UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS SEGUNDO EXAMEN DE DISEÑO DE SISTEMAS PROFESOR: Oswaldo Daniel Casazola Cruz ALUMNO: Richard Alba Bedon Callao, 2022 1. ¿Cuál es el propósito de estudiar los procedimientos? . El propósito principal del procedimiento es el de medio de instrucción. Se diseña para representar el flujo de trabajo, excepto con la tarea cubierta. Se espera qué el procedimiento relacione la tarea del momento con aquellas que la precede o la siguen. 2. Se entiende por procedimiento a la serie de pasos uniformes para realizar un trabajo determinado ¿cuál es la estructura de los procedimientos? La estructura de los procedimientos esta dividida en tres unidades que son . Actividades y esta a su vez en : Relaciones Metodos Secuencia Comportamiento organizacional Formas Áreas de responsabilidad De coordinación De ámbito de competencia. Politicas De operación De control De decision 3. ¿Qué relación existe entre procedimientos, métodos y políticas? Para saber su relacion debemos tener conocimiento de que es cada uno de ellos Los procedimientos : nos indican como hacer el trabajo que proceso usar es de cir una guía para la acción no para pensar Las políticas : son orientaciones de decisión permanente que se toma sobre asuntos y problemas cuya amplitud viene determinada por los objetivos y limites. Método :es mas detallado que lo procedimientos es la forma de realizar un trabajo tomando en cuenta los objeticos ,instalaciones,tiempo ,costo etc El método nos indica como van relacionadas las etapas a seguir ,en cambio el método nos especifica como se debe realizar una etapa en particular. 4. Indique cuáles son los objetivos secundarios en el estudio y análisis de los procedimientos. Los objetivos secundarios son los siguientes: Eliminar operaciones,combinándolas entre si o suprimiéndolas Cambiar el orden de las operaciones para mayor eficacia Eliminar envios y demoras innecesarias o reducirlo al mínimo. Centralizar las inspecciones para considerar el control interno Eliminar embotellainientos para evitar cuellos de botella(amontonamiento ,difícil fluidez de tramites). Eliminar zigzagueo (en el retorno de un paso a su punto de partida antes de seguir’ adelante). 1. Explique los elementos estructurales de una empresa. 2. ¿Cuál es la metodología fundamental en el análisis de procedimientos? Si el sistema está apuntando adecuadamente la acción realizada obtendrá un resultado, por ejemplo la producción deseada, pero la acción por sí sola no es suficiente. El analista debe asegurar la acción, y con ella los resultados. La forma de lograrlo consiste en usar tres funciones esenciales del sistema Función 1. Autoridad para tomar acción. Función 2. Establecer una memoria sistemática. Función 3. Reportar la acción o el resultado. La metodología fundamental en el análisis de procedimientos debe tomar en consideración las fases siguientes: a) Seleccionar el procedimiento o trabajo que se va a analizar. b) Registrar todos los datos relativos al procedimiento mediante la preparacion de gráficas de flujo. c) Examinar críticamente los datos del procedimiento, teniendo en cuenta el qué, cómo, quién, dónde, cuándo y por qué. d) Desarrollar el procedimiento adecuado, según los objetivos y políticas del organismo de que se trate. e) Implantar el procedimiento propuesto; y mantenerlo actualizado, estableciendo los controles adecuados. 3. ¿De qué trata la fase de examinar críticamente los datos del procedimiento? En esta etapa se debe realizar un estudio o examen crítico de cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron con el propósito de conocer su naturaleza, características y comportamiento, sin perder de vista su relación, interdependencia o interacción interna y con el ambiente, para obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa. Esta mecánica de estudio puede seguir la siguiente secuencia: Conocer Describir Descomponer Examinar criticamente Ordenar cada elemento Definir las relaciones Identificar y explicar su comportamiento Un enfoque muy eficaz en el momento del análisis de los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionarios fundamentales: ¿Qué trabajo se hace? ¿Para qué se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace? ¿Con qué se hace? ¿Cuándo se hace? 8. Cuando ya hemos registrado totalmente el procedimiento y lo hemos diagramado, ¿qué aspectos abarca el análisis crítico del mismo? Cuando ya hemos registrado totalmente el procedimiento y lo hemos diagramado, daremos principio al análisis crítico del mismo (el cual se basa en lo siguiente), en todo procedimiento podemos distinguir dos clases básicas de actividades: 1. Aquellas en que sucede efectivamente algo al procedimiento, se modifica, se le añade algo o se examina. 2. Aquellas en las que no lC OcurrC linda, sino que queda almacenado o inactivo por alguna espera. Las de la primera categoría se pueden dividir en: • Actividades preparatorias. Son actividades no productivas. • Actividades activas. Son las operaciones verdaderamente productivas. de las cuales no se puede prescindir’. • Actividades de salida. Se consideran como actividades no productivas. El análisis se debe iniciar por estas ultimas operaciones, ya que implican almacenamientos y demoras que significan inmovilización de recursos. se basa en hacer una serie de preguntas con el fin de determinar: Al terminar esta etapa tendremos el suficiente conocimiento de las deficiencias del procedimiento analizado como para preparar un procedimiento propuesto, para dar la respuesta aceptada para cada pregunta La grafica nos indica la necesidad de considerar políticas de operación, para llevar a cabo el análisis del proceso de trabajo (flujo operativo, información necesaria, responsabilidad y puestos) y llegar de esta manera a la obtención de alternativas, enseguida viene la programación, control y evaluación en el procedimiento, para 9. Explique con sus propias palabras la figura desarrollo de propuesta Una vez contestadas las preguntas que se plantean en el punto anterior, se deberá registrar y diagramar el procedimiento propuesto, elaborando una comparación con el cual y demostrando las ventajas en ahorro de operaciones y simplificación de las mismas, reducción de transportes y distancias de los mismos, ordenamientos de las demoras innecesarias, ordenamiento de las inspecciones, etcétera. Adoptar el procedimiento Para obtener el procedimiento propuesto Para obtener este punto es necesaria la aprobación de la dirección, y para solicitarla es necesario preparar un informe que contenga básicamente los siguientes puntos: Costos relativos a cada procedimiento, tanto del actual como del propuesto. Costo de la implantación del nuevo procedimiento Decisiones ejecutivas necesarias para implantar el nuevo método. Antes de someterlo a aprobación es preciso discutirlo con el jefe del departamento y lograr su apoyo y colaboración. Por lo tanto, se puede resumir su implantación en los siguientes puntos: Obtener aceptación de los jefes de departamento. Obtener aprobación de la dirección. Obtener la aprobación de los empleados afectados con el cambio. Enseñar el nuevo procedimiento a quienes habrán de aplicarlo. Supervisar su aplicación para asegurarse de que se lleva a cabo según se planeó.
