Criterios de Sostenibilidad en la Adquisición de Bienes y Servicios

SISTEMAS DE GESTIÓN
PROGRAMA CRITERIOS DE SOSTENIBILIDAD
EN LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Fecha de actualización: 09 de marzo de 2016
1. OBJETO
Implementar el Programa Criterios de Sostenibilidad en la adquisición de bienes y Servicios para la compra y la gestión contractual adelantada por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
2. ALCANCE
El presente programa es de aplicación para el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y su proceso de adquisición de bienes y servicios, así como, los procedimientos que componen dicho proceso de apoyo. Inicia con
la formulación de actividades y termina con la verificación del cumplimiento de las mismas y el archivo de los documentos físicos o magnéticos resultantes de su ejecución.
3. DEFINICIONES
Compra Pública Sostenible: Es el proceso que siguen las organizaciones para satisfacer sus necesidades de bienes, servicios, trabajo e insumos de manera que obtengan valor por su dinero sobre la base del ciclo de vida,
con la finalidad de generar beneficios para la institución, para la sociedad y la economía al tiempo que se minimiza el impacto sobre el medio ambiente (Guía Conceptual y Metodológica de Compras Públicas Sostenibles).
Compra Verde: Se denomina así la adquisición de bienes o servicios por parte de las entidades públicas, bajo parámetros establecidos como ambientalmente aceptables a nivel nacional, regional o internacional; es decir
que contemple parámetros como el análisis de ciclo de vida (ACV), disposición final, materias primas empleadas, posibilidad de reutilización, etc, y cuyas características ambientalmente amigables son certificables a través
de algún tipo de proceso estandarizado (ISO, sellos verdes locales o internacionales) (Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá; Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA - Programa Criterios Ambientales para las
Compras de Bienes y Servicios Dentro de la Gestión Precontractual, Bogotá 2011).
Bienes y Servicios: Los bienes están representados en objetos materiales, cuya utilidad permite satisfacer una necesidad de un modo directo o indirecto. Por ejemplo los zapatos son bienes; las maquinaria que permite coser
los zapatos es un bien, que sirve de un modo indirecto. Los servicios están considerados en aquellos trabajos que otras personas realizan para satisfacer necesidades; por ejemplo los servicios del médico, el peluquero,
puede contribuir de un modo directo a la satisfacción de una necesidad; también pueden hacerlo de un modo indirecto, como los empleados que cuidan la planta eléctrica; los operadores de los teléfonos, etc. (Tomado de:
http://economiacbtis.blogspot.com/2011/05/concepto-de-bienes-y-servicios.html; Recuperado el 31/07/2013).
Bienes y Servicios Sostenibles: Un bien o servicio sostenible es aquel que utiliza de manera racional y eficiente los recursos naturales, humanos y económicos a lo largo de su ciclo de vida, generando así beneficios para el
medio ambiente, la sociedad y la economía. (Conformación del portafolio de bienes y servicios sostenibles. Programa de Transformación Productiva. Sectores de clase mundial).
Etiquetas ambientales: Distintivo o sello que permite diferenciar los bienes y servicios que pueden demostrar el cumplimiento de los criterios ambientales basados su ciclo de vida. (Ministerio de Ambiente, Vivienda y
Desarrollo Territorial- actualmente Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible).
Análisis de ciclo de vida: Recopilación y evaluación de las entradas, las salidas y los impactos ambientales potenciales de un sistema del producto a través de su ciclo de vida. (Guía Conceptual y Metodológica de Compras
Públicas Sostenibles, 2013).
Consumo y producción sostenibles: Es el uso de servicios y productos relacionados que responden a las necesidades básicas y aportan una mejor calidad de vida al mismo tiempo que minimizan el uso de recurso naturales
y de materiales tóxicos así como también la emisión de desechos y contaminantes. (Concepto del PNUMA, http://www.pnuma.org).
4. CONDICIONES GENERALES
En el marco de la implementación del Sistema de Gestión Ambiental del Mincomercio, se busca la articulación del Plan de Gestión Ambiental junto con sus programas, en alineación con el Plan de Fortalecimiento
Institucional, el Plan Indicativo y los Planes Operativos de la entidad (anual), cuya actualización se realiza cada cuatro años de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo o de conformidad con los ajustes técnicos,
administrativos o legales aplicables que requieran su modificación.
En ese sentido y con el fin de dar asegurar la mejora continua del SGA del Mincomercio, a continuación se describen las condiciones generales del presente programa:
1. Con la implementación del presente programa, se busca desarrollar procesos y prácticas que permitan reducir y controlar la contaminación ambiental, así como propender por el fomento de las compras sostenibles o
verdes estatales.
2. La ejecución de las actividades contenidas en el programa, contribuye a la generación de actitudes de toma de conciencia ambiental y respeto por los recursos naturales con todas las partes interesadas del Mincomercio
y a su vez promover la implementación de la política nacional de producción y consumo sostenible.
4.1 Referencias
Este programa se formula dando cumplimiento al numeral 4.6 de la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 14001:2004 y el Plan de Gestión Ambiental del Mincomercio.
Constitución Política 1991, Ley 99 de 1993, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 734 de 2012, Decreto 1510 de 2013, Plan Nacional de Desarrollo 2014
de Producción y Consumo sostenible 2010, Guía Conceptual y Metodológica de Compras Públicas Sostenibles, MADS, CNPMLTA, 2013 - 2014.
2018
por un nuevo
Política Nacional
4.2 Insumos
4.3 Responsables
4.3.1Formulación: El Equipo de Asuntos Ambientales del Mincomercio, establecerá el profesional ambiental encargado de hacer seguimiento al cumplimiento de las actividades del programa, así como, de destinar los
recursos necesarios para su optima ejecución en compañía de las partes involucradas en el cumplimiento del programa.
4.3.2 Implementación: El Equipo de Asuntos Ambientales del Mincomercio, delegará al Profesional Ambiental y destinará los recursos necesarios para:
Para el desarrollo del programa se contará con un profesional encargado de estar al tanto de la verificación de los criterios de sostenibilidad, así como de la asistencia a los diferentes eventos y actividades orientadas a
fomentar las compras sostenibles o verdes en el estado.
4.3.3 Operación: El Equipo de Asuntos Ambientales designará el personal y recursos requeridos para el desarrollo de las actividades contenidas en el programa en aras de dar cumplimiento al mismo.
Todas las partes interesadas del MinCIT, son responsables de:
1. Dar cumplimiento a los lineamientos y acciones encaminadas hacia la mejora continua del Sistema de Gestión Ambiental.
2. Informar oportunamente al Profesional Ambiental de la Secretaría General en caso de identificar posibles situaciones que puedan afectar el óptimo desarrollo del programa.
3. Las partes interesadas internas del MinCI serán responsables de dar cumplimiento a la Guía para la Verificación de Criterios Sostenibles en Estudios de Mercado y Estudios Previos en la Adquisición de Bienes y Servicios
4. Las parte interesadas internas del SGA, deberán participar activamente en las actividades de Compras Públicas Sostenibles organizadas por el MinCIT o cualquier otra entidad que fomente las compras públicas
sostenibles estatales.
Para alcanzar el objetivo del presente programa es importante abordar a todas las partes interesadas internas del MinCIT y garantizar su activa participación en aras de revisar todos los estudios previos y de mercado de la
entidad, así como dar cumplimiento a la Guía para la Verificación de Criterios Sostenibles en Estudios de Mercado y Estudios Previos en la Adquisición de Bienes y Servicios.
1de2
4.4 Meta, variable a monitorear e indicador
La meta contenida en el presente programa, se evaluará al inicio de cada vigencia, precisando que se efectuará un balance trimestral de lo desarrollado durante cada periodo.
4.5 Equipo de trabajo de Compras Públicas Sostenibles Mincomercio
El Equipo esta conformado por: Secretario(a) General, Jefe Oficina de Sistemas de Información, Coordinador(a) Grupo Contratos, Coordinador(a) Grupo Administrativa, Director(a) Mipymes, Director(a) Productividad y
Competitividad, Director(a) Calidad y Desarrollo Sostenible del Turismo.
5. DESARROLLO
No.
Acciones a seguir
Responsable
ejecución
Entregable
Responsable
seguimiento
Cronograma de Ejecución y Cumplimiento de Actividades
Año 2016
ETAPA DE ACTUALIZACIÓN
Ene
Programado
1
Documento del programa con
metas actualizadas
Actualizar la meta anual del
programa.
Equipo de Asuntos
Ambientales
Feb
Mar
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
1
Secretaría General
Ejecutado
2
Socializar el Programa el
Programa
Criterios
de
Sostenibilidad
en
la
Adquisición de Bienes y
Servicios con las partes
responsables e interesadas
de su operación.
Programado
Equipo de Asuntos
Ambientales
Registro de Asistencia
1
Secretaría General
Ejecutado
ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
3
4
5
Realizar la verificación de los
estudios previos de la entidad
y aplicar la Guía para la
Informe con el número de estudios
Verificación de Criterios
previos revisados y que incluyeron
Sostenibles en Estudios de
criterios de sostenibilidad.
Mercado y Estudios Previos
en la Adquisición de Bienes y
Servicios del MinCIT.
Programado
Equipo de Asuntos
Ambientales
1
1
1
1
1
1
1
Ejecutado
Garantizar la inclusión de
criterios de sostenibilidad en
Formato de proveedores, SG-FMla adquisición de bienes y
010, diligenciado.
servicios en el 70% de la
contratación
Remitir al Equipo de Asuntos
Ambientales, los estudios
previos de los bienes y
servicios a contratarse, con el
fin de verificar la pertinencia
de inclusión de criterios de
sostenibilidad ambiental en
la contratación.
1
Secretaría General
Programado
Oficina de Control de
Interno
Grupo Contratos
Ejecutado
Evidencia del envió de correo
Todas la áreas y
electrónico solicitando la revisión o dependencias de la
Inclusión
de
criterios
de Entidad que durante Oficina de Control de
sostenibilidad ambiental en los la vigencia adelanten
Interno
bienes o servicios susceptibles de
procesos de
aplicar.
contratación.
Programado
1
1
1
1
Ejecutado
ETAPA DE VERIFICACIÓN
Programado
6
Evaluación del cumplimiento
de la meta del programa.
7
Publicar los avances del
Programa
Criterios
de
Sostenibilidad
en
la
Adquisición de Bienes y
Servicios.
Reporte del avance en el
cumplimiento de la meta
Equipo de Asuntos
Ambientales
Secretaría General
Ejecutado
Programado
Equipo de Asuntos
Ambientales
Pantallazo
1
Oficina de Control
Interno
Ejecutado
Trimestre
0
Actividades Programadas
0
Actividades Ejecutadas
% de Cumplimiento Trimestral
% Cumplimiento Anual
Q1
1
3
0
0
0%
2
0
0
0
Q2
1
6
0
0
0%
5
0
0
0
Q3
0
2
0
0
0%
2
0
0
0
Q4
0
4
0
0
0%
4
0
0%
6. ANEXOS
No Aplica
7. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Guía para la Verificación de Criterios de Sostenibilidad en Estudios Previos y de Mercado en la Adquisición de Bienes y Servicios.
8. CONTROL DE REGISTROS
IDENTIFICACIÓN
No.
1
2
3
CÓDIGO REGISTRO
GD - FM - 013
SG-FM-010
CONTROL DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA ARCHIVO
NOMBRE
Registro de asistencia
Formato de proveedores
Calle 28 Nº 13A -15 / Bogotá, Colombia
Conmutador (571) 6067676
www.mincit.gov.co
SG-FM-001 V1
2de2