ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES TEMA: TALLER FORMATIVO N°2 PRESENTADO A: YUSELFIS MARIA MENDOZA ATENCIO INSTRUCTORA: ISABEL MARIA GAMEZ URIANA APRENDIZ: CENTRO INDUSTRIAL DE ENERGÍAS ALTERNATIVAS SEDE COMERCIO Y SERVICIOS SENA REGIONAL GUAJIRA 2019 TALLER FORMATIVO N°2 1. Realizar un cuadro comparativo y su análisis con el Decreto 1515 de 2013 de 19 de 2013, acuerdo 41 de 2002 de octubre 31 Instrumento de consulta y de control archivístico Transferencia Primaria Inventarios Genéricos Trasferencia Secundaria Transferencia 2. Por medio de un mapa conceptual identifique los pasos para realizar una trasferencia, sin embargo de la misma manera realice la preparación de un documento a trasferir 3. GLOSARIO Casete: Cinta magnética compacta que se utiliza en los equipos de grabación de audio (sonido) y video. Disquete: Dispositivo de almacenamiento de datos es un disco magnético flexible de pequeña dimensión y cubierto de una protección. Expediente: 1) Conjunto total de los documentos relacionados con un mismo tema, asunto o persona. (2) Conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una entidad productora en el tratamiento de una misma cuestión Foliar : Las hojas que componen un documento correspondiendo a cada folio dos páginas y se enuncian como folio frente y folio vuelto Fondo documental: Conjunto de documentos de archivos de toda naturaleza reunidos por una persona física o moral o una institución dentro del ejercicio de sus actividades. 4. De acuerdo con los procedimientos a seguir las trasferencias documentales se hacen teniendo en cuenta: Para el diligenciamiento del formato del fuid hace referencia a la entidad que produce o produjo los documentos Al realizar las transferencias debemos___________verificar ___________ que la información, este libre de elementos que puedan ____afectar ____________ su ________preservación __________ y conservación. a) b) c) d) Confirmar, dañar, integridad Analizar, alterar, información Verificar, afectar, preservación Confrontar, alterar, información 5. fuente de consulta: AGN mini manual 4 tabla de retención y transferencia documentales MAPA CONCEPTUAL Eliminación de material metálico Limpieza de documentación Revisión y foliación TEMAS CON CEPTO ANA LISIS Unidades de conservación y Re almacenamiento Identificación de material afectado por biodeterioro Documentos identificados con hongos e insectos Clasificación Solicitardocumental servicio de personal especializado Consulta y controlDecreto de 1515 de los documentos 2013 de 19 de 2013 Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concernient e a las transferenci as IDENTIFICACIÓN DE UNIDADES DOCUMENTALES Los documentos deberán ser originales o copias únicas Una vez organizada secuencialmente las carpetas de acuerdo con los criterios anteriores como códigos antigüedad Los documentos deberán hallarse organizados físicamente en carpetas y subcarpetas normalizadas Las cajas resultantes se numeran de manera secuencial a lápiz y de forma clara Las carpetas correspondientes a un mismo periodo temporal