ACTA DE REUNION PEFA. GOBIERNO REGIONAL DE SAN MARTIN Fecha: Viernes 7 de Junio 2013. Lugar: Sala de Reuniones Presidencia GRSM Participantes: César Villanueva (CV) Presidente GRSM Cecilia Torrez L (CT) GRSM Luis Vela N (LV) Gerente General GRSM Norma Rojas P (NR) Gerente Planeamiento GRSM Roberto López C (RL) Gerente Recursos Humanos GRSM Christian Robin (CR) Jefe de Cooperación al Desarrollo Económico (SECO) Binolia Porcel (BP) Experto Principal Monitoreo, Helvetas Diana Coci (DC) Experto Principal Control Interno Zoila Navarro (ZN) Asesor Global GFP Grupo Estudios (MEF) Robert Urday P (RU) Experto Control Interno Robert Sampi (RS) Experto Temático Junior Ozman Altamirano (OA) Coordinador Residente GRSM Desarrollo: La reunión inició con las palabras de bienvenida de parte de Luis Vela como Gerente General del GRSM, haciendo énfasis en los avances que ya se vienen implementando en relación a la ejecución del Plan de Acción Post PEFA. Posteriormente Christian Robin mencionó la importancia que tiene para SECO a nivel nacional el programa PEFA, resaltando que la Región San Martín va tomando liderazgo en la ejecución del programa. Así mismo se presentó al equipo de trabajo y se mencionó que con la presencia de la institución encargada de la administración financiera y del monitoreo (HELVETAS), los expertos temáticos, la asesora global en materia de GFP subnacional dentro del Grupo Estudios (MEF) y el Coordinador Residente, se tiene a todo el equipo de trabajo listo para profundizar sustancialmente la implementación de la fase piloto del Plan de Acción 2013-14. De los cuatro componentes, el de Control Interno es el que presenta mayor desarrollo, seguido por el componente de Ejecución Presupuestal (experto temático principal Bruno Barletti). Próximamente el componente de Planificación/Formulación contarán con el experto temático correspondiente (Bruno Guissani); el componente de Fortalecimiento de Capacidades ya iniciará también sus actividades. Zoila Navarro comentó con respecto a la importancia de trabajar en equipo tanto a nivel regional como nacional y su correspondiente articulación de tal manera de dar sostenibilidad a los procesos de cambio ya iniciados. Durante el desarrollo de la reunión, se contó con la presencia del Presidente del GRSM, César Villanueva, oportunidad en la que saludó cordialmente a todo el equipo de trabajo presente en la reunión. El Sr Vela describió de manera resumida el propósito de la reunión así como los avances logrados a la fecha en el Plan PEFA, resaltando el trabajo en equipo y la voluntad expresa de mostrar resultados de manera concreta. El Sr Presidente manifestó que existe toda la predisposición de parte del GRSM en lograr mecanismos sólidos, transparentes, orientados a desarrollar un modelo de gobernabilidad territorial de manera horizontal, con un liderazgo regional en base a la confianza para fortalecer la institucionalidad. Resaltó la importancia del programa PEFA en reforzar la institucionalidad desde el ámbito de las finanzas públicas. El Gerente General comentó que ya se iniciaron varias acciones de modernización para generar un cambio institucional, mencionó que fue difícil romper estructuras sectoriales para obtener una gobernabilidad territorial, que se cuenta ahora con áreas de especialización como brazos operativos y que el ROF recientemente aprobado por el GRSM recoge ese espíritu de cambio organizacional. Con respecto al componente de Fortalecimiento de Capacidades y al desarrollo del Diplomado en Gestión Pública Descentralizada, el Sr Roberto López indicó que ya se hicieron contactos preliminares con ESAN, que ya existe una propuesta de malla curricular y que el mismo será ejecutado en parte con recursos SECO del programa Post PEFA. El curso de habilidades gerenciales también cuenta con una propuesta de malla curricular y será ejecutado con recursos propios del GRSM. En ambos casos se contempla un costo de inscripción de cada participante para que puedan manifestar mayor interés y compromiso en el desarrollo del mismo. Se mencionó también la importancia de desarrollar – complementariamente a la formación del cuerpo de gerentes – un programa de formación para las áreas operativos de GFP (todavía no explícitamente parte del Plan de Acción), principalmente Contabilidad, Tesorería, SIAF, SIGA, PPR, Control Interno, Logística, etc. La demanda de capacitación/formación será comparada con la oferta de capacitación/formación del MEF. Se mencionó que existe la necesidad de definir una línea de base en la matriz de Marco lógico del Plan de Acción Post PEFA, para lo cual se realizarán los ajustes correspondientes. Posteriormente Diana Coci explicó los avances que tienen en el Componente de Control Interno, manifestando que el día anterior fue aprobado en la reunión del Comité de Control Interno el documento de diagnóstico a nivel de entidad y, que actualmente iniciaron el diagnóstico a nivel de procesos; y que a fines del mes de agosto se presentará el Informe Final y un Plan de Implementación relacionado al Control Interno en el GRSM. Se mencionó que el GRSM inició en el 2012 el trabajo de Saneamiento Contable, con muy buenos avances porque ya tienen el inventario y están en la etapa de imputación del gasto, el cual ha sido requerido a las unidades operativas involucradas, teniendo como plazo esta actividad de saneamiento el mes de setiembre del año en curso. Acuerdos: Acuerdo Fecha Responsable(s) 1.- Envío de una propuesta de Marco Lógico revisado, en función del Plan de Acción con los ajustes correspondientes. Hasta el 18 de Junio 2.-Identificar /afinar necesidades de apoyo en capacitación para incorporar en el Plan de Acción Hasta el 20 de Junio RL – OA 3.- Coordinar con MEF inducción a Coordinador Residente y Experto Temático Junio en Calidad del Gasto. Definir la agenda de inducción. Lunes 10 de Junio ZN – OA- LCh 4.- Envío de documentos para el Diplomado y Curso a Directivos Lunes 10 de Junio RL , apoyo BP 5.- Adecuación de oficinas para equipo PEFA en el GRSM Hasta el 17 de Junio RL 6.-Envío Borrador de Acta de Reunión Lunes 10 de Junio OA 7.- Envío de Informe Final y Plan de Implementación del Componente de Control Interno Fines de Agosto DC – RU 8.- Envío del Informe de Control Interno (Etapa Diagnóstico entidad + procesos) Lunes 10 de Junio DC 9.- Incorporar información PEFA en el portal del GRSM (Boletín, planes, informes, etc. Hasta el 28 de Junio OA - RS 10.- Coordinar con Conecta MEF un mejor y óptimo uso de su plataforma para el GRSM y la implementación del Plan Post PEFA. Evaluar su posible participación en las reuniones de la Gerencia de Cambio. Hasta el 28 de Junio OA – RS 11.- Definir fecha de la próxima reunión de la Gerencia de Cambio, con la agenda de revisar el Plan de Acción y el ML en base a una propuesta. Entre 20 y 21 de Junio RL