MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS PARA EL USO

Manual de buenas prácticas para el uso del correo electrónico
¿Cómo funciona el correo electrónico? Nociones básicas
Para enviar correo electrónico o e-mail, como es denominado comúnmente, se necesita una
conexión a Internet así como acceso a un servidor de correo que envíe su correo.
El protocolo estándar utilizado para enviar correo electrónico en Internet se llama SMTP,
(Simple Mail Transfer Protocol o Protocolo Simple de Transferencia de Correo). Funciona en
conjunción con servidores POP (Post Office Protocol o Protocolo de Oficina de Correos).
Cuando envía un mensaje de correo electrónico, su ordenador lo dirige hacia un servidor
SMTP. El servidor mira la dirección de correo electrónico (similar a la dirección en un sobre) y
lo reenvía al servidor de correo de destino, donde es almacenado en un buzón POP hasta que
el destinatario lo recoja.
Cuestión de espacio y tráfico
Al igual que un archivo o carpeta ocupa cierto espacio (medido en Kb, Mb, etc.) en el disco
duro de nuestro ordenador, cualquier página web del mundo ocupa un espacio en la memoria
de un ordenador o servidor que es el que la “sirve”, es decir, permite que la visualicemos a
través de internet. Cualquier usuario que quiera tener una página web debe disponer de un
espacio en un ordenador preparado para servir páginas con seguridad y conectado las 24
horas del día los 365 días del año, así que la práctica habitual es pagar a empresas que
ofrecen estos servicios de alojamiento web, es decir, el espacio en internet cuesta dinero, por
lo que hemos de hacer siempre lo que esté en nuestra mano por economizarlo. Como
veremos, esto atañe también al correo electrónico.
Por otro lado, cada vez que visualizamos una página web o descargamos un mensaje de
correo electrónico estamos realizando una transferencia de datos, es decir, estamos generando
tráfico web y ocupando así una porción de lo que se denomina ancho de banda, que en la
mayor parte de los servidores está más o menos limitado según los servicios contratados.
Además, un excesivo volumen de tráfico puede ralentizar e incluso bloquear el correcto
funcionamiento de un sitio web. Los mensajes de email se van distribuyendo según son
enviados, pero si se crea una gran carga sobre el servidor los mensajes no se repartirán
fluidamente y generarán una cola de correo que retrasará su distribución.
Por lo tanto, si no se lleva a cabo una política correcta con el email, éste puede llegar a
consumir una parte excesiva de los recursos contratados para un determinado sitio web, lo cual
no es en absoluto necesario ni recomendable.
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Recomendaciones para un uso adecuado del correo electrónico
1. Consultar periódicamente la cuenta
Cada vez que creamos una cuenta de email lo que hacemos es habilitar un espacio o buzón
POP donde poder almacenar el correo dirigido a esa cuenta hasta que el usuario elimine ese
mensaje o lo descargue localmente en su ordenador a través de un programa gestor de correo
(Outlook Express es el más popular). Normalmente, estos buzones se crean con una
capacidad máxima de 10 Mb, aunque esta cantidad puede variarse. En cualquier caso, si un
buzón llega a llenarse, es decir, completa sus 10 Mb de capacidad, dejará de recibir mensajes
y comenzará a devolverlos a los remitentes respectivos.
Por lo tanto, la principal tarea a la hora de gestionar una cuenta de email es descargar el
correo con una periodicidad frecuente, con el fin de evitar que el buzón se llene.
2. Limitar el uso del Webmail
Webmail es un servicio que nos permite utilizar el email a través de la propia web, es decir, sin
descargar el correo electrónico localmente. Es el sistema empleado por la mayoría de servicios
de email gratuito (Hotmail, Yahoo, Gmail). Tiene la ventaja de que se puede consultar desde
cualquier ordenador conectado a Internet sin necesidad de otros programas auxiliares como
Outlook, pero también presenta otras características que hacen que no sea la opción más
adecuada para la mayoría de los casos:


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En primer lugar, cuando consultamos nuestra cuenta a través de webmail los mensajes
no se descargan localmente, sino que siguen estando en el servidor virtual (es decir,
ocupando espacio en Internet), lo cual limita su capacidad a las mencionadas 10 Mb
que se asignan normalmente como espacio virtual a cada buzón.
Cuando empleamos Webmail tenemos que tener en cuenta que los mensajes pueden
no estar almacenados solamente en la denominada Bandeja de entrada (inbox). Si
escribimos mensajes desde Webmail, éstos también se almacenarán en una carpeta
de Elementos enviados virtual. Además, cuando eliminamos un mensaje, éste no
desaparecerá del servidor inmediatamente sino que irá también a otra carpeta virtual
Papelera de reciclaje, de donde debemos eliminarlos definitivamente. Es decir, que
aunque nuestra Bandeja de entrada de mensajes aparezca vacía, la cuenta puede
igualmente estar llena.
Finalmente, como se ha indicado, este servicio permite mantener sólo una limitada
cantidad de email, por lo que recomendamos no hacer un uso exclusivo de él, sino
que se utilice como un complemento del uso normal a través de Outlook Express
para aquellas ocasiones (viajes, trabajo en casa, etc.) en las que se nos haga
indispensable acceder a nuestra cuenta desde un ordenador que no es el habitual y
borrar a menudo carpetas y papeleras.
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3. Reducir el tamaño de los archivos adjuntos
Los adjuntos son aquellos ficheros digitales que se envían junto con un determinado mensaje
de email. Si bien un mensaje de texto apenas tendrá un tamaño de un par de Kb, un adjunto,
por el contrario, podría tener cualquier tamaño, incluso varias Mb. Cuando enviamos un archivo
adjunto debemos procurar que éste no tenga un tamaño excesivo con el fin de no saturar
mucho el tráfico. Una recomendación básica es enviarlos comprimidos en .zip. Otra
recomendación sería no abusar del envío y reenvío de adjuntos, ya que la abundancia de
éstos hace que los buzones se bloqueen y se llenen muy pronto. Las felicitaciones navideñas y
divertimentos en Power Point reenviados han ralentizado a veces los servidores en cuestión de
horas.
4. Limitar la opción “Copia de los mensajes en el servidor”
Cuando descargamos el correo a través de Outlook Express u otro programa de correo, lo que
hacemos es sacarlo del disco virtual (de Internet) y guardarlo en nuestro disco duro. Por lo
tanto, lo que hacemos es vaciar el buzón POP, de modo que si accedemos a él a través de
webmail podremos comprobar que los mensajes ya no están allí. Outlook tiene sin embargo
una opción que permite guardar una copia de los mensajes en el servidor, es decir, los
mensajes seguirán almacenados en el servidor virtual aunque los descarguemos. Esta opción
presenta los mismo inconvenientes que el uso exclusivo de Webmail (el buzón se llenará
pronto y habrá que eliminar mensajes). Si queremos utilizar esta opción (para una cuenta que
debe consultarse desde dos ordenadores diferentes, por ejemplo) recomendamos que se
limite temporalmente (Outlook Express y otros programas de correo permiten establecer un
periodo de tiempo transcurrido el cual se borrarán los mensajes ya descargados.)
5. Utilizar filtros anti-Spam
Se denomina Spam al correo publicitario no solicitado, también llamado correo basura. Esta
práctica está muy extendida pero a la vez es muy perseguida en Internet, por lo que debemos
emplear los medios a nuestro alcance para luchar contra sus efectos y por supuesto, para no
incurrir en ella.
Lo primero a tener en cuenta es el hecho de que si enviamos email publicitario no autorizado
podemos pasar a formar parte de una de las muchas listas negras de spammers que existen
en la red. Desde este momento, muchos filtros y sistemas anti-spam vetarían todos nuestros
envíos desde esa cuenta.
Aunque el propio servidor cuenta con un filtro anti-spam, es conveniente tener instalado
alguno localmente. Sin embargo hemos de tener en cuenta que estos sistemas no son 100%
infalibles y a veces los filtros anti-spam pueden impedir la recepción de emails que no son
tales. Los usuarios que detecten cualquier incidencia de este tipo deben comunicarlo a los
administradores del sitio (XL internet; [email protected]).
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6. No utilizar adjuntos en mensajes a listas de correo
Las listas de correo permiten enviar de una sola vez un mensaje a un número indeterminado de
direcciones suscritas a la misma. Si utilizamos este tipo de listas, no debemos enviar en los
mensajes o circulares ficheros adjuntos de gran tamaño. Un envío de un mensaje muy
“pesado” a una lista con un número significativo de direcciones creará una carga tal que podría
llegar a bloquear el servidor, generando una gran cola de correos cuyo reparto sería muy lento
y dificultoso.
Recomendaciones especiales para el envío de circulares a gran número
de usuarios (correos promocionales, felicitaciones navideñas, chistes...)
Salvo que usted forme parte del grupo minoritario de pymes o entidades que disponen de
servidor propio, lo más común es que sea usted un cliente de alojamiento que comparte disco
duro con otros. Como bien sabe, eso le permite disfrutar a bajo precio de excelentes
prestaciones: usted tiene total autonomía sobre su sede web y su correo y comparte software
muy necesario –estadísticas de uso del web, gestor de correo a través de web,
autorrespondedores, listas de correo, motor de bases de datos, filtros, etc.-. Además, esa
circunstancia no le impide crecer, tanto en espacio reservado para memoria como en
transferencia de datos, a medida que sus necesidades con respecto a Internet aumenten.
En algunos momentos del año, por ejemplo, las Navidades, se realizan envíos masivos de
circulares y postales navideñas a los clientes habituales y se multiplican descontroladamente
los procesos solicitados simultáneamente al servidor, llegando a dificultar su normal
funcionamiento.
Tres recomendaciones para impedir caídas que a nadie benefician:
Una, eliminar mensajes masivos innecesarios a través de servidores destinados al trabajo.
Dos, bajar sensiblemente el peso de sus mensajes (ver antes, puntos 3 y 6).
Y tres, hacer los envíos escalonadamente, por ejemplo, de 300 en 300, cada media hora.
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