Evernote: Metodología GTD para el profesorado organizado Escrito por José Luis Redrejo Lunes, 10 de Diciembre de 2012 10:47 Cuando somos niños nos mandan hacer pequeñas tareas en casa. Cuando vamos al colegio, aparecen los deberes como una nueva obligación. En el instituto e, incrementándose más en la universidad, vamos añadiendo poco a poco nuestras aficiones. Con la aparición de nuestra vida social adolescente surgen citas y nuevas formas de llenar nuestro tiempo. De manera inevitable, empezamos a acumular cosas pendientes con la intención de organizarlas de alguna manera. Así, todos vamos creando alguna manera de poner orden en la selva que es nuestra vida diaria, desde las pequeñas cosas que tenemos que hacer hoy: encuentros, compras pendientes; a proyectos de envergadura para los próximos meses o incluso aquellos grandes sueños que queremos conseguir hacer algún día. 1 / 17 Evernote: Metodología GTD para el profesorado organizado Escrito por José Luis Redrejo Lunes, 10 de Diciembre de 2012 10:47 1Adam Portada del libro original de Allen. Fotografía de Kuban. Licencia CC (reconocimiento, no comercial, compartir igual) Para nuestro familia, eres para “un las hacerlo tenemos colegio vacaciones profesor” más ose tareas instituto, complicado, oa “una del que año madre”. colaborador abarcan que además, viene Eres un ualguien en todos amplio ordenar una tenemos ONG, que espectro el tiene trastero. hasta múltiples que algo responsabilidades. estar tan roles. en forma, Desde como aprender profesor Además, padre inglés en no de En “Organízate en sintieron método pocos 2002 GTD David liberadas años con Allen eficacia”). convirtió al publicó aplicarla. En casi el este Debido libro en un libro “Getting culto al elaboraba título para things del millares libro, toda done” esta una de (publicado personas metodología metodología en de España todo de se organización conoce el bajo mundo como el título que que el se .se GTD se basa en una premisa muy simple: recordar debemos liberar la mente de todo aquello que hay momento que organización no tenemos al 100% ya que encarga la preocuparnos tarea de que ello. estemos de Este ninguna sistema haciendo, otra debe cosa con estar .de la porque Esto libertad nos nuestro permite ydelicado tranquilidad método dedicarnos de que da en saber cada de nuestra cabeza yfuera cosas más trabajo importantes pendientes, importante. de una vez que que con hacer estamos el cosquilleo que, haciendo simplemente, de estómago alguna se tarea nos que cuando puede se siente olvidar puede altutoriales, saber que una que tengamos obligación tenemos cosas o un mil Comenzar en ámbitos empresas general, se yherramientas aha para el usar tan desarrollado todo GTD de moda tipo se ha de toda “oDavid convertido personas una cultura con casi una impulsada en agenda una obligación por de especialistas, actividades para profesionales, recargada. asesores En de directivos esos y, coaching o acabar (avalada distintas por innumerables para testimonios incentivar ”. creíbles) la Internet adopción de está de inundada esta te cambiará metodología de la vida. ante vídeos, la casi garantía manuales 2 yde familiar, preparar del aficiones, centro yentre corregir, educativo etc. temas ytensión para un sin revisar de o.tareas Desde impartir, relacionadas el notas punto sobre deha vista con alumnos la del profesión profesor, con necesidades a cada el lasdía que aEE.UU., día sumamos que se ha de todas tener aquellas en una cuenta, derivadas de de ejercicios nuestra varias dentro vida personal Es, cabeza por tanto, de y disminución otras evidente distracciones que dealumnado lala adopción producirá necesaria mejoras un método para sustanciales mantener que permita tanto todas centrarnos en estas los resultados preocupaciones en del momento trabajo en desarrollado en cabeza. la tarea que como estamos en lareuniones propia haciendo satisfacción y vaciar Elfuera trabajo del profesor nunca termina. Fotografía Dan Klimke. Licencia CC (reconocimiento, no comercial, compartir igual) Al adoptado formación estudiantes, fomento tiempo, por en yde casi ynumerosos profesores el no desde hace mucho elfin ecolegios principio incluso que de se en de este les España su expansión país. hecho se También está obligatoria desde produciendo se fomenta lalaconvierte asistencia también GTD suen uso ha asucesión esta sido entre cursos adopción también los de yque ellaha El método El método GTD se basa en una serie de pasos de aplicación estricta. Para tener éxito en su uso es imprescindible ser constante y realizar un trabajo de adquisición de hábitos en la realización de estos pasos. Sin embargo, el método es flexible en cuanto a la forma de realizar cada uno de ellos, que normalmente deben adaptarse a la personalidad y forma de trabajo del usuario. Para aquellos que deseen conocer el método en profundidad, incluyendo la justificación de sus normas y la filosofía detrás de esta forma de organizarse, la principal fuente de consulta sigue siendo el libro original de David Allen. Además, existen en Internet varios blogs en español especializados en el tema, entre los que destacan los de David Torné 3 y José Miguel Bolivar 4 . 2 / 17 Evernote: Metodología GTD para el profesorado organizado Escrito por José Luis Redrejo Lunes, 10 de Diciembre de 2012 10:47 El método consiste en un flujo de trabajo continuo para consignar, procesar, almacenar y realizar todas las tareas que la persona debe llevar a cabo. Para ello es necesario seguir estos cinco pasos: Recolectar, Procesar, Organizar, Revisar y Hacer. Recolectar Recolectar o recopilar debe ser una tarea muy sencilla, en la que no se debe pensar en qué hay que hacer, simplemente se almacena la tarea nueva que nos ha llegado en una “Bandeja de Entrada” y nos olvidamos para seguir con lo que estamos haciendo en este momento. En el libro de David Allen se habla de bandejas de entrada físicas, donde vamos dejando los papeles con notas pequeñas. Muchas personas siguen este método, pero actualmente se impone la “recolección digital”. En este caso se pueden usar distintas herramientas, entre las que destaca por su facilidad de uso Evernote, tal y como se explica más adelante. Se pueden tener varias bandejas de entrada, dependiendo del lugar en el que nos encontremos, como una libreta, el correo electrónico o un teléfono móvil. Si contamos con un teléfono móvil inteligente o smartphone, Evernote puede sustituir a todos estos métodos ya que nos facilita realizar anotaciones tanto escritas, como de voz, añadir una foto o enviar un correo electrónico. Es necesario desarrollar el hábito de la recopilación en todo lugar y de forma constante, y es necesario entender que en la práctica esto significa que si, por ejemplo, un compañero te pide que le envíes unos exámenes del curso anterior, lo anotas en algún sitio que puedas revisar y sigues con lo que estabas haciendo, sin perder un segundo en pensar dónde tenías guardados esos exámenes o cuándo se los vas a enviar. Procesar Este paso es uno de los más importantes del método. Hay muchas personas que por falta de perseverancia han intentado usar GTD y no han llegado a ponerlo en marcha, pero han mantenido en su hábito el uso de los dos primeros pasos: recopilar y procesar, porque sólo con estos dos pasos ya han conseguido poner mucho orden en su vida diaria. Procesar consiste en revisar la bandeja de entrada para decidir qué hacer con las cosas que están ahí esperando y, de ese modo, vaciarla. Se debe procesar siempre que se pueda durante el día, para intentar tener nuestra bandeja de entrada limpia y reluciente. Si nuestra acumulación de tareas no es exagerada se puede procesar sólo una o dos veces por semana, pero se considera una regla de oro que la bandeja de entrada debe estar totalmente vacía al menos una vez por semana. Para procesar la bandeja de entrada se deben seguir las siguientes reglas (ver también el diagrama de la Figura 1): 1. La regla de los dos minutos: si es una acción que debemos realizar y creemos que nos llevará menos de 2 minutos, la hacemos inmediatamente 2. Aquello que sale no vuelve a entrar. Se trata de evitar la “procrastinación”: una vez que empezamos a procesar una tarea se debe concluir su proceso. 3. Si puedo tirarlo o borrarlo sin hacer nada, se borra inmediatamente. 4. Si es algo que debo delegar en alguien, se lo envío inmediatamente y lo pongo en la carpeta “En espera” para hacer su seguimiento. 5. Si es información que debemos guardar como referencia, se archiva inmediatamente. 6. Si es una tarea que me llevará más de dos minutos, la archivo en la carpeta “Próximo” o “Próximas acciones” 7. Si es una tarea para realizar en una fecha concreta la pasamos a la agenda. 3 / 17 Evernote: Metodología GTD para el profesorado organizado Escrito por José Luis Redrejo Lunes, 10 de Diciembre de 2012 10:47 Figura Flujo dedetrabajo GTD. Imagen1:cortesía Jinho de Jung, con licencia CC (reconocimiento, no comercial, compartir igual) Organizar Este paso se debe realizar una o dos veces al día. Consiste en revisar las acciones que hemos incluido en la carpeta “Próximo” y analizar todas ellas para decidir cuáles son los siguientes pasos que debemos realizar. Para ello nos hacemos la pregunta ¿es una tarea que se hace de una sola vez o requiere varias acciones? En el primer caso se tratará de una tarea simple y en el segundo de una tarea compleja. Según sea el caso procederemos de forma distinta: - Tarea simple: anotamos cuál es la próxima acción que esa tarea necesita, se le asigna contexto, tiempo, energía requerida y prioridad. - Tarea compleja (se puede subdividir en varias tareas simples): se considera en el lenguaje GTD como un “Proyecto”, lo que requiere tres pasos: añadir el nombre del proyecto a la lista de proyectos, crear una carpeta para el proyecto, y anotar la próxima acción tal y como se hace para una tarea simple. La próxima acción en este caso será “definir proyecto”. El contexto de la tarea puede variar según la persona, aunque habitualmente se refiere al lugar donde la tarea se hace: en el departamento, en el aula, en casa, en la calle, en el gimnasio, etc. También pueden influir en el contexto los recursos que tengamos disponibles. Por ejemplo, puedo estar en clase y necesitar que el carrito de portátiles esté disponible para que los alumnos realicen alguna actividad. 4 / 17 Evernote: Metodología GTD para el profesorado organizado Escrito por José Luis Redrejo Lunes, 10 de Diciembre de 2012 10:47 El tiempo previsto para realizarla, la prioridad o la energía que nos llevará es algo totalmente subjetivo y cada persona lo realizará de acuerdo a su conocimiento de cada situación. El proceso de organización es uno de los más variables en función de las necesidades de la persona, sus hábitos o su propia forma de ser. Es posible encontrar en Internet todo tipo de consejos, sistemas de carpetas o archivos. En el libro original se habla de las 43 carpetas (12 para los meses y 31 para los días de cada mes). En este artículo usaremos Evernote para organizar las tareas y proyectos. La organización también puede requerir hacer anotaciones en la agenda cuando las tareas que hay que realizar deben ser en una fecha u hora específica. En nuestro caso recomendamos el uso de Google Calendar, que puede ser enlazado con Evernote para seguir manteniendo toda nuestra información centralizada. Más adelante veremos un ejemplo de uso para un profesor usando Evernote, donde se verá claramente en qué consisten las prioridades, contexto y demás elementos que podemos consignar para cada acción. Revisar La revisión se debe realizar tan a menudo como sea necesario para mantener nuestra mente vacía. Si alguna preocupación o intranquilidad sobre las tareas pendientes empieza a distraernos de lo que estemos haciendo en este momento, significa que debemos revisar nuestra organización. Hay distintos niveles de revisión. Habrá proyectos que no necesitan revisarse todos los días (como la intención de aprender alemán si ni siquiera nos hemos matriculado en la academia) y otros que afectan a nuestro quehacer diario que es conveniente revisar todos los días. Como regla general se recomienda: - Al menos una vez por semana revisar las listas de acciones pendientes y señalar aquellas que deben hacerse pronto. - Una vez por semana o cada menos tiempo, revisar las carpetas de “Proyectos”, “En espera” y “Algún día” para ver si algo de lo que contiene debe hacerse pronto. Esta revisión puede generar nuevas entradas en la carpeta de “ Próxima Acción”. - Al menos una vez al año revisar todo el contenido de la carpeta de “Referencia” y tirar todo aquello que ya no es relevante. Hacer Este es el último paso del método GTD y el más obvio: hacer lo que tengamos que hacer. Cada vez que acabamos una tarea debemos elegir cuál es la siguiente en la que debemos poner nuestra atención. Para ello miramos en la carpeta “Próxima Acción” y escogemos según el siguiente criterio: 1. Considerar sólo acciones que puedan ser llevadas a cabo en tu contexto actual (definido por el lugar en el que te encuentras y los recursos disponibles). 2. Considerar sólo acciones que puedan ser acabadas en el tiempo que tengas disponible. Las acciones deberían estar definidas tan pequeñas como sea posible y no deben necesitar múltiples pasos (en ese caso deberían considerarse un proyecto, no una acción). 3. Sólo considerar acciones que puedas hacer con las fuerzas que tengas en ese momento. 4. De las acciones que queden después de tener en cuenta los puntos anteriores, elegir la que tenga mayor prioridad. Aplicando GTD en la vida docente Entrando ya en una aplicación práctica de GTD existe la posibilidad de usarlo para facilitar la vida del profesor y también para acostumbrar a los alumnos a ser organizados y ayudarles a mejorar la capacidad de concentración. En este apartado vamos a centrarnos en el uso por parte del docente, y más adelante también daremos indicaciones de por qué enseñar a usarlo a los alumnos. A la hora de comenzar a usar GTD, la mejor decisión es comenzar con la estructura de carpetas o listas más sencilla que podamos. Pasados un par de meses se puede ajustar. Hay tantas lecturas sobre el tema, con tantos detalles que se deben tener en cuenta que, a menudo, hacen tirar la toalla al principiante. Es más importante empezar de alguna manera que elegir un camino detallado y complejo. En cualquier caso, al empezar no se tiene experiencia con el método y ni siquiera se sabe qué cosas vamos a necesitar. Por tanto, empieza, y pasado el tiempo verás que ajustes necesitas. 5 / 17 Evernote: Metodología GTD para el profesorado organizado Escrito por José Luis Redrejo Lunes, 10 de Diciembre de 2012 10:47 En el caso de tratarse de un profesor, una opción de organización de carpetas puede ser esta: una carpeta para cada día de la semana. Cada una contendría una lista con las cosas que deben estar hechas para el día siguiente. Por tanto, la lista del lunes contiene todas las lecciones que hay que preparar y deberes que debe corregir para el martes. Si se debe entregar una hoja con las faltas de los alumnos rellenas en secretaría el miércoles, la lista del martes incluirá “rellenar la hoja de faltas”. Antes de salir del instituto todos los días, la lista de cosas que se han de hacer debe estar terminada. Si, como suele pasar, aparece algo que tiene que ser hecho en el mismo día, se añade a la carpeta de ese día. Si hay un trabajo que no tiene que estar hecho hasta dentro de cierto tiempo, se puede añadir a la carpeta de “Próximo” y cuando se haga la organización ya se verá dónde se pasa o si se añade una entrada en la agenda. Al final de la semana se deben revisar todas las listas para asegurarse de que todo está al día. Entonces debemos terminar con la “Bandeja de Entrada” vacía y realizar el paso de “Organizar” para colocar cada una de las cosas pendientes en su sitio adecuado. Reunión de profesores. Fotografía de Josie Holford. Licencia CC (reconocimiento, no comercial, compartir igual) Un profesor también necesitará una carpeta por cada una de los grupos a los que da clase. Así cada día puede anotar, si fuera necesario, la lección que ha impartido en cada clase, lo que quedó pendiente de esa lección y los deberes que puso. El problema mayor viene con la gran cantidad de papeles que hay que manejar: deberes, exámenes, documentos del instituto o documentos oficiales, etc. En este caso volvemos a usar las carpetas de los grupos de alumnos. Si estamos usando un sistema “físico” lo mejor es usar 6 / 17 Evernote: Metodología GTD para el profesorado organizado Escrito por José Luis Redrejo Lunes, 10 de Diciembre de 2012 10:47 fundas de plástico para separar cada uno de los grupos de documentos. De este modo, cuando se necesite consultar cualquier cosa relacionada con la clase, se puede tomar su carpeta con la seguridad de que ahí está todo lo que se necesita. Veamos un caso práctico: A lo largo de un día se han recopilado las siguientes cosas en la bandeja de entrada: - Nota con la fecha del próximo concierto de Dire Straits en mi ciudad. Hora del partido del domingo de la selección española. Cita con el oftalmólogo el próximo jueves a las 18:00. Sesión final de evaluación del grupo del que soy tutor el 14 de junio a las 18:00. Trabajo individual de los alumnos de 1º C. Empezar a pensar la memoria de fin de curso. Preguntar al jefe de estudios cuándo tienen que estar puestas las notas. Los de 2º C han dicho que quieren el examen final el martes próximo. Acabado el último tema en 3º B, preparar ejercicios para mañana. Después de cenar tengo un hueco de tranquilidad y hago el primer paso del método GTD: proceso de la bandeja de entrada: - El concierto: Esto lleva varias acciones: comprar entradas, avisar a los amigos para ir juntos, etc. Creo un proyecto nuevo llamado “Concierto Dire Straits”. - El partido requiere una acción, de menos de dos minutos. Por tanto, pongo un aviso en la agenda para que el móvil me avise una hora antes del partido, no vaya a ser que me lo pierda por estar por ahí y se me vaya el santo al cielo. - Pongo un aviso en la agenda para que me avise el jueves a las 17:30. Además pongo una nota en la carpeta del miércoles para acordarme de que tengo la tarde del día siguiente ocupada - Requiere una acción que me lleva unos dos minutos: Envío un correo electrónico a los demás profesores de mi grupo avisándoles de la fecha y hora de la evaluación. - El trabajo de 1º C, requiere una acción que me lleva más de 2 minutos, hay que hacerlo antes del examen, con lo que lo paso a la carpeta de Próximo. - La memoria me llevará más de 2’, a la carpeta de Próximo. - Ya me ha dicho lo de las notas cuando me encontré al jefe de estudios por el pasillo: acción desechada. - El examen de 2º C, a la carpeta de Próximo. - Ejercicios para mañana: está claro que esto no puede esperar. Como no me quedan más cosas que revisar de la bandeja de entrada y en mi contexto actual (en casa, tranquilo) puedo hacerlo, me pongo con ello ahora mismo. Si quedaran cosas por revisar en la bandeja de entrada, lo pondría en la carpeta de próximo y seguiría revisando la bandeja. Si al final del día me queda un rato para hacer el paso de organización, me pongo a ello, si no es así, lo dejo para el próximo hueco que tenga disponible. Cuando lo haga me encuentro con que: - Tengo una carpeta nueva con el Concierto, la próxima acción será llamar a los amigos, la anoto en la carpeta, le pongo como contexto “casa”, tiempo 15 minutos, prioridad “baja” y energía “media”. Paso esta acción a la carpeta de “Próximo”. - Veo en la carpeta de Próximo el trabajo de 1º C, le doy como contexto “casa” y “colegio”, prioridad “media”, energía “media”, tiempo 2 horas. - Veo en la carpeta de Próximo la memoria de fin de curso. Le doy como contexto “casa” y “colegio”, prioridad “baja”, energía “alta” y tiempo 6 horas. - Veo en la carpeta de próximo el examen de 2º C, le doy como contexto “colegio”, prioridad “alta”, energía “media” y tiempo 45 minutos. Cuando llegue el fin de semana revisaré todo esto para ver si está correcto o hay cosas a las que ya hay que cambiarles la prioridad. Durante el día, cada vez que acabe una tarea, iré a la carpeta de próximo, y dependiendo del contexto, y el tiempo de que disponga en ese momento, cogeré la acción pendiente que quede con más prioridad y me pondré a hacerla. Mi cabeza estará limpia de preocupaciones: sé que no se me olvida nada, que todo lo que tengo que hacer está controlado en “mi sistema” y me centro en realizar esa tarea. 7 / 17 Evernote: Metodología GTD para el profesorado organizado Escrito por José Luis Redrejo Lunes, 10 de Diciembre de 2012 10:47 Este es un ejemplo de implementación que se puede realizar perfectamente alejado de cualquier dispositivo digital, mediante el uso de libretas de notas como bandeja de entrada y distintas carpetas físicas para cada cosa. Sin embargo tiene algunas deficiencias evidentes. Por ejemplo, respecto al examen de 2ºC, sería bueno que yo pudiera meterlo a la vez en la carpeta de próximo y en la carpeta de 2ºC. Así, si necesito consultar algo de ese grupo estaría esta información disponible ahí también. Incluso si estos inconvenientes no fueran patentes, es obvio que estamos en la era digital y que el profesor no es ajeno a ello. Todos usamos Internet, al menos el correo electrónico y el navegador, y no son pocos los que cuentan con portátil, teléfono inteligente o incluso un tablet. Vamos a ver ahora cómo podemos deshacernos del papel. Los que consideren adecuado la entrega de trabajos y exámenes manuscritos todavía tendrán que conservar alguna carpeta, pero los que pasen a pedir los trabajos o hacer los exámenes de forma digital pueden ahorrar espacio en su escritorio 5 . El escritorio perfecto GTD Imagen cortesía de Bill Meade Evernote Ya en anteriores artículos de este Observatorio Tecnológico 6 se han tratado las herramientas de recopilación y gestión de la información, entre las que se describió Evernote . Se trata de una aplicación que ha sido diseñada especialmente para almacenar y buscar información. Presenta algunas características que lo hacen especialmente indicado para un uso general por el profesorado, y para la adopción de GTD en particular. 8 / 17 Evernote: Metodología GTD para el profesorado organizado Escrito por José Luis Redrejo Lunes, 10 de Diciembre de 2012 10:47 Entorno EverNote Entre sus principales características están: --- conexión Muy fácil de sus funcionalidades están alas lapdf vista desde primer momento ydesde su interfaz prácticamente no necesita de ningún menú. Firefox) Multiplataforma: ,yde móviles yusar, tabletas con versiones Android, iPhone, para usar Linux desde (mediante el navegador el cliente de Internet Nevernote), Blackberry, con Google Windows Chrome ypara OS yX. versiones modernas devoz Se consigue mantener toda la información importante en un único sitio, accesible múltiples dispositivos yen plataformas. una Aunque disponible, se sincroniza ytodos se mediante sincronizarán Internet, las con notas al aplicaciones recuperar lael de conectividad. escritorio o de móvil se puede usar tomar notas cuando no haya puede subir uso cualquier es gratuito, tipo de permite documento subir documentos con un máximo de e imágenes 1 Gbyte de con datos un máximo al(Funciona mes. de 60 Mb al mes. Si paga una cuenta Premium el móvil Se sincroniza lo tendremos entre disponible los en dispositivos la aplicación que del estemos ordenador usando: cuando podemos conectemos tomar auna Internet. foto de un documento omóvil grabar nota de con contenido Potente en las sistema fotografías búsqueda que hayamos en las hecho. notas, incluyendo dentro de los documentos PDF que subamos onuestro incluso que esté desde Las un móvil notas oel pueden tablet. ser texto mecanografiado, grabaciones propias de voz, vídeos hechos con launa cámara otexto notas manuscritas proporciona Un estupendo más de un sistema criterio de de libretas agrupación para agrupar para cada nota. Además dispone de la opción de añadir oase más etiquetas auna cada nota, lose que --- Su Posibilidad guardar nuestras búsquedas más habituales. partes Si oinsertar se párrafos usa navegador lasde páginas Firefox web oque Google estemos Chrome, visitando dispone ycompartir agregarlos de necesidad excelentes inmediatamente extensiones como que permiten, una nota entre otras Evernote. muchas cosas, capturar mostrar puedan Posibilidad la libreta. ahí de Si sus se compartir paga trabajos una alguna o cuenta documentos. libreta Premium, con otros senotas. puede usuarios sin para que de sea que editada tengan por Evernote. otras personas, Con ladel cuenta de modo gratuita que se los puede alumnos 9 / 17 Evernote: Metodología GTD para el profesorado organizado Escrito por José Luis Redrejo Lunes, 10 de Diciembre de 2012 10:47 busca incluso de fotografías Para comenzar atexto usar Evernote hay que acceder aidioma lauso página web Evernote sólo puede es optar necesario directamente por descargar proporcionar desde la aplicación un un navegador nombre desde de web usuario, la moderno misma contraseña página web aywww.evernote.com la una para dirección nuestro sistema de correo yde darse operativo, electrónico de alta móvil como válida. omediante tablet. usuario. Una También vez Para creada lapodremos cuenta laSettings cuenta gratuita usar se https://www.evernote.com/Home.action Si arrancar Evernote no ha identificado nuestro y yendo en se puede cambiar ade español los menús >yaDisplay Language > .Personal Elal menú Settings aparece aldentro hacer clic sobre la flecha que hay junto adirección nuestro nombre usuario, en la esquina superior derecha. Una las etiquetas vez en que ySettings empezar Evernote queramos, el introducir primer con lo paso que información. podemos es crear las libretas asimilarla que vayamos como ainglés, si usar. fuera En una la carpeta terminología de notas. esta También aplicación podemos una libreta crear nuestras contiene propias todas Evernote es una herramienta de gran potencial para del profesor. Estos son algunos ejemplos de uso: --notas La más usada más tomar notas en clase oaparece cuando se asista a una reunión, charla, conferencia, etc. fin como Usarlo para almacenar tus marcadores otambién favoritos. Son muchos los profesores que loescribir usan como reemplazo de otros servicios con este delicio.us oevidente: diigo.com . múltiples un sitio Si con se está Internet. haciendo un blog de clase con los alumnos, se puede usar Evernote para el borrador y preparamos publicarlo cuando se llegue a libretas Compartir compartidas libretas pueden con información, usarse para enunciados fines. de ejercicios Por ejemplo, onuestras incluso en los deberes diarios con los alumnos ela incluso con los padres. Las na https://www.evernote.com/pub/cbravoreyes/lecturasdelasema cada semana, o en un profesor español comparte sus lecturas tecnológicas n/evernotetutorials https://www.evernote.com/pub/mguhli estadounidense muestra la actualidad del uso de Evernote en educación. un profesor “Primer tengamos Podremos instituto Organizar trimestre” y seguir una buscar lección nuestros luego o de “Tercera forma introducida en apuntes casa. rápida semana”, en mediante la información Evernote, etc. e etiquetas. ir actualizando la que tenemos necesitemos, Si pasamos accesible estas etiquetas o desde comenzar cualquier para notas a tenerlas escribir a Evernote, lugar las corregidas en notas el podemos que con para tengamos las etiquetarlas el que curso una siguiente. conexión con palabras una Además, a Internet. clase clave en una como el vez aliado Aprendizaje estupendo para permanente: centralizar Cuándo ahí las el nuevas profesor ideas, usa lecciones su tiempo aprendidas, libre para reciclarse notas, recursos, y seguir etc. aprendiendo, Evernote se convierte en un 7 8 hechos, Usar etc. Evernote Esto es de como gran almacén valor si de disponemos recursos donde de un tenemos ordenador siempre o un dispositivo muy a mano con nuestras acceso a guías, Internet plantillas, durante hojas clase. de datos, ejercicios modo Si que disponemos tengamos de de forma un teléfono inmediata móvil constancia inteligente, de podemos dónde dejamos tomar fotos la clase de la el pizarra día anterior. al final de la clase y enviarlas a nuestro Evernote de crear aplicaciones cada Crear curso. una para libreta Las componerlas plantillas por cada no curso existen con como la información opción directamente de los alumnos, en Evernote, sus notas, pero etc. hay Se puede una Internet plantilla plantillas general hechas, yyestán usarla para o usuario incluso instrucciones de cómo hacerlo a almacena mano . disponibles MUY IMPORTANTE: en involucrados encripta necesaria servidores si en se menores. algunos está externos, usando casos, Para ninguna una sincronizar evitar secuenta debe información posibles usar de la información una problemas que cuenta pudiera gratuita. de entre legales violar pago Para dispositivos no o la poder Premium. se necesaria debe enviar Evernote introducir, confidencialidad los datos usando encriptados nuestros una de datos aplicación y,crear por datos enen tanto, los que en que sus respetar almacene normalmente servidores la confidencialidad datos NO sin los encriptar Y al fin: configurar Evernote para usar GTD La bandeja de entrada El uso más obvio de Evernote para GTD es el de convertirlo en nuestra bandeja de entrada digital. Para ello debemos crear la libreta que almacenará todas las notas que vayamos archivando. Esta libreta tendrá el nombre: "Bandeja de entrada". También es común usar como nombre para esta libreta “ Inbox”. Para que sea la primera que se vea al abrir nuestro Evernote se usa el truco de nombrarla comenzando por 01. Por ejemplo “ 01.Inbox ”o“ 01.Bandeja de Entrada ”. 10 / 17 Evernote: Metodología GTD para el profesorado organizado Escrito por José Luis Redrejo Lunes, 10 de Diciembre de 2012 10:47 Creación de la bandeja dehay entrada Una vez creada la que hacer rápidamente clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre, elegir el menú Propiedades, y marcarla como lib ,reta parapredeterminada que todas laslibreta notas que creemos vayan a parar ahí. 9 el Una pdf sala vídeo que vez de de profesores, nos hemos algún ha momento llamado creado crear la que notas atención. queremos con bandeja Sique audio lo recordar de tenemos entrada grabado en instalado podemos, detalle. una en canción por el móvil, ejemplo, que podremos nos añadir gustó una también endiariamente. nota unes momento insertar escrita, una arrastrar dado foto olaincluso del yalsoltar horario nuestras una que foto han grabaciones oEvernote un colgado documento en enen la Aplicaciones como CamScanner archivar de forma rápida los documentos nuestro que tablet pasan oCuando teléfono por nuestras en un escáner manos que, aunque con limitaciones, nos permiten Finalmente, se forma aplicaciones instantánea automáticamente para de calendario recopilar adirección nuestro una información para Evernote. dirección añadir De Evernote nuevas de este correo notas modo tiene electrónico. ade podemos una nuestra funcionalidad bandeja usar también se de muy envíe entrada. dos importante, unherramientas correo aunque a esa fundamentales: dirección algo oculta: contenido elcrearnos correo del electrónico lacorreo cuenta pasa de y notas las acceso dese Para (disponible ver cuál haciendo es la clicnuestra la de flecha correo electrónico aparece a que la derecha está asociada de nuestro aenviar nuestro nombre Evernote de usuario). necesario En el apartado ir algunas a el configuración de de resumen de lacomo cuenta puede ver, bajo el epígrafe “Evernote Enviar notas por correo electrónico aconvierten ”, nuestra lacrea dirección libreta asignada. de bandeja Aen partir de entrada. de ese momento se puede usar para directamente correos electrónicos que aparecerán 11 / 17 Evernote: Metodología GTD para el profesorado organizado Escrito por José Luis Redrejo Lunes, 10 de Diciembre de 2012 10:47 10 Resumen nuestra cuenta En lleguen caso avisos de usar a va nuestra Google libreta Calendar de entrada para anotar cuando corresponda. en agenda, Hay existen varias extensiones maneras omencionen servicios de web hacer de que pago desde paraolaútiles hacerlo agenda también se puede hacer de manera manual mediante configuraciones yunque , 11 aunque elde modo más sencillo de hacerlo es usando elvarias servicio gratuito que proporciona el excelente sitio www.ifttt.com https://ifttt.com/recipes/29227 .en Tan sólo hay que darse de alta en IFTTT yEvernote hacer clic en botón “ la ”Use margen usen SMS delelrecipe enlace si habitualmente mañana hay anterior, que decir aInternet, que llover que pedirá IFTTT en del mi permiso tipo ciudad”. (siglas “envía de para “if automáticamente acceder thisnuestros then athat”, tuelavisos Evernote ocorreos “si esto, yde hacer entonces agradecimiento lasalgunas configuraciones aquello”) cuando contiene necesarias medecenas de deforma recetas en Twitter” automática. muy “mándame Como paranos los nota al Las carpetas (libretas en la nomenclatura de Evernote) Una vez que disponemos de la bandeja de entrada, tenemos que crear las carpetas necesarias para los pasos de organizar y revisar. Antes de crear muchas libretas (al estilo de las 43 carpetas) hay que recordar que Evernote permite el uso de etiquetas en las notas. Esto significa que puedo usar etiquetas para asignar una nota a un grupo de aula, o a una prioridad, sin necesidad de crear una libreta por cada grupo en el que demos clase. En cualquier caso hay algunas carpetas que, por razones de organización, es muy recomendable crear. Siguiendo la descripción dada en los apartados anteriores dedicados a GTD son necesarias: “Próxima acción”, “Proyectos” y “Referencia”. Además, si seguimos las recomendaciones de los expertos y de profesores con experiencia en el uso diario de GTD, es conveniente tener al menos una carpeta para almacenar los proyectos hechos, objetivos generales de vida e incluso nuestros sueños o proyectos de futuro en una carpeta que llamaremos “Algún día”. Este es un esquema de uso habitual: 12 / 17 Evernote: Metodología GTD para el profesorado organizado Escrito por José Luis Redrejo Lunes, 10 de Diciembre de 2012 10:47 Se usarán asignar categoría: etiquetas etiquetas conpara el nombre asignarde el las contexto, personas prioridad, en las que tiempo solemos estimado delegar y energía algunas necesaria acciones. para Unhacer ejemplo las de tareas. etiquetas También agrupadas es costumbre por 13 / 17 Evernote: Metodología GTD para el profesorado organizado Escrito por José Luis Redrejo Lunes, 10 de Diciembre de 2012 10:47 Se salgan que puede se ordenadas. muestra, apreciar en que En este elhábitos ocurriría caso ejemplo de alcarpetas las estar de que etiquetas ordenadas se han como colocado con en un bajo criterio el casos alfabético. se “.when” usa el truco consigue de así que empezando no sea Jueves por un la dígito para etiqueta que Una correspondientes las principio, libretas. dos vez opciones definidas si seguimos yaestructuras las más nuestros el adelante símil grupos físico ycasi etiquetas, la práctica de carpeta, alumnos. para dirá crear si Se conviene puede libretas de completar hacer cambiar parece bien más aestructura el mediante la esquema otra. lógico Depende yen libretas así de GTD es mucho como oypueden propuesto bien aparece mediante del uso para en diario etiquetas. el laa profesor imagen se Lo anterior le faltaría mejor dé aprimera esa crear es con probar carpeta. el las listado carpetas una En de de u infinito Ya pasos inicial organizar, se de en tenemos adquieren GTD el se que hagan con configurada tenemos Evernote. los delibretas forma todo nuestra Al necesarios lo principio que automática bandeja necesitamos la regla de eterminar que, instintiva. más entrada para en importante poco nuestra yalgunos Se creada convierte tiempo, labor aepígrafe la recordar algunos profesional GTD es así pasos “no de e libretas hagas una incluso que costumbre más ynombrarlas personal. carpetas, de parecer una liberadora cosa podemos algo la yque tediosos, Evernote vez”. empezar Con como en aalgo ejecutar nuestro los de de constancia archivo los procesar cinco Para en dejar constancia de que, dentro de su estructura rígida de pasos, el método se adapta aPuede las necesidades yel costumbres de cada persona, http://blog.davidtorne.com/es/2011/07/como-implemento-mi-gtd-con-evernote/ ,se td/ que http://thameera.wordpress.com/2012/07/17/evernote-for-g http://ruudhein.com/evernote-gtd otros lectores ejemplos se sientan delo más identificados de en su ypara forma etiquetas de trabajar para la que gestión con de la estructura GTD con Evernote. que se ha expuesto ser en que este viendo artículo. estos ejemplos se pueden algunos ver 14 / 17 Evernote: Metodología GTD para el profesorado organizado Escrito por José Luis Redrejo Lunes, 10 de Diciembre de 2012 10:47 En clase de Bob Cotter. Licencia CC (reconocimiento, no comercial, compartir igual) Fotografía ¿GTD con los alumnos? Como ya se ha anticipado antes, hay en España, pero sobre todo en países anglosajones, muchos ejemplos de centros educativos que han enseñado GTD a sus alumnos para que adquieran hábitos de orden. En muchos centros de nuestro país se está intentando que los estudiantes usen una agenda con el mismo fin, pero la agenda no vale de nada si luego no se comprueba o las notas no están apuntadas donde o cuando deben estar. Dado que GTD no es un método sencillo de empezar a usar, está claro que no está indicado para los estudiantes de primaria, pero sí que se puede enseñar a los estudiantes de secundaria y universitarios. De los cinco pasos de GTD hay dos que los alumnos necesitan aprender bien y que, al explicarles poco a poco GTD, se ve con claridad que suelen ser nuevos para ellos: procesar y organizar. Procesar requiere filtrar y almacenar referencias, organizar hace recordar notas. Los estudiantes suelen trabajar al día. Muchos llegan apurados porque no se acuerdan de empezar a estudiar hasta pocos días antes del examen o del límite para entregar un trabajo. Cuando se les enseña la forma de trabajar con GTD no es raro oír decir “Nunca he tenido que filtrar, organizar o guardar referencias antes, ¿por qué tengo que hacerlo ahora? ” . La respuesta clara es: porque usando los métodos de GTD se evitan los sudores finales para acabar los trabajos incrementando su calidad, se ahorra tiempo (que puedes gastar en tus cosas) y elimina la tentación de perder el tiempo por ahí cuando sabes que tienes un plan claro de lo que hay que hacer. Si no disponen de los recursos digitales necesarios, es fácil usar una carpeta o una libreta como bandeja de entrada. Enseñarles a procesar requiere insistirles en la pregunta de “¿lo que me dice esta nota de la bandeja de entrada requiere una acción?” y actuar en consecuencia. Es evidente que si GTD no es algo fácil de explicar a adultos, menos aún a adolescentes. Sin embargo, es bien sabido que si a nuestros 15 / 17 Evernote: Metodología GTD para el profesorado organizado Escrito por José Luis Redrejo Lunes, 10 de Diciembre de 2012 10:47 alumnos les ayudamos a adquirir buenos hábitos de organización es muy posible que los conserven para toda su vida, algo que no se puede decir con mucha seguridad si estamos formando a un adulto. Conclusión En el mundo actual todos estamos con frecuencia sobrepasados por nuestro día a día. Tenemos múltiples proyectos aparcados eternamente, tareas que se nos atrasan por falta de tiempo u organización, y andamos a menudo con la cabeza puesta en una cosa mientras hacemos otra. Eso nos provoca si no estrés, al menos falta de concentración y nos hace emplear más tiempo del necesario y/o disminuir la calidad de lo que hacemos. Desde el año 2002 el método GTD se está usando con mucho éxito en ambientes corporativos y docentes. Quizás ha llegado el momento de pasarlo a nuestras aulas y ¿qué mejor oportunidad ahora que los dispositivos móviles inteligentes y los ordenadores inundan los centros educativos?. Con aplicaciones como Evernote podemos disminuir a su mínima expresión la clásica cartera de profesor y tener toda nuestra información a mano, bien organizada y con una potente herramienta de búsqueda que nos permite encontrar enseguida todo lo que necesitamos. Quiero terminar este artículo con una recomendación. Para los que se defiendan con la lengua de Shakespeare, en http://blog.crankingwidget s.com/2007/11/14/gtd-failure-roadmap/ hay una divertida pero totalmente realista descripción de qué hacer para fracasar en la puesta en marcha de GTD. Es una lista detallada de las cosas que, por fuerza de nuestras malas costumbres o nuestra pereza, harán con toda seguridad que no seamos capaces de triunfar en la reorganización de nuestro trabajo. Ojalá todos los que se animen a intentar lo expuesto en este artículo tomen buena nota para que su intento se convierta en todo un éxito. Referencias 1 http://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done 2 http://www.slideshare.net/iesgrancapitan.org/gtd-jess-losada 3 http://blog.davidtorne.com/es/ 4 http://www.optimainfinito.com/ 5 http://restartgtd.com/2011/12/31/meades-theory-of-the-perfect-gtd-desk/ 6 http://recursostic.educacion.es/observatorio/web/es/software/software-general/1009-gestion-de-la-informacion 7 http://www.princeton.edu/~cmayo/template.html 8 http://neseco.com/sw/evernote-templates/ 16 / 17 Evernote: Metodología GTD para el profesorado organizado Escrito por José Luis Redrejo Lunes, 10 de Diciembre de 2012 10:47 9 https://play.google.com/store/apps/details?id=com.intsig.camscanner 10 https://www.cloudhq.net/evernote 11 http://blog.davidtorne.com/es/2011/04/tareas-periodicas-con-evernote-y-google-calendar/ 17 / 17
