INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROYECTO DE ENERGÍAS RENOVABLES EN MERCADOS RURALES” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4454-AR BIRF Y CONVENIO DE DONACIÓN DEL FONDO FIDUCIARIO GEF N° TF 20548 (Ejercicio Nº 11 finalizado el 31/12/10) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoria General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31/12/10 detallados en Isiguiente, correspondientes al “Proyecto de Energías Renovables en Mercados Rurales” (PERMER), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4454-AR y del Convenio de Donación del Fondo Fiduciario Mundial para el Medio Ambiente (GEF - Global Environment Facility) N° TF 20548, ambos suscriptos el 26 de octubre de 1999 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus modificaciones. La Secretaría de Energía (SE) del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios- es el Organismo ejecutor del PERMER, siendo la responsable de la coordinación y supervisión a nivel nacional la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), la cual depende funcionalmente de la actual Subsecretaría de Energía Eléctrica (SSEE). La Unidad Administrativo Financiera (UAF) está a cargo de la Dirección General de Cooperación y Asistencia Financiera (DGCyAF) de la Secretaría de Energía. 1 I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Situación Patrimonial al 31 de diciembre de 2010 expresado en pesos y dólares. b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos al 31 de diciembre de 2010 expresado en pesos. c) Estado de Origen y Aplicación de Fondos al 31 de diciembre de 2010 expresado en dólares estadounidenses. d) Estado de Inversiones del Ejercicio y Acumuladas al 31 de diciembre de 2010 expresado en dólares estadounidenses. e) Notas explicativas a los estados financieros N° 1 a 7. Los estados financieros surgen de registros contables elaborados en pesos por la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) y de papeles extracontables, y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron presentados originalmente el 04/03/2011, siendo los definitivos de fecha 06/06/11, los que se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto emitir una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 1°/09/10 (trabajos preliminares) y el 21/06/11. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoria Externa emitidas por la Auditoria General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de los controles administrativos, pruebas de registros contable-financieros y demás procedimientos de auditoria que se consideraron necesarios, conforme se detallan en nuestra Declaración de Procedimientos adjunta al presente. 2 III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoria General de la Nación los estados financieros identificados en Ipresentan razonablemente la situación financiera del “Proyecto de Energías Renovables en Mercados Rurales” al 31 de diciembre de 2010, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo 4454-AR BIRF y en el Convenio de Donación GEF Nº TF 20548, ambos suscriptos el 26 de octubre de 1999 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus modificaciones. BUENOS AIRES, 21 de Junio de 2011. 3 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL “PROYECTO DE ENERGÍAS RENOVABLES EN MERCADOS RURALES” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4454-AR BIRF Y CONVENIO DE DONACIÓN DEL FONDO FIDUCIARIO GEF N° TF 20548 (Ejercicio Nº 11 finalizado el 31/12/10) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre los estados detallados en el apartado I. siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/10, referido a las Cuentas Especiales del “Proyecto de Energías Renovables en Mercados Rurales” (PERMER), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4454-AR y del Convenio de Donación del Fondo Fiduciario Mundial para el Medio Ambiente (GEF - Global Environment Facility) N° TF 20548, ambos suscriptos el 26 de octubre de 1999 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus modificaciones. I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de la Cuenta Especial al 31 de diciembre de 2010, expresado en dólares estadounidenses, correspondiente a la cuenta Nº 340632/4 BIRF abierta en el Banco de la Nación Argentina (BNA) - Sucursal Plaza de Mayo (Préstamo BIRF N° 4454-AR). b) Estado de la Cuenta Especial al 31 de diciembre de 2010, expresado en dólares estadounidenses correspondiente a la cuenta Nº 340629/4 GEF abierta en el Banco de la Nación Argentina (BNA) - Sucursal Plaza de Mayo (Donación GEF N° 20548). 4 Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), cuya versión definitiva fue presentada el 06/06/2011. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoria Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las que son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos considerados necesarios. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados señalados en el apartado Iprecedente, presentan razonablemente la disponibilidad de fondos de las Cuentas Especiales del “Proyecto de Energías Renovables en Mercados Rurales” al 31 de diciembre de 2010, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en las respectivas cláusulas y anexos del Convenio de Préstamo 4454-AR BIRF y en el Convenio de Donación GEF Nº TF 20548, ambos suscriptos el 26 de octubre de 1999 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus modificaciones. BUENOS AIRES, 21 de Junio de 2011. 5 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL “PROYECTO DE ENERGÍAS RENOVABLES EN MERCADOS RURALES” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4454-AR BIRF Y CONVENIO DE DONACIÓN DEL FONDO FIDUCIARIO GEF N° TF 20548 (Ejercicio Nº 11 finalizado el 31/12/11) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, emitidos y presentados al Banco Mundial durante el ejercicio 2010, correspondientes al “Proyecto de Energías Renovables en Mercados Rurales” (PERMER), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4454-AR y del Convenio de Donación del Fondo Fiduciario Mundial para el Medio Ambiente (GEF - Global Environment Facility) N° TF 20548, ambos suscriptos el 26 de octubre de 1999 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus modificaciones. I- ESTADOS AUDITADOS Estado de Solicitud de Desembolsos por el ejercicio finalizado el 31/12/2010, (Préstamo BIRF Nº 4454-AR y Donación GEF Nº TF 20548) expresado en dólares estadounidenses. El mencionado estado fue preparado por la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) cuya versión definitiva fue presentada el 06/06/2011.Se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 6 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de documentación respaldatoria de los SOE´s, verificación de la elegibilidad de los gastos y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en el apartado I-, correspondiente al “Proyecto de Energías Renovables en Mercados Rurales”, resulta razonable para sustentar los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiros de Fondos relacionadas, emitidos y presentados al Banco Mundial durante el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2010, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo 4454-AR BIRF y en el Convenio de Donación GEF Nº TF 20548, ambos suscriptos el 26 de octubre de 1999 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus modificaciones. BUENOS AIRES, 21 de Junio de 2011. 7 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL “PROYECTO DE ENERGÍAS RENOVABLES EN MERCADOS RURALES” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4454-AR BIRF Y CONVENIO DE DONACIÓN DEL FONDO FIDUCIARIO GEF N° TF 20548 (Ejercicio Nº 11 finalizado el 31/12/10) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. Durante el transcurso de la auditoria externa realizada por esta Auditoria General de la Nación sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2010, correspondientes al “Proyecto de Energías Renovables en Mercados Rurales” (PERMER)”, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 4454-AR y del Convenio de Donación del Fondo Fiduciario Mundial para el Medio Ambiente (GEF - Global Environment Facility) N° TF 20548, ambos suscriptos el 26 de octubre de 1999 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus modificaciones. I- CLÁUSULAS CONTRACTUALES APLICABLES A AMBOS CONVENIOS a) Sección 2.02. (a) - El monto del préstamo podrá ser retirado de la Cuenta del Préstamo conforme Apéndices 1. (monto asignado por categorías) y 2 Cumplida. Durante el ejercicio auditado el Proyecto efectuó y remitió al BIRF las solicitudes de retiro de fondos que se detallan en el Estado de Desembolsos por el ejercicio 2010. 8 b) Sección 2.03: Fecha de cierre original 30/09/05, y Apéndice 2. in fine (fecha estimada de finalización). (Fecha de cierre vigente 31/12/11) Cumplida. En línea con lo informado al ejercicio anterior la UCP señalo mediante nota PERMER 22/2010 de fecha 03/03/10 que: “Sólo en el caso del Préstamo BIRF 4454-AR, se efectuó una extensión de la fecha de cierre dada la aprobación del Financiamiento Adicional mediante el nuevo préstamo BIRF 7617-AR. La nueva fecha de cierre operará el 31/12/2011 de forma coincidente con el nuevo préstamo”. Consultada la página web del Banco pudimos constatar la extensión de dicha fecha de cierre tal como se informó (31/12/2011) sin que se registren modificaciones al respecto. c) Sección 3.01 (a) y (b) Ejecución del Proyecto a través de la Secretaría de Energía, y Sección 3.04 UCP. No se produjeron cambios y/o modificaciones en virtud de las cláusulas referidas. d) Sección 3.01 (c) y (d) Ejecución del Proyecto - Celebración de Convenios de Participación con Provincias Cumplida. Hemos verificado que durante el ejercicio 2010 -y a los efectos de actualizar e incorporar las condiciones del nuevo préstamo en virtud del financiamiento adicional obtenido para el Proyecto- se firmaron convenios de participación complementarios con las siguientes provincias: Provincia Buenos Aires Catamarca Corrientes Chaco Chubut Entre Ríos Fecha de Firma 20/12/2010 30/12/2010 14/05/2010 26/03/2010 14/05/2010 11/10/2010 Provincia Formosa Jujuy La Pampa La Rioja Mendoza Neuquén Fecha de Firma 14/05/2010 22/07/2010 21/12/2010 14/05/2010 16/12/2010 11/05/2010 Provincia Salta San Juan Santa Cruz Santa Fe Sgo. del Estero Tucumán Fecha de Firma 15/02/2010 24/06/2010 21/05/2010 21/12/2010 25/06/2010 01/06/2010 9 e) Apéndice 6 Punto (d) Implementación – Adendas a Contratos de Concesión Cumplida. Nos fue informado por la Unidad que se está procediendo a la actualización de los Acuerdos de Implementación que enmiendan los contratos de concesión incorporando las nuevas condiciones del Proyecto, actualización que se efectúa en función del financiamiento adicional (Préstamo BIRF 7617 AR). Se verificó en esta línea que se han enmendado los Acuerdos de correspondientes a las provincias de Jujuy, Salta y Chaco en cumplimiento de la clausula de referencia. f) Sección 3.01 (e) Plan Anual Parte C-14 (Capacitación) (vencimiento 31/10 de cada año). Cumplida. Tal como se informara en el ejercicio anterior, a través de la UCP, en la Ciudad de Buenos Aires en el mes de julio 2009 el Proyecto llevó a cabo un seminario de difusión y capacitación relacionado a la ejecución del nuevo préstamo (BIRF 7617-AR- Financiamiento Adicional) y dirigido a todos los actores provinciales y nacionales involucrados en la implementación del mismo. En relación a la capacitación de usuarios para la nueva operación, esta actividad la realiza el proyecto a través del contratista y se incluyó, como es usual, en los pliegos de las licitaciones de provisión e instalación de los sistemas de generación tanto para las ya contratadas en 12 provincias y que se encuentran en ejecución como para las licitaciones de escuelas en Santiago del Estero, Formosa y Buenos Aires. Adicionalmente se realizaron dos cursos de capacitación, dirigidos a los gerentes de obra designados en las provincias para la ejecución de las obras correspondientes a la provisión e instalación de equipos fotovoltaicos en viviendas rurales citados en el párrafo anterior. (Nota PERMER 69/2011 del 02/05/11) g) Sección 3.02 (a) Adquisiciones de Bienes y Servicios de Consultoría y Apéndice 4 del Préstamo y Apéndice 3 de la Donación. Parcialmente cumplida. Nos remitimos a lo expuesto en el Memorando a la Dirección adjunto al presente Informe de Auditoría. 10 h) Sección 3.02 (d): -Plan Semestral de Adquisiciones. Cumplida. Los Planes de Adquisiciones fueron presentados y aprobados por el Banco a través del Sistema de Ejecución del Plan de Adquisiciones (SEPA). Adicionalmente fueron insertados en las Ayuda Memoria resultantes de las misiones que realizó el Banco Mundial al Proyecto (firmadas por las autoridades del BM) en el mes de Mayo de 2010 y Noviembre de 2010. Se nos ha aclarado que el Ayuda Memoria correspondiente a la misión de noviembre de 2010 está aún en proceso de firma. (Nota PERMER 69/2011 del 02/05/11) i) Sección 3.05 (a) Monitoreo y Evaluación y (b) Informes Trimestrales (vencimiento original: 10/05, 10/08, 10/11, y 10/02- (Vigente: Mayo y Noviembre (semestrales) Punto (a): Cumplida. En seguimiento de lo informado al ejercicio anterior, respecto de los indicadores del proyecto, en la misión del Banco Mundial de noviembre de 2009 se había acordado incorporar a los indicadores del préstamo BIRF 4454 aquellos indicadores del Financiamiento Adicional (FA Préstamo BIRF 7617-AR) que se refieren a sistemas y equipos que ya han sido instalados. Asimismo, se acordó que una vez concluidos los fondos del préstamo BIRF 4454, el formato de cuadro de indicadores a utilizar estaría acorde a lo definido en el Financiamiento Adicional (Préstamo BIRF 7617-AR). Punto (b): Cumplida. A partir de la aprobación del Manual Operativo del Proyecto (julio de 2008), se acordó con el Banco Mundial que la emisión de informes de avance de ejecución de proyecto se efectué en dos (2) períodos y se fijó como fecha de remisión los meses de mayo y noviembre de cada año. Los informes de avance fueron entregados y examinados -de acuerdo a lo establecido en el Manual Operativo-, en las misiones de revisión de proyecto llevadas a cabo por el BIRF en abril y noviembre de 2010 y sus contenidos fueron incorporados en las ayudas memorias resultantes de dichas revisiones. 11 II- CLÁUSULAS CONTRACTUALES APLICABLES AL CONVENIO 4454-AR BIRF a) Sección 2.01. Monto del Préstamo y Apéndice 1 (USD 30.000.000) El monto desembolsado por el BIRF para el préstamo durante el ejercicio 2010, fue de USD 2.157.073,76 ascendiendo el total acumulado de desembolsos al 31/12/10 a USD 30.000.000,00. En seguimiento de lo informado al ejercicio anterior (Notas de solicitud PERMER Nº 04/2009 (13/01/09) y Nota DNPOI 51/09 (22/01/2009) respecto de la redistribución en la asignación de fondos por categoría sin afectación del monto total de financiamiento, y en relación a la inexistencia de Enmienda al Convenio de Préstamo que refleje dicha modificación a la matriz hemos constatado que durante el ejercicio auditado no se produjeron cambios al respecto. Es de resaltar que consultada la página Web del BIRF se verificó el cambio de dicha matriz y que consta No objeción BIRF del 13/04/09 y del 19/05/09 a dichas modificaciones. Tal como se informara en el ejercicio anterior, en virtud de la aprobación del préstamo BIRF 7617-AR, a partir de febrero de 2009 y en relación al reglamento operativo, entró en vigencia la obligatoriedad de aplicación por parte de las provincias del Manual Marco para el Manejo Ambiental y Social del PERMER (MaGAS) en el desarrollo de las obras que involucren financiamiento PERMER. Habiéndose requerido información análoga hemos constatado que durante el ejercicio no se produjeron cambios al respecto. b) Secciones 2.05, 2.06, 2.07 y 2.08- Servicios Financieros (vencimientos 15/02 y 15/08) Cumplida. Conforme nos informara la Dirección de Administración de la Deuda Pública durante el período 2010 se abonaron en concepto de amortización, intereses y comisión de compromiso los siguientes valores: Fecha de Vencimiento 15/02/2010 15/08/2010 PRESTAMO 4454 - AR Ejercicio 2010 Fecha de Moneda de Amortización Intereses Pago Pago 1.500.000,00 59.829,42 16/02/2010 USD 1.500.000,00 36.789,73 13/08/2010 USD Comisión de Compromiso 2.578,88 672,04 12 III- CLÁUSULAS CONTRACTUALES APLICABLES AL CONVENIO GEF N° TF 20548. Sección 2.01. Monto de la donación y Sección 2.02 (a) y Apéndice 1 (DEG 7.200.000/ USD 10.000.000) El monto desembolsado por el GEF para la donación durante el ejercicio 2010 fue de USD 1.490.090,74 ascendiendo el total acumulado de desembolsos al 31/12/10 a USD 9.480.932,29, sin cambios en relación a lo informado al ejercicio anterior dado que el cierre de la Donación operó el 31/12/09. El período de gracia obtenido para formalizar el cierre fue de cuatro (4) meses -de acuerdo a los procedimientos habituales- habiendo concluido el mismo en abril de 2010. Vinculado a dicho cierre consta elaborado el correspondiente Informe de Cierre GEF. BUENOS AIRES, 21 de Junio de 2011. 13 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROYECTO DE ENERGÍAS RENOVABLES EN MERCADOS RURALES” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4454-AR BIRF Y CONVENIO DE DONACIÓN DEL FONDO FIDUCIARIO GEF N° TF 20548 (Ejercicio Nº 11 finalizado el 31/12/10) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2010, correspondientes al “Proyecto de Energías Renovables en Mercados Rurales” (PERMER), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4454-AR, y Convenio de Donación GEF N° TF 20548 suscriptos el 26 de octubre de 1999, entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus modificaciones, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativos-contables y del sistema de control interno existentes en el Proyecto (Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), y Unidad Administrativa Financiera (UAF) – Dirección General de Cooperación y Asistencia Financiera (DGC y AF) que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoria efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoria. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente Memorando: 14 INDICE 1.1 2.1 2.2 2.3. TITULO SISTEMA CONTABLE - REGISTRO DE BIENES ANTECEDENTES CONTRATACION DE CONSULTORES INDIVIDUALES ANTECEDENTES CONTRATACION DE OBRAS PAGOS. EQUIPOS EOLICOS CHUBUT 1 OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/2010 Registro General de Bienes La UCP no lleva un registro general de los bienes adquiridos con los fondos del Programa, incluyendo no solamente los equipos adquiridos para la UCP sino también la totalidad de los equipos instalados en las provincias; si bien se llevan planillas por provincia, no se encuentran totalizadas a efectos de su control con registros. Comentarios de la UCP Los bienes pertenecientes a la UCP son inventariados por la Oficina Nacional de Patrimonio del Ministerio de Economía. Con respecto a los equipos instalados, la propiedad de los mismos pertenecen a las provincias respectivas, que son quiénes licitan y adjudican dichas obras y además llevan el inventario de todos los equipos con detalle de identificación, ubicación geográfica y estado de los mismos. La UCP es quién realiza la transferencia de fondos y tiene acceso a dichos registros. Recomendación Contar con un registro de bienes, que contemple la totalidad del equipamiento adquirido para la UCP, como así también para las unidades ejecutoras provinciales, el cual debe ser conciliado e integrado con los listados de equipos instalados en las distintas provincias participantes. 15 2 OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 2.1 ANTECEDENTES CONTRATACION DE CONSULTORES INDIVIDUALES. De la documentación que respalda la recontratación de los consultores para el periodo 2010 surgen las siguientes observaciones de carácter común: 2.1.1 Proceso de Selección No se ha aportado documentación que evidencie la realización del procedimiento de selección de Consultores. Comentario de la UCP Los consultores Pereyra Carlos y Daruich Víctor fueron contratados como coordinadores provinciales a solicitud de las provincias de Santiago del Estero y Tucumán respectivamente y cuentan con la respectiva No objeción del Banco. El consultor Carlos Minetti fue contratado como especialista técnico y Marta Carrizo originalmente como asistente administrativa. Recomendación Dar cumplimiento a lo establecido por políticas BIRF – Selección y contratación de Consultores por prestatarios del Banco mundial – Mayo 2004 (Versión revisada en Octubre de 2006) – Punto V. Selección de Consultores individuales. 2.1.2 Acto Administrativo. No se ha tenido a la vista acto administrativo emanado de autoridad competente, que valide la renovación de los contratos y determine la partida presupuestaria a la cual se ha de imputar el gasto que demande la operatoria para el periodo 2010. Comentario de la UCP Para el ejercicio 2010 fue informado a la Auditoria que el los expedientes de contratación se encontraban en trámite bajo los Nº S01- 0303355/2010 para las renovaciones de Pereyra, Daruich y Carrizo y el Nº S01-0400471/2010 para la renovación de Minetti. 16 Recomendación: Adoptar medidas tendientes a optimizar el procedimiento de aprobación de las contrataciones. 2.1.3 Contratos de Locación de Servicios 2.1.3.1 No hemos visualizado los Términos de referencia (TDR’s) correspondientes al periodo 2010. 2.1.3.2 No se ha tenido a la vista los contratos correspondientes al periodo 2010. Comentarios de la UCP 1. Para el ejercicio 2010 fue informado a la Auditoria que el los expedientes de contratación se encontraban en trámite bajo los Nº S01- 0303355/2010 para las renovaciones de Pereyra, Daruich y Carrizo y el Nº S01-0400471/2010 para la renovación de Minetti. 2. Remitirse a la respuesta al punto anterior respecto a los consultores Minetti Carlos, Daruich Víctor, Pereyra Juan Carlos y Carrizo Marta. Recomendación: Realizar gestiones tendientes a acortar los plazos administrativos que demoran tales suscripciones. 2.1.4 Pago a Consultores. Hasta el mes de junio 2010 el 100% de las facturas de Consultores, Categoría BIRF 4(d) fueron abonados con fondos del financiamiento BIRF4454, Justificadas con las Solicitudes de Desembolsos presentadas al Banco Nº 58 y 59. Por email del 1-7-2010 (única documentación sustentatoria) el Banco procedió a reducir del desembolso en el 34% de esos pagos indicando que ese porcentaje fuera incluido en futuras Justificaciones del BIRF 7617. Como los pagos también fueron realizados de esa forma se generaron Formularios de “Desafectaciones” para justificar la transferencia de de $43.785,06 de una cuenta bancaria a otra (operativas). A partir de Julio de 2010 se abonó y justifico el 66% por el BIRF 4454 y el 34% por el BIRF 7617 En ambos casos el Consultor emitió una sola factura, aun siendo Proyectos distintos. 17 Comentarios de la UCP Con fecha 12/01/2010 el Banco Mundial dio la No objeción a la renovación de los contratos de consultoría e informo que los mismos podían ser financiados por el Préstamo BIRF 4454 - AR hasta que se comience a ejecutar el Préstamo BIRF 7617 - AR, razón por la cual se empezaron a efectuar los pagos de la categoría 4D del Convenio de Préstamo BIRF 4454 - AR al 100%. Cuando se remitió la solicitud de gastos al área de desembolsos del Banco Mundial, el 34% de los montos pagados por el Préstamo BIRF 4454 - AR no fueron reconocidos, informandose por mail del 01/07/2010 al Proyecto que los gastos no reconocidos deberían ser financiados por el Financiamiento Adicional del Préstamo BIRF 7617 - AR, procediéndose a realizar las desafectaciones de todos los gastos a esa fecha por el 34% y pagarlas por el otro Préstamo. Así mismo el Préstamo BIRF 7617 - AR procedió a realizar una transferencia al Préstamo BIRF 4454 -AR por el 34% no reconocido por el Banco Mundial. Por último se aclara que el consultor emitió una sola factura por el monto total del honorario del contrato, independientemente de las fuentes de financiamiento que procedan al pago. El original de la factura se encuentra en las autorizaciones de pago del Préstamo BIRF 4454 - AR por el 66% y una copia de la citada factura en las autorizaciones del Préstamo BIRF 7617 - AR por el 34% restante. Recomendaciones: Documentar en forma adecuada los gastos para cada proyecto. Validar la información intercambiada con la entidad crediticia a efectos de evitar eventuales nulidades de lo actuado puesto que la vía empleada no reúne los requisitos sustanciales de validez. 2.2 ANTECEDENTES CONTRTATACION DE OBRAS - Licitación Pública Nacional Nº P.S.4-B-06. SUMINISTRO de ENERGÍA ELECTICA a POZO del TIGRE y SANTA VICTORIA ESTE, Provincia de Salta- Departamento Rivadavia República Argentina. 18 Principales datos de la contratación Plazo de Obra: Presupuesto Oficial: Precio del Pliego: Contrato: Contratante: 150 días calendarios $1.182.124,42 $1.200 9/02/07 Empresa Distribuidora de Energía de Salta Sociedad Anónima (EDESA SA) Contratista: AUTOTROL SACIAF Monto Contractual: $1.814.152,17 - Pozo del Tigre: $ 929.817,36 - Suministro Sta. Victoria Este: $ 884.334,81 Garantía de Bienes: 12 meses. 2.2.1 Normativa aplicable No se visualizó acuerdo de implementación del PERMER entre la Provincia y el proveedor del servicio que indique la normativa y los procedimientos de contratación utilizados por la contratista. Comentario de la UCP La normativa BIRF utilizada corresponde a las Normas: Adquisiciones con Préstamos del Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento y Créditos de la Asociación Internacional de Fomento de enero de 1995 y especificaciones de contratos de obra de la provincia de Salta. Recomendaciones Proceder a la suscripción del Acuerdo de Implementación entre la Provincia y el concesionario del servicio eléctrico el cual deberá contener entre otras condiciones la descripción e instrumentación detallada de los procedimientos que deberán ser llevados a cabo por el concesionario en las contrataciones que lleve a cabo vinculadas a la prestación del servicio, los cuales deberán ser acordes con los principios que rigen las contrataciones del Estado y que deberá contener la descripción de los distintos circuitos administrativos del proceso de compra, delimitación de las áreas intervinientes y asignación de responsabilidades, como así también el 19 sistema de seguimiento, control y evaluación de la ejecución por parte de la autoridad administrativa competente. 2.2.2 Proyecto y Presupuesto. No se tuvieron a la vista Proyecto y Presupuesto Oficial aprobados de las obras. Comentario de la UEP Por Resolución N° 644 del Comité Ejecutivo del Consejo Federal de la Energía Eléctrica, se aprobó la obra para que la provincia puedan realizarla con los recursos que les corresponden del FONDO ESPECIAL DEL DESARROLLO ELECTRICO DEL INTERIOR Recomendaciones Integrar a las actuaciones el Proyecto y Presupuesto Oficial de las obras, aprobado y debidamente firmado por autoridad competente. 2.2.3 Pliegos. En relación a la documentación de aplicación al procedimiento de contratación de las obras se observa: 2.2.3.1 Los pliegos visualizados carecen de firma que certifique ser los definitivos y de efectiva aplicación a las obras contratadas. 2.2.3.2 La limitación a la concurrencia de oferentes, por cuanto el pliego exige como requisito de calificación la Inscripción como proveedor de EDESA. 2.2.3.3 En los pliegos no se contempló la publicación de los resultados de la evaluación y adjudicación del contrato y las condiciones bajo las cuales los licitantes pueden presentar inconformidad con respecto a los resultados.(Normas Contrataciones con Prestamos del BIRF y Créditos de la AIF, mayo 2004, punto 3.4) Comentarios de la UEP 1. Es trámite usual en la empresa entregar los pliegos a los oferentes en forma de archivo grabado en un Disco Óptico (CD) no modificable y en forma adjunta a la factura de venta de 20 los mismos. En el caso que nos atañe, en el acto de la licitación, el oferente presentó su oferta en Disco Óptico (CD) y no modificable y con una carátula pegada que identifica a la firma Autotrol SA y con el nombre de la Obra. La fecha de grabado del archivo indica 24/10/2006. Dicho CD permanece en la caja correspondiente a la apertura de la licitación realizada el día 25.10.2006, según consta en acta de la Escribana Calvo García. En el acta de apertura de dicha escribana, no existe observación alguna respecto de la falta del Pliego. Cabe aclarar que en otras Licitaciones la firma Autotrol utilizó el mismo método (Archivo grabado en CD) para presentar los pliegos 2. Entendemos que el requisito de inscripción no fue limitante por cuanto implicaba en esa época solo el llenado de un formulario con datos varios e impositivos de la empresa. Actualmente y para futuras licitaciones se ha modificado el procedimiento y se requiere realizar la inscripción después del acto de Adjudicación y antes de la firma del contrato. Comentario de la UCP 3. Efectivamente, por un error involuntario se ha omitido la publicación de los resultados de la ejecución del contrato y las condiciones bajo las cuales los licitantes pueden presentar inconformidad con respecto a los resultados. Sin embargo, en el Llamado a licitación, que forma parte del Pliego, hace referencia a las Normas aplicables. Recomendaciones Dejar constancias en los pliegos acompañados a las actuaciones del sector responsable de su elaboración y de ser los definitivos y de aplicación a la contratación. Abstenerse de limitar la concurrencia de posibles oferentes más allá de lo establecido por la normativa vigente y de aplicación a las contrataciones financiadas por el Banco. Dar cumplimiento a lo establecido en la Normas Contrataciones con Préstamos del BIRF en su parte pertinente. 2.2.4 Adquisición del Pliego No se ha visualizado constancias de la elaboración de un listado de empresas adquirentes de los Pliegos de la LPN.. 21 Comentario de la UEP Las firmas que adquirieron pliegos para la Licitación de referencia se enumeran a continuación: Industrias Juan F. Secco S.A., Sociedad Integrada del Norte S. A. (SIN S.A.), Transporte Los Gutiérrez S.R.L., Rimatel S.R.L, Autotrol S.A.C.I.A.F. e I. Recomendaciones Incorporar a las actuaciones la nómina de adquirientes de pliegos debidamente actualizada y firmada a efectos de determinar con mayor precisión el universo de empresas frente a las cual se encuentra obligada la administración en esta instancia. 2.2.5 Notas Aclaratorias. 2.2.5.1 Las notas aclaratorias carecen de fecha de emisión y firma. 2.2.5.2 No se ha visualizado constancia de la notificación de las respectivas notas aclaratorias a las empresas que compraron los pliegos. Comentarios de la UEP 1 y 2. Las notas aclaratorias fueron puestas en conocimiento de todos los adquirientes de Pliegos, por medio de correo electrónico. La impresión de dichas notificaciones via e-mail se adjuntan al presente. Recomendaciones Proceder a efectuar las Aclaraciones a la documentación licitatoria, en el marco establecido en los pliegos en su parte pertinente. Dotar a las notas aclaratorias emitidas de las formalidades vinculadas a la fecha de elaboración, identificando debidamente a la persona responsable de su emisión. Proceder a notificar las notas aclaratorias mediante la utilización de un medio que permita dejar debida constancia y respaldo de su efectiva y oportuna tramitación, destino y recepción por representante de la empresa a ser notificada. 22 2.2.6 Publicidad -Sitio Web de la Oficina Nacional de Contrataciones En el Apéndice 4, Sección I punto C. (e) del Convenio de Préstamo estableció que “Los llamados a licitación, los documentos licitatorios, las actas de apertura de ofertas, las solicitudes de expresiones de interés y los informes de evaluación de las ofertas y las propuestas de todos los bines y servidos de consultores que se contraten, según sea el caso, se publicarán en la página Web de la Oficina Nacional de Contrataciones”. No se ha visualizado constancia del cumplimiento de lo dispuesto oportunamente en el Convenio de Préstamo. Comentario de la UCP Efectivamente, no se efectuaron las publicaciones en la página web de la Oficina Nacional de Contrataciones como estaba comprometido. Este incumplimiento se debió a la dificultad de lograr el alta en el sistema. El trámite fue iniciado en agosto de 2007 y recién fue logrado en diciembre de 2008 y aún en ese momento no fue posible ingresar al sistema ya que los links de instalación no funcionaron por problemas técnicos del sitio y limitaciones de las conexiones del Proyecto. Adicionalmente cabe mencionar que en este caso no es exigible la publicación, ya que la 5 enmienda no estuvo operativa hasta el 17 de enero de 2007 y la licitación se llevó a cabo en el transcurso de 2006 Recomendación. Instrumentar los mecanismos necesarios a efectos de poder cumplir con la normativa vigente en su parte pertinente. 2.2.7 Acta de apertura Con fecha 25/10/06 se visualizó una Actuación Notarial en la cual se dejó constancia de la apertura de las ofertas. Se observa que en el acta de apertura se mencionan que los montos ofertados corresponden a los tramos II y III siendo que en la Memoria Descriptiva que consta en las Especificaciones Técnicas se menciona los Tramos 1 y 2. 23 Comentarios de la UEP Se trata de una interpretación equivalente por cuanto se identificó indistintamente como Tramo 1 o Tramo II al comprendido entre las localidades de Misión La Gracia y Pozo del Tigre y como Tramo 2 o Tramo III al comprendido entre las localidades de Pozo del Tigre y Santa Victoria Este. El origen de esta interpretación se debe a que se trataron como obras concatenadas a los dos tramos identificados como II y III con lo que constituía el Tramo I, comprendido entre las localidades de Misión la Paz y Misión la Gracia, perteneciente a la Obra de Suministro de Energía Eléctrica. a Misión la Gracia Misión la Estrella y Misión la Paz, obra que ha sido también ejecutada en el marco del PERMER. Recomendación Adoptar denominaciones que permitan identificar con claridad los tramos de las obras a los que se hace referencia 2.2.8 Evaluación de las ofertas En la Sección III Datos de la Licitación IAL 24.1 se estableció que “Las ofertas serán evaluadas por EDESA y la Unidad Ejecutora Provincial del PERMER”. Con fecha 10/11/06 se visualizó la comunicación efectuada al PERMER de la Evaluación y Análisis de la Oferta efectuada. Se observa que no se ha visualizado la creación, integración y competencia de la Comisión Evaluadora. Comentarios de la UEP Es trámite usual en la Empresa que la comisión evaluadora de una licitación quede conformada por personas de las Áreas de Compras, el Sector Involucrado (en este caso Obras relacionadas con el PERMER) y las entidades Externas involucradas (en este Unidad Ejecutora Provincial del Permer y el PERMER). Normalmente no se redacta un acta de conformación. La evaluación de las ofertas y emisión del dictamen correspondiente fue realizado conjuntamente por la Ing. Liliana Alemán, en representación de la Unidad Coordinadora del PERMER, el Ing. Pierre Rieszer en representación de la Unidad Ejecutora del PERMER, el Ing. Leonardo Varone y la Sra. Lorena López, ambos en representación de EDESA S.A. Si bien en el acta de la comisión 24 evaluadora no rezan las palabras de que cada integrante lo hizo “en representación de”, dicha acta nunca fue rechazada ni por las Entidades a las cuales representaba cada firmante, ni por la Adjudicataria, ni por los no adjudicados. Por ende lo actuado se encuentra firme y consentido por los participantes del acto. Recomendaciones Proceder a crear y conformar debida y formalmente la comisión evaluadora de propuestas dejando constancia del procedimiento en las actuaciones. Dejar constancia en el Acta de Evaluación de las Ofertas la intervención de los integrantes de la Comisión Evaluadora con aclaración de la representación que ejercen. 2.2.9 No objeción BIRF En la comunicación del Informe de Evaluación al PERMER se consignó como “Importante: El estudio de la presente se envía para la “No OBJECIÓN” del Banco Mundial, habidas cuenta que el valor de la obra supera en un 16,29% al límite de Licitación Nacional.” En el Cuadro Comparativo de Propuestas Económicas que la oferta de AUTOTROL SACIAF e I resultó ser un 53,47% superior al presupuesto oficial y fue de dólares estadounidenses quinientos ochenta y un mil cuatrocientos cincuenta y nueve mil con tres centavos (U$S 581.459,03) a un tipo de cambio de $3.12 y superó el tope establecido para la LPN en la parte pertinente del Convenio de Préstamo (dólares estadounidenses quinientos mil -U$S 500.000-). Con fecha 10/11/06 se visualizó copia de correo electrónico en el cual el PERMER envió al Banco para su “...consideración y aprobación el informe de adjudicación de la LPN...”Luego, el 15/11/06 el Banco solicitó el envío de los documentos que se usaron en la licitación para su examen y No Objeción. Asimismo se visualizó otro intercambio de correo en el cual con fecha 15/11/06 el auditado indica que de acuerdo al Apéndice 4, parte D, Punto 2 Revisión Previa obliga a la revisión previa a los contratos cuyo monto estimado supera los U$S 500.000. El Banco indicó que la interpretación es correcta pero que “...son Uds quienes solicitaron nuestra no objeción...” y dan dos opciones: retirar el pedido de no objeción o mantener el pedido de no objeción y examinar los documentos de la licitación. Se observa que: 25 2.2.9.1 Al ser el monto de la oferta recomendada para la adjudicación superior a los U$S 500.000 quedó habilitada la instancia de revisión previa del Banco. 2.2.9.2 La comunicación entre el auditado y el Banco es a través de correos electrónicos, los cuales son copias que carecen de firmas que certifiquen su autenticidad. 2.2.9.3 No se visualizo el cumplimiento de lo sugerido por el Banco en relación a la No Objeción solicitada, ni intervención del Banco previa o ex–post. Comentarios de la UCP 1. El presupuesto estimado para las dos miniredes indicaba que el valor era concordante con los límites que el Contrato de Préstamo establece, en su apéndice IV, Contrataciones, como LPN, por lo tanto así se realizó el llamado. De resultas que los precios ofertados superaron el límite de ésta, se solicitó la No objeción a la adjudicación del Contrato al Banco Mundial, ya que el mismo Convenio de Préstamo establece la condición de revisión previa a aquellos contratos de montos iguales o superiores a u$s 500.000. Allí se suscita una diferencia de opiniones respecto a si este caso será de revisión ex post, tal como lo conviene el Convenio de préstamo para licitaciones inferiores a u$s 500.000 o estará sujeto a revisión ex ante, tal como lo conviene el Convenio de préstamo para licitaciones superiores a u$s 500.000. En el mail del 15 de noviembre el BM responde que suponiendo que las ofertas adjudicadas cumplen con las especificaciones técnicas del pliego les parecen acertadas las recomendaciones de adjudicación para las cuatro licitaciones presentadas. Atento a ello, La UCP decidió dar su No objeción a la adjudicación de las mini redes. 2 y 3 Sin comentarios. Recomendaciones Extremar los recaudos en relación a la oportunidad y procedencia de la revisión de la documentación y del procedimiento licitatorio por parte del Banco. Estar siempre a favor de la instancia que implique o importe una mayor intervención o participación de la entidad crediticia que financia las obras y/o bienes a ser adquiridos, en los casos que presentan dudas. 26 2.2.10 Imputación presupuestaria No se visualizó en las actuaciones documentación sobre la imputación presupuestaria del gasto. Comentarios de la UEP El financiamiento de estas Obras se realizó con un 75% a cargo del Proyecto Permer- Crédito BIRF y el 25% restante a cargo de la Provincia de Salta. Este último porcentaje tiene imputación presupuestaria del GOBIERNO DE LA PROVINCIA DE SALTA-MINISTERIO DE DESARROLLO ECONÓMICO. El documento original de la imputación Preventiva fue solicitado por el ENRESP al Ministerio de Desarrollo Económico, pero debe ser recuperado del Archivo General de la Provincia. Sin embargo en el pago de $ 64.993,11 realizado últimamente a AUTOTROL por el certificado final de la obra en cuestión se observa el siguiente CODIGO DE PARTIDA PRESUPUESTARIA: Bienes de Uso – Obras en Ejecución Sub Contratistas. Curso Acción: 061400170108. Cuenta Objeto: 1231/21. Cuenta Auxiliar: 1.000 Recomendación Dejar constancia en el expediente de la contratación, copia fiel del original de la documentación respaldatoria vinculada a la imputación presupuestaria del gasto y que refleje la existencia de crédito y la forma de financiamiento de las obras o bienes contratados. 2.2.11 Dictámenes técnicos y jurídicos No se tuvieron a la vista los dictámenes técnicos y jurídicos previos a la adjudicación de las obras. Comentarios de la UEP No se emitió dictamen alguno en ese sentido. Al tratarse de una empresa privada, si bien el área de legales revisa la documentación, no emite dictamen obligatorio. Recomendación Dejar constancia en las actuaciones de las intervenciones y conclusiones arribadas por las áreas técnicas y legales en lo que resulta materia de su competencia velando por la legalidad y 27 procedencia de lo actuado, en oportunidad de proceder al análisis de la documentación y de los procedimientos licitatorios llevados a cabo. 2.2.12 Adjudicación Con fecha 19/12/06 se visualizó nota de EDESA dirigida a AUTOTROL en la cual se le comunica “la oferta presentada oportunamente por ustedes en la Licitación de referencia, se considera factible, luego del análisis por parte de la comisión designada para tal fin. En la misma se recomienda precalificar a vuestra empresa para la obra mencionada. Se pone en conocimiento lo resuelto a efectos de que ustedes manifiesten el plazo estipulado de acuerdo a pliego, la voluntad de aceptar o no la comunicación expuesta. Caso contrario continuaremos con los trámites de rigor.” Con fecha 22/12/06 se visualizó la nota de AUTOTROL en la que se comunicó la recepción de la nota del 19/12/06 notificándole la precalificación. Se observa que: 2.2.12.1 No se han visualizado constancias de la emisión de la adjudicación de las obras, en la nota remitida a la oferente, no se comunica la adjudicación sino que se menciona la “factibilidad” en relación a la oferta y que la “recomienda precalificar” para la obra. 2.2.12.2 No se ha visualizado constancia de la remisión del contrato para la firma de AUTOTROL. 2.2.12.3 La nota de AUTOTROL carece de sello y fecha de recepción por parte de EDESA SA. Comentarios de la UEP 1. Por e-mail la firma Autotrol SA nos certifica que recibió por fax la adjudicación de la Obra y adjuntan copia del fax Enviado por EDESA SA. En la parte superior del envío por fax se puede observar la fecha 08.01.07 y la hora 11:27 de envío del fax desde el teléfono 03874310822 de EDESA SA. 2. Si bien no existe constancia de dicha remisión, se cuenta con copia de la nota en la que se remite a la adjudicataria el Contrato firmado para su sellado. Esto se realiza en forma usual fin de agilizar los trámites ya que una vez firmado el contrato por el oferente , este debe proceder al sellado del contrato a su cargo. 3. Ver respuestas en 1 y 2. 28 Recomendaciones Dejar constancia en las actuaciones del acto por el cual se decidió la adjudicación de las obras el cual deberá reflejar los principales aspectos del procedimiento licitatorio y las razones tenidas en cuenta para su resolución, como así también los aspectos vinculados a la contratación como ser su objeto, las causas y motivaciones y finalidad que la justifican. Cumplir con los plazos fijados para el mantenimiento de ofertas en la parte pertinente de los pliegos (60 días) teniendo en cuenta que la apertura de ofertas procedió conforme acta notarial el día 25/10/06 y que la efectiva notificación de la adjudicación procedió el 8/01/07 conforme el comentario y documentación adjuntada por el auditado. Dejar constancias en las actuaciones del cumplimiento del Pliego en su parte pertinente. Proceder a la recepción de la documentación presentada por la oferente, dejando constancia de su entrada mediante sello de recepción, fecha y firma a fin de poder determinar si su presentación se efectuó en tiempo y forma. 2.2.13 Contrato Con fecha 9/02/07 se visualizó el contrato firmado entre EDESA SA y AUTOTROL SACIAF e I. El Pliego estableció en IAL 31.2 “El licitante seleccionado tendrá un plazo de quince (15) días, a partir de la fecha en que se reciba el Formulario del Contrato, para firmar, sellar y devolver el Contrato al Comprador”. Se observa que no se ha cumplido con los plazos establecidos en los documentos de la licitación Comentarios de la UCP: Sin comentarios Recomendación: Cumplir con lo estipulado en los Pliegos en su parte pertinente 2.2.14 Garantía de Ejecución del Contrato Con fecha de emisión 12/01/07se visualizó la Póliza de Seguro de Caución presentada en garantía de Ejecución del Contrato por pesos ciento ochenta y un mil cuatrocientos quince ($ 29 181.415) equivalente al 10% del valor del contrato. Se observa que la Póliza carece de sello y fecha de recepción por lo tanto no se puede determinar su fecha de presentación a la contratante. Comentarios de la UEP Efectivamente la póliza carece de sello y fecha de recepción, aunque considerando las fechas de notificación de la Adjudicación del 08/01/07 y de emisión de la póliza referida (12.01.07), se habría cumplido con los plazos establecidos en las CGC 7.1. Es usual que a fin de agilizar los trámites se realicen entregas en manos vía Oficinas de Edersa en Buenos Aires utilizando los bolsines internos de la Empresa. De allí que no hay un sello de mesa de Entradas. El PERMER puede dar fe de esta práctica habitual. Recomendación Instrumentar mecanismos de recepción de la documentación presentada por la oferente, dejando constancia de su entrada mediante sello de recepción, fecha y firma a fin de poder determinar si su presentación se efectuó en tiempo y forma. 2.2.15 Notificación de la Adjudicación a los Oferentes No Seleccionados - Devolución de Garantías de Oferta En las IAL 30.3 se establece que “Una vez que el licitante seleccionado haya presentado la garantía de conformidad con la cláusula 32 de las IAL, el Comprador notificará prontamente a cada uno de los licitantes no seleccionados que su oferta no ha sido aceptada y liberará las respectivas garantías de las ofertas, de conformidad con la cláusula 14 de las IAL.” En la IAL puno 14.5 se estableció que “Las garantía de seriedad de las ofertas que no sean aceptadas serán canceladas o devueltas tan pronto como sea posible, a más tardar treinta (30) días después del vencimiento del plazo de validez de las ofertas fijado por el Comprador” (DLL, IAL 15.1 “Período de validez de la oferta. Sesenta (60) días”). Luego en la IAL 14.6 se estableció “La garantía de seriedad de la oferta que resulta aceptada serán cancelada en cuanto el Licitante ganador firme el Contrato” 30 Se observa que no se han visualizado constancias del cumplimiento de la parte pertinente del Pliego. Comentarios de la UEP Comentario No procedente (En la IAL-15.1 se establece plazo de validez de la oferta: Sesenta (60) días. En las pólizas de caución por Garantía de Mantenimiento de Oferta se establece “el presente seguro regirá desde”.... “hasta la extinción de las obligaciones del Tomador, cuyo cumplimiento cubre”. A su vez en las pólizas reza... “queda entendido y convenido que el Asegurador quedará liberado del pago de la suma garantizada cuando las disposiciones legales o contractuales pertinentes establezcan la dispensa del Tomador”. De allí que la devolución de las pólizas deviene en inoficiosa. En caso de su interés, el oferente puedo reclamar sobre el hecho, y será informado en consecuencia. A la fecha no tuvo lugar reclamo alguno). Recomendaciones Dejar constancia en las actuaciones del cumplimiento del Pliego en su parte pertinente. Propiciar oportunamente las modificaciones de la documentación licitatoria en la parte pertinente, en caso que la práctica contemplada en los pliegos se haya demostrado que“deviene en inoficiosa” 2.2.16 Seguros No se visualizo cumplimiento de la CGC, punto 11 y Nota Aclaratoria N° 3 donde se estableció la contratación de seguros a cargo del Proveedor a favor del Contratante hasta la recepción de la obra. Comentario de la UEP Comentario no procedente (“Conforme se certificaron avances de obra se presentaron pólizas en concepto de seguro de caución por anticipo de obra / fondos de reparo”). 31 Recomendación: Dejar constancia en las actuaciones del cumplimiento del Pliego en su parte pertinente. 2.2.17 Servicios Conexos No se tuvo a la vista el cumplimiento de la CGC, punto 13 y CEC punto 6, que impuso la obligación al Proveedor de suministrar “...un manual de operaciones y mantenimiento para cada unidad apropiada de los bienes suministrados, en idioma español” y “brindar una capacitación sobre operación y mantenimiento de grupos electrógenos a gas, como así también sobre operación del automatismo.” Comentario de la UEP Los bienes suministrados no requieren de manuales de operación y/o mantenimiento. Se trata de materiales de uso común en el montaje de Líneas de distribución de energía eléctrica tanto en Media como de Baja Tensión. Recomendaciones Dejar constancia en las actuaciones del cumplimiento del Pliego en su parte pertinente. Propiciar oportunamente las modificaciones de la documentación licitatoria en la parte pertinente, en caso que lo contemplado en los pliegos no sea de aplicación a la contratación. 2.3 PAGOS . Equipos Eólicos -Chubut La documentación respaldatoria de los pagos realizados por la provincia de Chubut (Fuente 16) según Autorizaciones de Pago 335 a 337, no es coincidente con los importes expuestos en las AP. Comentario de la UEP Se ha solicitado a la Provincia, dar respuesta dar respuesta a lo solicitado. 32 Recomendación Arbitrar los medios a efectos de contar con la documentación sustentatoria de los pagos al momento de la emisión de la Autorizaciones de Pago. BUENOS AIRES, 21 de Junio de 2011. 33 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROYECTO DE ENERGÍAS RENOVABLES EN MERCADOS RURALES” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4454-AR BIRF Y CONVENIO DE DONACIÓN DEL FONDO FIDUCIARIO GEF N° TF 20548 (Ejercicio Nº 11 finalizado el 31/12/2010) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoria Externa emitidas por la Auditoria General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/10, con los registros en moneda local que les dan sustento; - test o pruebas de transacciones y comprobantes; - verificación de la condición de elegibilidad de los gastos analizados; - verificación de la metodología de contratación de adquisición de bienes; - análisis de los movimientos de las cuentas bancarias del Proyecto; - circularizaciones y reconciliaciones bancarias; - verificación de los procesos de desembolsos de fondos; - aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró necesarios acorde las circunstancias. El alcance del examen comprendió, el 100 % de los orígenes del Banco (BIRF/GEF), el 44,72 % del movimiento del ejercicio 2010 del rubro Inversiones expuesto en los Estados Financieros al 31/12/10; 34 INVERSIONES Total USD % de Incidencia Muestra USD % de la Muestra ADMINISTRACION OBRAS GASTOS BANCARIOS 49.356,54 6.399.275,55 1.629,47 0,77% 99,21% 0,03% 22.304,91 2.860.463,25 1.629,47 45,19% 44,70% 100,00% TOTAL INVERSIONES 6.450.261,56 100,00% 2.884.397,63 44,72% Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalco u otras irregularidades similares. Corresponde, destacar que la Unidad Coordinadora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 21 de Junio de 2011. 35