INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III) CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2573/OC-AR (Ejercicio N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2012) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2012 correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP III), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 2573/OCAR, suscripto el 29 de diciembre de 2011 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad Ejecutora Central (UEC), dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca (MAGyP). I- ESTADOS AUDITADOS 1) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31/12/12, expresado en dólares estadounidenses. 2) Estado de Inversiones al 31/12/12, por categoría, expresado en dólares estadounidenses. 3) Notas 1 a 10 a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente. 4) Información financiera complementaria que incluye: - Conciliación de Fondo Rotatorio al 31/12/12, expresado en dólares estadounidenses. - Informe del Estado del Fondo Rotatorio al 31/12/12, expresado en dólares estadounidenses. - Anexo I – Fuente de Fondos al 31/12/12, expresado en dólares estadounidenses. 1 - Estado de la Cuenta Especial al 31/12/12, expresado en dólares estadounidenses. - Carta de la Gerencia. Los estados precedentes fueron confeccionados por la Unidad Ejecutora Central (UEC) y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron recibidos por esta Auditoría en su primera versión el 29/01/13, mientras que los definitivos fueron presentados el 11 /04 /13. Estos últimos se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado las tareas en campo entre el 24/09/12 (preliminares) y el 11/04/13. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta sobre la base de la muestra determinada. III- ACLARACIONES PREVIAS El Estado mencionado en I- 1) anterior y la nota Nº 8 a los Estados Financieros no incluyen el pago en concepto de Comisión de Crédito correspondiente al 1º semestre del año 2012, por un monto de USD 171.243,17, de acuerdo a la información suministrada por la Oficina Nacional de Crédito Público mediante nota del 07/01/13. Cabe mencionar que 2 dichas erogaciones no se incluyen en la matriz de financiamiento de las inversiones del Programa. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en Ipresentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación financiera del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP III) al 31 de diciembre de 2012, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable - financieras de aceptación general en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo BID Nº 2573/OCAR del 29/12/11. BUENOS AIRES, 11 de abril de 2013 3 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III) CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2573/OC-AR (Ejercicio N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2012) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 2012, correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP III), Convenio de Préstamo BID N° 2573/OC-AR del 29/12/11, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Central (UEC) y en las Unidades Ejecutoras de las provincias participantes (al 31/12/12 solo Entre Ríos la cual se ha visitado), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia: ÍNDICE TÍTULO 2) Gastos Encuentro Prosap. Adquisiciones 4) Firmas Consultoras. Contratación de servicios 5) Infraestructura y servicios. Contratación de obras 6) Ferias en el exterior. Adquisiciones 4 OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) DISPONIBILIDADES Observaciones: 1.1. Cuenta en $ - Aporte Local La cuenta contable del Proyecto es la correspondiente a la cuenta bancaria única a través de la cual se gestionan los fondos locales asignados a la UEC para la totalidad de los Préstamos ejecutados por el PROSAP I, II y III. Por lo tanto, a efectos de reconciliar la mencionada cuenta bancaria, se deben tener en cuenta los movimientos imputados en los otros Préstamos ejecutados por la UEC, dificultando dicha tarea. Cabe mencionar que de acuerdo a la documentación tenida a la vista, oportunamente y a medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por esta UEC, se solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte Local, sin obtener una respuesta favorable al respecto. Asimismo según la información recibida de la Dirección Nacional de Gestión y Desarrollo Institucional del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca, los fondos son girados al PROSAP sin segregar a qué Préstamo se asignan, dejando a criterio de la UEC dicha asignación. Comentarios de la UEC: Oportunamente y a medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por la UEC, se solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte Local; dicha cuenta fue negada por la Tesorería General de la Nación. Asimismo se solicitó a la Dirección Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito su intervención a fin de regularizar esta situación. 1.2. Cuenta en $ BID En las conciliaciones bancarias se incluyen partidas pendientes durante más de un mes, sin la correspondiente anulación o su corrección. Comentarios de la UEC: 5 Se procederá a analizar dichas partidas y en caso de corresponder se procederá a la anulación de las mismas. Recomendaciones: Profundizar los controles y su oportunidad a efectos de realizar los ajustes correspondientes y mejorar la calidad de la información. 2) GASTOS “ENCUENTRO PROSAP” Observaciones: Expediente BD NAC 2573 001 B 002/12 (Catering) 1) En dos de los pagos realizados al Proveedor no se tuvo a la vista el recibo correspondiente (AP 1318 y 2205). 2) De acuerdo a la documentación obrante en el expediente analizado se abonó un adicional por un incremento del 50% en la cantidad de comensales del evento, respecto a los que se tuvieron en cuenta para efectuar todo el proceso de contratación. 3) Al momento de solicitar el pago del adicional abonado al proveedor del servicio, se menciona el monto por comensal adicional por los dos días extras; dicho monto no es posible determinarlo en base a la oferta inicial presentada, ya que la misma describe todo el servicio a suministrar en la totalidad del evento por un monto global sin discriminar por cada tipo de servicio a prestar. Comentarios de la UEC: 1) Se procederá a reclamar los recibos correspondientes. 2) Sin comentarios. 3) El monto por comensal adicional por los dos días extras de almuerzo surge de una solicitud que realizó el Área de Capacitación encargada de la organización del evento a la Responsable de la Empresa proveedora en la cual le solicitaba la discriminación de los montos unitarios cotizados oportunamente para poder realizar la ampliación; esa cotización no estaba incorporada en el expediente, ya que había quedado en poder de ellos pero lo incorporamos 6 ahora al expediente. (Comentario del auditor: no nos fue suministrada documentación que acredite tal afirmación). Expediente BD NAC 2573 001 B 003/12 (Iluminación y sonido) 1) En uno de los pagos realizados no se tuvo a la vista el correspondiente recibo (AP 2204), y en otro de los casos se tuvieron a la vista dos recibos similares por un mismo pago efectuado (AP 1546). 2) Del relevamiento del expediente surge que se abonó un adicional por este servicio, sin que conste en el mismo un detalle y la justificación de los servicios adicionales prestados. Comentarios de la UEC: 1) Se procederá a reclamar el recibo omitido y se devolverá el recibo duplicado. 2) Si bien en el Memo de solicitud de adicional de servicio no se hizo una descripción del equipamiento solicitado, envío copia del Memo Interno Nº 35 de fecha 09/04/13, donde la Responsable del área de Capacitación, encargada de la organización del evento, detalla el equipamiento adicional solicitado. Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa teniendo en cuenta la normativa en la materia. Realizar las planificaciones necesarias antes de cada contratación para evitar que se produzcan situaciones como las planteadas. 3) CONSULTORES Observaciones: 1- No se tuvieron a la vista los informes parciales previstos en los TDR de uno de los consultores analizados. 2- En uno de los casos analizados existen facturas de fecha posterior a s Órdenes de pago (OP) de Argeninta, a las autorizaciones de pago (AP) del Proyecto y a la liberación de los valores. 7 3- En los pagos realizados a una consultora las OP del Convenio son de fecha anterior a lo previsto en los cronogramas de pagos (OC), y en uno de los casos se abonó con anterioridad a la presentación del informe final. Idéntica situación se produce con otro de los consultores analizados respecto del cronograma previsto para uno de sus pagos. 4- En los pagos analizados de preparación de proyectos no se tuvieron a la vista -en las rendiciones suministradas- las AP emitidas por el Proyecto. Comentarios de la UEC: 1- Los consultores de la Unidad Ejecutora Central presentan únicamente un informe final. 2- Se toma nota de la observación. 3- Se toma nota de la observación. 4- Las AP no se encuentran en las rendiciones suministradas ya que las mismas se registran en UEPEX a posteriori. Se procederá a intercalar dichas AP. Recomendaciones: Documentar y registrar las operaciones en tiempo y forma a fin de mejorar la calidad de la información en las rendiciones del Proyecto. 4) FIRMAS CONSULTORAS (Universidad Nacional de San Martín) (Monto contrato y pagado en el ejercicio $ 850.000,00 - fondos locales) Observaciones: 1) No fueron suministrados los antecedentes y presupuestos que motivaron el Acta Convenio suscripto con la Universidad con motivo del gasto realizado. 2) No se tuvo a la vista los recibos de la universidad por los pagos realizados (AP 373, 1307 y 2202), los cuales fueron verificados a través de la correspondiente transferencia bancaria 8 3) Las facturas presentadas en uno de los pagos realizados a la universidad no tienen fecha de emisión. Asimismo estas facturas indican otra actividad y dirección de la entidad emisora, respecto del resto de los pagos realizados (AP 1307). Comentarios de la UEC: 1) El Prosap ha iniciado el camino de la comunicación de la ejecución y de los impactos de sus proyectos de inversión para el desarrollo agropecuario desde hace más de una década. Entiende que la comunicación permite presentar en sociedad el trabajo dedicado que realiza todo el equipo profesional del Prosap para llevar adelante con éxito cada uno de los proyectos de obra y servicios que requieren las provincias. Diversos han sido los soportes en que el Prosap ha rendido sus cuentas a la sociedad. Desde los más administrativos hasta los más creativos. Múltiples informes de gestión, exposiciones fotográficas, piezas audiovisuales que testimonian la importancia de contar con caminos rurales seguros, obras de riego y de electrificación rural; capacitación, asistencia técnica, etc.; publicaciones de estudios de caso, ensayos sobre problemáticas específicas y publicaciones de formatos artístico conforman la biblioteca del Prosap y están en cada escritorio de las distintas Entidades de Enlaces, de ministerios y secretarías de agricultura o de producción, de embajadas nacionales y extranjeras, de oficinas comerciales, y de instituciones, organismos y asociaciones relacionados. El guión y la dirección general estarán a cargo de Miguel Ángel Loréfice, director de la Unidad Académica de las Artes de la Universidad Nacional de San Martín. La coreografía se trabajó sobre una idea del reconocido coreógrafo Oscar Aráiz, los dibujos e ilustraciones a cargo del artista plástico Ricardo Abella. La técnica de video mapping la realizó Daniel Calvo integrante del equipo de profesionales que desarrolló el video mapping proyectado sobre el cabildo con motivo de los festejos del bicentenario. Intervendrán más de cuarenta profesionales y el tiempo estimado para preparar el evento será de ocho meses permitiendo armar una agenda de representaciones que comenzará en julio de 2013 en Tecnópolis y que seguirá en algunas de las provincias que desarrollan proyectos Prosap. 2) Se procederá a reclamar al proveedor los mismos. 9 3) Se toma en cuenta la observación. Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa, teniendo en cuenta la normativa aplicable en la materia. 5) INFRAESTRUCTURA RURAL Y SERVICIOS Provincia de Entre Ríos Obra: Gasoducto en Áreas Productivas de Entre Ríos Observaciones: 1- Del análisis del expediente de contratación surgen dilaciones en el proceso llevado a cabo, resaltando los siguientes tiempos insumidos a saber: No Objeción BID al pliego: 10/01/2010 Fecha de apertura: 28/09/2011 No Objeción BID adjudicación: 23/11/2011 Firma del contrato: 14/05/2012 Acta de inicio de obra: 17/09/2012 Asimismo se debe tener en cuenta lo mencionado en el punto 6- siguiente. 2- La garantía de mantenimiento de oferta y su posterior pedido de extensión, otorgada por el adjudicatario, no cubre hasta la firma del contrato. 3- Del expediente analizado no surge la comunicación del resultado del proceso al resto de los oferentes que no resultaron adjudicatarios, ni la correspondiente devolución de las garantías de oferta presentadas por éstos. 4- Al momento de la firma del Convenio para la ejecución de la obra, la garantía de cumplimiento de contrato se realizó por el monto base, sin tener en cuenta la actualización de precios contemplada. No obstante, cabe mencionar que con fecha posterior fue incrementada dicha garantía hasta cubrir el monto del mencionado Convenio. 5- El anticipo financiero se pagó el 07/09/12, mientras que el acta de inicio de obra tiene fecha 17/09/12. 10 6- Respecto a lo indicado en el párrafo anterior, cabe mencionar que a la fecha de nuestra visita en campo (22/02/13) aún no se habían comenzado las obras previstas. Comentarios de la UEP: 1- Sin comentarios. 2- La carta de Aceptación se firmó el 21/03/12 y el Convenio el 14/05/12, al firmarlo está aceptando el monto del Contrato, por lo cual se entiende que acepta las condiciones y el monto del Contrato estipulado. (Comentario del auditor: no responde a lo observado). 3- Se publicó el Aviso de Adjudicación en los medios correspondientes. En cuanto a la devolución de la garantía de mantenimiento de oferta la realiza la Provincia y no es comunicada a esta UEC, les notificaremos de la observación para que nos remitan una copia de las mismas. 4- La modificación del monto fue subsanada posteriormente con el incremento de la garantía. 5- La Licitación fue iniciada con financiamiento del Préstamo BID 1956 OC/AR y luego se pasó al Préstamo BID 2573 OC/AR por lo cual la provincia tuvo que realizar una serie de trámites administrativos previos al pago del anticipo (apertura de cuentas, etc.); por tanto hubo demoras en la firma del contrato y consecuentemente en el pago de anticipo. (Comentario del Auditor: no resulta procedente). 6- De acuerdo al cronograma presentado por la Empresa Contratista en su oferta hasta el 5º mes tenía una certificación prevista del 10% (diez por ciento); eso es debido a que la obra se licitó con un anteproyecto y las trazas definitivas surgirían de la realización de la Ingeniería de Detalles. La misma contó con ciertos retrasos debido a trámites de liberación de trazas que está realizando la Secretaría de Energía. Habiendo presentado los Estudios correspondientes y siendo que los mismos fueron aprobados, se está próximo al inicio de la obra. Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa, ajustándose a la normativa aplicable en la materia, en particular en lo que respecta a los plazos, en procura del 11 cumplimiento en tiempo y forma de los objetivos establecidos 6) FERIAS PROARGEX Observaciones generales de pagos 1) Existen autorizaciones de pago que no son correlativas respecto de su fecha de emisión (AP 981 y 1269) 2) Existen recibos de pago emitidos por el importe neto de retenciones impositivas (AP 1465 y 1466). Comentarios de la UEC: 1) La no correlatividad de estas AP con respecto a su fecha de emisión es debido a que las mismas no pueden ser realizadas en el momento por no disponer de toda la información como por ejemplo tipo de cambio utilizado por el Banco Nación para realizar la operación. 2) Se procederá a solicitar al proveedor la corrección de las mismas. Expediente Proargex BD NAC 2573 006 B 01/12 (Feria Miami) Se realizó el pago correspondiente al gasto por espacio físico desde la cuente corriente de aporte local siendo el gasto financiable con fuente 22 (AP 626). Comentarios de la UEC: Semestralmente se procede a cancelar estos errores como así también cuando se emite un solo cheque para un gasto financiado por dos fuentes de financiamiento. Viajes al exterior En la totalidad de los gastos de viajes analizados no se tuvo a la vista la intervención del Ministro de Agricultura, como así tampoco la autorización del Jefe de Gabinete de Ministros, tal lo previsto en la normativa vigente. Comentarios de la UEC: 12 Al conocerse la Decisión Administrativa del 2012 se consultó con la asesoría legal del Ministerio de Agricultura quien nos informó que la Jefatura de Gabinete no intervendría en la autorización de viajes al exterior. En marzo de 2013 se volvió a consultar, esta vez directamente a Jefatura recibiendo la misma respuesta. (Comentario del auditor: no nos consta lo mencionado). A partir de marzo de 2013, y luego de consultas con la Coordinación del Programa y el Ministro de Agricultura, se resolvió que todos los consultores que viajaran al exterior deberían ser autorizados por el Ministro de Agricultura. Recomendaciones: Documentar y registrar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa teniendo en cuenta la normativa prevista en la materia. Realizar los controles necesarios antes de cada contratación para evitar que se produzcan situaciones como las planteadas. BUENOS AIRES, 11 de abril de 2013 INFORME DE CONTROL INTERNO DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III) 13 CONVENIO DE PRÉSTAMO 2573 OC-AR/BID (Ejercicio Nº 1 finalizado el 31 de diciembre de 2012) El presente informe tiene por objeto proporcionar información relacionada con la evaluación realizada al sistema de control interno implementado por la UEC del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP III). La evaluación fue realizada teniendo en cuenta los criterios definidos por el “Committee of Sponsoring Organizations” (C.O.S.O.) y se exponen a continuación tanto las fortalezas como las debilidades encontradas, señalando en los casos que ameritan, los riesgos involucrados y las recomendaciones correspondientes: TÍTULO PÁGINA Ambiente de Control 14 Evaluación de Riesgos 23 Actividades de Control 26 Información y Comunicación 27 Supervisión 28 14 AMBIENTE DE CONTROL 1. Integridad y valores éticos SI NO NC OBSERVACIONES A) Código de conducta 1) ¿Ha establecido por escrito la dirección de la entidad un código de conducta ética que sea aplicable a todo el personal? X 2) ¿Considera este código de conductas conflictos de intereses, estableciendo reglas para cuando éstos se presenten? 3) ¿Se ha difundido el código de ética en toda la unidad y se lo hace conocer a los funcionarios nuevos? X 4) ¿Cuáles son los procedimientos que ha definido el Proyecto para sancionar las violaciones al código de conducta? 5) ¿Las medidas disciplinarias aplicadas se dan a conocer en toda la organización? ¿Cuál es el procedimiento aplicado? 6) ¿Existen políticas por escrito para regular las relaciones de la dirección con el personal subalterno, proveedores, etc.? 7) ¿Se ha establecido por escrito una política que obligue a los funcionarios de mayor jerarquía a declarar sus beneficios pecuniarios? X 8) ¿Quién es el funcionario responsable de supervisar los esfuerzos del Proyecto para respaldar la ética? X Se encuentra publicado en la página Web del Prosap y se procedió a notificar a todos los consultores del Programa con fecha 27/08/12. Idem Anterior X Se firman las declaraciones conjuntamente con la firma del contrato. Está publicada la normativa vigente en la página web. Rescisión de contrato del consultor involucrado. X ------------------------- X Solo se aplica normativa BID y Legislación Nacional. Se envían las declaraciones a la Oficina Anticorrupción del Coordinador, Responsable de Administración y Finanzas y Responsable de adquisiciones. El Coordinador Ejecutivo del Programa. X 15 B) Actitud administradores respecto del control interno 1) ¿Existen informes de auditoría interna realizados por el organismo correspondiente? 2) ¿Los resultados de esas evaluaciones son tomados en cuenta por la dirección, tomándose las medidas correctivas correspondientes? X 3) ¿Es en el ámbito de dirección que se examinan y contestan las cartas de los auditores externos? X Se adjuntan informes de auditoría interna por el ejercicio 2012. Se elevan Informes a la Coordinación del Programa a fin de ser tenidas en cuenta por los destinatarios finales de los mismos. ----------------------- 4) ¿La dirección fomenta los informes de auditoría interna sobre los controles? X --------------------------- 5) ¿Tiene la auditoría interna y los funcionarios de ella independencia de criterio y calidad profesional requerida para efectuar sus funciones? 6) ¿La dirección promueve el desarrollo del sistema de control interno basado en las normas del Informe Coso? X La auditoría interna sólo depende orgánicamente de la coordinación ejecutiva. X La matriz de los informes de control interno está articulado en el informe COSO. X 16 2) Políticas de Recursos Humanos SI NO NC OBSERVACIONES A) Políticas para reclutar, retener y pagar al personal 1) ¿Existe una política definida para el Proyecto de recursos humanos? ¿Quién es el responsable de llevarla a cabo? X 2) ¿La existencia de puestos superiores vacantes es conocida por todas las personas con la idoneidad necesaria para ocuparlos, tanto dentro como fuera de la organización? ¿Qué procedimiento se utiliza? 3) ¿Los mecanismos para la designación y promoción del personal están basados en criterios objetivos que procuren evitar el favoritismo? 4) ¿Existe algún régimen de promoción dentro del Proyecto? X 5) ¿Se efectúan estudios de gestión independientes de la labor de los principales funcionarios? ¿Quién los efectúa? 6) ¿Las descripciones de los puestos contienen suficientes referencias de las responsabilidades relacionadas con el control? La política de RRHH la fija el Decreto 1318/11, la Normativa de Bancos y Reglamento Operativo. Es responsabilidad del Área de Recursos Humanos. Las vacantes poseen difusión Interna. Se está ampliando la difusión a través de la Página web. X Basado en desempeño, antigüedad en el proyecto y propuesto por los jefes de Unidades. (Ver B.1) De acuerdo a las vacantes o nuevas áreas/ sectores creados. X X X 17 ------------------------------ Los puestos están sujetos a los Términos de referencia. B) Políticas para reclutamiento y capacitación 1) ¿Existen políticas por escrito para reclutar al personal? ¿En qué consisten? 2) ¿Las solicitudes de empleo y las entrevistas son efectuadas y revisadas por personal con la debida capacitación, enterado de los requerimientos de los puestos vacantes y con aptitudes para realizar esas entrevistas? ¿Qué cargos ocupa dicho personal? 3) ¿Las políticas de reclutamiento incluyen la revisión de los antecedentes penales de los candidatos? X 4) ¿El personal de nuevo ingreso es informado de sus responsabilidades, deberes y derechos? 5) ¿Existen manuales descriptivos de los puestos?, ¿se actualizan periódicamente? ¿Y se informan esas actualizaciones al personal de manera oportuna? 6) ¿Las descripciones de los puestos en el manual coinciden con las especificadas en los TDR? 7) ¿Las descripciones de los puestos en el manual coinciden con las tareas realmente efectuadas? 8) ¿Se considera la satisfacción de las necesidades actuales de capacitación y desarrollo del personal así como sus X X Respecto del reclutamiento en base a vacantes y siguiendo lo establecido en el Reglamento Operativo y Manual de Procedimientos. Capacitación en función a la tarea y aprobada por los diferentes jefes de áreas. (Comentario del auditor: corresponden solo a procedimientos) Jefe Directo y Recursos Humanos (Comentario del auditor: no hay constancia escrita. Se hacen solo en forma verbal). X La persona firma una declaración jurada que no posee antecedentes; solo en el caso de tramitación por expediente se solicita el certificado de antecedentes. -------------------------------- X Se describe por Áreas en el Manual de Procedimientos. X -------------------------------- X Son una síntesis. X A principio de año se pasa una encuesta con los requerimientos de 18 necesidades futuras? ¿Cuál es el mecanismo implementado para su manifestación y toma de conocimiento? 9) ¿A través de qué medidas se implementan las necesidades de capacitación y desarrollo establecidas en el punto anterior? 10) ¿Se han establecido procedimientos apropiados para corregir o prevenir las deficiencias de desempeño? capacitación y los jefes evalúan dichas solicitudes. X Algunas a través de becas, formación de postgrados y el plan de capacitación. X Actividades capacitación necesario. de de ser Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que el Programa, para el reclutamiento de personal contempla las Normas aplicables en la materia, definiéndose mecanismos y medidas en materia de capacitación. Aún no se ha establecido una política tendiente a la retención de personal que contribuya al fortalecimiento institucional y a la prevención de deficiencias en el desempeño durante la vida del Proyecto. La falta de establecimiento de las políticas enunciadas involucra un riesgo de alta rotación y de pérdida de personal y/o de mal desempeño, cuestión clave que podría afectar el cumplimiento adecuado de los objetivos. Recomendaciones: Una adecuada política de recursos humanos es fundamental para obtener el mejor rendimiento del personal. Por lo tanto se debería implementar un funcionamiento organizacional que signifique el reconocimiento de los más capaces así como la detección oportuna de mal desempeño y su corrección. 19 3) Estructura Organizacional SI NO NC OBSERVACIONES Determinación de la estructura organizacional 1) ¿Se ha definido claramente la estructura de la organización? X --------------------------- 2) ¿Se cuenta con manuales de procedimiento actualizados que incluyan tanto los procedimientos operacionales como los financieros y contables que deban aplicarse? 3) ¿Cuáles son las variables que determinan la vigencia, remuneración, condiciones de trabajo, etc., de los contratos de trabajo de los funcionarios? 4) ¿Existe supervisión de la labor de los funcionarios por una autoridad superior apropiada? X Los manuales se encuentran en proceso de actualización y adecuación a la nueva estructura. X El Decreto 1318/11. El Contrato y los Términos de referencia de acuerdo a la normativa del Banco. Jefe de Unidad; Recursos Humanos y Jefe de Área. El Programa es sometido a distintas auditorías y revisión ex post de los Bancos. X 20 4) Sistemas Información computarizados de (El programa cuenta con sistema de desarrollo propio el SIIG (Sistema Integrado e Integral de Gestión) y un sistema financiero proporcionado por el Ministerio de Economía (UEPEX) SI NO NC OBSERVACIONES A) Evaluación de los controles generales del sistema 1) El sistema ¿es administrado por un funcionario de alto nivel que informe a las autoridades superiores? X ----------------------- 2) Los desarrolladores de los sistemas ¿tienen prohibido operar las computadoras y utilizar los programas con datos reales? X 3) El sistema de información y las bases de datos ¿están protegidos contra el uso por parte de terceros no autorizados? X Se aplica el criterio por considerarlo habitual dentro de las buenas prácticas de administración de recursos informáticos. (Comentario del auditor: No hay procedimiento por escrito). Se aplica el criterio por considerarlo habitual dentro de las buenas prácticas de administración de recursos informáticos. (Comentario del auditor: No hay procedimiento por escrito). El mismo opera sobre ellos para realizar su mantenimiento. 4) El administrador del sistema de información y de la base de datos ¿tiene prohibido el acceso a los equipos que están en operación? 5) Las contraseñas ¿se asignan formalmente y están protegidas para evitar el uso no autorizado? X X 21 No existe un acta donde consten las contraseñas dadas de alta. 6) ¿Se ha establecido una rutina en el sistema que obligue a los usuarios al cambio de contraseñas en forma periódica? X 7) ¿Se han asignado códigos de identificación a las terminales para evitar que las terminales no autorizadas tengan acceso a las líneas de comunicación? 8) ¿Existen listas del personal autorizado que especifiquen los límites de autorización? 9) ¿Se mantienen esas listas de autorización debidamente actualizadas? X La política empleada exige cambiar la contraseña una vez al mes no pudiendo repetir ninguna de las 10 últimas. Uso de perfiles de usuarios con accesos establecidos. X Se establecen permisos desde el sistema. X Se revisan periódicamente 10) ¿La información confidencial es cifrada o encriptado cuando se transmite? X 11) ¿Se hacen inventarios periódicos de los equipos y se concilian sus resultados con los registros financieros? X 12) ¿ Existe una segregación de funciones o la debida asignación de autorizaciones en los sistemas informáticos, de tal forma que una misma persona no pueda registrar una transacción desde su origen hasta su asiento final en los auxiliares y libro mayor o en los registros similares de la base de datos? 13) ¿Los sistemas de información son confiables, cumpliendo con las normas técnicas vigentes? X 14) ¿Se han establecido procedimientos para enfrentar las situaciones que pudieran afectar la información y equipos, como son: procedimientos de recuperación ante desastres, sitio alternativo de procesamiento de información, respaldos, X X 22 El UEPEX, es sistema cerrado. En el SIIG la información viaja abierta. El sistema está preparado para efectuar trasmisiones cifradas. Desde el Ministerio y en el Programa se ha formalizado en los procedimientos y está en vías de implementación. (Comentario del auditor: Se verificó en el desarrollo de la auditoría a través del análisis del registro de las operaciones) (Comentario del auditor: No hay constancia escrita de lo manifestado por el proyecto). Además de procedimientos de resguardo de información (se aplican rutinas diarias de back up en su modalidad incremental a cinta. Los almacenamiento de información de respaldo en sitios lejanos a la oficina principal, etc., que permitan continuar con las operaciones básicas de la oficina? medios son conservados en cajas de seguridad ignifugas), en las oficinas del desarrollador del sistema existe un servidor alternativo en línea. 15) ¿Toda transacción está debidamente respaldada por documentación acorde con la legislación aplicable y demás normativa? 16) ¿Antes de poner en funcionamiento un sistema de información nuevo o las modificaciones a uno ya existente, se realizan las pruebas para verificar que la información se procese adecuadamente, de manera íntegra y confiable? 17) ¿A la fecha se encuentra implementado el Sistema de Seguimiento y Monitoreo? B) Evaluación de los controles de aplicación del sistema 1) El sistema de información ¿contiene reglas y rutinas de verificación, que permitan comprobar la exactitud de los datos que se introducen en las computadoras? X X Esto se aplica únicamente en el SIIG. 2) ¿Existen procedimientos establecidos por escrito para realizar la comunicación a los responsables de administrar el sistema de información, de los errores en que se incurre al procesar las transacciones y cualquier otra deficiencia que se observe durante el ingreso, procesamiento y emisión de datos e información? ¿Cuáles? 3) ¿Los errores y deficiencias se investigan y se subsanan, documentando adecuadamente lo actuado? 4) ¿Se utilizan controles de archivo para verificar que se actualice la información correcta y evitar la destrucción accidental de los archivos? X Existen medios electrónicos para el reporte de incidentes X Por reportes electrónicos X En forma periódica se chequea la actualización de la información y se inutiliza la documentación que está procesada y contabilizada X Existe un servidor de desarrollo para ensayar el correcto funcionamiento. X 23 5) ¿Existen procedimientos para realizar y conservar copias de respaldo de los archivos, programas y documentos relacionados con las operaciones? (Ver A.14) X Riesgo involucrado: No existe un control adecuado de contraseñas y sus correspondientes actualizaciones. Esto podría generar situaciones no deseadas en el manejo de los sistemas computarizados, con la posibilidad de perjuicios operativos y económicos para el Programa. Recomendaciones: Llevar un adecuado control de contraseñas de los sistemas operados por el Programa y sus correspondientes actualizaciones, dejando plasmado dichos hechos en los registros llevados al efecto. EVALUACIÓN DE RIESGOS A) Determinación de la existencia o no de indicios de riesgo operacional y de fraude en la Unidad SI NO NC OBSERVACIONES 1) ¿Los propósitos generales del Proyecto están claramente definidos y publicados de forma que puedan ser fácilmente comprendidos? X Los objetivos del Programa, así como también de sus subproyectos están claramente definidos en sus respectivos documentos y en los sistemas de administración y gestión. 2) ¿Los objetivos del Proyecto están comunicados al personal? X Están comunicados mediante la intranet del Proyecto. 3) ¿El personal entiende cómo los objetivos del Proyecto se relacionan con los objetivos de sus áreas? 4) ¿Qué entiende el Proyecto por el término “riesgo en el logro de los objetivos”? X (Comentario del auditor: constancia escrita). X Los que afecten a la subsistencia y eficiencia del Programa 24 No hay 5) ¿Qué entiende el Proyecto por el término “administración del riesgo”? Detallar. X El objetivo de la administración de riesgos es minimizar la probabilidad de ocurrencia de los mismos, y contar con acciones de mitigación en el caso que los riesgos se presenten como hechos concretos y consumados. 6) ¿Con qué frecuencia el Proyecto valora los riesgos de alcanzar sus objetivos? X Semestralmente se analizan los supuestos o riesgos críticos, tanto del programa en su conjunto como de cada sub proyecto. 7) ¿En qué áreas del Proyecto se garantiza la administración del riesgo? X Área de Administración y Finanzas – Unidad de Seguimiento y Evaluación. 8) ¿El Proyecto tiene procedimientos para reportar riesgos? ¿En qué consisten? X El proyecto utiliza la metodología de gestión de riesgos del BID. La misma ofrece acciones de mitigación ante la ocurrencia/presentación de riesgos. 9) ¿El personal responsable de los activos (bienes, efectivo) está separado de los que realizan los registros contables? X -------------------------------- 10) ¿El acceso a las cuentas bancarias y otra información relacionada está prohibido al personal de contabilidad? X Es responsabilidad de Tesorería 11) ¿El personal que autoriza las transacciones está separado de la custodia de los activos correspondientes? X ------------------------------- 12) ¿Cuál es el nivel de autorizaciones para efectuar los pagos del Proyecto? X Jefe de área y Jefe de Unidad. Para todos los casos es el mismo nivel de autorización. 13) ¿Con qué frecuencia se produce el envío de la precontabilización de los pagos por parte de la UEC? X 25 No se realiza precontabilización 14) ¿Con qué frecuencia se produce la validación de la precontabilización por parte de la UEC? 15) ¿Se efectúan todos los pagos con cheques emitidos no a la orden? 16) ¿Se efectúa la firma de cheques teniendo a la vista la documentación de respaldo? X No se realiza precontabilización. X -------------------------------- X ------------------------------ 17) ¿Existen procedimientos de cancelación o anulación de facturas pagadas? ¿Cómo se instrumentan? X Sello de pagado en facturas. 18) ¿Se mantienen en custodia adecuada las chequeras? X En caja fuerte. 19) ¿Existe un control de la numeración de los cheques? ¿Quién lo efectúa? X Tesorería. 20) ¿Existe un procedimiento para el depósito del fondo de reparo en una cuenta especial creada para tal fin? 21) ¿Se cancelan los fondos enviados por la UEC a las jurisdicciones contra documentación de respaldo? 22) Vencido el plazo para rendición del anticipo, ¿cómo se procede en caso de existir un saldo remanente? 23) ¿Prohíbe el sistema computarizado la cancelación de rendiciones con facturas con idéntica o similar numeración? 24) ¿Permite el sistema computarizado la rendición con distinta documentación (recibos, facturas)? X -------------- X ------------------------------ X Se reitera el pedido de rendición y en caso de no realizarse el pago o quedar un saldo, se solicita su devolución a la UEC. X ----------------------- X 26 ------------------------ B) Determinación de la existencia o no de indicios de fraude en la Unidad 1) ¿Tiene el Proyecto un programa para prevenir, detener y detectar el fraude? 2) ¿Tiene identificadas el proyecto las áreas de más alto riesgo de fraude? X X Se realizó una capacitación de Seguridad informática. Capacitación en manejo de claves, contraseñas, políticas de escritorios limpios. Actualización de antivirus y control de acceso al sistema. Riesgo Involucrado: Del relevamiento realizado surge que se han implementado controles internos pero aún no se puede aseverar que se hayan realizado estrategias destinadas a tener identificados y evaluados los distintos riesgos ni a desarrollar acciones para minimizarlos. Lo expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos planteados, derivadas de circunstancias internas o externas que pueden ser prevenidas. Recomendaciones: Realizar la identificación de los riesgos tanto internos como externos a los cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de efectuar la estimación de los mismos y elaborar un plan que incluya las actividades de control a fin de evitar o minimizar sus efectos. 27 ACTIVIDADES DE CONTROL Determinación de la aplicación de políticas de control generales en lo que respecta al registro eficaz y eficiente de las transacciones, la salvaguarda de los activos, la conciliación de las cifras de la contabilidad y la transparencia de los informes 1) ¿Para el registro de las operaciones se han diseñado formas apropiadas que se utilicen correctamente para asentar todos los datos tales como la fecha de las transacciones, su monto original, el plazo de pago, detalle de la operación el proveedor y la moneda? 2) ¿La información se registra en una sola unidad o base de datos integrada para evitar errores por duplicación de registros e inconsistencias en los informes y para reducir los costos? 3) ¿El sistema que se utiliza para numerar las transacciones es consistente con el que se emplea para informar a los interesados en el exterior, como el BID y el Banco Mundial? (Ej. Nº PRISM) SI NO NC OBSERVACIONES X -------------------------- X ----------------------------- X ------------------------------ 28 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Determinación de la recepción por parte de las autoridades superiores de la información sobre el Proyecto necesaria para cumplir con sus responsabilidades. 1) ¿Los informes sobre el Proyecto se presentan de acuerdo con las normas que al respecto ha establecido la comunidad internacional? 2) ¿La coordinación del Proyecto tiene reuniones frecuentes con los funcionarios de las distintas áreas y con la auditoría interna a los fines de estar informados sobre el desarrollo de las actividades en general y las relacionadas con control interno en particular? SI X X NO NC OBSERVACIONES Los informes sobre el progreso del Proyecto se confeccionan de acuerdo a la metodología de los organismos financiadores o de aquellos que puntualmente lo soliciten. ----------------------- Riesgo Involucrado: Si bien se desarrollan reuniones frecuentes y los informes respetan las normas establecidas, se presentan situaciones en las que distintas áreas del Programa no logran la comunicación necesaria para la ejecución con el nivel de eficiencia deseado. Recomendaciones: Mantener reuniones frecuentes y actividades en pos de la comunicación organizacional, propiciando un clima de trabajo que promueva la interacción entre las personas y los distintos equipos de trabajo para el mejor logro de los objetivos comunes. SUPERVISIÓN 29 Evaluación de la eficacia de las actividades de Supervisión SI 1) ¿La Coordinación del Proyecto recibe información suficiente y oportuna que le permita supervisar los objetivos y estrategias del Proyecto? X 2) ¿Cómo transmite la coordinación de forma explícita y contundente su compromiso respecto del control interno? 3) ¿Existen variaciones significativas entre las cifras presupuestadas y las reales? 4) ¿El personal con tareas de supervisión está obligado a hacer constar con su firma que se han efectuado actividades esenciales para el control interno? X X X BUENOS AIRES, 11 de abril de 2013. 30 NO NC OBSERVACIONES La Coordinación del Proyecto, recibe información con distinta frecuencia (semanal, mensual, trimestral, semestral, anual) sobre el progreso del Proyecto, en lo relativo a su ejecución financiera y física. Mediante reuniones. Aprobación del Manual de Procedimientos. Demoras en el inicio de algunos Proyectos Provinciales. ---------------------------- DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III) CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2573/OC-AR (Ejercicio N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2012) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - test o prueba de transacciones; - circularización y reconciliación bancaria; - análisis de la naturaleza y elegibilidad de los gastos; - análisis de legajos correspondientes a procesos de adquisiciones y contratos de obras; - revisión de legajos de consultores; - cotejo de las cifras expuestas en los Estados Financieros con las imputaciones efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria; - revisión del Sistema de Control Interno de acuerdo con el enfoque C.O.S.O; - Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos; - Inspección ocular de obras; - cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período y - otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. 31 El alcance de la tarea realizada comprendió el 100 % de las fuentes de fondos y el 23,56 % de las erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en dólares estadounidenses al 31 de diciembre de 2012, de acuerdo al siguiente detalle: Categoría Total ejecutado en USD 1- Administración y Coordinación 1.1- UEC 1.2- Fortalecimiento Institucional % Incidencia Importe de Muestra en USD % de muestra sobre la categoría 4.061.760,15 2.003.207,20 75,54 37,26 520.222,61 202.106,01 12,81 10,09 790.979,51 14,71 215.576,62 27,25 1.3- Preparación de Proyectos 1.267.573,44 23,57 102.539,98 8,09 2- Costos Directos 2.1- Infraestructura y Servicios 1.304.535,45 1.304.535,45 24,26 24,26 746.708,83 746.708,83 57,24 57,24 2.2- Negocios agroalimentarios 0,00 0,00 0,00 0,00 10.640,11 0,00 0,20 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 10.640,11 5.376.935,71 0,20 100,00 0,00 1.266.931,44 0,00 23,56 3- Costos Concurrentes 3.1- Seguimiento y Evaluación 3.2- Auditorías TOTAL EJECUTADO Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objeto principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. BUENOS AIRES, 11 de abril de 2013. 32