Instituto Politécnico Nacional Secretaría Académica Centro de Formación e Innovación Educativa 2011 Programa de trabajo para la organización de eventos en el marco del 75 Aniversario del IPN Comisión de exposiciones. Propuesta de actividades (Documento de trabajo) Expo Innova 2011 Miércoles 23 de febrero de 2011 Una exposición es un acto de convocatoria, en el que se exhiben colecciones de objetos de diversa naturaleza y que son del interés de una determinada comunidad o sector (Cfr. Junta de Andalucía. 2006). De acuerdo con la Real Academia Española (2001) se recogen dos acepciones que aplican en nuestro caso: “Acción y efecto de exponer” y; “Presentación pública de artículos de la industria o de las artes y las ciencias con fines comerciales o culturales“. Cabe señalar que una propuesta de esta exposición es convocar a las casas editoras especializadas a presentar su novedades editoriales con lo que se espera impactar en la cultura de la innovación y la investigación educativa, al mismo tiempo que se propone facilitar la adquisición de publicaciones especializadas directamente de los editores y proveedores. Hasta la fecha la exposición paralela al Congreso Internacional de Innovación Educativa tiene pendiente su plena integración a las actividades que motivan su realización. El diseño de exposiciones, requiere desde su planteamiento inicial, tener al público en mente y precisar dentro de sus propósitos los siguientes aspectos: ¿qué queremos mostrar?, ¿cómo lo vamos a mostrar? y ¿qué esperamos conseguir con su realización? (Cfr. Alonso 2003 p. 26). Cuando una exposición se abre al público interesado, se espera congruencia entre la oferta de títulos y materiales que exhibe con respecto a los ejes temáticos y orientación del evento que acompaña, esto no es fácil por ello se recurre a llenar con títulos referidos a la educación invitando a las mismas casas editoriales y dejando fuera autores y editoriales académicas reconocidas, tanto nacionales como de otros países. La búsqueda de una presencia internacional de la producción editorial es particularmente importante cuando un evento se acompaña de la pretensión de cobertura internacional. La muestra bibliográfica podría ser estímulo, insumo y soporte al desarrollo de nuevos conocimientos en el área de especialidad de los eventos. Tendría la posibilidad de contribuir a la actualización de los visitantes en cuanto a la posibilidad de conocer los distintos enfoques y planteamientos de autores de varios países e instituciones sobre el 1 tema que motiva la exposición. Bajo esas consideraciones se plantea la necesaria atención de las previsiones del documento referido a los eventos del 75 aniversario del IPN, en el que se le asigna como función: difundir las publicaciones con temas alusivos al evento y se consignan como actividades específicas las que se indican: Contacta editoriales cuyas temáticas se relacionen con educación. Establece comunicación con la Comisión Organizadora para incorporar como expositores a las instituciones convocantes. Determina y distribuye los espacios físicos que ocuparán las editoriales e instituciones participantes. Vigila la colocación de stands según espacios asignados. Brinda servicio a las editoriales e instituciones participantes y da respuesta a conflictos que puedan presentarse. Elabora el informe de las actividades realizadas por la comisión. Solicita a la Comisión de Difusión las constancias de participación para quienes colaboren y/o apoyen las actividades de esta comisión. Dado que con motivo del 75 Aniversario del Instituto se ha hecho coincidir cuatro eventos en una misma semana y en la misma sede, se considera pertinente dar una mayor presencia y realce a la exposición, diversificando su cobertura temática y orientación, conforme al siguiente: Propósito de la Exposición Apuntar a que la exposición, independientemente de su calidad de evento complementario a otras actividades académicas, tenga un valor de interés por sí misma, que la visita se convierta en una experiencia agradable y productiva, que los visitantes salgan con la sensación de haber obtenido un beneficio real, adicional al que se logra por la participación en el congreso o los foros de trabajo. Para el propósito anterior se deberá Interesar e incorporar a una mayor cantidad de editores y proveedores, a fin de lograr una muestra diversificada, actualizada y representativa de la producción bibliográfica mundial en materia de investigación educativa, innovación educativa, diseño educativo, educación virtual, gestión de la información, gestión del conocimiento, tecnologías de la información y la comunicación en el ámbito educativo. Incorporar proveedores de servicios de acceso a información, producción de material multimedia, diseño web, plataformas de gestión de aprendizaje virtual y equipo audiovisual. El éxito de una exposición descansa en el trabajo colectivo, por ello se propone que las comisiones participantes en la preparación del VI Congreso Internacional de Innovación Educativa, el VI Foro de Investigación Educativa, el IV Foro Internacional de Derechos 2 Humanos y las TIC, así como el Primer Encuentro Politécnico de Formación y Profesionalización Docente, aporten sus ideas sobre lo que esperan obtener de la Exposición 2011, su orientación temática, su cobertura de servicios y sugerencias acerca de cómo ésta se articula con el programa de eventos académicos concurrentes para lograr una plena interrelación con sus objetivos e intenciones. Ambiente de la exposición Se propone lograr un impacto y una sensación diferente, mediante la atención a los diferentes factores que determinan la satisfacción de usuarios y proveedores que concurren a esta exposición, considerando: Solicitar a los expositores la inclusión de material bibliográfico y materiales educativos generados en otros países que fortalezca la visión internacional de la exposición. Una distribución adecuada de los espacios de exhibición, propiciando la fluidez en el tránsito de personas y evitando los pasillos insuficientes para acceder a los artículos que ofrecen los expositores. Lograr identidad y armonía en la señalización de stands y normando la distribución de los carteles promocionales de los expositores. Diseñar una imagen de identidad para la Exposición que de manera sencilla capte el interés de editores, proveedores y de los asistentes. Incluir un apartado destinado a la difusión de la expo innova en el portal de los eventos concurrentes, indicando los objetivos, los temas de interés, y el formato de registro de expositores. Incorporar de manera explícita la exposición en una estrategia de comunicación, que potencie la capacidad de atracción de participantes considerándola como una parte integrada en el marco de plan de operación de los eventos programados, más que como una actividad separada. Emplear distintas modalidades de difusión de la exposición a través de la red y materiales impresos. Propiciar unidad y coherencia en el montaje de anaqueles exhibidores de libros y revistas. Aprovechando la infraestructura de la dirección de publicaciones en materia de exhibidores. Ofrecer las condiciones de infraestructura para posibilitar la instalación de puntos de venta con acceso a la red y uso de tarjetas de crédito. 3 Beneficios esperados Es necesario prever los beneficios que se pueden derivar de esta exposición, imaginar en qué contribuye esta exposición a lo que las personas esperan encontrar, en el entendido de que podemos adelantar un perfil de los participantes en los eventos concurrentes que motivan esta actividad, que una buena parte de ello son docentes del Instituto, pero que también se recibe la visita de docentes interesados en la temática de los eventos convocados. En una primera revisión se consideran los siguientes beneficios para quienes asisten a la exposición Oportunidad de contactar de manera directa a los proveedores de materiales y servicios Oportunidad de contactar a colegas que comparten intereses y necesidades comunes Conocer los títulos de más reciente publicación en su área de interés. Identificar materiales educativos y servicios que por su área de trabajo le son de utilidad Posibilidad de seguir la evolución de los temas de los distintos eventos en la literatura disponible Identificar herramientas de trabajo y material multimedia de interés Adquirir libros y revistas que difícilmente puede obtener fuera de este espacio Adquirir material bibliográfico de su interés de distintas editoriales y países Si bien la exposición apunta a los intereses y necesidades del sector al que se destina, no deja de ser una oportunidad para las empresas e instituciones que deciden participar en ésta para dar a conocer sus, productos y serviciosi. Para los editores y proveedores de servicios, se mencionan los siguientes beneficios: Inscripción de expositores desde un formato en línea desde el portal de los eventos concurrentes Difusión de su sitio WEB a través del portal de eventos Captación de clientes potenciales Identificación de mercados para sus productos y servicios Demostración y venta de sus productos Identificación de segmentos del mercado y áreas de oportunidad para la colocación de sus productos y servicios 4 Participantes en la comisión de exposiciones Nombre Noel Angulo Marcial César Fernández González Silvia González Delgado Juan Ramón Reyes Rojas Unidad CFIE Derechos Politécnicos CFIE CFIE 5 Extensión 57139 57270 57145 57135 e-mail [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] Programa de actividades Actividad Responsable 1. Conformar comisión de Exposiciones Invitar a personas a colaborar en la comisión Elaborar el directorio de la comisión Convocar una primera reunión para conformar programa de trabajo N. Angulo Definición de tareas N. Angulo Responsable de la minuta de reuniones N. Angulo 2. Definición de posibles expositores 3. Invitación a instituciones convocantes a montar sus stands Asignación de espacios (por sorteo) Definición de necesidades 4. Definición de categorías de expositores comerciales 5. Diseño de invitación a expositores comerciales 6. Asignar extensiones telefónicas para atención de expositores 7. Gestión de cuenta de correo temporal para atender a expositores 8. Comunicado para el portal. Indicando características e intereses de la audiencia (participantes) 9. Definición de cobertura temática de la exposición 10. Definición de necesidades de material de difusión Número distintivo de stand Banner de expositores Cabeza 11. Diseño de un formato de inscripción de 6 Inicio Entrega expositores 12. Gestión de un formato de pre-inscripción en línea para expositores 13. Directorios de expositores 14. Comunicación con expositores 15. Distribución de espacios de exposición 16. Definición de líneas de comunicación con otras comisiones 17. Elaboración rubrica de evaluación de stands 18. Diseño y elaboración de cuestionario para expositores 19. Comunicación con proveedores de stands 20. Definición de las características y dimensiones de los stands Gestión de un croquis de localización Definición de necesidades de equipamiento de los stands Contactos de energía eléctrica Conexión telefónica Conexión a la red Mesas binarias Sillas Montaje de stands 21. Lineamientos mínimos para los expositores Uso de gafete Inventario del material de exposición Registro de personas que atenderán el stand Fecha de montaje y retiro de stand Distribución de artículos promocionales Responsable del stand Manejo y resguardo de equipo 7 Imagen de identidad para el portal Llenado y entrega de cuestionario de evaluación de impacto Entrega de la dirección URL de su sitio 22. Definición de cuota de recuperación para expositores participantes Recepción de cuota de recuperación Lineamientos para facturación Lineamientos para entrega de donaciones 23. Convocatoria a expositores 24. Recepción de expositores 25. Entrega y recuperación de cuestionarios 26. Aplicación de la rúbrica de evaluación de impacto 27. Entrega de constancias a expositores participantes 28. Relatoría de la exposición 29. Desarrollo de diagrama de flujo de actividades 30. Elaboración de una matriz de doble entrada para ubicar espacios de responsabilidad compartida y necesidades de coordinación entre comisiones 31. Calendarización de actividades Coordinador: Comisión de Exposiciones M. en C. Noel Angulo Marcial Centro de Formación e Innovación Educativa Tel. 57296000 ext. 57139 [email protected] 8 Referencias Alonso, Luis (2003) Diseño de exposiciones: concepto, instalación y montaje. Madrid: Alianza Editorial. Junta de Andalucía. Consejería de Obras Públicas y Vivienda (2006). “Exposición”. La ciudad viva. En: http://www.laciudadviva.org/opencms/foro/documentos/palabrasclave/publicaciones_exposicion es/ Real Academia Española (2001) Diccionario de la lengua española - Vigésima segunda edición, en: http://buscon.rae.es/draeI/ i En el caso de las exposiciones paralelas a eventos académicos, éstas trascienden al mero propósito de mercadeo ya que sus beneficios superan sus costos operativos, siempre que se planee con cuidado, antes, durante y después del evento. 9
