planeación estratégica bodegas ilusión

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
BODEGAS ILUSIÓN
PRESENTADO POR:
NATALIA CASTILLO RIVADENEIRA
SEBASTIÁN LÓPEZ IRIARTE
TUTOR PROYECTO DE GRADO
EDGAR SARRIA CAMPO
PROFESOR HORA CATEDRA
UNIVERSIDAD ICESI
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS DIURNO
SANTIAGO DE CALI, 2013
1
ABSTRACT
This research project was based and built in the wake of strategic planning, from an
internal perspective of the venture Bodegas Ilusion, in the city of Santiago de Cali,
counting with intrinsic factors that allow taking it as tools to formulate a mission and a
vision to the enterprise as a starting point. Then it carried out the design of a function
manual and the respective collection of the required information for the organization, to
develop the central framework of the research project as a tool to standardize internal
operations, and for having an efficient distribution of the functions and eliminating tasks
that does not create value for the organization. As a support the manual work, it was
decided to implement a final format to identify internal customers and recognize
bottlenecks that are in the daily work in the organization.
RESUMEN
Este proyecto de investigación está fundamentado y construido a raíz de la planeación
estratégica desde una perspectiva interna de la organización Bodegas Ilusión en la
ciudad de Santiago de Cali. Con ayuda de factores intrínsecos que permiten tomar
herramientas para la declaración corporativa de una misión y visión de la empresa
como punto de partida. Seguidamente se lleva a cabo el diseño de un manual de
funciones y su respectiva recolección de información requerida de la organización para
el desarrollo del marco central del proyecto investigativo, como herramienta para
estandarizar las operaciones internas, así como para la distribución eficiente de las
mismas y la eliminación de tareas que en su caso no generan valor para la
organización. Como sustentación del manual de trabajo realizado, se decidió ejecutar
un
último
formato
para
identificar
algunos
clientes
internos
y
reconocer
embotellamientos que se encuentren en el trabajo realizado diariamente en la
organización.
Palabras claves: Planeación estratégica, misión, visión, manual de funciones, cliente
interno, optimización de funciones.
2
Contenido
Introducción .................................................................................................................. 4
Objetivos ........................................................................................................................ 5
Justificación ................................................................................................................... 6
Metodología ................................................................................................................... 7
Marco teórico ............................................................................................................. 8-9
Misión - Visión ....................................................................................................... 10-12
Manual de funciones ............................................................................................... 13-14
Formato cliente interno ................................................................................................ 15
Anexos.. .................................................................................................................. 16-34
Bibliografía ................................................................................................................... 35
3
INTRODUCCIÓN
Bodegas Ilusión nace en el año 1988 ofreciendo líneas de tarjetería y afiches, a través
de los años ha tenido momentos de prosperidad y decaída económica, pero
últimamente la empresa ha tenido gran crecimiento en términos financieros,
incorporando nuevas líneas de productos como lo son la piñatería, papelería,
chocolatería, fiestas temáticas y expresión social. La empresa ha generado buena
aceptación por parte de los consumidores, tanto así, que logró expandir sus
operaciones a las ciudades de Medellín, Armenia, Pereira y recientemente en Bogotá.
La empresa en el segundo semestre del año 2012 y en el primer semestre del año
2013 hace parte de un proyecto de investigación, que permitiera la aplicación de la
planeación estratégica, donde se buscaba conocer la situación interna de la empresa,
es decir, que permitiera conocer el clima laboral por parte de los empleados de la
organización, por otro lado se quería conocer el nivel de satisfacción de los
consumidores, de manera que ayudara a la organización a realizar algunas mejoras
para tener una buena relación con el cliente. Por último, se construyó una matriz DOFA
ampliada, donde se pudiera conocer la situación de la empresa, identificando las
principales debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de la empresa como
herramienta para planificar estrategias organizacionales. La segunda fase de este
proyecto de investigación inicia en el segundo semestre del año 2013, en el cual se le
da continuación a la primera fase del proyecto, se busca seguir aplicando la planeación
estratégica y construir de manera más clara la misión y visión de la empresa, pasando
al segundo punto de diseñar un manual de funciones de la empresa para la ciudad de
Cali.
4
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Contribuir al proceso de planeación estratégica de la organización, iniciando con un
análisis interno de la empresa.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Proponer una misión acorde a los objetivos y estrategia de la organización,
realizando mejoras donde se incluya el nuevo modus operandi.

Reorganizar la visión que la empresa se ha propuesto.

Diseñar un manual de funciones Bodegas Ilusión en la ciudad de Cali, de
manera que integre todos los cargos y funciones de los empleados.

Determinación de cliente interno para optimizar funciones.
5
JUSTIFICACIÓN
Bodegas Ilusión ha logrado tener un gran crecimiento económico en los últimos años,
expandiendo sus operaciones a las principales ciudades del país. Se pretende realizar
este proyecto de investigación con el propósito de diseñar un manual de funciones que
le facilite a la organización los procesos de contratación de personal, logrando que
todos los cargos tengan claro sus funciones a desarrollar. Esto permite reorganizar el
proceso de capacitación, eliminar funciones idénticas realizadas por diferentes cargos,
clarificar las tareas de cada puesto, entre otros.
6
METODOLOGÍA
En primer lugar se realizaron varios encuentros con Jairo Velásquez, propietario y
presidente de Bodegas Ilusión, donde dio a conocer una breve cronología sobre la
empresa, aclaró la propuesta de valor, su razón de ser y los proyectos a futuro que
tiene como organización, con el objetivo de contar con herramientas que permitieran
construir la misión y visión de Bodegas Ilusión.
En segunda instancia, se diseñó un formato que se encuentra adjunto en un anexo al
final de este informe, que permitiera conocer los diferentes cargos que existían en la
organización y sus respectivas funciones, se les pidió a todos los empleados de
Bodegas Ilusión de la ciudad de Cali que completaran el formato para empezar a
construir el manual de funciones. La empresa manejaba un manual ya existente para la
ciudad de Pereira, el cual se tomó como guía para el inicio del desarrollo del manual
para la ciudad de Cali. Se confrontaron todos los cargos y funciones encontrados al
completar los formularios diseñados para la ciudad de Cali con el manual ya realizado
para los empleados de Pereira, con el objetivo de crear un manual íntegro para
Bodegas Ilusión en la ciudad de Cali. Posteriormente se realizó un segundo formato
para identificar si hay cuellos de botellas en cuanto al trabajo realizado internamente
para completar el proceso de manual de trabajo y confirmar que las actividades
propuestas en cada puesto sean debidamente correspondidas.
7
MARCO TEORICO
Haciendo un recorrido histórico, la planeación estratégica tiene sus orígenes
aproximadamente en la década que inicio en el año 1950, en su momento fue tan
impactante en el desempeño de las organizaciones, que fue un proceso interno muy
popular en la mayoría de las empresas de Estados Unidos. Como el cambio es el único
factor constante en el entorno de las organizaciones, las empresas y el si el macro
entorno demandan nuevas necesidades, algo que en su momento no entendió la alta
gerencia de muchas organizaciones y por eso este proceso tuvo un contundente
declive a mediados de los años 1980. Precisamente como en su momento presento
números resultados positivos, se vio la necesidad de reinventar el proceso de tal
manera que se ajustaría a las cambiantes necesidades de la organización y desde ahí
es un proceso vital en las organizaciones, demandando a sí mismo un mejoramiento
continuo, que como afirmaría Nicolás Maquiavelo, el cambio es una piedra angular para
aquel que desea edificar.
Antes de llevar a cabo los resultados de este proyecto, se tiene la necesidad de contar
con una base teórica que permita ofrecer un amplio entendimiento sobre la justificación
de este proyecto de investigación y ofrecer al lector con total seguridad el sentido del
mismo. Se lleva a cabo la consulta bibliográfica sobre la planeación estratégica, una
breve contextualización histórica, el significado de misión, visión y manual de
funciones, ya que representa la información clave que el proyecto demanda para su
desarrollo.
La planeación estratégica se puede entender como un proceso interno que se lleva a
cabo en las organizaciones, donde tiene participación la formulación de estrategias, su
respectiva implementación. Lo que finalmente conlleva a una evaluación que le brinde
herramientas a la empresa y resultados de la planeación llevada a cabo. La planeación
estratégica busca convertir a la empresa en algo rentable y sostenible.
Un plan estratégico representa la manera cómo la empresa debería actuar, para
muchas acciones que se llevan a cabo se necesita una estrategia, piense por un
momento en las fuerzas militares de un país, con total seguridad requieren de una
estrategia de defensa y ataque contra sus enemigos, de tal manera que les permita
contar con las herramientas suficientes para tener una ventaja frente al rival. ¿Acaso
esto no sucede en el mundo empresarial? Las empresas tienen la necesidad de
desarrollar estrategias que le permitan tener una ventaja frente a la competencia para
poder sobrevivir y llevar a cabo todas sus metas, por eso se considera una herramienta
significativa para las organizaciones que ayuda a determinar sus mejores acciones.
8
Como se mencionó con anterioridad, la planeación estratégica es un proceso, el cual
inicia en primera instancia con la formulación estratégica y es aquí donde se tiene
como resultado la misión y visión; identificación interna de las fortalezas y debilidades
de la empresa y desde una parte externa las oportunidades y amenazas que el entorno
ofrece. Este proceso puede ayudar a una empresa a tener en cuenta el momento de
formular estrategias, saber con certeza cuando algo es atractivo o riesgoso para una
organización, cuando es aconsejable salir del mercado, fusionarse, diversificarse,
desarrollar estrategias ofensivas y defensivas, herramientas de diferenciación,
aprovechamiento óptimo de los recursos, etc. En segundo lugar hace parte del proceso
la implementación de la estrategia que con anterioridad se formuló, es aquí donde la
empresa ejecuta las acciones determinadas, fije objetivos conmensurables, elabore
presupuestos y supla a la empresa de los recursos requeridos para poder hacer una
realidad las estrategias, entre otros. Esta etapa es la que las atención, compromiso y
exigencias demanda. Finalmente ante la necesidad el resultado de las estrategias
implementadas, se lleva a cabo la etapa de evaluación, donde se tener información
certera sobre que estrategias tuvieron resultados positivos y cuáles deberían
reformularse para suplir con necesidades futuras o eliminar por completo alguna, si así
lo requiere.
9
A continuación se van a presentar los avances realizados de la misión y la visión a
partir de propuestas de los estudiantes anteriores que iniciaron el proyecto y opciones
nuestras a lo largo de este semestre 2013 – 2.
La creación de la misión y la visión, es la razón de ser en la inauguración de una
organización. Para ello se tiene que tener muy claro de que va ser la empresa, es decir
que va a vender, como lo quiere vender y a quienes se los va a ofrecer, ya sea
producto o servicio. En conclusión se tiene que responder a la pregunta de ¿Cuál es el
negocio?, para la elaboración de la misión y ¿Qué se quiere llegar a ser?, para la
visión.
Es importante que en el proceso de obtener más que todo la misión la mayor cantidad
de personas que pertenecen a la organización participen, den ideas o ayuden para que
finalmente se sientan tomados en cuenta como fundamento de la organización y
finalmente todo sepan cual es el objetivo y tengan una misma dirección. Tanto la misión
como la visión tienen que tener la mayor claridad posible, ya que indican o guían todas
las actividades de planeación.
Misión y visión del anterior Proyecto de Grado:
Misión
Somos una empresa comercializadora, que ofrecemos siempre el mejor surtido en
productos de piñatería, papelería y misceláneos de innovación, para satisfacer las
necesidades de pequeños y medianos comerciantes y familias en general creando una
relación de confianza mutua, manteniendo siempre los precios más competitivos que
nos permiten crecer y permanecer en el tiempo garantizando la permanecía en el
mercado.
Con un personal capacitado y un excelente servició al cliente, el trabajo en equipo es
vital para lograr los mejores resultados.
Visión
Para el 2018 nuestra visión posicionarnos en el mercado nacional como una empresa
innovadora, que ofrezca al más amplio surtido en productos de piñatería, papelería y
misceláneos, con la aperturas de nuevas tienda en otras ciudades y con nuestro
compromiso es la excelencia en la atención directa del cliente.
10
Nuestras propuestas de misión y visión:
Misión 1:
En bodegas ilusión comercializamos diferentes productos con gran variedad de surtido,
manejando líneas de piñatería para eventos, así como el manejo de papelería y
misceláneos operando con políticas de precios que permitan generar fidelidad con el
consumidor.
Misión 2:
Somos una comercializadora que ofrece el mejor surtido en piñatería, papelería y
misceláneos
de gran variedad con precios competitivos para satisfacer las
necesidades de los clientes.
Visión 1:
Para el año 2018 Bodegas ilusión se posicionara como una empresa líder en el
mercado Colombiano, mediante la comercialización de piñatería, papelería y bienes
misceláneos, manteniendo la variedad y política de precios como estrategia corporativa
para lograr la expansión comercial de la empresa en nuevos mercados.
Visión 2:
Para el 2018 estaremos posicionados en el mercado nacional como una empresa
innovadora, que ofrece el más amplio surtido en productos de piñatería, papelería y
misceláneos, con la apertura de nuevas tiendas encantadoras en otras ciudades y con
el compromiso de una excelente atención directa del cliente.
Lo que la empresa Bodegas Ilusión requiere para la elaboración:
Para la misión:

La empresa maneja principalmente cinco líneas de productos que son la
piñatería, fiestas temáticas, chocolatería, empaques, globos metalizados y
expresión social.
11



La gran variedad de los productos dificulta la creación de la misión porque todos
los productos son importantes. La papelería ya no es una línea tan importante
porque ahora se maneja muy poco.
Función principal: proveer tanto a empresas como familias los productos para las
fiestas.
Ofrecer el mejor surtido de la ciudad a precios razonables, con una gran
variedad de surtido y a precios competitivos.
Para la visión:





Lo que se había planificado para el año 2018 se logró cumplir en su totalidad en
el año 2013.
No se van a abrir más locales sino que de lo que hay hasta ahora se va a llevar
a una sola área, casi el doble de lo que hasta ahora esta, se buscara construir y
administrar mejores espacios del almacén, contar con parqueaderos y un gran
almacén.
Se iniciaran importaciones desde panamá y México.
No se va a ampliar más la gama de productos sino que se pretende hacer una
mezcla de almacenes donde los consumidores vayan y encuentren de todo
Cambio de visión, construir almacenes a nivel macro
Misión y visión aprobadas por la empresa:
MISION
Proveer a empresas y personas naturales productos de piñatería, fiestas temáticas,
chocolatería, empaques, globos metalizados y todo lo relacionado con expresión social
para fiestas y eventos. Comprometiéndonos a entregar el mejor surtido de la ciudad
bajo una gran variedad y el manejo de precios razonables.
VISION
Construir un almacén donde se integren todas las líneas de producto que maneja
bodegas ilusión, donde el consumidor pueda encontrar todo lo que necesita en un solo
lugar, permitiendo tener mejor distribución del espacio físico. Contando con un aumento
en la cantidad de bienes importados para ofrecer una mayor variedad de productos.
12
Luego de terminar el proceso de creación de misión y visión para la empresa Bodegas
Ilusión, se da inicio con la confrontación del manual de funciones entre las ciudades de
Pereira y Cali, para ello se realizó un formato (anexo 1), donde los trabajadores de
dicha organización lo llenen a partir de sus actividades realizadas diariamente para
corroborar que varias personas no estén haciendo el mismo trabajo y se pierda tiempo
valioso.
Como se muestra a continuación, quedó cada cargo especificado con, nombre del
cargo, ubicación, superior inmediato, personal a cargo, descripción general del cargo,
funciones generales y funciones específicas con el fin de que cada empleado sepa que
es lo que le toca hacer y no realizar trabajo no correspondiente con el fin de optimizar
tiempo. Sobre todo para que la organización sepa que cargos tiene en un futuro para
agregar o quitar si es necesario.
NOMBRE DEL CARGO: Presidente.
UBICACIÓN: Área Administrativa y Puntos de Ventas.
SUPERIOR INMEDIATO: Ninguno.
PERSONAL A CARGO: Gerente Administrativo y Comercial, Revisor Fiscal y
Secretaria General.
DESCRIPCION GENERAL DEL CARGO:
Ejercer la representación de la empresa en todos los aspectos del orden legal,
organizar, dirigir, coordinar y controlar la administración de las diferentes áreas y
puntos de venta Bodegas Ilusión. Con ayuda de su supervisión, velar por el
cumplimiento de las metas que han sido trazadas.
FUNCIONES GENERALES:





Ejercer la Representación legal de la empresa.
Aprobar planes estratégicos para promover el mercado de los nuevos servicios
que se presenten.
Analizar y evaluar la situación económica y financiera de la empresa; análisis
que se basa en resultados contables para determinar los correctivos tendientes
a obtener una óptima situación financiera.
Supervisar los puntos de ventas de Cali, Pereira, Armenia, Bogotá, Medellín.
Establecer el presupuesto de ventas.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
13











Nombrar, promover, trasladar y cancelar el personal, conforme a las
reglamentaciones y disposiciones legales.
Desarrollar estrategias y métodos para la obtención y ejecución de planes
estratégicos, comerciales y financieros.
Analizar y controlar el análisis estadístico de la compañía.
Comunicar el retiro de los empleados.
Supervisar el presupuesto de compras.
Desarrollar incentivos de motivación a los empleados, por el cumplimiento de
ventas fijadas en los diferentes productos o en las cuotas de venta.
Programar los planes de inducción.
Divulgar y hacer cumplir el reglamento interno de la empresa.
Atender a proveedores.
Revisar pedidos, comprobantes, cheques y planillas de caja.
Controlar y dirigir los puntos de venta según ideas estratégicas.
En anexos se encuentran los demás formatos debidamente diligenciados, finalmente
obteniendo su manual de funciones para los empleados de la ciudad de Cali.
14
Después de haber realizado encuestas y analizado la satisfacción por parte de los
consumidores externos, se quiere indagar sobre el cliente interno, donde se puedan
conocer las funciones generales y específicas de cada uno de los cargos que tiene su
lugar dentro de la organización. Para ello se realizó un manual donde cada empleado
pueda referirse a él como una guía de posibles tareas a tratar cada día en su puesto de
trabajo.
Por otro lado se quiere saber cómo funciona la gestión de información y tareas entre
los mismos empleados de la empresa, es decir, conocer la perspectiva del cliente
interno, de esta manera se puede identificar que funciones realizadas por algún cargo
permiten alimentar las funciones a desarrollar a otro cargo, lo que permitiría realizar un
análisis a fondo dentro de la planeación estratégica de la empresa, donde cabe
recordar que tiene como objetivo desarrollar el manual de funciones de la misma. Cabe
resaltar que existe un sesgo de funciones entre los cargos de las distintas ciudades
donde Bodegas Ilusión hace presencia, esto debido a que la diferencia geográfica
enmarca variaciones en la demanda de ciertos cargos y funciones.
Para lograr el objetivo, se diseñó un formato de encuesta, el cual los empleados de la
organización llenarían posteriormente, diligenciando información básica como nombre y
cargo, seguido de un espacio determinado para la consignación de sus funciones
específicas, la cual da lugar posteriormente al reconocimiento del aporte de sus
funciones como herramienta de trabajo para el desarrollo de funciones de otros cargos,
donde finalmente firmarían el documento para darle mayor autenticidad y verificar que
todos los cargos hayan sido acudidos. Todo esto con el fin de fundamentar las labores
a realizar por cada trabajador de la empresa y optimizar el mayor tiempo posible.
En la parte de anexos, se adjunta el formato que fue diseñado para el desarrollo de
dicha encuesta.
15
ANEXOS
16
Bodega Ilusión
Guía de revisión de las funciones laborales
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo:
Nivel funcional:
Departamento:
Superior:
Subordinados:
Número de cargos:
RESUMEN DEL CARGO
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
1. ___________________________________________________________________________
2. ___________________________________________________________________________
3. ___________________________________________________________________________
4. ___________________________________________________________________________
5. ___________________________________________________________________________
6. ___________________________________________________________________________
7. ___________________________________________________________________________
8. ___________________________________________________________________________
PERFIL REQUERIDO
Educación
Experiencia Laboral
Competencias
1. ________________________
1. __________
Administrativas:
2. _________________________
2. ___________
Laborales:
3. ________________________
3. ___________
Humanas:
17
NOMBRE DEL CARGO: Vendedoras.
UBICACIÓN: Punto de venta.
SUPERIOR INMEDIATO: Administrador o Supervisor punto de venta.
PERSONAL A CARGO: Ninguno.
DESCRIPCION GENERAL DEL CARGO:
Orientar y guiar al cliente que solicite ayuda sobre cualquier producto o servicio, no
dedicarse a un solo cliente, salvo que este tenga un impedimento físico y sea necesaria
la ayuda. (Nuestros puntos de venta son autoservicio).
FUNCIONES GENERALES:




Pasar los informes de mercancía de baja rotación o de gran existencia al
Supervisor o Administrador.
Colocar ordenadamente todos y cada uno de los productos en las diversas
góndolas o parrillas, verificar que los precios estén bien ubicados, legibles y sin
remarcar.
Estar pendientes de que los códigos y precios al mayor y al detal estén acorde
con los artículos; explicar al cliente nuestro sistema de ventas mayor y detal.
No se pueden dar descuentos.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:







Atender a nuestra clientela de una manera oportuna, delicada y eficiente,
orientando adecuadamente su necesidad en la compra.
Pasar por escrito al jefe inmediato la mercancía que esta próxima a agotarse.
Apoyar al jefe en la decisión de compra a proveedores según agotados de la
sección que tenga a cargo.
Ubicar avisos y propaganda publicitaria en sitios visibles dando a conocer las
diferentes promociones y servicios que presta la organización.
Procurar por el adecuado aseo y limpieza de todos los productos estanterías de
secciones a su cargo.
Tener conocimientos profundos y claros de cada uno de los productos que
comercializa la compañía en cuanto a característica, cualidades, sustitutos, entre
otras.
Cumplir y acatar todas las normas disciplinarias de la empresa.
18






Informar cualquier anomalía que detecte de los colaboradores o de personas
externas a la organización; como hechos mal intencionados contra la mercancía
o personas, robos, etc.
Aportar ideas y sugerencias que ayuden al mejoramiento de la organización.
Asistir a todas las reuniones que se programen, ya sean de conocimiento de
mercancía, ventas, superación personal, etc.
Colaborar con el aseo del punto de venta, todos los días antes de salir, cuando
no haya clientes o cuando la supervisora autorice.
Estar pendiente que cada producto tenga su respectivo código.
Revisar las fechas de vencimiento de los productos del almacén.
NOMBRE DEL CARGO: Cajera POS
UBICACIÓN: Punto de venta.
SUPERIOR INMEDIATO: Administrador o Supervisor punto de venta.
PERSONAL A CARGO: Ninguno.
DESCRIPCION GENERAL DEL CARGO:
Registrar todos y cada uno de los productos que pasen por la caja pos, llevando un
control del dinero que ingrese y salga de la caja.
FUNCIONES GENERALES:




Registrar sin excepción todos los productos que pasen por la caca
registradora.
Organizar el punto de pago dejando espacio suficiente para que el cliente
se sienta cómodo al momento de realizar sus compras.
Conocer todos los productos que comercializa la compañía,
familiarizándose con los códigos, precios, referencias para detectar
posibles anomalías que puedan presentarse al registrar un producto.
Empacar correctamente los productos, haciendo buen uso del empaque.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:

Proveer y organizar en el punto de pago todos sus elementos como cosedora,
ganchos, bolsa de empaque, dispensador, cinta, cambio suficiente para
devolver, entre otros.
19








Surtir el punto de pago con productos de impulso que no ocupen mucho espacio
como chocolatinas, galletas, etc.
Informar al administrador en caso tal como solicitud de descuento, rebajas de
precios por iniciativa del cliente, devolución, cambios de mercancías, cheques,
bonos, etc.
Estar pendiente del rollo del pos cuando se acabe.
Tener un buen manejo del datafono.
Realizar conteo físico del inventario cuando sea programado.
Cumplir con las normar disciplinarias de la empresa.
Colaborar con el aseo del punto de venta todos los días antes de salir, cuando
no hayan clientes o cuando la supervisora lo autorice.
Brindarle asesoría al cliente cuando lo necesite.
NOMBRE DEL CARGO: Vigilante.
UBICACIÓN: Entrada al almacén.
SUPERIOR INMEDIATO: Administrador o Supervisor punto de venta.
PERSONAL A CARGO: Ninguno.
DESCRIPCION GENERAL DEL CARGO:
Velar por el patrimonio económico de la empresa y dar seguridad tanto a los miembros
de la organización como a los clientes.
FUNCIONES GENERALES:





Proporcionar seguridad a las personas que se encuentran en el establecimiento.
Supervisar que los colaboradores no guarden bolsos, maletines o paquetes en la
caja registradora, solo en su locker.
Brindar información oportuna y precisa de los productos en el punto de venta
guiando al cliente en que sección se encuentra.
Comunicar inmediatamente anomalías de vendedoras y demás personal a la
administradora o supervisora.
Controlar la entrada de mercancía de otras ciudades, del mismo modo controlar
la mercancía que sale para otras ciudades.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:

Requisar cuidadosa y respetuosamente a todos los colaboradores.
20







Controlar el retiro de mercancía de colaboradores sin orden o autorización
previa.
Evitar el robo y daño de muebles, enseres, maquinaria, mercancías, entre otros.
Apagar las luces, ventiladores y extractores, revisando asimismo que las llaves
de paso de agua queden completamente cerradas.
Cerrar el punto de venta en presencia de la administradora y segunda
encargada.
Saludar y recibir al cliente cuando ingrese al punto de venta.
Evitar el ingreso de vendedores ambulantes o vendedores de objetos personales
y mendigos a la organización.
Sellar paquetes en la entrada cuando ingresa un cliente y guardar en los
paqueteros los bolsos y paquetes grandes.
NOMBRE DEL CARGO: Presidente.
UBICACIÓN: Área Administrativa y Puntos de Ventas.
SUPERIOR INMEDIATO: Ninguno.
PERSONAL A CARGO: Gerente Administrativo y Comercial, Revisor Fiscal y
Secretaria General.
DESCRIPCION GENERAL DEL CARGO:
Ejercer la representación de la empresa en todos los aspectos del orden legal,
organizar, dirigir, coordinar y controlar la administración de las diferentes áreas y
puntos de venta Bodegas Ilusión. Con ayuda de su supervisión, velar por el
cumplimiento de las metas que han sido trazadas.
FUNCIONES GENERALES:





Ejercer la Representación legal de la empresa.
Aprobar planes estratégicos para promover el mercado de los nuevos servicios
que se presenten.
Analizar y evaluar la situación económica y financiera de la empresa; análisis
que se basa en resultados contables para determinar los correctivos tendientes
a obtener una óptima situación financiera.
Supervisar los puntos de ventas de Cali, Pereira, Armenia, Bogotá, Medellín.
Establecer el presupuesto de ventas.
21
FUNCIONES ESPECÍFICAS:











Nombrar, promover, trasladar y cancelar el personal, conforme a las
reglamentaciones y disposiciones legales.
Desarrollar estrategias y métodos para la obtención y ejecución de planes
estratégicos, comerciales y financieros.
Analizar y controlar el análisis estadístico de la compañía.
Comunicar el retiro de los empleados.
Supervisar el presupuesto de compras.
Desarrollar incentivos de motivación a los empleados, por el cumplimiento de
ventas fijadas en los diferentes productos o en las cuotas de venta.
Programar los planes de inducción.
Divulgar y hacer cumplir el reglamento interno de la empresa.
Atender a proveedores.
Revisar pedidos, comprobantes, cheques y planillas de caja.
Controlar y dirigir los puntos de venta según ideas estratégicas.
NOMBRE DEL CARGO: Coordinador contable.
UBICACIÓN: Área Administrativa.
SUPERIOR INMEDIATO: Gerente Administrativo y Comercial.
PERSONAL A CARGO: Ninguno.
DESCRIPCION GENERAL DEL CARGO:
Ejercer la representación contable, tributaria y financiera de la empresa (Balance
General, Estados de Resultados, Ejecución Presupuestal y demás Estados Financieros
Básicos) en todos los aspectos de orden legal, organizar, dirigir, planear, coordinar y
controlar las áreas de Bodegas Ilusión bajo su jurisdicción. Así mismo velar porque la
contabilidad de la administración sea veraz y oportuna para dar información de los
ejercicios y presentar resultados en la organización.
FUNCIONES GENERALES:



Analizar y evaluar la situación económica y financiera de la empresa.
Analizar los resultados contables y establecer los correctivos tendientes a
obtener una óptima situación financiera.
Responder por el óptimo funcionamiento del área contable y financiera.
22




Ejercer las demás funciones que determine el presidente de la compañía.
Informar al presidente de la compañía el resultado de los Balances y los Estados
de Pérdidas y Ganancias.
Analizar los presupuestos de inversión.
Realizar declaraciones.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
















Controlar el procesamiento de la información Contable y Financiera.
Preparar los Estados Financieros mensuales, al cierre de cada periodo (Balance
General, Estado de Resultado). Estado de Cambio en la Situación Financiera,
Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Fuentes y Aplicaciones y las
Notas a los Estados Financieros que se presentaran anualmente.
Supervisar la elaboración de Retención en la Fuente mensual.
Realizar declaración bimestral del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y declaración
mensual de Retención de Industria y Comercio (ICA).
Realizar declaración anual de Industria y Comercio en Bodega Ilusión.
Presentar información Exógena ante la DIAN a través de medio magnético;
contenido de la información presentada en la declaración de renta de forma
indiscriminada.
Presentar información anual al DANE, mostrando la relación financiera de
ingresos, costos, asignación salarial, recurso humano temporal y permanente.
Elaborar provisiones para prestaciones y aportes parafiscales.
Dar respuesta a cualquier requerimiento de la DIAN o Secretaria de Hacienda
Municipal.
Renovar la matricula mercantil antes del 31 de Marzo de cada año.
Realizar la conservación e impresión de Libros Oficiales (Caja Diario, Mayor y
Balances, Inventario y Balances, libros de Contabilidad, Actas, Registro de
Socios) debidamente registrados.
Supervisar todos los movimientos contables que realiza la Auxiliar Contable.
Realizar conciliaciones bancarias.
Generar revisión de los cuadres de caja y bancos diariamente.
Efectuar soporte software contable cuando se necesite.
Controlar y supervisar Back up (copia de seguridad) del sistema.
23
NOMBRE DEL CARGO: Revisor Fiscal.
UBICACIÓN: Área Administrativa.
SUPERIOR INMEDIATO: Presidente.
PERSONAL A CARGO: Ninguno.
DESCRIPCION GENERAL DEL CARGO:
Ejercer la representación contable, tributaria y financiera de la empresa en todos los
aspectos de orden legal, organizar, dirigir, planear, coordinar y controlar las áreas de
Bodegas Ilusión bajo su jurisdicción. Así mismo velar porque la contabilidad de la
administración sea veraz y oportuna para dar información de los ejercicios y presentar
resultados en la organización.
FUNCIONES GENERALES:

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Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la
sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos.
Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea de socios de las irregularidades
que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus
negocios.
Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe
correspondiente.
Convocar a la asamblea o a la junta de socios a reuniones extraordinarias
cuando lo juzgue necesario.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
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
Supervisar el procesamiento de la información Contable y Financiera.
Revisar y aprobar los Estados Financieros presentados mensualmente, al cierre
de cada periodo (Balance General, Estado de Resultado). Estado de Cambio en
la Situación Financiera, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Fuentes
y Aplicaciones y las Notas a los Estados Financieros que se presentaran
anualmente.
Revisar las provisiones para prestaciones y aportes parafiscales.
Velar por la conservación e impresión de Libros Oficiales (Caja Diario, Mayor y
Balances, Inventario y Balances, libros de Contabilidad, Actas, Registro de
Socios) debidamente registrados.
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Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y
vigilancia sobre la compañía y rendirles los informes a que haya lugar o le sean
solicitados.
Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas
de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios, y por qué se conserven
debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las
cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.
Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen
oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los
que ella tenga en custodia a cualquier otro título.
Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que
sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores
sociales.
Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las
que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la asamblea de
socios.
Revisar la información contable para la elaboración de impuestos.
NOMBRE DEL CARGO: Jefe de Sistemas
UBICACIÓN: Área Administrativa.
SUPERIOR INMEDIATO: Gerente Administrativo y Comercial.
PERSONAL A CARGO: Auxiliares de Sistemas y Bodega.
DESCRIPCION GENERAL DEL CARGO:
Estar pendiente de la mercancía que ingrese a la bodega para registrar estos datos en
el sistema. Además debe asegurarse que toda la mercancía que entre del proveedor se
surta adecuadamente en el punto de venta. Esta persona deberá estar pendiente del
buen manejo de la mercancía dentro de la bodega para evitar imperfectos.
FUNCIONES GENERALES:


Programar con el Gerente Administrativo y Comercial la logística necesaria para
la obtención de inventarios.
Mantener la bodega ordenada por secciones, la mercancía limpia y bien
almacenada.
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Colaborar con la elaboración de estadísticas en cada una de las temporadas del
año.
Informar anomalías existentes en el inventario de Bogotá.
Verificar la guía del transportador, al momento de ingresar la mercancía
cerciorándose de que el número de cajas allí contenido este de acuerdo con el
número de cajas que realmente entraron.
Cerciorarse de que no hayan cajas en mal estado, abiertas o con signos de
haber sido violadas; si se presenta alguna anomalía informar inmediatamente.
Recibir en su totalidad la mercancía a más tardar 24 horas después de que esta
entra a la bodega. Si los horarios de trabajo normales no alcanzan, se deberá
trabajar en horario adicional, previa coordinación del jefe inmediato.
Sacar de la mercancía de la caja, contarla y comparar las unidades, las
referencias contadas contra la factura, y determinar si existe faltantes o
sobrantes de mercancía.
Pasar al jefe inmediato la factura original del proveedor para que fijen los precios
de venta de la mercancía.
Tiquetear precio de la mercancía y dejar en orden el sitio o lugar de trabajo.
Realizar las demás funciones propias del cargo.
NOMBRE DEL CARGO: Coordinador control de inventarios
UBICACIÓN: Área Administrativa.
SUPERIOR INMEDIATO: Gerente Administrativo y Comercial.
PERSONAL A CARGO: Auxiliares de Sistemas y Bodega.
DESCRIPCION GENERAL DEL CARGO:
Estar pendiente de la mercancía que ingrese a la bodega para registrar estos datos en
el sistema. Además debe asegurarse que toda la mercancía que entre del proveedor se
surta adecuadamente en el punto de venta. Esta persona deberá estar pendiente del
buen manejo de la mercancía dentro de la bodega para evitar imperfectos.
FUNCIONES GENERALES:


Registrar todos los movimientos de inventario teniendo así una actualización
rápida y oportuna de la mercancía.
Realizar conteos físicos del inventario, comparando el inventario anterior con el
actual.
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
Tener un control estricto del inventario físico con el sistema, llevando de esta
manera un manejo real de cuanto es la mercancía en bodega.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:



Propender por el adecuado manejo del inventario en el sistema.
Revisar aleatoriamente y comparar el inventario del POS contra la realidad física
del punto de venta determinando si hay faltantes o sobrantes, informar
anomalías existentes en Pereira y Armenia.
Informar anomalías existentes en el inventario de Bogotá.
NOMBRE DEL CARGO: Asistente de Gestión
UBICACIÓN: Área Administrativa.
SUPERIOR INMEDIATO: Gerente Administrativo y Comercial.
PERSONAL A CARGO: Auxiliares de Sistemas y Bodega.
DESCRIPCION GENERAL DEL CARGO:
Estar pendiente de la mercancía que ingrese a la bodega para registrar estos datos en
el sistema. Además debe asegurarse que toda la mercancía que entre del proveedor se
surta adecuadamente en el punto de venta. Esta persona deberá estar pendiente del
buen manejo de la mercancía dentro de la bodega para evitar imperfectos.
FUNCIONES GENERALES:


Verificar que los cambio de precios en bodega se efectúen correctamente.
Ingresar y controlar los cierres mensuales de facturación, organizando los
informes del cierre y mostrar de igual manera el inventario que quedo del mes
anterior.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:




Ingresar la facturación de compras en el sistema, comunicar anomalías
inmediatamente al jefe superior como puede ser un faltante, sobrante,
imperfecto, agotados de la mercancía, o que la factura llegue a nombre de
terceros, revisar IVA, retenciones, cree, precios al mayor y detal.
Actualizar los cambios de precios del producto en el sistema.
Confrontar costos contra órdenes de compra y facturas anteriores.
Liquidar pecios de venta de acuerdo a parámetros establecidos por la empresa.
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



Ingresar facturas al sistema.
Elaborar códigos de barra de acuerdo a las necesidades requeridas.
Archivar facturas y órdenes de compra en las respectivas carpetas de
proveedores.
Archivar registros de importación.
NOMBRE DEL CARGO: Administrador.
UBICACIÓN: Punto de venta- Área Administrativa
SUPERIOR INMEDIATO: Gerente Administrativo y Comercial.
PERSONAL A CARGO: Segunda encargado, cajeras, vendedoras, vigilante.
DESCRIPCION GENERAL DEL CARGO:
Estar pendiente del punto de venta velando por el buen funcionamiento y
merchandising que presta a los clientes. Así mismo supervisar un control del inventario
diario de los productos, reportando la mercancía agotada para la compra.
FUNCIONES GENERALES:





Revisar los inventarios y la mercancía imperfectos, verificar que los
cambios de precios se efectúen correctamente.
Surtir agotados vigentes.
Controlar que el surtido del almacén se realice adecuadamente.
Velar por el cumplimiento del presupuesto de las ventas controlando los
gastos del almacén.
Atender proveedores.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:





Supervisar la apertura y clausura del punto de venta.
Supervisar el sistema central e individual del departamento de ventas
Estar pendiente de la adecuada limpieza del punto de venta.
Velar por el cumplimiento de las normas disciplinarias de la compañía.
Informar cualquier anomalía que detecte de los colaboradores o de personas
externas a la organización, como hechos mal intencionados contra la mercancía
o personas, robos, etc.
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
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Estar pendiente de la presentación personal de los colaboradores, uniformes,
peinados, maquillaje, etc.
Estar pendiente de los horarios de entrada y salida, así como de los horarios de
almuerzos y algo de los colaboradores.
Requisar cuidadosa y respetuosamente a todos los colaboradores.
Brindar información acerca de los productos que se venden en al punto de
venta.
Colocar todos y cada uno de los productos en las diversas góndolas o parrillas,
los precios que estén bien ubicados, legibles y sin remarcar.
Ubicar avisos y propaganda publicitaria que presta la organización.
Procurar por el adecuado aseo y limpieza de todos los productos y estanterías.
Tener conocimientos profundos y claros de cada uno de los productos que
comercializa la compañía en cuanto a características, cualidades, sustitutos,
entre otras.
Informar cualquier anomalía que detecte de los colaboradores o de personas
externas a la organización;
como hechos mal intencionados contra la
mercancía, personas, robos, etc.
Asistir a todas las reuniones que se programen, ya sean de conocimiento de
mercancía, ventas, superación personal, etc.
Realizar conteo físico del inventario cuando sea programado.
Requisar cuidadosa y respetuosamente a todos los colaboradores.
Estar pendiente de los horarios de almuerzo y algo de los colaboradores.
Estar pendiente de la presentación personal de los colaboradores, uniformes,
maquillaje, peinados, etc.
Efectuar cambios de monedas y billetes a las cajeras.
Colaborar con el aseo del punto de venta, todos los días antes de salir, cuando
no haya clientes o cuando la persona encargada autorice.
NOMBRE DEL CARGO: Coordinador de compras
UBICACIÓN: Punto de venta- Área Administrativa
SUPERIOR INMEDIATO: Gerente Administrativo y Comercial.
PERSONAL A CARGO: Segunda encargado, cajeras, vendedoras, vigilante.
DESCRIPCION GENERAL DEL CARGO:
Estar pendiente del punto de venta velando por el buen funcionamiento y
merchandising que presta a los clientes. Así mismo supervisar un control del inventario
diario de los productos, reportando la mercancía agotada para la compra.
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FUNCIONES GENERALES:
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
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
Resolver imprevistos en ventas y/o atención al cliente.
Realizar conteo físico del inventario para ser comparando con el pos.
Supervisar que se preste un excelente servicio al cliente por parte de las
vendedoras, cajeras, segunda encargada y vigilante.
Surtir agotados vigentes.
Recibir el traslado de mercancía de la bodega al punto de venta y
viceversa.
Cubrir el cargo del Administrador o supervisor de ventas cuando este se
encuentre ausente del puesto de trabajo.
Revisar los inventarios y los cambios de precios imperfectos.
Aportar ideas y sugerencias que ayuden al manejo de la organización.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:

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
Brindar información acerca de los productos que s venden en al punto de venta.
Controlar, supervisar y capacitar el departamento de ventas.
Estar informada del inventario agotado.
Efectuar pedidos a proveedores de la mercancía agotada y nueva, viajar cuando
se requiera para las negociaciones
Estar pendiente del surtimiento del punto de venta
Llevar un control de inventario diario de mercancía para detectar errores o
problemas de este en bodega y en el punto de venta.
Inspeccionar, controlar y supervisar el adecuado aspecto físico, merchandising y
diseño de interiores según temporada.
NOMBRE DEL CARGO: Asistente de compras
UBICACIÓN: Punto de venta- Área Administrativa
SUPERIOR INMEDIATO: Gerente Administrativo y Comercial.
PERSONAL A CARGO: Segunda encargado, cajeras, vendedoras, vigilante.
DESCRIPCION GENERAL DEL CARGO:
Estar pendiente del punto de venta velando por el buen funcionamiento y
merchandising que presta a los clientes. Así mismo supervisar un control del inventario
diario de los productos, reportando la mercancía agotada para la compra.
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FUNCIONES GENERALES:

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Brindar una excelente atención a proveedores.
Realizar cambios de mercancía a los clientes.
Efectuar despachos a las sucursales de bodegas de ilusión.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
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Hacer devoluciones a clientes de contado.
Atender a proveedores.
Despachar mercancía a los otros almacenes.
Hacer las conversiones de productos.
Verificar que en el almacén estén todos los productos que hayan en
bodega.
Ejecutar la entrada de la mercancía que llega de los otros almacenes.
NOMBRE DEL CARGO: Asistente control de inventarios.
UBICACIÓN: Punto de venta.
SUPERIOR INMEDIATO: Administrador o Supervisor punto de venta.
PERSONAL A CARGO: Ninguno.
DESCRIPCION GENERAL DEL CARGO:
Estar pendiente del punto de venta, orientando, guiando y velando por el buen
funcionamiento que se presta a los clientes. Así mismo realizar un control de inventario
diario de los productos, reportando en bodega la mercancía agotada.
FUNCIONES GENERALES:





Surtir agotados vigentes.
Recibir el traslado de mercancía de la bodega al punto de venta y
viceversa.
Cubrir el cargo del Administrador o supervisor de ventas cuando este se
encuentre ausente del puesto de trabajo.
Revisar los inventarios y los cambios de precios imperfectos.
Aportar ideas y sugerencias que ayuden al manejo de la organización.
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FUNCIONES ESPECÍFICAS:






Pasar los informe de mercancía de baja rotación o de gran existencia al
administrador.
Revisar que los códigos de los productos sean los correctos.
Cargar cajas de mercancía.
Generar la tiqueteada pertinente de los productos.
Efectuar el inventario de mercancía pertinente.
Organizar la mercancía en su respectivo lugar.
NOMBRE DEL CARGO: Asistente de facturación a crédito y cartera.
UBICACIÓN: Punto de venta.
SUPERIOR INMEDIATO: Administrador o Supervisor punto de venta.
PERSONAL A CARGO: Ninguno.
DESCRIPCION GENERAL DEL CARGO:
Estar pendiente de las facturas a crédito, para tener presente las cuentas por cobrar y
la distribución de la mercancía.
FUNCIONES GENERALES:

Conocer todos los productos que comercializa la compañía,
familiarizándose con los códigos, precios, referencias para detectar
posibles anomalías que puedan presentarse al registrar un producto.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:

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
Elaborar facturación crédito del personal.
Elaborar recibos de caja.
Realizar la gestión de cobro.
Estar pendiente de la devolución de mercancía de los mismos clientes
manejados por crédito.
32
Objetivo
El siguiente formulario tiene como objetivo central conocer las diferentes actividades realizadas por cada
uno de los cargos en la sede de Bodegas Ilusión de la ciudad de Cali.
Información personal
Nombre:
Información laboral
Cargo:
Fecha:
Hora:
A continuación se le pide describir todas las actividades laborales que usted lleva a cabo en la
organización en el día de hoy. Por favor tome el tiempo necesario que usted requiera para listar todas
las actividades, de usted depende la precisión de este estudio.
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2……………………………………………………………………………………………………………………….
3……………………………………………………………………………………………………………………….
4……………………………………………………………………………………………………………………….
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Identificación del cliente interno
Identifique su cliente interno y también para quien es usted cliente interno. Es decir describa las
actividades que usted realiza para que otros puedan hacer sus actividades y las actividades que realizan
otros para que usted pueda hacer su trabajo.
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3………………………………………………………………………………………………………………………...
4………………………………………………………………………………………………………………………...
5………………………………………………………………………………………………………………………...
6………………………………………………………………………………………………………………………...
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Gracias por la atención prestada.
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Nombre
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BIBLIOGRAFÍA
 http://www.difementes.com/formatos/mfunciones.pdf

CONCEPTOS DE ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA, Fred R. David,
Pearson Educación, 5ta Edición.
 http://www.bodegasilusion.com/index.php
 http://hyperpolyglotte.com/aprende_espanol/voca_conectores.php
 http://www.wordreference.com/sinonimos/elaborar
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