INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE GESTIÓN DE LA SANIDAD Y CALIDAD AGROALIMENTARIA” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1950/OC-AR BID (Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2012) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, opina acerca del examen practicado sobre los estados financieros e información financiera complementaria que se detallan en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2012, correspondientes al “Programa de Gestión de la Sanidad y Calidad Agroalimentaria”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1950/OC-AR, suscripto el 17 de Abril de 2008 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). La ejecución del Programa es llevada a cabo por el Servicio Nacional de Sanidad y Calidad Agroalimentaria (SENASA), dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca; con el apoyo de la Unidad de Gestión del Programa (UGP) creada a tal fin y de la Unidad de Programas Nacionales e Internacionales de Cooperación, Fortalecimiento Institucional y Asistencia Técnica (UFIN). I- ESTADOS AUDITADOS 1. Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados correspondiente al ejercicio finalizado el 31/12/2012, expresado en dólares estadounidenses. 2. Estado de Inversiones por Apertura al 31/12/12, expresado en dólares estadounidenses. 3. Información Financiera Complementaria que incluye: 1 Estado de Solicitudes de Desembolso por el ejercicio económico iniciado el 01/01/12, expresado en dólares estadounidenses. Conciliación del Fondo Rotatorio por el ejercicio económico iniciado el 01/01/12, expresado en dólares estadounidenses. Detalle de gastos pendientes de justificar al BID al 31/12/2012 4. Notas 1 a 11 a los Estados Contables del Programa correspondientes al ejercicio finalizado el 31/12/2012. 5. Declaración de la Gerencia del Proyecto. Los estados financieros fueron preparados por la UFIN, son de su exclusiva responsabilidad y fueron presentados a la AGN inicialmente el 18/02/2013 y en su versión definitiva el 19/03/2013. Estos últimos se adjuntan inicialados por nosotros al sólo efecto de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 19/10/2012 y el 28/12/12 y entre el 04/02/2013 y el 10/04/2013. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, verificación de los sistemas de control interno de las áreas relacionadas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. 2 III- ACLARACIONES PREVIAS 1. En dos de los procesos de adquisiciones analizados, se tuvo a la vista documentación que compromete la transparencia de lo actuado por una coincidencia entre un préstamo de fondos de un accionista recibido por la adjudicataria y un consultor que entre enero/2009 y septiembre/2010 (período donde ya se había iniciado uno de los procesos) y a partir del 01/01/2012 se desempeñó en el área de adquisiciones del Proyecto. Ésta observación y otras deficiencias de la evaluación llevada a cabo que se exponen detalladamente en los apartados B.3.3 y B.3.4 afectan la elegibilidad del gasto rendido en la solicitud 22 por USD 220.915,00 (BID) y USD 105.356,21 (Local). 2. No consta en el Plan de Adquisiciones suministrado la Comparación de Precios N°02/2011, Obra: Ampliación del Centro Regional La Pampa-San Luis por $ 1.473.289,61. A su vez, la SBCC 02/2011 de Evaluación de Procesos de Formulación del POA y ejecución del Programa ($637.234,39), que según lo informado está incluida en el Plan en un componente distinto, no cumplió con la Revisión ex ante tal como había sido aprobada. De acuerdo a lo establecido en las cláusulas 1.12 y 1.17 de las GN 2349-7 y GN 2350-7 respectivamente, los gastos rendidos según el siguiente detalle no cumplen con ese requisito para ser financiados por el Banco: Detalle SBCC 02/2011 Solicitud N° 121.532,69 24 26.200,21 25 SBCC 02/2011 203.482,63 25 CP 02/2011 101.460,32 26 7.936,27 30 CP 02/2011 SBCC 02/2011 3. Importe USD Aclaraciones Ejercicio 2013 No se tuvo a la vista la orden de compra o contrato que ponga de manifiesto expresamente la relación jurídica entre el SENASA y la firma seleccionada como intermediaria para los trámites de importación. Se abonaron a esta firma en concepto 3 de honorarios $ 175.910,18 de los cuales se rindieron en la Solicitud 26 $ 162.087,05/USD 36.506,09. 4. Se rindieron al BID USD 1.571,59 en la Solicitud Nº 22 y USD 2.732,58, que superan lo facturado por los respectivos proveedores, a consecuencia de la contabilización en pesos según un tipo de cambio previsto y su posterior conversión a dólares para su pago, a un tipo de cambio distinto. La observación se expone con mayor grado de detalle en los apartados B.3.1 y B.3.3 de nuestro Memorando a la Dirección. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en III- los estados detallados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del “Programa de Gestión de la Sanidad y Calidad Agroalimentaria”, Préstamo BID N° 1950/OC-AR” al 31 de diciembre de 2012, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con las estipulaciones establecidas en el Contrato de Préstamo BID N° 1950/OC-AR. BUENOS AIRES, 15 de abril de 2013.- 4 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN “PROGRAMA DE GESTIÓN DE LA SANIDAD Y CALIDAD AGROALIMENTARIA” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1950/OC-AR BID (Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2012) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros del “Programa de Gestión de la Sanidad y Calidad Agroalimentaria” por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2012, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo - contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad de Gestión del Programa (UGP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la implementación de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente memorando: Índice Título A.1 y B.1.- Control Interno- Debilidades de control A.2 y B.2- Consultoría. Incumplimientos de normativa y Falencias Administrativas. Emisión y suscripción de contratos inconsistentes evidenciando la debilidad de controles en el área de contrataciones. B.3 Adquisiciones. Incumplimiento de las normas del Banco en materia de incompatibilidades. Faltante de documentación, Escasa competencia en los procesos. Falta de controles en 5 documentación relevante y en procesos de recepción y distribución, incumplimiento de la normativa aplicable y de los contratos. Documentación inconsistente. Demoras en los procesos de instalación del equipamiento adquirido atribuibles al Programa. B.4 Obras. Incumplimiento de las Normas del Banco. Faltante de documentación, errores en la planificación y en la estimación presupuestaria que llevan a sucesivas revisiones, a la superposición de procesos y a la generación de mayores costos. Variaciones de obra no documentadas adecuadamente. Demoras en la ejecución por causas no previstas por el Programa. B.5 Firmas consultoras. Incumplimiento de las Normas del Banco. A. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS A.1. REGISTROS CONTABLES Y CONTROL INTERNO Observaciones: A.1.1 En el mayor de la cuenta operativa algunas Autorizaciones de Pago (AP) no respetan la correlatividad, así como hay asientos que tampoco lo hacen. A.1.2 En la mayoría de los casos las AP no contaban con todas las firmas previstas, a los fines de garantizar el adecuado control por oposición de las operaciones. A.1.3 De acuerdo a la respuesta suministrada por el Proyecto, respecto de la implementación y notificación fehaciente a las unidades receptoras de procedimientos de control de recepción, distribución y stock de los productos adquiridos con fondos del Programa, la recepción continúa siendo realizada por el responsable de la UGP designado en la orden de compra y se verifica el estado de los bienes con visitas periódicas, lo que indica que no se ha avanzado en el fortalecimiento de los controles para subsanar las observaciones efectuadas en nuestro informe del ejercicio anterior. A su vez, se solicitó documentación que acredite la utilización/distribución de los insecticidas adquiridos en el marco de la emergencia sanitaria que al momento de nuestra visita en la auditoría del ejercicio anterior estaban sin utilizar y sólo se nos respondió que en uno de los casos no hay constancia de distribución porque lo usa el Programa y que en el otro se esperaba respuesta del Centro Regional. 6 A.1.4 No se nos suministró la fecha del último recuento físico efectuado por el Proyecto ni el acta que debió realizarse en oportunidad del mismo. En su defecto se nos entregaron planillas de mantenimiento de bienes que no se corresponden con el procedimiento de control solicitado. Cabe aclarar, que la entrega de documentación que no respalda la realización de este tipo de controles ya fue observada en el ejercicio anterior. Comentarios de la UGP: A.1.1 Se toma en cuenta la observación. No obstante, el sistema utilizado es el recomendado por el Banco Interamericano de Desarrollo. A.1.2 Al respecto se informa que si bien las autorizaciones de pago del ejercicio 2012 tienen dos firmas, correspondientes al Responsable de Registro y a la Directora Nacional de Técnica y administrativa del SENASA, a raíz de las observaciones de AGN se comenzaron a aprobar con 3 firmas en el ejercicio 2013. A.1.3 El receptor de los bienes se indica en la orden de compra, y es designado por el componente respectivo. Este componente es quien originalmente solicitó el bien o servicio que fuera adquirido. En el caso de bienes, una vez recepcionados se incorporan al registro patrimonial del SENASA, a cargo de la DNTyA. La UGP realiza inspecciones periódicas sobre el asentamiento y/o uso de los bienes, y recibe anualmente los informes de mantenimiento. Respecto de la referencia a la entrega de insecticidas, la conformación del programa, en cuanto a la interacción con los componentes, implica que se solicite, a través de la Gerencia General del SENASA, un informe específico sobre el stock y utilización de los mismos. A.1.4 Sin comentarios. Recomendaciones: Establecer circuitos administrativos que garanticen adecuados niveles de control interno. Efectuar las registraciones contables evitando demoras a fin de contar con información clara, precisa y oportuna. 7 Implementar procedimientos de control de distribución y stock de los bienes e insumos adquiridos con fondos del Programa a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron adquiridos. Realizar recuentos físicos periódicos dejando constancia documental de los resultados del mismo debidamente suscripta por todas las partes involucradas. A.2. CONSULTORÍA Observaciones: A.2.1 Se constataron deficiencias administrativas en los legajos analizados, tales como falta de fecha de emisión y/o recepción de la documentación, falta de firma y fecha de realización en los cuadros de evaluación, currículos sin año de graduación. A su vez, en algunos legajos, que corresponden a contrataciones para componentes que según el Plan de Adquisiciones requerían evaluación ex ante, no se tuvo a la vista la No Objeción del BID para la contratación. A.2.2 En ningún caso se tuvo a la vista el Acto Administrativo, la Certificación prevista en el artículo 11 del Dcto. 2345/08 para las contrataciones del período auditado, ni el Formulario para la Evaluación del Cumplimiento del Contrato según Resolución 37/09 de la Secretaría de la Función Pública incumpliendo la normativa nacional vigente en materia de contrataciones y afectando la validez de los contratos. De acuerdo a la documentación suministrada recién se implementó la certificación para contratos en el 2013. A su vez, no se encontró la publicación en la página WEB de la entidad de la nómina actualizada de las personas contratadas , ni en el de la Jefatura de Gabinete (art. 13 del Dcto 2345/08) y no se tuvo a la vista la Planta de Personal aprobada para el período. A.2.3 Se incluyó en los contratos celebrados la cláusula XVII que establece que: …˝Sin perjuicio de los honorarios aludidos en la cláusula IV se abonará al consultor una suma fija mensual por todo concepto de pesos un mil doscientos ($ 1.200,00) destinada a la contratación de cobertura médica durante la ejecución del contrato, que se abonará contra la presentación de copia del comprobante de pago del servicio contratado por parte del 8 consultor, cuyo monto podrá ser menor, igual o superior al monto de la suma fija no reintegrable…”. De lo expuesto se formulan las siguientes consideraciones: a. No se ha identificado la normativa por la cual se dispuso: La inclusión de este concepto en este tipo de contrato; La determinación del monto a abonarse; La facultad de decidir aceptar comprobantes por importes inferiores a lo abonado, ya que eso equivale a la efectivización de pagos sin documentación de respaldo y que por tal, no es financiable por el Banco. b. No surge del análisis realizado justificación alguna para la omisión de la advertencia de que en caso de no presentar constancia de contratación de los servicios de cobertura médica, deberá devolver los $ 1.200,00 abonados por este concepto. c. Con respecto a la documentación de respaldo tenida a la vista surgen las siguientes consideraciones: En 100% de los consultores analizados que percibieron dicha suma, hubo períodos por los cuales no se tuvo a la vista el comprobante requerido. En el 66% de los casos las facturas indican que el consultor no es titular de la prestación, y a su vez se presentaron facturas que son por $ 0,00 con una leyenda explicando que los cargos han sido cancelados con aportes derivados del sistema de desregulación de obras sociales. De los consultores incluidos en muestra el monto que no cuenta con documentación de respaldo sea por lo mencionado precedentemente o porque las facturas presentadas no alcanzan a cubrir los $ 1.200,00 asciende a $ 31.018,10. Comentarios de la UGP: A.2.1 Sin comentarios. A.2.2 Se informa que esta Unidad comenzó a realizar la consulta referida a la Certificación de la Secretaría de la Gestión Pública del art. 11 del Decreto 2345/08 en el mes de octubre del año 2012 para todos los consultores que fueran contratados. Siguiendo con el envío 9 de expedientes para la realización de los Actos Administrativos. En relación a la publicación de la nómina de contratados en la página Web del Organismo y en Jefatura de Gabinete, esta Unidad no llevaba a cabo esta modalidad, por lo que a partir del período 2013 se comenzará a realizar tal práctica. A.2.3 a- Se informa que el monto aludido en la cláusula XVII destinado a la cobertura médica, se realizó teniendo en cuenta el monto fijado por otras Unidades Ejecutoras con Financiamiento Externo que realizan la misma práctica. El Ministerio de Economía y Finanzas informó, mediante Nota de fecha 11 de enero de 2013, que se le reconocerán a los consultores el reembolso de los gastos en concepto de seguro médico, con un tope máximo de Pesos Dos Mil Doscientos ($2.200), por lo que dicho importe será abonado exclusivamente contra la prestación del pertinente comprobante de pago y por el monto del mismo durante la ejecución del presente contrato. De esta manera, se deja sin efecto el sistema que hasta el momento fuera observado por la AGN en informes anteriores. (Comentario no procedente: la observación tiene su origen en la falta de normativa y eso no se ha subsanado). b- Sin comentarios c- Sin comentarios Recomendaciones: Mantener legajos completos, que contengan toda la documentación respaldatoria de las contrataciones celebradas e instruir a los responsables de la recepción y archivo de la documentación respecto de los controles que deben realizarse y de las evidencias de intervención que deben constar en la misma. Cumplir con la normativa vigente en materia de selección y contratación de consultores. Adecuar sus actos a normas y principios de derecho público propios de su ámbito de actuación, con fundamento en una norma específica dictada por autoridad competente que cree expresamente el concepto a abonarse, establezca su monto y demás condiciones o que establezca dicha posibilidad o le otorgue competencia para hacerlo al Responsable del Programa. 10 B. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO B.1 REGISTROS CONTABLES Y CONTROL INTERNO Observaciones: B.1.1 No se registró en la contabilidad la salida ni la entrada posterior de una partida por $58.525,00 debitados de la cuenta operativa el 14 de Febrero y acreditados el 15 de Marzo de 2012, ni tampoco de una partida por $3.483,00 debitados de la misma cuenta el 18 de Mayo y acreditados el 19 de Junio de 2012. De acuerdo a la documentación suministrada en respuesta a esta observación, corresponde a dos errores que fueron detectados y subsanados por la Tesorería del SENASA, sin haber tenido a la vista ninguna evidencia de que los responsables del registro y manejo de las cuentas del Programa hayan detectado y gestionado la regularización. B.1.2 El saldo contable en dólares de la cuenta operativa tiene una diferencia de USD 195.068,28 respecto de la disponibilidad de fondos al cierre debido a que no se ha realizado el ajuste por diferencia de cambio correspondiente. Comentarios de la UGP: B.1.1 Se ha deslizado un error involuntario, adjuntándose documentación de regularización de dichas situaciones. B.1.2 Sin comentarios. Recomendaciones: Maximizar los controles sobre los movimientos del Proyecto, a fin de detectar y efectuar oportunamente los reclamos correspondientes ante errores ajenos al mismo que pueden afectar la disponibilidad de fondos dejando adecuada constancia en las conciliaciones. Dar respuesta oportuna a los requerimientos de auditoría a fin de posibilitar la realización de los procedimientos previstos. B.2 CONSULTORÍA B.2.1 Consultoría Nacional Observaciones: 11 B.2.1.1 La adenda que modifica el contrato de uno de los consultores muestreados a los efectos de adaptar el monto a la entrada en vigencia del Decreto 1318/2011, no tiene en cuenta que se trata de un contrato de Locación de Obra y establece un honorario mensual cuando el cronograma inicial (que fue tenido en cuenta a la hora de efectivizar los pagos) consiste en porcentajes sujetos a la aprobación de informes. Por no haberse subsanado el error citado como la adenda reemplaza en los puntos específicos al contrato original, el Proyecto no cumplió con el cronograma de pagos vigente. B.2.1.2 No surge de la documentación obrante en el legajo las razones por las cuales un consultor tiene dos contratos de idénticas condiciones, donde lo único que se modifica es la fecha de inicio reduciendo el plazo de duración. Cabe aclarar que por enero, mes que no se incluye en el segundo contrato, el consultor presentó el recibo correspondiente, se emitió la aprobación de los trabajos y la AP, la cual no se encuentra entre las partidas pendientes de la conciliación efectuada por el Proyecto por el mes en que se emitió el pago. B.2.1.3 En otro de los casos se tuvieron a la vista dos contratos firmados el mismo día bajo las mismas condiciones pero con diferente plazo de ejecución, sin que se diga expresamente cuál se anula. A su vez, hay contratos con inconsistencias entre lo establecido en las cláusulas y los anexos que los complementan. B.2.1.4 De acuerdo a la documentación tenida a la vista uno de los casos analizados tiene cargo de Consultor Experto pero la remuneración corresponde, según el Dec 2345, al cargo de Coordinador Rango I. Posteriormente se suscribe una adenda que incrementa sus honorarios a Coordinador Rango III, no surgiendo del CV presentado que cuente con los requisitos obligatorios establecidos en el citado Decreto para ese cargo. Comentarios de la UGP: B.2.1.1 La Adenda en la cláusula primera reza… Que a partir del día 01 de septiembre del 2011, el salario mensual del Consultor pasará a ser de $ 5.600 a $ 8.600, remuneración que corresponde a la Categoría Consultor Experto Rango III, conforme Decreto 1318/2011 Ahora bien, la escala de honorarios se refiere a valores mensuales, por lo que esta Unidad 12 decidió que en todos los casos sólo se modifique su importe, sin modificar el cronograma original y por ende la presentación de informes. B.2.1.2 El contrato aprobado y firmado es a partir del mes de febrero de 2012, contrato ejecutado hasta el mes de diciembre de 2012, por el transcurso de 11 meses. Conforme surge del sistema UEPEX los honorarios fueron liquidados de acuerdo con el cronograma de pagos. B.2.1.3 Sin comentarios. B.2.1.4 El 2/7/2012, nuevamente esta Unidad realiza una adecuación de los honorarios a determinados consultores profesionales considerando la aptitud en el desarrollo de sus funciones. Recomendaciones: Maximizar los controles en la emisión de adendas y contratos a fin de evitar la duplicidad y los errores que afectan las condiciones contractuales y llevan a emitir documentación (Certificaciones de servicios, recibos, etc) por períodos que no se deberían considerar con contratos vigentes. A su vez, atento a que no surge claramente las circunstancias (más allá de la existencia del contrato que no sería el aprobado) por las cuales se ha certificado el cumplimiento de los servicios, se ha recepcionado el recibo y se ha emitido la autorización de pago correspondiente a un mes por el que no estaría aprobada la contratación, rever el funcionamiento de los circuitos involucrados para evitar esas fallas de control que relativizan la veracidad de la documentación emitida. B.3 ADQUISICIONES B.3.1 LPI 4/11 Adquisición del sistema de cromatografía líquida de Ultra Alta Performance Acoplado a un Espectrómetro de masas cuádruplo TANDEM (USD 1.745.000,00) Observaciones: B.3.1.1 El expediente tenido a la vista no respeta el orden cronológico para el archivo de la documentación, y ha sido refoliado sin firma autorizante. 13 B.3.1.2 Se rechazaron dos de las tres ofertas presentadas, incluso la de menor precio, por una causa no prevista en las Instrucciones a los Licitantes (solicitar emisión de la orden de compra a nombre del proveedor del exterior), habiendo cumplido las tres con la presentación de la única documentación especial requerida para productos fabricados fuera del país según Formulario modelo (autorización del fabricante). Esto incumple lo previsto en el apartado 36.2 de las IAO. Cabe aclarar, que no consta solicitud de aclaración alguna emitida por el Proyecto a los oferentes respecto de si la solicitud mencionada era condición excluyente para el mantenimiento de la oferta. Cabe aclarar que por lo mismo que se observa en la presente, las 2 empresas presentaron reclamos pero fueron rechazados. El Bid dio la no objeción sobre la base del proyecto de resolución de adjudicación. B.3.1.3 No se suscribió el Convenio previsto en la cláusula 43 de las IAO, únicamente se emitió una Orden de Compra que no responde a los modelos previstos en los documentos aprobados por el Banco y que no contiene la firma del adjudicatario. No obstante ello el proveedor envía una nota confirmando la recepción. B.3.1.4 No se pudo constatar la fecha cierta en que los bienes fueron entregados en el lugar previsto en la Lista de Bienes y Plan de Entrega, a partir de la cual comienza a regir el año de garantía (CEC 27.3) debido a que la documentación que debería acreditarla no detalla la fecha en que el responsable del área la suscribe o se cuenta con distintos documentos con fechas diferentes, no pudiéndose establecer cuál es la definitiva. Cabe aclarar, que no pueden considerarse los certificados de conformidad emitidos porque la información que detallan se corresponde con el calendario de pagos y no con la entrega efectiva. B.3.1.5 Realizada la inspección ocular se pudo constatar que cuatro de los equipos adquiridos que se destinaron al Laboratorio Animal cito en la ciudad de Martínez, aún no se encuentran instalados. De acuerdo a la información que se pudo obtener, no obstante haberse contactado la empresa con el organismo antes de que llegaran los bienes al país (23/05/2012) para constatar que se contaba con las condiciones requeridas para la instalación, pasaron varios meses para que se acondicionaran los espacios, encontrándose al 26/02/2013 gran parte de lo recibido aún en condiciones de embalaje. Al respecto 14 deben tenerse en cuenta dos cosas: en primer lugar está transcurriendo el año de garantía sin que los equipos hayan sido usados y en segundo lugar, por nota del 07/11/2012, el Director de Laboratorio Animal informó que se habían instalado y se había dictado la capacitación para el manejo de los equipos, situación que como se expuso transcurrido varios meses no coincide con lo constatado. B.3.1.6 No se tuvo a la vista la orden de compra o contrato que ponga de manifiesto expresamente la relación jurídica entre el SENASA y la firma seleccionada como intermediaria para los trámites de importación. Sin embargo, se abonaron a esta firma en concepto de honorarios $ 175.910,18. B.3.1.7 Se rindieron al Banco USD 2.729,62 de más respecto de lo efectivamente abonado en concepto de gravámenes a la importación a consecuencia de una diferencia en el tipo de cambio empleado entre el pago y la rendición Comentarios de la UGP: B.3.1.1 Se procede a efectuar el refoliado con firma autorizante. Cabe aclarar que en el año 2012 y en función de las recomendaciones de la AGN se comenzó a implementar la firma autorizante en el refoliado. (Comentario del auditor:será motivo de futuras verificaciones). B.3.1.2 Respecto de este punto, si bien es correcta la apreciación de la AGN en cuanto a que dicha restricción no está explícita en los parámetros de evaluación, esta UGP entiende que prevalece en este caso la condición de “oferente” que se encuentra claramente descripta en el Pliego. De esta manera la condición planteada por el oferente hace que se desestime la oferta, no realizándose una consulta aclaratoria por entender que se estaría incumpliendo con la condición de transparencia y de competitividad, al otorgarle a un oferente la posibilidad de cambiar las condiciones de su oferta. B.3.1.3 Hasta inicios del año 2012 el Programa consideraba la orden de compra como un contrato con el proveedor de bienes, por lo cual no se utilizaba el contrato al que se hace referencia. En función de las observaciones de la AGN en su informe correspondiente al año 2011, la práctica es hacer orden de compra y firmar el modelo de contrato que figura en los pliegos. 15 B.3.1.4 y B.3.1.5 La recepción de los bienes es efectuada por el Área solicitante de los mismos, encargada de la conformidad de los trabajos sobre los bienes recibidos oportunamente. Adicionalmente es importante aclarar que se toma en cuenta la observación. En este sentido se propiciará desde la UGP un cambio en los mecanismos de recepción y verificación, ya que de acuerdo con el manual de procedimientos aprobado oportunamente, se identifica como responsables primarios de esta acción a las Direcciones Nacionales que están a cargo de cada componente. En este aspecto, se considera necesario revisar y adecuar estos procedimientos, dada la persistencia de este tipo de observaciones que tienen como base el propio diseño de los procesos de adquisiciones del programa respecto de las responsabilidades y los actores intervinientes B.3.1.6 Se autorizó el pago mediante Disposición Nº 041 de fecha 01/06/2012. B.3.1.7 El sistema de registro UEPEX realiza la conversión del tipo de cambio directamente sin permitir seleccionar el tipo de cambio utilizado para la Justificación de Gastos al BID, convirtiendo los pesos pagados a USD al tipo de cambio de la Transferencia de Dinero seleccionada en el momento de la emisión de la autorización de pago. Se realizó la consulta al Centro de Atención de Usuarios del Sistema UEPEX, Unidad Informática de la Secretaria de Hacienda, la cual contesto: “por favor indicar al usuario que debe consultar a la AGN como debe proceder para este registro”.(Comentario del auditor: no procedente por cuanto no es la AGN quien regula la metodología de registro ni de los sistemas de aplicación). Recomendaciones: Mantener la documentación en expedientes completos que contengan toda la documentación del proceso en estricto orden cronológico evitando las refoliaciones sin la debida autorización. Incluir en los documentos de licitación todas las pautas y condiciones que pueden dar lugar al rechazo de las ofertas en cumplimiento de lo establecido en las normas del Banco respecto del contenido de los mismos. 16 Suscribir los contratos previstos y aprobados por el Banco en los Documentos de Licitación, a los efectos de establecer la relación jurídica entre las partes cumpliendo con la Normativa. Implementar procedimientos de control de los bienes adquiridos con fondos del Programa a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron adquiridos y la salvaguarda de los mismos. No efectuar pagos sin que se haya suscripto el contrato respectivo. Maximizar los controles para que los importes contabilizados y rendidos coincidan con lo facturado, dando el tratamiento adecuado a las operaciones que son originalmente en dólares. Debería solicitársele al prestador del sistema UEPEX las adaptaciones necesarias del mismo para que se adapte a las necesidades de los usuarios del proyecto y éstos, interiorizarse a fondo en sus aplicaciones para obtener todo su potencial, ajustado a las pautas fijadas por el Banco. B.3.2 LPN N° 01/2011 Adquisición de Unidades de Monitoreo y Control. Laboratorio Móvil y Unidad de Traslado de Pasajeros. ($ 433.000,00) Observaciones: B.3.2.1 El expediente no respeta el orden cronológico para el archivo, está refoliado sin firma autorizante y contiene notas sin firma o con fecha ilegible. B.3.2.2 No consta en el expediente evidencia alguna de que se haya cumplido con los requisitos de publicación previstos en la cláusula 42.3 de las Instrucciones a los Oferentes. B.3.2.3 No se suscribió el Convenio previsto en la cláusula 43 de las IAO, únicamente se emite una Orden de Compra que no responde a los modelos previstos en los documentos aprobados por el Banco y que contiene una firma sin aclaración por parte del Programa, y la firma de una persona autorizada sólo al retiro de la misma, por parte del adjudicatario. B.3.2.4 No se tuvo a la vista constancia de que el adjudicatario haya presentado evidencia alguna de estar habilitado para contratar con la Administración Pública Nacional. B.3.2.5 No se cumplió con los plazos previstos, a causa de que el Proyecto habiendo establecido como plazo de entrega 60 días a partir de la recepción de la Orden de compra (emitida el 17 07/11/2011), demoró más de ese plazo para poner a disposición las camionetas sobre las cuales debían realizarse los trabajos. B.3.2.6 El remito del 02/05/2012, que hemos tenido a la vista, no indica en qué fecha fueron efectivamente recibidas las unidades. Cabe aclarar, que consta en el expediente un mail del 01/05/2012, donde personal del SENASA manifiesta que se realizó el 26/04/2012 una visita a la empresa y que para la finalización de los trabajos se requieren 30 días hábiles más, por los cuáles se solicitará una nueva prórroga. La solicitud no fue tenida a la vista pero sí un mail donde el área de adquisiciones informa que el contrato vence el 02/05/2012 y no puede ser nuevamente prorrogado. B.3.2.7 En el certificado de conformidad sólo se indica mes y año y el primero se encuentra sobrescrito sin salvar. Comentarios de la UGP: B.3.1.5 Se procede a efectuar el refoliado con firma autorizante. Cabe aclarar que en el año 2012 y en función de las recomendaciones de la AGN se comenzó a implementar la firma autorizante en el refoliado. (Comentario del auditor: será motivo de futuras verificaciones). B.3.2.1 B.3.2.2 El punto 42.3 aludido se refiere a la publicación de los resultados del procedimiento, es decir la notificación de la adjudicación a todos los oferentes. En los casos de Licitaciones Públicas Internacionales este procedimiento se lleva a cabo tal cual lo establece la cláusula. Si bien es correcta la observación, esta UGP interpretó que no era necesaria la publicación en el UNDB, por tratarse de una Licitación Nacional, cuyo llamado no se publica en ese medio, y dado que los resultados fueron informados por nota a cada uno de los oferentes. B.3.2.3 Hasta inicios del año 2012 el Programa consideraba la orden de compra como un contrato con el proveedor de bienes, por lo cual no se utilizaba el contrato al que se hace referencia. En función de las observaciones de la AGN en su informe correspondiente al año 2011, la práctica es hacer orden de compra y firmar el modelo de contrato que figura en los pliegos. 18 B.3.2.4 No existe constancia en el expediente ya que no se solicitó la constancia en esa oportunidad. Si bien esta situación se verifica al momento de la contratación y de los pagos posteriores, esta UGP analizará la incorporación dentro del procedimiento de esta solicitud. B.3.2.5 Con fecha 10 de enero de 2012, consta la aclaración realizada al proveedor informándole que el plazo de entrega comienza al momento de recibir las unidades. B.3.2.6 Se aclara que la recepción de los bienes es efectuada por el Área solicitante de los mismos, encargada de la conformidad de los trabajos sobre los bienes recibidos por lo que, se debería solicitar a las Áreas pertinentes en qué fecha fueron efectivamente recibidas las unidades. Recomendaciones: Mantener la documentación en expedientes completos que contengan toda la documentación del proceso en estricto orden cronológico, evitando las refoliaciones sin la debida autorización. Suscribir los contratos previstos y aprobados por el Banco en los Documentos de Licitación, a los efectos de establecer la relación jurídica entre las partes cumpliendo con la Normativa. A su vez, deben cumplirse las estipulaciones de los Documentos de Licitación. Verificar al momento de la contratación con proveedores nacionales la habilitación para contratar establecida en la normativa vigente dejando adecuada constancia en los expedientes. Arbitrar los medios para que inconvenientes no previstos por el Proyecto no generen incumplimientos contractuales y dilaciones. Maximizar los controles para llevar a cabo un adecuado seguimiento de la recepción de los elementos adquiridos y de la documentación que la respalda. B.3.3 LPN 09/2011 Adquisición de equipos de atención primaria y equipo de emergencia para la oficina local (USD 109.553,40) Observaciones: 19 B.3.3.1 El expediente no respeta la correlatividad del foliado ni respeta el orden cronológico para el archivo, está refoliado sin firma autorizante y contiene documentación que no se relaciona con el objeto de la LPN 09/2011. B.3.3.2 No consta en el expediente evidencia alguna de que se haya cumplido con los requisitos de publicación previstos en la cláusula 42.3 de las Instrucciones a los Oferentes. B.3.3.3 De los 22 lotes solicitados, sólo dos fueron objeto de comparación entre dos ofertas ya que el resto fue cotizado por un único oferente, a pesar de tratarse de productos con alta disponibilidad en el mercado. Cabe aclarar que en lo que respecta al lote 3, si bien se presentaron dos ofertas, una de ellas fue desestimada alegando en el Informe de Evaluación que no cumple con documentación fundamental. La documentación que efectivamente no cumplimentó consiste en la Autorización del Fabricante, habiendo presentado una nota donde declara no contar con la misma por tratarse de productos de masiva comercialización (cuchillos y chaira), que tampoco fue cumplimentada plenamente en tiempo y forma por la empresa a la que se adjudicó el lote a un precio mayor, ya que vencido el plazo de 48 hs otorgado presentó una autorización que no es del fabricante sino de un representante por sólo uno de los artículos. B.3.3.4 La oferta presentada por la firma que resultó adjudicataria de 9 de los 14 lotes que fueron adjudicados presenta las siguientes observaciones por las cuales debió haber sido rechazada: No acredita la representatividad del firmante mediante poder firmado por escribano público, tal como se requiere según IAO 22.2. La acreditación fue solicitada por la comisión evaluadora mediante nota, negándose la empresa a presentarla argumentando que el firmante es un accionista de la firma, no constando en la documentación legal presentada ninguna evidencia que lo respalde. No se encuentra debidamente firmada en todas las fojas ni cuenta con aclaraciones ni sellos de la empresa. Así como tampoco se puede establecer si se trata de original o copia. En el Estado de Flujo de Efectivo que integra el Balance presentado por el ejercicio finalizado el 31 de enero de 2011, se expone dentro del “Flujo de efectivo de las 20 actividades de inversión” del período, un préstamo de una persona cuyo apellido y las iniciales consignadas coinciden con los de un consultor que fue contratado por el proyecto entre el 01/01/2009 y el 30/09/2010 (dentro de este período ya se había iniciado el proceso de compra) y entre el 01/01/2012 y el 31/12/2012 y que de acuerdo a la planilla de datos laborales que obra en su legajo es “Especialista en Compras” y tiene en sus términos de referencia (tanto del período 2009/2010 como 2012) la responsabilidad de “…confeccionar las planillas de evaluación de las ofertas, cuadros comparativos de precios, especificaciones técnicas de los bienes, documentos legales presentados y demás información que hagan a la correcta evaluación de las ofertas…”. De acuerdo a lo que se expone en la Nota a los Estados Contables 2.8 del mismo balance, se trata de una Deuda de Accionistas, cuenta particular. La coincidencia citada, sobre la cual no consta que el Proyecto haya solicitado aclaración alguna, en tanto no verificada como que no corresponde a idéntica persona, vulnera la transparencia requerida por las Normas del Banco para el proceso de adquisición llevado a cabo. No especifica claramente las características ni las marcas de los bienes ofertados, ya que simplemente enumera las especificaciones del pliego. A consecuencia de ello no se pudo constatar ante la variedad de modelos y marcas incluidos en la folletería presentada, si lo ofertado cumple o no con lo requerido ni si las autorizaciones presentadas se corresponden con el mismo. De acuerdo a la documentación legal presentada no forma parte del objeto social la comercialización de bienes como los requeridos, encontrándose calificada como una empresa de servicios administrativos, y ratificándose la condición de proveedora de servicios en los balances presentados. A su vez, como único respaldo de experiencia presenta sólo dos facturas por montos y cantidades muy inferiores a lo requerido en este proceso. Los balances presentados no están firmados, siendo únicamente el Informe del Auditor el que se encuentra debidamente suscripto por profesional habilitado. Las autorizaciones de fabricantes presentadas, o bien no cubren la totalidad de los 21 productos adjudicados o no corresponden a fabricantes sino a representantes o distribuidores. No presenta evidencia alguna de estar habilitado para contratar con la Administración Pública Nacional. B.3.3.5 Se detectaron los siguientes errores en el informe de evaluación: No se utilizó para la conversión de las ofertas el tipo de cambio del día de la apertura sino el de la fecha de la evaluación, incumpliendo lo establecido en las IAO 34.1. Los datos correspondientes a las ventas de los últimos dos balances correspondientes a la Oferta 2 están invertidos respecto del período al que corresponden. Los valores de oferta detallados a los efectos de la comparación con la capacidad de suministro no se corresponden con las ofertas presentadas. A los efectos de analizar la capacidad de suministro de la firma observada en el punto 4 se consideró erróneamente como ventas del período, los valores que se exponen en el Balance como “Consumo de Materiales” y que integran el Costo de Servicios Prestados en lugar del correspondiente a Servicios Prestados (asimilable a ventas). No incluye un cuadro comparativo de precios para los lotes en que hubo dos ofertas. B.3.3.6 No se suscribió el Convenio previsto en la cláusula 43 de las IAO, únicamente se emite una Orden de Compra que no responde a los modelos previstos en los documentos aprobados por el Banco y que contiene firmas sin aclaración no pudiéndose establecer si corresponden al adjudicatario. B.3.3.7 La firma observada en el punto 4 precedente, solicita un cambio del producto correspondiente al Lote 20 (botiquines metálicos), argumentando la conveniencia de reemplazarlo por los de poliestireno de alto impacto en base a su experiencia de 38 años de farmacia y 20 años fabricando botiquines. Al respecto cabe reiterar que la firma adjudicataria es una empresa de servicios y no es fabricante de botiquines, ya que al momento de presentar su oferta presentó una autorización de una fábrica de botiquines de Mar del Plata (cuyos folletos no especificaban ni los materiales ni el contenido de los botiquines, pero que la comisión evaluadora consideró que cumplían con las especificaciones). Además nuevamente no especifica la marca del producto por el que lo 22 reemplazará y no consta que se haya consultado si el precio de los bienes es igual al adjudicado. También solicita el cambio del producto del lote 16.(Precintos plásticos) B.3.3.8 La orden de compra 139 expone como anexo productos correspondientes al Lote 10 que fue adjudicado a otra empresa. B.3.3.9 Con respecto al control de la entrega de los productos adquiridos surgen las siguientes observaciones: No surge de la documentación tenida a la vista, sobre la base de qué información se emitieron los Certificados de Conformidad de Recepción que habilitan al libramiento de los pagos, ya que en la mayor parte de los casos los remitos no detallan las cantidades entregadas, los responsables de la recepción o bien no dejan constancia de las mismas o aclaran que reciben bultos a revisar y tienen tachaduras sin salvar. Se tuvieron a la vista remitos sin sello del Centro Regional destinatario, sin fecha de recepción y en un caso sin lugar de entrega. En la mayoría de los casos quien firma la recepción no es la persona designada en la orden de compra. Los certificados de conformidad de recepción no indican la descripción, cantidad ni lugar de entrega de los materiales, ni los remitos que los respaldan. Además en varios casos se omite la fecha de emisión indicando solamente el mes. B.3.3.10 Inicialmente se emitieron facturas que si bien no indicaban ni cantidad ni precio unitario, mencionaban el producto facturado. Posteriormente fueron anuladas y se reemplazaron por facturas electrónicas que sólo indican en el concepto “facturas varias”. A consecuencia de lo expuesto en la presente y en la observación precedente no hay documentación alguna que permita aseverar que los valores facturados se corresponden con las cantidades de productos requeridas y entregadas. B.3.3.11 Todas las retenciones fueron calculadas utilizando el tipo de cambio mencionado en la O/C (TC Vendedor 4,24) cuando se debió utilizar el de la efectivización del pago, generando un total de retenciones en defecto de $ 1.035,71. B.3.3.12 El importe en dólares rendido al Banco entre las solicitudes 22 y 24 excede el facturado y el monto contractual en USD 1.574,45. 23 Comentarios de la UGP: B.3.3.1 Se toma en consideración la recomendación de la AGN relativa a que el expediente no respeta la correlatividad del foliado para implementarlo en el futuro. Se procede a efectuar el refoliado con firma autorizante a fs. 974 vta., fs. 1134 vta. y fs. 1154 vta. Cabe aclarar que en el año 2012 y en función de las recomendaciones de la AGN se comenzó a implementar la firma autorizante en el refoliado. B.3.3.2 El punto 42.3 aludido se refiere a la publicación de los resultados del procedimiento, es decir la notificación de la adjudicación a todos los oferentes. En los casos de Licitaciones Públicas Internacionales este procedimiento se lleva a cabo tal cual lo establece la cláusula. Si bien es correcta la observación, esta UGP interpretó que no era necesaria la publicación en el UNDB, por tratarse de una Licitación Nacional, cuyo llamado no se publica en ese medio, y dado que los resultados fueron informados por nota a cada uno de los oferentes. B.3.3.3 La licitación fue publicada y cumplido el procedimiento. B.3.3.4 Esta Unidad Ejecutora se abocará a revisar lo actuado y proponer las medidas que se consideren pertinentes. En lo que respecta al punto en donde se menciona a un consultor del proyecto, se aclara que se ha constatado por documentación presentada por la empresa, que el apellido e iniciales podrían coincidir con la de un consultor que fue contratado por el proyecto. Teniendo en cuenta la gravedad del tema, esta Unidad Ejecutora arbitrará todos los medios para que de verificarse la situación, se tomen las medidas necesarias para la desafectación definitiva del consultor y que se lleven adelante las investigaciones que se consideren pertinentes a fin de evitar este tipo de situaciones en el futuro. B.3.3.5 Esta Unidad Ejecutora se abocará a revisar lo actuado y proponer las medidas que se consideren pertinentes B.3.3.6 Hasta inicios del año 2012 el Programa consideraba la orden de compra como un contrato con el proveedor de bienes, por lo cual no se utilizaba el contrato al que se hace referencia. En función de las observaciones de la AGN en su informe correspondiente al 24 año 2011, la práctica es hacer orden de compra y firmar el modelo de contrato que figura en los pliegos. B.3.3.7 Tal como se respondió oportunamente, y habiendo verificado lo actuado por la Comisión Evaluadora, se ha constatado que el producto fue aceptado por el componente y por la Comisión, por considerar que no variaba en calidad, y tampoco en precio. En cuanto a este tipo de situaciones, la UGP ha propuesto a la Presidencia del SENASA un cambio en la modalidad de designación de las Comisiones Evaluadoras con el objeto de garantizar las condiciones mínimas de conocimiento de los procesos, y la celeridad necesaria en un marco de transparencia e idoneidad. B.3.3.8 Si bien no se tiene a la vista el expediente, posiblemente se haya producido un error involuntario al confeccionar la orden de compra. B.3.3.9 y B.3.3.10 Las deficiencias en la confección de los Certificados por parte del Organismo, y en las facturas y remitos por parte del proveedor fueron subsanados de hecho por un arduo proceso de control que llevó adelante el Area de Adquisiciones de la UGP a través del cual se pudieron determinar las cantidades facturadas y entregadas, y las que fueron detectadas con deficiencias fueron devueltas al proveedor para su cambio. Finalizado este proceso de control, que naturalmente dilató los plazos, se enviaron las decenas de facturas emitidas por el proveedor con su correspondiente Certificado a la UFIN para el procedimiento de pago. Durante el proceso de liquidación del proceso de pago se detectó que el proveedor debía emitir factura electrónica, lo que fue informado al oferente. La demora en la regularización de la situación del proveedor ante la AFIP demoró aún más el proceso de pago. B.3.3.11 Sin comentarios. B.3.3.12 El sistema de registro UEPEX realiza la conversión del tipo de cambio directamente sin permitir seleccionar el tipo de cambio utilizado para la Justificación de Gastos al BID, convirtiendo los pesos pagados a USD al tipo de cambio de la Transferencia de Dinero seleccionada en el momento de la emisión de la autorización de pago. Se realizó la consulta al Centro de Atención de Usuarios del Sistema UEPEX, Unidad Informática de la Secretaria de Hacienda, la cual contesto: “por favor indicar al usuario que debe 25 consultar a la AGN como debe proceder para este registro”.(Comentario del auditor: remitimos a lo mencionado en B.3.1.7). Recomendaciones: Mantener la documentación en expedientes completos que contengan toda la documentación del proceso en estricto orden cronológico evitando las refoliaciones sin la debida autorización. Suscribir los contratos previstos y aprobados por el Banco en los Documentos de Licitación, a los efectos de establecer la relación jurídica entre las partes cumpliendo con la Normativa. A su vez, deben cumplirse las estipulaciones de los Documentos de Licitación. Rever y considerar una mayor publicidad de las licitaciones a los efectos de garantizar una adecuada competencia, tal como lo recomiendan las Normas del Banco. Llevar a cabo procesos donde la evaluación de las ofertas realizada garantice los requisitos de transparencia e igualdad entre los oferentes. Poner especial énfasis en que lo actuado no viole las incompatibilidades previstas en las Normas para todas las contrataciones en el marco del financiamiento y en verificar que la documentación presentada sea consistente con los requerimientos del pliego y con los productos entregados, en especial cuando corresponde a la acreditación de representatividad de los firmantes de las ofertas y/o contratos evitando que derive en un tratamiento diferencial hacia alguna de las empresas participantes. Dejar adecuada constancia de lo actuado a los efectos de garantizar que las modificaciones solicitadas por los proveedores no perjudican al Programa. Maximizar los controles para que los importes contabilizados y rendidos coincidan con lo facturado, dando el tratamiento adecuado a las operaciones que son originalmente en dólares. Establecer procedimientos adecuados para la recepción de los productos adquiridos en el marco del Programa y su posterior control y seguimiento. Debería solicitarse la intervención del prestador del sistema UEPEX (ver Recomendación sobre el particular del apartado B.3.1). 26 B.3.4 LPI 15/11 Adquisición de equipos de protección carpocapsa (USD 212.681,70) Observaciones: B.3.4.1 El expediente no respeta el orden cronológico para el archivo, contiene hojas sin foliar, folios faltantes. B.3.4.2 De los 9 renglones solicitados sólo tres fueron cotizados por un único oferente y los otros seis quedaron desiertos, a pesar de que previo al momento de realizar la Dirección Nacional de Protección Vegetal la solicitud de gastos, había solicitado presupuesto vía mail a numerosas empresas que sugiere invitar y éstas habían enviado inmediatamente sus cotizaciones. B.3.4.3 No consta en el expediente evidencia alguna de que se haya cumplido con los requisitos de publicación previstos en la cláusula 42.3 de las Instrucciones a los Oferentes. B.3.4.4 La oferta presentada por la firma que resultó adjudicataria presenta las siguientes observaciones por las cuales debió haber sido rechazada: En el Estado de Flujo de Efectivo que integra el Balance presentado por el ejercicio finalizado el 31 de enero 2011, se expone dentro del “Flujo de efectivo de las actividades de inversión” del período un préstamo de una persona cuyo apellido y las iniciales consignadas coinciden con los de un consultor que fue contratado por el proyecto entre 01/01/2009 y el 30/09/2010 (dentro de este período ya se había iniciado el proceso de compra) y entre el 01/01/2012 y el 31/12/2012 y que de acuerdo a la planilla de datos laborales que obra en su legajo es “Especialista en Compras” y tiene en sus términos de referencia (tanto del período 2009/2010 como 2012) la responsabilidad de “…confeccionar las planillas de evaluación de las ofertas, cuadros comparativos de precios, especificaciones técnicas de los bienes, documentos legales presentados y demás información que hagan a la correcta evaluación de las ofertas…”. De acuerdo a lo que se expone en la Nota a los Estados Contables 2.8 del mismo balance se trata de una Deuda de Accionistas cuenta particular. La coincidencia citada, sobre la cual no consta que el Proyecto haya solicitado aclaración alguna, vulnera la transparencia requerida por las Normas del Banco para el proceso de adquisición llevado a cabo. 27 De acuerdo a la documentación legal presentada no forma parte del objeto social la comercialización de bienes como los requeridos, encontrándose calificada como una empresa de servicios administrativos, y ratificándose la condición de proveedora de servicios en los balances presentados. A su vez, como único respaldo de experiencia presenta sólo dos facturas por montos y cantidades muy inferiores a lo requerido en este proceso. Los balances incluidos difieren de los presentados por la misma empresa en la LPN 09/11 dos meses antes, a pesar de corresponder a los mismos ejercicios. No presenta evidencia alguna de estar habilitado para contratar con la Administración Pública Nacional. B.3.4.5 No se tuvo constancia de que se haya suscripto el Convenio previsto en la cláusula 43 de las IAO, únicamente se tuvo a la vista una Orden de Compra que no responde a los modelos previstos en los documentos aprobados por el Banco. B.3.4.6 Los documentos de licitación no son claros respecto del producto del renglón 9 requerido ya que en la descripción del producto se solicitan 220 unidades pero en las instrucciones de entrega se indican pares. Al respecto el oferente, que no había solicitado aclaraciones durante el período habilitado para las consultas, presentó un reclamo que finalmente fue resuelto según se expone en una nota con la entrega de las cantidades no cotizadas, sin costo. Cabe aclarar, que el precio que el adjudicatario afirma haber cotizado por unidad supera en un 14,40% el presupuesto oficial por pares, lo que implica que el precio por unidad hubiera sido un 128,8% superior al presupuestado. B.3.4.7 El Certificado de Conformidad emitido por el SENASA no detalla los remitos que le dan sustento, ni el lugar donde fue entregada la mercadería. B.3.4.8 Todas las retenciones fueron calculadas sobre un valor facturado convertido utilizando el Tipo de Cambio mencionado en la Orden de Compra (TCV 4,28) cuando se debió utilizar el de la efectivización del Pago, generando un total de retenciones en defecto de $ 1.240,09. B.3.4.9 El importe en dólares rendido al Banco en la solicitud 22 excede el facturado y el monto contractual en USD 2.461,59. 28 Comentarios de la UGP: B.3.4.1 Sin comentarios. B.3.4.2 Las Licitaciones Públicas Nacionales se publican y no se realizan por invitación. Los únicos procedimientos que son realizados por invitación son los Concursos de Precios. Esta Unidad desconoce los motivos por los cuales las empresas no retiraron pliego ya que los avisos de llamado fueron debidamente publicados. B.3.4.3 El punto 42.3 aludido se refiere a la publicación de los resultados del procedimiento, es decir la notificación de la adjudicación a todos los oferentes. En los casos de Licitaciones Públicas Internacionales este procedimiento se lleva a cabo tal cual lo establece la cláusula. Si bien es correcta la observación, esta UGP interpretó que no era necesaria la publicación en el UNDB, por tratarse de una Licitación Nacional, cuyo llamado no se publica en ese medio, y dado que los resultados fueron informados por nota a cada uno de los oferentes. B.3.4.4 Esta Unidad Ejecutora se abocará a revisar lo actuado y proponer las medidas que se consideren pertinentes. En lo que respecta al punto en donde se menciona a un consultor del proyecto, se aclara que se ha constatado por documentación presentada por la empresa, que el apellido e iniciales podrían coincidir con la de un consultor que fue contratado por el proyecto. Teniendo en cuenta la gravedad del tema, esta Unidad Ejecutora arbitrará todos los medios para que de verificarse la situación, se tomen las medidas necesarias para la desafectación definitiva del consultor y que se lleven adelante las investigaciones que se consideren pertinentes a fin de evitar este tipo de situaciones en el futuro. B.3.4.5 Hasta inicios del año 2012 el Programa consideraba la orden de compra como un contrato con el proveedor de bienes, por lo cual no se utilizaba el contrato al que se hace referencia. En función de las observaciones de la AGN en su informe correspondiente al año 2011, la práctica es hacer orden de compra y firmar el modelo de contrato que figura en los pliegos. B.3.4.6 En los documentos de licitación no se indicaron unidades como fue informado al proveedor al momento de hacer su reclamo. (Comentario del auditor: no procedente 29 porque tal como se expone en la observación en los documentos se mencionaron indistintamente unidades y pares). B.3.4.7 Los procesos de adquisiciones y contrataciones están respaldados por la documentación necesaria que permite verificar las condiciones de recepción (remitos). En este aspecto, y tomando en cuenta las observaciones de la AGN, esta UGP considera pertinente evaluar la necesidad de uso de los Certificados de Recepción en las condiciones actuales, ya que la utilización de los mismos genera este tipo de observaciones, cuando no es un instrumento necesario si se cuenta con toda la documentación de respaldo de las operaciones. B.3.4.8 Sin comentarios. B.3.4.9 El sistema de registro UEPEX realiza la conversión del tipo de cambio directamente sin permitir seleccionar el tipo de cambio utilizado para la Justificación de Gastos al BID, convirtiendo los pesos pagados a USD al tipo de cambio de la Transferencia de Dinero seleccionada en el momento de la emisión de la autorización de pago. Se realizó la consulta al Centro de Atención de Usuarios del Sistema UEPEX, Unidad Informática de la Secretaria de Hacienda, la cual contesto: “por favor indicar al usuario que debe consultar a la AGN como debe proceder para este registro”. (Comentario del auditor: remitimos a lo mencionado en B.3.1.7). Recomendaciones: Mantener la documentación en expedientes completos que contengan toda la documentación del proceso en estricto orden cronológico evitando las refoliaciones sin la debida autorización. Suscribir los contratos previstos y aprobados por el Banco en los Documentos de Licitación, a los efectos de establecer la relación jurídica entre las partes cumpliendo con la Normativa. A su vez, deben cumplirse las estipulaciones de los Documentos de Licitación. Rever y considerar una mayor publicidad a los efectos de garantizar una adecuada competencia, tal como lo recomiendan las Normas del Banco. 30 Llevar a cabo procesos donde la evaluación de las ofertas realizada garantice los requisitos de transparencia e igualdad entre los oferentes. Poner especial énfasis en que lo actuado no viole las incompatibilidades previstas en las Normas para todas las contrataciones en el marco del financiamiento y en verificar que la documentación presentada sea consistente con los requerimientos del pliego y con los productos entregados, en especial cuando corresponde a la acreditación de representatividad de los firmantes de las ofertas y/o contratos evitando que derive en un tratamiento diferencial hacia alguna de las empresas participantes. Dejar adecuada constancia de lo actuado a los efectos de garantizar que las modificaciones solicitadas por los proveedores no perjudican al Programa. Maximizar los controles para que los importes contabilizados y rendidos coincidan con lo facturado, dando el tratamiento adecuado a las operaciones que son originalmente en dólares. Establecer procedimientos adecuados para la recepción de los productos adquiridos en el marco del Programa y su posterior control y seguimiento. Debería solicitarse la intervención del prestador del sistema UEPEX (ver Recomendación sobre el particular del apartado B.3.1). B.4 OBRAS B.4.1 LPN N° 02/2010 Refacción Centro Regional La Pampa-San Luis ($ 1.017.673,49) Observaciones: B.4.1.1 La contratación a ser financiada íntegramente con fondos locales, fue encuadrada erróneamente en la normativa del Banco siendo de aplicación la normativa nacional vigente. B.4.1.2 No se tuvo a la vista constancia de que se haya publicado en el órgano análogo al Boletín Oficial de la Nación correspondiente al gobierno provincial o del territorio donde se llevó a cabo la obra. (Art. 10 de la Ley de Obras Públicas). Por otra parte no se pudo comprobar que se haya cumplido con los plazos de publicación establecidos. B.4.1.3 La convocatoria realizada dio lugar a la presentación de una única empresa, que además oferta con un precio que supera al presupuesto oficial en un 19%. 31 B.4.1.4 No se tuvo a la vista el pliego firmado por el oferente. Cabe aclarar que el pliego que obra en el expediente no es definitivo ya que tiene tachaduras y correcciones en lápiz. B.4.1.5 No consta que se haya verificado la inscripción del oferente en el Registro de Capacidad de Contratación anual al momento de la apertura ni que se haya solicitado y presentado el correspondiente Certificado al momento de la adjudicación. Cabe aclarar, que la firma incluyó un certificado del Registro de Antecedentes de Constructores de Obras Públicas de la Provincia de Mendoza que aclara expresamente que no es Constancia válida para licitaciones/contrataciones. B.4.1.6 No se formalizó la relación contractual entre las partes, ya que no se suscribió el modelo de convenio establecido en los documentos de la licitación y la orden de compra emitida, tiene por parte de la contratista, una constancia de recepción con firma sin aclaración y no está firmada por la persona autorizada a contraer obligaciones en nombre de la firma. B.4.1.7 No obra en la documentación suministrada ni la descripción de los trabajos, el plan de trabajos propuesto ni los planos y gráficas que el contratista debió presentar juntamente con la oferta. B.4.1.8 Se verificó una demora en el inicio de los trabajos sin que se exponga justificación alguna. A su vez, el mismo día que las partes firmaron el acta de inicio, por Orden de servicio N° 1, la contratante ordenó la suspensión de los trabajos por no contar con el permiso de obra, reiniciándose las tareas casi tres meses después. B.4.1.9 No se tuvo a la vista ni el certificado por economías que redujo el valor de la Orden de compra en $ 38.594,95, ni la aprobación de la UGP a la citada modificación contractual. B.4.1.10 Se certificó un adicional por $ 409.182,90, equivalente al 17% del contrato sobre el cual surgen las siguientes observaciones: No todos los requerimientos corresponden a subsanar vicios ocultos que se argumentan, sino que también se incluyen tareas que debieron incluirse en el proyecto original. No se tuvieron a la vista las especificaciones técnicas de las tareas adicionales. Así como tampoco la justificación de cambios de materiales respecto de los previstos en el contrato original. 32 No se tuvo a la vista el nuevo plan de trabajo que debió presentar la contratista por los adicionales para su aprobación. No se tuvo a la vista la aprobación del SENASA al incremento contractual. La única documentación de respaldo de lo actuado tenida a la vista son los libros de Notas de pedido y órdenes de servicio. No se tuvo constancia de que el Proyecto haya solicitado y el contratista haya presentado la ampliación de la garantía de ejecución de contrato por los valores no cubiertos en la oportunamente presentada. B.4.1.11 No se cumplió con los plazos de pago establecidos. Comentarios de la UGP: B.4.1.1 Para que una adquisición sea considerada dentro del programa, como aporte local, debe necesariamente cumplir con los procedimientos dispuestos para la fuente 22. (Comentario del auditor: no procedente las normas del Banco (Cláusula 1.5 de las GN 2349-7) establecen que el prestatario puede adoptar otros procedimientos cuando no se financien total o parcialmente con recursos provenientes del Préstamo). B.4.1.2 Se informa que se realizó la publicación en los sitios usuales para una Licitación Pública Nacional, ya que se utilizó el procedimiento del Banco. B.4.1.3 Generalmente, se aceptan ofertas hasta un 20% por encima del presupuesto oficial. B.4.1.4 No es condición que el oferente presente el pliego firmado, no forma parte de la oferta (Comentario del auditor: no procedente porque forma parte del contrato). B.4.1.5 Se verificará que se encuentre en alguna de las Áreas intervinientes. B.4.1.6 Hasta inicios del año 2012 el Programa consideraba la orden de compra como un contrato con el proveedor de bienes, por lo cual no se utilizaba el contrato al que se hace referencia. En función de las observaciones de la AGN en su informe correspondiente al año 2011, la práctica es hacer orden de compra y firmar el modelo de contrato que figura en los pliegos. En tanto la firma se corresponda con una persona autorizada por la empresa, no hay comentarios que realizar a la observación. (Comentario del auditor: no procedente al ser la orden de compra un contrato sólo puede estar suscripto por quien 33 está legalmente autorizado para ello) B.4.1.7 Se verificará que se encuentre en alguna de las Áreas intervinientes. B.4.1.8 Para poder dar inicio a los trabajos de ejecución de obra, es necesario tener Permiso de Obra Municipal, y para poder tramitar ese Permiso se nos requirió regularizar el dominio del bien. Para este fin el 3 de Febrero del 2011, se firmó entre el Ministerio de Agricultura y el SENASA, un contrato de comodato, cediendo a este último el uso del mismo. Esto permitió formalizar la presentación de solicitud de Permiso de Obra Municipal de Santa Rosa el día 15 de Febrero del mismo año. Solicitud que fue aprobada el 30 de Marzo de 2011. Los trabajos se reiniciaron el 1 de Abril de 2011.. B.4.1.9 Por orden de servicio N° 16 (15/11/2011), se le indicó al contratista que no ejecute los ítems: 4.4/9.8/9.9/12.44/16.33/18.3, de la planilla de oferta. No existió un Certificado de Economía, en el último Certificado, N° 12, se verifica que las economías de obra no se certificaron y que se descontó la proporción equivalente al desacopio por el adelanto otorgado, se adjunta el certificado N° 12 como anexo VI. (Comentario del auditor: la documentación entregada no suple a la falta observada). B.4.1.10 El Proyecto fue realizado por el estudio de Arquitectos Toledo – Marcucci de La Pampa, en el avance de Obra del mencionado proyecto se pudo observar que independientemente del Pliego de Especificaciones Técnica, Planos y Planillas formalmente presentados y aceptados, el mismo presentaba deficiencias que tuvieron que ser subsanadas durante el desarrollo real de la Obra. Las tareas adicionales realizadas no representaban complejidad técnica que a criterio de esta unidad mereciese el desarrollo de las especificaciones técnicas correspondientes. Con respecto al Plan de Trabajos y la Garantía y atento a que la obra estaba con un avance del 80% cerca del final, se entendió por causa de economía de tiempos y gastos. B.4.1.11 A partir del Ejercicio 2013 se están implementando los ajustes necesarios en el Circuito de Pagos para cumplir con los plazos establecidos en los Pliegos. 34 Recomendaciones: Dar estricto cumplimiento a la normativa local vigente, cuando no intervenga el Banco en el financiamiento, y a las estipulaciones de los Pliegos utilizados. Rever y considerar una mayor publicidad a los efectos de garantizar una adecuada competencia. Arbitrar los medios para que inconvenientes no previstos por el Proyecto no generen incumplimientos contractuales y dilaciones. Suscribir adecuadamente los contratos que regulan las relaciones jurídicas involucradas. Dejar constancia de todo lo actuado en materia de solicitud, cotización y aprobación de las variaciones de obra. B.4.2 LPN N° 14/2011 Refacción Centro Regional Buenos Aires Norte ($ 8.113.831,17) Observaciones: B.4.2.1 Si bien se tuvo a la vista la nota al Boletín Oficial para que publique por dos días la circular N°1, no se tuvo constancia de la publicación en el expediente. B.4.2.2 El presupuesto oficial fue modificado en tres oportunidades sin que surjan del expediente los valores que sustentan cada determinación. Inicialmente era de $4.000.000,00 y fue ampliado por un cambio en el proyecto que modificaba la superficie a ser construida de 800 a 1300 m2, únicamente sobre la base de la aplicación del costo estimado de construcción por metro cuadrado al incremento de metros a ser construido actualizado por una variación de precios del 25%. Con posterioridad a la apertura, ante una variación superior al 40% entre los valores ofertados y el presupuestado se vuelve a modificar, en este caso sustentándolo en un error en la estimación de uno de los rubros, no constando en el expediente documentación que respalde las consideraciones expuestas. Cabe aclarar, que tanto la primera modificación como la segunda, fueron elaboradas únicamente por el Gerente de obra, sin constar si también fue el responsable de la elaboración del proyecto original. B.4.2.3 No surge del expediente, a instancias de qué autoridad del proyecto el Gerente de obra realiza el Estudio de Variación de precios que modifica el presupuesto con posterioridad a la apertura de ofertas. 35 B.4.2.4 Se tuvo en cuenta un índice de actualización que se utiliza únicamente para la redeterminación de precios, para evaluar la dispersión entre la oferta más económica y el presupuesto actualizado con posterioridad a la apertura, a pesar de que la cláusula 30.4 de las Instrucciones a los oferentes dice que no será de aplicación en la evaluación de las ofertas. De esta forma se consideró que la oferta superaba en un 14,55% cuando el excedente alcanza al 20%. B.4.2.5 No se tuvo constancia en el expediente de la publicación en el portal del Banco los resultados de la Licitación. (IAO 34.4) B.4.2.6 No surge de la documentación que obra en el expediente, cuáles son las superficies preexistentes que dan lugar a que se la considere remodelación. B.4.2.7 La firma de la contratista en la orden de compra no se corresponde con la de la documentación presentada. B.4.2.8 No se tuvieron a la vista los seguros exigidos en el artículo 13 de las Condiciones Generales del Contrato por el período transcurrido entre el 14/02/2012 (Acta de Inicio) y el 30/11/2012 (fecha en que se inicia la vigencia de la póliza suministrada). A su vez, la póliza citada no cubre la cobertura mínima requerida en las Especificaciones y Condiciones de Cumplimiento (CGC 13.1). B.4.2.9 Al momento de nuestra visita (26/02/2013), habiendo transcurrido 76 días más del plazo establecido para su finalización, aún no se había terminado la obra. Cabe aclarar que el último certificado que nos fuera suministrado corresponde a diciembre/2012 y la obra se encontraba al 84,88% siendo la nueva fecha de finalización aprobada el 24/03/2013 y no teniendo constancia de que se hayan aprobado los trabajos adicionales solicitados por Órdenes de Servicio. Comentarios de la UGP: B.4.2.1 Se aclara que esta Unidad cuenta con copia de las publicaciones en el Boletín Oficial. B.4.2.2 El presupuesto inicial ($ 4.000.000,00) se realizó siguiendo los lineamientos originales de superficies y costos utilizados en la etapa de formulación del proyecto. 36 Con posterioridad y ante el incremento de superficie requerida a 1.300 m2 para poder dar respuesta a lo solicitado por las autoridades regionales en el Programa de Necesidades, se ajustó ese valor proporcionalmente, estimando ese costo de $ 8.200.000,00. Al momento de la evaluación de las ofertas y ante un desfasaje de precios con respecto al estimado oficial y, contrastando uno por uno los ítems del presupuesto del estudio Consultor que realizó con los de la empresa oferente, encontramos un error, que hasta ese momento no habíamos detectado, que estimaba erróneamente el costo de la Provisión e Instalación Termomecánica del edificio. B.4.2.3 Sin comentarios. B.4.2.4 La complejidad de la utilización de un método que refleje el deterioro de los precios entre la fecha del presupuesto y la de apertura derivó en que se cometiera un error de Método de actualización por parte de esta Área, a pesar del error el resultado del procedimiento arrojo valores de mercado. Se tomará en cuenta esta observación en futuros procedimientos. B.4.2.5 Es importante aclarar que el punto 42.3 aludido se refiere a la publicación de los resultados del procedimiento, es decir la notificación de la adjudicación a todos los oferentes. En los casos de licitaciones públicas internacionales este procedimiento se lleva a cabo tal cual lo establece la cláusula. B.4.2.6 Sin comentarios. B.4.2.7 En tanto la firma se corresponda con una persona autorizada por la empresa, no hay comentarios que realizar a la observación. (Comentario no procedente al ser la orden de compra un contrato sólo puede estar suscripto por quien está legalmente autorizado para ello). B.4.2.8 Sin comentarios. B.4.2.9 El plazo de la obra original se vio ampliado, tal cual figura en el Libro de Órdenes de Servicios a foja 27, debido a los días de lluvia acaecidos en el sitio de la obra durante el desarrollo de la misma, a fecha 29 de Enero de 2013 se estableció una nueva fecha de finalización el 24 de Marzo del corriente. A tal efecto se adjunta como Anexo III copia del Libro de Órdenes de Servicios. Con posterioridad a la visita a obra de la AGN, el Contratista solicitó una nueva ampliación de plazo de obra, que está en estudio. 37 Recomendaciones: Incluir en el expediente toda la documentación relativa al proceso a fin de evitar observaciones. Evitar incurrir en errores en las estimaciones presupuestarias, tanto en lo que tiene que ver con los precios como con las tareas a realizar y dejar adecuada constancia de las circunstancias que llevan a la revisión y quién los solicita a fin de garantizar la eficiencia de la gestión y la transparencia de los procesos. Verificar el estricto cumplimiento de los documentos de licitación y de las condiciones del contrato dejando adecuada constancia en el expediente. B.4.3 Comparación de Precios N° 02/2011, Obra: Ampliación del Centro Regional La Pampa - San Luis ($ 1.473.289,61) Observaciones: B.4.3.1 El expediente no respeta el orden cronológico para el archivo de la documentación. B.4.3.2 No se encontró la obra en el Plan de Adquisiciones suministrado. Hay una única obra en el Centro Regional La Pampa por aproximadamente USD 2.200.000,00 a ser financiada 100% con fondos locales que corresponde a la LPN 02/2010. B.4.3.3 Las obras objeto de esta comparación de precios son el resultado de un cambio en el proyecto de remodelación que fuera solicitado por la Dirección del Centro Regional antes de iniciarse la ejecución de las tareas licitadas por LPN 02/2010. Lo expuesto evidencia la falta de planificación adecuada ya que ambas obras coexisten al momento de ser ejecutadas y el tiempo transcurrido entre la apertura de la LPN 02/10 y la de la comparación de precios llevó al encarecimiento de tareas previstas en ambas etapas. B.4.3.4 No surge del expediente el criterio de selección de las empresas a invitar. B.4.3.5 Se tuvieron a la vista 5 cartas de invitación, entre las cuales se encuentra la adjudicataria de la LPN 02/2010 y con únicamente dos constancias de recepción. B.4.3.6 No se utilizó el modelo de contrato previsto en el Pliego de Bases y Condiciones Anexo IV. 38 B.4.3.7 Se utilizaron los mismos libros de Notas de Pedido y Órdenes de Servicio para ambas contrataciones, no existiendo comunicaciones entre las parte por dos meses. B.4.3.8 No se tuvo a la vista la Garantía de cumplimiento del contrato. B.4.3.9 Al 31/12/2012 no se había efectuado la restitución del fondo de reparo a pesar de haber transcurrido más de 6 meses de la recepción provisoria de la obra y haberse emitido el Certificado de Conformidad. Comentarios de la UGP: B.4.3.1 Sin comentarios. B.4.3.2 La ampliación fue incorporada en el POA 2012 con fondos del préstamo. En el Plan de Adquisiciones fue originalmente incorporada como aporte local, lo cual se informó debidamente al Banco. No obstante se toma en cuenta la observación (Comentario no procedente, tal como se expone en la observación la obra incluida en el Plan de Adquisiciones corresponde al proyecto original contratado por la LPN 02/10). . B.4.3.3 A la fecha (19/01/2011) se realizó el pedido de ampliación efectuado por la Dirección Regional del Centro Regional La Pampa – San Luis, la obra original estaba adjudicada y tenía acta de inicio efectuada el 10/01/2011. B.4.3.4 a B.4.3.7 Se ha tomado debida nota de las observaciones. Esta UGP solicitará al área específica un detalle que permita verificar todos los puntos que forman parte de las observaciones. B.4.3.8 La garantía está ingresada en el Dto. de Tesorería del Organismo, Nº de Orden 3674. B.4.3.9 Se restituyó el 50% del Fondo de Reparo a la firma de la Recepción Provisoria de Obra, el saldo no ha sido reclamado por la empresa aún. Recomendaciones: Mantener archivos completos donde toda la documentación referida a la contratación sea archivada en estricto orden cronológico. Realizar la oportuna actualización del Plan de Adquisiciones para que sea aprobado y que los gastos no sean considerados no elegibles de acuerdo lo establecido en las GN 2349-7 cláusula 1.12. 39 Arbitrar los medios para evitar que los cambios de planificación de los proyectos generen mayores gastos al Programa. Verificar el estricto cumplimiento de los documentos de licitación y de las condiciones del contrato dejando adecuada constancia en el expediente. B.5 FIRMAS CONSULTORAS B.5.1 SBCC 02/2011 Evaluación de Procesos de Formulación del POA y Ejecución del Programa ($ 637.234,39). Observaciones: B.5.1.1 El expediente no respeta el orden cronológico para el archivo de la documentación. B.5.1.2 En el expediente se sustenta que no requiere revisión ex ante del Banco con una nota emitida en octubre de 2010 por tratarse de un costo estimado inferior a USD 200.000,00. No obstante, ante la observación de esta auditoría de que no constaba esta contratación correspondiente al Componente 1 (Administración) en el Plan de Adquisiciones suministrado, se nos respondió que estaba incorporada en otro componente (Fortalecimiento Institucional). Si ese es el caso (en el Plan la contratación mencionada se expone como pendiente), requería revisión ex ante y no se cumplió con la misma. B.5.1.3 No surge del expediente el sustento de los cambios entre los Términos de Referencia iniciales y los incluidos en la Solicitud de Propuestas. B.5.1.4 No se tuvo a la vista la estimación de costos requerida según el apartado 2.4 de las Normas del Banco. B.5.1.5 No se tuvo constancia de la publicación en el UNDB on line de la invitación a presentar Manifestaciones de Interés. La única publicación que consta en el expediente es en la versión impresa del Boletín Oficial, (la cual está disponible en internet únicamente para suscriptores), con una antelación inferior a los 14 días mínimos establecidos a la fecha límite de recepción (sólo 7 días). B.5.1.6 No surge del expediente que se hayan recibido Manifestaciones de Interés ni cuál fue el criterio de selección de las seis empresas que integran la lista corta. Por otra parte, no hay constancia alguna de la evaluación de los aspectos legales que debe hacerse para 40 determinar la capacidad legal y la representatividad de los firmantes de las empresas que serán invitadas. B.5.1.7 De las seis Cartas de Invitación sólo se tuvo a la vista la confirmación de la recepción vía mail de dos y en ningún caso la intención de presentar propuesta requerida en el punto 6 b) de la Carta de Invitación. B.5.1.8 No se tuvieron a la vista, en ninguna de las dos ofertas presentadas, las declaraciones requeridas en el punto 1.9 de las Instrucciones para los Consultores. B.5.1.9 No se tuvieron a la vista los Términos de Referencia correspondientes a la ampliación del contrato requerida por el Proyecto, ni la composición del presupuesto presentado por la empresa en concordancia con lo previsto en la cláusula 6.3. B.5.1.10 No se tuvo a la vista la póliza de seguro contra perdida o daños requerida en la cláusula 3.4 b) de las Condiciones Especiales del Contrato. Por otra parte la copia de la póliza del seguro contra accidentes del personal que obra en el expediente no incluye la nómina del personal integrante de la misma donde se indica cobertura y capital asegurado individual, no pudiendo establecer si se corresponde con el personal asignado a este contrato, y a su vez, no cubre toda la ejecución del contrato. B.5.1.11 Los informes tenidos a la vista no tienen constancia de recepción de la UGP. B.5.1.12 No se cumplió con el plazo establecido para la entrega del informe final, observándose una demora superior a los 30 días. Comentarios de la UGP: B.5.1.1 Sin comentarios. B.5.1.2 Se respetó lo indicado por el Banco en la nota como revisión ex post de acuerdo al monto de la consultoría. El Plan de Adquisiciones al igual que el POA es una herramienta estimativa y de gestión de los proyectos que pueden ser modificados durante el año calendario por cuestiones de mejoramiento de la ejecución, por ejemplo por imprevistos no contemplados originalmente. El Banco acepta la reasignación de partidas en cada caso en particular (Comentario del auditor: no procedente por Cláusula 1.17 y 1.23 de las GN 2350-7 queda expresamente establecido que el Plan de Adquisiciones debe 41 ejecutarse tal como fue aprobado, en caso contrario no es elegible para el financiamiento). B.5.1.3 El procedimiento fue iniciado por la Unidad de Gestión del Programa, si hubo un cambio en los TDR es porque se consideró oportuno el cambio. B.5.1.4 Se tomó como referencia los costos de consultorías de evaluación de medio término de otros programas del Estado Nacional. B.5.1.5 Por ser una consultoría nacional no corresponde ni es obligatorio la publicación de las manifestaciones de interés en el UNDB. (Comentario delauditor: no procedente. En materia de SBCC las normas no establecen esa condición para incumplir los procedimientos establecidos). B.5.1.6 La documentación no se encuentra en el expediente. Respecto de la selección se realizó un informe, en el cual se expresan los criterios de evaluación aplicados, el cual consta en la Unidad Ejecutora. B.5.1.7 Se toma en cuenta la observación. B.5.1.8 Efectivamente no fue solicitado por esta UGP. B.5.1.9 Sin comentarios. B.5.1.10 Se ha verificado en los registros de esta UGP la presentación de las pólizas por parte de la firma consultora. B.5.1.11 Toda vez que se autoriza el pago por esta UGP se aclara que el informe se encuentra en poder de la misma y ha sido verificado. B.5.1.12 La demora fue informada a la UGP y justificada por la firma consultora. Recomendaciones: Mantener archivos completos donde toda la documentación referida a la contratación sea archivada en estricto orden cronológico. Incorporar adecuadamente las contrataciones a ser realizadas al Plan de Adquisiciones y ejecutarlo tal como ha sido aprobado a fin de garantizar la elegibilidad del gasto. Dar estricto cumplimiento a las Normas del Banco para selección de consultores dejando adecuada constancia en los expedientes. Suministrar a esta auditoría la documentación a fin de evitar observaciones. 42 B.5.2 Traslado del laboratorio Huergo al predio de Martínez (Seguimiento del ejercicio anterior por $ 1.130.375,33) Observaciones: B.5.2.1 No consta en la documentación tenida a la vista que se haya extendido por acuerdo expreso entre las partes el plazo de finalización del contrato (Cláusula 2.4 de las Condiciones Generales del Contrato). La fecha estipulada para su finalización era el 22/12/2011 y el último informe fue presentado el 12/09/2012. B.5.2.2 No consta en la documentación que se hayan presentado las pólizas requeridas en la cláusula 3.4 de las Condiciones Especiales del Contrato, que cubran la extensión de los plazos mencionada en el párrafo precedente. B.5.2.3 Se constató una demora de casi seis meses para la presentación del informe de avance 2 “Anteproyecto” y de nueve meses para la presentación del informe final, sin que conste justificación alguna en la documentación suministrada. B.5.2.4 Los recibos emitidos por la firma contratada por los informes de avance 2 y final, no cumplen con la normativa vigente (no están emitidos por imprenta ni son comprobantes electrónicos, no tienen código de autorización, y no contienen los datos mínimos requeridos por AFIP). Comentarios de la UGP: B.5.2.1 Sin comentarios. B.5.2.2 Sin comentarios. B.5.2.3 La demora en el plazo de finalización del contrato se origina en la extensión de los plazos de relevamiento de información por parte del Consultor, dada la cantidad de profesionales involucrados por parte del Laboratorio. Asimismo los plazos de evaluación de la Documentación presentada también se extendieron producto de la complejidad de las instalaciones a proyectar y su relación con las existentes. Esta Área Técnica aceptó las demoras debido a la complejidad de la intervención. 43 B.5.2.4 Se efectuaron reclamos a la firma Quaglia & Asociados S.A. sin que a la fecha presentara los recibos oficiales requeridos. Asimismo es de destacar que el pago se ha realizado mediante transferencia bancaria y que con posterioridad al mismo, el Organismo reclama la presentación, ya sea en forma verbal o por escrito, del recibo pertinente. Recomendaciones: Verificar el cumplimiento de los contratos celebrados, especialmente en lo relacionado con los requisitos para la extensión de los mismos. Establecer controles que garanticen que la documentación de respaldo cumple con la normativa vigente. BUENOS AIRES, 15 de abril de 2013. 44 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA DE GESTIÓN DE LA SANIDAD Y CALIDAD AGROALIMENTARIA” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1950/OC-AR BID (Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2012) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo, entre otros procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/2012 con los registros y documentación de respaldo que les dan sustento; - Tests o pruebas de transacciones; - Pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados; Análisis y verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría; Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto; - Análisis de los movimientos bancarios; - Circularizaciones y reconciliaciones bancarias; - Análisis de los procesos de adquisiciones y contrataciones de obras; - Inspección ocular de bienes y obra; - Aplicación de otros procedimientos en la medida que se consideraron necesarios. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100,00 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2012; y - el 28,51 % de los gastos del ejercicio expuesto en el Estado de Inversiones: 45 CATEGORIA DE INVERSIÓN TOTAL EJECUTADO AL 31/12/2012 USD % DE INCIDENCIA MUESTRA EN USD % DE LA MUESTRA Administración y Supervisión Modernización de la Gestión Institucional Consolidación del Sistema de Sanidad Animal Consolidación del Sistema de Sanidad Vegetal Fortalecimiento del Sistema de Fiscalización Agroalimentaria Integración Sanitaria Supranacional Costos Financieros TOTAL INVERSIONES 1.029.312,45 4,49 102.697,57 9,98 10.268.120,45 44,78 4.742.886,26 46,19 1.903.183,90 8,30 111.127,93 5,84 8.448.462,17 36,85 866.168,61 10,25 642.934,49 2,80 119.237,89 18,55 58.431,28 0,25 15.129,57 25,89 580.084,47 2,53 580.084,47 -100,00 22.930.529,21 100,00 6.537.332,30 28,51 Regional Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. BUENOS AIRES, 15 de Abril de 2013. 46