Evaluación Sistema de Control Interno Vigencia

EMPRESAS MUNICIPALES DE CARTAGO E.S.P.
INFORME FINAL EVALUACION SISTEMA CONTROL INTERNO
Versión: 01
Fecha: 23/08/2012 Cód. :F-CE-ES-PD 03-01
TRD 412
Fecha de la auditoria :
Fecha de emisión del informe:
Del 09 al 16 de Febrero de
2016
16 de Febrero de 2016
Objetivo de la Auditoria:
Realizar el Informe Ejecutivo Anual aplicando la encuesta MECI - CALIDAD,
establecida por el DAFP a través de la pagina Web de dicha entidad, para evaluar el
Sistema de Control Interno de EMCARTAGO E.S.P, vigencia 2015.
Alcance de la Auditoria:
Inicia con el diligenciamiento de la encuesta MECI - CALIDAD en la página Web del
DAFP. Culmina con la descarga e impresión del “Certificado de recepción de
Información” emitido por el DAFP
Procesos Auditados:


Dos (2) Módulos:
Nombre y cargo del responsable del
proceso auditado:
Modulo de Control de Planeación y
Gestión.
Modulo de Control de Evaluación y Representante de la Alta Dirección:
Seguimiento.
Ecm. BORIS DE BRIGAR VASQUEZ
DUQUE,
Jefe Oficina Asesora de
Seis (6) Componentes:
Planeación.
Talento Humano.
Direccionamiento Estratégico.
Administración del riesgo.
Autoevaluación Institucional.
Auditoría Interna.
Planes de Mejoramiento.
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PRESENTACIÓN
El Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP mediante circular
externa 003 - 2016 del 02 de febrero de 2.016, estableció el 28 de Febrero de 2016
como la fecha límite para la presentación del Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno, a través del cual se evalúa y se hace seguimiento al sistema de control
interno y al sistema de gestión de la calidad NTC GP 1000:2009. También se
brinda el Instructivo para el diligenciamiento del Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno vigencia 2015 determinando los lineamientos generales y recomendaciones
Para la Evaluación del Sistema de Control Interno Vigencia 2015 mediante el
aplicativo del DAFP, la Oficina Asesora SIGA con uno de sus Auditores, aplicó la
encuesta MECI – CALIDAD de manera directa a cada uno de los jefes de área o
dueños de proceso, para a través de este proceso Auditor Participativo levantar la
información a presentar. También se han tenido en cuenta:
a) Informes de auditorías internas y externas (entes de control).
b) Resultado de actividades de autoevaluación realizadas.
c) Informes de gestión de los procesos.
d) Resultados de indicadores.
e) Informes presentados por la Oficina de Control Interno.
f) Información financiera y contable.
También se realiza un análisis de la entidad en cuanto a las FORTALEZAS y
DEBILIDADES del MECI, resaltando las observaciones generales frente al sistema
de control interno de la vigencia 2015
CONTENIDO
De acuerdo con las preguntas formuladas la entidad tiene implementados los dos (2)
módulos, los seis (6) componentes y los trece (13) elementos constitutivos del MECI,
en lo que hace referencia a: la organización del equipo operativo MECI - SGC, el
código de ética y de buen gobierno, el planeamiento estratégico, el manual
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especifico de funciones y competencias laborales, la estructura organizacional, el
programa de capacitación, el plan de bienestar e incentivos, la infraestructura física,
el recurso humano, presentando algunas deficiencias que es necesario corregir por
cuanto no favorece el sistema de control interno. También se requiere revisar el
cumplimiento en los programas de inducción y re inducción, teniendo en cuenta que
este último no se realizó para la vigencia 2.015, siendo estos de gran importancia
para dar a conocer las modificaciones o cambios normativos, técnicos y
organizacionales que hayan sucedido al interior de EMCARTAGO E.S.P.
La entidad se ha preocupado por realizar mantenimiento a los sistemas de control
interno y sistema de gestión de la calidad, desarrollando un constante monitoreo en
los diferentes procesos, sin embargo se presentan aun hallazgos por cuanto no
existe un total compromiso por parte de los responsables de los diferentes
procesos.
En la actualidad se ha dado un proceso de modernización que busca mejorar las
condiciones de prestación del servicio a la comunidad, como lo es el caso del
cumplimiento de la Ley 962 de 2.005 y del Decreto Ley 019 de 2.012,
“Racionalización de trámites”, encontrándose EMCARTAGO E.S.P con un listado de
tramites inscritos en la pagina del Departamento Administrativo de la Función
Pública – DAFP-, cuyo fin, es acercar a la ciudadanía con la información respecto de
los tramites y servicios que ofrecen las diferentes entidades del estado a través de
los medios electrónicos, buscando simplificar dichos tramites; verificando que esto
se cumpla a cabalidad; la Oficina Asesora Sistema Integrado de Gestión
Administrativa SIGA, ha incluido para la vigencia 2016, la Auditoria al SUIT,
realizando un proceso de revisión en los procedimientos, estudio de la normatividad,
en pro siempre de la mejora continua de la entidad.
Respecto al componente administración de riesgos se ha desarrollado el control y
seguimiento de los mapas de riesgos de los procesos, brindándose por esta
dependencia la asesoría en la implementación y mantenimiento.
ENTORNO DE CONTROL:
En cuanto al entorno de control, la entidad tiene organizado el equipo MECI pero no
ha sido funcional, tiene establecida la misión y visión pero debe ser actualizada. En
los actuales momentos se adelantan actividades en tal sentido. Se cuenta con
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código de ética y buen gobierno, el cual es socializado a través de la oficina Asesora
de Calidad y Medio Ambiente al interior de la empresa, el Comité de Coordinación de
Control Interno (Comité Sigem), se tiene establecido, aclarando que no se reúne con
la periodicidad que se requiere. El programa de bienestar para la vigencia 2.015, se
implementó con la resolución 051 del 28 de enero del 2.015 en el cual está inmerso
el programa de incentivos, sin embargo no se ejecutaron algunas de las actividades
que se tenían establecidas dentro del cronograma, como por ejemplo la premiación
de los mejores (empleado del mes), la fiesta de los niños ni la integración de los
adultos, siendo estas actividades de gran importancia para el bienestar de los
funcionarios de EMCARTAGO E.S.P.
El programa de inducción se tiene definido, siendo la oficina de Talento Humano la
encargada de realizar este procedimiento, el cual no se tiene en medio magnético,
solo lo correspondiente a formatos, los cuales son diligenciados por los nuevos
funcionarios, donde relacionan las actividades realizadas durante la primer semana
de labores, formatos que son entregados por los dueños de los procesos a dicha
oficina, notándose que algunas dependencias presentan fallas, ya que no han hecho
entrega de estos, el programa de reinducción el cual sirve de instrumento para dar a
conocer los cambios y/o modificaciones que se presentan en los procesos y
procedimientos al interior de la entidad, no se llevó a cabo durante el año 2.015.
Los acuerdos de gestión se suscribieron dentro de los términos legales, pero se ha
venido fallando en cuanto a los seguimientos y evaluaciones establecidas, con el fin
de verificar el cumplimiento de estos.
INFORMACION Y COMUNICACIÓN:
En el componente de información y comunicación se cuenta con un sistema
electrónico para la captura, procesamiento, administración y distribución de
información, existe un portal oficial activo y navegable (pagina Web), se maneja un
correo electrónico interno donde se da a conocer información de interés para los
funcionarios.
Dentro de los mecanismos de información que están aplicándose por la entidad,
están: buzón de sugerencias, punto de atención para quejas, peticiones y reclamos
(PQR); encuestas de satisfacción del servicio. Sin embargo se debe tener en cuenta
en el proceso de revisión por la dirección (SGC) los resultados de esta información
como insumos para el mejoramiento continuo. La Oficina de PQR, presta un buen
servicio de Atención al Ciudadano, donde se tienen en cuenta las actividades para la
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recepción y respuestas de los derechos de petición, llevándose un registro, control y
seguimiento a través del programa SITAC, el cual funciona eficientemente para este
tipo de información. Para mejorar la información presentada por la Oficina de PQR,
es necesario que ésta se ajuste a lo establecido en la circular externa 001 de 2011
del Concejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno Item N° 3
que a la letra dice:“Las entidades destinatarias de la presente circular dispondrán de
un registro público organizado sobre los derechos de petición que les sean
formulados, el cual contendrá, como mínimo, la siguiente información: el tema o el
asunto que origina la petición o la consulta, su fecha de recepción o radicación, el
termino para resolverla, la dependencia responsable del asunto, la fecha y numero
de oficio de respuesta. Este registro deberá ser publicado en la página web u otro
medio que permita a la ciudadanía su consulta y seguimiento”.
Mejorando los espacios de participación ciudadana, se llevaron a cabo consejos
comunitarios en las 7 comunas del municipio de Cartago, con el fin de dar a conocer
los servicios que presta EMCARTAGO E.S.P. y acercar la comunidad a la entidad, a
través de una retroalimentación que se da en este tipo de espacios.
En cuanto la administración de los archivos de la entidad, se cuenta con un personal
calificado e idóneo y su custodia, transferencia y conservación se adecuan a los
lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación. Las tablas de
retención documental se revisan cada año mejorándolas conforme a las exigencias
de Ley, se encuentran en el proceso de sistematización de la información que
reposa en el archivo central, encontrándose esta en un 70% de digitalización.
Con respecto a la publicación de la información en la pagina Web, esta se hace de
manera tardía, aclarando que no para todas las áreas, esta situación se presenta
con la información del área financiera, ya que el programa Orión presenta falencias
en la consolidación de la información, lo cual retraza la entrega de la misma. En la
página Web de la entidad no se divulga la información de los procesos de
vinculación a la institución que se encuentran abiertos (contratos), se cumple con el
reporte por parte de la Oficina Jurídica a la contraloría a través del RCL; pero en la
actualidad no se cumple con la obligación de publicar la contratación en el portal
único de contratación SECOP.
En la administración de recursos tecnológicos la Oficina de Informática presta los
servicios de mantenimiento y soporte pero no tiene los suficientes medios que
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permitan actuar de manera inmediata ante el daño de un equipo, el software con el
que cuentan los equipos en su mayoría están obsoletos, siendo esto directamente
proporcional al grado de eficiencia en las labores realizadas.
La audiencia pública de rendición de cuentas que realiza EMCARTAGO E.S.P. se
tiene incorporada dentro del plan de acción anual, dando cumplimiento a la
Constitución Nacional, la Ley de mecanismos de participación ciudadana (Ley 134
de 1994), la Ley de veedurías ciudadanas (Ley 850 de 2003), la Ley 489 de 1998,
que reglamenta la obligación de la administración a prestar todo el apoyo a las
veedurías ciudadanas y garantizar su acceso a la información.
En el proceso de auditorías internas llevados a cabo por las Oficinas Asesoras de
Calidad y Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA, se encuentra que se
ejecutaron en un 100% las Auditorias programadas para la vigencia 2.015,
quedando como resultado un plan de mejoramiento por procesos; de los hallazgos
que se levantaron, 6 pasaron para la vigencia 2.016. De la misma manera las
auditorias de calidad evidenciaron acciones preventivas y correctivas. En cuanto al
plan de mejoramiento institucional suscrito con la Contraloría Departamental del
Valle del Cauca, se adelantaron las gestiones con las dependencias involucradas y
responsables de los hallazgos y se cumplió con el plazo estimado de respuesta,
enviándose el pasado 23 de Enero de 2.016.
CONCLUSIONES
CONFORMIDADES
FORTALEZAS

Se da cumplimiento al Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014, en cuanto a la
actualización del MECI

La Oficina Asesora SIGA (Control Interno), realizó el seguimiento y la
evaluación a los procedimientos establecidos al interior de EMCARTAGO
E.S.P.

Se muestra un avance en el compromiso de los jefes de proceso, en el
cumplimiento del plan de mejoramiento por procesos e institucional de la
Entidad.

Se cuenta con el manual de funciones y competencias laborales, el cual
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incluye las competencias funcionales para los empleos.

Se ejecutaron en un 100% los programas anuales de Auditorias, tanto de la
Oficina Asesora de Calidad, como de la Oficina Asesora Sistema Integrado
de Gestión Administrativa SIGA – (Control Interno) y los resultados de las
mismas fueron comunicados oportunamente a la Alta Dirección de la
Empresa.

Se continúa con el proceso de sistematización del Archivo documental de
EMCARTAGO E.S.P. y se siguen los lineamientos dados por la ley General
de Archivo.

La Atención al ciudadano (PQR), realiza de manera permanente encuestas
de satisfacción del servicio, lo cual permite medir el nivel de satisfacción de
los usuarios.
Los espacios de participación ciudadana se mejoran
notablemente con la realización de consejos comunitarios en las diferentes
comunas del municipio.

EMCARTAGO E.S.P, cuenta con medios de comunicación eficientes, en los
cuales se publica en forma permanente información de interés para los
clientes internos y externos y se da a conocer la gestión adelantada por la
entidad en beneficio de la comunidad, a través de su pagina Web, correo
electrónico institucional y demás.

Se viene adelantando estrategias para lograr consolidar los trámites y
servicios que se encuentran en cada proceso dando aplicabilidad a la guía,
estrategias para la construcción del plan anticorrupción y de atención al
ciudadano y lo establecido en la Ley 962 de 2005 “por la cual se dictan
disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos
administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los
particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.”

Se cuenta con el código de ética y buen gobierno.

Para la vigencia 2.015 se implementó el plan de bienestar social e incentivos.

EMCARTAGO E.S.P, cuenta con un plan de comunicaciones debidamente
actualizado.

EMCARTAGO E.S.P, realizó durante la vigencia 2.015 la rendición pública de
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cuentas atendiendo a lo establecido en la Constitución Política de Colombia
para el desarrollo de la democracia participativa respondiendo ante la
ciudadanía por las acciones y las decisiones que se han adoptado en
ejercicio de las funciones.

Se cuenta con política de Administración del Riesgo, Riesgos de Procesos y
de Corrupción, mapas de riesgos para todos los procesos y de Corrupción.
NO CONFORMIDADES
DEBILIDADES

Que la alta gerencia, con base en las propuestas que han presentado las
diferentes áreas defina cual es la Misión y Visión que más se ajusta a la
realidad de la empresa.

Publicación y divulgación inoportuna de las ejecuciones presupuestales y los
estados financieros.

No se están publicando los informes de gestión en la Pagina Web de la
Empresa.

No se tiene publicado el Plan de Acción de las vigencias 2014 ni 2015 en la
Pagina Web de la Empresa.

El Comité Coordinador de Control Interno, a pesar de encontrarse establecido
como comité SIGEM, no se reúne con la periodicidad requerida.

Dentro del programa de bienestar social e incentivos, no se cumplieron a
cabalidad la totalidad de las actividades dentro del cronograma.

No se está dando cumplimiento al procedimiento buzón de sugerencias.

Los informes de resultados de la Gestión de la Entidad a través de los
informes técnicos anuales no se producen oportunamente.

Para la vigencia 2.015, no se publicaron los contratos suscritos por
EMCARTAGO E.S.P, en la página del SECOP, incumpliendo con esta
obligación.

No se realizó la medición del clima laboral.
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
A pesar de suscribirse los acuerdos de gestión, no se les ha realizado el
seguimiento pertinente, a fin de verificar su cumplimiento.

No se tienen establecidas las fechas programadas para llevar a cabo
campañas de sensibilización del Sistema de Gestión de la Calidad.

No se ha realizado la caracterización de ciudadanos, usuarios o grupos de
interés, durante los dos últimos años.

La publicación en la página Web en lo concerniente a las PQR, no se están
ajustando a la norma (circular externa 001 de 2.011), en lo relacionado a los
derechos de petición.

No se cuenta con el programa de reinducción, siendo este necesario para dar
a conocer las modificaciones o actualizaciones en los procesos y
procedimientos al interior de la entidad a los funcionarios.

No se ha ajustado el SISTEDA al MODELO INTEGRADO DE PLANEACION
Y GESTION

Actualizar en la página Web las escalas salariales correspondientes a las
categorías de todos los servidores que trabajan en la entidad.

Identificar, definir y socializar metas, planes, programas y proyectos
institucionales que permitan establecer periodos de recuperación para la
reversión de la toma de posesión de la empresa por parte de la
Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

Dotar el procedimiento de ventanilla única con las herramientas tecnológicas
necesarias para hacer más agiles, eficientes y fiables las actividades

No se cuenta con un cronograma establecido para dar cumplimiento a los
planes, programas y proyectos de la entidad.
CONCLUSION DE LA AUDITORIA
El Modelo Estándar de Control Interno al interior de EMCARTAGO E.S.P se tiene
implementado en cumplimiento del Decreto 943 del 21 de mayo de 2014. Las
Auditorías Internas de Gestión permiten su fortalecimiento. Se recomienda la
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convocatoria del Comité Coordinador de Control Interno (Comité SIGEM) para la
lectura, el análisis y toma de decisiones que se derivan del contenido del presente
Informe Ejecutivo.
FIRMA MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR
__________________________
JAIRO GARCIA DUQUE
____________________________
LUZ ADRIANA OCAMPO
___________________________
___________________________
CARLOS ALBERTO GONZALES
MONICA LORENA RENDON T.
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