ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Ing. Edwin Ponce Minaya, MSc Abril-Mayo 2022 1 Introducción TODAS LAS PERSONAS A LO LARGO DE LA MAYOR PARTE DE NUESTRA EXISTENCIA PERTENECEMOS A UNA ORGANIZACIÓN FORMAL O INFORMAL 2 2 2 … Introducción Sin embargo, todas estas organizaciones FORMALES o INFORMALES, están compuestas y reunidas por grupo de personas que buscan los BENEFICIOS de TRABAJAR JUNTAS ¡TRABAJO EN EQUIPO! Con el propósito de alcanzar una META COMUN, en base a sus COMPETENCIAS y HABILIDADES. 3 3 3 Orígenes de la Administración Las personas llevan muchos siglos formando y reformando organizaciones; al repasar la historia de la humanidad, aparece la huella de pueblos que trabajaron unidos en organizaciones formales, ejemplo: los ejércitos griegos y romanos, la Iglesia católica, etc.; asimismo, han existido personas que han escrito sobre cómo lograr que las organizaciones sean eficientes y eficaces, desde mucho antes de que términos como “Administración” fueran de uso común. 4 4 4 Primeras ideas sobre la Administración Dos ejemplos notables e ilustrativos son los escritos que nos heredaron Nicolás Maquiavelo y Sun Tzu, cuyos principios y postulados se han adaptado a la administración moderna. Principios de Maquiavelo: Postulados de Sun Tzu: Una organización es más estable “si sus miembros tienen el derecho de manifestar sus diferencias y resolver sus conflictos dentro de ella”. Cuando el enemigo avanza, ¡hay que retirarse! Si bien una persona puede iniciar una organización, “ésta será duradera cuando se deja en manos de muchos y cuando muchos desean conservarla”. Un gerente que pretende cambiar una organización establecida “debe conservar cuando menos, la sombra de las costumbres antiguas”. Cuando el enemigo se detiene, ¡hay que hostigarlo! Cuando el enemigo pretende evitar combate, ¡hay que atacarlo! Cuando el enemigo se retira, ¡hay que perseguirlo! 5 5 5 Eras de la Administración en el Siglo XX Era Clásica 1900 – 1950 Era Neoclásica 1950 – 1990 Era de la Información después de 1990 Inicio de la industrialización Estabilidad Poco cambio Previsibilidad Regularidad y certeza Administración Científica Teoría Clásica Relaciones Humanas Teoría de Burocracia Desarrollo industrial Aumento de cambio Fin de la previsibilidad Necesidades de innovación Teoría Neoclásica Teoría Estructuralista Teoría Conductual Teoría de Sistemas Teoría Situacional Tecnología de la información – TI Globalización Énfasis en los servicios Aceleración del cambio Imprevisibilidad Inestabilidad e incertidumbre Énfasis en: Productividad Calidad Competitividad Cliente Globalización 6 6 6 Escuelas del Pensamiento de la Administración ENFOQUE CLASICO DE LA ADMINISTRACION Teoría de la Administración Científica Teoría Clásica de la Administración ENFOQUE HUMANISTA DE LA ADMINISTRACION Teoría de las Relaciones Humanas ENFOQUE NEOCLASICO DE LA ADMINISTRACION Teoría Neoclásica de la Administración ENFOQUE ESTRUCTURALISTA DE LA ADMINISTRACION Teoría Estructuralista de la Administración ENFOQUE DEL COMPORTAMIENTO EN LA ADMINISTRACION Teoría del Comportamiento en la Administración Teoría del Desarrollo Organizacional ENFOQUE SISTEMICO DE LA ADMINISTRACION Tecnología y Administración Teoría Matemática de la Administración Teoría de Sistemas ENFOQUE SITUACIONAL DE LA ADMINISTRACION Teoría Situacional NUEVOS ENFOQUES DE LA ADMINISTRACION Hacia donde va la Teoría General de la Administración 7 7 Características de las Teorías Clásicas F. Taylor EE.UU. 1903 H. Fayol Francia 1916 Teoría de la Administración Científica Teoría Clásica de la Organización Énfasis en la racionalización del trabajo del obrero Énfasis en la estructura de la organización. OBJETIVO 8 EFICIENCIA DE LAS ORGANIZACIONES 8 8 Concepto de Administración según Fayol Fayol define el acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar: 1. Planeación: evaluación del futuro y aprovisionamiento de recursos en función de aquel. 2. Organización: proporciona los elementos necesarios para el funcionamiento de la empresa; puede dividirse en material y social. 3. Dirección: pone en marcha la organización. Su objetivo es alcanzar el máximo rendimiento de los empleados, en beneficio de los intereses generales del negocio. 4. Coordinación: armoniza las actividades de una empresa para facilitar el trabajo y los resultados. Sincroniza recursos y actividades en proporciones adecuadas y ajusta los medios a los fines. 5. Control: verifica que todas las etapas marchen de conformidad con el plan trazado, las instrucciones dadas y los principios establecidos. Su objetivo es identificar las debilidades y los errores para rectificarlos y evitar que se repitan. 9 9 9 Funciones básicas de la Empresa Fayol destaca que toda empresa cumple SEIS (06) funciones básicas: Integra las cinco funciones de la dirección. Coordinan y sincronizan funciones de la empresa y están siempre por encima de todas Funciones Administrativas Funciones Técnicas Funciones Comerciales Funciones Financieras Producción de bienes o servicios de la empresa Compra, venta o el intercambio Búsqueda y gestión de capitales Planear Organizar Dirigir Coordinar Controlar Funciones de Seguridad Funciones Contables Protección y Inventarios, preservación registros, balances bienes y personas costos y estadísticas 10 10 10 ¿ Es la Administración Ciencia o Arte ? ES CIENCIA La Administración requiere de conocimientos técnicos, principios y métodos para hacer que se cumplan diversas fases para llegar a la meta. ES ARTE Hay que tener cualidades humanas, talento, habilidad y creatividad. 11 11 11 ¿Qué es la Administración? Proceso de planificación, organización, dirección y control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas. Planificar, Organizar, Dirigir, Controlar Metas 12 12 12 ¿ Qué es una Meta ? Fin que pretende alcanzar la organización; con frecuencia, las organizaciones tienen más de una meta; las metas son elementos fundamentales de la Organización. Un elemento básico de toda organización es su META o PROPOSITO. La META puede cambiar, pero SIN UNA META, ninguna organización tendría razón de ser. 13 13 13 … ¿ Qué es una Meta ? Todas las Organizaciones e instituciones educativas tienen un Programa o método para alcanzar las metas; es decir, un PLAN. Sea como fuere, SIN UN PLAN de lo que debe hacer una Organización, NINGUNA PODRÁ SER MUY EFECTIVA 14 14 14 NATURALEZA INTERACTIVA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO 15 15 15 ¿Qué es un Proceso? Método sistemático para manejar actividades 16 16 Planificación Planificar implica que los administradores piensan con antelación en sus metas y acciones, basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos y son los guías para: 1) Que la organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar las metas. 2) Los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes con los objetivos y procedimientos elegidos. 3) El avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar las medidas correctivas. “Proceso para establecer metas y un curso de acción adecuado para alcanzarlas” 17 17 Organización Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que éstos puedan alcanzar las metas de la organización. También se define como el proceso para comprometer dos o más personas para que trabajen juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas. 18 18 Dirección Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. 19 19 Control El gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organización que, de hecho, la conducen hacia las metas establecidas, la cual entraña los siguientes elementos básicos: 1) Establecer estándares de desempeño. 2) Medir los resultados presentes. 3) Comparar estos resultados con las normas establecidas. 4) Tomar medidas correctivas cuando se detectan desviaciones. Proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades planificadas. 20 20 El Proceso Administrativo en la Práctica Es más fácil entender un proceso tan complejo como la Administración si se descompone en partes y si se identifican las relaciones básicas entre cada una de ellas. Este tipo de descripciones se llaman MODELOS. ¿Qué es un Modelo? Representación simplificada de las propiedades clave de un objeto, circunstancia o relación; puede ser oral, material o matemática. 21 21 Desempeño Gerencial Medida de la eficiencia y eficacia de un gerente; el grado en que determina o alcanza los objetivos y las metas trazadas 22 22 Desempeño Organizacional Medida de la eficiencia y la eficacia de una organización; grado en que alcanza los objetivos y metas trazadas 23 23 Las tres Habilidades del Administrador ALTA DIRECCIÓN Habilidades Conceptuales (Ideas y conceptos) Nivel Institucional Nivel Intermedio Nivel Operacional EJECUCIÓN DE OPERACIONES GERENCIA SUPERVISIÓN Habilidades Humanas (Relación Interpersonal) Habilidades Técnicas (Manejo de objetos físicos) 24 HACER Y EJECUTAR 24 … Habilidades de un Administrador Habilidades Técnicas Capacidad de aplicar conocimientos o experiencia especializada Habilidades Humanas Capacidad de trabajar con otros, comprenderlos y motivarlos, en lo individual y en grupo Habilidades Conceptuales Capacidad mental para analizar diagnosticar situaciones complejas y 25 Los Diez Roles o Papel del Administrador CATEGORIA INTERPERSONAL INFORMATIVA DECISORIA ROL ACTIVIDAD Representación Asume deberes ceremoniales y simbólicos, representa la organización, establece relaciones, firma documentos legales. Liderazgo Dirige y motiva a las personas, orienta, capacita, aconseja y se comunica con los subordinados. Vínculos Mantiene redes de comunicación dentro y fuera de la organización, instituye canales formales de comunicación. Vigilancia Elabora y autoriza informes, mantiene contactos personales. Difusión Envía información a los miembros de otras organizaciones, envía memoranda e informes, organiza y preside reuniones. Portavoz Transmite información a personas externas mediante conversaciones, informes y memoranda. Emprendedor Inicia proyectos, identifica nuevas ideas, asume riesgos, delega autoridad, comparte responsabilidad con los demás. Resolución de Conflictos Toma medidas correctivas en disputas o crisis, resuelve conflictos, guía al grupo en la crisis y lo orienta en los cambios. Asignación de Recursos Decide la asignación de recursos, propone y establece prioridades. Negociación Representa los intereses de la organización en negociación con sindicatos, en ventas, compras o financiamientos. 26 26 Diez (10) roles o papeles Administrativos PAPELES O ROL PAPELES O ROL PAPELES O ROL INTERPERSONALES INFORMATIVOS DECISORIOS Como Como intercambia y procesa información el Administrador Como utiliza la información el Administrador en sus decisiones Interactúa El Administrador - Emprender - Representación - Control - Liderazgo - Difusión - Vínculos - Portavoz - Solución de conflictos - Asignación de recursos - Negociación 27 27 Competencias perdurables del Administrador CONOCIMIENTO - Saber - Know How, información - Actualización profesional - - Superación constante ACTITUD PERSPECTIVA - Saber hacer - Visión personal de las cosas - Manera práctica de aplicar el conocimiento en la solución de problemas y situaciones - Lograr que las cosas sucedan - Comportamiento activo y proactivo - Énfasis en la acción y en lograr que las cosas sucedan - Espíritu emprendendedor y de equipo - Liderazgo y comunicación 28 28 Competencias Personales del Administrador Habilidades Conceptuales Conocimiento (Saber) Habilidades Humanas + Perspectiva (Saber Hacer) = ÉXITO PROFESIONAL Actitud (Lograr que las cosas se hagan) Habilidades Técnicas 29 29 Eficiencia y Eficacia Uno de los autores mas reconocidos en el campo de la administración es Peter Drucker, quien emite los siguientes conceptos: EFICIENCIA Capacidad de reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organización. “hacer las cosas bien” “hacer correctamente las cosas” EFICACIA Capacidad para determinar los objetivos apropiados. “hacer lo que se debe hacer” “hacer las cosas correctas” 30 30 Eficiencia La eficiencia es un concepto que se refiere a “insumosproductos”. Un gerente eficiente es el que obtiene productos o resultados, (medidos con relación a los insumos mano de obra, materiales y tiempo) usados para lograrlos. Los gerentes que pueden reducir al mínimo los costos de los recursos que se necesitan para alcanzar metas están actuando eficientemente. 31 31 Eficacia Implica elegir las metas acertadas. Un gerente que elige una meta equivocada - por decir algo, producir autos grandes cuando está creciendo la demanda de autos pequeños – es un gerente ineficaz, aún cuando produzca autos grandes con enorme eficiencia. 32 32 Productividad, Eficacia y Eficiencia Productividad La relación producto – insumos período específico con la consideración de calidad. en un debida Productividad = Productos Insumos Eficacia Cumplimiento de objetivos Eficiencia Logro de las metas con la menor cantidad de recursos. 33 ¿Cuál es lo Mejor? Ser Eficiente Ser Eficaz Ser Efectivo 34 EFICIENCIA EFICACIA Énfasis en los medios Énfasis en los resultados Hacer las cosas correctamente Hacer las cosas correctas Resolver problemas Lograr objetivos Ahorrar gastos Crear más valores Cumplir tareas y obligaciones Obtener resultados Capacitar a los subordinados Proporcionar eficacia a subordinados Enfoque reactivo (del pasado al presente) Enfoque proactivo (del futuro al presente) ¿Pregunta Principal? ¿Cómo hacer mejor lo que hacemos? ¿Qué es lo que deberíamos estar35 haciendo? EFICIENCIA (¿CÓMO LO HAGO?) EFICACIA (¿QUÉ HAGO?) ALTA BAJA HAGO BIEN Hago mal ALTA LO ADECUADO lo adecuado BAJA Hago bien HAGO MAL lo inadecuado LO INADECUADO Cuidado 36 Competitividad Una institucion no esta sola en el mercado. Para obtener utilidades tiene que ser competitiva. Para buscar las fuentes de competitividad puede usar el Modelo de la Cadena del Valor de Michael Porter. Ventaja Competitiva Todo aquello que hacemos mejor que nuestra COMPETENCIA. 37 “Ningún grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia. Antes de dedicarnos a hacer algo en forma eficiente, tenemos que estar seguros de que hemos encontrado algo acertado para realizar” Peter Drucker 38 ¿Dónde hallar Ventajas Competitivas? La Cadena de Valor Administración Recursos Humanos Gestión de la tecnología Compras Logística de entrada Operaciones Logística de salida Mktng Ventas Servicio VALOR AÑADIDO 39 ¿Qué se entiende por Liderazgo? Liderazgo Existen muchas definiciones...... Una de ellas nos dice que se entiende como liderazgo gerencial como el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembros de un grupo y de influir en ellas. 40 40 Poder, Influencia PODER Capacidad de ejercer influencia; es decir, de cambiar las actitudes o la conducta de personas o grupos. INFLUENCIA Cualquier acto o ejemplo de conducta que ocasiona un cambio en la actitud o la conducta de otra persona o grupo. 41 41 6 Rasgos que diferencian a los Líderes de los No Líderes IMPULSO Tienen el deseo relativamente elevado de logros, son ambiciosos, tienen mucha energía, son incansables, persistentes en sus actividades y tienen iniciativa. DESEO DE DIRIGIR Los líderes tiene un fuerte deseo de influenciar y dirigir a otros. Demuestran su disponibilidad de aceptar responsabilidades. HONRADEZ E INTEGRIDAD Los líderes construyen relaciones de confianza entre ellos y sus seguidores, al ser veraces y no engañar, y al mostrar una alta consistencia entre la palabra y el hecho. 42 42 … 6 Rasgos que diferencian a los Líderes de los No Líderes AUTOCONFIANZA Los seguidores buscan en los líderes una ausencia de dudas propias. Por tanto los líderes necesitan mostrar autoconfianza a fin de convencer a sus seguidores de la corrección de sus metas y decisiones. INTELIGENCIA Los líderes necesitan ser lo bastante inteligentes para reunir, sintetizar e interpretar grandes cantidades de información, y poder crear visiones, resolver problemas y tomar decisiones correctas. CONOCIMIENTOS QUE SE RELACIONAN CON EL PUESTO Los líderes efectivos tienen mucho conocimiento de la compañía, industria y asuntos técnicos. El conocimiento profundo permite a los líderes tomar decisiones bien informadas y comprender las implicaciones de las mismas. 43 43 Enfoque Conductista en el Liderazgo FUNCIONES DEL LIDER Actividades relacionadas con las tareas y con la unidad del grupo que debe desempeñar el líder, u otra persona, para que el grupo actúe debidamente. ESTILOS DEL LIDER Diversos patrones que prefieren los líderes para el proceso de influir en los trabajadores y dirigirlos. Estilo orientado a las tareas. Mayor importancia en terminar el trabajo. Estilo orientado a los empleados. Mayor importancia en motivar a los subordinados que a controlarlos. 44 44 ¿Qué es la Excelencia? Según el diccionario de la Real Academia señala que la palabra excelencia proviene del latín excellentía y que significa: “ Superior calidad o bondad que hace digno de singular aprecio y estimación algo”. “ Tratamiento de respeto y cortesía que se da a algunas personas por su dignidad o empleo”. 45 Excelencia Empresarial Al definir la Excelencia, nos debemos referir a un estado superior o un estado de IDEALES dentro del medio donde se actúa. Asimismo cuando se orienta a las empresas, es la adopción de horizontes, medios, procedimientos y técnicas profesionales para llegar a un estado: "Mayor de Calidad y de un Nivel de Perfección Empresarial" La Excelencia tuvo su gran aparición en la Industria Japonesa y considero que una de las bases fundamentales por las cuales tuvo éxito, es la condición de Identidad cultural y la sólida formación socio - espiritual del trabajador. Calidad Humana y Calidad del Producto se fusionan en todos sus Procesos Productivos hacia una meta Cliente - Mercado; para proyectarle a ese consumidor el estado de excelencia por obtener sus productos o servicios. 46 … Excelencia Empresarial Necesariamente que el éxito esta en función de las premisas que se fijen coordinadamente dentro de una organización y que los que la integren o participen en ella, las hagan su Ideología, su Doctrina y su Filosofía en su vida misma y empresarial. Si no se cumple este axioma solo se estará entregando productos terminales sin mística y sentido. El Humano es el Eje de todo éxito, y es él quien se asocia con otros para llegar a un estado con una meta mayor. 47 ¿ Es la Calidad, el camino a la Excelencia ? La Calidad es fruto de la inteligencia y no del voluntarismo. No hay Calidad si no hay mediciones. La Excelencia es un blanco móvil, que reúne los requisitos para la satisfacción máxima de todas las partes interesadas.11 48 Los Valores de la Excelencia El enfoque en los clientes y en los mercados La responsabilidad social de la institucion El liderazgo del equipo de Dirección El aseguramiento de la calidad La mejora continua, la creatividad y la innovación La administración de los procesos El desarrollo y el compromiso del personal Las relaciones con los proveedores e integrantes de la cadena de distribución. La orientación hacia los resultados 49 ¿ Podemos establecer un Modelo de Excelencia ? A través de una metodología preventiva podemos establecer un modelo de excelencia orientado a cubrir las expectativas y lograr la satisfacción a largo plazo de: Clientes Accionistas Personal Proveedores Comunidad 50 EL MARCO SISTÉMICO Y NO PRESCRIPTIVO LIDERAZGO ESTRATEGIAS Y PLANES ENFOQUE DE LA GESTIÓN DE PROCESOS PROCESOS VINCULADOS A: PLANEAMIENTO RRHH RESP. SOCIAL MERCADOS CLIENTES PROVEEDORES DISTRIBUIDORES DISEÑO PRODUCCIÓN APOYO SERVICIO RESULTADOS DE: Satisfacción y lealtad de clientes, participación de mercado, operativos, proveedores, distribuidores, y RRHH RESULTADOS ECONÓMICO-FINANCIEROS Atributos de una Organización de Excelencia Resultados que satisfacen plena y consistentemente a todos los sectores vinculados a la organización. Sistema de Gestión, que asegura la continuidad de esos resultados a lo largo del tiempo, aplicando los conceptos, metodologías y herramientas de la calidad. Liderazgo, ejercicio con convicción y energía por el equipo de Dirección, comprometido con los valores de la excelencia, transmitidos a todos los niveles de la organización, mediante el ejemplo permanente de su conducta. 52
