PROCEDIMIENTO CRÉDITO Y COBRANZA CÓDIGO P-OPR-01 FECHA EMISIÓN 21/01/17 FECHA ACTUALIZACIÓN 21/01/17 PÁGINA 1 DE 6 1. OBJETIVO Establecer y planificar las actividades a realizar para asegurar la cobranza de las cuentas pendientes por pagar por parte de los clientes de manera oportuna, así como atender solicitudes relacionadas con aperturas de crédito. 2. ALCANCE. Aplica desde que recibe notificación por parte ejecutivo de ventas para apertura de crédito hasta la cobranza, incluyendo el monitoreo y seguimiento de las diferentes etapas por las que tiene que pasar la factura para ser saldada por parte del cliente. 3. RESPONSABILIDADES. Coordinador de Crédito y Cobranza. Asegurar la correcta ejecución de la cobranza con los clientes. Monitorear el seguimiento de los créditos autorizados por Gerencia Administrativa. 4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 4.1 Documentos de crédito. El pagaré tendrá una vigencia de 5 años, al finalizar su validez se tendrá que renovar o si hay cambios en el nombre del representante legal o domicilio fiscal se solicitara la actualización de pagaré con la información actualizada. 4.2 Para obtención y seguimiento de crédito Para poder atender la solicitud de línea de crédito el canal deberá haber hecho 5 compras consecutivas igual o mayor a $10,000 USD. Se otorgara una línea de crédito de $20,000 USD como máximo para cada proyecto solicitado. Solo se podrá seguir otorgando crédito una vez que se liquide en su totalidad el adeudo corriente. Se pedirá un 50% de anticipo y el restante se podrá ir a crédito Los días de crédito otorgados serán de acuerdo al producto adquirido como se muestra a continuación: a) Para la marca de Progress se darán 45 días naturales para liquidar su saldo deudor. b) Para las marcas de Dell, Huawei, Acronis y Samsung se otorgaran 30 días para liquidar su saldo deudor. c) En caso de que el canal solicite más días para liquidar su saldo solo procederá con la autorización del Gerente Administrativo o Director General. 5. DESARROLLO N° RESPONSABLE (QUIEN) DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD (QUÉ, CÓMO, CUANDO, DÓNDE) CRÉDITO ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FIRMA FIRMA FIRMA Puesto responsable Puesto responsable Puesto responsable PROCEDIMIENTO CRÉDITO Y COBRANZA CÓDIGO P-OPR-01 1 Ejecutivo de Ventas FECHA EMISIÓN 21/01/17 FECHA ACTUALIZACIÓN 21/01/17 PÁGINA 2 DE 6 Envía solicitud de crédito por medio de correo electrónico copiando al coordinador de crédito y cobranza, solicitando la siguiente documentación para apertura de línea de crédito: a) Acta constitutiva b) Nombre del representante legal c) RFC d) Comprobante de domicilio e) Estados financieros de los dos últimos años f) Escritura de un bien inmueble g) Aval. Recepción de documentación por medio de correo electrónico o en formato físico. Se notifica al canal que en un periodo máximo a 15 días hábiles se le da respuesta. 2 Coordinador de Crédito y Cobranza 3 Coordinador de Crédito y Cobranza Analiza información proporcionada de los estados financieros en el que se hace un resumen en el formato de Análisis financiero. Y determina por sus resultados si puede cumplir para otorgar el crédito de acuerdo a sus egresos e ingresos reportados. 4 Coordinador de Crédito y Cobranza /Gerente Administrativo Presenta al Gerente Administrativo documentación completa, así como el resultado del análisis de estados financieros e información presentada por el canal, para su revisión y determinan la viabilidad de otorgar o rechazar la solicitud de crédito al canal. 5 Coordinador de Crédito y Cobranza Si, se otorga el crédito pasa a la siguiente actividad. No, se otorga el crédito se notifica al canal copiando al ejecutivo de ventas por medio de correo electrónico, que no procedió y se hace la recomendación de adquirir la compra de contado. Ver Políticas de Crédito, para saber en qué casos aplica la obtención de línea de crédito. 6 Coordinador de Crédito y Cobranza /Gerente Administrativo Se solicita al canal, asista a las instalaciones de XWEB para la firma de un pagaré y cheques posfechados el cual deberá ser firmado por el representante legal de la empresa y un aval. Si se puede asistir a las instalaciones de XWEB pasar a la actividad 8 No, pasar actividad siguiente 7 ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FIRMA FIRMA FIRMA Puesto responsable Puesto responsable Puesto responsable PROCEDIMIENTO CRÉDITO Y COBRANZA CÓDIGO P-OPR-01 FECHA EMISIÓN 21/01/17 FECHA ACTUALIZACIÓN 21/01/17 PÁGINA 3 DE 6 Para saber los días que se otorgan de crédito ver Políticas de Crédito. 7 Coordinador de Crédito y Cobranza /Gerente Administrativo En caso de que la empresa se encuentre en zona foránea y por ende se le impida poder reunirse en oficinas de XWEB, se le enviara formatos de pagaré y cheques posfechados para que este se imprima en hoja de seguridad se firme con tinta azul, para posteriormente se envié por paquetería a las oficinas de XWEB y re confirma de recepción de información para ser analizada, validad por Coordinador de Crédito y cobranza en conjunto con el Gerente Administrativo Para consultar los días que se otorgan de crédito ver Políticas de Crédito. 8 Coordinador de Crédito y Cobranza /Gerente Administrativo Se valida la información por el coordinador de Crédito y Cobranza y el Gerente administrativo. Si, se valida y aprueba documentación se le notifica al canal el alta de su crédito, por medio de correo electrónico y/o llamada telefónica, en caso de que la información haya sido enviada. Si el canal está en las oficinas se le notifica de manera verbal. 9 Coordinador de Crédito y Cobranza Se hace un monitoreo constante a los canales sobre su estado crediticio. COBRANZA 1 2 3 4 Coordinador de Crédito y Cobranza Coordinador de Crédito y Cobranza Coordinador de Crédito y Cobranza Consulta el tipo de cambio del dólar frente al peso Mexicano y registra en formato Tipo de cambio DOF&Cobro. Coordinador de Crédito y Cobranza Analiza y filtra los datos para saber los canales que tienen fecha próxima a vencer a 15 días naturales le envía un correo solicitando su pago con copia al gerente administrativo y director general de XWEB y el contador de la empresa del canal, si resulta omiso el correo en un periodo de 2 días antes de que venza su último día de pago se envía otro correo con el Formato Información del tipo de cambio la comparte por medio de correo electrónico al área de ventas y administración. Revisa y copia los datos que actualiza el auxiliar de facturación del registro Reporte de Ventas que se encuentra en una carpeta compartida en red, posteriormente pega los datos en el formato de registro Hoja de Cobranza. ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FIRMA FIRMA FIRMA Puesto responsable Puesto responsable Puesto responsable PROCEDIMIENTO CRÉDITO Y COBRANZA CÓDIGO P-OPR-01 FECHA EMISIÓN 21/01/17 FECHA ACTUALIZACIÓN 21/01/17 PÁGINA 4 DE 6 Institucional Estado de Cuenta XWEB indicando el monto que falta por cubrir 5 Coordinador de Crédito y Cobranza Coordinador de Crédito y Cobranza Formato Institucional Estado de Cuenta XWEB se actualiza por medio de la hoja de cobranza y se envía al canal. 7 Coordinador de Crédito y Cobranza Si el canal paga parcialmente o totalmente su deuda antes de la fecha límite de pago se registra en la Hoja de Cobranza. 8 Coordinador de Crédito y Cobranza /Gerente Administrativo Coordinador de Crédito y Cobranza Si el canal paga parcialmente o totalmente su deuda después de la fecha límite de pago, se le cobrara un interés moratorio que establece por el Gerente Administrativo, este porcentaje será ajustado por la Gerencia Administrativa a su consideración 10 Coordinador de Crédito y Cobranza Coordinadora de Crédito y Cobranza verificara en su Hoja de Cobranza que los datos del depósito coincidan con el número de orden de compra, comparando la información en detalles de pago deben coincidir con la razón social para poder aplicar el pago caso contrario se solicita al canal esclarezca la situación de no ser así no se aplica el pago. 11 Coordinador de Crédito y Cobranza /Gerente Administrativo Gerente Administrativo imprime y revisa en conjunto con Coordinador de Crédito y Cobranza los estados de cuenta en portal del banco, para analizar los depósitos o transferencias realizadas y que estos coincidan con los datos del comprobante de pago que envía el canal. Si, coincide los detalles del pago, se aplica No, coincide se solicita al canal realice el pago o aclare situación. 12 Coordinador de Crédito y Cobranza Aplica pago en Hoja de Cobranza marcando la fila con color morado señalando la correcta aplicación del pago. 6 9 Si el canal toma respuesta para cubrir su adeudo total o parcialmente pasa a la actividad Si no se tiene respuesta alguna por parte del canal y la fecha de vencimiento ya tiene un día de haber ocurrido, se le envía diariamente el estatus al gerente administrativo para que en el momento que decida se recurra a instancias legales con los abogados de XWEB. Una vez que el canal realiza algún pago el comprobante deberá ser enviado por medio de correo electrónico al Crédito Y Cobranza anexando el número de orden de compra. ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FIRMA FIRMA FIRMA Puesto responsable Puesto responsable Puesto responsable PROCEDIMIENTO CRÉDITO Y COBRANZA CÓDIGO P-OPR-01 FECHA EMISIÓN 21/01/17 FECHA ACTUALIZACIÓN 21/01/17 PÁGINA 5 DE 6 Nota. Si realiza pagos parciales se duplicará la fila de acuerdo a número de pagos realizados hasta cubrir su adeudo y se marcara con color amarillo. 13 Coordinador de Crédito y Cobranza. Imprime Factura, Comprobante de pago, estado de cuenta bancario dónde se aplico el pago y anota el número de orden de compra. Se envía al área de Contabilidad. 6. DEFINICIONES Canal: Cliente Tipo de Cambio: Situación actual de la moneda nacional en valor al Dólar de Estados Unidos de América. 7. DOCUMENTOS RELACIONADOS 8. REGISTROS APLICABLES TIPO DE CAMBIO DOF&COBRO. FORMATO INSTITUCIONAL HOJA DE COBRANZA ANÁLISIS FINANCIERO SOLICITUD DE CRÉDITO ALTA DE CLIENTE. 9. ANEXOS N/A 10. CONTROL DE CAMBIOS ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FIRMA FIRMA FIRMA Puesto responsable Puesto responsable Puesto responsable PROCEDIMIENTO CRÉDITO Y COBRANZA CÓDIGO P-OPR-01 FECHA EMISIÓN 21/01/17 FECHA ACTUALIZACIÓN 21/01/17 REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA 0 Creación del documento Enero 2017 PÁGINA 6 DE 6 ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FIRMA FIRMA FIRMA Puesto responsable Puesto responsable Puesto responsable
