adea custodia tres millones de cajas

En la imagen, la instalación
de estanterías de paletización
convencional, lista para acoger miles de
documentos guarecidos en cajas.
ADEA CUSTODIA
TRES MILLONES DE CAJAS
Situada a 20 km de Buenos Aires, AdeA ha ampliado recientemente
su planta de custodia, elevando su capacidad de almacenamiento de los dos a los
tres millones de cajas de documentos. La instalación, formada por estanterías
convencionales para almacenamiento manual, es un auténtico búnker dotado
de altas medidas de seguridad.
Texto: Antonio Alonso
a documentación de una empresa es uno de esos valores
que, bien gestionados, permiten tener un control sobre la memoria de la
organización; sobre el estado de los
asuntos y de los clientes, pero que
mal manejados pueden provocar el
caos y una brecha en la seguridad
de la compañía. Por eso, cada vez
más se está recurriendo a los servicios de sociedades que son auténticas expertas en la gestión de los documentos de otras.
L
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Con el paso de los años, y la competencia entre unas y otras firmas que
se dedican a esta actividad, se han
ampliado los servicios, y hoy, además de la guarda y custodia de la documentación, se llevan a cabo otras
actividades encaminadas a mejorar
la eficiencia, como la informatización
y la digitalización. Con ello se consigue pasar de un mero espacio para
almacenar papeles a un verdadero
servicio de valor añadido clave para
la operativa de la empresa usuaria.
AdeA presta sus servicios a grandes
firmas de sectores como la banca,
gestoras de fondos de pensiones, salud, industria y organizaciones públicas. Pero acudir a ella no es exclusivo
de la gran empresa, ya que también
cuenta con un importante número de
clientes que son pymes, que junto
con las grandes firmas suman más de
600 usuarios en la actualidad.
Localización privilegiada
Los servicios que ofrece la empresa
tienen su base de operaciones, además de en las oficinas centrales de
Buenos Aires, en plantas distribuidas
en dicha ciudad y en su periferia. De
todas las instalaciones, la más importante y en donde se ha centralizado la
actividad principal es la denominada
Planta III. Situada a 30 minutos del
centro de la capital, en la localidad de
Florencio Varela, el emplazamiento
aprovecha la ventaja logística que le
RECIENTEMENTE
SE INAUGURÓ UNA
NUEVA NAVE EN LA
QUE SE INVIRTIERON
SEIS MILLONES DE
DÓLARES, CON
CAPACIDAD PARA
ALOJAR UN MILLÓN
DE CAJAS
www.mecalux.com I 65
en el exterior I AdeA
MÁXIMA SEGURIDAD
La nave posee muchas medidas
de seguridad, como sprinklers,
que arrojan agua sobre
cualquier conato de incendio,
y cámaras de video.
Las amenazas a la seguridad de
la documentación que se
encuentra en estas instalaciones
se pueden resumir en el riesgo
de sufrir un incendio o en el de
ser víctima de un robo. En cuanto
a la primera cuestión, la nueva
nave de almacenamiento está
equipada con una red de tuberías
que alimentan a los sprinklers.
Las medidas de seguridad se han
instalado de acuerdo a las
normas internacionales de la
National Fire Protection
Association americana (NFPA) e
incluyen un sistema de cañerías
presurizadas, extintores ABC1 y
aparatos de detección temprana
mediante aspiración de aire
instalados en todo el volumen
del almacén. La planta
aprovechó inicialmente unas
antiguas instalaciones de una
compañía de refrescos, que
contaba con un tanque de 1,8
millones de litros de agua para la
elaboración de bebidas. Dicho
tanque se sigue utilizando pero
ahora para la seguridad de la
planta, ya que tal elevada reserva
de agua supone el doble de la que
sería necesaria para sofocar un
posible incendio.
600 cámaras vigilan
Contra eventualidades eléctricas,
la instalación cuenta con
protección térmica y diferencial
realizada en cañería galvanizada
exteriormente. Los tableros se
encuentran automatizados a través
de miniautómatas. Además, 600
cámaras de circuito cerrado a color
de alta resolución, capaces de
filmar en la oscuridad, transmiten
imágenes del almacén a un centro
único de control donde un equipo
especializado vigila durante las 24
horas, los 365 días del año. Todo
está milimétricamente controlado,
incluso ante un eventual corte de
carreteras, ya que la instalación
dispone de un helipuerto y si por
cualquier razón no se pudieran
usar las vías terrestres, la
compañía podría alquilar un
helicóptero para trasladar los
archivos que necesiten sus
clientes.
brindan las autopistas próximas a
este punto estratégico.
Gustavo Cammarota, responsable de
relaciones institucionales de AdeA,
explica las bondades de esta base:
“Recientemente se inauguró una
nueva nave en la que se invirtieron
seis millones de dólares, con capacidad para alojar un millón de cajas,
aproximadamente, con lo cual se elevó el nivel de almacenamiento de
Planta III a los tres millones de contenedores de archivos”.
Esta nueva estructura es capaz de
soportar vientos de hasta 160 km/h,
y para el recubrimiento de la instalación se han utilizado paneles especiales que le confieren la capacidad
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de ser totalmente atérmica, ignífuga
y cumplir con las diversas normas
internacionales a este respecto.
“Puede considerarse como la más
moderna entre las de sus características en toda Latinoamérica”, analiza
Cammarota.
En el nuevo edificio se ha instalado
un complejo compuesto por estanterías convencionales equipadas con
paneles de metal, en donde se alojan
las cajas de documentos, y pasarelas
de metal ranurado, que forman cinco
niveles de pasillos (un sexto es el que
se dispone directamente sobre el
suelo de las naves). Cada nivel de pasarelas da acceso a dos alturas de las
estanterías; de tal manera que por cada una de ellas caben 144 cajas: seis
a lo largo, cuatro en altura y seis en
profundidad o, lo que es lo mismo,
unas 288 cajas por módulo en cada
planta. En total, las estanterías utilizadas para alojar todos estos contenedores abarcan más de 290.000 m3 en
las tres naves de guarda principales
de Planta III, de los que más de una
tercera parte, 108.000 m3, corresponden al último edificio inaugurado.
Ubicación por ordenador
La unidad de carga empleada en todas las instalaciones es una caja normalizada en la que se puede guardar
todo tipo de documentación, desde
archivos sanitarios a expedientes de
atestados, contratos, informes... Todos los contenedores son iguales,
con unas dimensiones de 43 x 39 x
DOCUMENTOS CON FECHA DE CADUCIDAD
Los documentos que AdeA
maneja pueden tener una fecha
de caducidad si el cliente lo
estima oportuno. Si, por ejemplo,
la legislación obliga a mantener
un expediente cinco años, el
usuario podría estipular que
transcurrido ese tiempo –y
siempre que no lo necesite– esa
información en papel se destruya,
Destruir el papel
A través de la herramienta AdeA
Doc, los responsables de la base
de datos de la empresa
comprueban la documentación
con fecha cumplida para su baja y
se ponen en contacto con el cliente
para informarle de esa situación.
Si la firma usuaria da su
aprobación, entonces el área de
consultas trabaja con la de
sistemas para elaborar un listado
con las cajas que se deben
destruir. Una vez que el cliente da
una segunda conformidad, se
paletizan y se envían a una planta
de destrucción de papel.
TODOS LOS
CONTENEDORES SON
IGUALES, CON UNAS
DIMENSIONES
DE 43 X 39 X 28 CM,
FABRICADOS EN UN
CARTÓN DE TRES
CAPAS
EXPERTOS EN INGENIERÍA DOCUMENTAL
Así es como se autodefine AdeA Administradora de Archivos, el líder en
Argentina en administración documental. Las actividades de la compañía
incluyen la ordenación, la clasificación, la informatización, la
digitalización, la guarda y la custodia de diversa documentación, bajo
estrictas normas de seguridad, idoneidad y confidencialidad. La empresa
nació en Buenos Aires en 1995 y en años posteriores desembarcó en
Madrid (1999), México (2002) y Bogotá (2005). En la actualidad, tiene una
facturación anual por encima de los 12 millones de dólares y emplea
aproximadamente a unas 400 personas.
con lo que es posible reciclar el
material y, por lo tanto, se deja
espacio para nuevos documentos.
La compañía también colabora con
los clientes en este cometido si así
lo desean (existe otra posibilidad,
que es devolverle al usuario el
expediente cuando vence su fecha
de custodia).
En la foto, las cajas de cartón
donde se custodian millones
de documentos.
28 cm, fabricados en un cartón compuesto por tres capas, con un alto
grado de absorción de agua (para
que no se traspase humedad a los
documentos).
“Estas cajas son recibidas con etiquetas autoadhesivas con código de barras. Las pegatinas son añadidas a
los contenedores cuando se envían a
los clientes y en ellas consta un número de referencia y otro de usuario”,
precisa el responsable de AdeA.
Cuando se produce el ingreso de material –puede llegar en furgoneta o en
camión– los datos son leídos mediante pistolas de radiofrecuencia manuales que transmiten puntualmente la
información al ordenador central. El
sistema responde con una asignación libre dentro de las estanterías del
complejo en donde deberá ubicarse
la caja y se emite una segunda etiqueta de localización que se añade a
la unidad. La ubicación no responde
a criterios de organización, sino que
es completamente caótica y gestionada por el sistema informatizado.
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en el exterior I AdeA
UNA CAJA PUEDE SER EXTRAÍDA,
ENTREGADA AL COMPLETO Y DEVUELTA DE LA
MISMA MANERA, PERO TAMBIÉN SE PUEDE
TRABAJAR POR LEGAJOS
Los operarios se ayudan
de transpaletas para almacenar
los archivos, con ellas recorren
los 52 pasillos y las 312 estanterías
que vertebran la planta.
En el caso de que los documentos
que acaban de entrar tengan que ser
digitalizados primero –uno de los
servicios que se ofrece a los clientes
es efectuar una copia en formato
electrónico de sus papeles– se añade una tercera etiqueta a la caja que
los contiene y pasa a una sala especial en donde se realiza el trabajo.
Tras esa fase, la unidad continuará
su camino al estante asignado.
Trasladar las cajas
La ubicación puede darse en cualquiera de los cientos de pasillos formados por los seis niveles de la instalación. Cada piso consta de un paso
ancho de 2,5 m para permitir las operaciones con transpaletas. Éstas son
utilizadas para trasladar los grupos de
cajas hasta la entrada de uno de los 52
pasillos de 80 cm de ancho que hay
por nivel. Cada uno de ellos da acceso
a dos líneas de estanterías de 29 m de
largo y 2,75 m de alto, que es en donde se sitúa la siguiente pasarela.
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3.000 MILLONES DE IMÁGENES
Ése es el número de
digitalizaciones que se realizan al
mes en Planta III de AdeA. La
empresa pasa a formato digital la
documentación que los clientes
solicitan. En su mayor parte se
trata de bancos, compañías de
seguros y hospitales. Gracias a
esta operación, esas instituciones
pueden acceder a los documentos
a través de la web, lo que
simplifica la gestión y consulta
documental. El original se
conserva bien guardado en las
El traslado de las cajas dentro de todo el complejo se efectúa mediante
transpaletas manuales y carros, si
bien, la descarga desde los vehículos de transporte se lleva a cabo con
una carretilla, puesto que existe una
diferencia de nivel entre el muelle y la
playa en donde se hacen las tareas
de recepción.
estanterías de la planta y se extrae
en el supuesto de que el uso de la
copia en papel sea imprescindible.
Por ejemplo, en el caso de las
compañías de seguros, cuando se
produce un siniestro con denuncia
el expediente consta de este papel,
el parte de accidente, las fotos de
prueba y es posible que algún
documento más; la consulta de
todo ello se efectúa por Internet,
salvo que se llegue a juicio, en cuyo
caso la compañía pide el original
para presentárselo al juez.
Para trasladar la documentación
hasta el nivel correspondiente se utilizan dos montacargas hidráulicos
automáticos. El uso de estos elevadores aprovecha al máximo el espacio y facilita las maniobras, ya que no
es necesario contar con máquinas
de manutención en altura para proveer de mercancía a los diferentes
niveles y, por lo tanto, tampoco es
imprescindible abrir accesos en las
pasarelas para depositar la carga.
Una vez que el operario llega hasta
la entrada en la que debe dejar una
unidad concreta, la transporta manualmente hasta el hueco determinado por el ordenador. Todas las
ubicaciones cuentan con su propia
pegatina con código de barras, de
modo que picando sobre éste se
confirma la entrada del contenedor
en su posición. Cada pasillo facilita
el acceso a ocho cajas en altura y
tres en profundidad. Para encontrar
la posición en profundidad y saber
cómo queda situada la caja una vez
que se devuelve al estante, se utiliza
un sistema rotativo para su colocación, de tal modo que el operario
siempre cuenta con tres coordenadas de localización por unidad.
Operativa de consulta
La organización física en los estantes es la más adecuada operativamente para poder tener un mejor
control sobre tal cantidad de referencias. Sin embargo, la profundidad
de gestión es aún mayor, ya que los
contenedores pueden alojar en su
interior más subreferencias.
AdeA ofrece la posibilidad de que
sea el cliente quien decida el grado
de precisión que quiere para gestionar sus papeles. Así, una caja puede
ser extraída y entregada al completo
y devuelta de la misma manera, pero
también es posible trabajar por legajos, es decir, por carpetas o contenedores más pequeños incluidos en
un contenedor estándar, e incluso
hasta por documento.
Habitualmente se utiliza la opción
del legajo cuando la documentación
va a tener una rotación alta (cada
mes se consultan unas 16.000 unidades de esta modalidad frente a
3.500 cajas). Se consiguen dos ventajas, una es que como al cliente se
le entrega sólo la parte de la docu-
en el exterior I AdeA
Imagen de las escaleras
para llegar a uno de los altillos
que componen los seis niveles
de la instalación.
mentación que necesita, el resto
queda a disposición de otras personas de su empresa. En segundo
lugar, al tratarse de una unidad de
menor volumen, su envío, manejo y
devolución, es más sencillo y eficiente, porque un mismo contenedor se
utiliza para varias peticiones solicitadas por idéntico cliente.
Gustavo Cammarota comenta que
“ya se trate del archivo general (cajas completas que suelen contener
unos cuatro ficheros de documentación) o de los legajos, todo se guar-
FICHA
TÉCNICA
ESTANTERÍAS
PARA CAJAS
Extensión (nueva nave):
108.000 m3 (6.000 m2 x 18 m
de altura)
Nº de estanterías: 312
Longitud de las estanterías:
28.700 mm
Módulos por estantería: 11
Profundidad del módulo:
2.400 mm
Anchura del módulo: 2.600 mm
Altura del módulo: 16 m
Nº de pasillos: 52, divididos
en dos grupos a ambos lados de
un pasillo central, por planta
Ancho de pasillo: 800 mm
(entre estanterías) y 2.500 mm
(pasillo central)
Nº de niveles de carga: 10
Altura del hueco: 1.400 mm
Capacidad por hueco: 144 cajas
(72 accesibles por pasillo)
Unidad de carga: cajas AdeA
de 43 x 39 x 28 cm y 15 kg
70 I MecaluxNews
da en los mismos contenedores, que
quedan cerrados y accesibles manualmente en cualquier momento”.
Las referencias que constan en el almacén pueden ser consultadas por
los clientes a través de la web, gracias a un software de gestión de archivos desarrollado por AdeA e incluso, en el caso de los documentos
digitalizados, es posible acceder a
una imagen del mismo para que no
sea necesario ni siquiera pedir el expediente físico.
Utilizar Internet
Los clientes utilizan Internet también
para realizar sus peticiones, ya sea
por correo electrónico o vía web. La
A PRUEBA DE BOMBAS
Antimagnético, ignífugo,
impermeable y a prueba de
ladrones; así es el denominado
“cofre” que AdeA tiene instalado
en Planta III. Se trata de una sala
de altísima seguridad en la que
se guardan archivos
informáticos de grandes
empresas. La dependencia
puede albergar del orden de
320.000 cartuchos y 2.500
contenedores antimagnéticos de
30 x 30 x 30 cm.
La sala tiene protección contra
cualquier radiación; es inmune a
los campos magnéticos; no le
afectan las variaciones en la
temperatura o humedad; queda
a salvo de impurezas de todo tipo
–como el polvo– usando filtros
que retienen partículas de 0,01 a
10.000 µm (micrones); evita los
ataques físicos gracias a un
consulta llega al Centro de Gestión
de Pedidos (CGP), en donde diez
operadores sondean en la base de
datos si lo que se solicita está disponible en el almacén. En el caso de
que no sea así, se informa al usuario
LAS REFERENCIAS
QUE CONSTAN
EN EL ALMACÉN
PUEDEN SER
CONSULTADAS
PO R LOS CLIENTES
A TRAVÉS
DE LA WEB, GRACIAS
A UN SOFTWARE
DE GESTIÓN
circuito cerrado de televisión;
tiene sensores de movimiento y
antisísmicos; dispone de una
instalación eléctrica
antiexplosiva; cuenta con un
sistema analógico de detección
incipiente de incendios por
aspiración de aire y puede
sofocarlos mediante un gas
ecológico NAF SIII.
Una caja ‘antitodo’
Además, la instalación dispone
de un grupo electrógeno
dedicado y automático; los
muros son estancos frente a
fuego y humo y el acceso queda
asegurado con una puerta
ignífuga y blindada con
cerraduras mecánicas y
digitales. Eso sí, tal grado de
seguridad tiene un precio: medio
millón de dólares es lo que costó
tan singular caja fuerte.
de dónde se encuentra y quién lo tiene. Si, por el contrario, la caja o legajo se halla en las instalaciones, el
operador envía una orden al sector
de consultas, en donde se organiza
la recogida física de los expedientes.
La mano de un empleado
acciona los mandos de la sala
de alta seguridad que AdeA
tiene en Planta III.
El sistema informático optimiza los
movimientos de los operarios que
deben realizar el picking, para lo que
elabora un listado que es trasmitido a
las pistolas lectoras de código de barras. Cuando el personal de recogi-
da pica la referencia, el sistema emite un albarán de entrega que se adjunta al envío de cada usuario.
Finalmente, los archivos saldrán en
dirección a las oficinas de los clientes, situadas en un radio máximo de
100 km, cerca de Buenos Aires, en
donde se concentra la principal masa crítica de las empresas argentinas. Para el traslado entre Planta III y
esos puntos, AdeA cuenta con 20
vehículos propios, divididos en furgonetas ligeras, medianas y camiones, que cubren un máximo de
6.000 movimientos diarios. www.mecalux.com I 71