PROCEDIMIENTO PARA REVISIÓN DE CONTRATOS,
SOLICITUDES Y OFERTAS
Edición: 04
Fecha revisión: 2008-05-26
al 2008-06-05
Fecha de aprobación: 2008-06-05
LPC PA 19
Página 1 de 8
PROCEDIMIENTO PARA REVISION DE CONTRATOS,
SOLICITUDES Y OFERTAS
El presente documento se distribuye como copia no controlada. Debe confirmarse su vigencia
antes de hacer uso de esta versión, por si ha sido modificada.
Elaborado por: Jefe de Laboratorio
Revisado por: Coordinador de Calidad
Aprobado por: Coordinador del LPC
LPC FA 00 - 0
LABORATORIO DE PRUEBAS DE
CALIBRACION
PROCEDIMIENTO PARA REVISIÓN DE CONTRATOS,
SOLICITUDES Y OFERTAS
Edición: 04
Fecha revisión: 2008-05-26
al 2008-06-05
Fecha de aprobación: 2008-06-05
LPC PA 19
Página 2 de 8
INDICE
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. REFERENCIAS
3.1. Documentos utilizados en la elaboración de este documento
3.2. Documentos a ser utilizados conjuntamente
4. GENERALES
4.1. Definiciones
4.2. Abreviaturas
5. DESCRIPCIÓN
5.1. Revisión de las solicitudes de calibración o ensayo recibidas por el LPC, de
clientes externos o internos
5.2. Revisión de contratos de calibración o ensayo recibidas por el LPC, de clientes
externos o internos
5.3. Revisión del documento Oferta de Servicios de Calibración
Elaborado por: Jefe de Laboratorio
Revisado por: Coordinador de Calidad
Aprobado por: Coordinador del LPC
LPC FA 00 - 0
LABORATORIO DE PRUEBAS DE
CALIBRACION
PROCEDIMIENTO PARA REVISIÓN DE CONTRATOS,
SOLICITUDES Y OFERTAS
Edición: 04
Fecha revisión: 2008-05-26
al 2008-06-05
Fecha de aprobación: 2008-06-05
LPC PA 19
Página 3 de 8
1. OBJETIVO: Este procedimiento describe los lineamientos para la revisión de contratos,
solicitudes y ofertas.
2. ALCANCE: Este procedimiento se aplica a:
Las solicitudes de calibración o ensayo recibidas por el LPC, de clientes
externos o internos
Al documento Oferta de Servicios de Calibración
Cotizaciones y pro formas
Ofertas en páginas Web
Cualquier documento que sea considerado como oferta de servicios del
LPC
3. REFERENCIAS:
3.1. Documentos utilizados en la elaboración de este documento:
LPC PA 01, Procedimiento para la elaboración y modificación de documentos.
3.2. Documentos a ser utilizados conjuntamente:
LPC PA 10, Procedimiento administrativo de calibraciones
LPC PA 20, Procedimiento para servicio al cliente
LPC FA 12, Formato de Recepción y Entrega de Equipos
Elaborado por: Jefe de Laboratorio
Revisado por: Coordinador de Calidad
Aprobado por: Coordinador del LPC
LPC FA 00 - 0
LABORATORIO DE PRUEBAS DE
CALIBRACION
PROCEDIMIENTO PARA REVISIÓN DE CONTRATOS,
SOLICITUDES Y OFERTAS
Edición: 04
Fecha revisión: 2008-05-26
al 2008-06-05
Fecha de aprobación: 2008-06-05
LPC PA 19
Página 4 de 8
4. GENERALES:
4.1. Definiciones:
4.1.1
Clientes externos (CE): Persona natural o jurídica que realiza una petición escrita
de trabajo o servicio al INEN en el área de la metrología.
4.1.2
Clientes internos (CI): Persona técnica y/o administrativa del INEN que mediante
el documento respectivo de su unidad o departamento realiza una petición escrita
de trabajo o servicio al LPC.
4.1.3
Solicitud de calibración: Comunicación enviada por el cliente, en la cual
manifiesta la necesidad de que el LPC realice la calibración de sus patrones,
equipos o instrumentos.
4.1.4. Contrato:
4.1.4.1
Calibraciones en los Laboratorios del LPC: Solicitud de calibración
acompañada del Formato LPC FA 12 firmada por el cliente.
4.1.4.2
Calibraciones fuera de los laboratorios del LPC: Solicitud de calibración
acompañada de la comunicación al cliente indicando la fecha de calibración
en la empresa.
4.1.5. Oferta:
4.1.5.1 Mediante el documento denominado “Oferta de Servicios de Calibración”
4.1.5.2 Proformas
4.2. Abreviaturas:
CLPC: Coordinador del Laboratorio de Pruebas de Calibración
CC: Coordinador de Calidad
JL: Jefe del Laboratorio
TRE: Técnico de Recepción y Entrega
HCD: Hoja de control de documentos
AA: Asistente Administrativo
Elaborado por: Jefe de Laboratorio
Revisado por: Coordinador de Calidad
Aprobado por: Coordinador del LPC
LPC FA 00 - 0
LABORATORIO DE PRUEBAS DE
CALIBRACION
PROCEDIMIENTO PARA REVISIÓN DE CONTRATOS,
SOLICITUDES Y OFERTAS
Edición: 04
Fecha revisión: 2008-05-26
al 2008-06-05
Fecha de aprobación: 2008-06-05
LPC PA 19
Página 5 de 8
5. DESCRIPCION:
5.1
Revisión de las solicitudes de calibración o ensayo recibidas por el LPC, de clientes
externos o internos
5.1.1
Ante el ingreso al LPC de una solicitud de calibración de patrones, equipos o
instrumentos, el CLPC analiza la factibilidad de realizar el trabajo solicitado sobre la
base de la capacidad de medición y calibración del LPC y verificando el
cumplimiento del numeral 4.4.1 del Manual de Calidad. La constancia de esta
revisión es la firma o sumilla del CLPC en la sección observaciones de la HCD que
acompaña a la solicitud de calibración. En la revisión de la solicitud se determina lo
siguiente:
a) Si el LPC no puede satisfacer la solicitud del cliente
•
En caso de que no sea factible realizar el trabajo el CLPC comunica por
escrito al cliente esta situación.
b) Si el LPC no puede satisfacer en su totalidad la solicitud del Cliente
•
En este caso, el CLPC informa al cliente que el LPC no puede satisfacer en su
totalidad el trabajo solicitado.
•
En caso de que exista alternativas de realizar el trabajo, el CLPC informa al
cliente dicha alternativa la cual deberá mencionar los métodos, condiciones,
rangos y equipos a utilizarse en el trabajo. La propuesta dada por el CLPC es
registrada en la misma solicitud del cliente. Si el cliente acepta la alternativa,
el CLPC coordina la realización del trabajo y delega al JL del laboratorio
correspondiente a través del TRE.
•
Si el cliente no está de acuerdo con la alternativa, el CLPC le informa que el
LPC definitivamente no puede realizar el trabajo solicitado y por lo tanto se
cancela, este hecho se registra en la HCD. La solicitud es entregada al
asistente administrativo del LPC quien registra la cancelación en el cuaderno
“REGISTRO DE TRABAJOS DEL LABORATORIO DE PRUEBAS DE
CALIBRACION”. El asistente devuelve la orden de trabajo al asistente
administrativo del Director de Servicios Tecnológicos quien se encarga de
archivarla.
c) Si el LPC puede realizar el trabajo solicitado en forma total
•
Cuando el trabajo es factible en forma total el CLPC delega el trabajo, en el
caso de calibraciones en los laboratorios del LPC, al JL o TL del laboratorio
Elaborado por: Jefe de Laboratorio
Revisado por: Coordinador de Calidad
Aprobado por: Coordinador del LPC
LPC FA 00 - 0
LABORATORIO DE PRUEBAS DE
CALIBRACION
PROCEDIMIENTO PARA REVISIÓN DE CONTRATOS,
SOLICITUDES Y OFERTAS
Edición: 04
Fecha revisión: 2008-05-26
al 2008-06-05
Fecha de aprobación: 2008-06-05
LPC PA 19
Página 6 de 8
correspondiente a través del TRE; y en el caso de calibraciones fuera de los
laboratorios del LPC, directamente al JL correspondiente.
•
5.2
El CLPC registra la asignación del trabajo en la sección observaciones de la
HCD.
Revisión de contratos de calibración o ensayo recibidos por el LPC, de clientes
externos o internos
5.2.1 La revisión al contrato puede realizarse personalmente con el cliente,
telefónicamente y vía fax.
5.2.2 Una vez que el trabajo de calibración es factible total o parcialmente, el LPC
programa la fecha de calibración (procedimiento LPC PA 10).
5.2.3 El LPC informará al cliente sobre las especificaciones del contrato de la siguiente
manera:
-
Cuando la calibración se realizará en los laboratorios del LPC, el CLPC
informa al cliente mediante fax o correo electrónico: la fecha de recepción de
los instrumentos, la fecha de entrega de los instrumentos y certificados, costo
de calibración, condiciones para recepción de instrumentos, condición de
vigencia de la fecha de recepción, la ubicación del LPC donde se entregarán
los instrumentos y notas aclaratorias tales como la diferencia entre los
términos calibración y ajuste, el costo final del trabajo de calibración, etc.
-
Cuando la calibración se realizará fuera de los laboratorios del LPC, el CLPC
informa al cliente, mediante fax o correo electrónico, la fecha de calibración
in-situ, el costo de calibración si se aplica, además de ser el caso solicita la
presencia de la persona que realiza el ajuste, aspectos logísticos (personas
que colaboren con esta actividad, pesos muertos si se aplica) y notas
aclaratorias tales como la diferencia entre los términos calibración y ajuste, el
costo final del trabajo de calibración, etc.
-
Cuando el cliente así lo solicita se informa sobre las especificaciones del
contrato antes de enviarle la comunicación ya sea telefónicamente lo cual
será registrado en la solicitud de calibración; o por correo electrónico el que
será adjuntado a la solicitud de calibración (procedimiento LPC PA 20).
-
El LPC a través del TRE o JL puede, telefónicamente o por correo
electrónico, requerir información adicional sobre los equipos a calibrar u
otros requerimientos del cliente que no están explícitos en la solicitud de
calibración previa a la elaboración de la comunicación de respuesta. La
Elaborado por: Jefe de Laboratorio
Revisado por: Coordinador de Calidad
Aprobado por: Coordinador del LPC
LPC FA 00 - 0
LABORATORIO DE PRUEBAS DE
CALIBRACION
PROCEDIMIENTO PARA REVISIÓN DE CONTRATOS,
SOLICITUDES Y OFERTAS
Edición: 04
Fecha revisión: 2008-05-26
al 2008-06-05
Fecha de aprobación: 2008-06-05
LPC PA 19
Página 7 de 8
información obtenida del cliente será registrada en la solicitud de calibración
o adjuntada a ésta.
5.2.4 Si el cliente no está de acuerdo con las especificaciones del contrato (costos,
fecha programada de calibración, etc.), el LPC a través del JL o TRE (en el caso
de calibraciones en los laboratorios del LPC) y JL o TL correspondiente (en el
caso de calibraciones fuera de los laboratorios del LPC) registra esta decisión en
la hoja de control de documentos y deja sin efecto el contrato; luego de esto
informa al CLPC y entrega la solicitud al asistente administrativo del LPC quien
registra la cancelación en el cuaderno “REGISTRO DE TRABAJOS DEL
LABORATORIO DE PRUEBAS DE CALIBRACION”. El asistente devuelve la
orden de trabajo al asistente administrativo del Director de Servicios
Tecnológicos quien se encarga de archivarla.
5.2.5 Cuando se trata de calibraciones en los laboratorios del LPC, se considera la
solicitud del cliente como un contrato a partir de que el cliente entrega los
equipos en Recepción y Entrega del LPC y firma el formato LPC FA 12 como
constancia de su aceptación de las especificaciones del contrato.
5.2.6 Cuando se trata de calibraciones fuera de los laboratorios del LPC, la solicitud
será considerada como contrato luego de un acuerdo verbal (registrada en la
solicitud) o escrito entre el cliente y el LPC en el cual se define la fecha de
calibración en la empresa.
5.2.7 Los contratos pueden ser rescindidos o las solicitudes invalidadas por las
siguientes razones:
− Cuando la empresa no envía los instrumentos.
−
Si el cliente notifica al INEN el desestimiento del trabajo solicitado antes de
establecer el contrato o antes de la realización del trabajo establecido en el
contrato.
− Cuando los instrumentos miden en unidades que no pertenecen al SI excepto
para los instrumentos que miden volumen y presión.
5.2.8 Una pro forma no es considerada como un contrato (procedimiento LPC PA 20).
5.2.9 Si un trabajo ha empezado previo acuerdo con el cliente y si éste quiere
modificar un contrato, el CLPC deberá llegar a un nuevo acuerdo con el cliente y
comunicar de esta modificación a todos los involucrados. Si el LPC no puede
realizar el trabajo modificado por el cliente, éste recibirá la información sobre
este particular y se dará por terminado el contrato (ver numerales 5.2.5 y 5.2.6).
Elaborado por: Jefe de Laboratorio
Revisado por: Coordinador de Calidad
Aprobado por: Coordinador del LPC
LPC FA 00 - 0
LABORATORIO DE PRUEBAS DE
CALIBRACION
PROCEDIMIENTO PARA REVISIÓN DE CONTRATOS,
SOLICITUDES Y OFERTAS
Edición: 04
Fecha revisión: 2008-05-26
al 2008-06-05
Fecha de aprobación: 2008-06-05
LPC PA 19
Página 8 de 8
5.2.10 El LPC puede requerir modificar un contrato establecido con el cliente por
imprevistos de último momento.
5.2.11 La modificación de un contrato, pueden realizarse personalmente con el cliente,
telefónicamente, por correo electrónico y vía fax. Cuando se trata de acuerdos en
forma verbal debe registrarse en el formato LPC FA 12 y en la hoja de control de
documentos, HCD. Los acuerdos realizados por correo electrónico y vía fax
serán anexados a la solicitud de calibración. Cuando sea necesario se solicitará al
cliente su confirmación por escrito, la cual será anexada a su solicitud.
5.2.12 Una vez formalizado el contrato se procede a realizar la calibración siguiendo el
procedimiento LPC PA 10.
5.3
Revisión del documento Oferta de Servicios de Calibración
5.2.1
La Oferta de Servicios de Calibración es un documento que contiene información
sobre los equipos que se calibra, rangos de medición, costos de calibración,
procedimientos de calibración, etc., que se pone a disposición del público en la
página Web del INEN (http://www.inen.gov.ec), con el fin de informar al cliente
sobre la capacidad y costos de calibración del LPC.
5.2.2
Los costos que se incluyen en la Oferta de Servicios de Calibración son establecidos
en las “Tarifas de Ensayos y Servicios del INEN”, las cuales son definidas y
revisadas por el INEN cada vez que se considera necesario. Las Tarifas son
aprobadas por el Director General para su aplicación.
5.2.3
Cuando el cliente así lo solicita se le informa sobre las tarifas mediante una
proforma (procedimiento LPC PA 20).
Elaborado por: Jefe de Laboratorio
Revisado por: Coordinador de Calidad
Aprobado por: Coordinador del LPC
LPC FA 00 - 0
LABORATORIO DE PRUEBAS DE
CALIBRACION
0
