Licitaciones y Contratos: Guía de Documentación Legal

CLASE SEMANA 10 VIRTUAL
LICITACIONES Y CONTRATOS
Estimados alumnos, buenos días.
En el presente documento encontraran la transcripción básica de los conceptos
académicos que se usaron para la realización de la presente clase, los cuales
deberán leer y complementar con investigación propia y videoconferencia (Clase
10) para la realización de sus trabajos académicos.
Cada grupo de estudiantes debió construir un resumen manuscrito, donde
plasmo el ítem, el significado del concepto escrito y la documentación que se
requiere presentar de acuerdo a lo leído en cada ítem, para lo cual se anexo el
formato guía para la construcción de los resúmenes.
La clase de la semana 11 corresponde a la evaluación del 2 periodo académico.
Para lo cual deberán enviar la documentación jurídica tramitable (Anexos NO)
solicitada en el taller HTI y será esta la segunda nota del segundo corte
académico.
TALLER HTI (Calificable)
Cada grupo debe recopilar la documentación jurídica tramitable solicitada en los
pliegos de condiciones (Anexos NO) y enviarla ordenada en archivo PDF al
correo [email protected] a más tardar el día 28 de Enero
de 2022 (Semana 11 academica).
Esta será la entrega de los documentos jurídicos y hará parte de la nota en el 2
corte).
La clase de la Semana 10 está dedicada a aclaraciones y ayudas para la
consecución y diligenciamiento de la documentación jurídica tramitable a
presentar.
No olvidar colocar sus nombres y códigos. Gracias.
Entre otros los principales documentos que se exigen son:
a. Carta de presentación de la propuesta: Formato
Documento de la licitación.
b. Fotocopia de cedula de ciudadanía: Propia
c. Fotocopia de tarjeta profesional: Copiar de
página WEB.
d. Fotocopia del certificado de vigencia de tarjeta
profesional: Copiar de página WEB.
e. Fotocopia libreta militar. Propia o N/A.
f. Certificado de existencia y representación
legal: copiar de página WEB.
g. Autorización para contratar: En Certificado de
cámara de comercio (bajar página WEB).
h. Certificado registro único de proponentes:
copiar de página WEB. .
i. Certificado de antecedentes disciplinarios:
Pagina procuraduría general de la Nación.
j. Certificado de responsabilidad fiscal: Pagina
Contraloría general de la nación.
k. Fotocopia del Rut: Copia de Pagina WEB.
l. Garantía de seriedad de la oferta: Copia de
página WEB
En espera de una mejor situación Social.
Definiciones generales a tener en cuenta
Participantes y requisitos de admisión de los proponentes

Personas Naturales:
Generalmente Ingenieros y/o arquitectos con matricula profesional vigente (Para
obras civiles y arquitectónicas) y tiempo solicitado en el ejercicio profesional.

Personas Jurídicas (Empresas):
Las empresas que tengan intención de participar en licitaciones públicas, deberán
estar legalmente constituidas para realizar trabajos objeto de la licitación.
Ej: Empresas constructoras inscritas para ejecución de obras civiles, no para otras
actividades que no tengan que ver con su objeto social de constitución.

Personas Jurídicas
Temporales):
Asociativas
(Consorcios
y
Uniones
Los participantes que no cumplan con los requisitos para la participación individual
en el concurso licitatorio, podrán asociarse por medio de consorcios y uniones
temporales, como ya se ha explicado anteriormente.
Las recomendaciones generales son: 1. Si son dos los consorciados nunca
colocar igual porcentaje de participación, alguno debe tener poder de decisión. 2.
Nunca asocie a un participante de dudosa reputación, esto podría acarearle
problemas económicos, como embargos, etc. 3. El representante del consorcio o
unión temporal puede ser un tercero.

Requisitos particulares de los proponentes asociados:
En los pliegos de condiciones se debe colocar especial atención a los requisitos
que deben cumplir cada uno de los consorciados. Generalmente son las
actividades económicas que desarrollan cada uno de los consorciados, niveles de
endeudamiento reflejados en los estados financieros, otros.
Documentos Jurídicos

Oferta debidamente firmada:
La carta de presentación de la oferta (Licitación), debe estar debidamente firmada
por el proponente o representante legal de la empresa, consorcio o Unión
temporal, so pena de rechazo de la misma.
En algunas ocasiones si el representante legal de la empresa o sociedad
asociativa no es Arquitecto o Ingeniero Civil, esta carta debe estar avalada por un
profesional de alguna de estas dos ramas.

Fotocopia Cedula de Ciudadanía:
Debe enviarse la fotocopia de las cedulas de cada uno de los participantes y
personal profesional propuesto, el no envío de este documento es subsanable.

Fotocopia Libreta Militar:
No aplica. Pero algunas entidades insisten en solicitarla. Para no entrar en
discusiones legales anexar el documento, en caso de que el proponente sea varon
menor de 50 años; o presentar certificado WEB.

Documento de conformación del consorcio o unión temporal.
(%, Representante, facultades, etc.):
Este documento debe contener principalmente, el nombre de los consorciados,
números de cedula de ciudadanía, porcentajes de participación, debe estar
nombrado el representante legal del mismo, dirección de domicilio. Este
documento solo lo inscribe en la DIAN el ganador del concurso licitatorio. Allí le
asignan el NIT correspondiente para trámites comerciales. Se aclara que para
conceptos de tributación cada uno de los consorciados deberá declarar renta
según su porcentaje de participación. El consorcio o unión temporal no son
responsables de declaración de renta.
Se debe colocar especial atención a los formatos incorporados en el documento
de la licitación.

Certificado expedido por la respectiva cámara de comercio:
En caso que el proponente sea una empresa, se deberá presentar el certificado de
existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio en la cual la
empresa se encuentra inscrita, y no tener una fecha de expedición mayor a 30
días calendario.
En caso de que la licitación exceda el monto autorizado plasmado en el certificado
de cámara de comercio, para la firma de contratos, se deberá anexar la
autorización al representante legal para firma del contrato, por parte de los socios
o junta de la empresa.
Se debe cumplir con cada una de las exigencias descritas para este capítulo en el
pliego de condiciones, al momento de presentar la oferta.

Fotocopia tarjeta profesional:
Para todo profesional propuesto, se deberá adjuntar fotocopia de la matricula
profesional correspondiente. Este documento acreditara la profesión de la persona
propuesta.

Fotocopia certificado de vigencia de tarjeta profesional:
Este certificado de vigencia deberá adjuntarse para todos los profesionales
propuestos en la licitación, La presentación de este documento certificara si
existen o no sanciones vigentes para ejercer la profesión a cada uno de los
profesionales.

Original de la garantía de seriedad de la propuesta o aval
bancario:
La garantía de seriedad de la propuesta es una póliza o aval bancario, el cual
garantiza generalmente por el 10% del valor de la licitación, que el proponente, no
se retirara del concurso, una vez entregada su propuesta y cerrada la licitación,
igualmente garantiza que en caso de ganar el concurso licitatorio procederá a la
firma del contrato y ejecución de la obra, so pena de pagar el 10% del valor de la
licitación por incumplimiento de lo establecido anteriormente.
Esta póliza debe ir acompañada de las condiciones generales ofrecidas por la
compañía de seguros.

Certificación expedida sobre pagos correspondientes a los
sistemas de seguridad social pago de aportes parafiscales.
Deberá generalmente llenarse un anexo incluido en los documentos anexos de los
pliegos de la licitación, en donde se expresara bajo gravedad de juramento que
cada participante en la licitación ha cumplido con los pagos a los sistemas de
salud, pensión, parafiscales, etc., propio y de sus empleados.
En caso de poseer deudas con estas entidades prestadoras de servicios, deberá
informarse en dicho formulario.
Igualmente podrá anexarse copia del último pago realizado al PILA.

Declaración juramentada de pagos correspondientes a los
sistemas de seguridad social y aportes parafiscales “Anexo”:
Ídem anterior, pero en anexo diferente.

RUP. (Certificado de Inscripción, calificación y clasificación en
el REGISTRO UNICO DE PROPONENTES).
Este certificado deberá incluirse en la licitación y deberá verificarse que los
códigos de clasificación solicitados para la participación de la licitación sean los
correspondientes al propio certificado de cada proponente.
Debe verificarse la fecha de expedición del certificado y constatar que se
encuentra vigente.
La vigencia por cada inscripción del RUP es de 1 año.

Acreditación clasificación en UNSPC (Codificación de bienes y
servicios de acuerdo con el código estándar de productos y
servicios de Naciones Unidas).
Explicado en documentos anteriores.

Certificado de antecedentes disciplinarios:
Este certificado se puede tramitar y obtener por página WEB (Procuraduría
General de la Nación), es de carácter gratuito, y en el se establece que la persona
de la cedula consultada posee o no sanciones para contratar con entidades del
estado Colombiano.

Certificado de responsabilidad fiscal:
Este certificado se puede tramitar y obtener por página WEB (Contraloría General
de la Nación), es de carácter gratuito, y en él se establece que la persona de la
cedula consultada posee o no sanciones pecuniarias y restricciones para contratar
con entidades del estado Colombiano.

Fotocopia del RUT:
Registro Único tributario: Toda persona mayor de edad que labore dentro del
territorio Nacional, deberá poseer inscripción al registro único tributario en la DIAN.
Para que toda persona que realice una labor y sea su pago reconocido como un
gasto ante la DIAN, deberá presentar certificado RUT, como constancia de su
inscripción. Si se llegase a cancelar un valor por concepto de prestación de
servicios a alguna persona que no posea el RUT, este gasto no será reconocido
por la DIAN y por consiguiente será llevado a utilidades, con su respectivo
impuesto.

ACUERDO
COMERCIAL
Acuerdos comerciales:
Se refiere a los países con los que Colombia
posee acuerdos comerciales, por lo tanto los
productos que provengan de dichos países serán
considerados legales durante la ejecución del
contrato.
ENTIDAD ESTATAL
INCLUIDA
CANADA
CHILE
EL SALVADOR
ESTADOS UNIDOS
GUATEMALA
NO
SI
NO
NO
SI
HONDURAS
LIECHTENSTEIN
MEXICO
SUIZA
UNION EUROPERA
NO
NO
NO
NO
NO
PRESUPUESTO DEL
PROCESO DE
CONTRATACION
SUPERIOR AL VALOR
DEL ACUERDO
COMERCIAL
N/A
SI
N/A
N/A
NO INCLUYE
VALORES
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
EXCEPCION
APLICABLE AL
PROCESO DE
OCNTRATACION
PROCESO DE
OCNTRATACION
CUBIERTO POR EL
AUCERDO
COMERCIAL
N/A
NO
N/A
N/A
NO
NO
SI
NO
NO
SI
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
NO
NO
NO
NO
NO
COMUNIDAD
SI
NO INCLUYE
NO
ANDINA DE
VALORES
NACIONES
En consecuencia, los bienes y servicios de CHILE Y GUATEMALA, reciben trato nacional.
SI
Comunidad Andina: En cuanto al principio de trato nacional y no discriminación, que deben ser aplicados a los
prestadores de servicios de Bolivia, Ecuador y Perú.

Orden de Elegibilidad y Adjudicación:
Explicado en el capítulo de Evaluación de la propuesta.

Evaluación Jurídica (Habilitante)
La evaluación jurídica califica la presentación de los documentos jurídicos como
Cedulas de ciudadanía, certificados de existencia y representación legal de
empresas, documentos de conformación de consorcios o uniones temporales,
pólizas de seriedad de oferta, etc. Y está a cargo generalmente de abogados.
Algunos de estos documentos son habilitantes, quiere decir que el no presentarlos
puede acarrear la descalificación de la oferta y salir de la licitación.

Evaluación financiera (Habilitante).
Prácticamente la documentación financiera es la que históricamente más
descalifica proponentes. Por lo tanto hay que presentar los 5 estados financieros
obligatorios por ley MAS LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS.
Firmados y certificados si es el caso por un revisor fiscal. El contador y el revisor
fiscal, deben estar al día con su certificado de vigencia.

Evaluación Técnica (Habilitante).
La evaluación técnica para licitaciones de obras civiles y arquitectónicas,
generalmente está a cargo de Ingenieros civiles y Arquitectos. Hay que colocar
espacial atención al llenado de los formatos técnicos que están establecidos en el
pliego de condiciones, y a la documentación anexa que soporta lo escrito en los
anexos técnicos.
Por ejemplo: Copia de las matriculas profesionales acompañadas por sus
respectivos certificados de vigencia, Facturas de propiedad o tarjeta de operación
de maquinaria ofrecida, etc. Algunos documentos técnicos son también
habilitantes. La falsedad en alguno de estos documentos se constituye en falsedad
en documento público, por lo tanto es un delito castigable por la justicia.
En el documento de la clase anterior, se explicó ampliamente los conceptos de:
a. Experiencia general o probable
b. Experiencia especifica
c. Equipo de trabajo ofrecido (Director, residentes,
etc.).

Capacidad residual de contratación
Es el valor autorizado a contratar según el valor consignado en el certificado de
registro único de proponentes en cámara de comercio MENOS los valores de las
obras que el proponente tiene en ejecución y/o que no se encuentran liquidadas.

Causales de rechazo y eliminación de propuestas (Pliego):
En el pliego de condiciones están establecidas la mayoría de las causales de
rechazo de la propuesta. Sin embargo existen normas y leyes que establecen la
forma de presentación de algunos documentos, que al no presentarse de acuerdo
a las normas establecidas, la propuesta puede ser rechazada. Un ejemplo claro de
esta situación son los documentos financieros, los cuales poseen normas propias
establecidas para su presentación y deben presentarse de acuerdo a estas so
pena de rechazo de la propuesta.
Es indispensable asesorarse con un contador publico que posea experiencia en
presentación de licitaciones y posea conocimiento de las normas internacionales
para presentación de estados financieros.

Riesgos: A continuación se anexa parte de la matriz de riesgos de
una obra como ejemplo de su construcción y contenido.

Garantías:
Las garantías son pólizas o avales bancarios que protegen y
benefician a la entidad contratante en ocasión de incumplimientos y
demandas atribuibles al contratista. A continuación se presentan las
más comúnmente exigidas.
Garantía de Seriedad de la oferta:
Original de la garantía de seriedad de la propuesta o aval bancario:
La garantía de seriedad de la propuesta es una póliza o aval
bancario, el cual garantiza generalmente por el 10% del valor de la
licitación, que el proponente, no se retirara del concurso, una vez
entregada su propuesta y cerrada la licitación, igualmente garantiza
que en caso de ganar el concurso licitatorio procederá a la firma del
contrato y ejecución de la obra, so pena de pagar el 10% del valor de
la licitación por incumplimiento de lo establecido anteriormente.
Esta póliza debe ir acompañada de las condiciones generales
ofrecidas por la compañía de seguros.
Responsabilidad Civil Extracontractual:
Esta garantía cubre de los costos de posibles demandas laborales al
contratante atribuibles al contratista.
Garantía de Cumplimiento:
Esta garantía cubre los costos económicos derivados por el
incumplimiento del contratista con ocasión de la entrega a tiempo de
las obras contratadas.
Garantía de Calidad y estabilidad de obra:
Esta garantía cubre la calidad de la obra y estabilidad por las obras
construidas y responsabiliza al constructor por un tiempo de 5 años.
Garantía de Anticipo:
Esta garantía cubre valor del dinero entregado anticipadamente al
contratista para ser invertido en la obra o labor y su cubrimiento es
por el tiempo de ejecución de la obra o labor.
Como ejemplo encontramos la siguiente tabla:
Condiciones Generales del contrato.

Suscripción, perfeccionamiento y legalización del contrato.
Explicado en documento clase anterior. Se le llama Suscripción,
perfeccionamiento y legalización del contrato al acto de firma del contrato entre las
partes, a la presentación de los documentos que soportan la legalidad del contrato
(Cedula de ciudadanía, Acta de nombramiento del ordenador del gasto, etc) y al
pago de emolumentos de ley, como publicación en diario oficial del contrato,
impuestos, etc.

Vigilancia del contrato (Supervisor Entidad):
Explicado en documento clase anterior. Una vez suscrito y legalizado el contrato,
la entidad contratante procederá a nombrar un funcionario público idóneo en el
tema contratado como supervisor del contrato. Este funcionario supervisara las
acciones del contratista y del interventor de obra. Sera responsable igualmente por
los sucesos administrativos que sucedan durante el transcurso de la obra y actos
que estén soportados por documentos en donde se encuentre su firma como
autorización.

Interpretación, modificación, Terminación Unilateral del contrato
(Solamente la entidad contratante).
Explicado en documento clase anterior: Únicamente la entidad contratante, a
través del ordenador del gasto, podrá modificar y terminar unilateralmente el
contrato. Para la interpretación de las diferencias que se presenten entre la
entidad contratante y el contratista y se consideran insalvables, se podrá acudir a
un tribunal de arbitramento.

Prohibición de Cesión del contrato (Autorizado o prohibido).
Explicado en documento clase anterior: Se podrá ceder el contrato a un tercero
únicamente con autorización de la entidad contratante. El nuevo contratista deberá
cumplir con las exigencias establecidas en el pliego de condiciones para que se le
pueda ceder el contrato.
Solamente se podrá ceder el contrato con ocasión de circunstancias de fuerza
mayor, como incapacidad de continuar con la ejecución del contrato por parte del
contratista quien se ganó el concurso licitatorio.

Caducidad del contrato.
Explicado en documento clase anterior. Una vez declarada la caducidad del
contrato, podrá la aseguradora decidir si cancela el valor asegurado en póliza por
concepto de incumplimiento o podrá esta seguir con la obra hasta su terminación.

Suspensión temporal del contrato.
Explicado en documento clase anterior. Del acto de suspensión del contrato se
deberá suscribir un acta donde se expliquen los motivos de la suspensión y su
tiempo y otra al momento de reiniciación de actividades, la cual se denomina acta
de reiniciación de obra. Durante la ejecución del contrato podrán suscribirse las
cantidades de actas de suspensión, que sean necesarias.

Liquidación del contrato.
Explicado en documento clase anterior: Con el acta de liquidación se declaran a
paz y salvo las partes y se libera el cupo de capacidad de contratación registrado
en el certificado del Registro único de Proponentes RUP.
Para este caso se determina el tiempo de 4 meses para realizar la liquidación del
contrato

Multas.
Explicado en documento clase anterior: Además de las multas pecuniarias
explicadas en documentos anteriores, al contratista que se le impongan multas
podrá ser sancionado disciplinariamente por la procuraduría y registrada la
sanción en el copnia quien registrara el tiempo de sanción en el certificado de

sanción pecuniaria (En caso de caducidad o incumplimiento).
Explicado en documento clase anterior
Para este caso 10% del valor del contrato

Impuestos y derechos.
El contratista ganador al momento de construir su propuesta, deberá calcular e
incluir en el AIU (sección A), los valores correspondientes a los valores de los
impuestos a cancelar y deducciones a que haya lugar.
Si no se realiza el anterior calculo, el porcentaje de Utilidad se verá afectado.

Iniciación del contrato (Una vez perfeccionado suscripción del acta de
inicio) “supervisor o interventoría, o los dos”:
Explicado en documento clase anterior: Se deberá al momento de suscripción
(firma), del acta de iniciación de obras colocar espacial atención a la fecha. Esta
debe ser al día de firma del acta.
Para este caso la iniciación de las actividades de obra deberán realizarse antes de
15 dias calendario contados desde la fecha de legalización del contrato

Contrato.
Suscripción, perfeccionamiento y legalización:
Se refiere a la firma del contrato entre las partes y
presentación de los documentos legales que lo conforman
(Presentación de Pólizas “Calidad, cumplimiento, Buen manejo
del anticipo y responsabilidad civil extracontractual”), recibo de
pago de la publicación del contrato, recibo de pago del
impuesto de timbre y demás impuestos que contengan las
ordenanzas del municipio, departamento o nación.
Caducidad del contrato: Si el contratista no Hubiere
terminado la obra dentro del tiempo establecido por el
contratante, la entidad contratante podrá declarar el
incumplimiento por parte del contratista, y tendrá derecho a
imponer las multas pecuniarias establecidas en el contrato.
Suspensión temporal del contrato: En el caso que se
presentase un caso fortuito y le sea imposible adelantar o
ejecutar trabajos al contratista, se podrá declarar una
suspensión temporal del contrato por medio de acta suscrita,
por el término que dure la situación. Es de aclarar que en
tiempo de suspensión, no se pueden adelantar trabajos
operativos en la obra.
Liquidación del contrato: Una vez terminada la obra,
realizada el acta de entrega final y presentada la
documentación final por parte del contratista (Pólizas de
estabilidad ampliadas, Paz y salvos laborales, paz y salvos de
pagos parafiscales, etc), se procederá a construir y firmar
entra las partes, el acta de liquidación, en donde se declarara
el paz y salvo por todo concepto entre las partes. Una vez
firmada esta acta, el contratista podrá presentar la cuenta final,
que generalmente es del 10% del valor del contrato.
Glosario
Plazo de ejecución: Tiempo estipulado para ejecutar la
obra
Lugar de ejecución: Sitio en donde se construirá la
obra.
Presupuesto oficial: Valor del contrato estimado por la
entidad contratante. Las propuestas no podrán superar
dicho valor so pena de ser rechazadas.
Apropiación
presupuestal:
Certificado
de
disponibilidad presupuestal en donde consta que el
valor de la obra se encuentra incluido en el plan de
gastos y presupuesto de la entidad contratante.
Anticipo: Dinero anticipado que la entidad contratante
le gira al contratista para gastos de inicio de obra. Este
dinero solo podrá ser gastado en costos operativos de
la obra (compra de materiales, pago de mano de obra,
pago de transportes, etc.), y con autorización de la
interventoría.
Forma de pago: La entidad contratante estipulara en el
contrato la manera y los tiempos en que le pagara al
contratista por los trabajos ejecutados. Por ejemplo:
Pago contra entrega, o anticipo y pago por actas
parciales, o pagos parciales sin anticipo, etc.
Obligaciones del oferente: En el contrato se estipulara
en clausula específica, las obligaciones que debe
cumplir el contratista. (Buscar en el documento de la
licitación en anexo contrato).

Interventoría y supervisión:
La función de la interventoría será la de ejercer un control técnico, administrativo y
financiero sobre los recursos y especificaciones técnicas derivadas de los
contratos de consultoría y obra.

Cronograma del proceso: (Explicado Clase II)
TALLER HTI (Calificable 2 corte)
Cada grupo debe recopilar la documentación jurídica tramitable solicitada en los
pliegos de condiciones (Anexos NO) y enviarla ordenada en archivo PDF al
correo [email protected] a mas tardar el dia 28 de Enero
de 2022 (Semana 11 académica). Esta será la entrega de los documentos
jurídicos y hará parte de la nota en el 2 corte).
La clase de la Semana 11 se dedicara a aclaraciones y ayudas para la
consecución y diligenciamiento de la documentación a presentar.
No olvidar colocar sus nombres y códigos. Gracias.