Auditores internos Junio-julio 2018 Objetivo • Brindar a los participantes las herramientas para poder realizar auditorías bajo el criterio de la norma 19011. Cómo se distingue un SGC (1) • Analizamos contexto y partes interesadas. • Realizamos periódicamente planeación estratégica y análisis de riesgos. • Contamos con una política de calidad y con objetivos de calidad. • Identificamos procesos y sus interacciones. • Elaboramos documentos asociados a la operación de los procesos y equipos. • Establecemos indicadores fundamentales. Cómo se distingue un SGC (2) • Identificamos los procesos de soporte. • Realizamos la operación y/o prestación del servicio centrados en el cliente y apoyados en el ciclo PHVA. • Evalúamos periódicamente el desempeño y realizamos revisiones por la Dirección. • Realizamos auditorías internas. • Establecemos un proceso sistemático de mejora… Definiciones de auditoría interna • 3.13.1 Auditoría: • Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión con que se cumplen los criterios de auditoría. • «Revisión periódica del SGC, contra los requisitos 17025:2017 para determinar si es conforme a los requisitos y se implementa y mantiene eficazmente». Etapas de una auditoría interna Seguimiento Ejecución Planeación Planeación Primera etapa de la auditoría interna Seguimiento Ejecución Planeación Finalidad de esta etapa • ¿Qué vamos a auditar? • ¿A quienes vamos a auditar? • ¿Cuándo vamos a auditar? • Productos de esta etapa: • Programa anual de auditoría (registro) • Plan de auditoría (registro) • Listas de verificación (registro) Ejemplo de programa anual de auditorías Nombre de la Actividad Recursos Proveedor Auditoría interna 1 Personal de la organización de Auditoría interna 2 Pago auditores externos viáticos Pago auditores externos viáticos de Auditoría externa y y ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV X X X DIC Ejemplo de plan de auditoría interna Cronograma Fecha elaboración: Folio: Actividad Responsable Tiempo estimado Apertura Equipo auditor/auditados 10:00 - 10:15 Contexto de la organización Director 10:15 - 10:45 Liderazgo Director 10:45 - 11:00 Apoyo Responsable administrativo 11:20 - 11: 50 Operación Responsable del área de análisis 12:00 - 12:30 Evaluación del desempeño y mejora Coordinador de calidad 12:30 - 13:00 Cierre Equipo auditor/auditados 13:00 - 13:15 Empresa: Equipo auditor: Áreas auditadas: Criterio de auditoría: Alcance de la auditoría: Método de recolección de información: Elaboró Objetivo y Justificación: Fecha programada: Firma Auditor Líder Autorizó y enterado: Firma Director de la organización Plan de auditoría • Elaborado por los auditores internos • Revisado y validado por el equipo auditor • Enviado a los auditados con anticipación • No puede haber auditorías sorpresa • Aprobado por la autoridad superior del auditado ¡Las auditorías internas auditan la norma completa! Auditorías posteriores a la 1ª auditoría interna • Se recomienda realizar 1 al año • Las auditoría internas se alternan con las externas de seguimiento Recomendaciones al planear la auditoría interna • Al formular el plan de auditoría: • Revise el resultado de la auditoría anterior. • Analice área por área . • Analice proceso por proceso. • Revise cada capítulo de la norma. • Actualice sus listas de verificación en cada auditoría interna. Establezca criterios de ponderación en cada auditoría Por qué planear la auditoría interna • Para identificar riesgos potenciales y atenderlos con anticipación. • Para asignar al equipo auditor idóneo. • Para determinar jerarquías y prioridades por auditar. • Para organizar tiempos. Orientación para elaborar el «Plan de auditoría interno» • Trabajo grupal: • Discusión y análisis que sirvan de base para que los auditores internos elaboren el «Plan de 1ª Auditoría Interna» • • • • • • Fechas Auditores Áreas/equipos/procesos Puntos de la norma Reuniones previas de los auditores Envío de plan a los auditados. Listas de verificación • Seleccione listas de verificación durante la planeación de la auditoría interna. • Comience utilizando listas genéricas de verificación. • A medida que adquiera experiencia desarrolle listas específicas. • Desarrollar listas a la medida, exige conocer la norma a fondo. Ejemplo de lista de verificación para auditoría interna Documentos o actividades esperadas Punto de la norma Preguntas Cumple 4 Requisitos Generales 4.1 Imparcialidad 1. 2. 4.2 Confidencialidad 1. 2. Carta de imparcialidad del personal. Análisis de riesgos de imparcialidad. ¿Cómo identifica la organización potenciales situaciones imparcialidad? ¿Cómo evita que las situaciones imparcialidad se presenten en organización? las de Cartas de confidencialidad del personal. Información documentada de manejo de la confidencialidad. ¿Cómo se aseguran que la información confidencial de la empresa y el cliente se mantengan de forma confidencial? de la Hallazgo Ejecución Segunda etapa de la auditoría interna Seguimiento Ejecución Planeación Finalidad de esta etapa • Explicar como se desarrolla la auditoría interna. • Revisar las etapas de los procesos • Hallazgos de cumplimiento y no conformidades • Evidenciar la Mejora del SGC Desarrollo de la Auditoría Interna • Consta de las siguientes actividades: • • • • • • • • Junta de apertura Auditoría documental Auditoría en sitio (in situ) Junta intermedia de auditores Auditoría documental (continuación) Auditoría en sitio (continuación) Elaboración de reporte (reunión) Junta de cierre • Hallazgos y no conformidades • Entrega de reporte de auditoría interna • Fecha para acción correctiva Junta de apertura (1) • • • • 5-15 minutos presentación de los participantes; confirmación de los objetivos, alcance y criterios de auditoría; confirmación del plan de auditoría y otras disposiciones pertinentes con el auditado, tales como la fecha y hora de la reunión de cierre, cualquier reunión intermedia del equipo auditor y la gerencia del auditado y cambios tardíos; • presentación de los métodos a utilizar durante la auditoría, incluyendo el informar al auditado que la evidencia estará basada en una muestra de la información disponible; • presentación de los métodos para gestionar los riesgos que pueda implicar para la organización la presencia de los miembros del equipo auditor; Junta de apertura (2) • confirmación de canales formales de comunicación entre el equipo auditor y el auditado; • confirmación del idioma a usar durante la auditoría; • confirmación de que durante la auditoría, el auditado será constantemente informado del progreso de la auditoría; • confirmación de que los recursos e instalaciones requeridos por el equipo auditor están disponibles • confirmación de temas relacionados con confidencialidad y seguridad de la información; • confirmación de procedimientos relevantes de salud y seguridad y emergencia para el equipo auditor; Junta de apertura (3) • información sobre el método de reporte de los hallazgos de auditoría, incluyendo su calificación, de haberla; • información acerca de las condiciones bajo las cuales se dará por finalizada la auditoría; • información acerca de la reunión de cierre; • información acerca de cómo dar tratamiento a posibles hallazgos durante la auditoría; • información acerca de cualquier sistema usado para recibir retroalimentación por parte del auditado sobre los hallazgos o conclusiones de la auditoría, incluyendo quejas y apelaciones. Auditoría documental y en sitio • Por lo común se realizan simultáneamente • Auditoría documental para verificar qué requisitos comprende, revisar contenidos, procedimientos, instrucciones de trabajo, registros, vigencia, control documental… • Auditoría en sitio para confirmar cómo opera el SGC y como se articula el trabajo cotidiano con los documentos, conformidad del servicio y evidencias en general. Al principio, auditen en parejas Junta intermedia de auditores • A la mitad de la auditoría. Cuando ya tengan un avance importante (50-60%) • Discutir hallazgos y no conformidades • Empezar a delinear el reporte de auditoría • Tomarse un receso para café y/o sandwich A lo largo de la auditoría, conviene que cada auditor tome notas Qué es una no conformidad • Incumplimiento de alguno de los requisitos: • • • • De las leyes o reglamentos aplicables (externos o internos) De la norma aplicable (ISO 17025:2017) De los clientes Del SGC Tipo y grado de no conformidades (hallazgos) Posibles fuentes de las No Conformidades • Ejemplos: • Revisiones por la dirección • Quejas de los clientes • Auditorías (Internas y/o externas) • Salida no conforme • Rechazos de los clientes • Análisis de datos de la medición • Validación del método • Calibraciones y verificaciones Elaboración de reporte • Los auditores elaboran un reporte (listado de hallazgos y no conformidades • Se entrega generalmente en junta de cierre • En cada No conformidad debe enunciarse: • Evidencia de auditoría • Requisito de la norma • Enunciado de la NC Junta de cierre (1) • Tiempo: entre 10-15 minutos • Lista de asistencia • Confirmación de condiciones de auditoría (planeación) • Prevenir respecto a que la evidencia de auditoría recolectada está basada en una muestra de la información disponible; • El método de reporte; Junta de cierre (2) • El proceso de manejo de hallazgos de auditoría y las posibles consecuencias; • Presentación de los hallazgos y conclusiones de auditoría de manera tal que sean comprendidas y reconocidas por la gerencia del auditado; • Cualquier actividad post-auditoría relacionada (ej. implementación de acciones correctivas, manejo de quejas de auditoría, proceso de apelación). • Aclaraciones Informe Finalidad de esta etapa • Explicar el informe de auditoría interna. • Los auditores determinan contenido y extensión del informe (libertad de diseño). • El informe debe ser útil para la Revisión por la Dirección • Información significativa • Que agregue valor Diseño del informe de auditoría interna • Pueden comenzar con un informe de 3-4 páginas e irlo ampliando gradualmente (si se requiere). • El informe evoluciona, se puede modificar de una auditoría a otra. • El informe es un registro de calidad. Nota: Todos los documentos generados antes, durante y después de la Auditoría deben agruparse en una carpeta física o digital y conservarse como registros Seguimiento Tercera etapa de la auditoría interna Seguimiento Ejecución Planeación Finalidad de esta etapa • Realizar las acciones correctivas. • Darles seguimiento para verificar ejecución y eficacia. • Incorporar evidencias de lo anterior al expediente de la auditoría interna. Posterior a la auditoría interna • Los auditados propondrán correcciones en el formato establecido. • La norma espera que para No conformidades se haga un «análisis de causa raíz» utilizando algún método eficaz • • • • 5 por qués Diagrama de Ishikawa Lluvia de ideas Diagrama de pareto Presentación de acciones correctivas • Los auditados someten las acciones correctivas a la aceptación de los auditores internos • Los auditores internos, tienen la facultad de aceptar o rechazar la acción correctiva considerando, por ejemplo: • Eficacia • Tiempo y costo • No recurrencia… Aceptación de acciones correctivas • Una vez aceptadas las acciones correctivas, el auditado deberá realizarlas en el plazo propuesto y acordado • Los auditores deberán dar seguimiento a las acciones correctivas hasta su conclusión • Las acciones correctivas exigirán la elaboración de un plan de trabajo por parte del auditado Cumplimiento de acciones correctivas • Los auditados establecen tiempo y acciones para realizar cada acción correctiva. • Las acciones correctivas pueden concluirse antes de lo prometido pero no después. • Cuando las acciones correctivas requieren varios meses, deberán presentarse avances en ciertos lapsos de tiempo. El seguimiento implica supervisión • El auditor no puede dar recomendaciones de como resolver las no conformidades • El auditor puede supervisar la ejecución y el cumplimiento • Si la acción correctiva no resulta eficaz, el auditor puede solicitar otra acción correctiva. Eficacia del seguimiento • Asegurarse de que la acción correctiva implantada evita la recurrencia • Cerrar la acción correctiva una vez concluida • Incorporar información de no conformidades solventadas a la Revisión por la Dirección El Auditor Interno Competencias y forma de auditar Finalidad de este capítulo • Identificar competencias relevantes de un auditor interno • Adquisición de competencias mediante práctica y capacitación • Explicar formas eficaces de auditar Conocimientos del auditor interno • Las normas: • • • • • 9000:2015 9001:2015 17025:2017 14001:2015 19011:2011 • Sistema de gestión del laboratorio • Los procesos Habilidades • Saber entrevistar • Saber preguntar • Comunicación y objetividad • Habilidad para crear empatía • Diplomacia La historia Actitud • Ser positivo • Escucha activa • Trabajo en equipo • Disciplina • Relación de ayuda Principios de auditoría Seis principios definidos en la Norma ISO 19011:2011 Finalidad de este capítulo • Revisar los principios de auditoría que refiere la norma ISO 19011:2011 • Referir brevemente la norma 17021:2015 Integridad • Fundamento del profesionalismo • Este principio, sustenta todos los demás. El auditor debe actuar bajo código de conducta y con total ética. Presentación ecúanime • La obligación de informar con veracidad y exactitud • El auditor debe ser comprensivo y conciliador pero firme y asertivo con el auditado. Debido cuidado profesional • La aplicación de diligencia y juicio al auditar • Un factor importante al realizar su trabajo con el debido cuidado profesional es tener la capacidad de hacer juicios razonados en todas las situaciones de la auditoría. Confidencialidad • Seguridad de la información • Los auditores deberían proceder con discreción en el uso y la protección de la información adquirida en el curso de sus tareas. • La información de la auditoría no debería usarse inapropiadamente para beneficio personal del auditor o del cliente de la auditoría, o de modo que perjudique el interés legítimo del auditado. • Este concepto incluye el tratamiento apropiado de la información sensible o confidencial. Independencia • La base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría • Los auditores deberían ser independientes de la actividad que se audita siempre que sea posible, y en todos los casos deberían actuar de una manera libre de sesgo y conflicto de intereses. • No aceptar coacciones ni influencias que modifiquen su opinión o juicio. Enfoque basado en la evidencia • El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático • La evidencia de la auditoría debería ser verificable. • En general se basará en muestras de la información disponible, ya que una auditoría se lleva a cabo durante un periodo de tiempo delimitado y con recursos finitos. • Debería aplicarse un uso apropiado del muestreo, ya que está estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoría. Auditar el proceso • Seleccione el proceso a auditar • Audite cada una de las etapas del proceso en el orden en el que ocurren • Asegúrese de que durante el proceso se siga el ciclo PHVA
