Reunión Mensual Gerencia del Cambio Plan Post PEFA Moyobamba Viernes 21 de Junio 2013 A. Objetivo Revisar el Plan Post PEFA para continuar su implementación. B. Desarrollo de la Sesión y Resultados Se inició la reunión a la hora prevista en la Oficina del Plan PEFA con la presencia de las personas que se adjuntan en la lista de participantes. Ver Anexo 4. A pesar de haberse invitado al responsable del Conecta MEF no participaron en la reunión. Se revisó el contenido de la agenda de la reunión y todos manifestaron su acuerdo. Revisión compromisos Reunión SECO GRSM De los 11 acuerdos, se cumplieron en su totalidad 8 de ellos, uno en curso y tres aún no cumplidos. Los colores identifican nivel de avance. Acuerdo Fecha 1.- Envío de una propuesta de Marco Lógico revisado, en función del Plan de Acción con los ajustes correspondientes. 2.-Identificar /afinar necesidades de apoyo en capacitación para incorporar en el Plan de Acción 3.- Coordinar con MEF inducción a Coordinador Residente y Experto Temático Junio en Calidad del Gasto. Definir la agenda de inducción. 4.- Envío de documentos para el Diplomado y Curso a Directivos 5.- Adecuación de oficinas para equipo PEFA en el GRSM Hasta el 18 de Junio Hasta el 20 de Junio Lunes 10 de Junio RS -OA, apoyo BP RL – OA Lunes 10 de Junio Hasta el 17 de Junio Lunes 10 de Junio Fines de Agosto Lunes 10 de Junio Hasta el 28 de Junio Hasta el 28 de Junio RL Entre 20 y 21 de Junio RL 6.-Envío Borrador de Acta de Reunión 7.- Envío de Informe Final y Plan de Implementación del Componente de Control Interno 8.- Envío del Informe preliminar de Control Interno (Etapa Diagnóstico entidad + procesos) 9.- Incorporar información PEFA en el portal del GRSM (Boletín, planes, informes, etc. 10.- Coordinar con Conecta MEF un mejor y óptimo uso de su plataforma para el GRSM y la implementación del Plan Post PEFA. Evaluar su posible participación en las reuniones de la Gerencia de Cambio. 11.- Definir fecha de la próxima reunión de la Gerencia de Cambio, con la agenda de revisar el Plan de Acción y el ML en base a una propuesta. Responsab e Avance ZN – OA- LCh RL OA DC – RU DC – RL OA – RS OA – RS 1 Revisión del Plan de Acción POST PEFA. El coordinador residente expuso un resumen general del Plan de Acción Post Pefa para iniciar la revisión del mismo. Una vez iniciado el proceso de revisión del Marco Lógico surgió la necesidad, de parte del GRSM, de poder generar un resumen de los indicadores que se identificaron en el Diagnóstico PEFA y su posterior socialización a equipos de trabajo del GRSM por Componente PEFA. Los equipos de trabajo conformados son los siguientes: Equipo Componente Programación Planificación Presupuestal Norma Rojas, Leonel Grande, Dino Hurtado, Pedro Carrasco,Fernando Franco,Tatiana Aguirre, Roberto Chavez, Susy Pastor,Walter Rodrigues, Robert Sampi. Equipo Componente Ejecución Presupuestal Katherine Polo (logística), Ingrid Quiroz (logística) Danila Taco, Maybit Irigoyen (contabilidad) Adan Rojas y Johny Montalban (Patrimonio) Juan Villacorta, Roberto Chavez, Susy Pastor,Walter Rodriguez, Bruno Barletti, Felícita Minaya, Luz María Garrido. Equipo Componente Control Interno Roberto Lopez (armará equipo) Diana Coci, Roberto Urday Equipo Fortalecimiento de Capacidades Jonathan Arévalo, Carlos Pinedo,Paola Mariño,Roberto Lopez, Ozman Altamirano De manera coordinada con el Equipo de Asesoría Externa del PEFA, la tarea de estos equipos de trabajo, en el corto plazo es: Conocer a detalle los indicadores del Diagnóstico PEFA Afinar indicadores, actividades y tareas de cada componente del Plan de Acción Post PEFA Identificar y programar necesidades de Capacitación y/o apoyo en el marco del Plan de acción Post PEFA. C. Otros temas Plan de Trabajo / Actividades Experto Temático Junior Roberto Sampi Robert Sampi expuso el informe de diagnóstico que elaboró en estas dos semanas en relación al Componente de Formulación Planificación Presupuestal, incluyendo la propuesta de productos que desea lograr. La propuesta fue acogida de manera positiva y será implementada con el equipo de trabajo ya conformado para ese componente. Programación llegada Expertos de Componente de Ejecución Presupuestal (Bruno Barletti, Fela Minaya, Luz Maria Garrido) Se presentó las necesidades de apoyo en relación al SIAF y SIGA identificadas esta semana, las mismas serán afinadas por el equipo de trabajo de ese componente y por Cecilia Torres. Con esos insumos el GRSM realizará la solicitud correspondiente utilizando el Formato de Solicitud de Apoyo preparado para estas solicitudes. (Ver Anexo 3) 2 D. Acuerdos Acuerdo 1.-Identificar /afinar necesidades de apoyo en capacitación para incorporar en el Plan de Acción 2.- Envío de Informe Final y Plan de Implementación del Componente de Control Interno 3- Envío del Informe Preliminar de Control Interno (Etapa Diagnóstico entidad + procesos) 4.- Incorporar información PEFA en el portal del GRSM (Boletín, planes, informes, etc. 5.-Equipos de trabajo por componente analizan diagnóstico PEFA y enriquecen la matriz de ML del Plan, para obtener Versión Ajustada. 6.-Próxima reunión Gerencia del Cambio 7.-Definir Visita Expertos Ejecución Presupuestal 8.- Insistir en Convocar a Conecta MEF para estas reuniones 9.- Imprimir y firmar el Acta de la Reunión SECO´GRSM de Junio Fecha Hasta el 30 de Julio Fines de Agosto Martes 25 de Junio Hasta el 30 de Junio Hasta el 15 de julio 2013 2 de Agosto 2013 26 de Junio Hasta Fines de julio 26 de Junio Responsab e Avance RL – OA DC – RL RL OA OA / LV/ RL OA / LV/RL CT / OA RL / OA RL / OA 3 E. Anexos Anexo 1. Agenda Horario: Lugar: 9:00 am – 11:00 am Sala de reuniones Presidencia GRSM Objetivo: Revisar el Plan Post PEFA para continuar su implementación. Hora Tema Responsables 9:00 Bienvenida, Ronda de información y preguntas LV / RL 9:10 Revisión compromisos Acta Reunión GRSM-SECO RL/OA 9:20 Revisión Documento Plan Post PEFA y Marco Lógico Discusión RL/OA 10.00 Puntos Varios RL/RS/OA Plan de Trabajo / Actividades Experto Temático Junior Roberto Sampi Revisión Formato solicitud de Apoyo para la Implementación del Plan Post Pefa Programación llegada Expertos de Componente de Ejecución Presupuestal (Bruno Barletti, Fela Minaya, Luz María Garrido) Definir fecha de aportes a Diplomado y Programa de formación de parte de SECO/Helvetas. Definir fecha próxima reunión mes de Julio 10.45 Identificación de Acuerdos 11:00 Fin de la reunión RL/OA Anexo 2 SIGA. NECESIDADES DE APOYO PRELIMINAR 1.-Elaborar un Manual de Procedimientos para la implementación del SIGA, es decir un documento que defina, aclare, regule y norme los procedimientos previos que cada unidad Ejecutora necesita para hacer funcionar el Sistema, en las áreas de patrimonio, contabilidad y logística. Necesitan definir los procesos previos para evitar procedimientos erróneos al ingresar datos al sistema. No necesitan un Manual Siga, es decir acerca del sistema porque eso ya existe. 2.- Elaborar el Cuadro de Necesidades para la reformulación del Presupuesto 2013 (URGENTE) 3.-Elaborar la actualización de la tabla de servicios. 4.-Conformar un equipo de programación del SIGA en cada unidad ejecutora. 5.-En logística necesitan un programador SIGA para que la migración de datos sea óptima, sobretodo en bienes patrimoniales, 4 6.- Necesitan acceso a migración de tablas con los informáticos MEF Lima. 7.-Capacitar a Jorge Hoyos en módulos de compras y presupuesto. SIAF. NECESIDADES DE APOYO PRELIMINAR 1.- Generar cierres contables de manera mensual sería de gran utilidad para ellos, actualmente generan reportes trimestrales. El considera que es cuestión del sistema SIAF en sí, como soporte informático y una mejor coordinación con el MEF en ese sentido. Evidentemente que esta necesidad es de gran alcance y no sé si estamos en capacidad de atenderla. Mencionan que varios registros del SIAF son manuales e impiden la contabilidad mensual como ejemplo los formatos AF7,AF2,AF1 y AF 4 de tal manera que la integración contable no es oportuna. Así mismo ellos consideran que sería ideal tener una unidad exclusiva para integración contable, es decir personas que solo se dediquen a eso full time. Esto último es decisión interna del GRSM y veremos que opinan. 2.- Ayudar en la mejora de la transmisión de datos del GRSM al SIAF MEF, por un lado la conectividad (ancho de banda) ya que aveces demoran alrededor de 2 hrs en incorporar un registro. En condiciones normales no deberías demorar más de 10 minutos. 3.- Mejorar la atención oportuna del Ayuda SIAF (MEF), tienen que sacar un ticket on line de atención y la respuesta demora días o semanas. 5 Anexo 3 SOLICITUD DE APOYO A LA IMPLEMENTACIÓN PLAN POST PEFA EN EL GRSM AREA DEMANDANTE (Puede ser una Gerencia, una Oficina ú otra instancia) PERSONA DE REFERENCIA (La o las personas que presentan la demanda y/o que asumen la responsabilidad DEMANDA ESPECIFICA (Precisar el tema específico de la Asistencia Técnica, o describir la actividad si fuera el caso) PERIODO DE ATENCION DE LA DEMANDA (Si es posible precisar a nivel de semana o por lo menos a nivel de meses) RELACION CON EL OBJETIVO XX Y ACTIVIDAD XX DEL MARCO LOGICO PLAN POST PEFA NIVEL DE PRIORIDAD PARA EL GRSM: A,B,C,D Autorizado por Gerente General VoBo Coordinador Residente Fecha de Solicitud 6 7