INSTITUTO NACIONAL DE SERVICIOS SOCIALES PARA JUBILADOS Y PENSIONADOS INFORME DE AUDITORÍA AL SEÑOR DIRECTOR EJECUTIVO DEL INSTITUTO NACIONAL DE SERVICIOS SOCIALES PARA JUBILADOS Y PENSIONADOS Dr. Luciano DI CÉSARE Perú 169 – Ciudad Autónoma de Buenos Aires S. / D. En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 85 de la Constitución Nacional, y de acuerdo con lo establecido en los artículos 118 de la Ley Nº 24.156 y 1º de la Ley Nº 25.615, la Auditoría General de la Nación realizó una auditoría en el ámbito del Instituto Nacional de Servicios Sociales para Jubilados y Pensionados, con el objeto indicado en el apartado siguiente. 1. OBJETO DE LA AUDITORÍA La contratación y provisión de Higiénicos Absorbentes Descartables (H.A.D.) brindados por el Instituto Nacional de Servicios Sociales para Jubilados y Pensionados a sus afiliados en el año 2009. 2. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de acuerdo con las Normas de Auditoría Externa de la Auditoría General de la Nación, aprobadas por Resolución N° 145/93-AGN, dictadas en ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 119 de la Ley N° 24.156, aplicándose, entre otros, los siguientes procedimientos: Recopilación y análisis de las normas que regulan la contratación y provisión de Higiénicos Absorbentes Descartables brindados por el Instituto. Entrevistas con funcionarios responsables de las áreas vinculadas con el objeto del presente examen. 1 Relevamiento y análisis de las quejas y reclamos recibidos a través del Servicio PAMI Escucha y Responde relacionados con el objeto de la auditoría. Análisis de una muestra de expedientes en donde se solicita la provisión en trámite de excepción por parte de afiliados correspondientes a las Unidades de Gestión Local (UGL´s) VI-Capital Federal, XXVIII-Santa Cruz, XV- Santa Fe, XII- Salta y XXIX- Morón. Análisis de una muestra de los expedientes de compra, en base a parámetros de significatividad, sustanciados en el año 2009 de las UGL`s VI-Capital Federal, XXVIII-Santa Cruz y XV- Santa Fe. Consideración de los aspectos presupuestarios del Programa 33 - Provisión de Pañales Descartables. El alcance del trabajo de auditoría se ha visto limitado atento a que el Instituto no suministró la siguiente documentación: a) Licitación Pública Nº 110/08 (Provisión y Distribución de HAD para atender la demanda de los afiliados en las UGL VI-Capital Federal, VIIISan Martín, X-Lanús, XXIX-Morón y XXXV-San Justo). b) Expedientes de facturación y pago a los proveedores y distribuidores de H.A.D. correspondientes a los meses de mayo y de octubre de 2009 de las UGL VI – Capital Federal, XII-Salta, XIV-Santa Fe, XXVIII-Santa Cruz y XXIX-Morón. c) Constancias de la realización de los controles de calidad sobre los H.A.D. adquiridos, previo a su distribución, efectuados durante el Ejercicio 2009 por las UGL´s citadas en el punto anterior. Las tareas de campo en sede del organismo auditado fueron iniciadas el 15 de febrero de 2010. 2 Debido al atraso del Instituto en presentar la información y documentación solicitada durante el desarrollo de las tareas de campo, se dejó constancia de dicha situación en la Actuación Nº 547/09-AGN, conforme lo dispone el artículo 17 inciso b) de la Resolución Nº 77/02-AGN, y se dispuso una ampliación de horas para la conclusión de las tareas cuya finalización se produjo el 31de marzo de 2011. Mediante Nota Nº 60/11-AG4 se cursó el presente informe, en su etapa de proyecto, a la Dirección Ejecutiva del Instituto, para que formule las aclaraciones o comentarios que le resulten pertinentes. Por Nota N° 69/12 el organismo auditado solicitó una prórroga que fue concedida por la Comisión de Supervisión y comunicada por Nota N° 4/12-GCGSNF. Por Nota Nº 38/CE/12 de la Coordinación Ejecutiva, el Instituto produjo su descargo. De su texto surge una serie de aclaraciones sobre el proyecto de informe, que fueron tenidas en cuenta al momento de la redacción final del mismo. 3. ACLARACIONES PREVIAS 3.1. Naturaleza, objeto y organización funcional del Instituto La Ley Nº 19.032 y sus modificatorias crea el Instituto Nacional de Servicios Sociales para Jubilados y Pensionados bajo la figura de una persona jurídica de derecho público no estatal, con individualidad financiera y administrativa. Conforme lo establecido en las aludidas normas, el Instituto tiene por objeto otorgar -por sí o por terceros- a los jubilados y pensionados del régimen nacional de previsión y del Sistema Integrado de Jubilaciones y Pensiones y su grupo familiar primario, las prestaciones sanitarias y sociales, integrales, integradas y equitativas, tendientes a la promoción, prevención, protección, recuperación y rehabilitación de la salud, organizadas en un modelo prestacional que se base en criterios de solidaridad, eficacia y eficiencia, que respondan al mayor nivel de calidad disponible para todos los beneficiarios del Instituto, 3 atendiendo a las particularidades e idiosincrasia propias de las diversas jurisdicciones provinciales y de las regiones del país. La Ley N° 25.615 (modificatoria de la Ley Nº 19.032) determina que las prestaciones por ella establecidas se consideraran servicios de interés público, siendo intangibles los recursos destinados a su financiamiento, no pudiendo el Instituto delegar, ceder o de algún modo transferir a terceros las funciones de conducción, administración, planificación, evaluación y control. El Instituto se encuentra organizado en un nivel central, constituido por sus máximas autoridades, Gerencias y áreas dependientes, quienes fijan las políticas institucionales y ejercen la administración general operativa y financiera del sistema y, el nivel descentralizado, constituido por sus 37 Unidades de Gestión Local y agencias, distribuidas en todo el país, las que se vinculan en forma directa con el afiliado. De acuerdo al Decreto N° 2/2004 dictado en los términos del artículo 99, inciso 3, de la Constitución Nacional, la dirección de la obra social se encontraba a cargo de un Órgano Ejecutivo de Gobierno constituido por un Director y Subdirector Ejecutivo, como máximas autoridades. 3.2. Provisión de Higiénicos Absorbentes Descartables (Pañales) La Disposición Nº 11 del 2/2/05 dictada por los Gerentes de Prestaciones Médicas y de Coordinación de Unidades de Gestión Local, modificada por sus similares Nros. 49/06, 312/07 y 072/08, establece los requisitos para la provisión por las Unidades de Gestión Local de Higiénicos Absorbentes Descartables, para cubrir la demanda de la población afiliada. Se especifican también las características técnicas según normas de calidad y se dispone la implementación de registros de información que deben cumplimentar las UGL’s para la evaluación, seguimiento y control de gestión del Programa de Provisión de Higiénicos Absorbentes Descartables. También se establece un precio unitario tope en base a los precios de compra país del último trimestre, permitiendo 4 un incremento del 10% por sobre el mismo, para aquellas UGL´s que por sus características geográficas, justifiquen el pago de gastos de distribución. En el cuadro que sigue se expone el precio por cada uno de los módulos aprobado por Disposición Nº 072 del 13/2/08, dictada por los Gerentes de Prestaciones Médicas y de Coordinación de Unidades de Gestión Local: MÓDULO DESCRIPCIÓN PRECIO TOPE POR PAÑAL ($) PAÑAL PEDIÁTRICO 1 Pañal pediátrico chico (Rango de peso: de 5 a 10 kg.) 0,29 2 Pañal pediátrico mediano (Rango de peso: de 10,50 a 14,50 kg.) 0,34 3 Pañal pediátrico grande (Rango de peso: de 15 a 24,50 kg.) 0,38 4 Pañal pediátrico extra grande (Rango de peso: de 25 a 44,50 kg.) 0,95 5 Absorbente femeninos 0,32 PAÑAL PARA ADULTOS 6 Absorbentes femeninos- Pañales rectos adultos grandes 11,34 x módulo (*) 7 Absorbentes femeninos-Pañales rectos adultos extragrandes 11,47 x módulo (*) 8 Pañal para adulto recto grande (Rango de peso: de 45 a 75 kg.) 0,60 9 Pañal para adulto recto extragrande (Rango de peso: Más de 75 kg.) 0,62 10 Pañal elastizado juvenil (Rango de peso: Más de 45 kg.) 1,20 (*) Disposición Nº 312-07 Nota: Por Circular Nº 55 del 03/11/09 (Subg. de Fortalecimiento de UGL y Subg. de Prog. y Prest. Espec.) se modificaron los valores para los módulos 2, 4, 8, 9 y 10 a $ 0,56, 0,80, 0,75, 0,80 y 1,40 respectivamente, para la UGL VI –Capital Federal y UGL´s del Conurbano (compra centralizada con envío a domicilio) VIII-San Martín, X-Lanús, XXIX-Morón y XXXV-San Justo. Conforme lo previsto en el Anexo I de la referida Disposición Nº 312-07, la prestación está dirigida a todos los afiliados del Instituto cuya patología lo justifique. La Circular Nº 04/08 de la Subgerencia de Programas y Prestaciones Especiales destinada a todas las UGL, señala que para la compra y provisión de H.A.D. se deberá tener en cuenta lo siguiente: 5 1. La provisión a los afiliados deberá realizarse cada 30 días, por lo tanto las compras deberán programarse con la antelación necesaria para garantizarla. 2. La licitación se deberá realizar con el padrón actualizado según sistema on-line. 3. La UGL es la responsable de la regularidad en la provisión, de la calidad del insumo comprado y del control del producto entregado. 4. La Comisión de Preadjudicación, para la evaluación de los insumos, deberá considerar todos los parámetros de la Disposición Nº 072/08. 5. La carga en el sistema on-line deberá realizarse en el momento de aprobada la solicitud a fin de acortar los tiempos de demora en la provisión. 6. La UGL puede autorizar la provisión de hasta 120 unidades mensuales por afiliado sin intervención del Nivel Central. Mayor cantidad deberá estar fundamentada con opinión de la UGL. 7. Las entregas deben ser cargadas mensualmente. 8. Todos los afiliados que por tres entregas consecutivas no retiren el insumo, automáticamente serán dados de baja por el sistema. El formulario de solicitud de H.A.D. debe ser ingresado al Área de Prestaciones Médicas de la UGL o Agencia que evaluará la correspondencia de la solicitud, lo caratulará como expediente e ingresará los datos al padrón, en el sistema on-line de H.A.D., considerando lo siguiente: Inclusión Directa: a) Afiliado solo y/o con familiares a cargo, no institucionalizado, independientemente de cual fuere su ingreso previsional. b) Afiliados comprendidos en la Ley de Discapacidad Nº 24.901 (independientemente de que se trate de afiliados menores o mayores, ambulatorios o Institucionalizados). c) Afiliados mayores de 70 años. d) Afiliados internados en Hogares Geriátricos Privados. 6 Exclusiones: los beneficiarios internados en efectores de II Nivel. 1 La Gerencia de Prestaciones Médicas es el área encargada a nivel central de la gestión de la provisión de H.A.D. La Disposición Nº 312-07 establece que se podrán proveer a través de compra centralizada y/o descentralizada los distintos módulos de pañales aceptados por el Instituto, compuestos por 90 unidades, pudiendo la Dirección Ejecutiva de la UGL autorizar hasta un máximo de 120 unidades, por razones debidamente documentadas. Las vías de excepción deben tramitarse por expediente que serán evaluados por la Subgerencia de Programas y Prestaciones Especiales. Durante el año 2009 los pañales eran entregados a los afiliados desde las UGL´s y Agencias o en sus domicilios a través de empresas contratadas para su distribución. La Disposición Nº 011-05 prevé que el beneficio tendrá un plazo máximo de 180 días corridos, vencido dicho plazo podrá autorizarse su prórroga sujeta al cumplimiento de lo requisitos correspondientes. También dispone que queda a cargo de cada UGL instrumentar los controles de calidad del insumo, en esa sede y en cada dependencia a fin de que se constate que los elementos entregados al afiliado se correspondan con los adquiridos por la UGL. Asimismo, conforme lo manifestado por la Coordinación Ejecutiva, en el caso de compras centralizadas la Subgerencia de Programas y Prestaciones Especiales evalúa las entregas en forma previa a la autorización para su distribución, en tanto que en las compras descentralizadas con distribución centralizada (los afiliados retiran los H.A.D.) es la UGL la que a través de sus técnicos evalúa los insumos y autoriza la distribución. El cruce entre las prestaciones cumplidas por los distribuidores y lo efectivamente entregado es realizado 1 Se refiere a las personas físicas y/o jurídicas que se ofrecen para brindar los servicios ambulatorios y en internación especificados en el Menú Prestacional correspondiente a dicho nivel asistencial. 7 -según lo informado- a través de la Subgerencia de Referentes Informáticos, la que a su vez comunica al área responsable el detalle de cada uno de los servicios brindados, los cuales se encuentran codificados. Conforme lo dispuesto en la Resolución del Directorio Ejecutivo Nº 1/09 y sus modificaciones, los créditos liberados para el ejercicio 2009 correspondientes al Programa 33 - Provisión de Pañales Descartables ascendieron a $ 79.819.566,59, siendo su ejecución en la etapa del Devengado de $ 60.452.790,13. La Tasa de Uso promedio al 31/12/09 que surge de relacionar la cantidad total de beneficiarios de H.A.D. (103.227) con la cantidad de afiliados del Instituto (4.200.945) representó el 2,46%. 3.3. Hechos posteriores al período auditado Se destaca que el organismo -en oportunidad de formular su descargoinforma haber modificado el sistema de provisión y entrega de los H.A.D. a los beneficiarios a nivel país para los períodos posteriores al aquí tratado. En tal sentido, señala que tramitó la licitación pública nº 03, durante el año 2010, que fuera adjudicada por Resolución Nº 570/DE-10 a la Confederación Farmacéutica Argentina, a la Federación Argentina de Cámaras de Farmacias y a la Asociación de Farmacias Mutuales y Sindicales de la República Argentina (módulos 8 y 9). A su vez, da cuenta que en la licitación pública nº 72/DE del año 2011, adjudicada por Resolución Nº 1134/DE-11, se incorporaron los módulos 5, 6, 7 y 10. Tales cursos de acción -que corresponden a períodos posteriores al auditado- serán objeto de evaluación en futuras labores de auditoría. 8 4. COMENTARIOS Y OBSERVACIONES 4.1. No se encontraban aprobadas durante el año 2009 las aperturas de los niveles inferiores a Subgerencia de la estructura organizativa dependiente de la Gerencia de Prestaciones Médicas. Con posterioridad al citado período, se aprobó por Resolución Nº 764/DE/10 la estructura orgánico-funcional de la Gerencia de Prestaciones Médicas que incluye los niveles inferiores de las Subgerencias dependientes. 4.2. Las áreas sustantivas del nivel central del Instituto encargadas de la gestión de los H.A.D. no reciben la totalidad de la información que las UGL´s deben enviar conforme lo previsto en el artículo 4 de la Disposición Nº 11/05 (Gerencia de Prestaciones Médicas y de Coordinación de Unidades de Gestión Local), referida a las siguientes cuestiones: Anexo IV A: Ficha de entrega de pañales / Anexo V A: Novedades del Padrón. / Anexo VII A: Ofertas recibidas / Anexo VIII A: Recepciones. / Anexo IX A: Stock. Dicha situación impide al Instituto contar con información oportuna, suficiente y consolidada para la toma de decisiones y el control de la organización, de manera de optimizar los procesos de compra, realizar las convalidaciones prestacionales correspondientes en los temas de incumbencia de la Subgerencia de Programas y Prestaciones Especiales en función de los registros de las diferentes UGL´s, como así también exponer datos integrales relativos a la provisión de los H.A.D. y de realizar una adecuada rendición de cuentas de su gestión. 4.3. De los expedientes de compra sustanciados en el año 2009 para la adquisición de H.A.D. y su distribución, se observa lo siguiente: 9 a) En la totalidad de los casos analizados no aparecen acreditadas las razones por las cuales los procedimientos de selección se realizaron por Trámite Simplificado, que requiere, conforme lo establece el artículo 19 inciso d) del Régimen General de Contratación del Instituto, que la configuración de la causal que habilita a utilizar dicho procedimiento de contratación y el encuadramiento jurídico de la misma, debe justificarse a través de informes y dictámenes incorporados al respectivo expediente. Al respecto, cabe aclarar que aproximadamente en el 40% de los casos que conforman la selección muestral, se hace referencia a que la contratación hallaría amparo dentro de lo normado en la Resolución Nº 347/03. Por dicha resolución, del 08 de julio de 2003, el entonces Presidente del Directorio Ejecutivo Nacional autorizó la adquisición, entre otros, de productos higiénicos absorbentes descartables mediante el trámite simplificado establecido en el Anexo I de la misma, motivado en la criticidad de ese momento, cuya vigencia fue ratificada el 13 de agosto de 2003 mediante Resolución N° 160/03 emitida por el entonces Interventor del Instituto. Tal autorización tuvo carácter transitorio y debía regir hasta que las Gerencias de Administración y de Prestaciones Médicas efectuaran el procedimiento de convocatoria a licitación para la adquisición de tales insumos. Habiendo transcurrido seis años desde su dictado y dado la transitoriedad de la medida, dicha previsión ha quedado superada por la Resolución Nº 135/03-I, de aprobación del Régimen General de Contratación de Bienes, Servicios y Prestadores de Servicios Médico Asistenciales y Sociales del Instituto. Asimismo, el procedimiento previsto en la Resolución Nº 347/03 requería que el Responsable Médico de la UGL debía emitir un dictamen justificando la compra, fundada en criterios médico-sociales que avalen la utilización del sistema de excepción, cuyo cumplimiento no obra en los expedientes analizados. Tampoco se verifican las razones descriptas en el apartado 12 del inciso d) del artículo 19 de Régimen General de Contratación en el que se prevé que la autoridad máxima del Instituto puede disponer la realización del Trámite Simplificado frente a la acreditación de circunstancias excepcionales que así lo determinaren, con independencia del monto presunto de la contratación. 10 Debe tenerse presente que el Régimen General de Contratación autoriza -entre otras causales- a utilizar el procedimiento de selección a través del Trámite Simplificado, cuando el monto estimado de la contratación no supere los $ 30.000.-, situación que no resulta aplicable a los casos analizados, por tratarse de montos que en general son significativamente superiores (en los casos analizados, éstos varían entre $131.279,40 y $ 1.412.642,79). b) Existencia de demoras en la iniciación del expediente de contratación con relación al período para el que se realiza la compra. Tal como surge del cuadro que se expone a continuación, las solicitudes de compra son cursadas tardíamente por el área responsable de la UGL, ya que se tramitan dentro de los períodos en los que se deben cubrir las necesidades de los afiliados, lo que lleva a atrasos en la provisión de H.A.D. a los beneficiarios. CONTRATACIÓN UGL Trámite Simplificado XV-Santa 451/09 Fe Trámite Simplificado XV-Santa 127/09 Fe Trámite Simplificado XV-Santa 54/09 Fe Trámite Simplificado XXVIII- 13/09 Santa Cruz Trámite Simplificado XXVIII- 211/09 Santa Cruz Trámite Simplificado XV-Santa 228/09 Fe Trámite Simplificado 681/09 XV-Santa Fe FECHA PERÍODO QUE SE DEBE FECHA ORDEN SOLICITUD CUBRIR LA NECESIDAD DE COMPRA 20/07/09 Julio, Agosto y Sept/09 10/02/09 Febrero/09 07/04/09 15/01/09 Enero/09 04/03/09 20/01/09 Enero y Febrero/09 02/02/09 30/09/09 Agosto y Septiembre/09 19/11/09 11/03/09 Marzo, Abril y Mayo/09 19/10/09 11/09/09 07/10/09 02/11/09 05/05/09 09/06/09 07/07/09 Octubre, Noviembre y 07/12/09 04/01/10 Diciembre/09 13/01/10 Este accionar, además de transgredir las directivas impartidas en los puntos 1. y 3. de la Circular Nº 04/08 de la Subgerencia de Programas y Prestaciones Especiales (ver 11 punto 3.2., cuarto párrafo), afecta el grado de satisfacción de la respuesta que brinda el Programa a los afiliados beneficiarios. c) Las Actas de Apertura de ofertas adolecen de deficiencias tales como: Existencia de ofertas correspondientes a empresas de distribución domiciliaria consignadas en el Acta que no constan en el expediente. La aclaración de la firma de una de las personas que suscribe el Acta no resulta coincidente con el detalle de los nombres que intervienen según se consigna al comienzo del Acta. Se agrega una oferta en el expediente de una empresa proveedora de H.A.D. que no figura en el Acta sin aclarar las circunstancias. d) Existencia de Informes de la Comisión Evaluadora firmados por un solo miembro en contraposición con lo previsto en el artículo 60 del Régimen General de Contratación del Instituto, en el que se establece que la máxima autoridad del Instituto definirá la composición de una Comisión Evaluadora para cada contratación. Dicha Comisión Evaluadora estará integrada como mínimo por 3 miembros titulares, 1 Presidente y 2 vocales; los mismos deberán ser Profesionales graduados en Ciencias de la Salud, Ciencias Económicas, Derecho, Ingeniería, Arquitectura, Sistemas, carreras universitarias afines, o con acreditada experiencia en la materia. e) No obra constancia de la constitución de la garantía de cumplimiento de contrato (10 % del monto de adjudicación) prevista en el artículo 66 inciso b) y 71 del Régimen General de Contratación. f) Existencia de precios adjudicados a las empresas proveedoras de H.A.D. que resultan superiores a los precios topes establecidos en la Disposición Nº 72/08 y Circular Nº 55/09, según corresponda, por lo que se incumple con lo dispuesto en el artículo 28 del Régimen General de Contratación del Instituto que señala que en las contrataciones con precio tope no podrá abonarse un precio unitario que supere a aquel en más de un 5 %. En el cuadro que sigue se expone las diferencias habidas entre los precios topes y los precios unitarios adjudicados en las contrataciones incluidas en la selección muestral: 12 CANTIDA CONTRATACIÓN ITEM D DE H.A.D. Trámite Simplificado 127/09 (UGL XVSanta Fe) 1y4 (Módulo 8) 2y6 (Módulo 9) Trámite Simplificado 13/09 (UGL XXVIIISanta Cruz) 1 (Módulo 8) 2 (Módulo 9) Trámite Simplificado 211/09 (UGL XXVIII - Santa Cruz) PRECIO TOPE ($) PRECIO UNITARIO ADJUDICADO $ DIFERENCIA DIFERENCIA % PESOS 77.310 0,60 0,67 11,66 5.411,70 217.170 0,62 0,72 16,13 21.717,00 13.620 0,60 0,78 30,00 2.451,60 16.400 0,62 0,81 30,64 3.116,00 16.580 0,60 1,15 91,66 9.119,00 17.480 0,62 1,15 85,48 9.264,40 216.270 0,60 0,70 16,66 21.627,00 602.370 0,62 0,72 16,13 60.237,00 17.928 0,80 1,20 50,00 7.171,20 2 (Módulo 8) 1 (Módulo 9) Trámite Simplificado 228/09 (UGL XVSanta Fe) 1y4 (Módulo 8) 2y6 (Módulo 9) Trámite Simplificado 784/09 (UGL Capital Federal) VI- 2 (Módulo 4) Dicha situación denota falencias en la evaluación y adjudicación de los precios ofertados en las contrataciones correspondientes, desconociéndose los motivos que hubieran podido justificar el apartamiento de los precios topes fijados por el propio auditado. g) No obra constancia de la Recepción Definitiva de los productos suministrados por la empresa proveedora de los H.A.D. que prevé el artículo 73 inciso f) del Régimen General de Contratación y el Pliego de Bases y Condiciones Particulares. 13 4.4. Del análisis de los expedientes en donde se tramitaron excepciones a la normativa específica de aplicación que regula la provisión de H.A.D. a los beneficiarios del Instituto, surge que las actuaciones presentan en general las siguientes falencias: a) No constan los motivos por los cuales los expedientes se han tramitado por vía de excepción. b) No consta la prórroga de la autorización por parte de la Subgerencia de Programas y Prestaciones Especiales, superados los 180 días. c) Existencia de formularios de requerimientos de H.A.D. que no están suscriptos por médico o que no especifican cantidad, módulo o fecha. d) No constan las intervenciones del área médica, la autorización de la Dirección Ejecutiva de la UGL y la evaluación de la Subgerencia de Programas y Prestaciones Especiales, según corresponda. e) Existencia de constancias de entrega de H.A.D. incompletas donde no consta la recepción por parte de los beneficiarios. f) Se otorgan H.A.D. en cantidad diferente a lo determinado por la normativa, sin aportar las razones que justifiquen el total de pañales autorizados. 5. DESCARGO DEL ORGANISMO En la respuesta obtenida según lo señalado en el último párrafo del apartado 2. (ver ANEXO I), el Instituto ha efectuado diversas aclaraciones que tienden a justificar su accionar con relación a distintas observaciones efectuadas en el presente informe. Lo informado en el descargo para los puntos 4.2., 4.3.a), 4.3.f) y 4.4. ha resultado insuficiente para revertir las observaciones formuladas. 14 El descargo no incluyó comentarios con relación a las observaciones detalladas en los puntos 4.3.b), 4.3.c), 4.3.d), 4.3.e) y 4.3.g). Finalmente se destaca que el organismo informa haber modificado el sistema de provisión y entrega de los H.A.D. a los beneficiarios a nivel país en los períodos posteriores al auditado. Tales cursos de acción serán objeto de evaluación en futuras labores de auditoría. En el ANEXO II al presente informe se agrega el análisis practicado respecto de la respuesta brindada por el auditado. 6. RECOMENDACIONES Teniendo en consideración los comentarios y observaciones explicitadas en el apartado 4., es menester realizar las siguientes recomendaciones con relación a la contratación y provisión de H.A.D. brindados por el Instituto a sus afiliados durante el año 2009: 6.1. Las UGL´s deben proporcionar al nivel central la totalidad de la información requerida en la normativa específica a fin de posibilitar la toma de decisiones y el control de la organización. Del mismo modo el nivel central deberá controlar el cumplimiento de la remisión de la información y, en su caso, adoptar las medidas pertinentes que aseguren su recepción. (Cde. 4.2.) 6.2. Debe estar debidamente acreditada en el expediente de compra, la causal que habilita utilizar el procedimiento de selección por Trámite Simplificado previsto en el artículo 19 inciso d) del Régimen General de Contratación del Instituto. (Cde. 4.3. a) 6.3. Las solicitudes de compra de H.A.D. por parte de las áreas competentes de cada UGL deben efectuarse con tiempo suficiente, a fin de permitir la realización de la contratación con anterioridad al período por el cual se deben cubrir las necesidades de los afiliados. (Cde. 4.3. b) 15 6.4. El Acta de Apertura de ofertas deberá confeccionarse de acuerdo con lo previsto en el artículo 53 del Régimen General de Contratación, evitando incurrir en las deficiencias señaladas en 4.3. c). 6.5. La Comisión Evaluadora deberá estar integrada y funcionar de conformidad con lo establecido en los artículos 60 y 61 del Régimen General de Contratación. (Cde. 4.3. d) 6.6. En los expedientes de compra se deberá dejar constancia de la constitución de la garantía de cumplimiento de contrato prevista en el artículo 66 inciso b) y 71 del Régimen General de Contratación. (Cde. 4.3. e) 6.7. Los precios adjudicados en la contratación deberán adecuarse a lo dispuesto en el artículo 28 del Régimen General de Contratación del Instituto que señala que no podrá abonarse un precio unitario que supere al precio tope en más de un 5 %. (Cde. 4.3. f) 6.8. En los expedientes de compra deberá constar la Recepción Definitiva de los productos suministrados por la empresa proveedora de los H.A.D. de conformidad con lo previsto en el artículo 73 inciso f) del Régimen General de Contratación. (Cde. 4.3. g) 6.9. Arbitrar los recaudos necesarios para evitar que en los trámites de excepción se repitan las falencias detallas en el punto 4.4. 7. CONCLUSIONES Al Instituto Nacional de Servicios Sociales para Jubilados y Pensionados le corresponde otorgar a los jubilados y pensionados del régimen nacional de previsión y del Sistema Integrado de Jubilaciones y Pensiones y su grupo familiar primario, las prestaciones sanitarias y sociales, integrales, integradas y equitativas, tendientes a la promoción, prevención, protección, recuperación y rehabilitación de la salud. En ese contexto y con el objeto de cubrir la demanda de Higiénicos Absorbentes Descartables por parte de la población afiliada, el Instituto creó una normativa que regula el procedimiento administrativo para su provisión por las Unidades de Gestión Local, en 16 donde se especifican las características técnicas, según normas de calidad, y se dispone la implementación de registros de información que deben cumplimentar las UGL’s para la evaluación, seguimiento y control de gestión del Programa de Provisión de Higiénicos Absorbentes Descartables. Durante el período auditado (2009) se han advertido aspectos críticos en la gestión de la contratación y provisión de Higiénicos Absorbentes Descartables que se pueden sintetizar en las siguientes cuestiones: a) No se encontraban aprobadas durante el año 2009 las aperturas de los niveles inferiores a Subgerencia de la estructura organizativa dependiente de la Gerencia de Prestaciones Médicas. b) Las áreas sustantivas del nivel central del Instituto encargadas de la gestión de los H.A.D. no reciben la totalidad de la información que las UGL´s deben enviar conforme lo previsto en el artículo 4 de la citada Disposición Nº 11/05, situación que impide al Instituto contar con información oportuna, suficiente y consolidada para la toma de decisiones y el control de la organización. c) De los expedientes de compra sustanciados en el año 2009 para la adquisición de H.A.D. y su distribución, se observa lo siguiente: En la totalidad de los casos analizados no aparecen acreditadas las razones por las cuales los procedimientos de selección se realizaron por Trámite Simplificado. Existencia de demoras en la iniciación del expediente de contratación con relación al período para el que se realiza la compra, toda vez que las solicitudes de compra son cursadas tardíamente por el área responsable de la UGL, lo que afecta el grado de satisfacción de la respuesta que brinda el Programa a los afiliados beneficiarios. Existencia de Actas de Apertura de ofertas con datos que resultan inconsistentes con las constancias del expediente. 17 Existencia de Informes de la Comisión Evaluadora firmados por un solo miembro. No obra constancia de la constitución de la garantía de cumplimiento de contrato (10 % del monto de adjudicación). Existencia de precios adjudicados a las empresas proveedoras de H.A.D. que resultan superiores a los precios topes establecidos en la Disposición Nº 72/08 y Circular Nº 55/09, según corresponda. No obra constancia de la Recepción Definitiva de los productos suministrados por la empresa proveedora de los H.A.D.. d) Del análisis de los expedientes en donde se tramitaron excepciones a la normativa específica de aplicación que regula la provisión de H.A.D. a los beneficiarios del Instituto, surge que las actuaciones presentan en general las siguientes falencias: No constan los motivos por los cuales los expedientes se han tramitado por vía de excepción. No consta la prórroga de la autorización por parte de la Subgerencia de Programas y Prestaciones Especiales, superados los 180 días. Existencia de formularios de requerimientos de H.A.D. que no están suscriptos por médico o que no especifican cantidad, módulo o fecha. No constan las intervenciones del área médica, la autorización de la Dirección Ejecutiva de la UGL y la evaluación de la Subgerencia de Programas y Prestaciones Especiales, según corresponda. Existencia de constancias de entrega de H.A.D. incompletas donde no consta la recepción por parte de los beneficiarios. Se otorgan H.A.D. en cantidad diferente a lo determinado por la normativa, sin aportar las razones que justifiquen el total de pañales autorizados. Independientemente de lo expuesto, se destaca que el sistema de provisión y entrega de higiénicos absorbentes descartables a través de farmacias, cuya implementación 18 introdujo el organismo con posterioridad al período auditado, será objeto de evaluación en futuras labores de auditoría. CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 19 ANEXO I DESCARGO DEL ORGANISMO 20 21 22 23 24 25 26 27 ANEXO II – ANÁLISIS DE DESCARGO Comentarios y Observaciones del Proyecto de Informe Descargo del INSSJyP Análisis del descargo I.- DESCARGO AL PUNTO 4. “COMENTARIOS Y OBSERVACIONES” Aclaraciones Previas En primer lugar es menester destacar que las observaciones realizadas en el informe de auditoria se encuentran actualmente subsanadas. Hasta el año 2009, el Instituto ha dictado normativas para unificar los criterios de tramitación, provisión, calidad y accesibilidad a la prestación, haciendo especial hincapié en el principio de universalidad como criterio de ingreso al Programa Pañales. Paralelamente a estas medidas, puso en marcha un sistema on-line que permitió la depuración del padrón, mayor celeridad en la incorporación al Programa, un control más eficiente, como así también la obtención de estadísticas totales y parciales. Asimismo, se han implementado Licitaciones Descentralizadas tanto para la compra de Higiénicos Absorbentes Descartables (H.A.D.) como para el Almacenamiento, Logística y Distribución de estos insumos. No obstante lo expuesto, los resultados no lograron ser los esperados por diversos motivos como la dispersión de precios, problemas de calidad, cartelización de proveedores y distintos trastornos en la distribución. Estos desvíos generaron conflictos de distinta magnitud, que incidieron en la satisfacción de los afiliados. Como consecuencia de ello, resultó menester la búsqueda de alternativas de mayor eficiencia que contemplaran una solución efectiva a los problemas precedentemente mencionados, situación que llevó a la necesidad de plantear variables garantizando la provisión mensual del insumo a todos los afiliados bajo Programa, para lograr mayor equidad, independientemente del lugar de residencia del beneficiario Así las cosas y, desde este Nivel Central, se tramitó en el año 2010 la Licitación Pública N° 03/10 por la provisión y entrega de pañales a los beneficiarios a nivel país, la que fue adjudicada por Resolución N° 570/DE-10 de fecha 28 de abril de 2010 a las firmas CONFEDERACIÓN FARMACÉUTICA ARGENTINA- FEDERACIÓN ARGENTINA DE 28 El organismo consigna en este acápite que las observaciones realizadas “…se encuentran actualmente subsanadas…”, destacando una serie de acciones que habría instrumentado con posterioridad al período auditado. En tal sentido corresponde destacar dicha circunstancia en el punto 3 Aclaraciones Previas, en los siguientes términos:”3.3. Hechos posteriores al período auditado Se destaca que el organismo –en oportunidad de formular su descargoinforma haber modificado el sistema de provisión y entrega de los H.A.D. a los beneficiarios a nivel país en los períodos posteriores al aquí tratado. En tal sentido, señala que tramitó la licitación pública nº 03, durante el año 2010, que fuera adjudicada por Resolución Nº 570/DE-10 a la Confederación Farmacéutica Argentina, a la Federación Argentina de Cámaras de Farmacias y a la Asociación de Farmacias Mutuales y Sindicales de la República Argentina (módulos 8 y 9). A su vez, da cuenta que en la licitación pública nº 72/DE del año 2011, adjudicada por Resolución Nº 1134/DE-11, se incorporaron los módulos 5,6,7 y 10. Tales cursos de acción –que corresponden a períodos posteriores al auditadoserán objeto de evaluación en futuras labores de auditoría.”. No detalla las Licitaciones Descentralizadas a que hace mención CÁMARAS DE FARMACIAS- ASOCIACIÓN DE FARMACIA MUTUALES y SINDICALES DE LA REPÚBLICA ARGENTINA, (adquiriéndose en esta oportunidad exclusivamente los Módulos 8 y 9). Posteriormente, y mediante Licitación Pública N° 72/DE/11 que fuera adjudicada por Resolución N° 1134/DE-2011 se incluyeron una mayor cantidad de módulos, quedando incorporados los N° 5, N° 6, N° 7, N° 8, N° 9 y N° 10 en cuanto a la provisión y entrega de los Higiénicos Absorbentes Descartables para los afiliados de todo el país, siendo éste el sistema vigente en la actualidad. 4.1. No se encontraban aprobadas durante el año 2009 las aperturas de los niveles inferiores a Subgerencia de la estructura organizativa dependiente de la Gerencia de Prestaciones Médicas. el descargo ni en que período se realizaron. No obstante ello, el organismo reconoce que, durante el período auditado, “…los resultados no lograron ser los esperados…”. Por Resolución Nº 764/DE/10 se aprobó la estructura de la Gerencia de Prestaciones Médicas, y dentro de la misma la estructura de la Subgerencia de Programas y Prestaciones Especiales, asignándose al área de Pañales y Ostomía la jerarquía de División. Se mantiene la observación dado que lo expresado en el descargo confirma lo afirmado en el proyecto de informe. 4.2. Las áreas sustantivas del nivel central del Instituto encargadas de la gestión de los H.A.D. no reciben la totalidad de la información que las UGL´s deben enviar conforme lo previsto en el artículo 4 de la Disposición Nº 11/05 (Gerencia de Prestaciones Médicas y de Coordinación de Unidades de Gestión Local), referida a las siguientes cuestiones: Anexo IV A: Ficha de entrega de pañales / Anexo V A: Novedades del Padrón. / Anexo VII A: Ofertas recibidas / Anexo VIII A: Recepciones. / Anexo IX A: Stock. La presente observación se encuentra subsanada contando a la fecha el Instituto con información oportuna, mediante la implementación del sistema on-line que permite registrar y obtener estadísticas de los pedidos de pañales, abarcando desde la captura de la solicitud de elemento hasta la registración en el padrón de los elementos médicos. Dicha situación impide al Instituto contar con información oportuna, suficiente y consolidada para la toma de decisiones y el control de la organización, de manera de optimizar los procesos de compra, realizar las convalidaciones prestacionales correspondientes en los temas de incumbencia de la Subgerencia de Programas y Prestaciones Especiales en función de los registros de las diferentes UGL´s, como así también exponer datos integrales relativos a la provisión de los H.A.D. y de realizar una adecuada rendición de cuentas de su gestión. En relación a la observación formulada en el punto 4.2) del Proyecto de Informe en cuanto destacan que “Las áreas sustantivas del Nivel Central del Instituto encargadas de la gestión H.A.D. no reciben la totalidad de la información que las UGLs deben enviar conforme lo previsto en el artículo 4 de la Disposición N° 11/05 (…)”, es menester primeramente, hacer la presente aclaración. Se mantiene la observación dado que, durante el período auditado, la obligación de remitir la información prevista en el artículo 4 de la Disposición Nº 11/05 se encontraba vigente y el organismo reconoce que “…las UGLs se demoraban en cumplimentar en tiempo y forma con la remisión de la información solicitada.”. Por otra parte en donde se afirma en el descargo que … “se dispuso licitar la provisión y entrega domiciliaria a los beneficiarios de los elementos Higiénicos Absorbentes Descartables, validando dicha entrega mediante el sistema on-line” no resulta aplicable para los H.A.D. que se distribuyen en la propia UGL. Con posterioridad al citado período, se aprobó por Resolución Nº 764/DE/10 la estructura orgánico-funcional de la Gerencia de Prestaciones Médicas que incluye los niveles inferiores de las Subgerencias dependientes . Al respecto, cabe mencionar que la Disposición Conjunta N° 11/05 de las Gerencias de Prestaciones Médicas y Gerencia de Coordinación de UGL, se dictó con el fin de superar el vacío normativo existente respecto a la solicitud, tramitación, aprobación, distribución y control de las compras de los Absorbentes Higiénicos Descartables y Elementos de 29 Ostomía. La Disposición de marras aprobaba los requisitos para la provisión, por las Unidades de gestión local de H.A.D. y elementos de ostomía para cubrir la demanda de la población afiliada. Asimismo, establecía las características de los H.A.D. y de los elementos de ostomía e implementaba los registros de información que debía cumplimentar las UGL. Atento lo observado en el punto 4.2.- se destaca que el artículo 4° de la mencionada Disposición establecía, entre otras cosas, la remisión mensual vía mail de la información solicitada en los anexos IV A, VA, , VII A, VIII A y IX A de la referida Disposición. Debe resaltarse que por el gran volumen de información requerida (nótese que además debe adicionar la información relativa al Programa de Ostomizados), las UGLs se demoraban en cumplimentar en tiempo y forma con la remisión de la información solicitada. Es por ello que, a fin de subsanar los inconvenientes detectados y garantizar el acceso a la información y celeridad en los procesos, se dispuso licitar la provisión y entrega domiciliaria a los beneficiarios de los elementos Higiénicos Absorbentes Descartables, validando dicha entrega mediante el sistema on-line. 4.3. De los expedientes de compra sustanciados en el año 2009 para la adquisición de H.A.D. y su distribución, se observa lo siguiente: a) Con respecto a la observación formulada por la Auditoría en el punto 4.3.- de su Proyecto de Informe, por tratarse de un tema estrictamente reglamentario y tratando de esclarecer el procedimiento utilizado por las UGLs hasta el momento en que se procedió a la contratación a nivel nacional, resulta imprescindible destacar lo siguiente: Se mantiene la observación señalada en el punto a) dado que lo expresado en el descargo es insuficiente para revertir lo afirmado en el proyecto de informe. En la totalidad de los casos analizados no aparecen acreditadas las razones por las cuales los procedimientos de selección se realizaron por Trámite Simplificado, que requiere, conforme lo establece el artículo 19 inciso d) del Régimen General de Contratación del Instituto, que la configuración de la causal que habilita a utilizar dicho procedimiento de contratación y el encuadramiento jurídico de la misma, debe justificarse a través de informes y dictámenes incorporados al respectivo expediente. De lo expuesto en el Punto 4.3 del Informe producido por la A.G.N., surgen las observaciones que en forma sintética seguidamente se detallan: En la totalidad de los casos analizados no aparecen acreditadas las razones por las cuales los procedimientos de selección se realizaron por Trámite Simplificado (artículo 19°, inciso d) Resolución 135/03-I). No obstante ello corresponde considerar en el segundo párrafo del punto a) lo dispuesto en la Resolución N° 160/03 emitida por el entonces Interventor del Instituto, expresando lo siguiente: Al respecto, cabe aclarar que aproximadamente en el 40% de los casos que conforman la selección muestral, se hace referencia que la contratación hallaría amparo dentro de lo normado en la Resolución Nº 347/03. Por dicha La Resolución 347/03, en la cual se encuadran el 40% de los casos que conforman la selección muestral, tuvo carácter transitorio y rigió hasta que las Gerencias de Administración y de Prestaciones Médicas efectuaron el procedimiento de convocatoria a licitación para la adquisición de tales insumos y que habiendo transcurrido seis años “Al respecto, cabe aclarar que aproximadamente en el 40% de los casos que conforman la selección muestral, se hace referencia que la contratación hallaría amparo dentro de lo 30 resolución, del 08 de julio de 2003, el entonces Presidente del Directorio Ejecutivo Nacional autorizó la adquisición, entre otros, de productos higiénicos absorbentes descartables mediante el trámite simplificado establecido en el Anexo I de la misma. Tal autorización tuvo carácter transitorio y rigió hasta que las Gerencias de Administración y de Prestaciones Médicas efectuaron el procedimiento de convocatoria a licitación para la adquisición de tales insumos. Habiendo transcurrido seis años desde su dictado, dicha previsión ha quedado superada por la Resolución Nº 135/03-I, de aprobación del Régimen General de Contratación de Bienes, Servicios y Prestadores de Servicios Médico Asistenciales y Sociales del Instituto (en especial, articulo 7º). desde su dictado, dicha previsión ha quedado superada por la Resolución 135/03-I de aprobación del Régimen General de Contratación de Bienes, Servicios y Prestadores de Servicios Médico Asistenciales y Sociales del Instituto (en especial, artículo 7°). No se verifican las razones descriptas en el apartado 12 del inciso d) del artículo 19° del Régimen de Contratación en el que se prevé que la máxima autoridad del Instituto puede disponer la realización de Trámites Simplificados, frente a la acreditación de circunstancias excepcionales, con independencia del monto presunto de la contratación. Debe tenerse presente que el régimen vigente autoriza a utilizar -entre otras causales- la realización del T.S. cuando el monto de la contratación no supere los $ 30.000.- (en los casos analizados, éstos varían entre $131.279,40 y $ 141.642,79). A fin de poder responder la observación formulada, resulta conveniente hacer un resumen acerca de la normativa, que rigió para la adquisición de los insumos objeto de la presente auditoría: Asimismo, el procedimiento previsto en la Resolución Nº 347/03 requería que el Responsable Médico de la UGL debía emitir un dictamen justificando la compra, fundada en criterios médico-sociales que avalen la utilización del sistema de excepción, cuyo cumplimiento no obra en los expedientes analizados. Con fecha 08 de julio de 2003 se dictó la Resolución 347/03 mediante la cual se autorizó a todas las Unidades de Gestión Local a “…tramitar, autorizar, adjudicar y emitir las Ordenes de Compra que sean necesarias…” para la adquisición, entre otros insumos, de Higiénicos Absorbentes Descartables, mediante “…el Trámite Simplificado de adquisición de insumos críticos que se establece en el Anexo I de la presente.” Dicha normativa instrumentó un procedimiento previo al dictado del Reglamento de Compras y Contrataciones del Instituto, definiendo los pasos que debían cumplirse para llevarlo a cabo, no estableciendo monto tope de contratación y reuniendo en la figura del Director de UGL todas las facultades relativas a tramitar, autorizar, adjudicar y emitir las Ordenes de Compra. Tampoco se verifican las razones descriptas en el apartado 12 del inciso d) del artículo 19 de Régimen General de Contratación en el que se prevé que la autoridad máxima del Instituto puede disponer la realización del Trámite Simplificado frente a la acreditación de circunstancias excepcionales que así lo determinaren, con independencia del monto presunto de la contratación. Con fecha 08 de agosto de 2003 fue aprobado mediante Resolución 135/03-I, el Régimen General de Contratación de Bienes, Servicios y Prestadores de Servicios Médico Asistenciales y Sociales para Jubilados y Pensionados. 31 normado en la Resolución Nº 347/03. Por dicha resolución, del 08 de julio de 2003, el entonces Presidente del Directorio Ejecutivo Nacional autorizó la adquisición, entre otros, de productos higiénicos absorbentes descartables mediante el trámite simplificado establecido en el Anexo I de la misma, motivado en la criticidad de ese momento, cuya vigencia fue ratificada el 13 de agosto de 2003 mediante Resolución N° 160/03 emitida por el entonces Interventor del Instituto. Tal autorización tuvo carácter transitorio y debía regir hasta que las Gerencias de Administración y de Prestaciones Médicas efectuaran el procedimiento de convocatoria a licitación para la adquisición de tales insumos. Habiendo transcurrido seis años desde su dictado y dado la transitoriedad de la medida, dicha previsión ha quedado superada por la Resolución Nº 135/03-I, de aprobación del Régimen General de Contratación de Bienes, Servicios y Prestadores de Servicios Médico Asistenciales y Sociales del Instituto”. Debe tenerse presente que el Régimen General de Contratación autoriza -entre otras causales- a utilizar el procedimiento de selección a través del Trámite Simplificado, cuando el monto estimado de la contratación no supere los $ 30.000.-, situación que no resulta aplicable a los casos analizados, por tratarse de montos que en general son significativamente superiores (en los casos analizados, éstos varían entre $ 131.279,40 y $ 1.412.642,79). Posteriormente y por Resolución N° 160/03 del 13 de agosto de 2003, fue ratificada la Resolución 347/03, situación que permitió que las UGLs, ante la situación crítica de provisión de estos insumos, continuaran tramitando la adquisición de pañales amparadas por los precitados actos resolutivos que establecían la aplicación del procedimiento específico de Trámite Simplificado que ya fuera descripto en el punto a), como así también la suspensión de la limitación en el monto de las contrataciones. Es importante aclarar que los diversos inconvenientes descriptos en las aclaraciones previas del presente descargo, provocaron que los resultados no fueran los esperados. Así las cosas y, desde este Nivel Central, se tramitó en el año 2010 la Licitación Pública N° 03/10 para la provisión y entrega de pañales a los beneficiarios a nivel país. Ha de tenerse presente que, la prestación de los servicios que este Instituto brinda a sus afiliados requiere una especial importancia y celeridad en la prestación, puesto que los mismos son esenciales -en determinadas circunstancias- para la vida diaria, por ello, determinados procedimientos normativos, son morigerados, de forma circunstancial y emergente como consecuencia de no discontinuar con la cobertura sanitaria. Ello así, teniendo en cuenta que lo que está en juego es ni más ni menos que el derecho a la salud. b) Existencia de demoras en la iniciación del expediente de contratación con relación al período para el que se realiza la compra. Se mantiene la observación dado que el descargo no formula aclaraciones sobre el particular. Tal como surge del cuadro que se expone a continuación, (ver cuadro en el proyecto de informe) las solicitudes de compra son cursadas tardíamente por el área responsable de la UGL, ya que se tramitan dentro de los períodos en los que se deben cubrir las necesidades de los afiliados, lo que lleva a atrasos en la provisión de H.A.D. a los beneficiarios. Este accionar, además de transgredir las directivas impartidas en los puntos 1. y 3. de la Circular Nº 04/08 de la Subgerencia de Programas y Prestaciones Especiales (ver punto 3.2., cuarto párrafo), afecta el grado de satisfacción de la respuesta que brinda el Programa a los afiliados beneficiarios. c) Se mantiene la observación dado que el descargo no formula aclaraciones sobre el particular. Las Actas de Apertura de ofertas adolecen de deficiencias tales como: 32 o o o Existencia de ofertas correspondientes a empresas de distribución domiciliaria consignadas en el Acta que no constan en el expediente. La aclaración de la firma de una de las personas que suscribe el Acta no resulta coincidente con el detalle de los nombres que intervienen según se consigna al comienzo del Acta. Se agrega una oferta en el expediente de una empresa proveedora de H.A.D. que no figura en el Acta sin aclarar las circunstancias. d) Existencia de Informes de la Comisión Evaluadora firmados por un solo miembro en contraposición con lo previsto en el artículo 60 del Régimen General de Contratación del Instituto, en el que se establece que la máxima autoridad del Instituto definirá la composición de una Comisión Evaluadora para cada contratación. Dicha Comisión Evaluadora estará integrada como mínimo por 3 miembros titulares, 1 Presidente y 2 vocales; los mismos deberán ser Profesionales graduados en Ciencias de la Salud, Ciencias Económicas, Derecho, Ingeniería, Arquitectura, Sistemas, carreras universitarias afines, o con acreditada experiencia en la materia. e) No obra constancia de la constitución de la garantía de cumplimiento de contrato (10 % del monto de adjudicación) prevista en el artículo 66 inciso b) y 71 del Régimen General de Contratación. f) Existencia de precios adjudicados a las empresas proveedoras de H.A.D. que resultan superiores a los precios topes establecidos en la Disposición Nº 72/08 y Circular Nº 55/09, según corresponda, por lo que se incumple con lo dispuesto en el artículo 28 del Régimen General de Contratación del Instituto que señala que en las contrataciones con precio tope no podrá abonarse un precio unitario que supere a aquel en más de un 5 %. Se mantiene la observación dado que el descargo no formula aclaraciones sobre el particular. Se mantiene la observación dado que el descargo no formula aclaraciones sobre el particular. En cuanto a la observación sobre adjudicaciones a empresas proveedoras de H.A.D. a precios superiores a los topes establecidos por la normativa interna del Instituto, se destaca que, como es de público conocimiento que, determinados insumos, o servicios sanitarios, especialmente en regiones alejadas o con dificultoso acceso los centros urbanos más importantes del país, se encuentran “cartelizados” por unos pocos proveedores, situación que agrava no sólo la concurrencia de ofertas en los procesos licitatorios, sino que en muchas circunstancias impiden la presentación de otros posibles oferentes. Ello provoca, que el Instituto deba asociar el costo estimado con las particularidades del 33 Se mantiene la observación dado que la normativa aplicable en la materia no hace distingos por zona geográfica. mercado a fin de no discontinuar con la prestación sanitaria. En el cuadro que sigue se expone las diferencias habidas entre los precios topes y los precios unitarios adjudicados en las contrataciones incluidas en la selección muestral (ver cuadro en el proyecto de informe) Dicha situación denota falencias en la evaluación y adjudicación de los precios ofertados en las contrataciones correspondientes, desconociéndose los motivos que hubieran podido justificar el apartamiento de los precios topes fijados por el propio auditado. No obra constancia de la Recepción Definitiva de los productos suministrados por la empresa proveedora de los H.A.D. que prevé el artículo 73 inciso f) del Régimen General de Contratación y el Pliego de Bases y Condiciones Particulares. 4.4. Del análisis de los expedientes en donde se tramitaron excepciones a la normativa específica de aplicación que regula la provisión de H.A.D. a los beneficiarios del Instituto, surge que las actuaciones presentan en general las siguientes falencias: Se mantiene la observación dado que el descargo no formula aclaraciones sobre el particular. g) De las observaciones formuladas en los expedientes donde se tramitaron excepciones a la normativa específica de aplicación que regula la provisión de H.A.D. se destacan las siguientes aclaraciones: a) No constan los motivos por los cuales los expedientes se han tramitado por vía de excepción. La conformación de los Expedientes Vía de Excepción está a cargo de las áreas técnicas de las UGLs. b) No consta la prórroga de la autorización por parte de la Subgerencia de Programas y Prestaciones Especiales, superados los 180 días. Desde Nivel Central en primer lugar se corrobora el correcto armado del Expediente, hecho que se ha reforzado en varias oportunidades. c) Existencia de formularios de requerimientos de H.A.D. que no están suscriptos por médico o que no especifican cantidad, módulo o fecha. La vía de excepción puede deberse a características particulares anatómicas de los afiliados (obesidad, malformaciones de la vía urinaria, etc.) o a patologías específicas (vejiga neurogénica, demencia, etc.) que demanden una mayor frecuencia en el recambio del H.A.D. por falta de registro sensorial del afiliado. d) No constan las intervenciones del área médica, la autorización de la Dirección Ejecutiva de la UGL y la evaluación de la Subgerencia de Programas y Prestaciones Especiales, según corresponda. e) Existencia de constancias de entrega de H.A.D. incompletas donde no consta la recepción por parte de los beneficiarios. f) Se otorgan H.A.D. en cantidad diferente a lo determinado por la normativa, sin aportar las razones que justifiquen el total de pañales autorizados. Otra variable es la calidad, situación que condicionó una modificación en la ponderación del puntaje para calidad de las fichas evaluatorias en la nueva licitación. Desde Nivel Central se realizó la capacitación en terreno de diferentes UGLs para evaluar la absorción en los pañales. La provisión es monitoreada desde el Sistema Informático, teniendo acceso al stock en farmacias y las entregas en domicilio. 34 Se mantienen las observaciones señaladas en los punto a) a f) dado que lo expresado en el descargo es insuficiente para revertir lo afirmado en el proyecto de informe.