NORMAS A TENER EN CUENTA PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS a) El nuevo formulario “RELACION COMPROBANTES DE GASTOS” debe completarse en su totalidad, pudiendo ser retirado en la Dirección Rendiciones de Cuentas o en la página Web. b) El monto máximo por factura no debe exceder los $ 6.000.- (Pesos: seis mil), (Resol. Rector Nº 05/07), superado dicho monto debe ajustarse a las pautas establecidas por el régimen de Compras y Contrataciones, aprobado por Resol. Rector Nº 01/07. c)- Las compras se podrán realizar bajo los siguientes conceptos: 01- Material de Consumo. 02- Gastos de Capital. 03- Viajes. 04- Servicios. d) Las facturas - que deberán presentarse en ORIGINAL - deberán contener los siguientes requisitos: - Ser extendida manuscrita con tinta o a máquina a nombre de la Universidad Nacional del Litoral - Bv. Pellegrini 2750 – Santa Fe, especificar fecha de emisión. No debe contener enmiendas ni raspaduras, errores de cualquier naturaleza o que ofrezcan dudas sobre su autenticidad. - Consignar IVA EXENTO - CUIT 30-54667055- 0 - Detalle de los elementos adquiridos, cantidad, precio unitario y total - Importe en números y letras. - Leyenda de “CONTADO” o “RECIBI SU IMPORTE” seguida de la firma habilitada del comercio, con número de documento. - Número de la Caja de Jubilaciones a que aporta el comerciante, industrial o trabajador independiente, según corresponda, número de IVA., CUIT., etc. - Las compras deberán realizarse en comercios que extiendan comprobantes tal como lo exige la AFIP-DGI. - Todos los comprobantes que componen la rendición, deben llevar el Visto Bueno con firma y aclaración de la misma, del Director del Programa y/o del Proyecto (Responsable del Subsidio). - Veinte (20) días antes del vencimiento de la rendición, podrá solicitar prórroga, a la Secretaría de Ciencia y Técnica de la Universidad. Documento extraído de www.unl.edu.ar/extension 1 - Se recuerda a los Directores de Programas que los Bienes de Capital, que adquieran con fondos del subsidio, deberán ser incorporados por el beneficiario a la Universidad Nacional del Litoral, mediante nota dirigida al Decano/Director de Instituto, la que deberá contener la ubicación física del bien donde se realiza la investigación y copia de la factura correspondiente. - Se deberá adjuntar a la rendición, copia de la mencionada nota donde conste la recepción por parte de Mesa de Entradas. En el caso del Material Bibliográfico, deberá adjuntarse a la rendición copia de la Resolución con la correspondiente Signatura Topográfica otorgada por Personal Técnico de la Biblioteca de la Facultad ó Instituto. - En las rendiciones donde se incluyan comprobantes a nombre de terceros deberá especificarse si son integrantes del proyecto (pasajes, combustible, inscripción a congresos, etc.). - En gastos de viajes urbanos (únicamente colectivos) se deberá completar el comprobante específico que entregará la Dirección de Rendición de Cuentas. Documento extraído de www.unl.edu.ar/extension 2 MODO DE PRESENTACIÓN DE CADA RENDICIÓN La misma deberá presentarse en la DIRECCION RENDICIONES DE CUENTAS de esta Universidad, en ORIGINAL. 1) Foliada (desde el comienzo de la rendición) 2) Los comprobantes debidamente legajados y numerados correlativamente por orden de fechas, en el ángulo superior derecho, destacando que la numeración tendrá que ser coincidente con lo que figura en la RELACION COMPROBANTES DE GASTOS. Todo comprobante que no reúna los requisitos especificados en este Instructivo, será observado y devuelto al responsable, a los efectos de su corrección. No se elevará hasta que todos los comprobantes estén presentados correctamente.Asimismo, se deberá tener en cuenta que: a) El monto total asignado a cada proyecto será aprobado por el H. Consejo Superior de la UNL. b) El subsidio se efectivizará en dos cuotas en Proyectos anuales y 4 cuotas en Proyectos bianuales. Cuando por razones de necesidad presupuestaria lo justifiquen, la Secretaría de Extensión-UNL podrá disponer del fraccionamiento en mayores cuotas. c) Los pagos serán percibidos por el Director del Proyecto. Las cuotas serán liberadas contra presentación y aprobación del Informe de Avance y de la Rendición de Cuentas de los anteriores desembolsos. d) En ningún caso se liberarán fondos una vez concluido el plazo para el que se aprobó el Proyecto, aún cuando el presupuesto acordado no haya sido utilizado en su totalidad. e) Se financiarán gastos justificados estrictamente por el plan de actividades propuesto. El mismo podrá incluir, entre otros: Materiales de apoyo: manuales, cartillas, video, movilidad para las acciones; Insumos: folletos, fotocopias, publicaciones de escaso porte ( publicación – UNL), videos vírgenes, CD vírgenes, librería; Servicios: edición, copiado, programa de radio, etc. La asistencia y / o exposición a Congresos, Jornadas, Seminarios, etc. de Extensión se realizará previa autorización del gasto por parte de la Secretaría de Extensión. UNL. La compra de computadoras, impresoras u otros equipamientos no podrán superar el 30% del presupuesto total solicitado, y dichos bienes deberán ser inventariados. Cuando Documento extraído de www.unl.edu.ar/extension 3 se trate de adquisición de bienes inventariables se deberá completar la “Solicitud de Alta de Bienes” en las rendiciones respectivas. f) No serán Gastos financiables: telefonía fija o celulares, servicios editoriales, construcción y/o refacción de estructuras habitacionales, compra de terrenos, servicios técnicos o mecánicos de automotores, pago de alquileres, cancelación de deudas, gastos de representación, parquímetro. g) Se podrá contemplar el otorgamiento de Becas para graduados, Becas para estudiantes y Becas para Docentes, según lo establecido en cada modalidad de Proyecto. h) Se podrán adquirir y rendir como “material de consumo”, calculadoras -hasta un costo máximo de $70- y PEN drive (Circular RC Nº 1/07). Además, según Circular DGA Nº 03-04/07, también se podrán adquirir y rendir como “material de consumo”, libros y revistas (material bibliográfico). Al momento de la rendición, tendrán que adjuntar a la respectiva planilla de “Comprobantes de Gastos” una “Planilla de Registro de Bibliografía” que deberá contener un número interno asignado al material bibliográfico adquirido. La misma deberá estar conformada por el/la Directora/a de la Biblioteca y será controlada por la Dirección de Patrimonio de la Universidad. En el caso de suscripción de revistas se deberá consignar la cantidad de ejemplares adquiridos. Todo otro gasto que modifique el presupuesto original deberá ser autorizado por la Secretaría de Extensión. UNL. Documento extraído de www.unl.edu.ar/extension 4