BUENAS PRACTICAS
DE
DOCUMENTACION
BPD
BENEFICIOS
Comunica y notifica.
Crea un registro histórico de nuestras actividades.
Garantiza la propiedad intelectual.
Sirve como evidencia.
Proporciona instrucciones claras a otros.
Se cumple con el marco legal. (ISO 9001:2015 apartado 7.5 Información
Documentada)
Etc.
PRINCIPIOS BASICOS
Existen 9 Principios que deben cumplirse cuando
estamos documentando nuestro trabajo
Estos principios garantizan la consistencia y trazabilidad
de nuestras actividades
Información Clara
La documentación debe ser entendida por cualquiera
que la lea con un nivel de formación adecuado, una
buena practica es revisar que tu documentación
responda las 5 preguntas básicas ( Quien?, Que?,
Cuando?, Donde? Y Porque.
Permanente
Usa solo tinta indeleble y permanente, no utilices
lapicero ni líquidos correctores, tampoco es
recomendable el rotulador.
Legible
Los datos deben ser legibles y descifrables en el documento
original y sus copias
La caligrafía es una marca personal y puede convertir la
legibilidad en un problema, por eso es importante escribir
pensando en el destinatario de la información.
Atribuible
Debemos ser capaces de identificar a la persona
que ha hecho o generado la entrada de datos, las
firmas sobre un documento son trazables y deben
corresponderse con las generadas en el libro de
firmas.
Exacta
Nos debemos de esforzar para que toda nuestra
documentación sea exacta y no contenga errores, lo
que significa que debemos crearla con cuidado y
precisión.
Original
El documento original es aquel en que primeramente
se registran los datos, no utilices soportes inapropiados (
p.e. Notas, Postit o papel térmico.
A Tiempo
Debes documentar tus acciones tan pronto te sea posible para garantizar
la exactitud de la información
Recuerda, Introducir los datos cronológicamente, registra la fecha y hora
real ( No trates de predecir o recordar)
Acompaña tu firma de la fecha
Completa
Todos los datos necesarios deben ser introducidos y
nunca se podrán dejar espacios en blanco
Una buena practica es revisar el documento una vez
finalizado para evitar presentarlo con omisiones o
espacios en blanco
Verdadera
Lo que se escribe es realmente lo que ha sucedido,
eres responsable de lo que documentas y el
documento es la evidencia de que tu trabajo se ha
realizado
Distorsionar las acciones o falsificar datos o firmas será
considerado como fraude, no firmes ningún
documento que no hayas realizado o revisado
Muchas Gracias
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