EBOOK
MANUAL: CÓMO
I M P L E M E N TA R L A
M E TO D O LO GÍ A 5W2H
EN TU EMPRESA
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EBOOK
MANUAL: CÓMO
I M P L E M E N TA R L A
M E TO D O LO GÍ A 5W2H
EN TU EMPRESA
3 Introducción
4 Entendiendo la metodología 5W2H
7 Las ventajas del 5W2H
11 Implementación de procesos
15 Herramientas
19 Conclusión
22 Sobre el Checklist Fácil
INTRODUCCIÓN
5W2H es una herramienta de gestión creada en Japón, que se
puede aplicar para desarrollo de planes de acción dentro de
una empresa.
Puede ser adoptado en cualquier tipo de situación que
necesite una lineación estratégica, siendo útil para todas
áreas corporativas, como el sector de recursos humanos,
contable, legal, administrativo,financiero y técnico, entre otros.
La amplitud de aplicación del 5W2H permite a la empresa
estructurar procesos y cumplir objetivos correctamente,
ya que la herramienta asegura que todos los funcionarios
involucrados en un proyecto determinado sepan qué hacer,
cuáles son los siguientes pasos para cumplir y quiénes
son sus responsables, cuándo se realizará el trabajo y,
principalmente, cuál es el objetivo a alcanzar.
De esta manera, el gerente puede monitorear el progreso
de todas las etapas. No solamente él como los propios
funcionarios se dan cuenta de que son partes de un proceso
productivo que funciona coordinado y monitoreado de cerca
por toda la empresa. Por lo tanto, realizan sus funciones de
forma más eficiente.
ENTENDIENDO LA
M E TO D O LO GÍ A 5W2H
Pero, ¿qué significa 5W2H? El nombre de la herramienta
consiste en la unión dos letras y dos números, formando
una sigla en inglés, que corresponde a siete preguntas
que deben hacerse para llevar a cabo una planificación
adecuada:
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WHAT (¿QUÉ?)
Lo que debe hacerse, por estapas;
WHY (¿POR QUÉ?)
Las justificaciones para realizar el trabajo, los
beneficios deben ser presentados;
WHERE (¿DÓNDE?)
Dónde se realizará el trabajo, qué departamento
de la empresa será responsable;
WHEN (¿CUÁNDO?)
Cuándo se realizará el trabajo, fecha de inicio y
fecha de finalización, además de un cronograma;
WHO (¿QUIÉN?)
Quién realizará el trabajo, de quién es
la responsabilidad.
El 5W responde a todas estas preguntas.
2H implica dos más:
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HOW (¿CÓMO?)
Cómo se desarrollará el trabajo, cuáles serán
los métodos, procesos y actividades;
HOW MUCH (¿CUÁNTO?)
Cuánto costará hacer el trabajo.
Esta metodología es ampliamente utilizada por empresas de
todo el mundo, precisamente porque es capaz de aclarar
quiénes son los funcionarios involucrados en un proyecto
y todos los puntos importantes y necesarios al respecto.
Entendiendo qué hay que hacer, cuál es el objetivo, dónde
se desarrollará el trabajo, cuándo comenzará y finalizará,
quién será responsable de cada paso, cuáles serán los
métodos empleados para llevar a cabo y cuál será el costo
total, el funcionario ciertamente realizará sus tareas
correctamente. El resultado de esto es un trabajo de calidad,
con menos posibilidades de errores y eventos imprevistos.
Las empresas que desean crecer, ganar espacio en
el mercado y consolidarse deben llevar a cabo una
planificación estratégica. Y la mejor manera de planificar
acciones es usar la herramienta de administración 5W2H
o sus variaciones.
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L A S V E N TA J A S D E L 5 W 2 H
Entre los principales beneficios de adoptar la herramienta 5W2H,
se encuentran la estandarización de procesos, la creación de
planificación estratégica, análisis de negocios y la reducción de
problemas de ruido y comunicación entre los involucrados en el
proyecto, entre otros.
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Como es una herramienta simple
y fácil de entender, permite su
aplicación en diferentes sectores
de la empresa. Esta metodología
genera sinergia entre todos los
participantes del proyecto y, como
consecuencia, permite ahorrar
tiempo y dinero.
Alinear los procesos y controlar
los pasos de ejecución de la tarea
de acuerdo con el cronograma
establecido es muy importante para
evitar pérdidas y, para esto, 5W2H
es muy efectivo.
EL MOMENTO DE ELEGIR
ESTA METODOLOGÍA
Ahora que ya sabes cuál es la
metodología 5W2H y cuáles son
los beneficios que ofrece, puedes
preguntar cuándo debes adoptar
para garantizar la optimización del
proceso de trabajo.
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La respuesta es simple: la herramienta se puede aplicar en
numerosas situaciones en la empresa e incluso en proyectos
personales. Es adecuada para garantizar la planificación estratégica
bien hecha de cualquier tipo de proyecto o acción a definir, desde el
lanzamiento de un nuevo producto hasta la participación de la empresa
en un congreso o incluso para la organización de un viaje familiar.
En cuanto al alcance profesional, una instalación que ofrece 5W2H
es la delegación de tareas de manera eficiente. En las grandes
empresas o aquellas con sucursales repartidas en una ciudad o
varios estados, puede ser difícil controlar todas las tareas y realizarlas
satisfactoriamente, y de acuerdo con los planes estratégicos necesarios,
para llevar a cabo el trabajo y obtener ganancias.
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A través de esta metodología, el gerente
puede dialogar directamente con
todas las personas involucradas
en el proceso, definir padrones y
monitorear el cumplimiento de etapas
y cronogramas más rápidamente,
independientemente de la etapa en la
que se encuentren.
Sin embargo, para que el sistema
funcione correctamente, no se
recomienda en planillas y documentos
en papel. Es extremadamente importante
utilizar un software de administración
que permita la aplicación de 5W2H en
tiempo real y que funcione en línea
y fuera de línea, para garantizar
exactamente la alineación adecuada
para la ejecución satisfactoria y
esperada de todas las etapas del
proceso.
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I M P L E M E N TA C I Ó N
DE PROCESOS
Como se mencionó en los temas anteriores,
implementar 5W2H es simple, pero se deben seguir
algunos pasos para que el uso de la metodología brinde
los resultados esperados por el gerente. En primer lugar,
es esencial tener objetivos claros.
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¿Es la intención aumentar la rentabilidad o la base de
clientes? ¿Realizar la planificación de marketing digital y
redes sociales de la empresa? ¿Reducir costos optimizando
procesos? ¿Definir estrategias de ventas para lanzamientos
de productos? ¿Planificar el mantenimiento de vehículos o
equipamientos?
Las reuniones para definición de ideas son la mejor manera
de establecer objetivos, establecer plazos y delegar tareas.
Invite a todos los involucrados en el proyecto, hable sobre los
objetivos y lo que espera de cada uno de los colaboradores,
cuáles son las tareas, los plazos específicos y explique
que son parte de un engranaje, y para que el trabajo fluya
positivamente, deben ser alineados.
Si la reunión física no es posible, adopte videoconferencias o
grabe videos explicativos. También existe la opción de hablar
con los líderes del equipo y asignarles esta tarea para hablar
con el equipo y hacer que todos sepan la dirección que
tomará la compañía. Una vez que se define el objetivo, es
hora de ensuciarse las manos.
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IMPORTANCIA DE LA
ESTANDARIZACIÓN
Es muy importante pensar en la
estandarización de los procesos,
y para esto, la implementación
exitosa de la metodología 5W2H
es extremadamente necesaria.
La estandarización es una ventaja
competitiva, ya que optimiza la
ejecución de tareas al eliminar
pasos innecesarios que implican
pérdida de tiempo, asignación
inadecuada de recursos y mal uso
del capital humano.
El resultado de esto es la mejora del
trabajo realizado, la eliminación de
fallas y la mejora en la calidad de
los servicios y productos. Todo esto
culmina en ganancias, crecimiento de
la compañía, agilidad para identificar
problemas y aumentar la experiencia
de los empleados y gerentes.
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CÓMO ESTANDARIZAR
El primer paso para promover la estandarización es mapear
los procesos para identificar los puntos que necesitan ser
corregidos, mejorados o mantenidos. Una vez hecho esto, es
necesario preparar a los funcionarios, realizar capacitaciones
y calificaciones utilizando un lenguaje claro y fácil de entender.
Este detalle es crucial para promover la alineación del equipo,
asegurando la comprensión de todos los involucrados.
Luego, es necesario implementar los cambios y hacer un
monitoreo continuo, para garantizar no solo el desempeño
adecuado de los colaboradores, sino también para ver los
beneficios obtenidos con la estandarización o posibles
procesos lentos que persistirán.
El uso de herramientas tecnológicas es muy recomendable, ya
que ayudan a los gerentes en el proceso. Es necesario elegir
un software que sea personalizable, para que el gerente pueda
ajustarlo a las necesidades de la empresa a través de la guía de
la metodología 5W2H.
El administrador debe utilizar el software para monitorear el
desempeño de los funcionarios en tiempo real y de forma
remota, alinear departamentos, establecer indicadores y
generar informes, entre otras características que ayudan a la
implementación adecuada de la estandarización y permiten
un control total del progreso de todos los procesos.
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H E R R A M I E N TA S
Existen herramientas que ayudan en la implementación
de la metodología 5W2H y ayudan a acelerar la curva de
aprendizaje, haciendo que su implementación sea más
rápida y precisa. Llamados software de gestión, son mucho
más adecuados para obtener un resultado satisfactorio que
el uso planillas en el programa Excel o en papel.
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SOFTWARES DE GESTIÓN
Aunque es posible organizar
las planillas manualmente, la
forma más eficiente de usar el
5W2H es a través del software
de gestión que tiene un
checklist. Los mejores programas
disponibles en el mercado son
personalizables y permiten la
aplicación de la metodología de
manera inteligente.
Proporcionan al administrador
acceso remoto en línea y fuera
de línea, para garantizar el
monitoreo de todas las tareas
en cualquier momento y en
cualquier lugar, sin necesidad
de conexión a Internet. Esto crea
movilidad y facilita el progreso
del trabajo y la actualización de
la información y otros puntos
relevantes.
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También le permiten definir sus mecanismos de gestión y
organizar la interfaz y el espacio visual del sistema de la manera
más conveniente posible, asegurando el uso completo de la
herramienta, incluyendo los campos y descripciones necesarios
correspondientes a los segmentos y etapas del proceso productivo.
De esta forma, la gestión de calidad del tiempo, los recursos
financieros y el capital humano es más ágil y simplificado. Toda
la información se puede actualizar en tiempo real, asegurando el
intercambio de los datos necesarios para que la planificación se
lleve a cabo según lo acordado entre el equipo.
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Además de estas aplicaciones, la metodología 5W2H también se puede
utilizar para gestionar mejor los procesos internos. El mapeo correcto
de las relaciones productivas dentro de la empresa es importante para
la optimización de resultados, la reducción de los costos operativos y el
aumento de la eficiencia de los funcionarios. Se puede hacer mediante
la aplicación de checklists.
La combinación de 5W2H con checklists es funcional y práctica,
además de permitir la mejor gestión de tareas, personas y procesos,
tanto interna como externamente.
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CONCLUSIÓN
Administrar un negocio, grande o pequeño, presenta desafíos. Por lo
tanto, un buen gerente necesita tener herramientas y metodologías
que ayuden a este importante trabajo. No solo él sino muchas otras
personas dependen del éxito de la compañía y harán todo lo posible
para lograr este objetivo. La metodología 5W2H es, como hemos
demostrado, una de las extensiones más simples y más adecuadas en
el mercado.
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Para poder usarlo eficientemente, solo responda
las siete preguntas de manera apropiada (¿Qué
se hará? ¿Por qué se hará? ¿Dónde se hará?
¿Cuándo se hará? ¿Por quién se hará? ¿Cómo
se hará? ¿Cuánto costará?) para definir la
planificación estratégica a adoptar.
Compartir esta información con el equipo
involucrado en la implementación es crucial, ya
que alinea a los funcionarios y les permite
comprender la importancia de sus papeles.
Sin embargo, solo definir los objetivos y elaborar
la planificación no es suficiente para garantizar su
eficacia.
Es necesario que siga todas las etapas del
cumplimiento de los procesos, para garantizar la
optimización.
Este monitoreo es extremadamente relevante y,
para hacerlo de la mejor manera posible, necesitas
tener una herramienta de soporte.
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Como se explica en el elemento 5, el software de administración
que permite la movilidad, el uso remoto, la administración en línea
y fuera de línea, la inclusión de fotos y la elaboración de tareas a
realizar, facilitan enormemente la gestión.
Son esenciales para verificar el cumplimiento de todas las etapas
definidas en la planificación y ayudan no solo al gerente, sino a todos los
funcionarios, lo que garantiza el cumplimiento de las tareas de manera
adecuada.
No hay riesgo de fracaso u olvido, ya que las tareas se definen de
manera personalizada y están al alcance de tu mano para verificación y
finalización. Adoptar una metodología como 5W2H y aprovecharla al
máximo garantiza la reducción de costos, una mejor planificación,
funcionarios más involucrados y una mayor rentabilidad, ya que optimiza
la gestión en su conjunto.
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S O B R E C H E C K L I S T FÁ C I L
Checklist Fácil es una herramienta de aplicación de lista de verificación que
no requiere uso de hojas de cálculo y documentos. Se puede utilizar en tablets
y smartphones, y no depende del uso de internet wifi o datos móviles para
su funcionamiento. Presenta una compilación de datos en tiempo real, lo
que garantiza más control en el monitoreo de actividades, que se pueden
acompañar a distancia.
Checklist Fácil es una herramienta personalizable. Así que se puede utilizar por
empresas de diferentes áreas, como restaurantes, tiendas, farmacias, industrias,
hoteles y supermercados. Es la mejor opción para mejorar la eficiencia de la
gestión, pues se puede adaptarla a las necesidades de la empresa.
La implementación del Checklist Fácil es gratis y la empresa ofrece
entrenamiento para tus clientes sin costo adicional. Además, tiene un equipo
calificado de post venta y un soporte técnico para ayudar en las dificultades y
exigencias del cliente.
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