ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
YURANY MOLANO ROJAS
CC. 1.083.904.060
ENSAYO:
IMPORTANCIA DE LO ARCHIVOS
SERVICIO NACIONAL DEL APRENDIZAJE SENA
18 DE AGOSTO DE 2022
Florencia, Caquetá
¿Qué es un archivo?
Archivo procede del latín archivum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y
puede traducirse como “residencia de los magistrados”. El término se utiliza para nombrar al conjunto
ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus
actividades y funciones. También se conoce como documento de archivo, el registro de información
producida y recibida por una organización Pública o Privada, en razón de sus funciones o actividades.
Su evolución
Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios, tales como los egipcios qué plasmaban su
información en templos, las civilizaciones de roma y Grecia dejaban escritos en madera y árbol, los
arcadios, sumerios y babilonios los cuales tallaban sus escritos en madera arcilla entre otros. Todas
estas culturas dieron pie a la evolución del archivo ya que eran una herramienta de control de la
población y de la riqueza. Con el paso del tiempo vemos que los archivos se fueron dando una gran
importancia para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son
imputrescibles para la toman de decisiones basadas en antecedentes.
Estos documentos formar parte potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad.
Cualidades
Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de manera que
su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas
sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Son
características de los documentos que componen un archivo: Económicos Ahorra costos derivados
del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación. FAVA- Formación en Ambientes
Virtuales de Aprendizaje 8 Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización
Documental. Simples Identifica el contenido de la información de manera sencilla. Funcionales
Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente. Exactos La
clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones. Técnicos Se
registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al
personal técnico de archivo.
Clasificación
Archivo publico. ...
Archivo privado con interés público. ...
Archivo privado. ...
Archivo centralizado. ...
Archivo descentralizado con control descentralizado. ...
Archivo descentralizado con control descentralizado.
Categorización y aplicación en medio actual.
Según la ley 594 del 2000 “Ley general de archivo su categorización se encuentra dividido así:
Articulo 7- Archivo de jurisdicción y competencia
Articulo 8 – Archivo territoriales
Articulo 9 – Archivo según la organización del estado
Articulo 10- Obligatoriedad de la creación de archivo
0
