un compromiso municipal

CODIFICACIÓN DE
EXPEDIENTES COMO
GARANTÍA DE
CONFIDENCIALIDAD: UN
COMPROMISO MUNICIPAL
MARCO LEGAL:
¢
¢
Los datos recabados han de cumplir con el principio de calidad que exige
la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de
Carácter Personal, por ello han de ser adecuados a la finalidad de ayudar
a las personas, garantiza su bienestar y los derechos que les asisten,
pertinentes para la actividad que se vaya a realizar y no excesivos para
los objetivos que perseguimos.
Todos los datos recogidos por los Servicios Sociales son incorporados a la
Historia Social que como establece el artículo 3.1 del Código Deontológico
de la profesión de Diplomado en Trabajo Social es un instrumento
documental en el que se registran exhaustivamente los datos personales,
sanitarios, de vivienda, económicos, laborales, educativos y cualesquiera
otros significativos de la situación socio-familiar de un usuario, así como la
demanda, el diagnóstico y la subsiguiente intervención en la evolución de
su situación personal.
—
El Ayuntamiento de Torrejón de Ardoz tiene entre
sus competencias, como ya se ha expuesto, la
prestación de Servicios Sociales de conformidad con
lo dispuesto en los artículos 25 y 26 de la Ley
7/1985, Reguladora de las Bases de Régimen Local.
Por ello, en el ejercicio de esta competencia debe
recabar datos para fijar objetivos, realizar planes
de trabajo, acuerdos con los usuarios con
calendarios periodos y procesos de intervención.
LA NORMATIVA EN LA QUE SE AMPARA ESTE
PROYECTO ES LA QUE A CONTINUACIÓN SE DETALLA
:
¢
¢
¢
¢
¢
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de
desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13-12-1999, de protección de datos de carácter
personal.
Ley 8/2001, de 13 de julio, de Protección de Datos de Carácter Personal en la Comunidad de
Madrid.
Recomendación1/2005, de 5 de agosto, de la Agencia de Protección de Datos de la
Comunidad de Madrid, sobre Archivo, Uso y Custodia de la Documentación que compone la
Historia Social no informatizada por parte de los Centros Públicos de Servicios Sociales de
la Comunidad de Madrid (aprobada por Resolución del Director de la Agencia de Protección
de Datos de la Comunidad de Madrid con fecha 5-8-2005).
Recomendación 1/2008, de 14 de abril, de la Agencia de Protección de Datos de la
Comunidad de Madrid, sobre el Tratamiento de datos personales en los Servicios Sociales
de la Administración de la Comunidad de Madrid y en los Servicios Sociales de los Entes
Locales de la Comunidad de Madrid
¢
CARPETA ROSA
* El personal administrativo en el momento de apertura del expediente
(carpeta Azul) será el encargado de conformar la carpeta ROSA, en
ellas se incluirán los documentos siguientes:
—
DNI/NIE/Pasaporte
—
Empadronamiento
—
Libro de familia y/o Libro de familia numerosa
—
—
¢
Solicitud de primera cita donde el ciudadano facilita y autoriza el
tratamiento de sus datos personales y se le informa de que sus datos de
carácter personal serán incorporados en un fichero propiedad del
Ayuntamiento, y que ha sido registrado en la Agencia de Protección de
Datos de la Comunidad de Madrid, con la finalidad de tramitar y gestionar
su solicitud, así como mantenerle informado sobre las actividades que
puedan resultar de su interés. Los ciudadanos podrán ejercitar sus derechos
de acceso, rectificación, cancelación y oposición, dirigiéndose por escrito a
nuestra Concejalía. (ver anexos 2)
El/la Trabajador/a Social al que se le ha asignado el caso será el
encargado/a de seguir conformando el expediente.
CARPETA VERDE
¢
¢
¢
¢
¢
¢
¢
A continuación de la carpeta Rosa, se pondrá la carpeta VERDE, la
cual contiene cinco subcarpetas NARANJAS con el fin de poder
clasificar la documentación en:
Carpeta 01. contendrá los documentos relativos a la Intervención
Social como la Historia Social, Ficha Social, Informes Propios, Hojas
de Seguimientos…)
Carpeta 02. Se clasificará toda la documentación relativa al Instituto
Madrileño del Menor y la Familia (resoluciones, acuerdos, petición de
informes, notificaciones…).
Carpeta 03. Se archivaran todas las citaciones del centro al titular y
beneficiarios del expediente que se hagan por escrito.
Carpeta 04. Incluirá todas las notificaciones e informes externos, es
decir, informes o documentos recibidos por otras instituciones sean
sociales, jurídicos, policiales, médicos, siempre que no estén asociados
claramente a una prestación.
Carpeta 05. Se archivará toda la documentación relativa a la
Comisión de Apoyo Familiar y del Grupo de Trabajo de Menores y
Familia (Actas, Acuerdos, compromisos…)
CARPETAS AMARILLAS Y SUS ANEXAS
BLANCAS
¢
Detrás de la carpeta Verde se colocaran las Carpetas AMARILLAS y anexas a estas las
carpetas BLANCAS correspondientes. Ambas carpetas pertenecen a las
prestaciones/recursos que se gestionan en el Centro de Servicios Sociales y llevarán una
codificación para asegurar la confidencialidad de los datos.
Las carpetas AMARILLAS contendrán:
¢
La solicitud de los ciudadanos,
¢
Informe propuesta del técnico dando respuesta a esa solicitud en caso de ser una prestación
municipal
¢
Resolución
¢
Carta de concesión o denegación en los casos que corresponda.
¢
En las carpetas BLANCAS, con la misma codificación que en las amarillas, se
incorporará toda la documentación especifica que aporte el ciudadano para
tramitar lo solicitado. Por tanto, toda carpeta amarilla irá seguida de su
correspondiente blanca donde se recoge la documentación de la prestación.
CODIFICACIÓN EXPEDIENTES
Número expediente/ número miembro de la
unidad familiar/número de la prestación/
número de orden en el año/ año al que
corresponde la prestación:
857/03/105/04/2010
Vendría a ser ayuda para una Escuela infantil del
mes de abril de 2010 para el expediente 857
CARPETA GRIS
Por último se colocará una carpeta GRIS donde se
archiva toda la documentación duplicada o que va
siendo renovada.
A MODO DE OBJETIVO O RAZÓN DE SER
Esta codificación en carpetas de colores y
numérica tiene como fin que los expedientes sean
escaneados, de tal manera que se ha procedido a
realizar un programa informático, al cual
tendrán acceso los profesionales con una
contraseña. Con este programa informático se
pretende reducir al máximo el soporte papel y de
esta forma el acceso a dicha información por
personas no interesadas en el expediente ni en su
tramitación ni en su custodia, además facilitara
el acceso a los mismos al personal autorizado.
Muchas gracias y
a seguir
avanzando todos
por la mejora ,
calidad y calidez
de los
SERVICIOS
SOCIALES
PÚBLICOS
ENTRADA A
SERVICIOS
SOCIALES
EXPEDIENTE
DOCUMENTACIÓN
GENERAL
INFORMES
TÉCNICOS
PRESTACIONES
01-DOCUMENTOS
INTERVENCIÓN
02-IMMF
03-CITACIONES
04-NOTIFICACIONES E
INFORMES
05- CAF
GTMF
DOCUMENTACIÓN
ESPECÍFICA DE LA
PRESTACIÓN
DOCUMENTACIÓN
RENOVADA