CLASE SEMANA 10 VIRTUAL LICITACIONES Y CONTRATOS Estimados alumnos, buenos días. En el presente documento encontraran la transcripción básica de los conceptos académicos que se usaron para la realización de la presente clase, los cuales deberán leer y complementar con investigación propia y videoconferencia (Clase 10) para la realización de sus trabajos académicos. Cada grupo de estudiantes debió construir un resumen manuscrito, donde plasmo el ítem, el significado del concepto escrito y la documentación que se requiere presentar de acuerdo a lo leído en cada ítem, para lo cual se anexo el formato guía para la construcción de los resúmenes. La clase de la semana 11 corresponde a la evaluación del 2 periodo académico. Para lo cual deberán enviar la documentación jurídica tramitable (Anexos NO) solicitada en el taller HTI y será esta la segunda nota del segundo corte académico. TALLER HTI (Calificable) Cada grupo debe recopilar la documentación jurídica tramitable solicitada en los pliegos de condiciones (Anexos NO) y enviarla ordenada en archivo PDF al correo [email protected] a más tardar el día 28 de Enero de 2022 (Semana 11 academica). Esta será la entrega de los documentos jurídicos y hará parte de la nota en el 2 corte). La clase de la Semana 10 está dedicada a aclaraciones y ayudas para la consecución y diligenciamiento de la documentación jurídica tramitable a presentar. No olvidar colocar sus nombres y códigos. Gracias. Entre otros los principales documentos que se exigen son: a. Carta de presentación de la propuesta: Formato Documento de la licitación. b. Fotocopia de cedula de ciudadanía: Propia c. Fotocopia de tarjeta profesional: Copiar de página WEB. d. Fotocopia del certificado de vigencia de tarjeta profesional: Copiar de página WEB. e. Fotocopia libreta militar. Propia o N/A. f. Certificado de existencia y representación legal: copiar de página WEB. g. Autorización para contratar: En Certificado de cámara de comercio (bajar página WEB). h. Certificado registro único de proponentes: copiar de página WEB. . i. Certificado de antecedentes disciplinarios: Pagina procuraduría general de la Nación. j. Certificado de responsabilidad fiscal: Pagina Contraloría general de la nación. k. Fotocopia del Rut: Copia de Pagina WEB. l. Garantía de seriedad de la oferta: Copia de página WEB En espera de una mejor situación Social. Definiciones generales a tener en cuenta Participantes y requisitos de admisión de los proponentes Personas Naturales: Generalmente Ingenieros y/o arquitectos con matricula profesional vigente (Para obras civiles y arquitectónicas) y tiempo solicitado en el ejercicio profesional. Personas Jurídicas (Empresas): Las empresas que tengan intención de participar en licitaciones públicas, deberán estar legalmente constituidas para realizar trabajos objeto de la licitación. Ej: Empresas constructoras inscritas para ejecución de obras civiles, no para otras actividades que no tengan que ver con su objeto social de constitución. Personas Jurídicas Temporales): Asociativas (Consorcios y Uniones Los participantes que no cumplan con los requisitos para la participación individual en el concurso licitatorio, podrán asociarse por medio de consorcios y uniones temporales, como ya se ha explicado anteriormente. Las recomendaciones generales son: 1. Si son dos los consorciados nunca colocar igual porcentaje de participación, alguno debe tener poder de decisión. 2. Nunca asocie a un participante de dudosa reputación, esto podría acarearle problemas económicos, como embargos, etc. 3. El representante del consorcio o unión temporal puede ser un tercero. Requisitos particulares de los proponentes asociados: En los pliegos de condiciones se debe colocar especial atención a los requisitos que deben cumplir cada uno de los consorciados. Generalmente son las actividades económicas que desarrollan cada uno de los consorciados, niveles de endeudamiento reflejados en los estados financieros, otros. Documentos Jurídicos Oferta debidamente firmada: La carta de presentación de la oferta (Licitación), debe estar debidamente firmada por el proponente o representante legal de la empresa, consorcio o Unión temporal, so pena de rechazo de la misma. En algunas ocasiones si el representante legal de la empresa o sociedad asociativa no es Arquitecto o Ingeniero Civil, esta carta debe estar avalada por un profesional de alguna de estas dos ramas. Fotocopia Cedula de Ciudadanía: Debe enviarse la fotocopia de las cedulas de cada uno de los participantes y personal profesional propuesto, el no envío de este documento es subsanable. Fotocopia Libreta Militar: No aplica. Pero algunas entidades insisten en solicitarla. Para no entrar en discusiones legales anexar el documento, en caso de que el proponente sea varon menor de 50 años; o presentar certificado WEB. Documento de conformación del consorcio o unión temporal. (%, Representante, facultades, etc.): Este documento debe contener principalmente, el nombre de los consorciados, números de cedula de ciudadanía, porcentajes de participación, debe estar nombrado el representante legal del mismo, dirección de domicilio. Este documento solo lo inscribe en la DIAN el ganador del concurso licitatorio. Allí le asignan el NIT correspondiente para trámites comerciales. Se aclara que para conceptos de tributación cada uno de los consorciados deberá declarar renta según su porcentaje de participación. El consorcio o unión temporal no son responsables de declaración de renta. Se debe colocar especial atención a los formatos incorporados en el documento de la licitación. Certificado expedido por la respectiva cámara de comercio: En caso que el proponente sea una empresa, se deberá presentar el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio en la cual la empresa se encuentra inscrita, y no tener una fecha de expedición mayor a 30 días calendario. En caso de que la licitación exceda el monto autorizado plasmado en el certificado de cámara de comercio, para la firma de contratos, se deberá anexar la autorización al representante legal para firma del contrato, por parte de los socios o junta de la empresa. Se debe cumplir con cada una de las exigencias descritas para este capítulo en el pliego de condiciones, al momento de presentar la oferta. Fotocopia tarjeta profesional: Para todo profesional propuesto, se deberá adjuntar fotocopia de la matricula profesional correspondiente. Este documento acreditara la profesión de la persona propuesta. Fotocopia certificado de vigencia de tarjeta profesional: Este certificado de vigencia deberá adjuntarse para todos los profesionales propuestos en la licitación, La presentación de este documento certificara si existen o no sanciones vigentes para ejercer la profesión a cada uno de los profesionales. Original de la garantía de seriedad de la propuesta o aval bancario: La garantía de seriedad de la propuesta es una póliza o aval bancario, el cual garantiza generalmente por el 10% del valor de la licitación, que el proponente, no se retirara del concurso, una vez entregada su propuesta y cerrada la licitación, igualmente garantiza que en caso de ganar el concurso licitatorio procederá a la firma del contrato y ejecución de la obra, so pena de pagar el 10% del valor de la licitación por incumplimiento de lo establecido anteriormente. Esta póliza debe ir acompañada de las condiciones generales ofrecidas por la compañía de seguros. Certificación expedida sobre pagos correspondientes a los sistemas de seguridad social pago de aportes parafiscales. Deberá generalmente llenarse un anexo incluido en los documentos anexos de los pliegos de la licitación, en donde se expresara bajo gravedad de juramento que cada participante en la licitación ha cumplido con los pagos a los sistemas de salud, pensión, parafiscales, etc., propio y de sus empleados. En caso de poseer deudas con estas entidades prestadoras de servicios, deberá informarse en dicho formulario. Igualmente podrá anexarse copia del último pago realizado al PILA. Declaración juramentada de pagos correspondientes a los sistemas de seguridad social y aportes parafiscales “Anexo”: Ídem anterior, pero en anexo diferente. RUP. (Certificado de Inscripción, calificación y clasificación en el REGISTRO UNICO DE PROPONENTES). Este certificado deberá incluirse en la licitación y deberá verificarse que los códigos de clasificación solicitados para la participación de la licitación sean los correspondientes al propio certificado de cada proponente. Debe verificarse la fecha de expedición del certificado y constatar que se encuentra vigente. La vigencia por cada inscripción del RUP es de 1 año. Acreditación clasificación en UNSPC (Codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas). Explicado en documentos anteriores. Certificado de antecedentes disciplinarios: Este certificado se puede tramitar y obtener por página WEB (Procuraduría General de la Nación), es de carácter gratuito, y en el se establece que la persona de la cedula consultada posee o no sanciones para contratar con entidades del estado Colombiano. Certificado de responsabilidad fiscal: Este certificado se puede tramitar y obtener por página WEB (Contraloría General de la Nación), es de carácter gratuito, y en él se establece que la persona de la cedula consultada posee o no sanciones pecuniarias y restricciones para contratar con entidades del estado Colombiano. Fotocopia del RUT: Registro Único tributario: Toda persona mayor de edad que labore dentro del territorio Nacional, deberá poseer inscripción al registro único tributario en la DIAN. Para que toda persona que realice una labor y sea su pago reconocido como un gasto ante la DIAN, deberá presentar certificado RUT, como constancia de su inscripción. Si se llegase a cancelar un valor por concepto de prestación de servicios a alguna persona que no posea el RUT, este gasto no será reconocido por la DIAN y por consiguiente será llevado a utilidades, con su respectivo impuesto. ACUERDO COMERCIAL Acuerdos comerciales: Se refiere a los países con los que Colombia posee acuerdos comerciales, por lo tanto los productos que provengan de dichos países serán considerados legales durante la ejecución del contrato. ENTIDAD ESTATAL INCLUIDA CANADA CHILE EL SALVADOR ESTADOS UNIDOS GUATEMALA NO SI NO NO SI HONDURAS LIECHTENSTEIN MEXICO SUIZA UNION EUROPERA NO NO NO NO NO PRESUPUESTO DEL PROCESO DE CONTRATACION SUPERIOR AL VALOR DEL ACUERDO COMERCIAL N/A SI N/A N/A NO INCLUYE VALORES N/A N/A N/A N/A N/A EXCEPCION APLICABLE AL PROCESO DE OCNTRATACION PROCESO DE OCNTRATACION CUBIERTO POR EL AUCERDO COMERCIAL N/A NO N/A N/A NO NO SI NO NO SI N/A N/A N/A N/A N/A NO NO NO NO NO COMUNIDAD SI NO INCLUYE NO ANDINA DE VALORES NACIONES En consecuencia, los bienes y servicios de CHILE Y GUATEMALA, reciben trato nacional. SI Comunidad Andina: En cuanto al principio de trato nacional y no discriminación, que deben ser aplicados a los prestadores de servicios de Bolivia, Ecuador y Perú. Orden de Elegibilidad y Adjudicación: Explicado en el capítulo de Evaluación de la propuesta. Evaluación Jurídica (Habilitante) La evaluación jurídica califica la presentación de los documentos jurídicos como Cedulas de ciudadanía, certificados de existencia y representación legal de empresas, documentos de conformación de consorcios o uniones temporales, pólizas de seriedad de oferta, etc. Y está a cargo generalmente de abogados. Algunos de estos documentos son habilitantes, quiere decir que el no presentarlos puede acarrear la descalificación de la oferta y salir de la licitación. Evaluación financiera (Habilitante). Prácticamente la documentación financiera es la que históricamente más descalifica proponentes. Por lo tanto hay que presentar los 5 estados financieros obligatorios por ley MAS LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS. Firmados y certificados si es el caso por un revisor fiscal. El contador y el revisor fiscal, deben estar al día con su certificado de vigencia. Evaluación Técnica (Habilitante). La evaluación técnica para licitaciones de obras civiles y arquitectónicas, generalmente está a cargo de Ingenieros civiles y Arquitectos. Hay que colocar espacial atención al llenado de los formatos técnicos que están establecidos en el pliego de condiciones, y a la documentación anexa que soporta lo escrito en los anexos técnicos. Por ejemplo: Copia de las matriculas profesionales acompañadas por sus respectivos certificados de vigencia, Facturas de propiedad o tarjeta de operación de maquinaria ofrecida, etc. Algunos documentos técnicos son también habilitantes. La falsedad en alguno de estos documentos se constituye en falsedad en documento público, por lo tanto es un delito castigable por la justicia. En el documento de la clase anterior, se explicó ampliamente los conceptos de: a. Experiencia general o probable b. Experiencia especifica c. Equipo de trabajo ofrecido (Director, residentes, etc.). Capacidad residual de contratación Es el valor autorizado a contratar según el valor consignado en el certificado de registro único de proponentes en cámara de comercio MENOS los valores de las obras que el proponente tiene en ejecución y/o que no se encuentran liquidadas. Causales de rechazo y eliminación de propuestas (Pliego): En el pliego de condiciones están establecidas la mayoría de las causales de rechazo de la propuesta. Sin embargo existen normas y leyes que establecen la forma de presentación de algunos documentos, que al no presentarse de acuerdo a las normas establecidas, la propuesta puede ser rechazada. Un ejemplo claro de esta situación son los documentos financieros, los cuales poseen normas propias establecidas para su presentación y deben presentarse de acuerdo a estas so pena de rechazo de la propuesta. Es indispensable asesorarse con un contador publico que posea experiencia en presentación de licitaciones y posea conocimiento de las normas internacionales para presentación de estados financieros. Riesgos: A continuación se anexa parte de la matriz de riesgos de una obra como ejemplo de su construcción y contenido. Garantías: Las garantías son pólizas o avales bancarios que protegen y benefician a la entidad contratante en ocasión de incumplimientos y demandas atribuibles al contratista. A continuación se presentan las más comúnmente exigidas. Garantía de Seriedad de la oferta: Original de la garantía de seriedad de la propuesta o aval bancario: La garantía de seriedad de la propuesta es una póliza o aval bancario, el cual garantiza generalmente por el 10% del valor de la licitación, que el proponente, no se retirara del concurso, una vez entregada su propuesta y cerrada la licitación, igualmente garantiza que en caso de ganar el concurso licitatorio procederá a la firma del contrato y ejecución de la obra, so pena de pagar el 10% del valor de la licitación por incumplimiento de lo establecido anteriormente. Esta póliza debe ir acompañada de las condiciones generales ofrecidas por la compañía de seguros. Responsabilidad Civil Extracontractual: Esta garantía cubre de los costos de posibles demandas laborales al contratante atribuibles al contratista. Garantía de Cumplimiento: Esta garantía cubre los costos económicos derivados por el incumplimiento del contratista con ocasión de la entrega a tiempo de las obras contratadas. Garantía de Calidad y estabilidad de obra: Esta garantía cubre la calidad de la obra y estabilidad por las obras construidas y responsabiliza al constructor por un tiempo de 5 años. Garantía de Anticipo: Esta garantía cubre valor del dinero entregado anticipadamente al contratista para ser invertido en la obra o labor y su cubrimiento es por el tiempo de ejecución de la obra o labor. Como ejemplo encontramos la siguiente tabla: Condiciones Generales del contrato. Suscripción, perfeccionamiento y legalización del contrato. Explicado en documento clase anterior. Se le llama Suscripción, perfeccionamiento y legalización del contrato al acto de firma del contrato entre las partes, a la presentación de los documentos que soportan la legalidad del contrato (Cedula de ciudadanía, Acta de nombramiento del ordenador del gasto, etc) y al pago de emolumentos de ley, como publicación en diario oficial del contrato, impuestos, etc. Vigilancia del contrato (Supervisor Entidad): Explicado en documento clase anterior. Una vez suscrito y legalizado el contrato, la entidad contratante procederá a nombrar un funcionario público idóneo en el tema contratado como supervisor del contrato. Este funcionario supervisara las acciones del contratista y del interventor de obra. Sera responsable igualmente por los sucesos administrativos que sucedan durante el transcurso de la obra y actos que estén soportados por documentos en donde se encuentre su firma como autorización. Interpretación, modificación, Terminación Unilateral del contrato (Solamente la entidad contratante). Explicado en documento clase anterior: Únicamente la entidad contratante, a través del ordenador del gasto, podrá modificar y terminar unilateralmente el contrato. Para la interpretación de las diferencias que se presenten entre la entidad contratante y el contratista y se consideran insalvables, se podrá acudir a un tribunal de arbitramento. Prohibición de Cesión del contrato (Autorizado o prohibido). Explicado en documento clase anterior: Se podrá ceder el contrato a un tercero únicamente con autorización de la entidad contratante. El nuevo contratista deberá cumplir con las exigencias establecidas en el pliego de condiciones para que se le pueda ceder el contrato. Solamente se podrá ceder el contrato con ocasión de circunstancias de fuerza mayor, como incapacidad de continuar con la ejecución del contrato por parte del contratista quien se ganó el concurso licitatorio. Caducidad del contrato. Explicado en documento clase anterior. Una vez declarada la caducidad del contrato, podrá la aseguradora decidir si cancela el valor asegurado en póliza por concepto de incumplimiento o podrá esta seguir con la obra hasta su terminación. Suspensión temporal del contrato. Explicado en documento clase anterior. Del acto de suspensión del contrato se deberá suscribir un acta donde se expliquen los motivos de la suspensión y su tiempo y otra al momento de reiniciación de actividades, la cual se denomina acta de reiniciación de obra. Durante la ejecución del contrato podrán suscribirse las cantidades de actas de suspensión, que sean necesarias. Liquidación del contrato. Explicado en documento clase anterior: Con el acta de liquidación se declaran a paz y salvo las partes y se libera el cupo de capacidad de contratación registrado en el certificado del Registro único de Proponentes RUP. Para este caso se determina el tiempo de 4 meses para realizar la liquidación del contrato Multas. Explicado en documento clase anterior: Además de las multas pecuniarias explicadas en documentos anteriores, al contratista que se le impongan multas podrá ser sancionado disciplinariamente por la procuraduría y registrada la sanción en el copnia quien registrara el tiempo de sanción en el certificado de sanción pecuniaria (En caso de caducidad o incumplimiento). Explicado en documento clase anterior Para este caso 10% del valor del contrato Impuestos y derechos. El contratista ganador al momento de construir su propuesta, deberá calcular e incluir en el AIU (sección A), los valores correspondientes a los valores de los impuestos a cancelar y deducciones a que haya lugar. Si no se realiza el anterior calculo, el porcentaje de Utilidad se verá afectado. Iniciación del contrato (Una vez perfeccionado suscripción del acta de inicio) “supervisor o interventoría, o los dos”: Explicado en documento clase anterior: Se deberá al momento de suscripción (firma), del acta de iniciación de obras colocar espacial atención a la fecha. Esta debe ser al día de firma del acta. Para este caso la iniciación de las actividades de obra deberán realizarse antes de 15 dias calendario contados desde la fecha de legalización del contrato Contrato. Suscripción, perfeccionamiento y legalización: Se refiere a la firma del contrato entre las partes y presentación de los documentos legales que lo conforman (Presentación de Pólizas “Calidad, cumplimiento, Buen manejo del anticipo y responsabilidad civil extracontractual”), recibo de pago de la publicación del contrato, recibo de pago del impuesto de timbre y demás impuestos que contengan las ordenanzas del municipio, departamento o nación. Caducidad del contrato: Si el contratista no Hubiere terminado la obra dentro del tiempo establecido por el contratante, la entidad contratante podrá declarar el incumplimiento por parte del contratista, y tendrá derecho a imponer las multas pecuniarias establecidas en el contrato. Suspensión temporal del contrato: En el caso que se presentase un caso fortuito y le sea imposible adelantar o ejecutar trabajos al contratista, se podrá declarar una suspensión temporal del contrato por medio de acta suscrita, por el término que dure la situación. Es de aclarar que en tiempo de suspensión, no se pueden adelantar trabajos operativos en la obra. Liquidación del contrato: Una vez terminada la obra, realizada el acta de entrega final y presentada la documentación final por parte del contratista (Pólizas de estabilidad ampliadas, Paz y salvos laborales, paz y salvos de pagos parafiscales, etc), se procederá a construir y firmar entra las partes, el acta de liquidación, en donde se declarara el paz y salvo por todo concepto entre las partes. Una vez firmada esta acta, el contratista podrá presentar la cuenta final, que generalmente es del 10% del valor del contrato. Glosario Plazo de ejecución: Tiempo estipulado para ejecutar la obra Lugar de ejecución: Sitio en donde se construirá la obra. Presupuesto oficial: Valor del contrato estimado por la entidad contratante. Las propuestas no podrán superar dicho valor so pena de ser rechazadas. Apropiación presupuestal: Certificado de disponibilidad presupuestal en donde consta que el valor de la obra se encuentra incluido en el plan de gastos y presupuesto de la entidad contratante. Anticipo: Dinero anticipado que la entidad contratante le gira al contratista para gastos de inicio de obra. Este dinero solo podrá ser gastado en costos operativos de la obra (compra de materiales, pago de mano de obra, pago de transportes, etc.), y con autorización de la interventoría. Forma de pago: La entidad contratante estipulara en el contrato la manera y los tiempos en que le pagara al contratista por los trabajos ejecutados. Por ejemplo: Pago contra entrega, o anticipo y pago por actas parciales, o pagos parciales sin anticipo, etc. Obligaciones del oferente: En el contrato se estipulara en clausula específica, las obligaciones que debe cumplir el contratista. (Buscar en el documento de la licitación en anexo contrato). Interventoría y supervisión: La función de la interventoría será la de ejercer un control técnico, administrativo y financiero sobre los recursos y especificaciones técnicas derivadas de los contratos de consultoría y obra. Cronograma del proceso: (Explicado Clase II) TALLER HTI (Calificable 2 corte) Cada grupo debe recopilar la documentación jurídica tramitable solicitada en los pliegos de condiciones (Anexos NO) y enviarla ordenada en archivo PDF al correo [email protected] a mas tardar el dia 28 de Enero de 2022 (Semana 11 académica). Esta será la entrega de los documentos jurídicos y hará parte de la nota en el 2 corte). La clase de la Semana 11 se dedicara a aclaraciones y ayudas para la consecución y diligenciamiento de la documentación a presentar. No olvidar colocar sus nombres y códigos. Gracias.
