Guía PAICE 2013 - Dirección General de Vinculación Cultural

Dirección General de Vinculación Cultural
Programa de Apoyo a la Infraestructura Cultural de los Estados
(PAICE)
GUÍA OPERATIVA PARA LA PROMOCIÓN DE LA
CONTRALORÍA SOCIAL 2013
EN EL
PROGRAMA DE APOYO A LA INFRAESTRUCTURA
CULTURAL DE LOS ESTADOS
(PAICE)
“Este programa es público, ajeno a cualquier partido político. Queda prohibido el uso para fines distintos a los establecidos en el Programa”
Paseo de la Reforma N° 175, 6° piso, Col. Cuauhtémoc C.P. 06500 México, D.F.
Tel. (55) 41 55 02 00 |Ext. 9069 | [email protected] | www.conaculta.gob.mx
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Programa de Apoyo a la Infraestructura Cultural de los Estados
(PAICE)
GUÍA OPERATIVA PARA LA PROMOCIÓN DE LA CONTRALORÍA SOCIAL PAICE 2013
Los beneficiarios, a través del responsable operativo (Secretario Ejecutivo del Comité de Seguimiento), del
Programa de Apoyo a la Infraestructura Cultural de los Estados (PAICE), con el objeto de dar cumplimiento a
los Lineamientos para la Promoción y Operación de la Contraloría Social en los Programas Federales de
Desarrollo Social, elaborarán, una vez que se haya realizado la selección anual de proyectos, el Programa de
Trabajo del PAICE (PTB-PAICE), tomando en cuenta para ello esta Guía de Contraloría Social, elaborada por
la Dirección General de Vinculación Cultural, a través de la Coordinación del PAICE, y deberán remitirlo
dentro de los primeros veinte días hábiles posteriores a la fecha de capacitación que se haya realizado para tal
efecto, a la Coordinación del PAICE para su registro y puntual seguimiento.
1.
Programa de Trabajo del Beneficiario (PTB)
1.1 Planeación
Las actividades que conforman este apartado son:
1.1.1


Coordinación del PAICE:
Ratificación/actualización y/o designación de un responsable de las actividades de Contraloría
Social.
Enlace entre la Coordinación del PAICE (responsable de cada estado) y el beneficiario (responsable
operativo del proyecto o el Secretario Ejecutivo del Comité de Seguimiento), a efecto de acordar
todo lo referente a la Contraloría Social:
a) Capacitación
b) Elaboración y entrega de los formatos y anexos que sean requeridos para la buena ejecución
de la Contraloría Social en el proyecto.
c) Aclaración de dudas con respecto a las funciones que se realizarán en la Contraloría Social.
1.2 Promoción
Entre las actividades que integran este apartado se encuentran las siguientes:
1.2.1




Publicar en la página de internet http://vinculacion.conaculta.gob.mx/vv/index.html todo lo referente
a Contraloría Social (Esquema, Guía Operativa y anexos).
Informar en la instalación y primera sesión del Comité de Seguimiento de los diferentes proyectos
sobre las actividades que se realizarán para promover la Contraloría Social a través de la persona
designada para tal fin (Contralor Social).
Proporcionar la información referente a la Contraloría Social y acordar las acciones a desarrollar.
Proporcionar la propuesta de actividades de promoción de la Contraloría Social (Anexo 7).
1.2.2

Coordinación del PAICE:
Beneficiario (Secretario Ejecutivo del Comité de Seguimiento):
Deberá elaborar y presentar un Programa de Trabajo del Beneficiario (PTB-PAICE) cumpliéndose
con los siguientes puntos:
a) Actividades de promoción de Contraloría Social.
b) Responsables de cada una de las actividades (puestos y/o cargos).
c) Unidad de medida de cada una de las actividades.
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d) Meta de cada actividad.
e) Calendarización para la ejecución de las actividades.
1.3 Seguimiento
Este apartado se compone de lo siguiente:
1.3.1





Registro de beneficiarios que cuenten con la información y papelería para las acciones de Contraloría
Social, ante la Secretaría de la Función Pública (SFP) a través del Sistema Informático de
Contraloría Social (SICS).
Captura en el Sistema Informático de Contraloría Social (SICS) de las actividades de promoción
llevadas a cabo en cada uno de los proyectos.
Captura de los contenidos de las Cédulas de Vigilancia e Informe Anual, en el Sistema Informático
de Contraloría Social (SICS).
Atención de las quejas y denuncias, a efecto de canalizarlas ante las instancias correspondientes.
Análisis y sistematización de los resultados de las acciones emprendidas para promover la
Contraloría Social en el PAICE y propuesta de acciones de mejora.
1.3.2




2.
Beneficiario (Secretario Ejecutivo del Comité de Seguimiento):
Promoción y difusión del proyecto apoyado por el PAICE y de la Contraloría Social que se lleva a
cabo.
1.3.3

Coordinación del PAICE:
Contralor Social:
Emisión de las Cédulas de Vigilancia (trimestralmente) y del Informe Anual (de acuerdo a Reglas de
Operación Punto 7.2 Cierre de Ejercicio, se presentarán 30 días naturales después de la entrega de la
obra).
Envío de las Cédulas de Vigilancia (trimestralmente) a la Coordinación del PAICE.
Envío del Informe Anual al término de la ejecución del proyecto.
Emisión y envío de quejas y denuncias ante las instancias correspondientes (Comité de Seguimiento
del Proyecto, Coordinación del PAICE y los Órganos de Control Estatales).
Constitución y Registro
El Programa de Apoyo a la Infraestructura Cultural de los Estados (PAICE) permite ejercer una política
sistemática y nacional en materia de infraestructura cultural. En este programa se consideran apoyos para
construcción, rehabilitación, remodelación, mantenimiento y equipamiento de espacios culturales, bajo
esquemas de cofinanciamiento y corresponsabilidad en 2 ámbitos de trabajo:
a) Estatales y del Distrito Federal y,
b) Municipales, delegacionales y de la sociedad civil organizada y universidades públicas.
En cada uno de los proyectos seleccionados por el Programa se establece un Comité de Seguimiento, el cual
es encabezado por el representante legal de la instancia benficiada, quién a su vez designa al Secretario
Ejecutivo de dicho Comité. El Comité de Seguimiento está integrado por autoridades estatales, federales de la
sociedad civil y de la iniciativa privada (si es posible en este último caso). De acuerdo a la estructura
propuesta en las Reglas de Operación del PAICE, en el caso de aquellos beneficiarios que correspondan a
“Este programa es público, ajeno a cualquier partido político. Queda prohibido el uso para fines distintos a los establecidos en el Programa”
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organizaciones de la sociedad civil, la opción es establecer su propio Comité, en el cual el Presidente será el
Titular de la Asociación de que se trate.
En todos los comités de seguimiento la persona propuesta como representante de la Sociedad Civil, deberá
haber sido capacitada con anterioridad a la instalación del Comité de Seguimiento correspondiente, dicha
capacitación corresponde al responsable operativo del proyecto (Secretario Ejecutivo del Comité de
Seguimiento), el cual fue previamente capacitado para ello por los enlaces de seguimiento con los estados de
la Coordinación del Programa de Apoyo a la Infraestructura Cultural de los Estados (PAICE).
En la Reunión de instalación del Comité de Seguimiento, el Secretario Ejecutivo elaborará el Acta de Registro
del Comité de Contraloría Social (Anexo 1) y la Minuta de la Primera Reunión (Anexo 3) llevada a cabo, con
los datos de las personas de la sociedad civil que fungirán como Contralores Sociales, (mínimo serán dos
personas que formarán el Comité de Contraloría Social).
Se promoverán acciones de información, capacitación y asesoría en materia de Contraloría Social para los
beneficiarios del Programa de Apoyo a la Infraestructura Cultural de los Estados (PAICE), con el propósito de
incorporarlos en actividades de control, vigilancia y evaluación del Programa.
Si fuese el caso de que haya cambio de Contralor (es) Social (es), se deberá completar el Acta de Sustitución
de Integrantes de Contraloría Social (Anexo 2).
Por otro lado, dentro del portal de internet http://uorcs.funcionpublica.gob.mx/SICS/ del Sistema Informático
de Contraloría Social (SICS) propuesto por la Secretaría de la Función Pública (SFP), los datos que se
refieren en la pestaña de “Actividades de Contraloría Social” son estimados, ya que por la propia naturaleza
del Programa, aún no se sabe con exactitud los totales de proyectos beneficiados.
3.
Plan de Difusión
3.1 Coordinación del PAICE
El Programa de Apoyo a la Infraestructura Cultural de los Estados (PAICE) tiene como su población objetivo
a los gobiernos de las entidades federativas, el Distrito Federal, los gobiernos municipales, las delegaciones
políticas, las organizaciones sociales y las universidades públicas, interesadas en la presentación de proyectos
de infraestructura cultural; el Programa emite una convocatoria cerrada, dirigida a las instituciones estatales y
del Distrito Federal encargadas de la política cultural y éstas a su vez extienden la invitación a participar a los
gobiernos municipales y delegaciones (para el D.F.), así como a las organizaciones de la sociedad civil,
legalmente constituidas, y a las universidades públicas.
La Convocatoria se hace llegar de manera formal a cada instancia cultural estatal, además se publica
anualmente en el sitio web del PAICE: http://vinculacion.conaculta.gob.mx/vv/, en ésta se establecen los
procedimientos y tramites necesarios, así como los requisitos de fondo y forma, para poder participar en la
obtención de recursos económicos destinados a infraestructura cultural.
El envío y recepción de los proyectos se realiza de manera directa (entrega personal) o a través de correo o
paquetería en las oficinas de la Coordinación del Programa de Apoyo a la Infraestructura Cultural de los
Estados (PAICE), cita en Av. Paseo de la Reforma #175, 6° piso, Col. Cuauhtémoc, Del. Cuauhtémoc, C.P.
06500, D.F., México.
Durante y después del cierre de la convocatoria, se realiza una análisis detallado de los proyectos presentados,
éste se complementa con visitas de reconocimiento (en caso de ser necesario) a los espacios que pretenden el
apoyo, para determinar físicamente los alcances, veracidad de la información y coherencia del proyecto
“Este programa es público, ajeno a cualquier partido político. Queda prohibido el uso para fines distintos a los establecidos en el Programa”
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presentado; se emiten observaciones a los proyectos que así lo requieran y se otorga un plazo de 15 días a los
solicitantes para que dichas observaciones sean resueltas, una vez concluido este proceso, se establece la
fecha de reunión de la Comisión Dictaminadora (Dictaminación), integrada por representantes de las
diferentes zonas del país que son los titulares de las instancias de cultura y del Consejo Nacional para la
Cultura y las Artes (CONACULTA), la cual tiene la facultad exclusiva de determinar como favorable o no
favorable cada proyecto presentado.
La apertura y cierre de la convocatoria se establece en la misma. La Coordinación del PAICE, una vez
concluida la reunión de Dictaminación de proyectos, informa a los participantes del resultado de la misma,
para seguir con el proceso jurídico-administrativo con los beneficiados y, a la par, se realizan las devoluciones
de las propuestas que fueron dictaminadas como no favorables.
El Programa solicita la publicación de resultados en los diarios y/o periódicos de difusión nacional.
Los proyectos dictaminados como favorables se formalizan jurídicamente mediante la firma de un
instrumento jurídico, entre el Consejo Nacional para la Cultura y las Artes y el beneficiario, para
posteriormente transferir los recursos económicos asignados a cada proyecto y se procede a la instalación de
los Comités de Seguimiento y Comités de Contraloría Social de cada proyecto.
3.2 Beneficiarios:
Los beneficiarios de cada uno de los proyectos, así como el Programa, difundirán en sus respectivos sitios
web, toda la información y resultados de las acciones de Contraloría Social de cada uno de los proyectos; con
respecto al PAICE, lo hará al inicio del cuarto trimestre de cada año, y los beneficiarios lo harán, como
mínimo, cada seis meses a partir de la Instalación y Primera Sesión del Comité de Contraloría Social.
Informarán a la Coordinación del PAICE de las actividades de operación y promoción de Contraloría Social
en sus respectivos proyectos, dichos informes deberán presentarse de manera trimestral o semestral (ver el
Programa de Trabajo del Beneficiario del PAICE PTB-PAICE).
Los derechos y obligaciones de los beneficiarios se encuentran establecidos en las Reglas de Operación
vigentes del Programa de Apoyo a la Infraestructura Cultural de los Estados (PAICE).
En las acciones de difusión que realicen los beneficiarios para promover la contraloría social, deberán
incluirse los siguientes puntos, ya sea en sesiones presenciales o en materiales grabados o impresos:






Características generales de las obras
Costo, periodo de ejecución y fecha de entrega
Origen y montos de apoyos económicos
Instancia normativa, ejecutoras del programa y Órgano de Control, así como sus respectivos canales de
comunicación
Medios institucionales para presentar quejas y denuncias
Qué es y cómo opera la contraloría social
Los medios recomendados para divulgar la información relativa a los apoyos que otorga el PAICE son:




Mantas, carteles, cartulinas en las instalaciones del beneficiario y en la propia obra o proyecto
Reuniones vecinales
Notas periodísticas
Avisos radiofónicos
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4.
Capacitación a Responsables Operativos de los Proyectos (Secretarios Técnicos del Comité de
Seguimiento) en materia de Contraloría Social.
La capacitación se realizará a través de los enlaces de seguimiento de la Coordinación con los estados a los
responsables operativos de cada uno de los proyectos dictaminados como favorables, dicha capacitación se
realizará después de la formalización jurídica - administrativa de los proyectos apoyados por el PAICE.
A su vez, dichos responsables operativos (Secretarios Ejecutivos del Comité de Seguimiento), tendrán la
responsabilidad de capacitar a las personas de la sociedad civil que sean designadas para participar como
miembros del Comité de Seguimiento de cada uno de los proyectos, dicha capacitación deberá efectuarse
previamente a la Instalación y Primera Sesión de dicho Comité.
En relación al Programa de Apoyo a la Infraestructura Cultural de los Estados (PAICE) se abordarán los
siguientes temas:




Reglas de Operación del PAICE (Obligatoriedad de la operación y promoción de la Contraloría
Social) del año correspondiente.
Lineamientos para la Promoción y Operación de la Contraloría Social en los Programas Federales de
Desarrollo Social., emitidos en el Diario Oficial de la Federación el 11 de abril de 2008.
Guía Operativa de la Contraloría Social del Programa de Apoyo a la Infraestructura Cultural de los
Estados (PAICE).
Derechos y obligaciones de los beneficiarios del PAICE, establecidos en las Reglas de Operación.
Respecto a la Contraloría Social se abordará la siguiente temática:









Definición de Contraloría Social.
Funciones de la Contraloría Social.
Beneficios de la Contraloría Social.
Cómo hacer Contraloría Social.
Cómo integrar un Comité de Contraloría Social
Programa de Trabajo del Beneficiario – PAICE (PTB-PAICE).
Cédula de vigilancia del PAICE.
Informe Anual.
Cómo y ante qué instancia presentar una queja y/o denuncia.
Asesoría
La asesoría relativa a los procesos de promoción y operación de Contraloría Social, dirigida a beneficiarios y
a contralores sociales, estará a cargo de la Coordinación del PAICE.
La colaboración para la capacitación, difusión y seguimiento a cargo de los Órganos de Control Estatales
Fue solicitada y será coordinada a través de la Secretaría de la Función Pública (SFP).
La asesoría de la Coordinación del PAICE puede ser presencial, directamente en las oficinas sito en Av. Paseo
de la Reforma 175, piso 6, Col. Cuauhtémoc, Del. Cuauhtémoc, C.P. 06500, D.F., o bien, por vía no
presencial al teléfono línea PAICE 01-800-76-72423 (01.800.76.PAICE) y a los correos electrónicos
[email protected] y [email protected]
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Por otro lado, también se podrá acudir a las diferentes ubicaciones de los Órganos de Control Estatales (Ver
Anexo 8, proporcionado por la Contraloría Social de la Secretaría de la Función Pública).
En las reuniones de Comité de Contraloría Social de cada uno de los proyectos, se levantará una minuta
(anexo 3) en la que se dejará constancia de las inquietudes, sugerencias presentadas por los integrantes del
Comité, así como los acuerdos que se deriven de esta reunión. Esta minuta se enviará a la Coordinación del
PAICE para subirla al SICS.
5.
Cédulas de Vigilancia e Informe Anual de Resultados
5.1 Coordinación del PAICE
La Dirección General de Vinculación Cultural, a través de la Coordinación del Programa de Apoyo a la
Infraestructura Cultural, elaborará dos Cédulas de Vigilancia (Anexo 4 y 4.1) y un formato de Informe Anual
(Anexo 5), los cuales serán entregados en archivo digital a los Responsables Operativos de los proyectos
apoyados, capacitados para este efecto, para que estos puedan reproducirlos y entregarlos a las personas
designadas dentro del Comité de Seguimiento (representantes de la sociedad civil) que realizarán las
actividades de la Contraloría Social.
La sistematización de la información proporcionada por los beneficiarios, se deberá capturar en el Sistema
Informático de Contraloría Social (SICS) que proporciona la Secretaría de la Función Pública (SFP), esta
actividad será realizada por la Coordinación del PAICE con un desfase hasta de 12 meses, debido a la
mecánica de operación del Programa establecida en el numeral (6.3 Ejecución) de las Reglas de Operación
para el ejercicio fiscal 2013.
5.2 Los Contralores Sociales:
Emitirán trimestralmente una Cédula de Vigilancia que será entregada a la Coordinación del PAICE, la cual la
registrará en la Bitácora (Anexo 9).
Los contralores sociales podrán entregar las cédulas de vigilancia por vía electrónica al correo:
[email protected] y [email protected] o bien, por correo convencional a la
siguiente dirección: Av. Paseo de la Reforma No. 175, 6º. Piso, Col. Cuauhtémoc, Delegación Cuauhtémoc,
México, D.F., C.P. 06500
6.
Mecanismos para la Captación de Quejas y Denuncias
El Secretario Ejecutivo del Comité de Seguimiento del proyecto beneficiado podrá recibir las quejas y
denuncias (Anexo 6) que emita(n) la(s) persona(s) designada(s) para realizar las funciones de Contraloría
Social, para analizarlas y determinar si en ese momento se pueden solucionar o, en caso contrario, el
Contralor Social las enviará a la Coordinación del PAICE para su debida atención y canalización a las
instancias respectivas. En todos los casos, se deberá remitir copia simple o por correo electrónico de dichas
quejas y denuncias a la Coordinación del Programa.
En caso de presuntas responsabilidades de funcionarios públicos, la Coordinación del PAICE optará por
turnarlo al Órgano Interno de Control del CONACULTA y/o a la Secretaría de la Función Pública.
Medios:
PAICE:
Presencial:
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(PAICE)
Av. Paseo de la Reforma número 175, piso 6, esquina Río Támesis, Col. Cuauhtémoc, Del. Cuauhtémoc, C.P.
06500, México, D.F.
No presencial:
Teléfono Línea PAICE 01-800-76-72423 (01 800 76 PAICE)
Correo electrónico: [email protected]
Órgano Interno de Control del CONACULTA:
Av. Paseo de la Reforma número 175, piso 15, esquina Río Támesis, col. Cuauhtémoc, Deleg. Cuauhtémoc,
C.P. 06500, México, D.F.
Teléfono 01-(55) 4155 0430 y 32
Correo electrónico: [email protected]
Asimismo, el Contralor Social podrá auxiliarse de:
Órgano de Control Estatal:
Ver ubicaciones de los diferentes Órganos de Control dentro del Anexo 8 proporcionado por la Secretaría de
la Función Pública.
Contacto Ciudadano de la SFP:
Correo electrónico: [email protected]
7.
Procedimiento para la Captura de Información en el SICS.
La Coordinación del PAICE deberá resguardar toda la información que generen sus propias actividades y las
realizadas por cada beneficiario en sus respectivos proyectos.
Los Beneficiarios enviarán por medios físicos o electrónicos la información y los documentos que evidencien
las acciones realizadas para promover la contraloría social.
La Coordinación del PAICE capturará en el portal del Sistema Informático de Contraloría Social (SICS) que
administra la Secretaría de la Función Pública (SFP), de acuerdo con los siguientes plazos:
Actividad
Plazo para capturar
Captura de las actividades de capacitación.
Durante el primer semestre del año inmediato
siguiente (enero a junio).
Durante todo el año inmediato siguiente (enero a
diciembre).
Durante el último trimestre del año en curso
(octubre, noviembre y diciembre) y el primer
bimestre del año inmediato siguiente (enero y
febrero).
Durante el último trimestre del año en curso
(octubre, noviembre y diciembre) y todo el año
inmediato siguiente (enero a diciembre).
Durante todo el año inmediato siguiente (enero a
diciembre).
Durante todo el año inmediato siguiente (enero a
diciembre).
Captura de las actividades de difusión y asesoría.
Captura del registro de los Comités.
Captura de la información contenida en las
Minutas.
Captura del contenido de los Informes Anuales.
Captura de las Cédulas de Vigilancia.
“Este programa es público, ajeno a cualquier partido político. Queda prohibido el uso para fines distintos a los establecidos en el Programa”
Paseo de la Reforma N° 175, 6° piso, Col. Cuauhtémoc C.P. 06500 México, D.F.
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Notas:
 Las acciones de captura de información, pueden tener un desfase de hasta 12 meses debido a la
mecánica de operación del Programa establecida en el numeral (6.3 Ejecución) de las Reglas de
Operación para el ejercicio fiscal 2013.
 Las fechas establecidas en la presente Guía operativa, así como en el Programa Anual de Trabajo de
Contraloría Social (PATCS) del Programa son de acuerdo a los procesos del mismo, establecidos en
las Reglas de Operación del PAICE.

No se presentará el Anexo 10 denominado Paso a paso porque la Coordinación del PAICE subirá
toda la información al SICS.
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