COMISIÓN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS

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MINISTERIO
DE EDUCACIÓN,
CULTURA Y DEPORTE
SECRETARIA DE ESTADO
DE CULTURA
COMISIÓN SUPERIOR
CALIFICADORA DE
DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
COMISIÓN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS. Sesión Constitutiva
N° ACTA:
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FECHA REUNIÓN: lunes, 13 de octubre de 2003
ASISTENTES
Presidente
D. Luis Alberto De Cuenca y Prado
Secretario de Estado de Cultura
Vice presiden te
D. Fernando L. De Lanzas Sánchez del Corral
Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas
Vocales
Da Elisa Carolina de Santos Canaleja
Subdirectora General de los Archivos Estatales - Ministerio de Educación, Cultura y Deporte
D. Ernesto Abati García-Manso
Subdirector General de Simplificación Administrativa y Programas de Atención al Ciudadano
Ministerio de Administraciones Públicas
D. Luis Lafuente Batanero
Subdirector General de Protección Patrimonio Histórico -Ministerio de Educación, Cultura y
Deporte
D. Tomás López Bartolomé
Subdirector General de Tratamiento de la Información- Ministerio de Educación, Cultura y
Deporte
Da María Luisa Conde Villaverde
Directora del Archivo General de la Administración
Da María del Carmen Acedo Grande
Abogada del Estado- Ministerio de Justicia
D. Juan Silvela Milans del Bosch
Jefe de Área de Gestión de Patrimonio de la Subdirección General de Patrimonio HistóricoArtístico - Ministerio de Defensa
[email protected]
PLAZA DEL REY, 1
28004 MADRID
TEL: 91 701 72 64
FAX: 91 521 05 08
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D. Gerardo Bustos Pretel
Subdirector General de Información, Documentación y Publicaciones- Ministerio de Hacienda
D. Carlos Rey del Castillo
Subdirector General de Estudios - Ministerio de Ciencia y Tecnología
D. Rafael Yuste Martínez
Subdirector General de Personal. Dirección General de la Guardia Civil - Ministerio del
Interior
D. Emilio Baos Arrabal
Comisario General de Extranjería y Documentación. Dirección General de la Policía
Ministerio del Interior
Da Rosana de Andrés Díaz
Jefe del Área de Coordinación de Archivos y Normalización de Documentos
Directora del Archivo - Ministerio del Interior
Expertos
D.
D.
D.
D.
Juan Pablo Fusi Aizpurua
Antonio Gómez Mendoza
Fernando Sáinz Moreno
Juan Velarde Fuertes
Secretario
Doña. M. Dolores Carnicer Arribas
En Madrid, a las 10 horas del día 13 de octubre de 2003, bajo la
presidencia del Secretario de Estado de Cultura, don Luis Alberto de Cuenca,
se reúne la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos,
en cumplimiento del R. D. 139/2000, de 4 de febrero , modificado por el R.D.
1164/2002, de 8 de noviembre.
El orden del día de la reunión es el siguiente:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Saludo del Presidente
Constitución de la Comisión Superior Calificadora de Documentos
Administrativos
Funcionamiento y Competencias
Metodología de trabajo para la eliminación
Regulación de transferencias de documentación
Presentación de las publicaciones sobre Archivo de Oficina
Ruegos y Preguntas
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Inicia la sesión el Excmo. Sr. Secretario de Estado de Cultura conforme
al orden del día, dando la bienvenida a todos los asistentes y procediendo a
declarar constituida la Comisión Superior Calificadora de Documentos
Administrativos.
A continuación, cede la palabra al Excmo. Sr. Director General del
Libro, Archivos y Bibliotecas, Vicepresidente de la Comisión.
El Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas explica el proceso
seguido con vistas a la constitución de esta Comisión y expone sus
competencias y el procedimiento de eliminación regulado en el R.D.
1164/2002, de 8 de noviembre.
Para abordar el siguiente punto del orden del día, metodología para la
eliminación de documentos, toma la palabra Doña Elisa de Santos Canaleja,
Subdirectora General de los Archivos Estatales. Comenta el material entregado
a los miembros de la Comisión: un informe que recoge una estimación de la
cantidad de unidades de instalación custodiadas en el Archivo General de la
Administración que necesitarían valoración, presentado siguiendo el cuadro de
organización de fondos del Archivo (v. anexo 1); y unos criterios generales para
la valoración de documentos de la Administración General del Estado (v.
anexo 2) y unos modelos de formularios para la presentación de propuestas de
valoración y de eliminación en aplicación de dictamen previo, así como para
los correspondientes dictámenes (v. anexo 3), que se proponen para estudio y,
en su caso, aprobación por parte de la Comisión en la próxima reunión.
El Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas se refiere a la
conveniencia de reconducir las propuestas remitidas antes de la constitución
de la Comisión Superior al procedimiento y modelos propuestos, una vez que
sean aprobados por la Comisión.
Don Juan Velarde expone su inquietud sobre los fondos de
instituciones con el Tribunal de Cuentas, y opma que para el adecuado
funcionamiento de la Comisión Superior
son imprescindibles las
subcomisiones.
Por su parte D. Fernando Sáinz interviene para destacar la importancia
de la formación y ofrece la colaboración del Instituto Nacional de las
Administraciones Públicas. Además expresa la importancia de la
documentación de los altos cargos públicos y la dificultad, en ocasiones, de
establecer el límite entre documentos particulares y documentos públicos.
En el 5° punto del orden del día, se trata la regulación de las
transferencias de documentación, necesaria para que se regularice el flujo
documental, y en respuesta a una pregunta de don Juan Pablo Fusi informa
que el objetivo es que los Archivos Centrales de los Ministerios, que en la
actualidad conservan en muchos casos documentación histórica, puedan
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dedicarse al servicio del órgano productor y a su vez las series en los archivos
históricos estén completas y tengan continuidad. Doña María Luisa Conde
explica la mecánica de previsión de transferencias del Archivo General de la
Administración.
Don Gerardo Bustos comuruca que el Ministerio de Hacienda está
construyendo un depósito de archivo, de gran capacidad, del que podrán
hacer uso también otros Ministerios como anexo a sus Archivos Centrales. Se
ofrece a aportar documentación complementaria sobre este proyecto en la
próxima reunión.
Pasando al 6° punto del orden del día, doña Elisa Carolina de Santos
presenta las publicaciones sobre Archivo de Oficina, elaboradas por archiveros
de la Subdirección General de los Archivos Estatales, del Archivo General de la
Administración y del Ministerio de Administraciones Públicas y coeditadas con
este último Ministerio. Estas publicaciones están destinadas al personal de la
Administración General del Estado y se ha tratado de darles carácter didáctico
por lo que se espera que contribuyan a la sensibilización de la Administración
con respecto a sus archivos y que puedan servir de apoyo en los cursos de
formación.
En Ruegos y Preguntas, doña Rosana de Andrés expresa su satisfacción
por la constitución de la Comisión Superior Calificadora de Documentos
Administrativos y manifiesta, en nombre de los representantes del Ministerio
del Interior, su plena disposición para colaborar en el seno de la Comisión
Superior Calificadora de Documentos Administrativos y desde la Comisión
Calificadora de ese Departamento.
Don Juan Silvela, interesado en consultar con la Comisión Calificadora
de su Departamento por si fuera necesaria alguna adaptación en su
reglamento, pregunta cuando se celebrará la próxima reunión de esta
Comisión Superior y el Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas
propone la segunda quincena de noviembre, fijándose la fecha concreta en los
próximos días.
Y sin más asuntos que tratar, se levanta la sesión a las 12,00h.
yo Bo
EL PRESIDENTE,
LA SECRETARIA,
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