MINISTERIO DE GOBERNACION Y POLICIA AUDITORIA INTERNA AI-532-2010 05 de julio de 2010 Licenciado Mario Zamora Cordero VICEMINISTRO Estimado señor: Se remiten los resultados obtenidos en el Estudio Especial sobre denuncia, remitida por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, Área de Denuncias e Investigaciones de la Contraloría General de la República, mediante el Oficio N° 698 del 01 de febrero del año en curso. Dicho trabajo fue llevado a cabo por el auditor Lic. Francisco Robles Monge y revisado por la suscrita. La denuncia se refiere a que una computadora portátil, adquirida por la Dirección Financiera de Gobernación, con el fin de ser utilizada en el trabajo de campo que debe realizar la Sección de Transferencias; pero que en la práctica esta en uso en la empresa que la Licda. Carolina Castro, Encargada de esa Sección, tiene en su casa, situación que cuenta con el aval del Director Financiero, Lic. Luis Castro Solórzano; de manera, que dicho equipo se encuentra fuera de las instalaciones del Ministerio y por ende, los funcionarios que efectúan estudios de transferencias, no cuentan con esa útil herramienta. Cabe señalar, que el equipo a que se hace referencia en la denuncia, corresponde a una computadora portátil, marca Dell, serie 07898349890825, modelo VOSTRO 1710, número de patrimonio #2551912; comprada en el año 2008. Como parte de las investigaciones, se solicitó información al Departamento de Activos, del equipo de cómputo portátil asignado a la Dirección Financiera, se entrevisto a funcionarios de esa Dirección y se requirió información sobre los controles que se llevan a cabo para la salida de los activos; además, se revisó la normativa que regula el tema en estudio, entre otros. En la aplicación de los procedimientos de auditoría, se obtuvo lo siguiente. 1. El equipo portátil está asignado al Lic. Luis Castro Solórzano, quien en la entrevista efectuada el 14 de mayo del año en curso, manifestó que es de su responsabilidad en primera instancia dicho equipo y que ocasionalmente, la señora Carolina Castro, es la segunda responsable, por efecto de que se la lleva para las giras de fiscalización de las transferencias; especificando que no hay control particular por escrito, siendo que su persona la entrega personalmente al funcionario que la requiere; advirtiéndole verbalmente sobre la responsabilidad que asume por el equipo. 2. La señora Carolina Castro del Castillo, Subjefe del Departamento Financiero, indica que en ocasiones ha tenido que sacar la computadora portátil fuera de la institución, ya sea en las giras realizadas en diagnósticos o en reuniones en otras instituciones, las tareas son más en temas laborales, se realizan levantamiento de expedientes, actualización o ____________________________________________________________________________________________________________________________ Oficina central [email protected] - 2226-7160, DINADECO [email protected]. – 2253-6407, Migración: [email protected] – 2299-8198 1 MINISTERIO DE GOBERNACION Y POLICIA AUDITORIA INTERNA AI-532-2010 realización de informes o bien en la presentación de Power Point, en temas específicos de transferencias. Agrega, que el control de la computadora portátil es interno, comunicándose verbalmente a la Jefatura su uso y cuando la labor ha sido terminada, se devuelve sometiéndolo a revisión, para verificar que cuenta con sus componentes de forma completa. 3. El señor Lic. Jorge Velázquez Álvarez, funcionario de la Dirección Financiera, encargado de las revisiones de expedientes de proyectos financiados con Fondos de DINADECO y de fiscalizar el uso de esos dineros, entre otras funciones; indicó que para el desarrollo de su labor, utiliza una computadora portátil de su propiedad, por considerar que su equipo facilita más la labor de campo y señala desconocer el uso que le dan al equipo portátil, los demás funcionarios y la Jefatura. De lo anterior, se determina que no existen controles formales por parte de la Dirección Financiera, para monitorear las salidas del equipo portátil fuera de la institución ni de las ocasiones y horarios de su uso; circunstancias que no permite confirmar o descartar lo denunciado. No obstante, desde el punto de vista de la normativa de control, es importante señalar que no se está cumpliendo con las Normas de Control Interno para el Sector Público, específicamente con la 4.3.1 Regulaciones para la administración de activos, donde se establece que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben definir, actualizar y comunicar las regulaciones pertinentes con respecto al uso, conservación y custodia de los activos pertenecientes a la institución. Considerando al menos, la asignación de responsables por el uso, control y mantenimiento de los activos, incluyendo la definición de los deberes, las funciones y las líneas de autoridad y responsabilidad pertinente; así como el control, registro y custodia de la documentación asociada a la adquisición, la inscripción, el uso, el control y el mantenimiento de los activos. Además, la norma 4.3.2 Custodia de activos, señala que se debe asignar formalmente, la custodia de los activos que cada funcionario utilice en el desarrollo de sus labores y en el caso de activos especialmente sensibles y de aquellos que deban ser utilizados por múltiples funcionarios, la responsabilidad por su custodia y administración también debe encomendarse específicamente, de modo que haya un funcionario responsable de controlar su acceso y uso. Por lo tanto, de acuerdo con el artículo 37 de la Ley General de Control Interno, se recomienda que ese Despacho, girar instrucciones al Director Financiero, para que en plazo máximo de 30 días hábiles, proceda a: i. Definir por escrito, el funcionario de la Dirección Financiera, que tendrá oficialmente la custodia del equipo portátil, quien se encargara de vigilar que su uso, sea estrictamente para labores propias del esa Dirección; procediendo cada vez que algún funcionario requiera el equipo, a anotarlo en un registro definido para ese fin, indicando la fecha, motivo, nombre y firma de quien la retira; firmando como recibido cuando la regresa. ____________________________________________________________________________________________________________________________ Oficina central [email protected] - 2226-7160, DINADECO [email protected]. – 2253-6407, Migración: [email protected] – 2299-8198 2 MINISTERIO DE GOBERNACION Y POLICIA AUDITORIA INTERNA ii. AI-532-2010 Gestionar para cada salida del equipo portátil, fuera de las instalaciones del Ministerio, el uso de la fórmula de “Autorización de Salida de Activos”, que debe emitir la Unidad de Control y Fiscalización de Activos; manteniendo en archivo la documentación que respalde estos movimientos. Agradeciendo informar a la Auditoría, las acciones emprendidas y los resultados de las mismas, suscribe. Atentamente, Licda. Ma. Eugenia Barquero Paniagua AUDITORA INTERNA Lic. Francisco Robles Monge Auditor Encargado FRM/mbp. Ci: Contraloría General de la República Sr. Denunciante Lic. Luis Castro Solórzano, Director Financiero Informes 2010-Oficina Central Expediente del Estudio Copiador Archivo ____________________________________________________________________________________________________________________________ Oficina central [email protected] - 2226-7160, DINADECO [email protected]. – 2253-6407, Migración: [email protected] – 2299-8198 3