SSTA-I-017 Versión 5 INGRESO DOCUMENTACIÓN PARA CONTRATISTAS Antes de ingresar al sistema BPMS tener presente los siguientes aspectos: 1. Escanear e identificar los documentos del paquete de ingreso por cada trabajador (16 documentos). 2. Escanear los documentos a blanco y negro, en archivos separados. 3. Cada documento debe ser un archivo en formato PDF. 4. Marcar cada archivo con el nombre del documento que se escaneo; Ejemplo: Cedula de ciudadanía, Afiliación EPS, Afiliación ARL. (De acuerdo con el formato SSTA-F-76) 5. Previamente crear una carpeta en el computador para identificar los documentospor trabajador. 6. Los archivos se deben cargar en el siguiente orden: 7. Fotocopia por las dos caras de cedula de ciudadanía. 8. Fotocopia del certificado de afiliación a la EPS del mes vigente. 9. Fotocopia del certificado de afiliación a la ARL del mes vigente 10. Fotocopia del certificado de afiliación a la AFP del mes vigente 11. Planilla aportes al sistema de seguridad social. (EPS, ARL y AFP) del mesvigente. 12. Copia del recibo de pago o comprobante de pago electrónico de la planilla de seguridad social. 13. Examen médico de aptitud máximo un año de vigencia a nombre del empleador. 14. Validación del examen médico ocupacional, emitida por la IPS. 15. Inducción SST de la empresa empleadora. 16. Registro de entrega elementos de protección personal y dotación. 17. Perfil de cargo de acuerdo con las funciones a ejecutar; competencias y responsabilidades frente a SSTA 18. Registro de socialización de perfil de cargo. 19. Certificación vigente de trabajo seguro en alturas de acuerdo al nivel que corresponda. Fecha de actualización 25/Oct/2021 Página 1 de 12 SSTA-I-017 Versión 5 20. Validación del certificado de trabajo seguro en alturas, emitida por el centro de entrenamiento y certificado vocacional emitido por el Ministerio de trabajo. 21. Contrato de trabajo. 22. Otros documentos de roles y/o cargos especializados. Las validaciones se requieren entregados sonverídicos. para garantizar que los documentos Para los siguientes roles y/o cargos especializados se tendrán que adjuntar los siguientesdocumentos, un PDF por cada documento: CARGO Y/O ROL DOCUMENTO Hoja de vida Licencia vigente en SST de acuerdo con manual decontratistas. Certificado curso vigente 50 horas SST Auxiliares y/o inspectores SSTA Certificado curso básico primeros Auxilios. Certificados del curso vigente de coordinador dealturas. Certificaciones laborales que acrediten la experienciarequerida (1 año) Certificado CONTE de acuerdo con la categoría que le corresponda o certificado de formación como técnico eléctrico. Eléctricos (personal que desarrolle tareas y trabajos en caliente) Examen médico ocupacional de aptitud para el cargo adesempeñar. Certificado de persona autorizada para espaciosconfinados. Actividades en espacios confinados Examen médico de aptitud para espacios confinados. Licencia y certificado vigente del consejo profesionalnacional de topografía. Topógrafos Certificado de idoneidad Operadores de cortadora o / y Operadores Equipos de construcción Operador grúastorre maquinaria amarilla Aparejadores de Grúa Torre Capacitación especifica en el manejo del equipo y Certificado de formación de competencia Certificado de capacitación en izaje de cargas. Acreditación de la guarda emitida Superintendencia de seguridad y vigilancia. Guardas de seguridad física por la Curso vigente (máximo un año) de guarda deseguridad. Examen vigente (máximo un año) psicométrico para manejo de armas de fuego Personal Extranjero Visa de trabajo Permanencia). o PEP (Permiso Especial de Copia de pasaporte o documento de identificación depaís de origen Registro SIRE. Fecha de actualización 25/Oct/2021 Página 2 de 12 SSTA-I-017 Versión 5 INGRESAR AL SISTEMA BPMS El Bussiness Process Magnament Service (BPMS) es una herramienta que permite gestionar, almacenar y consultar la información que se genera y hace parte de los procesosde la compañía. Esta herramienta funciona con el motor de búsqueda Google Chrome, su uso es fácil y amigable para cualquier usuario que desee utilizar los servicios que posee el BPMS. Una vez se tengan los documentos completos, escaneados y guardados en el computador por cada trabajador, ingrese a BPMS con el usuario y la contraseña que les fue asignada por el inspector SSTA de Amarilo. A continuación, se explicará cada paso a seguir para el ingreso al BPMS: 1. Ingrese al BPMS registrando la siguiente URL en la barra de búsqueda del navegador: http://190.216.202.237:8080/bpms 2. Una vez ingrese a la URL , aparecerá en pantalla lo siguiente: 3. Digite en el campo de nombre de usuario la dirección de correo electrónicoasignado, seguido de la contraseña. Ejemplo: Usuario:[email protected] Contraseña: amarilo2015 Fecha de actualización 25/Oct/2021 Página 3 de 12 SSTA-I-017 Versión 5 4. Después de ingresar al sistema aparecerá la siguiente pantalla: Seleccionamos la opción “RADICAR” se desplegará otra pestaña que tendrá por nombre “tipo documental” y daremos clic en la opción “Paquete de ingreso contratista”. Tenga presente el correo electrónico del inspector de SST de Amarilo y del proyectoa donde se va a cargar la información. 5. (1) Dar clic en crear radicado, aparecerá un número de radicado asignado por el sistema, relacionado con (2) paquete de ingreso del contratista; esto con el fin de anclar los 10 archivos en PDF. 1 2 Fecha de actualización 25/Oct/2021 Página 4 de 12 SSTA-I-017 Versión 5 6. En la opción (3) seleccionar archivo; adjuntar los 10 documentos digitalizados en formato PDF. 3 7. Cuando la palabra “LISTO” aparezca en azul se debe (4) seleccionar el cuadro de documento, automáticamente se seleccionan los 10 archivos como se observa en la imagen 4 Fecha de actualización 25/Oct/2021 Página 5 de 12 SSTA-I-017 Versión 5 8. Dar clic en (5) la flecha doble y automáticamente se trasladarán los 10 archivos a laventana izquierda cómo se observa en la imagen. 5 9. Una vez adjunto, se dará clic sobre la pestaña “INDEXAR” se visualizará el documento y al lado derecho de la ventana deberán diligenciarse todos los campos que solicita el sistema (Proyecto, obra, nombre contratista, NIT contratista, nombre del trabajador, cedula del trabajador y fecha de ingreso). Fecha de actualización 25/Oct/2021 Página 6 de 12 SSTA-I-017 Versión 5 10. Al finalizar de diligenciar los campos que solicita el sistema daremos clic en el icono (6) Guardar 6 El sistema guardará el documento para revisión del inspector de seguridad y saluden el trabajo de la obra. 11. Después de guardar el documento es importante dar Clic en (7) Comentario 7 Fecha de actualización 25/Oct/2021 Página 7 de 12 SSTA-I-017 Versión 5 12. Seleccionado el icono comentario aparecerá una ventana para dar clic en el (8) cuadro agregar 8 13. Aparecerá un (9) cuadro dónde se escribirá el comentario: Ejemplo: La documentación se encuentra en el sistema nombre trabajador, empresa contratista. 14. Se selecciona la opción (10) enviar por correo: se digita la dirección de correo electrónico del Inspector de SSTA y finalmente se da (11) clic en “Guardar” Fecha de actualización 25/Oct/2021 Página 8 de 12 SSTA-I-017 Versión 5 9 10 11 12 15. Una vez guardado el comentario, se debe dar (12) clic en “Aceptar” para que el sistema envié un correo con el comentario al Inspector de Seguridad y salud en el trabajo correspondiente a la dirección de correo ingresada. 16. En caso de requerirse subir documentos adicionales al paquete de ingreso, este debe apadrinarse o anclarse al radicado original NO a los hijos del radicado original. Cada paquete de ingreso debe subirse por independiente, creando su número de radicado, por ningún motivo se debe anclar a un radicado ya existente. PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS A continuación, se describe el procedimiento para subir al sistema BPMS los documentos con nuevas fechas de vigencia como cursos de alturas certificados médicos, y/o vigencia de cualquier tipo de certificado: 1. Ingrese los documentos aplicando los pasos del 4 al 10 del presente documento. 2. Una vez haya culminado el paso anterior, se debe apadrinar el nuevo certificado al radicado inicial del trabajador, teniendo en cuenta los siguientes pasos: Fecha de actualización 25/Oct/2021 Página 9 de 12 SSTA-I-017 Versión 5 2.1 Clic en más opciones 2.2 Clic en cambiar asociación de padre Fecha de actualización 25/Oct/2021 Página 10 de 12 SSTA-I-017 Versión 5 2.3 Le aparecerá la ventana de asociación de padre, digite allí el número de radicadoinicial del ingreso del trabajador al proyecto 2.4 Clic en guardar para asociar el nuevo radicado, al radicado inicial del trabajador alproyecto. Una vez culminados estos pasos los certificados vigentes quedaran apadrinados al radicado inicial del trabajador. Fecha de actualización 25/Oct/2021 Página 11 de 12 SSTA-I-017 Versión 5 REVISIÓN Y CONFIRMACION DEL INSPECTOR SSTA AL CONTRATISTA 1. El inspector ingresará al sistema BPMS dónde revisará cada archivo validando los documentos ingresados por el contratista. 2. El Inspector debe ingresar a BPMS cuando reciba el correo con el comentario realizado por el contratista, quien previamente mediante la entrega del formato SSTA-F-76 diligenciado y firmado, le confirma que los documentos ya se encuentranen el sistema. 3. El inspector también deberá agregar un comentario dónde confirma que todos los documentos se encuentran completos sin novedades o por el contrario indicando sihace falta algún requisito para el ingreso del personal. 4. El contratista recibirá un correo directamente de BPMS dónde se encuentra la aprobación del inspector SSTA o las observaciones que se presenten. ¿Qué hacer cuando se sube por error un documento que no corresponde? En el comentario debe informar al inspector SSTA el cargue de los documentos de los trabajadores también puede comunicarle al Inspector el archivo (nombre o número con el que está marcado el pdf) que se encuentra en el sistema que no corresponde o tiene algúnerror, para que el inspector pueda eliminarlo. **Sí se presenta alguna novedad con el sistema BPMS o el usuario por favor comunicarlo por medio de un correo electrónico al Inspector SSTA del proyecto para realizar el respectivo acompañamiento**. Fecha de actualización 25/Oct/2021 Página 12 de 12 SSTA-I-017 Versión 5
