-. h) El software informático sobre seguimiento técnico de los estudios que se nos informa que data del ejercicio 2002, se verificó en la presente auditoria, en atención que conforme las respuestas para ejercicios anteriores éste no había sido utilizado. Se pudo observar que no cuenta con un manual del usuario. Si bien fue previsto para seguimiento técnico y como este expone el presupuesto por fuente estimado, se debería incorporar información por la ejecución financiera (por los importes efectivamente desembolsados por ambas fuentes de financiamiento), y así unificar en el mismo el control de la ejecución financiera y lo presupuestado para cada uno de los proyectos sin necesidad de recurrir a otros archivos. i) Estados de Inversiones al 31/12/2005 en dólares: La UNPRE si bien subsanó de manera parcial lo observado en el ejercicio anterior, “.... En los estados de inversiones en dólares al 31/12/2004 identificados como Anexo B y Anexo B.1, si bien la categoría de inversión “Apoyo a la Gestión de Estudios” (01.04.00) presenta movimientos, estas cifras corresponden ser sumarizadas en la categoría “TDR y Consultoría de Corta Duración” (01.03.00)…”, surgieron nuevas consideraciones a formular: 1. El ajuste por USD 80.167,33 se realizó modificando los importes expuestos en los estados financieros al 31/12/2004 (Anexo B, y Anexo B.1), de la fila “Apoyo a la Gestión de Estudios “a “TDR y Consultoría de Corta Duración”, cuando corresponde hacer el ajuste en el movimiento del ejercicio 2005, y/o haber realizado una aclaración al pie de los citados anexos indicando los motivos del ajuste. 51 2. Por las cifras del 2005 se detecta la misma observación que el ejercicio anterior, por el importe de USD 57.064,97 que fue imputado como “Apoyo a la Gestión de Estudios”, y corresponde su imputación a “TDR y Consultoría de Corta Duración”. Comentarios de la UNPRE: Si bien las observaciones serán debidamente analizadas y se contemplará la producción de todo tipo de información complementaria que sea necesaria a efectos brindar toda la información solicitada. Es del caso destacar que la utilización del sistema UEPEX, ha traído aparejada modificaciones en los procedimientos administrativos y contables utilizados hasta el año 2004. En consecuencia se fueron adoptando nuevos procedimientos sobre la marcha del ejercicio y se desarrollaron mecanismos no habituales de control y seguimiento de las operaciones registradas a fin de obtener información consensuada, conciliada y que cumpla con las normas contables que rigen la profesión. a) 1. El sistema contable no es “bimonetario” , es decir, que no registra las operaciones en moneda extranjera y en pesos, como lo hacía el sistema utilizado hasta el ejercicio 2004. Sólo registra las operaciones en moneda de curso legal, es decir pesos. Esta diferencia es sustancial al momento de generar los estados financieros en moneda extranjera (dólares estadounidenses), debido a que las diferencias de cambio que se generan en esa moneda, no surgen de registros contables sino de papeles de trabajo sustentados en una planilla de cálculo (excel). Si bien el sistema brinda información sobre los pagos efectuados en pesos y en dólares (tomando el tipo de cambio especificado por el Banco), esa información debe ser conciliada y analizada para obtener información precisa y oportuna. 2. El sistema UEPEX, permite obtener el detalle analítico por estudio de todas los registros contables efectuadas, desde el modulo de “gestión de consultores”. En consecuencia, la información contable analítica se obtiene utilizando ese “ modulo” del propio sistema. 3. El plan de cuentas vigente se corresponde con los estados financieros auditados al 31/12/2004. El asiento de apertura del ejercicio 2005 concuerda con los saldos de cierre expuestos en el “Estado de Origen y Aplicación de Fondos” expresado en “pesos” que forma parte del Informe de Auditoria del Programa a la fecha antes mencionada. Los saldos contables de las cuentas de inversión anteriores al ejercicio 2004, se imputaron en otras cuentas pero se 52 mantuvo la uniformidad e integridad de la información auditada. Sin embargo, se modificó la exposición de algunos saldos contables. Esa modificación no altera en absoluto las cifras registradas y aprobadas según el informe mencionado de fecha 01/07/2005. Cabe agregar que el sistema contable anterior tenía otras características que el utilizado en el ejercicio bajo análisis, por lo que la modificación del plan de cuentas era absolutamente necesaria a efectos de aprovechar todas las virtudes del nuevo sistema. 4. Las diferencias de exposición serán analizadas y en consecuencia se realizarán los ajustes pertinentes. b) Se revisará el contenido de la observación planteada a efectos de impedir tal emisión c) Las autorizaciones de pago enumeradas han sido justificadas al BID, en consecuencia y como es costumbre se enviaron al BID copias de las autorizaciones de pago y de los comprobantes respaldatorios para su validación. Por lo tanto, el hecho que no hayan podido constatarse, no implica inexistencia de las mismas. Cabe agregar que las referidas autorizaciones de pago son confeccionadas a efectos de registrar la contrapartida local de los estudios y que en absolutamente ningún caso representan movimientos de fondos o movimientos bancarios. No obstante, informamos que recientemente (13/10/2006) se obtuvieron copias de la documentación adjunta a las autorizaciones de pago, las que se encuentran a disposición del cuerpo de auditores. Sin embargo la documentación no aporta más información a la relevada oportunamente. Los archivos del Programa han sido mudados durante el ejercicio auditado, cuidando al máximo el orden de los mismos como así también su integridad. Existe un volumen de documentación que por razones de establecer prioridades aún no se han ubicado en sus lugares definitivos. Todas las acciones de este Programa tienen a reestablecer el orden y la prolijidad que fue característico durante toda su ejecución. d) De acuerdo a lo expresado anteriormente, los registros contables originados por las Autorizaciones de Pago, son realizados de manera automática por el sistema. Esto asegura la imposibilidad de alterar los registros de manera manual. En consecuencia las leyendas están programadas y resulta imposible su modificación por cualquier usuario. Sin embargo, desde que se comenzó a utilizar el sistema, se ha puesto énfasis, entre otras cosas, en mejorar la información, la exposición y la diagramación de reportes, 53 para lo cual se ha mantenido un adecuado y cordial dialogo con los responsables operativos del sistema; también deben considerarse que el sistema sigue una suerte de actualización permanente, en algunos casos originadas por los usuarios, que mejoran y/o modifican los procedimientos habituales. En consecuencia el proceso de anulación de cheques ha sido modificado para que brinde la información necesaria. El uso de un informe extracontable que permita verificar entre otras cuestiones la anulación de cheques nos parece apropiado hasta tanto no se cuente con una herramienta que mejore los controles indispensables. Destacamos que el mayor contable muestra información resumida, la que puede ser ampliada, hasta el mínimo de detalle, con la información analítica inserta en el modulo de gestión; la calidad e integridad de la información que brinda el sistema cumple con los parámetros normales y aceptables. No obstante, en lo sucesivo, se realizarán las gestiones tendientes a mejorar la forma de exponer la información. En lo referente a los saldos de las cuentas del rubro disponibilidades, la apertura por fuente de financiación, es un tema pendiente dentro de la estructura del sistema, razón por la cual esa información debe extraerse de registros auxiliares, (libro banco extracontable confeccionado en Excel), lo cual, entendemos, no invalida la calidad de información puesta a disposición de esa auditoria. e) Se realizarán los ajustes correspondientes en el ejercicio 2006. f) Los papeles de trabajo utilizados surgen de la valuación automática que proporciona el sistema, de la moneda local (pesos) a moneda extranjera (dólares), más la valuación a esa moneda de los saldos de las cuentas que integran el rubro disponibilidades al cierre del ejercicio. g) La cuenta contable: “BID fondos justificados” refleja los desembolsos, tal como se interpreta en la revisión de los saldos, la cuenta “BID fondo rotatorio” refleja los fondos desembolsados por el BID en concepto de pagos directos. No obstante ello realizaremos los ajustes necesarios entre estas dos cuentas del pasivo, de corresponder, para que sus saldos reflejen las actividades realizadas. h) El software utilizado por el área técnica ha sido desarrollado por personal del área. En consecuencia no cuenta ni con manuales ni su objetivo fue brindar información completa y oportuna de la ejecución financiera de los estudios. Sin embargo, esta 54 dirección evalúa posibles incorporaciones y asistencia especializada para contar herramientas informáticas de actualidad y obtener informes de gestión centralizados donde converjan datos técnicos y administrativos a fin contar con información precisa, oportuna y confiable. i) Se toma nota de la observación, es un error de exposición. Recomendaciones: Realizar las gestiones ante el grupo de soporte del Sistema UEPEX para que se subsanen las observaciones detectadas en el sistema contable como así también de aquellos problemas o limitaciones detectados por la propia UAP que no le permiten utilizar el sistema a pleno, procurando que se pueda obtener desde el sistema la apertura por fuente de financiamiento del saldo de la cuenta operativa del Programa ya que a esta se transfieren fondos BID, aporte local, y aportes entidades beneficiarias. Implementar las modificaciones necesarias a la apertura del plan de cuentas. Realizar los ajustes contables respectivos. 2- AREA COMUN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS (ACSA) Observaciones: De la revisión de lo establecido en la Resolución SPE N º 279 del 15/11/2005 por la cual se produce la creación de un Área Común de Servicios Administrativos para Programas y Proyectos con Financiamiento Internacional, y de los cambios que por ello se producen surge que: a) No se tuvo a la vista documentación por la cual fue modificado el Reglamento Operativo del Programa, conforme lo establecido en la resolución citada. b) A la fecha de tareas de campo no se había realizado la transferencia efectiva y de puesta en marcha del ACSA conforme lo establecido el artículo 8. c) Por Resolución 111 de la ex- Secretaría de Programación Económica (06/07/1993) se establecieron las funciones y la estructura de la UNPRE: un Director, un área contablefinanciera y una asesoría jurídica, a partir de la creación del ACSA se dispone que quedará constituida por dos áreas: “Gestión Técnica” y “ Programación y Control”. No se tuvo a loa vista la emisión de la resolución por la cual quedan establecidas las funciones y la nueva estructura de la UNPRE, y la consecuente comunicación y no 55 objeción del BID. Como así tampoco se menciona quienes van a prestar al Programa el asesoramiento sobre aspectos legales establecido en la R.111/93. Comentarios de la UNPRE: a) A la fecha no ha sido modificado, ni se encuentra a la fecha en trámite. b) El ACSA se encuentra actualmente realizando acciones relacionadas con su puesta en marcha. La transferencia se está realizando de manera gradual así como también su puesta en marcha. Los manuales de procedimiento respectivos se encuentran en proceso de elaboración. Se han llevado a cabo las acciones relacionadas con la contratación de una consultoría destinada a realizar las tareas pertinentes destinadas a cumplimentar con el artículo 7 de la Resolución 279 SPE. c) A la fecha se están gestionando y resolviendo como quedaran establecidas las funciones de las nuevas áreas creadas a partir de la Resolución SPE N° 279. No existe aún resolución mediante la cual quede establecida la nueva estructura de la UNPRE. A la fecha se está resolviendo la nueva estructura de la UNPRE. Recomendaciones: Atento los cambios que produce la creación del ACSA en la estructura de la UNPRE y en el Reglamento Operativo del Programa, aprobados por el Banco oportunamente, se deben realizar las correspondientes consultas como así también mantener comunicado al BID y requerir las correspondientes aprobaciones por las modificaciones a los documentos del Programa. 3- FIRMAS CONSULTORAS –Licitación Privada (LP) 01/05 1.EE.179: “Análisis de Riesgo y Definición del Modelo Operativo del Programa Familias (Programa de Apoyo al Ingreso Social AR-L1006)” EB: Secretaría de Políticas Sociales y Desarrollo Humano del Ministerio de Desarrollo Social de la Nación (MDS). (Monto del financiamiento 925/OC $ 431.100.-) Introducción: Para la revisión de los antecedentes correspondientes a la contratación de la firma consultora “Price Waterhouse & Co. Asesores de Empresas SRL” -cuyo objeto es el “Análisis de Riesgo y Definición del Modelo Operativo del Programa Familias”-, mediante 56 un proceso de licitación privada fue necesario concurrir a las oficinas del Banco conforme lo dispuesto por el Programa, ya que no consta en sus archivos la totalidad de la documentación relacionada. Previo a desarrollar las observaciones que se obtuvieron del análisis de la documentación relevada, es menester señalar que el BID inició el proceso de licitación a pedido de la Dirección Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito (DNPOIC) cuyo Director también ejerce la función de Director Nacional Alterno del Programa. La UNPRE realizó una serie de consultas (Banco, SPE, DNPOIC, asesoramiento legal) para poder darle al proceso licitatorio el debido encuadre formal y legal dentro de las previsiones estipuladas en el Convenio de Préstamo 925/OC, y su Reglamento Operativo. Por lo expuesto, mediante Acta N° 57 del 06/07/2005 el Comité Técnico aprobó “… la operación y los pertinentes Términos de Referencia (TDR) contractuales por parte del Comité Técnico, así como el Presupuesto Oficial definido por el BID, tomando en consideración y como base a los mismos, de acuerdo a lo manifestado en el dictamen DGAJ N° 164359 de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de este Ministerio y en base al expediente EXP-S01: 0207835/2005 sobre lo cual se realizarán las pertinentes actuaciones y procedimientos usuales de contratación…”, resultando de lo actuado la extemporaneidad de la decisión dado que a dicha fecha ya se había realizado la negociación del precio del contrato (véase d) siguiente) entre el Banco y la firma adjudicada. Observaciones: Archivos: No se conformó un expediente único UNPRE/BID que contenga la totalidad de las actuaciones relacionadas con el proceso. El Banco (expediente sin foliatura) y el Programa, prepararon sus propios archivos que no contienen mayoritariamente la misma documentación. Situación que dificultó las tareas de control, y el seguimiento oportuno del desarrollo de la licitación, ya que debimos recopilar cronológicamente la documentación suministrada por ambos organismos a efectos de asegurar su completa revisión. Comentarios de la UNPRE: La documentación relacionada con la Licitación Privada 01/05 Estudio Específico 1.E.E. 179 se encuentra en el Banco ya que los procesos de convocatoria primera y segunda, presentación de ofertas y evaluación de las mismas fueron 57 llevados adelante por la entidad financiadora, mientras que los procesos siguientes es decir la suscripción del contrato con la firma seleccionada y los pagos realizados a la misma con sus respectivos informes de cumplimiento han sido llevados a cabo por la Unidad Ejecutora del Programa Multisectorial de Preinversión II. Esta división de las tareas explica la no existencia de un único expediente UNPRE/BID conteniendo la totalidad de las actuaciones relacionadas al Proceso en su conjunto. No obstante ello consideramos realizarlo solicitándole el Banco la documentación obrante en sus archivos y adjuntando la misma cronológicamente a la obrante en poder del Programa. Inclusión como estudio del Programa 925/OC-AR: El Banco mediante nota CAR 2554/2005 del 11/05/2005 (fecha en la que el Banco ya había finalizado la etapa de negociación del precio del contrato) expone que la solicitud planteada al BID de colaboración se encuadra dentro lo explicitado en la cláusula 5.03 del Anexo B (según AGN se debe citar: Anexo B. V. B. 5.03) del Convenio de Préstamo del PMP II; y que la naturaleza del estudio solicitado se considera comprendida dentro del objeto del Programa, y por Nota DNPOIC 437 emitida el 12/05/2005 se concluye que habiendo recibido la citada nota CAR por la cual se informan los antecedentes, las acciones realizadas y las acciones a futuro sobre la contratación: “...el Gobierno Argentino ratifica lo actuado hasta el presente y concuerda con el Banco en lo que se refiere a la firma de los contratos a suscribir y el mecanismo de revisión, aprobación y pago de las tareas que serán oportunamente realizadas por la firma consultora adjudicataria”. No obstante ello, se observó que: a) No se le dio el seguimiento que le hubiera correspondido por el tipo de estudio conforme lo establecido en : 1) en el Reglamento Operativo del Programa para la solicitud y tramitación de un estudio (Apartado VIII), y 2) en las funciones establecidas para el Comité Técnico respecto a verificar que el estudio a financiar se encuentre incorporado en el programa anual previamente aprobado, y que los TOR´s incluyan el análisis de los aspectos técnicos, económicos, institucionales, financieros y ambientales. 58 b) No se tuvo a la vista evidencia documental por la cual se indiquen los motivos de la realización de un proceso de adquisición mediante Licitación Privada1 (LP), y estimación del costo de los servicios. Solo consta la nota DNPOIC Nº 150 del 14/02/2005 por la cual se requiere colaboración al BID para seleccionar una firma para llevar a cabo trabajos, que debían ser realizados de manera urgente. c) No se tuvo a la vista documentación evidenciando que el estudio se encontraba incluido en las actividades del plan operativo anual del Programa para el ejercicio 2005, y acto administrativo (previo al inicio) por el cual las partes intervinientes (BID, UNPRE, CT, SPE) manifiesten los motivos y aprueben la incorporación del estudio en el Programa, formalización del proceso, estableciendo entre otros el cronograma de tareas, presupuesto oficial, TOR´s, tratamiento del pliego, y responsables de llevar a cabo la LP. d) Observamos que a fecha 15/02/2005 ya se había realizado, por parte del BID, la primera convocatoria a los integrantes de la lista corta de la LP Nº 01/05 que referencia al 925/OC, cuando recién el 24/02/2005 la UNPRE recibe la nota CAR 707/2005 por la cual el BID le informa que acepta la colaboración en el proceso de identificación y selección de una firma consultora, requerida en la nota Nº 150 DNPOIC de fecha 14/02/2005 en función del pedido formulado a éste por la SPE. A su vez, la UNPRE recibe el 28/02/2005 una nota por parte de la entidad beneficiaria (Secretaría de Políticas Sociales y Desarrollo Humano del MDS) solicitando se proceda a la contratación de una consultoría. Se informa que el 11/02/2005 la entidad beneficiaria había elevado a la Secretaría de Política Económica (SPE) un pedido de asistencia financiera del préstamo 925/OC. Comentarios de la UNPRE: a) y b) Tal como se menciona precedentemente surge del Convenio de Préstamo del PMP II en su cláusula 5.03 del Anexo B que: “ a solicitud de la Entidad Contratante el Banco podrá colaborar en la selección de los Consultores lo mismo que en la elaboración de 1 Lista corta 59 los contratos respectivos” . El Banco mediante Nota CAR N° 2554/2005 expone el marco de la colaboración, requerida precedentemente en virtud a la urgencia para llevar a cabo los trabajos incluidos, mencionando que la naturaleza del estudio solicitado se considera comprendida dentro del objetivo del Programa. La aplicación de los Procedimientos para la Selección de la firma consultora, como así también los criterios de evaluación adoptados han sido establecidos por la Institución financiadora, en el cumplimiento de las normas cuya naturaleza jurídica pertenece al ámbito del derecho internacional. Entendiendo que las acciones desarrolladas por el Banco quedan por fuera de la esfera de aplicación de la normativa interna. c) Dentro de las Actividades del Plan Operativo Anual del Programa para el ejercicio 2005 no se encontraba incluida la tarea mencionada, ya que el surgimiento de la misma no ha sido pasible de Programación. Cabe aclarar que el POA es una herramienta que permite la Programación de las actividades propuestas para el tiempo que se precisa. Existiendo, como es el caso, actividades extras de la programación definida, las que deberán, en el ejercicio de las funciones, ser igualmente atendidas evaluando la prioridad planteada por el organismo ejecutor. Reafirmando el sentido de lo dicho cabe mencionar que tal como se encuentra expresado, dentro de las primeras actuaciones relacionadas en la Nota de la oficina DNPOIC Nº 150 de fecha 14/02/05 por la que se solicita colaboración al Banco, se expone el carácter de urgencia mencionado que el principal motivo dominante es el apresuramiento de las tareas por ser la misma un requisito para la preparación de una operación principal del préstamo BID a la Argentina. d) Es clave destacar nuevamente la necesidad de la “urgencia” mencionada en este documento en repetidas oportunidades. En el ámbito del desarrollo de una actividad extraordinaria se entiende naturalmente que mientras se preparan los instrumentos formales requeridos para llevar adelante la misma, existen permanente y paralelamente conversaciones telefónicas intentando acelerar los procesos o arbitrando prematuramente los medios para organizar el paso subsiguiente. Es por ello que las fechas mencionadas, si bien son perfectamente secuenciales con la correcta implementación del proceso, no se ajustan comparablemente a otros plazos de tiempo 60 por ejemplo sobre aquellas tareas desarrolladas fuera de la órbita de apresuramiento que impuso el Gobierno Argentino frente a la necesidad de cumplir con los objetivos de una masiva demanda Social. Primera convocatoria del 15/02/2005 (presentación de propuestas 01/03/2005) e) No obstante que en la nota de invitación formulada por el Banco se cita al Préstamo 925/OC, no se tuvo a la vista documentación que permita verificar si la UNPRE participó en la primera convocatoria, ni documentación que fundamente los motivos de la sola intervención del Banco, cuando sólo iba a colaborar en el proceso. f) De la documentación relevada en el BID, se observa que: 1. La aceptación de colaboración del Banco en el proceso de contratación, por pedido realizado por la DNPOIC el 14/02/2005, el llamado para la primera convocatoria y la remisión del pliego a los integrantes de la lista corta fue realizado el mismo día (15/02/2005). 2. No existe evidencia documental que avale el proceso de conformación de la lista corta. Sólo se tuvo a la vista la Nota CAR 708/2005 por la cual se invita a una de las cinco firmas, no constando la recepción correspondiente. No obstante, se verificó la presencia de las cinco firmas en la reunión citada en f) 3. siguiente. 3. Previo a la presentación de las propuestas se convocó (22/02/2005) a una reunión aclaratoria en las oficinas del Banco, conforme surge de la Nota CAR 708/2005 (15/02/2006). Por lo expuesto en e) precedente, no surge documentación que explique los motivos de la ausencia en dicha reunión de representantes del Programa PMPII. 4. Esta primera convocatoria se realizó mediante el proceso de selección basado en calidad y costo (SBCC), que no se encuentra contemplado en el Anexo B apartado V. A. (c) (i) e (ii) del Convenio de Préstamo 925/OC, donde se requiere selección basada en calidad (SBC). 5. El 01/03/2005 se realiza la apertura de las dos únicas propuestas técnicas y 61 financieras presentadas (ASAE: $ 323.460.- + IVA, y PricewaterhouseCoopers2: $ 596.695.- más IVA). Mediante nota CAR 1029/2005 del 04/03/2005 el Banco decide anular este proceso sin exponer el motivo de tal decisión. 6. No se tuvieron a la vista las ofertas presentadas, merece informar que en la nota CAR citada en el punto 5. anterior, se puso a disposición de los dos oferentes la documentación para su retiro y/o posterior destrucción transcurridos diez días de la citada Nota. Segunda convocatoria del 08/03/2005 (presentación de propuestas 28/03/2005) g) No consta en la documentación relevada en el BID el pliego de la segunda convocatoria, éste se obtuvo de los archivos de la UNPRE, pliego que tampoco fue anexado por los oferentes en la presentación de sus respectivas propuestas. h) En este pliego se procedió a cambiar del método SBCC, al de SBC. No se tuvo a la vista documentación que evidencie y justifique los cambios realizados entre pliegos, teniendo en cuenta que bajo esta modalidad basada en calidad la oferta de menor precio en la primer convocatoria no superó la etapa técnica -71 puntos contra 87.15 de la ganadora (Al tratarse la segunda convocatoria de una evaluación basada en calidad, sólo se abre la oferta económica de aquella que gana en la evaluación técnica). i) La nueva lista corta se integra por cuatro de las cinco firmas consultoras que habían participado de la primera convocatoria, no invitándose a nuevas firmas. Se observa que se afectó la confidencialidad visto que ya se tenía conocimiento de los precios ofertados por dos de ellas, nos remitimos a f) 5. precedente. j) Mediante circular (sin consulta) emitida a los oferentes, de la que no se pudo verificar su recepción, el Banco informa que el presupuesto oficial asciende a USD 180.000.-. No surgen los motivos que justifiquen la indicación del precio oficial en el marco de todo lo actuado hasta ese momento, teniendo en cuenta que ya se contaba con una referencia de los precios ofertados en la anterior convocatoria de dos de las firmas. k) En los pliegos no se estableció el requisito de la presentación de información legal y financiera de las empresas, participantes. 2 se transcribe el nombre de la razón social conforme surge de la información que se tuvo a la vista 62 l) Si bien el Banco actúa acorde con lo estipulado en el pliego no surgen los motivos de la extensión de la fecha de apertura del 22/03 al 28/03/2005. Presentación de ofertas m) Se observa que la firma ganadora conjuntamente con la presentación de la oferta económica (Sobre B) adjuntó también el archivo magnético (CD) de ésta, y que debería haber sido devuelto al oferente al momento de su presentación para resguardar el contenido de confidencialidad de la oferta (No consta su presentación en el acta de apertura de ofertas). Si bien el pliego establece la presentación complementaria en medio magnético, no aclara para que sobre, y solo debería haber alcanzado a la oferta técnica (Sobre A). n) Las propuestas presentadas por dos oferentes carecen de foliatura que permita validar la integridad de la presentación. Las ofertas en su totalidad no fueron incorporadas en el expediente relevado en el Banco, se encuentran archivadas en una caja aparte. o) Si bien el pliego establecía la devolución del sobre B al resto de los oferentes, una vez logrado el acuerdo con el oferente seleccionado, se pudo observar que éstos aún permanecen en los archivos del BID. p) En referencia a la propuesta presentada por la oferta no ganadora , no hemos tenido a la vista documentación que evidencie la evaluación efectuada por el BID al pedido efectuado por Nota CAR 1652/2005, cuya respuesta fue brindada por el oferente,el 06/04/2005, conforme lo establece la Sección I IAO 4. “Oferentes elegibles” 4.5 (“Los oferentes deberán mostrar evidencia a solicitud del Banco y a satisfacción de éste, que continúan siendo elegibles”). Sólo se tuvo a la vista nota CAR 1797/2005 del Banco indicando que fue presentada la contestación en término. Proceso de evaluación y adjudicación q) No se tuvo a la vista documentación (conformación del comité evaluador y dictamen) relacionada con el proceso de evaluación de las firmas. Sólo se tuvo a la vista nota CAR 1876/2005 por el cual se informan los puntajes asignados y el orden de méritos (conforme lo señalado en h) precedente -cambio del método SBCC, al de SBCresultando ganadora la de mayor precio en la primer convocatoria). 63 r) Se observa que entre el 25/04/2005, fecha del acta de negociación de la propuesta de precio por parte del Banco con la firma ganadora, y la de suscripción del contrato (25/08/2005) transcurrieron cuatro meses. Se destaca también que en ese lapso se debieron reorientar las actividades ya que algunos puntos de los TOR´s de la contratación ya habían sido realizados por el MDS, conforme surge de la documentación que se tuvo a la vista. Comentarios de la UNPRE: Tal como lo aclaramos al inicio del presente documento respondemos a las observaciones realizadas respecto de Primera Convocatoria del 15/02/05, Segunda Convocatoria del 08/03/05, Presentación de ofertas, Proceso de evaluación y Adjudicación cada titulo con su respectivo desglose de incisos hasta llegar a la letra r): que la aplicación de los Procedimientos para la Selección de la firma consultora, como así también los criterios de evaluación adoptados han sido establecidos por la Institución Financiadora (BID), en el cumplimiento de las normas cuya naturaleza jurídica pertenece al ámbito del derecho internacional. Entendiendo que las acciones desarrolladas por el Banco quedan por fuera de la esfera de aplicación de la normativa interna no quedando a nuestro alcance las respuestas solicitadas sobre estos puntos. Contrato y pagos Observaciones: De la revisión de los pagos del ejercicio 2005 por $ 92.686,50 correspondientes al contrato suscripto con la firma consultora surge que: a) Contrato: 1. Se observa una diferencia entre el importe en letras y números del precio del contrato. El contrato establece en las C.E.C. 6.2 que el monto total por los servicios prestados es de pesos argentinos quinientos mil, y en números ARG $ 431.100.- a continuación indica “este monto” será financiado con cargo al Préstamo. 2. Se indica también que la diferencia con el monto total del contrato será financiada por el BID. En la UNPRE consta un contrato (en copia magnética PDF) suscripto sólo por el Banco y de fecha 25/07/2005 previo a la emisión del contrato con la UNPRE. b) Los juegos de la actuación notarial sellos N° 005075278 al 005075280 por el poder especial otorgado para el firmante en representación de la firma que se tuvieron a la 64 vista difieren; en los archivos del área técnica consta fotocopia del presentado originalmente (03/08/2005) emitido el 26/07/2005 que contenía errores, y en el área administrativa consta el original con las modificaciones (sobreraspado) salvadas entre la firma del escribano y la línea 13 en el mismo original del 26/07/2005. c) No obstante que al 31/12/2005 existieron dos enmiendas que prorrogaron el plazo de finalización hasta el 28/02/2006, se observa que el contrato original del 25/08/2005 indicaba que los servicios debían estar finalizados al 30/09/2005 (5 semanas), hecho que no encuadra con lo establecido en los Términos del contrato adjunto a los pliegos por la cual se estimaban 14 semanas de trabajo. No se tuvo a la vista documentación que certifique la fecha real de inicio de los trabajos por parte de la firma. d) La fecha de inicio de actividades original estaba prevista para el 11/04/2005 y su finalización para e1 15/07/2005 fundado en la urgencia planteada inicialmente para la obtención de este producto, ya que consistía en un requisito para la preparación de una operación principal de un préstamo BID a la Argentina. No se tuvo a la vista documentación que sustente las demoras incurridas y la discrepancia con los TOR´s establecidos originalmente, ya que el informe final fue aprobado en julio-2006. e) Se tuvo a la vista un acta de reunión entre la firma consultora, el BID y el MDS en la cual se trató el tema de la extensión de los trabajos hasta el 04/11/2005, no constando participación alguna por parte del Programa. f) Se tuvieron a la vista dos notas CAR por la asignación de PRISM (código interno del BID) al contrato con finalización original el 30/09/05: i) CAR 5942 monto del contrato $ 148.300.- e, ii) CAR 700/2006 monto del contrato $ 431.000.-. g) Hemos verificado que la factura B 0001-00001624, emitida el 29/09/2005 por la firma consultora, fue pagada el 15/12/2005 y en su cuerpo establece condiciones distintas de las pactadas por contrato (CEC) de fecha 25/08/2005 y enmienda vigentes a esa fecha, a saber: 1. Indica fecha de vencimiento a los 11 días (10/10/2005), 2) Contiene una leyenda indicando que la mora de pleno derecho en el pago genera intereses punitorios, 3) Que el pago podía ser realizado en cheque, y 4) Declara una cuenta del Banco Patagonia SA para recepción de transferencias o MEP. Respecto a los puntos 1) y 2) se observa que la UNPRE realizó el correspondiente reclamo en fecha 21/10/05, pero no se 65 salvaron los datos en la factura por parte de la firma. Por último, la factura no posee sello de recepción que permita constatar su fecha de ingreso en la UNPRE. h) Consultada la constancia de exclusión de retención del impuesto a las ganancias de la firma surge que a la fecha de emisión de la autorización de pago 07/12/2005, ésta no se encontraba vigente, la constancia adjunta en los legajos del Proyecto tiene vencimiento el 30/11/2005, y la que le continúa inicia el 09/12/2005 (obtenida durante las tareas de campo desde la página web de la AFIP). i) El pago fue realizado mediante cheque cuando se estableció contractualmente que este debía ser realizado por transferencia a cuenta bancaria. j) Se observa que entre la fecha de aprobación del primer informe de la etapa I (14/11/2005) y la de efectivo pago transcurrió un mes (15/12/2005). k) El primer informe de la Etapa I que se tuvo a la vista: 1) posee solo recepción de la UNPRE no así de la entidad beneficiaria, 2) no se encuentra inicialado en todas sus hojas, ni suscripto por la firma consultora responsabilizándose por su confección, 3) No se tuvo a la vista la nota de elevación del informe de la firma consultora a la entidad beneficiaria, 4) Según TOR´s debía presentar un informe de avance y uno de cierre de la primera etapa. Se cuenta con dos evaluaciones, dos pagos (15/12/2005, y 06/01/2006), pero sólo nos fue proporcionado un informe. 5) La portada de la carpeta que contiene el informe indica “Talleres de validación” julio-2005, como así también una de las separatas, siendo ésta de fecha anterior a la fecha de suscripción del contrato (25/08/2005). Comentarios de la UNPRE: a) Contrato: 1. En virtud del pliego que origina la segunda convocatoria a la licitación del estudio en cuestión, manifestamos que el monto total fue de USD 173.973,56 (dólares estadounidenses ciento setenta y tres mil novecientos setenta y tres con 56/100) equivalente a $ 500.000,- (pesos quinientos mil), tipo de cambio USD 1 = $ 2,874. El monto total estaba compuesto por dos contratos, el primero entre la firma consultora y la Secretaría de Política Económica por un monto de $ 431.100,- (pesos cuatrocientos treinta y un mil cien) equivalente a USD 150.000,- (dólares estadounidenses ciento 66 cincuenta mil) y otro contrato entre la misma firma consultora y el BID, por un importe de $ 68.900,- (pesos sesenta y ocho mil novecientos) equivalente a USD 23.973,56 (dólares estadounidenses veintitrés mil novecientos setenta y tres con 56/100). En consecuencia, en las CEC 6.2 (Condiciones Especiales del Contrato) se menciona el monto total de ambos contratos, pero se establece que el monto total a abonar por el Programa es de de $ 431.100,- (pesos cuatrocientos treinta y un mil cien), como se expresa claramente en las CEC 6.2 y 6.2 b. del mencionado contrato, donde además se divide el pago en dos etapas y la sumatoria algebraica de ambas concuerdan con el monto total financiado por este programa que fue de $ 431.100,- (pesos cuatrocientos treinta y un mil cien). 2. Se cuenta con copia del contrato entre el BID y la firma consultora, obrante en nuestros archivos, en concordancia con lo expresado por ustedes y lo manifestado en el punto anterior (Anexo “A” – cláusula XI – Monto Financiamiento y Forma de Pago). b) Manifestamos que los errores en el poder especial presentado por la firma consultora fueron detectados por esta administración y en consecuencia se solicitó la corrección del mismo. Se recibió el poder corregido antes de la suscripción del contrato. Por lo tanto, debe ser tomado cómo válido el último documento enviado por la firma consultora. c) De acuerdo al pliego el plazo original para la concreción de las tareas estaba previsto en 14 semanas y la finalización debería haber sido el 30/09/2005, según se expresa en el contrato original. d) Luego de la adjudicación de los trabajos a la firma consultora se comenzó con el proceso de contratación, tal situación se verifica por lo expuesto en los ítems anteriores. e) El Programa tomó conocimiento de esa reunión y en consecuencia se procedió a elaborar la enmienda al contrato, la que fue suscripta con fecha 10/11/2005. f) Manifestamos que la administración del Programa procesó el contrato con la firma consultora con el primer numero PRISM notificado por el BID. En consecuencia el pago efectuado el 15 de diciembre de 2005 fue justificado al BID (justificación de fondos N° 37 bajo PRISM 26668. g) Se cuenta con nota UNPRE 779/2005 de fecha 19/10/2005, por la cual se deja expresa constancia que “el pago de tales facturas se efectuará en los términos de las cláusulas 67 6.4 – último párrafo – de las Condiciones Especiales del Contrato, en consecuencia el vencimiento no es el expresado en esos documentos comerciales” y “que de acuerdo a la cláusula 6.5 de las Condiciones Especiales del Contrato, la tasa de interés pactada sobre los pagos atrasados es de 0 % (cero por ciento)”. Esa nota originó que la firma consultora explique el 20/10/2005 los motivos de tal situación y en consecuencia se allane a lo estipulado en las cláusulas contractuales. Con relación al pago por medio de cheque a la orden de la firma Price Waterhouse & Co. Asesores de Empresas SRL, informamos que tal modalidad fue pactada y acordada con la firma consultora a raíz del elevado costo bancario que hubiera significado efectuar una transferencia bancaria por medio del Banco de la Nación Argentina a favor del Banco especificado en el contrato. h) Entendemos que a la fecha del efectivo pago se encontraba vigente el Certificado de NO Retención de Impuesto a las Ganancias emitido por la AFIP. En consecuencia se procedió a efectuar la retención correspondiente al Impuesto al Valor Agregado. i) Nos remitimos al lo manifestado en el ítem g) último párrafo. j) Manifestamos a que se procedió a validar el pago correspondiente una vez que se encontraban disponibles los recursos de fuente local solicitados para afrontar el pago del IVA, dado que este concepto no es financiable con recurso de fuente 22 (recursos BID). En consecuencia con fecha 14/12/2005 se acreditó en la cuenta del préstamo la transferencia con los fondos solicitados a tal fin. k) En lo concerniente a las aprobaciones de los productos entregados por la firma consultora nos remitimos a la cláusula 1.1.b) de las Condiciones Especiales del Contrato, la que transcribimos a continuación: “…El Contratante es la Secretaria de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción de la Nación, en calidad de Organismo Ejecutor del Préstamo BID 925/OC-AR, y el Ministerio de Desarrollo Social, entidad beneficiaria de la consultoría, tendrá a su cargo las tareas de aprobación de Informes Parciales y Finales de la "Firma Consultora" y es el responsable de emitir las correspondientes autorizaciones de pago, las cuales serán efectivizadas por el Organismo Ejecutor del Préstamo BID 925/OC-AR, previa no objeción del Banco y la Dirección Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito del Ministerio de Economía y Producción. Cabe destacar que se validaron los requisitos 68 previstos en la “Matriz de Cumplimiento y Secuencia de Pagos” para proceder a la liquidación de los pagos efectuados. Los informes recibidos cumplen en todos los casos los requisitos de validación y aprobación según lo manifestado. Recomendaciones: El Convenio de Préstamo prevé una serie de instancias que se deben cumplimentar para la realización de los estudios, se recomienda sujetarse a los procedimientos establecidos tanto por el BID, como en el Convenio de Préstamo, ya que los mismos han sido expuestos para garantizar estándares mínimos de transparencia, eficiencia y eficacia. Estos garantizan que los proyectos a ejecutar se encuentren enmarcados dentro de las políticas y prioridades nacionales, como así también que pueden efectuarse en el ámbito del presente Convenio. El Programa debe conformar archivos debidamente foliados y ordenados correlativamente con la totalidad de los antecedentes de los Estudios que financian, deben encontrarse archivados de forma tal que se pueda validar la integridad de la documentación que lo conforma. Téngase en cuenta lo señalado en el pliego por el cual se establece que un oferente tiene conflicto de interés cuando con una parte participante en el proceso de licitación se mantiene una relación, ya sea directa o por intermedio de terceros, que les permita obtener información sobre otras ofertas, o influir sobre las mismas o las decisiones del Banco, con respecto a la licitación. 4- CONSULTORIA NACIONAL Aprobación Planta de Personal - Escala de Honorarios. Observaciones: a) No se tuvo a la vista la aprobación de la planta de personal para los contratos formalizados en el segundo semestre del ejercicio 2005 dando cumplimiento a lo establecido en el art. 65 de la Ley Complementaria Permanente de Presupuesto (t.o. 2005) y en la RSH 545/1998. El artículo 4º de la RSH 545/1998 establece que las contrataciones sólo podrán realizarse cuando se cuente con las consultorías aprobadas luego del dictado de la resolución prevista en el art.2 (RSH). Tampoco consta el cumplimiento a lo establecido en el art. 5 sobre comunicar cuatrimestralmente las modificaciones (altas y bajas) en la planta de personal aprobada (en este caso la planta 69 aprobada para el primer semestre 2005). Merece aclarar que si bien la RSH 124/2005 expone que “ tiene vigencia para el ejercicio fiscal correspondiente al año 2005”, el anexo I aprueba contratos con fecha de finalización al 30/06/2005, conforme lo solicitado. b) La resolución de aprobación de la planta de personal correspondiente al primer semestre del 2005 fue emitida en fecha 31/05/2005, por contratos con vigencia del 01/01/2005, merece informar que el trámite de solicitud, recién fue iniciado por la UNPRE el 04/05/2005 por nota UNPRE 231/05. Comentarios de la UNPRE: a) La observación será considerada para próximos ejercicios. b) La observación será considerada para próximos ejercicios. 1.CA.73.: “Estudio de Preinversión Norte Grande. Componente B: Coordinación y Supervisión” 1.CA.73.1: Coordinación y Supervisión de los estudios medioambientales de las obras viales EB: Secretaria de Infraestructura de la Provincia de Jujuy 1.CA.73.2: Coordinación y Supervisión de los estudios socioeconómicos de las obras viales EB: Dirección Provincial de Vialidad de la provincia de Formosa. 1.CA.73.3: Coordinación y Supervisión de los estudios para la revisión de los Proyectos Ejecutivos de las obras viales Secretaría de Estado de Obras Públicas –Tucumán- Observaciones generales: a) La cantidad de informes de avance a presentar incluida en la cláusula IV de los contratos suscriptos con los consultores difieren de los establecidos en los TOR´s de los estudios. Los presentados coinciden con los términos de referencia. b) De los informes surge que: en algunos casos sólo se cuenta con el formulario elevado por la EB “Revisión de la obra del consultor” y no constan los informes, en otros casos si bien se indica que son informes carecen de firma del consultor en su mayoría y de la 70 respectiva fecha. En su totalidad la documentación relevada se encuentra intervenida con las aprobaciones EB y UNPRE. Comentarios de la UNPRE: a) Tomaremos en cuenta lo manifestado. Sin embargo es del caso destacar que los TDR individuales forman parte del contrato que cada consultor suscribe con la Entidad Beneficiaria (Anexo I), y en caso de discrepancia prevalece el TDR, que además cuenta con la no objeción del BID y por ende de esta Dirección. b) Tomaremos en cuenta lo indicado. Se mejorarán los procedimientos en caso de corresponder. Destacamos que la totalidad de la documentación relevada, se encuentra intervenida con las aprobaciones EB y UNPRE. Observaciones particulares: 1.CA.73.3 a) De la tabla resumen de puntajes adjunta al cuadro de evaluación del consultor seleccionado, surge que los postulantes no declaran trabajos (“estudios similares”) en los últimos cinco años: postulante 1) hasta el año 1999, postulante 2) 1998, y postulante 3) 1996. Merece informar que para el consultor seleccionado se informa un trabajo de “Director de Proyecto” en la DNV por el período 2004-2005 dato que no surge del curriculum aportado. b) Por nota CAR 5194/2005 del 19/09/2005 el Banco manifiesta su no objeción a la extensión en tres meses del plazo de la adenda, y solicita su elevación. No surge del legajo del consultor información sobre su formalización al 31/12/2005. 1.CA.73.1: a) De la revisión del proceso de terna que fuera remitido por la EB el 04/01/2005 informando el consultor seleccionado surge que: 1) La fecha de confección de la terna es posterior (05/01/05), 2) Solo constaba adjunto el currículum del consultor, y no así del resto de los postulantes a las ternas, por lo cual se procedió a revisar la totalidad de la información incluida en el legajo del consultor (que no se encuentra foliado), y 71 fueron ubicados, surgiendo que los currículos de los dos postulantes corresponden a otras ternas (anteriores y posterior) en las que también participaron con el consultor. Por lo expuesto se observa que: a) No obstante que el proceso fue llevado a cabo por la EB, la UNPRE al manifestar la conformidad a la terna no observó esta situación procediendo a solicitar que se realizara una nueva búsqueda de profesionales, o se ampliara la convocatoria a otros, b) El cuadro de evaluación de terna incluido en muestra y el de otras contrataciones del consultor que se tuvieron a la vista poseen similares postulantes y puntajes finales asignados, y c) En la tabla resumen de puntajes de la terna para los tres postulantes se informan antecedentes del postulante ganador hasta 2003, y de los otros dos 1997, y 2002 no surgiendo evidencia si el Programa verificó que los mismos se encontraban actualizados. Terna estudio fecha Ganador Postulante 1 Postulante 2 1.EG.39 04-02-2003 390 335 325 1.CA.64 24-08-2004 390 335 325 1.CA.73 05-01-2005 390 335 325 1.CA.83 21-12-2005 390 335 270 b) El perfil del consultor requiere en el apartado profesión: “relacionada con estudios medioambientales”, el consultor seleccionado es licenciado en economía política, y los postulantes: uno ingeniero forestal, y el otro licenciado en economía con maestría en Economía y política energética y ambiental. No indicando en el perfil cuales eran requisitos obligatorios y cuales deseables. c) El contrato N° 01/2005 del consultor finalizaba el 05/05/2005, fecha que coincide con la solicitud de la EB de prórroga por dos meses del estudio con un costo adicional de $ 8.000.- por lo cual opera el nuevo vencimiento el 05/07/2005. El consultor realizó actividades sin haber suscripto la enmienda, ya que los dos informes por el período de la prórroga fueron aprobados el 03/08/2005 por la EB y por la UNPRE el 12/10/2005, y la enmienda Nº 1 se formalizó el 02/12/2005, siete meses después de la finalización del contrato original. Comentarios de la UNPRE: La Dirección del Programa implementará una revisión de los procedimientos y en su caso tomará las acciones que sean necesarias para cumplir con las 72 exigencias que demuestren un alto grado de eficiencia en los procesos de selección, evaluación y aprobación de ternas. Las observaciones serán debidamente analizadas y de corresponder se procederá a mejorar el/los procedimientos de control que emplea ésta Unidad. 1.EG.53: Plan Estratégico de Administración de Bienes del Estado (ONABE) Observaciones: a) El convenio subsidiario de transferencia de recursos con la EB fue suscripto el 05/02/2004, y el plazo de los contratos de consultoría estaba previsto en 6 meses. Los contratos formalizados con los consultores fueron emitidos el 20/05/2004 por lo cual estaba prevista su finalización para el 20/11/2004, las aprobaciones (D.577/2003) fueron emitidas el 30/12/2004 siete meses después, y el informe final consolidado del estudio fue aprobado por la UNPRE en marzo del 2006. Por las demoras que surgen entre la fecha de emisión de los contratos y de inicio de actividades de los consultores y la de sus documentos aprobatorios (D.577/2003), los pagos establecidos y las aprobaciones de la UNPRE a los productos presentados son realizados en la mayoría de los casos extemporáneamente respecto de los cronogramas establecidos en los TOR´s. La UNPRE debe tomar los recaudos suficientes a efectos de que estas demoras no afecten la oportunidad del producto esperado. b) Se observan seis meses entre el 11/04/2005 y el 06/10/2005 en los cuales los consultores no presentaron informes, por lo que tampoco se liberaron pagos, no surge de la carpeta del estudio los motivos que justifiquen dicha circunstancia, ya que en el folio 270 consta nota del 25/04/2005, y en folios 271/272 nota del 23/01/2006. c) Para un consultor se observa que: 1. Consta fotocopia del documento de identidad (DNI) N° 18785012 correspondiente a su nacionalidad actual (argentino por opción), no obstante mantiene número de CUIT (20-92481833-7) correspondiente al documento de identidad anterior (nacionalidad brasilera). El número de CUIT informado en su currículum presenta un error de tipeo en el dígito verificador. 73 2. El consultor aportó formulario de empadronamiento en el monotributo del 19/07/2004, siendo este de fecha posterior a la de emisión del contrato. 3. No se tuvo a la vista documentación por la cual el Programa verificó la situación fiscal del consultor, teniendo en cuenta el tiempo transcurrido desde la emisión del contrato mayo- 2004 y los pagos en el 2005, y que los tiques presentados sólo son por pagos de cotización previsional del monotributo. Por lo expuesto, consultamos la página web AFIP de la que surge que se encuentra inscripto como contribuyente eventual. No obstante ello, su factura expone la leyenda “Responsable monotributo” , y no la de “ Pequeño contribuyente eventual”. Comentarios de la UNPRE: a) y b) Tomamos debida nota de lo observado y en consecuencia se analizarán para subsanar y actualizar los procedimientos habituales. No obstante destacamos que: 1) los pagos fueron efectuados una vez obtenida la aprobación de los contratos, a través del cumplimiento del Decreto 577/2003. 2) Los plazos contractuales se ven desvirtuados a raíz del prolongado trámite que origina el cumplimiento del mencionado Decreto, en consecuencia gran parte de las demoras, por ello ocasionadas no son imputables a ésta Unidad. c) La observación será contemplada debidamente a efectos de cumplir con las normas impositivas. No obstante consideramos que los controles administrativos vigentes cumplen adecuadamente con su objetivo primordial que es verificar que los consultores demuestren su inscripción ante la AFIP. Sin embargo, entendemos que no es función de ésta Dirección verificar la correcta inscripción de cada uno de los consultores contratados. Consultoría de Apoyo: Estudio 3.UN.16 Observaciones: a) Los pagos por esta consultoría de apoyo para la asistencia y evaluación de proyectos de la UNPRE por $ 41.820.- se imputaron en el componente “Administración 74 y Supervisión” , y no en el componente “ Estudios”. Consultoría que en el pedido de aprobación de planta por el primer semestre 2005 no fue incluida. b) La enmienda Nº 4 carece de fecha de emisión y/o suscripción. c) Durante el ejercicio 2005 se suscribieron dos nuevas enmiendas (la cuarta y quinta) al contrato de locación de obra de fecha 26/01/2003, y cuyo plazo original de contratación era de seis meses, contradiciendo lo establecido en el Reglamento Operativo del Programa en el cual se indica que estas consultorías son de corta duración. A su vez por, lo expuesto se solicitó se nos informara si las tareas que fueron realizadas por el consultor durante los ejercicios 2003, 2004 y 2005, corresponden a una necesidad de la UNPRE de mantener una consultoría de estas características en forma permanente en el área técnica (por lo que se asimilaría a una locación de servicios), y de corresponder los motivos por los cuales se decidió mantenerlo bajo este tipo de modalidad contractual. d) Los pagos establecidos en las dos enmiendas (período 01/01 al 31/12/2005) se encuentran condicionados a la presentación y aprobación de informes de avance y finales, excepto el primero de cada enmienda que corresponden a anticipos. No surge del cronograma de pagos (Cláusula IV de las enmiendas) la fecha prevista de presentación de informes. A la fecha de finalización de la contratación 31/12/2005 quedaban pendientes de pago los honorarios correspondientes al cuarto, y quinto informe de avance y el del informe final. Comentarios de la UNPRE: a) El estudio se enmarca en la categoría 3 “Administración y Supervisión”; en consecuencia su imputación es correcta. No corresponde su inclusión en la planta. Es un contrato de locación de obra, que cuenta un TDR aprobado por Comité Técnico, BID y UNPRE. Financiado 100% con recursos de fuente externa (fuente 22). b) Se procederá a cumplir con los requisitos pendientes. c) EL TDR es característica dinámica, ya que el consultor colabora activamente tanto en el análisis de TDR, como así también en la revisión y aprobación de informes de avances y finales. 75 d) Los pagos se efectuaron durante el presente ejercicio (2006), una vez que se contó con la debida aprobación de los informes por parte de la UNPRE. Recomendaciones Generales: Nos remitimos a las recomendaciones formuladas en A-3 precedente. Tramitar la planta de personal acorde con la normativa, y de manera oportuna a efectos de no liberar pagos de los consultores hasta tanto no contar con los respectivos documentos aprobatorios. Verificar que los antecedentes declarados en los currículos de los postulantes a las ternas se encuentren actualizados. Constatar de manera fidedigna los datos fiscales de los consultores contratados. En los contratos de locación de obra se debe especificar con claridad fechas ciertas de presentación de informes o productos, ya que los consultores solo se encuentran obligados en los términos del contrato. Procurar que los informes contengan todas las indicaciones efectuadas oportunamente en las observaciones. Respetar al realizar las contrataciones las estipulaciones establecidas para el encuadramiento como consultoría de corta duración. Al realizar enmiendas contractuales tampoco resulta procedente el establecimiento de anticipos de honorarios a la firma de estas. 5- PASAJES Y VIATICOS 1.CA. 3.UN.18: Evaluación de informes de estudios estratégicos regionales Observaciones: Se exponen las consideraciones de la revisión de los pagos realizados en concepto de comisiones de viajes a un consultor por $ 4.305,30, y en atención a que no surgen pagos por honorarios en el ejercicio 2005, se incluyen también las observaciones que surgieron de la revisión de los antecedentes de contratación relacionados: a) La Decisión Administrativa JGM Nº 273 del 22/05/2006 que aprueba el contrato de locación de obra del consultor de fecha 31/10/2005 (suscripto ad referendum de la citada aprobación) fue emitida el 22/05/2006, 203 días después a la fecha estipulada de inicio contractual (01/11/2005). Esto implica que el consultor realizó actividades para el Programa conforme las comisiones de viajes realizadas desde Mendoza a Buenos Aires, sin contar con la aprobación contractual. 76 b) En los TOR´s del estudio se estableció un presupuesto estimado para pasajes y viáticos, estos no incluyen el cronograma de viajes y las actividades a realizar en cada una de ellas en relación con el estudio, y que permitan ser constatados con los abonados al consultor, ya que la totalidad de los pagos incluidos en muestra corresponden al traslado del consultor desde su provincia de residencia hasta la sede del Programa para realizar tareas de relevamiento de información. c) De la revisión de los antecedentes de contratación y de los TOR´s, se observa que: 1.En el perfil del consultor a seleccionar se solicita amplitud de profesiones para el mismo puesto: economista, contador público, administrador, sociólogo, e ingeniero, participando posteriormente en la terna sólo profesionales de la rama de las ciencias económicas (economista y contadores). 2.El consultor contratado y los otros dos postulantes de la terna, según los currículos, poseen domicilio real en la provincia de Mendoza. No se tuvo a la vista documentación por la que se indique los motivos por los cuales se orientó la búsqueda de postulantes sólo en personas con residencia en dicha provincia. 3.La fotocopia del título del consultor corresponde sólo al frente de éste y no así de las correspondientes legalizaciones, y certificación de copia fiel del original. 4.La constancia de inscripción en el monotributo expone que el consultor sólo paga el componente impositivo, y no así la parte previsional y de obra social, no se tuvo a la vista documentación respecto a la verificación realizada por la UNPRE por dicha situación. d) Los informes detallando las actividades realizadas en cada traslado carecen en su totalidad de sello de recepción de la UNPRE, y de intervención del área técnica por su conformidad. El informe emitido el 29/11/2005 indica erróneamente otro período de comisión de viaje. e) Por AP 20051372 se abonaron $ 360.- por dos días de comisión del 14/12 al 16/12/2005, no se descontó el anticipo del 100% pagado al consultor por AP 20051264. La UNPRE contabiliza los anticipos directamente en cuentas de inversiones, se informa que hasta que no se aprueba la rendición del consultor y se aporta la documentación de 77 respaldo deben ser registrados en cuentas de créditos, y poder mantener así, el control desde los registros de los anticipos pendientes de rendir. f) Los formularios de rendiciones finales de pasajes y viáticos de fechas 05/12/2005, y 25/05/2005 carecen de firma del responsable técnico de la EB. Comentarios de la UNPRE: No se registran pagos en el ejercicio 2005 debido a que el respectivo contrato se aprobó mediante Decisión Administrativa JGM, de fecha 22/05/2006, cumpliendo con la normativa para tal fin (Dto. 577/2003). En consecuencia, los pagos realizados en concepto de honorarios resultan ser posteriores a esa fecha. El estudio cuenta con un TDR debidamente aprobado por el Comité Técnico, la Dirección y el Banco. Su financiación se realiza íntegramente con fondos de fuente externa (fuente 22). EL TDR está compuesto por 2 rubros (Honorarios y Pasajes y Viáticos). La UNPRE cuenta con la debida no objeción del BID para financiar los pasajes y viáticos del estudio en cuestión, a pesar de encontrarse en trámite la aprobación del referido contrato. e) Informamos que tal situación se corrigió en el mes de marzo de 2006, en oportunidad de compensar un viático de fecha 30/03/06. f) La entidad beneficiaria del estudio es la propia Unidad, por lo que la aprobación definitiva se verifica con la autorización de pago. Recomendaciones: Las actividades de los consultores deben iniciar una vez que los contratos se encuentren debidamente formalizados. Evitar la amplitud de disciplinas en los perfiles de los profesionales a contratar, destacándose que cada contratado debe responder a una necesidad específica y predeterminada por el préstamo. Incluir en los TOR´s el cronograma que respalde los importes en concepto de pasajes y viáticos estimados. 6- COMPRAS REPETITIVAS DE ARTICULOS (pagos por cheque) Observaciones: Estas consideraciones complementan las expuestas en A- 4 precedente: a) No se tuvo a la vista el remito correspondiente a la entrega y conformidad de los artículos de librería e insumos para equipos adquiridos por $ 3.574,23 (AP 20050661). b) El recibo B 0003-00001074 de fecha 19/94/2005 (adjunto a la AP 20050369) emitido 78 por un proveedor (CUIT 33-70805929-9), no da cumplimiento a lo establecido en la normativa de facturación. Este debería estar identificado con la letra “X” , y con la leyenda “documento no válido como factura” en virtud de que respalda el pago de una operación documentada mediante la emisión de la correspondiente factura (B -000300001809). Comentario de la UNPRE: Se toma nota del detalle y se prestará interés sobre las sucesivas situaciones. Recomendaciones: Documentar adecuadamente la recepción de los artículos adquiridos. Verificar que la documentación de los proveedores que respaldan los pagos de cumplimiento a la normativa de facturación vigente. 7- CAJA CHICA (pagos en efectivo) (Rendiciones y Reposiciones) Observaciones: Si bien estos importes no resultan significativos en la ejecución del ejercicio se exponen las consideraciones que surgieron por la revisión de $ 1.002,40 en concepto de las dos únicas reposiciones y rendiciones de fondos de caja chica (fuente 11), para que la UNPRE proceda a subsanarlas: a) La última reposición de fondos de caja chica conforme los registros contables posee fecha 30/05/2005, no se pudo verificar a la fecha de cierre de las tareas de campo cuando fue registrada la siguiente rendición, si esta contiene gastos del 2005, y el saldo disponible al cierre de ejercicio. No se tuvo a la vista constancia del arqueo de la caja chica al 31/12/2005. b) De la revisión de los gastos incluidos en las rendiciones por $ 1.002,40 se observa que: 1) Las planillas por las rendiciones de 03/2005 y 05/2005 poseen el mismo número de orden (Uno). 2) No cuentan con formularios identificando el Programa con numeración preimpresa conteniendo datos básicos que respalden la entrega de anticipos de fondos (vales) en concepto de movilidad, para su posterior rendición. 3) $ 340.- corresponden a facturas en conceptos de tarjetas personales, y sellos, no adjuntando las correspondientes constancias de estos para su verificación. 4) $ 41. No se tuvo a la vista 79 el pasaje de micro a Santa Fe de fecha 14/04/2005, como así tampoco si correspondía a una comisión del consultor por actividades del Proyecto. 5) $ 129.- correspondientes a la adquisición de un globo terráqueo incluido en un memorando (sin número y sin fecha) recibido en la UNPRE el 16/03/05 por el cual se requieren otros 52 ítems de artículos de librería e insumos para impresoras suscripto por el jefe de gabinete de asesores de la SPE. No se tuvo a la vista documentación que justifique los motivos por los cuales a través de la caja chica del Programa se deban financiar gastos de la mencionada Secretaría. Comentarios de la UNPRE: a) En el periodo auditado sólo se registraron las reposiciones puestas a disposición de esa auditoria. b) 1) Corresponde a una desatención al confeccionarse la reposición. 2) La observación es válida. Es del caso destacar que nunca se ha contado con documentación preimpresa para tal efecto. 3) Las facturas cuentan con las respectivas firmas autorizantes. 4) No se han abonado pasajes bajo ningún concepto, a excepción del observado. 5) La UNPRE adquirió el globo terráqueo cumpliendo con las normas habituales para tal adquisición. El motivo por el cual se abonó con fondos de la caja chica es simplemente por que ese artículo se facturó en un comprobante distinto al resto de los insumos adquiridos. Recomendaciones: Establecer la rendición periódica de fondos para que la contabilización de los gastos sea oportuna, y al cierre de cada ejercicio. Realizar arqueos de caja chica. Limitar los pagos por caja chica para adquisiciones de la UNPRE. 8- APORTES DE ENTIDADES BENEFICIARIAS Observaciones: De la revisión por muestra del aporte de entidades beneficiarias por reconocimiento de gastos contabilizado en el ejercicio 2005 por $ 256.235,26 (1.EE.95, y 1.EE 107) (ingresos-inversiones), surgieron consideraciones a formular que deben complementarse con las expuestas en A- 5-: Observaciones Generales: 80 a) No obstante estar establecido para los consultores de contraparte en los TOR´s de los respectivos estudios: los perfiles de la consultoría, asignación de responsabilidades, cronograma de actividades, dedicación de los consultores, presentación de Informes de avances y finales, y presupuesto por consultor, no consta en las carpetas auditadas evidencia documental de los procedimientos efectuados por el área técnica de la UNPRE por su constatación y por el correspondiente pase al área administrativa para que proceda a la verificación correspondiente, aprobación, y contabilización. La UNPRE informa que la aprobación definitiva de los aportes le corresponde al BID al aprobar las justificaciones, esto no es procedente ya que la UNPRE es la responsable directa al momento de registrar estos conceptos (paso previo a su rendición al Banco), siendo que la contabilización implica que el Programa obtuvo toda la documentación de respaldo, aplicó procedimientos de control, y emitió los actos administrativos correspondientes por parte del área técnica y del área contable por su aprobación. b) Los sueldos contabilizados (104 registros) (justificaciones Nº 35 y 37) por un importe de $ 256.235,26 incluyen las siguientes consideraciones: a. $ 224.046,97 (87,44%) por documentación en la cual no consta firma de los beneficiarios por el pago (en su mayoría transferencias a cuentas bancarias). b. $ 46.591,67 (18,18%) por los cuales no constan los recibos de sueldos (1.EE 107), se tuvieron a la vista en su reemplazo impresiones de planillas de sueldos por los meses de mayo y junio/SAC certificadas por la subtesorera de la EB. c. $ 22.409,30 (8,74%) por recibos que corresponden a la copia firmada por el empleador, “ no la copia empleado”. d. $ 10.389,33 (4,05%) corresponden a pagos del sueldo anual complementario (SAC) contabilizado conjuntamente con el sueldo de junio. e. $ 772,04 (0,30%) no corresponde a una liquidación de sueldo sino a la devolución del 13% por descuentos anteriores. (AP20051427). f. En el 36,53 % de los casos verificados no surge la fecha de pago, en el 15,38% la fecha informada por la UNPRE no es la que surge de los recibos por lo cual esto conlleva a que el tipo de cambio aplicado para la conversión a dólares no sea el correspondiente (en atención de la escasa fluctuación la diferencia es no 81 significativa USD 8,83 en menos), y en el 19,23 % presenta errores en la descripción del mes de pago informado (dato necesario para su cruce con el de afectación del mes de la consultoría conforme los TOR´s). c) Las autorizaciones de pago que respaldan la contabilización de estos aportes (AP 20051382 a 1388, y AP 20051395 a 1491), fueron emitidas a continuación de la AP 1381 del 29/12/2005, pero con fecha de emisión anterior, todas del 03/01/2005. Tampoco resulta adecuado el criterio informado por la UNPRE respecto a que estos pagos se contabilizan una vez que se preparan las justificaciones al Banco ya que las rendiciones deben ser registradas una vez producida su aprobación por parte de la UNPRE, a efectos de no mantener en cartera pagos de antigua data y que resulte oportuno realizar el control de estos. Si bien indican fecha contable 03/01/2005 se pudo constatar que recién fueron rendidas al Banco en el 2006. d) Los ingresos 2005 informados en dólares en el apartado “Aporte Local – Entidades Beneficiarias” del EOAF incluyen USD 46.997,39) que difieren en USD 1.359,11 con los que surgen de los reportes de gestión del UEPEX para las inversiones relacionadas, y las justificadas al BID por USD 48.356,50. Se informa que la contabilización del aporte de contrapartida por reconocimiento de gastos no debe generar diferencia entre los aportes y las inversiones e) Para los estudios incluidos en muestra surge que se registraron aportes en exceso, respecto a lo previsto en TOR´s (ver cuadro siguiente). No se tuvo a la vista documentación emitida por la UNPRE al respecto por la cual se justifique la necesidad de tal excedente: APORTE ENTIDADES BENEFICIARIAS en $ Estudio Previsto Contabilizado al Aporte en 31/12/2005 Exceso % en exceso 1EE95 105.988,00 154.318,22 -48.330,22 -45,60% 1EE107 106.680,00 143.846,37 -37.166,37 -34,84% Comentarios de la UNPRE: En el caso de las copias de los recibos de haberes que no cuentan con las conformidades de recepción de los fondos por parte del consultor/empleado de las entidades beneficiarias, debe considerarse que los pagos se efectúan mediante 82 depósitos en las cajas de ahorro de los mismos. No obstante entendemos que tal formalidad no invalida los registros. La fecha de efectivo pago de los aportes y retenciones no se verifica, En todos los casos el criterio adoptado por la administración del Programa fue convertir la moneda extranjera (USD) utilizando el tipo de cambio al día anterior a la fecha de efectivo pago de la obligación principal, (pago de haberes). Se utiliza la fecha informada por la entidad beneficiaria. Sabemos que el vencimiento que tiene la entidad beneficiaria para cancelar el pago de los aportes y retenciones no es la misma fecha de pago de los haberes, sin embargo esas obligaciones tienen carácter secundario, es decir que el criterio responde a la fecha de pago de la obligación principal. Serán tomadas en cuenta las observaciones realizadas y se repasarán los controles sobre los documentos que respaldan estos conceptos. Se procederá a revisar la contabilización de las mismas y a realizar los ajustes pertinentes. No obstante lo enunciado, consideramos importante informar que se han tomado medidas tendientes a regularizar la situación descripta a fin de contar con información oportuna, precisa y confiable para no incurrir nuevamente en este tipo de observaciones. Observaciones particulares: 1.EE.95 (Plan Nacional de Prevención del Delito) ($ 112.388,89/USD 38.496,96) a) En fecha 24/10/2006 recibimos respuesta por parte de la EB informando que no existieron pagos rendidos en concepto de reconocimiento de gastos, en los ejercicios 2004, y 2005, cuando la UNPRE registró en el presente ejercicio pagos por estos conceptos de la EB erogados en el ejercicio 2004. Se presentó a la UNPRE la respuesta para su consideración. b) Afectación de personal de contraparte: a) La nota por la cual se designa al personal de la contraparte (Nota 733/03 SSPC julio de 2003), indica afectación parcial del personal al estudio (sin mención de porcentaje). La UNPRE contabilizó los sueldos en el 100% de los importes brutos. b) No informa la afectación del consultor Nº 11 contabilizado por $ 15.882,10 c) La nota no menciona la remuneración promedio afectada d) En su totalidad las notas conteniendo la aceptación por parte de los consultores (personal de la EB) a la participación en el estudio carece de fecha de 83 emisión y de recepción de la UNPRE. e) Se observa que los agentes de la contraparte afectados pertenecen a distintos empleadores: tres al Ministerio de Justicia, tres del Ente Cooperador L. 23412, y uno del Ente Cooperador C.C. Automotor. c) Surgieron inconsistencias entre los meses de afectación de los consultores conforme el Cuadro 6. de los Tor´s modificados en abril de 2004, y los meses contabilizados por la UNPRE para los respectivos consultores (los meses contienen la corrección de imputación realizada por agn), conforme se detalla seguidamente: Meses previstos en Meses incluidos en TORs Registros Consultor Desde Hasta Desde Hasta Coordinador Oct-03 Jun-04 Oct-03 Abr-04 Nº 6 Nov-03 May-04 Dic-03 Jul-04 Nº 8 Feb-04 May-04 Nov-03 Feb-04 Nº 11 Feb-04 May-04 Feb-04 Sep-04 Nº 12 Oct-03 Abr-04 Nov-03 Mar-04 Nº 16 Dic-03 Abr-04 Ene-04 Mar-04 Nº 17 Oct-03 Feb-04 Oct-03 Abr-04 1.EE.107 (Plan de Desarrollo Estratégico de la Municipalidad de la Matanza) ($ 143.846,37/USD 48.356,52) Conforme el Cuadro 6 de los TOR´s proporcionados por el Programa vigentes para la contraparte local (dedicación de consultores de contraparte) surgieron inconsistencias entre lo previsto (siete consultores por seis meses), y el cruce con los registros (8 consultores por siete meses más SAC, y un consultor por seis meses más SAC), sin contar en el expediente documentación al respecto. Comentarios de la UNPRE: Nos remitimos a los comentarios expuestos para las observaciones generales. 1.EE.95 a): Se tomará en cuenta la observación sobre la información analizada y se procederá a conciliar los saldos conjuntamente con la Entidad Beneficiaria elaborando de corresponder los ajustes necesarios 84 Recomendaciones: Documentar adecuadamente los pagos que respaldan los registros contables por estos conceptos, incorporando los procedimientos observados y obteniendo constancia de la debida recepción de los fondos por parte de las personas afectadas por la EB. La UNPRE es la responsable de que el aporte de la EB esté adecuadamente sustentado y cuya aprobación sirva de sustento para el registro contable de las mismas, y su posterior rendición al Banco. Reforzar los controles, e incorporar aprobaciones por parte del área técnica a efectos de evidenciar el cumplimiento a lo establecido en los TOR´s, y en el presupuesto del estudio. Mantener oportunamente conciliadas las cifras con la EB. 9- APORTE LOCAL (Nación) Observaciones: a) Mediante Nota UNPRE Nº 892/2005 del 29/11/2005 remitida a la DNPOIC se señala la necesidad de un incremento presupuestario de $ 135.000.-, por sobre los $ 400.000.aprobados originalmente para el ejercicio 2005, que conforme la nota se solicitaron para el financiamiento del IVA de una firma consultora (1.EE.179), y para funcionamiento de la UNPRE: 1. La Resolución SPE Nº 3 del 22/12/2005 -por la cual se autoriza la transferencia del importe citado- informa que se imputa con crédito presupuestario en la Actividad 1 (Secretaría de Política Económica), y no bajo la Actividad 8 (Unidad Ejecutora Préstamo BID 925/OC). 2. El listado parametrizado de Créditos y Gastos (01/01 al 31/12/2005) (SIDIF) que se tuvo a la vista sólo informa como crédito vigente para el Programa $ 400.000.-. 3. No se tuvo a la vista la presentación ante la oficina respectiva nota por parte de la UNPRE por la cual se le solicita el depósito de $ 135.000.-, en la cuenta corriente especial Nº 249.370/7. b) La respuesta por parte de la Dirección de Contabilidad y Finanzas del 11/07/2006 a nuestra circularización SAF por $ 535.000.-, no informó los datos de las Resoluciones aprobatorias, y la cuenta bancaria en las cuales fueron transferidos los fondos conforme lo solicitado. No obstante ello, se tuvieron a la vista las resoluciones mencionadas. c) Del organigrama proporcionado por la UNPRE para el ejercicio 2005, surgen dos 85 puestos de asistentes que son ocupados por pasantes del Ministerio. Estos pagos no fueron incorporados como aporte local, ni informados por el SAF en su respuesta en el apartado “Gastos efectuados”. Comentarios de la UNPRE: a)1. Se toma conocimiento de lo expuesto y en consecuencia informa que la Resolución citada manifiesta que los fondos son para el Préstamo BID 925/OC-AR. 2. El crédito original fue de $ 400.000.-, luego se solicitó por mediante Nota UNPRE 892/2005 una ampliación de $ 135.000.-, que resultó satisfactorio debido a que el monto solicitado fue depositado en la cuenta de costumbre. 3. No fue necesario emitir nota solicitando el depósito en la cuenta bancaria del Préstamo. b) Tomamos nota de lo expuesto. c) Ponemos en vuestro conocimiento que desde el inicio del Préstamo no se han considerado como aporte local, los pagos efectuados por los conceptos involucrados en vuestra nota. No obstante se procederá a considerar la pertinencia e inclusión. Recomendaciones: Realizar las gestiones necesarias a efectos de que los desembolsos de aporte local para el Programa sean imputados bajo la actividad del Préstamo. Requerir por nota del responsable del Programa los desembolsos a la cuenta bancaria del Proyecto, para que estos cuenten con la debida autorización. De proceder a contabilizar los pagos de pasantes del Ministerio realizar las gestiones necesarias a efectos de asegurarse que estos se encuentran debidamente afectados según su contrato, términos de referencia, y presupuesto al PMP II. 10-ANTICIPOS DE FONDOS Observaciones: a) El saldo contable acreedor por $ 2.676,51 de la cuenta “Anticipos a justificar EG FF 11” con código 1.02.01.02.02.04.00, corresponde a que la UNPRE compensó saldos de cuentas de créditos ($ 1.081,09) y saldos por cuentas de deuda ($3.757,60). Por el importe de $ 3.757,60 la UNPRE debe realizar el correspondiente asiento de ajuste 86 regularizando las cuentas de anticipos. De la revisión por muestra se observa que este importe informado como deuda con la EB EG 53 incluye $ 1.094,44 por depósitos de fondos de la entidad para hacer frente a futuros pago de IVA, y que fueron ya imputados a inversiones por la UNPRE, e incluidas como inversiones pagadas en los estados financieros. b) Los estudios EE 77, EE 94, EE 140, EG 37, EG 39 y EG 40 continúan con los mismos saldos al 31/12/05 que al cierre del ejercicio anterior, por un total de $ 4.787,96, control que pudo ser realizado desde las notas a los estados financieros donde figuran desagregados. c) El crédito informado en nota 4 a los EEFF se expone incorrectamente en una cuenta de anticipos. Se debe realizar la apertura de una cuenta al efecto. d) De la revisión por muestra se observa que los importes por IVA incluidos en las facturas de los consultores por $ 4.377,72 (1.EG.53), y $ 1.723,39 (1.EE.107), fueron imputados al momento del pago al consultor en cuentas de anticipos, y no de inversiones. Este procedimiento la UNPRE lo realiza para reflejar el importe adeudado por las entidades beneficiarias, por los pagos realizados temporalmente con fondos de la cuenta operativa del Programa (fuente 22 y fuente 11), por lo cual queda la deuda a recuperar por la EB cuando ésta envía los fondos siendo a ese momento imputada a inversiones por aporte local, fecha a partir de la cual podría ser incluido en las justificaciones al Banco con el inconveniente que suscita por la contabilización parcial y consecuente justificación al BID. La UNPRE debe reformular su metodología de registro. Comentarios de la UNPRE: a) El asiento contable será confeccionado y registrado en el presente ejercicio. b) Tomamos en cuenta lo observado y se efectuarán las acciones respectivas. c) Se efectuarán los ajustes pertinentes a efectos de corregir la exposición de esa partida. d) Entendemos que la metodología puede resultar compleja. Se evaluarán otras alternativas y en consecuencia se informarán las medidas adoptadas al efecto de mejorar la registración, el seguimiento y el control de los importes abonados por cuenta de las Entidades Beneficiarias. 87 Recomendaciones: Realizar las gestiones necesarias ante las entidades beneficiarias para que estas depositen los fondos adeudados por aporte propio. Los fondos deben ser aportados previo al pago a los consultores a efectos de evitar el uso temporal de otras fuentes de financiamiento. Las inversiones se deben imputar al momento de su pago al beneficiario por parte de la UNPRE. 11- RETENCIONES DE GANANCIAS/IVA Observaciones: a) De la revisión de los pagos del ejercicio por $ 45.677,66 surge que: 1) $ 78,84 (impuesto código 217) por un pago imputado en el mes de julio-2005 y corresponde a agosto-2005, 2) Se presentaron fuera de término (situación que genera multas del tipo formal) las declaraciones juradas mensuales de los períodos setiembre-2005 (13/10/2005), y octubre-2005 (12/12/2005), 3) Se tuvieron a la vista tres comprobantes de presentaciones bancarias por la declaración jurada mensual octubre-2005 bajo el mismo número verificador 55704: el 12/12/2005 (operación N° 166249), el 19/12/2005 (operación N° 348/178353), y el 19/12/2005 (operación N° 348/178356), 4) Para realizar los pagos a cuenta la UNPRE, no emite el F799/S generado directamente por el aplicativo de la AFIP, sino se utiliza la versión manual del F799/C. 5) La cuenta contable 2.02.02.00.00.00.00 (Retención IVA a pagar) indica fuente 22 (externa) y corresponde informar fuente 11 (local). 6) De la revisión por muestra de los devengamientos contabilizados por retenciones por el período octubre a diciembre 2005 surgen diferencias entre los registros contables y los datos declarados a la AFIP-DGI: Nro SICORE Fecha SICORE Fecha registro Importe Observación 2005000090 21/11/2005 10/11/2005 272,66 Distinta quincena 2005000092 21/11/2005 10/11/2005 624,6 Distinta quincena 2005000095 07/12/2005 02/12/2005 no aplicable Solo formal 2005000096 07/12/2005 02/12/2005 no aplicable Solo formal 2005000097 07/12/2005 02/12/2005 no aplicable Solo formal 2005000098 07/12/2005 09/11/2005 128,55 Distintos períodos 2005000099 07/12/2005 09/11/2005 417,44 Distintos períodos b) El sistema UEPEX para el pago de retenciones de impuestos no genera autorizaciones 88 de pago, sino que emite un documento distinto de pago y con numeración propia correlativa denominado “Pago de deducciones impositivas” (PDI), y cuyo número al cruzarlo con el mayor de la cuenta contable Bancos en su totalidad no es informado, y en algunos casos carece de número del cheque asociado. Los casilleros de los PDI para incorporar los datos del “Documento respaldatorio” , no fueron completados con los datos correspondientes por la UNPRE. c) Las órdenes de pago (enero a agosto 2005), y los PDI (agosto a diciembre 2005): 1) Se emitieron a nombre del BNA, y no directamente a favor de la AFIP-DGI o indicando aclaración de su destino final (siendo que los comprobantes de pago bancarios del BNA indican en el 100% de los casos que fueron realizados en efectivo), 2) En el 22% de los casos no fueron firmadas por el responsable del retiro del cheque, 3) En el 71% de los casos que consta firma no se adjunta fotocopia del DNI de la persona responsable del pago, y del retiro del cheque. 4) No se completaron los datos del domicilio y CUIT del beneficiario (AFIP- DGI). Comentario de la UNPRE: Se han leido detenidamente las observaciones aquí detalladas, entendiendo que cada una de ellas merece un tratamiento específico. Recomendaciones: Dar cumplimiento a la normativa vigente que regula el ingreso de las retenciones, tanto en su parte formal como así también dando cumplimiento al calendario fiscal a efectos de evitar el pago en concepto de multas. Profundizar los controles al confeccionar los comprobantes que autorizan los pagos. 12- INFORMES SEMESTRALES DE PROGRESO - CONCILIACION FONDO ROTATORIO AL 31/12/2005 – PLAN OPERATIVO ANUAL Observaciones: a) No se tuvo a la vista la presentación ante el BID de la conciliación del fondo rotatorio al 31/12/2005 del Programa. b) No se tuvo a la vista la presentación del Plan Operativo Anual 2005. c) Los informes semestrales 2005 que se tuvieron a la vista debieron ser certificados como 89 copia fiel del original, ya que consisten en hojas simples sin inicialización ni firma del Director de la UNPRE, ni intervención del Banco en alguna de sus hojas por su recepción. d) Del cruce de la siguiente información financiera incluida en el semestral al 31/12/2005, y las informadas en los estados financieros presentados el 15/08/2006 surgieron diferencias: Apartado V – página 6- del informe semestral En pesos ejercicio EEFF $ Informe $ Diferencia $ Estudios Específicos 2.133.490,49 2.128.881,05 4.609,44 Estudios Generales 1.117.593,47 1.102.620,73 14.972,74 2005 Consultoría de Apoyo 170.735,54 169.294,81 1.440,73 Administración 465.214,56 473.354,19 -8.139,63 3.887.034,06 3.874.150,78 12.883,28 EEFF USD Informe USD Diferencia USD Estudios Específicos 724.721,67 724.865,97 -144,30 Estudios Generales 377.185,32 376.807,92 377,40 Consultoría de Apoyo 57.064,07 57.064,07 0,00 TOTALES En dólares ejercicio 2005 Administración TOTALES 155.399,12 160.644,69 -5.245,57 1.314.370,18 1.319.382,65 -5.012,47 Apartado V.1. – página 7- del informe semestral Ingresos USD EEFF USD Informe USD Diferencia USD BID 14.607.629,69 14.182.219,00 425.410,69 NACION TN 2.597.502,77 2.415.357,00 182.145,77 740/OC 1.537.039,00 1.537.039,00 0,00 60.138,94 58.152,00 1.986,94 31/12/05 INTERESES APORTES EB TOTALES 555.667,35 464.107,00 91.560,35 19.357.977,75 18.656.874,00 701.103,75 PARI-PASSU REAL Fuente BID LOCAL Informe semestral 75,67% 24,33% EEFF 78,29% 21,71% 90 Cuadro VII Estado del Préstamo –página 15- del informe semestral Inversiones en EEFF $ Informe $ Diferencia $ Estudios Específicos 7.454.811,41 7.611.795,59 -156.984,18 Aporte local 31/12/99 108.697,09 0,00 108.697,09 8.431.154,60 8.417.059,44 14.095,16 846.141,20 846.355,62 -214,42 Fortalec. SIP 3.301.881,18 3.301.881,18 0,00 PEAT 1.243.832,43 1.243.832,43 0,00 Administración 4.738.263,62 4.751.203,25 -12.939,63 Totales 26.124.781,53 26.172.127,51 -47.345,98 31/12/05 (sin FIV) Estudios Generales Consultoría de Apoyo Comentarios de la UNPRE: a) La presentación de la conciliación se efectuará a la brevedad. b) Se enfatizarán los esfuerzos tendientes a la obtención de la documentación solicitada. c) La observación será tomada en cuenta para futuros ejercicios. d) Consideraremos la observación para futuras presentaciones. Las distorsiones en las inversiones entre las cifras expuestas en el informe semestral y las consignadas en los estados financieros, surgen debido a la exposición de los anticipos de fondos. En el informe semestral, estos anticipos se suman al importe “pagado” por cada estudio, y en los estados financieros se exponen dentro del rubro créditos, no en inversiones. En consecuencia al comparar las cifras se verifican las diferencias. Recomendaciones: Dar cumplimiento a las presentaciones estipuladas por el BID. La UNPRE debe dejar para sus archivos un juego anillado de los informes de progreso certificados como copia fiel del original, debidamente foliados, suscriptos e inicializados por responsable del Programa, no solo a fines de control, sino para dejar adecuada evidencia documental de estos documentos en los archivos del Proyecto, y que dichos ejemplares corresponden a los emitidos y aprobados por las autoridades del Proyecto, y remitidos al Banco en cumplimiento a los compromisos contractuales. Las cifras incluidas en los informes semestrales deben encontrarse debidamente conciliadas con las de los estados financieros presentados para su auditoria. 91 13-INTERESES GANADOS Observaciones: Se exponen las consideraciones que surgieron de la presentación realizada (R. 258/01 SH, R. 326/05 SH y D. 45/05 CGN) ante la Dirección de Contabilidad y Finanzas el 03/02/2006, que incluye el cuadro 5.4 (intereses ganados) que se encuentra certificado e intervenido el 03/02/2006 por la Unidad de Auditoría Interna (UAI) del Ministerio: Cuadro 5.4 a) No identifica al Préstamo ni al SAF (Servicio Administrativo Financiero). b) Se informaron en defecto USD 600.-, y $ 2.135,91 respecto de lo contabilizado por intereses en cada una de las monedas de origen respectivamente. El importe de $ 2.135,91 se origina en $ 0,50 por error de transporte de las cifras del ejercicio anterior, y $ 2.135,41 por los intereses generados en el primer semestre 2005 que no fueron sumarizados al 31/12/2005: Al 31/12/2005 Información UNPRE Información en Cuadro 5.4 Diferencia Generados en la Generados en la cuenta en USD cuenta en pesos 15.486,86 58.988,69 (14.886,86) (56.852,78) (600,00) (2.135,91) c) Surge una diferencia de $ 26.431,91 entre la cifra informada por $ 101.394,20 correspondientes a los intereses generados en las cuentas bancarias en dólares y en pesos del Programa, y las que surgen de los registros contables por $ 74.962,26. Se motiva en que contablemente se consideró como un aporte local para el Programa y quedaron valuados a los pesos históricos del momento de su ingreso y reflejados a pesar de ser originados en dos monedas distintas en una única cuenta contable, y que en la información proporcionada al Ministerio se consideran con un criterio distinto (disponibilidades) valuados al cierre, y de acuerdo a la moneda de origen. La UNPRE al informar los mismos debe proceder a aclarar esta situación a efectos de mantener conciliadas las cifras contabilizadas y las informadas al Ministerio. Al 31/12/2005 En pesos Registros UNPRE 74.962,36 92 Cuadro 5.4 101.394,27 Diferencia -26.431,91 Cuadro 5.2 (cuentas bancarias) y Cuadro 5.3 Estado de movimientos financieros d) Se detectan diferencias en ambos cuadros con las cifras transcriptas en pesos en los estados financieros al 31/12/2005: Al 31/12/2005 Cuadro 5.2 EOAF en $ Diferencias 27.145,66 28.533,36 -1..387,70 Cuadro 5.3 EOAF en $ Diferencias 900.356,99 958.137,44 -57.780,45 Ingresos 4.558.899,85 4.815.081,22 -256.181,37 Inversiones -3.625.683,41 -3.887.034,06 261.350,65 Saldo Disponible 1.833.573,43 1.886.184,60 -52.611,17 Cuenta 2940/01 Al 31/12/2005 Saldo Inicial Comentarios de la UNPRE: a) El cuadro mencionado fue intervenido por la Unidad de Auditoría Interna de este Ministerio a efectos de su certificación, la cual ha sido favorable y sin observaciones. b) Consideramos lo observado. Comentario de la UNPRE no procedente. (y procederemos a regularizar los registros si resultara pertinente). c) Compartimos lo expuesto y en consecuencia informamos que tal situación se deja perfectamente aclarada toda vez que se presentan los cuadros informativos a la Contaduría General de la Nación y a la Unidad de Auditoría Interna. Deben considerarse los distintos criterios de presentación de los informes y los tipos de cambio utilizados al momento de registrar los intereses ganados. En conclusión no hay diferencia en los registros, hay distintos criterios aplicados. No obstante, se mantendrá la atención necesaria para la generación de estos informes. d) Las diferencias en principio corresponden a la utilización de tipos de cambios distintos que dieron lugar a las presentaciones de los informes financieros, el criterio de valuación utilizado para el armado del EOAF en pesos, cumple rigurosamente con los principios y normas contables que regulan la profesión. Se toma debida nota de tal observación. No obstante informamos que los saldos bancarios surgen de los registros que se encuentran conciliados con los extractos bancarios respectivos. 93 Recomendaciones: Nos remitimos a las recomendaciones formuladas en A-14 precedente. Profundizar los controles administrativos al confeccionar la información que requiere la normativa, y la información debe encontrarse debidamente conciliada con las que surgen de los registros contables, y de los estados financieros. BUENOS AIRES, 14 de noviembre de 2006. 94 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN II” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID (Ejercicio N° 8 finalizado el 31 de diciembre de 2005) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - test o pruebas de transacciones; - análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de informes de los mismos; - análisis de legajos de consultores; - análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos; - análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Proyecto; - reconciliaciones bancarias; - cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/05 con las imputaciones efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria; - examen del cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período; - como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. 95 El alcance de nuestro examen comprendió el 99,63% de los ingresos (100 % de desembolsos BID, 100% de desembolsos de aporte del Tesoro Nacional, 100% Otros ingresos (intereses), y el 93,53 % de aportes propios de entidades beneficiarias) , y el 31,24% de las inversiones en concepto de consultores nacionales, firmas consultoras, pasajes y viáticos, gastos de reconocimiento de contrapartida local, caja chica, gastos bancarios y gastos varios expuestas en el “Estado de Efectivos Recibidos y Desembolsos Efectuados al 31/12/05” en pesos mencionado en I- 1. del dictamen. Inversiones del % de incidencia Importe de la % de Ejercicio 2005 categoría/ muestra muestra/ en ($) universo en $ categoría 3.421.819,50 88,03% 1.067.501,18 31,20% 0,00 0,00% 0,00 0,00% 465.214,56 11,97% 146.845,84 31,57% 4. PEAT 0,00 0,00% 0,00 0,00% TOTAL 3.887.034,06 Categoría de Inversiones 1. Estudios 2. Fortalecimiento Institucional 3. Administración y Supervisión 100,00% 1.214.347,02 31,24% Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. En otro orden de cosas corresponde destacar que la UNPRE no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 14 de noviembre de 2006. 96