INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II) CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1956/OC-AR (Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2012) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2012 correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales II” (PROSAP II), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 1956/OC-AR, suscripto el 17 de abril de 2008 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad Ejecutora Central (UEC), dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca (MAGyP). I- ESTADOS AUDITADOS 1) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31/12/12, expresado en dólares estadounidenses. 2) Estado de Inversiones al 31/12/12, por categoría, expresado en dólares estadounidenses. 3) Notas 1 a 12 a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente. 4) Información financiera complementaria que incluye: - Conciliación de Fondo Rotatorio al 31/12/12, expresado en dólares estadounidenses. - Informe del Estado del Fondo Rotatorio al 31/12/12, expresado en dólares estadounidenses. - Anexo I – Fuente de Fondos al 31/12/12, expresado en dólares estadounidenses. 1 - Estado de la Cuenta Especial al 31/12/12, expresado en dólares estadounidenses. - Carta de la Gerencia. Los estados precedentes fueron confeccionados por la Unidad Ejecutora Central (UEC) y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron recibidos por esta Auditoría en su primera versión el 21/03/13, mientras que los definitivos fueron presentados el 23/04/13. Estos últimos se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado las tareas en campo entre el 1º/07/12 (preliminares) y el 23/04/13. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta sobre la base de la muestra determinada. III- ACLARACIONES PREVIAS 1) Tal como se menciona en Nota Nº 11 a los Estados Financieros existe una deuda al 31/12/12 con los contratistas de las Obras “Modernización del Sistema de Riego del Río Chubut”, de la Provincia del Chubut y de “Electrificación Rural”, de la Provincia de Misiones, por un monto de $ 11.410.926,39, equivalente a USD 2.320.237,17, 2 correspondiente al aporte local de los certificados y redeterminaciones de las mencionadas obras, ya que su componente BID fue abonado. Dicha situación afecta los valores expuestos en los estados mencionados en I- anterior al cierre del ejercicio auditado, dado el criterio de contabilización de lo “percibido” utilizado por el Proyecto. Esta situación ya fue señalada en nuestro informe del ejercicio anterior. 2) El estado mencionado en I- 1) anterior incluye, desde el ejercicio anterior, en el rubro “Créditos Otros” un saldo de USD 10.606,52, que corresponde a fondos a reintegrar por la Unidad para el Cambio Rural (UCAR) al Programa. Dichos fondos de aporte local se utilizaron para el pago de comisiones por un convenio suscripto por la mencionada Unidad. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expresado en III-1 precedente, los estados identificados en I- presentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación financiera del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales II” (PROSAP II) al 31 de diciembre de 2012, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable - financieras de aceptación general en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo BID Nº 1956/OC-AR de fecha 17/04/08. BUENOS AIRES, 23 de abril de 2013 3 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II) CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1956/OC-AR (Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2012) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 2012, correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales II” (PROSAP II), Convenio de Préstamo BID N° 1956/OC-AR de fecha 17/04/08, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Central (UEC) y en las Unidades Ejecutoras de las provincias participantes (Mendoza y Entre Ríos se han visitado), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia: INDICE A.1) y B.1) B.2) B.4) TITULO Disponibilidades. – UEC y Provincias Adquisiciones Aportes No Reembolsables A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/12 4 1) DISPONIBILIDADES Observaciones Generales: 1- En las conciliaciones bancarias se incluyen partidas pendientes durante largos períodos de tiempo, sin la correspondiente anulación o su corrección. Comentarios de la UEC: Se analizarán los movimientos y en caso de corresponder se procederá a desafectar los mismos. UEC: Cuenta en $ - Aporte Local 2- La cuenta contable del Proyecto es la correspondiente a la cuenta bancaria única a través de la cual se gestionan los fondos locales asignados a la UEC para la totalidad de los Préstamos ejecutados por el PROSAP I, II y III. Por lo tanto, a efectos de reconciliar la mencionada cuenta bancaria, se deben tener en cuenta los movimientos imputados en los otros Préstamos ejecutados por la UEC, dificultando dicha tarea. Cabe mencionar que de acuerdo a la documentación tenida a la vista, oportunamente y a medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por esta UEC, se solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte Local, sin obtener una respuesta favorable al respecto. Asimismo según la información recibida de la Dirección Nacional de Gestión y Desarrollo Institucional del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca, los fondos son girados al PROSAP sin segregar a qué Préstamo se asignan, dejando a criterio de la UEC dicha asignación. Comentarios de la UEC: Oportunamente y a medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por la UEC, se solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte Local; dicha cuenta fue negada por la Tesorería General de la Nación. Asimismo se solicitó a la Dirección Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito su intervención a fin de regularizar esta situación. 5 -Cuenta en USD BID 3- En esta cuenta bancaria existen algunos movimientos registrados como transferencias de “USD a $” que se debitan y acreditan en la misma por idéntico monto, sin que se vean reflejados en los movimientos bancarios analizados. Comentarios de la UEC: Los movimientos observados corresponden a anulaciones contables sin aclarar en las leyendas de las mismas la anulación respectiva. Mendoza -Cuenta recaudadora BID 4- En esta cuenta bancaria existen algunos movimientos registrados como transferencias de fondos que se debitan y acreditan en la misma por idéntico monto, sin que se vean reflejados en los movimientos bancarios analizados. Comentarios de la UEC: Los movimientos observados corresponden a anulaciones contables sin aclarar en las leyendas de la misma la anulación respectiva. -Cuenta pagadora BID y Cuenta aporte local 5- De las conciliaciones bancarias analizadas surgen atrasos en la contabilización de los gastos bancarios debitados por la entidad bancaria en ambas cuentas. Comentarios de la UEC: Se toma en cuenta la observación. Misiones -Cuenta aporte local 6- Existen en las conciliaciones analizadas movimientos por pago de retenciones contabilizados en esta cuenta bancaria, los cuales no se reflejan en los resúmenes emitidos por la entidad bancaria. Comentarios de la UEC: 6 Se solicitará a la jurisdicción el análisis de dichos movimientos y de corresponder se procederá a la corrección de los mismos. La Rioja -Cuenta Escritural 7- El proyecto registra los pagos efectuados neteados de las retenciones impositivas efectuadas, mientras que en los resúmenes bancarios de esta cuenta aparecen los importes en bruto y las retenciones deducidas en forma global, lo que dificulta la conciliación de la mencionada cuenta bancaria. Comentarios de la UEC: Se tendrá en cuenta la observación. Recomendaciones: Profundizar los controles contables y administrativos a efectos de minimizar los errores y mejorar la calidad de la información. 2) INVERSIONES Observaciones generales: 8- La documentación suministrada por el Proyecto que respalda los procesos de adquisición llevados a cabo carece de foliatura. Comentarios de la UEC: Se está estudiando su implementación. Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa teniendo en cuenta la normativa en la materia. 3) CONSULTORES 7 Observaciones: 9- Las Autorizaciones de Pago se emiten con fecha anterior a las Solicitudes de Egreso de la OEI (documentación que avala la liberación del correspondiente pago). 10- En las Autorizaciones de Pago proporcionadas por el Proyecto se ha detectado que faltan algunas firmas del personal autorizado al efecto. Comentarios de la UEC: 9- La razón por la cual se emiten las AP en esta unidad ejecutora, es que este proceso permite llevar un control de los pagos a hacer realizados por la OEI. Cabe aclarar que las mismas solo se emiten contra factura presentada por el consultor. 10- Las mismas solo contienen una firma debido a que se valida la correcta imputación del gasto y la legitimidad del comprobante, quedando a cargo de la entidad ejecutora de cada convenio Recomendaciones: Incrementar los controles administrativos a efectos de no reiterar las situaciones planteadas. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) DISPONIBILIDADES Observaciones: La Rioja -Cuenta BID en $ 1- De acuerdo a los registros analizados, esta cuenta se encuentra sin movimientos durante el período auditado sin que se haya procedido al cierre de la misma, ya que la UEP utiliza la cuenta escritural para esta operatoria. Comentarios de la UEC: Se toma en cuenta la observación, la misma será remitida a la jurisdicción 8 Instituto Nacional de Vitivinicultura 2 De la conciliación de la cuenta bancaria surge que existen depósitos sin contabilizar durante más de un período mensual. 3- No fueron suministradas a esta auditoría conciliaciones mensuales de la cuenta utilizada, solo se tuvo a la vista la del mes de diciembre de 2012. Comentarios de la UEC: En realidad se concilió una sola vez al cierre con todos los mayores y extractos del 2012. Recomendaciones: Profundizar los controles contables y realizar conciliaciones en forma mensual a efectos de minimizar los errores y mejorar la calidad de la información. 2) Adquisiciones Observaciones Generales 4- Hay documentación que no se agregada a los expedientes. Se la archiva fuera de los mismos, dificultando el seguimiento y control de lo operado. 5- Varias de las firmas no tienen sello ni aclaración (ejemplos: memo de solicitud de aclaración; formulario de solicitud de aclaración; recepción de las carta invitación, etc.) I. Expte BID-NAC-1956-UEC-S-019/11 - Adquisición: Relevamiento Integral y Diagnóstico sobre la Legislación Ambiental, Social y aquella vinculada a las Comunidades Originarias existentes en las Provincias de Mendoza, San Juan, La Pampa y Nación – Parte Pertinente. 9 6- Cada una de las dos adendas al Contrato Original, es del 20%, por lo tanto el Contrato se ve incrementado en un 40% de su valor original. 7- Se han verificado atrasos en la presentación de los informes, según el siguiente detalle: Orden de Compra OC 344/11 OC 448/11 * OC 35/12 * Fecha de Entrega Cantidad de días 26/09/2011 06/10/2011 26/10/2011 25/11/2011 15/12/2011 14/01/2012 01/04/2012 Fecha de Entrega Fecha firma consultora 10 días 05/10/2011 30 días 18/11/2011 60 días 07/12/2011 80 días 20/12/2011 25 días 02/03/2012 30 días 20/04/2012 Días de Atraso 23 12 5 48 19 Ref.: * para determinar la fecha prevista de entrega se tomó como base, la fecha de entrega del informe anterior, en lugar de la fecha de Contrato, de acuerdo a los indicado en el presupuesto. 8- Se realizó una contratación de un consultor individual como un Servicio de no Consultoría. Comentarios de UEC: 4- Sin comentario 5- Sin comentario 6- Es cierto que se han realizado dos addendas por un 20% cada una del monto original, la segunda addenda se debió a un pedido realizado a partir de la incorporación de la Provincia de Santa Cruz a uno de los programas de la UCAR y a la potencial formulación de un proyecto en ese marco. Por tanto no se contaba con el tiempo suficiente y necesario para la realización de un proceso independiente. 7- Respecto de los atrasos en la presentación de los informes en la nota de presentación de cada uno de los informes está establecido el motivo del retraso, en general se debe a demoras en las jurisdicciones para brindar la información correspondiente. 8- Se encuadró el proceso como Servicio de No Consultoría ya que prima el relevo de legislación ambiental, social y aquella vinculada a las Comunidades Originarias, por sobre el trabajo intelectual (diagnóstico y evaluación) siendo que el resultado es un producto necesario tanto para el Área de Preparación de Proyectos en el marco de la Formulación de los mismos, como también para la Unidad Ambiental y Social para los proyectos en 10 ejecución y particularmente para la Asesoría Jurídica a efectos de saber con cuales leyes cuentan las jurisdicciones donde se llevan a cabo los Proyectos. II. Equipamiento Informático – BID NAC – 1956-012-B-04/11 9- Falencias Administrativas - Generales: a) Existe documentación sin fecha de emisión. b) Se han verificado firmas sin aclaración del proyecto c) Las fotocopias no han sido validadas por autoridad competente para ello. 10- Invitaciones a Cotizar: Con relación a la invitación cursada a la Empresa SOFLINE, por Nota SIIA 194 del 5 de Diciembre de 2011, no se ha encontrado adjunta la constancia de recepción ya sea vía mail o por el comprobante de Correo Argentino. 11- Notificación de Pre-adjudicación: No hay evidencia en la actuación del cumplimiento de la clausula 17 sobre la notificación a las firmas participantes. 12- Validez de Oferta: a) Únicamente se ha tenido a la vista la solicitud de ampliación de validez de oferta a la firma que resultara adjudicada. b) Al realizarse los dos pedidos de ampliación, la oferta se encontraba vencida. c) Al momento de la firma de la OC, la oferta se encontraba vencida. Acta de Apertura / Presentación de Ofertas 27/12/2011 Validez 60 días 11 27/02/2012 Nota SIIA 35/12 29/02/2012 SIIA 56/12 09/04/2012 Orden de Compra 64/12 04/05/2012 Solicita se mantenga la oferta De todos (responden el 6/3: 30 ds. (entre hace el el 27/3 y 6/4) vencida. De todos Solicita se mantenga la oferta hace el (responden el 9/4: 20ds (29/4) vencida. No hay constancia de que se haya mantenimiento de oferta. modos cuando se pedido ya estaba modos cuando se pedido ya estaba pedido un nuevo Comentarios de UEC: 9- Sin comentario 10- Sin comentario 11- La clausula 17 se refiere a una notificación de pre adjudicación que no fue realizada, ya que la notificación que se realiza es la de adjudicación. Tomaremos en cuenta la observación para eliminar dicha cláusula de los pliegos 12- Se toma en cuenta la observación, pero una vez que el proveedor firma la Orden de compra se entiende la aceptación de la oferta presentada oportunamente. III. CP BID NAC – 1956-012-B-003/11 Adquisición de licencia de Software 13- Notificación de Pre-adjudicación: No hay evidencia en la actuación del cumplimiento de la clausula 17 sobre la notificación a las firmas participantes. 14- Orden de Compra y Notificación de la Adjudicación del Contrato. La OC se encuentra emitida el 11 de mayo de 2012 y firmada con fecha 15 de mayo por una persona que no es el apoderado y que sólo fue autorizado a retirarla, según consta en la nota del 15/05/2012 adjunta. Comentarios de UEC: 13- La clausula 17 se refiere a una notificación de pre adjudicación que no fue realizada, ya que la notificación que se realiza es la de adjudicación. Tomaremos en cuenta la observación 12 para eliminar dicha cláusula de los pliegos. 14- Efectivamente la Orden de Compra se encuentra firmada por una persona que fue autorizada a retirarla, se toma en cuenta la observación. Los resultados de la evaluación y adjudicación de contrato fueron notificados a todos los participantes estás notificaciones las tienen el Proyecto y han sido incorporadas al legajo IV. BID NAC-1956-012-O-01/11 - Reparación Edilicia 15- No tienen fecha: a) Guía de Verificación b) Las constancia de recepción de las todas las Cartas de Invitación c) Las constancia de recepción de la Circular Modificatoria N º 1 d) Los Certificados de Obra y Actas de Medición 16- Por Nota SIIA 176 del 24/11/2011 se eleva la factura del 01/12/11. 17- Por Nota SIIA 3 del 10/01/2012 se consigna por error que se eleva el Certificado Nº 2 cuando correspondía consignar el Nº 3 18- Los Certificados de Obra se encuentran firmados pero sin indicar su cargo. Comentarios de UEC: 15- Se tiene en cuenta la observación. 16- Se tiene en cuenta la observación. 17- Error de Tipeo. 18- El Sr. Walter Sosa es un Técnico contratado por el SIIA cuyos Términos de Referencia indican…. –Especialista en Seguimiento e Inspección de Obra de Remodelación y Refacción de las Delegaciones del SIIA II. V. LPI-D0-UEC-S-25-09 – Auditoría Técnica de Obras 13 19- La solicitud de adquisición tiene el número y la fecha en lápiz, de igual modo se consigna la Fuente de Financiamiento, dice: “Ppto 1956 al 100%”. 20- Se solicita la No Objeción a la Circular Modificatoria Nº 2 el 26 de mayo, cuando el vencimiento a la presentación de ofertas operaba el 31 de mayo y aún restaban 4 días hábiles. 21- En algunos de los faxes remitidos no es fácilmente distinguible el destinatario. Por ejemplo: el del 27/05/2010 se entiende que fue a DINEPA porque en lápiz dice Salta. 22- Por Nota PROSAP 2937-53 del 26/07/2010, se remite el Contrato Firmado al Banco, cuando debería haberse remitido inicialado. 23- En el mail de DBUSINESS, 01/10/2010, se informa que la adjudicación estará publicada por los próximos 4 días, cabe señalar que el contrato había sido firmado 2 meses antes (23/07/2010). 24- Con el monto de las Adendas se supera el 20% del contrato original. Comentarios de UEC: 19- La solicitud de adquisición se ha completado en lápiz por error. Sin embargo en los Registros de Solicitudes de Adquisición (hoja 13), la misma se encuentra registrada el día 29/09/09. La contratación es imputada al préstamo 1956 dado que las obras a auditar estaban financiadas por ese préstamo. La fuente de financiamiento en este caso que dice 100% porque se trata de un servicio de consultoría. 20- Es correcto. En este caso se redujeron las visitas de las obras de Caminos de Entre Ríos y de Mendoza por considerar que ese tipo de obras no necesitaba un control tan estricto. El correspondiente pedido contó con la no objeción de Banco. La modificación consistió en disminuir la cantidad de visitas de obras de obras previstas. No hubo observaciones por parte de las Oferentes y todas presentaron sus propuestas. 21- Cinco de las seis firmas recibieron las Circulares en mano, mientras que a la sexta (de Salta) se le adelantó por fax. Debido a que el proceso data de hace más de 2 años la legibilidad del fax se ha deteriorado. 14 22- Es correcto, pero se aclara que el Contrato suscrito es el mismo que el aprobado en los pliegos. En l Acta de Negociación del Contrato se fija que no hay modificación o sugerencia que realizar a los Términos de Referencia, metodología y composición del equipo. 23- Es correcto, debería haberse publicado con anterioridad. 24- Es correcto, con la suma de las dos Addendas se supera el 20% del Contrato original. Sin embargo esta situación estaba prevista en la Circular Modificatoria Nº1 que dice “Sin embargo, con el fin de mantener los servicios en caso de posible atrasos, deberán cotizarse separadamente, el mantenimiento del servicio por visita a cada proyecto. En cada caso, el Área de gestión de Proyectos del PROSAP determinará la cantidad de visitas necesarias, de acuerdo al estado y complejidad de cada obra”. Esto fue sugerido por el Banco con el objeto que las obras no quedaran sin supervisión técnica. Ambas modificaciones contaron con la no objeción del BID Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el programa teniendo en cuenta la normativa en la materia, cuidando los plazos y documentando cada una de las operaciones. 3) CONSULTORES Observaciones Generales: 25- En uno de los casos analizados, los Términos de Referencia de los contratos no están firmados. Asimismo en el contrato firmado el 31/05/12 el importe en letras difiere del escrito en números, dice “Veintiún mil seiscientos”, en vez de $12.400.-. 26- En un caso analizado, administrado por el IICA, no hay AP adjunta al legajo del pago. En algunos casos no hay copia de las transferencias bancarias indicadas al Banco Nación. Asimismo los informes no contienen ningún detalle de las tareas, limitándose a repetir la descripción de actividades colocando en resultados logrados la leyenda “En realización” para los parciales y “Finalizado” en el final. 27- En el caso de dos consultores, administrados por la OEI, se liberan los pagos mensuales sin 15 la presentación del informe parcial ni final. Asimismo en estos casos las AP son anteriores a la fecha de liberación y también anteriores a las solicitudes de egreso de OEI. 28- Uno de los consultores analizados, tiene tres contratos. El primero rescindido al 30/05/12; el segundo por un mes, reemplazando la parte rescindida del primer contrato, y un tercero hasta diciembre. En el primero no tiene la primera liberación ni el informe final al rescindir. En el segundo no entregó el informe final y no se le realizó retención constando sólo una liberación. No obstante con posterioridad fueron entregados todos los informes los que se han verificado. Comentarios de la UEC: 25- Los contratos de los consultores individuales están inicialados en todas las hojas y firmados donde corresponde. Para el caso en el que el importe en letra difiere del importe en número se toma nota de la observación. 26- Se procederá a adjuntar las AP a los legajos de pagos. Los informes parciales dan cuenta del grado de avance de las actividades realizadas en un determinado período en el formato exigido por el convenio. Junto al informe final en el formato exigido se adjunta el producto de la contratación 27- Se toma nota de la observación. 28- Al liberar los pagos no se envían al convenio copia de los informes parciales ni finales, se toma nota de la observación. Recomendaciones: Dar cumplimiento a la normativa prevista en la materia e incrementar los controles administrativos contables a efectos de no reiterar las situaciones planteadas. 4) ANR (Aportes No Reembolsables) Observaciones: 16 - Grupo Tres "Asociatividad Estratégica Vitivinícola" 29- De uno de los productores no se tuvo a la vista la declaración jurada de bienes ni su certificación de bienes. 30- XONAL SA.: a) Los estados contables que se presentaron, si bien tienen el informe del Auditor certificado por el Consejo Profesional carecen de la firma de su representante legal. b) Se le solicitó la presentación de avales y la justificación de las inversiones, dado que cuenta con patrimonio negativo por segundo año consecutivo. No se han tenido a la vista los mismos. Al respecto cabe aclarar que en el proyecto Proviar (Préstamo BID 2086) fue rechazado el pedido de su ANR por no superar la condicionalidad (requisitos para acceder a los ANRs). 31- El productor Andrade, Carlos José, rindió una factura del 27/01/12 de Rosa Elena López (fº 734), que presenta su CUIT INVALIDO. Además de que las facturas por Materiales Malla Antigranizo por $ 58.338,45 y Colocación Mano de Obra (Aporte contraparte) por $ 10.256,00, le fueron pagas por el Proyecto Proviar. - Grupo Ganadero Arroyo Ocanto "Mejoramiento Genético y Nutricional del Ganado Bovino en Ciclo a Corral" 32- Todos los productores ponen como contraparte local la formulación del proyecto, cuando con el ANR se le abona al patrocinador. 33- De uno de los productores no se tuvo a la vista la declaración jurada de bienes ni su certificación de bienes. 34- El productor Brommer, Reinaldo A. presentó la Fact. Nº 0001-0000073 del 02/08/11, por "Provisión Materiales para Obra Galpón Tinglado" por $73.000,00, que está a nombre de un 17 Ing. Agrónomo Monotributista, pero además su condición fiscal es de Responsable Inscripto. Comentarios de la UEC: 29- Tal como establecen las Bases de la Convocatoria en el punto 9.2.3.4.o), el beneficiario presentó formulario 792/A (AFIP) DDJJ Impuesto sobre los Bienes Personales y form. 711 (AFIP) del Impuesto a las Ganancias y sus papeles de trabajo que se encuentran anexados a la presentación. 30a- Se toma en cuenta la observación y se procederá a verificar que en todos los casos se cumpla con dicho requisito. b- En el dictamen de evaluación técnico económico -folio 487- se expresa lo manifestado por la auditoría, lo que es recogido por el Comité de Evaluación en el folio 500, del 21/7/11. En el folio 564 luce una nota enviada por el patrocinador, suscripta por él y el beneficiario, en la que dan respuesta al requerimiento de los avales. En adición a lo señalado precedentemente, atento a que el Comité de Evaluación delegó en el Área de Intervención la constatación de los avales, en el archivo adjunto al contrato luce la factura Nº 1-1679, de Sergio Manuel Videla por $ 60.009,95, con recibo 1-1276 por $ 60.000.-, cumpliendo así con el requerimiento, toda vez que se integró aproximadamente un tercio de la inversión total adjudicada. 31- Se ha puesto dicha cuestión en conocimiento de patrocinador del grupo, para que le solicite las correspondientes explicaciones al beneficiario de ambos proyectos. El beneficiario y la bodega informaron que habían cometido un error, al presentar las mismas facturas a ambos programas. 18 Por otra parte el señor Carlos José Andrade puso en nuestro conocimiento que había cubierto un total de 4.6 hectáreas con malla antigranizo, de las cuales PROSAP reembolsó sobre la base de 2.6 hectáreas y PROVIAR sobre un total de 2 hectáreas. Por lo expuesto se trata de dos inversiones diferentes en una finca que posee 6 hectáreas totales de viñedo. Que a fin de subsanar el error indicado el patrocinador procedió a enviar a la UEC PROSAP, las facturas de malla antigranizo, mano de obra, recibos y libre deuda de la empresa contratada por las hectáreas cuya financiación fuera solicitada a esta institución, que difieren de las que financió PROVIAR, las que se encuentran a disposición de la auditoría. Asimismo se realizó una auditoría conjunta de ambos proyectos, poniendo el beneficiario a disposición todos los elementos de juicio que le fueron requeridos por los auditores, a fin de subsanar el error y que el asunto quede debidamente aclarado. En tal sentido se hicieron presentes los auditores de ambos proyectos en la finca, y comprobaron in situ de las inversiones realizadas, las que se corresponden con lo manifestado por el beneficiario. Si bien la observación es correcta, cuadra señalar que en el formulario de detalle de pagos NO reconocidos Folios 779 y 780, la consultora excluye las facturas 120 y 121 rendidas por el mismo proveedor. Por lo cual los importes de dichas facturas fueron excluidos de la rendición, tanto el importe solicitado de ANR como el importe de contraparte, dado que el proveedor presentaba error en el cuit. 32- En lo relativo a esta observación cumplimos en informar que, los honorarios que el Prosap reintegra al patrocinador, son los correspondientes a la tarea de presentación, seguimiento y ejecución de los planes de negocios; que incluye la presentación del informe de avance y control de las rendiciones de cuentas, correspondientes a la implementación de las inversiones comprometidas. Lo señalado en el párrafo anterior encuentra su correlato en el punto 4.1 de las bases de la convocatoria que establecen: “…El patrocinador, tendrá a su cargo el gerenciamiento del Plan de Negocios, debiendo contar con todas las competencias requeridas para las tareas a llevar a cabo, tanto desde el punto de vista técnico, como administrativo-contable. 19 Complementariamente el punto 5 establece que: “…Patrocinador del Plan de Negocios: el ANR a otorgar no deberá superar el 10% (diez por ciento) del total de ANR otorgado al conjunto de los beneficiarios, participantes del Plan de Negocios (excluyendo el monto correspondiente al patrocinador). A la vez, regirá un tope máximo de ANR de $50.000 (pesos cincuenta mil) por todo concepto para cada Plan de Negocios…” Por lo que dicho importe, no corresponde a la formulación de los planes de negocios y en tal sentido corresponde admitir en las rendiciones los honorarios pagados por este concepto. 33- Tal como establecen las Bases de la Convocatoria en el punto 9.2.3.4.o), el beneficiario presentó form. 711 (AFIP) del Impuesto a las Ganancias, del que surge el patrimonio neto del solicitante que se encuentra anexado a la presentación. 34- Se toma nota de la observación en lo relativo a la actividad del Ing. Rosbaco y se arbitrarán los medios para que en adelante se adjunten, en este tipo de casos, las constancias de las actividades en las que se encuentra inscripto el proveedor. En lo relativo a la categoría en la que se encuentra inscripto, según la constancia de CUIT, debe tenerse presente que, a los efectos de verificar la regularidad del proveedor, los compradores reciben la constancia al momento de efectuar la compra, (la factura es de fecha 02/08/11 y la constancia presentada junto con la rendición del 25/04/12), por lo que puede ser que la situación de revista del proveedor cambie de Monotributista a Responsable Inscripto. Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa, teniendo en cuenta la normativa aplicable en la materia. 5) INFRAESTRUCTURA RURAL Y SERVICIOS Provincia de Entre Ríos Observaciones: 20 LPI – 02-10 DPV (ER) – Mejoramiento de Caminos Rurales en Áreas Productivas Zona VII - Provincia de Entre Ríos. 35- Si bien fue suministrado por el programa con posterioridad, no constaba en el expediente de la contratación la siguiente documentación: a) La comunicación formal de las adjudicaciones, ni la aceptación de las mismas por los adjudicados. b) El Contrato del Lote A. c) Las Actas de Inicio de las Obras tanto del Lote A como del Lote B. d) La aprobación del cambio de las movilidades livianas previstas en el Pliego por un libro de fotografías, textos y una museografía. Comentarios de la UEC: Se toma nota de la observación. Recomendaciones: Se deberá mantener legajos completos de todas las actuaciones llevadas por el proyecto. Pagos de Obras: Observaciones Generales 36- Existen en algunos casos atrasos en los pagos de aporte local realizados a las contratistas, de cada uno de los certificados aprobados. Comentarios de la UEC: Las Provincias durante el año 2012 han tenido serios problemas presupuestarios, lo que motivó los atrasos en los pagos de las contrapartidas correspondientes en los certificados de obra. 21 Recomendaciones: En lo que respecta al pago del aporte local, deberán tomarse los recaudos necesarios para que sean realizados según lo estipulado. BUENOS AIRES, 23 abril de 2013. INFORME DE CONTROL INTERNO DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II) CONVENIO DE PRÉSTAMO 1956 OC-AR/BID (Ejercicio Nº 4 finalizado el 31 de diciembre de 2012) 22 El presente informe tiene por objeto proporcionar información relacionada con la evaluación realizada al sistema de control interno implementado por la UEC del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales II” (PROSAP II). La evaluación fue realizada teniendo en cuenta los criterios definidos por el “Committee of Sponsoring Organizations” (C.O.S.O.) y se exponen a continuación tanto las fortalezas como las debilidades encontradas, señalando en los casos que ameritan, los riesgos involucrados y las recomendaciones correspondientes: TÍTULO PÁGINA Ambiente de Control 26 Evaluación de Riesgos 35 Actividades de Control 39 Información y Comunicación 40 Supervisión 41 23 AMBIENTE DE CONTROL 1. Integridad y valores éticos SI NO NC OBSERVACIONES A) Código de conducta 1) ¿Ha establecido por escrito la dirección de la entidad un código de conducta ética que sea aplicable a todo el personal? X 2) ¿Considera este código de conductas conflictos de intereses, estableciendo reglas para cuando éstos se presenten? 3) ¿Se ha difundido el código de ética en toda la unidad y se lo hace conocer a los funcionarios nuevos? X 4) ¿Cuáles son los procedimientos que ha definido el Proyecto para sancionar las violaciones al código de conducta? 5) ¿Las medidas disciplinarias aplicadas se dan a conocer en toda la organización? ¿Cuál es el procedimiento aplicado? 6) ¿Existen políticas por escrito para regular las relaciones de la dirección con el personal subalterno, proveedores, etc.? 7) ¿Se ha establecido por escrito una política que obligue a los funcionarios de mayor jerarquía a declarar sus beneficios pecuniarios? X 8) ¿Quién es el funcionario responsable de supervisar los esfuerzos del Proyecto para respaldar la ética? X Se encuentra publicado en la página Web del Prosap y se procedió a notificar a todos los consultores del Programa con fecha 27/08/12. Idem Anterior X Se firman las declaraciones conjuntamente con la firma del contrato. Está publicada la normativa vigente en la página web. Rescisión de contrato del consultor involucrado. X ------------------------- X Solo se aplica normativa BID y Legislación Nacional. Se envían las declaraciones a la Oficina Anticorrupción del Coordinador, Responsable de Administración y Finanzas y Responsable de adquisiciones. El Coordinador Ejecutivo del Programa. X 24 B) Actitud administradores respecto del control interno 1) ¿Existen informes de auditoría interna realizados por el organismo correspondiente? 2) ¿Los resultados de esas evaluaciones son tomados en cuenta por la dirección, tomándose las medidas correctivas correspondientes? X 3) ¿Es en el ámbito de dirección que se examinan y contestan las cartas de los auditores externos? X Se adjuntan informes de auditoría interna por el ejercicio 2012. Se elevan Informes a la Coordinación del Programa a fin de ser tenidas en cuenta por los destinatarios finales de los mismos. ----------------------- 4) ¿La dirección fomenta los informes de auditoría interna sobre los controles? X --------------------------- 5) ¿Tiene la auditoría interna y los funcionarios de ella independencia de criterio y calidad profesional requerida para efectuar sus funciones? 6) ¿La dirección promueve el desarrollo del sistema de control interno basado en las normas del Informe Coso? X La auditoría interna sólo depende orgánicamente de la coordinación ejecutiva. X La matriz de los informes de control interno está articulado en el informe COSO. X 25 2) Políticas de Recursos Humanos SI NO NC OBSERVACIONES A) Políticas para reclutar, retener y pagar al personal 1) ¿Existe una política definida para el Proyecto de recursos humanos? ¿Quién es el responsable de llevarla a cabo? X 2) ¿La existencia de puestos superiores vacantes es conocida por todas las personas con la idoneidad necesaria para ocuparlos, tanto dentro como fuera de la organización? ¿Qué procedimiento se utiliza? 3) ¿Los mecanismos para la designación y promoción del personal están basados en criterios objetivos que procuren evitar el favoritismo? 4) ¿Existe algún régimen de promoción dentro del Proyecto? X 5) ¿Se efectúan estudios de gestión independientes de la labor de los principales funcionarios? ¿Quién los efectúa? 6) ¿Las descripciones de los puestos contienen suficientes referencias de las responsabilidades relacionadas con el control? La política de RRHH la fija el Decreto 1318/11, la Normativa de Bancos y Reglamento Operativo. Es responsabilidad del Área de Recursos Humanos. Las vacantes poseen difusión Interna. Se está ampliando la difusión a través de la Página web. X Basado en desempeño, antigüedad en el proyecto y propuesto por los jefes de Unidades. (Ver B.1) De acuerdo a las vacantes o nuevas áreas/ sectores creados. X X X 26 ------------------------------ Los puestos están sujetos a los Términos de referencia. B) Políticas para reclutamiento y capacitación 1) ¿Existen políticas por escrito para reclutar al personal? ¿En qué consisten? 2) ¿Las solicitudes de empleo y las entrevistas son efectuadas y revisadas por personal con la debida capacitación, enterado de los requerimientos de los puestos vacantes y con aptitudes para realizar esas entrevistas? ¿Qué cargos ocupa dicho personal? 3) ¿Las políticas de reclutamiento incluyen la revisión de los antecedentes penales de los candidatos? X 4) ¿El personal de nuevo ingreso es informado de sus responsabilidades, deberes y derechos? 5) ¿Existen manuales descriptivos de los puestos?, ¿se actualizan periódicamente? ¿Y se informan esas actualizaciones al personal de manera oportuna? 6) ¿Las descripciones de los puestos en el manual coinciden con las especificadas en los TDR? 7) ¿Las descripciones de los puestos en el manual coinciden con las tareas realmente efectuadas? 8) ¿Se considera la satisfacción de las necesidades actuales de capacitación y desarrollo del personal así como sus X X Respecto del reclutamiento en base a vacantes y siguiendo lo establecido en el Reglamento Operativo y Manual de Procedimientos. Capacitación en función a la tarea y aprobada por los diferentes jefes de áreas. (Comentario del auditor: corresponden solo a procedimientos) Jefe Directo y Recursos Humanos (Comentario del auditor: no hay constancia escrita. Se hacen solo en forma verbal). X La persona firma una declaración jurada que no posee antecedentes; solo en el caso de tramitación por expediente se solicita el certificado de antecedentes. -------------------------------- X Se describe por Áreas en el Manual de Procedimientos. X -------------------------------- X Son una síntesis. X A principio de año se pasa una encuesta con los requerimientos de 27 necesidades futuras? ¿Cuál es el mecanismo implementado para su manifestación y toma de conocimiento? 9) ¿A través de qué medidas se implementan las necesidades de capacitación y desarrollo establecidas en el punto anterior? 10) ¿Se han establecido procedimientos apropiados para corregir o prevenir las deficiencias de desempeño? capacitación y los jefes evalúan dichas solicitudes. X Algunas a través de becas, formación de postgrados y el plan de capacitación. X Actividades capacitación necesario. de de ser Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que el Programa, para el reclutamiento de personal contempla las Normas aplicables en la materia, definiéndose mecanismos y medidas en materia de capacitación. Aún no se ha establecido una política tendiente a la retención de personal que contribuya al fortalecimiento institucional y a la prevención de deficiencias en el desempeño durante la vida del Proyecto. La falta de establecimiento de las políticas enunciadas involucra un riesgo de alta rotación y de pérdida de personal y/o de mal desempeño, cuestión clave que podría afectar el cumplimiento adecuado de los objetivos. Recomendaciones: Una adecuada política de recursos humanos es fundamental para obtener el mejor rendimiento del personal. Por lo tanto se debería implementar un funcionamiento organizacional que signifique el reconocimiento de los más capaces así como la detección oportuna de mal desempeño y su corrección. 28 3) Estructura Organizacional SI NO NC OBSERVACIONES Determinación de la estructura organizacional 1) ¿Se ha definido claramente la estructura de la organización? X --------------------------- 2) ¿Se cuenta con manuales de procedimiento actualizados que incluyan tanto los procedimientos operacionales como los financieros y contables que deban aplicarse? 3) ¿Cuáles son las variables que determinan la vigencia, remuneración, condiciones de trabajo, etc., de los contratos de trabajo de los funcionarios? 4) ¿Existe supervisión de la labor de los funcionarios por una autoridad superior apropiada? X Los manuales se encuentran en proceso de actualización y adecuación a la nueva estructura. X El Decreto 1318/11. El Contrato y los Términos de referencia de acuerdo a la normativa del Banco. Jefe de Unidad; Recursos Humanos y Jefe de Área. El Programa es sometido a distintas auditorías y revisión ex post de los Bancos. X 29 4) Sistemas Información computarizados de (El programa cuenta con sistema de desarrollo propio el SIIG (Sistema Integrado e Integral de Gestión) y un sistema financiero proporcionado por el Ministerio de Economía (UEPEX) SI NO NC OBSERVACIONES A) Evaluación de los controles generales del sistema 1) El sistema ¿es administrado por un funcionario de alto nivel que informe a las autoridades superiores? X ----------------------- 2) Los desarrolladores de los sistemas ¿tienen prohibido operar las computadoras y utilizar los programas con datos reales? X 3) El sistema de información y las bases de datos ¿están protegidos contra el uso por parte de terceros no autorizados? X Se aplica el criterio por considerarlo habitual dentro de las buenas prácticas de administración de recursos informáticos. (Comentario del auditor: No hay procedimiento por escrito). Se aplica el criterio por considerarlo habitual dentro de las buenas prácticas de administración de recursos informáticos. (Comentario del auditor: No hay procedimiento por escrito). El mismo opera sobre ellos para realizar su mantenimiento. 4) El administrador del sistema de información y de la base de datos ¿tiene prohibido el acceso a los equipos que están en operación? 5) Las contraseñas ¿se asignan formalmente y están protegidas para evitar el uso no autorizado? X X 30 No existe un acta donde consten las contraseñas dadas de alta. 6) ¿Se ha establecido una rutina en el sistema que obligue a los usuarios al cambio de contraseñas en forma periódica? X 7) ¿Se han asignado códigos de identificación a las terminales para evitar que las terminales no autorizadas tengan acceso a las líneas de comunicación? 8) ¿Existen listas del personal autorizado que especifiquen los límites de autorización? 9) ¿Se mantienen esas listas de autorización debidamente actualizadas? X La política empleada exige cambiar la contraseña una vez al mes no pudiendo repetir ninguna de las 10 últimas. Uso de perfiles de usuarios con accesos establecidos. X Se establecen permisos desde el sistema. X Se revisan periódicamente 10) ¿La información confidencial es cifrada o encriptado cuando se transmite? X 11) ¿Se hacen inventarios periódicos de los equipos y se concilian sus resultados con los registros financieros? X 12) ¿ Existe una segregación de funciones o la debida asignación de autorizaciones en los sistemas informáticos, de tal forma que una misma persona no pueda registrar una transacción desde su origen hasta su asiento final en los auxiliares y libro mayor o en los registros similares de la base de datos? 13) ¿Los sistemas de información son confiables, cumpliendo con las normas técnicas vigentes? X 14) ¿Se han establecido procedimientos para enfrentar las situaciones que pudieran afectar la información y equipos, como son: procedimientos de recuperación ante desastres, sitio alternativo de procesamiento de información, respaldos, X X 31 El UEPEX, es sistema cerrado. En el SIIG la información viaja abierta. El sistema está preparado para efectuar trasmisiones cifradas. Desde el Ministerio y en el Programa se ha formalizado en los procedimientos y está en vías de implementación. (Comentario del auditor: Se verificó en el desarrollo de la auditoría a través del análisis del registro de las operaciones) (Comentario del auditor: No hay constancia escrita de lo manifestado por el proyecto). Además de procedimientos de resguardo de información (se aplican rutinas diarias de back up en su modalidad incremental a cinta. Los almacenamiento de información de respaldo en sitios lejanos a la oficina principal, etc., que permitan continuar con las operaciones básicas de la oficina? medios son conservados en cajas de seguridad ignifugas), en las oficinas del desarrollador del sistema existe un servidor alternativo en línea. 15) ¿Toda transacción está debidamente respaldada por documentación acorde con la legislación aplicable y demás normativa? 16) ¿Antes de poner en funcionamiento un sistema de información nuevo o las modificaciones a uno ya existente, se realizan las pruebas para verificar que la información se procese adecuadamente, de manera íntegra y confiable? 17) ¿A la fecha se encuentra implementado el Sistema de Seguimiento y Monitoreo? B) Evaluación de los controles de aplicación del sistema 1) El sistema de información ¿contiene reglas y rutinas de verificación, que permitan comprobar la exactitud de los datos que se introducen en las computadoras? X X Esto se aplica únicamente en el SIIG. 2) ¿Existen procedimientos establecidos por escrito para realizar la comunicación a los responsables de administrar el sistema de información, de los errores en que se incurre al procesar las transacciones y cualquier otra deficiencia que se observe durante el ingreso, procesamiento y emisión de datos e información? ¿Cuáles? 3) ¿Los errores y deficiencias se investigan y se subsanan, documentando adecuadamente lo actuado? 4) ¿Se utilizan controles de archivo para verificar que se actualice la información correcta y evitar la destrucción accidental de los archivos? X Existen medios electrónicos para el reporte de incidentes X Por reportes electrónicos X En forma periódica se chequea la actualización de la información y se inutiliza la documentación que está procesada y contabilizada X Existe un servidor de desarrollo para ensayar el correcto funcionamiento. X 32 5) ¿Existen procedimientos para realizar y conservar copias de respaldo de los archivos, programas y documentos relacionados con las operaciones? (Ver A.14) X Riesgo involucrado: No existe un control adecuado de contraseñas y sus correspondientes actualizaciones. Esto podría generar situaciones no deseadas en el manejo de los sistemas computarizados, con la posibilidad de perjuicios operativos y económicos para el Programa. Recomendaciones: Llevar un adecuado control de contraseñas de los sistemas operados por el Programa y sus correspondientes actualizaciones, dejando plasmado dichos hechos en los registros llevados al efecto. EVALUACIÓN DE RIESGOS A) Determinación de la existencia o no de indicios de riesgo operacional y de fraude en la Unidad SI NO NC OBSERVACIONES 1) ¿Los propósitos generales del Proyecto están claramente definidos y publicados de forma que puedan ser fácilmente comprendidos? X Los objetivos del Programa, así como también de sus subproyectos están claramente definidos en sus respectivos documentos y en los sistemas de administración y gestión. 2) ¿Los objetivos del Proyecto están comunicados al personal? X Están comunicados mediante la intranet del Proyecto. 3) ¿El personal entiende cómo los objetivos del Proyecto se relacionan con los objetivos de sus áreas? 4) ¿Qué entiende el Proyecto por el término “riesgo en el logro de los objetivos”? X (Comentario del auditor: constancia escrita). X Los que afecten a la subsistencia y eficiencia del Programa 33 No hay 5) ¿Qué entiende el Proyecto por el término “administración del riesgo”? Detallar. X El objetivo de la administración de riesgos es minimizar la probabilidad de ocurrencia de los mismos, y contar con acciones de mitigación en el caso que los riesgos se presenten como hechos concretos y consumados. 6) ¿Con qué frecuencia el Proyecto valora los riesgos de alcanzar sus objetivos? X Semestralmente se analizan los supuestos o riesgos críticos, tanto del programa en su conjunto como de cada sub proyecto. 7) ¿En qué áreas del Proyecto se garantiza la administración del riesgo? X Área de Administración y Finanzas – Unidad de Seguimiento y Evaluación. 8) ¿El Proyecto tiene procedimientos para reportar riesgos? ¿En qué consisten? X El proyecto utiliza la metodología de gestión de riesgos del BID. La misma ofrece acciones de mitigación ante la ocurrencia/presentación de riesgos. 9) ¿El personal responsable de los activos (bienes, efectivo) está separado de los que realizan los registros contables? X -------------------------------- 10) ¿El acceso a las cuentas bancarias y otra información relacionada está prohibido al personal de contabilidad? X Es responsabilidad de Tesorería 11) ¿El personal que autoriza las transacciones está separado de la custodia de los activos correspondientes? X ------------------------------- 12) ¿Cuál es el nivel de autorizaciones para efectuar los pagos del Proyecto? X Jefe de área y Jefe de Unidad. Para todos los casos es el mismo nivel de autorización. 13) ¿Con qué frecuencia se produce el envío de la pre contabilización de los pagos por parte de la UEC? X 34 No se realiza pre contabilización 14) ¿Con qué frecuencia se produce la validación de la pre contabilización por parte de la UEC? 15) ¿Se efectúan todos los pagos con cheques emitidos no a la orden? 16) ¿Se efectúa la firma de cheques teniendo a la vista la documentación de respaldo? X No se realiza pre contabilización. X -------------------------------- X ------------------------------ 17) ¿Existen procedimientos de cancelación o anulación de facturas pagadas? ¿Cómo se instrumentan? X Sello de pagado en facturas. 18) ¿Se mantienen en custodia adecuada las chequeras? X En caja fuerte. 19) ¿Existe un control de la numeración de los cheques? ¿Quién lo efectúa? X Tesorería. 20) ¿Existe un procedimiento para el depósito del fondo de reparo en una cuenta especial creada para tal fin? 21) ¿Se cancelan los fondos enviados por la UEC a las jurisdicciones contra documentación de respaldo? 22) Vencido el plazo para rendición del anticipo, ¿cómo se procede en caso de existir un saldo remanente? 23) ¿Prohíbe el sistema computarizado la cancelación de rendiciones con facturas con idéntica o similar numeración? 24) ¿Permite el sistema computarizado la rendición con distinta documentación (recibos, facturas)? X -------------- X ------------------------------ X Se reitera el pedido de rendición y en caso de no realizarse el pago o quedar un saldo, se solicita su devolución a la UEC. X ----------------------- X 35 ------------------------ B) Determinación de la existencia o no de indicios de fraude en la Unidad 1) ¿Tiene el Proyecto un programa para prevenir, detener y detectar el fraude? 2) ¿Tiene identificadas el proyecto las áreas de más alto riesgo de fraude? X X Se realizó una capacitación de Seguridad informática. Capacitación en manejo de claves, contraseñas, políticas de escritorios limpios. Actualización de antivirus y control de acceso al sistema. Riesgo Involucrado: Del relevamiento realizado surge que se han implementado controles internos pero aún no se puede aseverar que se hayan realizado estrategias destinadas a tener identificados y evaluados los distintos riesgos ni a desarrollar acciones para minimizarlos. Lo expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos planteados, derivadas de circunstancias internas o externas que pueden ser prevenidas. Recomendaciones: Realizar la identificación de los riesgos tanto internos como externos a los cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de efectuar la estimación de los mismos y elaborar un plan que incluya las actividades de control a fin de evitar o minimizar sus efectos. 36 ACTIVIDADES DE CONTROL Determinación de la aplicación de políticas de control generales en lo que respecta al registro eficaz y eficiente de las transacciones, la salvaguarda de los activos, la conciliación de las cifras de la contabilidad y la transparencia de los informes 1) ¿Para el registro de las operaciones se han diseñado formas apropiadas que se utilicen correctamente para asentar todos los datos tales como la fecha de las transacciones, su monto original, el plazo de pago, detalle de la operación el proveedor y la moneda? 2) ¿La información se registra en una sola unidad o base de datos integrada para evitar errores por duplicación de registros e inconsistencias en los informes y para reducir los costos? 3) ¿El sistema que se utiliza para numerar las transacciones es consistente con el que se emplea para informar a los interesados en el exterior, como el BID y el Banco Mundial? (Ej. Nº PRISM) SI NO NC OBSERVACIONES X -------------------------- X ----------------------------- X ------------------------------ 37 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Determinación de la recepción por parte de las autoridades superiores de la información sobre el Proyecto necesaria para cumplir con sus responsabilidades. 1) ¿Los informes sobre el Proyecto se presentan de acuerdo con las normas que al respecto ha establecido la comunidad internacional? 2) ¿La coordinación del Proyecto tiene reuniones frecuentes con los funcionarios de las distintas áreas y con la auditoría interna a los fines de estar informados sobre el desarrollo de las actividades en general y las relacionadas con control interno en particular? SI X X NO NC OBSERVACIONES Los informes sobre el progreso del Proyecto se confeccionan de acuerdo a la metodología de los organismos financiadores o de aquellos que puntualmente lo soliciten. ----------------------- Riesgo Involucrado: Si bien se desarrollan reuniones frecuentes y los informes respetan las normas establecidas, se presentan situaciones en las que distintas áreas del Programa no logran la comunicación necesaria para la ejecución con el nivel de eficiencia deseado. Recomendaciones: Mantener reuniones frecuentes y actividades en pos de la comunicación organizacional, propiciando un clima de trabajo que promueva la interacción entre las personas y los distintos equipos de trabajo para el mejor logro de los objetivos comunes. SUPERVISIÓN 38 Evaluación de la eficacia de las actividades de Supervisión SI 1) ¿La Coordinación del Proyecto recibe información suficiente y oportuna que le permita supervisar los objetivos y estrategias del Proyecto? X 2) ¿Cómo transmite la coordinación de forma explícita y contundente su compromiso respecto del control interno? 3) ¿Existen variaciones significativas entre las cifras presupuestadas y las reales? 4) ¿El personal con tareas de supervisión está obligado a hacer constar con su firma que se han efectuado actividades esenciales para el control interno? X X X NO NC OBSERVACIONES La Coordinación del Proyecto, recibe información con distinta frecuencia (semanal, mensual, trimestral, semestral, anual) sobre el progreso del Proyecto, en lo relativo a su ejecución financiera y física. Mediante reuniones. Aprobación del Manual de Procedimientos. Demoras en el inicio de algunos Proyectos Provinciales. ---------------------------- BUENOS AIRES, 23 abril de 2013. DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL 39 “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II) CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1956/OC-AR (Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2012) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - test o prueba de transacciones; - circularización y reconciliación bancaria; - análisis de la naturaleza y elegibilidad de los gastos; - análisis de legajos correspondientes a procesos de adquisiciones; - revisión de legajos de consultores; - cotejo de las cifras expuestas en los Estados Financieros con las imputaciones efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria; - revisión del Sistema de Control Interno de acuerdo con el enfoque C.O.S.O; - Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos; - cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período y - otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. El alcance de la tarea realizada comprendió el 100,00 % de las fuentes de fondos y el 61,01 % de 40 las erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en dólares estadounidenses al 31 de diciembre de 2012, de acuerdo al siguiente detalle: Categoría % Incidencia 3.195.388,69 3,34 304.614,89 9,53 90.887.295,43 94,75 62,23 1- Unidad Ejecutora Central 2- Costos Directos Importe de Muestra en USD % de muestra sobre la categoría Total ejecutado en USD 74.816.552,88 78,19 56.462.783,72 (*)54.816.552,8 8 2.2- Negocios Agroalimentarios 12.957.397,54 13,53 1.600.222,33 12,35 2.3- Fortalecimiento Institucional 2.1- Infraestructura Rural y Servicios 73,22 2.491.076,61 2,60 46.008,51 1,85 2.4- Preparación de Proyectos 414.644,03 0,43 0,00 0,00 3- Costos Concurrentes 181.551,78 0,19 0,00 0,00 1.652.829,88 1,72 1.652.829,88 100,00 61,01 4- Costos Financieros 95.756.903,87 100,00 58.420.228,49 TOTAL EJECUTADO (*) la inversión se encuentra centralizada en pocas obras de monto significativo Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objeto principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. BUENOS AIRES, 23 abril de 2013. 41