Buenas tardes según la solicitud de compartir tres tipos de documentos aplicando lo consignado en
la Norma Icontec NTC 185, contribuyo con apartes de las siguientes definiciones y al finalizar un
ejemplo de cada una de las definiciones cumpliendo la norma NTC 185.
Actas
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren
valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.
CARTAS
La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante
acto administrativo en el cumplimiento de sus funciones. Se recomienda elaborar las cartas u oficios
externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos
deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda
que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. Cuando
existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración
dentro del texto.
CERTIFICADOS
El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de
formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y
requiere registro notarial).
INSTITUCIÓN EDUCATIVA TECNICA
NUESTRA SEÑORA DE LAS MERCEDES
DANE: 173352-000690 REGISTRO EDUCATIVO: 133016
NIT: 890.706.096
ACTA 01
COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO
FECHA: 01 de Noviembre de 2017
HORA: 08:00 horas-13:00 horas
LUGAR: Salón de Reuniones
OBJETIVO: Convocatoria Reunión Comité Interno de Archivo
Integrantes Comité Interno:
Luis Orlando Cruz Lopera - Rector, Presidente del Comité Interno Archivo
Arleny Del Pilar Díaz García – Secretaria del Comité Interno Archivo
Alicia Cortes Bocanegra – Coordinadora
Gloria Amparo Jiménez Caicedo – Auxiliar Administrativa G 10
Equipo Interdisciplinario:
Daniel J Galarza Aponte – Profesional Archivística T.P 692
Yuly Andrea Madrigal Guzman – Profesional Administración Empresas
José Luis Gordillo Castillo – Docente
Gloria Estela Ríos - Docente
AUSENTES: Carlos Gutiérrez, Ingeniero de Sistema – Equipo Interdisciplinario
ORDEN DEL DIA:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Llamado a lista y verificación del Quórum
Capacitación sobre el proceso a implementar.
Creación del Comité Interno de Archivo y Equipo Interdisciplinario
Presentación del Manual de Correspondencia y control documental
Metodología de la elaboración de las Tablas de Retención Documental.
Presentación, Aprobación de las Tablas de Retención Documental y Cuadro de
Clasificación Documental
7. Compromisos
Dirección: Calle 9 Con carrera 2 Barrio Los Almendros
Email: [email protected] Tel: 320 831 27 21
Web: http://lasmercedesicononzo.edu.co/
Icononzo - Tolima
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