6. 2012Dic_Sesión de la JSL para la Asamblea de Planificación

Borrador de Sesión de Asamblea Anual de Planificación – Diciembre 2012
RESUMEN DE AGENDA DE ASAMBLEA ANUAL DE PLANIFICACIÓN
Nota: Este es un ejemplo de agenda para la asamblea de planificación de la USL. Lo ofrecemos
porque sabemos que la planificación estratégica, la exploración del entorno de servicio y la
realización de una reunión de planificación son todas prácticas nuevas para muchos cuerpos de
servicio. Esta Agenda de Asamblea de Planificación debe dar una buena idea de cómo podría ser
una asamblea de planificación de una USL. Sin embargo, cada USL tendrá su propia personalidad y
necesidades y la agenda ideal debe surgir de eso. Por favor, use esta agenda de muestra como
trampolín lugar de adaptarse a sus necesidades locales.
Apertura de Reunión:
Momento de silencio y oración de NA
Leer Propósito de la USL de los Fundamentos de la USL
Revisión de la agenda del día
Orientación y Recorrido:
Presentaciones y bienvenida
Revisar los pasos de planificación contemplados en los Fundamentos de
Planificación y explicar cómo se relacionan con los pasos de planificación de la USL
Revisar lo que sucede en cada reunión trimestral de la USL
Recorrido del primer paso de planificación – identificar y priorizar temas
Recorrido del segundo paso de planificación – tormenta de ideas y priorizar
soluciones
El Proceso de Planificación:
Revisar los servicios actuales y definir cuáles son servicios en curso y cuáles se
basan en proyectos
Revisar los datos de la encuesta en busca de temas y agregar temas adicionales
Priorizar los asuntos
Breve receso para preparar el salón para el siguiente paso
Tormenta de ideas de soluciones
Aclarar y priorizar soluciones
Conclusión de la Sesión:
Revisar las decisiones tomadas hoy y el siguiente paso en el proceso
Preguntas y Respuestas
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Borrador de Sesión de Asamblea Anual de Planificación – Diciembre 2012
AGENDA DETALLADA: ASAMBLEA ANUAL DE PLANIFICACIÓN
Material en mesas: Fundamentos de Planificación de USL, hojas de notas, bolígrafos
Mesa de Folletos: Portada del NAWS News, volantes de suscripciones electrónicas, volantes
de próximos eventos, etc., además de una hoja de contacto para que los asistentes
proporcionen su información de contacto
En las Paredes: Los 4 pasos de la Planificación, la Agenda del Día, Visión para el Servicio en
NA, 12 Pasos, 12 Tradiciones y 12 Conceptos
ANTES DE ESTA SESION:
•
•
Revisar la lista de tareas Pre-Asamblea de Planificación de la JSL y asegurar que todas
las tareas se han realizado
Facilitar una sesión "Sistema de Servicio 101" para asegurar que todos tengan una
clara comprensión de las ideas contenidas en el proyecto
AGENDA DEL DIA
•
Revisar el ciclo de planificación y hacer juntos una práctica del proceso
•
Identificar los servicios – incluyendo los actuales servicios en curso y servicios
potenciales basados en proyectos
Identificar y priorizar temas de interés
Tormenta de ideas y priorizar soluciones para abordar los temas principales
Enviar resultados a la JSL para el desarrollo del plan del proyecto
•
•
•
PREPARAR LA SESIÓN - ORIENTACIÓN Y RECORRIDO
Iniciar la sesión presentando a los facilitadores y revisar rápidamente la agenda del día. Pida a
todos que tomen un momento durante el día para rellenar su información de contacto en la
hoja suministrada.
Explicar que estamos utilizando los mismos pasos de planeación descritos en los
Fundamentos de Planificación, aunque hay algunos cambios en el lenguaje y el cronograma
para el proceso de la USL.
Revisar el proceso de planificación descrito en Fundamentos de Planificación:
Los Cuatro Pasos de la Planificación
1. Exploración: recopilación de información
2. Dar prioridad a los temas a tratar y desarrollar soluciones
3. Crear planes de proyecto
4. Monitorear y evaluar
Usando el folleto de Fundamentos de Planificación y las USL, introducir los pasos básicos del
proceso de planificación LSU:
Primera USL – Asamblea de Planificación (pasos 1 y 2)
•
•
•
•
Identificar los temas
Priorizar los temas
Tormenta de ideas de soluciones para los temas principales
Priorizar las soluciones
Segunda USL – Aprobación de Planes de Proyecto (paso 3)
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Borrador de Sesión de Asamblea Anual de Planificación – Diciembre 2012
• La JSL presenta planes de proyecto, presupuestos y candidatos a coordinadores de
proyectos
•
La USL considera y aprueba los planes de proyectos y presupuestos y ratifica los
candidatos a coordinadores de proyectos
Tercera y Cuarta USL – Monitoreo y Evaluación (Paso 4)
•
Monitorear servicios en curso y proyectos en marcha (seguimiento mensual por JSL)
•
Evaluar los proyectos terminados
Tomar un momento para reiterar que el objetivo de hoy es dar los primeros dos pasos de
planificación
•
Identificar los asuntos de interés de la USL
•
Tormenta de ideas de soluciones para resolver estos problemas (lo que debería ser el
resultado final) y luego seleccionar los más importantes
La JSL entonces crea y presenta los planes del proyecto en la próxima USL – el tercer paso del
proceso de planificación.
RECORRIDO DE IDENTIFICACION Y PRIORIZACION DE TEMAS – PRIMER PASO DE LA PLANIFICACIÓN
Es importante que todo el mundo tenga una comprensión común de estos pasos. Puede
ayudar mucho recorrer juntos los pasos antes de comenzar el proceso de planificación real,
algo así como jugar una partida de cartas cara arriba para que todos puedan aprender las
reglas. En función de la familiaridad de la comunidad con el proceso de planificación, es
posible que tenga que dedicar más o tal vez menos tiempo para presentar los siguientes
segmentos del recorrido.
El primer paso del proceso de planificación, el análisis, consiste en la revisión de la
información obtenida, tomando nota de los puntos en común y crear una lista de temas.
Mencionar brevemente a todos que el proceso de planificación comienza con una explicación
de los servicios que actualmente se prestan y decidir como continuar mejor la entrega de los
mismos.
Luego la asamblea revisará la información obtenida de los miembros de la comunidad
utilizando la encuesta de Asamblea Anual de Planificación y la encuesta comunitaria. A
continuación, se facilitaría una discusión en grupo grande con toda la asamblea para
generar una tormenta de ideas para otras cuestiones de interés de la USL.
Para el propósito de este ejercicio vamos a utilizar esta lista de problemas comunes que
pueden surgir de la encuesta y del debate en conjunto:
•
No hay formación para servidores de confianza
•
Los grupos están abrumados con las tarjetas de asistencia
•
Los grupos no están enviando los fondos suficientes para ejecutar los servicios
•
Depredadores [de recién llegados/as] en las reuniones
Una vez se identifica la lista de temas, el grupo les da prioridad.
Recordar a los miembros que esto es sólo para este ejercicio, más tarde tendremos la
oportunidad de identificar temas relevantes de verdad.
Guiar al grupo a identificar los dos problemas principales de esta lista por votación.
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Borrador de Sesión de Asamblea Anual de Planificación – Diciembre 2012
•
Para ahorrar tiempo votar a mano alzada, pero explicar que se puede
utilizando un método diferente al hacerlo de verdad.
•
Identificar los dos principales captadores de votos.
RECORRIDO DE TORMENTA DE IDEAS Y PRIORIZAR SOLUCIONES - SEGUNDO PASO DE PLANIFICACIÓN
Definir lo que queremos decir por “identificación de soluciones”:
•
En otras palabras, ¿qué es lo que queremos que sea el resultado final?
•
Objetivos breves y orientados a resultados que se puedan alcanzar.
•
Tener en mente un fin concreto.
•
Ejemplo: Solución – Organizar un día de aprendizaje para aumentar la conciencia de
servicio y proporcionar capacitación para servidores de confianza
Recordar a los participantes que no se discutirán detalles sobre de cómo lograr las soluciones
identificadas en este paso; el trabajo es una generar una tormenta de ideas sobre las
soluciones. Y las soluciones pueden tomar uno, dos o incluso cinco años para cumplirse.
Para este ejercicio de recorrido, hay que guiar a todo el grupo en la identificación de
soluciones. Durante el proceso de planificación real, este será un ejercicio en grupos
pequeños.
•
Guiar al grupo a una tormenta de ideas de soluciones para el problema que
recibió la mayoría de votos en la primera etapa, y luego hacer lo mismo para el
segundo problema.
•
Aclarar y combinar soluciones según sea necesario, asegurando que
particularmente los miembros de la JSL tengan claro lo que significan.
•
Pida al grupo que vote por las dos mejores soluciones para cada problema,
de nuevo a mano alzada. Cada miembro recibe 2 votos para cada tema.
•
Este es el mismo ejercicio que vamos a hacer (en grupos pequeños) al abordar
los problemas reales de esta asamblea de planificación.
COMENZAR EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN
IDENTIFICAR SERVICIOS ACTUALES: EN CURSO Y BASADOS EN PROYECTOS
Antes de iniciar el proceso de planificación, es importante identificar aquellos servicios están
en curso, no basado en proyectos. La junta de servicios locales se encargará de supervisar la
administración del día a día de estos servicios en curso. Se puede requerir un coordinador y
una reserva de servidores o apoyo del comité. La junta informará a la USL sobre estos
servicios de modo que la USL pueda monitorearlos y evaluarlos, así como los proyectos.
•
Explique la diferencia entre los servicios en curso – que no cambian mucho de mes a
mes – y los proyectos que tienen un principio y un final.
•
Moverse a través de una lista de los actuales esfuerzos de servicio, identificando si
mejor son considerados como servicios continuos o servicios basados en proyectos.
[Nota: La JSL debería haber elaborado esta lista antes de la reunión de planificación
para hacer este paso más fácil y rápido.]
•
Servicios continuos que pueden verse afectados por un proyecto, pero que no
requieren un plan de proyecto para continuar.
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Borrador de Sesión de Asamblea Anual de Planificación – Diciembre 2012
•
Apartar estas listas como referencia si surge un problema sobre cualquiera de los
servicios en curso.
PLANIFICACION – PASO 1: ANÁLISIS
•
•
Preguntar si hay algún problema o reto con respecto a los esfuerzos actuales de
prestación de servicios.
Revisar los datos recopilados de la Encuesta de la Asamblea de Planificación.
•
Facilitar una discusión de grupo grande para una tormenta de ideas sobre cualquier
otra cuestión de interés de su comunidad de NA.
•
•
Combinar temas similares
Asegurar la comprensión común de cada tema. Es importante que todos tengan la
misma comprensión de cada tema.
El siguiente paso es dar prioridad a los temas. Puede que no seamos capaces de hacer todo
a la vez, por lo que se debe elegir qué hacer primero.
•
Cada miembro tendrá dos votos.
 Para grupos más grandes puede ser mejor a mano alzada

•
Para grupos más pequeños, usar marcadores pueden ser un buen
método
Al terminar la votación, identificar los problemas principales (se aconseja no más
de 4)
RECESO (LOS FACILITADORES USAN ESTE MOMENTO PARA PREPARAR EL ESPACIO PARA LOS PRÓXIMOS PASOS)
Escribir uno de los temas principales en la parte superior de un Post-it y pegarlo en una
de las paredes del salón y repetir esto para cada uno de los temas principales. Colocar
cada uno en una sección diferente de la habitación.
PLANIFICACION – PASO 2: TORMENTA DE IDEAS Y PRIORIZAR SOLUCIONES
Tormenta de Ideas de Soluciones
Las soluciones son los resultados, no los detalles, y pueden tardar 6 meses, un año o
incluso dos años para lograrse.
Para esta parte de la sesión, dirigir a los grupos pequeños a un intercambio de ideas para
cada uno de los temas prioritarios del último segmento.
•
Notar que cada uno de los temas del último segmento está ahora en un post-it
alrededor del salón.
•
Dividir la asamblea en grupos pequeños pidiendo un recuento a los miembros.
Enviar a cada grupo a una de las áreas de "solución" designadas [donde están
pegados los post-it]. (Esto funciona mejor si el número de grupos no excede el
número de listas.) Comprobar que cada grupo es básicamente del mismo tamaño.
•
Cada grupo tendrá cinco minutos para generar soluciones para cada problema.
Recuerde a los miembros escribir en GRANDE. Recuerde a cada grupo que las
soluciones de muestra de la tormenta de ideas previa están disponibles para su
consulta.
•
Al expirar el tiempo, pedir a cada grupo moverse a la siguiente hoja de temas,
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Borrador de Sesión de Asamblea Anual de Planificación – Diciembre 2012
haciendo esto hasta que todos los grupos hayan generado ideas de soluciones
para todas las listas
•
Hacer saber a los grupos pequeños que el proceso puede volverse más difícil a
medida que avanzan por el salón y las soluciones más obvias ya han sido
identificadas. Recordarles tratar de evitar la repetición. No pasa nada si no tienen
mucho que agregar.
Priorizar Soluciones
Ahora el grupo dará prioridad a las soluciones identificadas
•
Después de que cada grupo haya visto y revisado cada lista, pasando de una a otra,
combinar soluciones similares y aclarar las ideas según sea necesario. Si es
necesario, volver a escribir las soluciones para combinar ideas similares. Asegúrese
de que todo el mundo tiene una idea clara de cada solución.
•
Ahora los asistentes "votarán" por sus dos mejores soluciones para cada problema –
las soluciones que consideren mejores para abordar el tema.
 Pedir a cada miembro colocar una marca de verificación junto a sus dos
mejores soluciones para cada problema. Hacer esto en sus grupos
pequeños (dos marcas de verificación para cada miembro) y repasar los
temas en la misma forma que la tormenta de ideas de las soluciones. Si la
asamblea de la planificación es muy pequeña, hacer esto con una votación
a mano alzada.

Identificar la solución de máxima prioridad para cada tema.

Una vez más, asegúrese de que todos tengan un entendimiento
común de las soluciones priorizadas
CONCLUSIÓN / RESUMEN
Revisar lo hecho hoy y cómo se relaciona con Una Visión para el Servicio de NA.
La siguiente fase es que la JSL trabaje en los planes del proyecto para ser considerados en la
próxima reunión de la USL (para esta prueba de campo, en dos meses).
Distribuir muestras de planes de proyecto a fin de dar a todos una idea de qué esperar para la
próxima reunión
Recordar a todos asegurarse de facilitar sus datos en la hoja de contacto.
Dé tiempo para Preguntas y Respuestas.
Este borrador fue producido para la prueba de campo de la Propuesta del Sistema de
Servicio. Es un trabajo en progreso. Por favor envíe cualquier aporte sobre el borrador a:
[email protected]
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