1 Contratación y Adquisición de Bienes y Servicios

Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL
INTERNO
Versión: 01
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FECHA DEL INFORME:
2015
06
04
FECHA DE LA AUDITORIA:
Inicio
2015-04-13
Finalización 2015-05-29
INFORME DEFINITIVO
PROCESO
A5-01 Contratación y adquisición de bienes y servicios
AUDITADO:
ALCANCE:
Sandra Lucía López Pedreros – Asesor con funciones de Jefe de
Control Interno.
María Margarita Peña Vargas – profesional especializado.
Verificar el cumplimiento de las disposiciones y preceptos legales
vigentes para la contratación de bienes y servicios para el segundo
semestre de 2014 y primer trimestre de 2015; así como también verificar
el cumplimiento de directrices internas de la entidad dispuestos a través
de manuales, procedimientos, instructivos, correspondientes a los
proceso A5-01.
Segundo semestre 2014 y primer trimestre 2015
METODOLOGIA:
El tamaño de la población fue de 131 contratos y se determinó así:
AUDITOR(ES):
OBJETO:
Periodo
1 julio al 31
diciembre 2015
1 de enero al 31
de marzo
Alcance auditoria
Número
de
contratos
Número
de Caos
63
17
80
46
109
5
22
51
131
Total
Se realizó muestreo aleatorio simple para determinar la población a
auditar. Los parámetros fueron:
Tamaño de la Población (N)
131
Error Muestral (E)
5%
Proporción de Éxito (P)
1%
Nivel de Confianza
98%
Estimando una muestra óptima de 21 expedientes contractuales a
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verificar. Estos se seleccionaron de forma aleatoria entre las dos
vigencias, identificándose los siguientes expedientes para verificación:
Vigencia 2015: 003, 10, 18, 24, 38, 42 y 44.
Vigencia 2014: CAO 016, 58, 60, 61, 75, 79, 86, 94, 90, 100,103, 112,
113 y 116.
Posteriormente se aplicaron procedimientos de auditoría como:
1. Consulta: realizando preguntas especialmente a la funcionaria
Lilia Adriana Matiz y la contratista Leidy Pino obteniendo
respuestas orales.
2. Observación: se observaron los procedimientos establecidos
en el SIG y la normatividad aplicable a la observación.
3. Inspección: se estudiaron documentos y registros como los
expedientes contractuales.
4. Revisión de comprobantes: Se realizó específicamente para
probar la validez de la información documentada o registrada.
5. Rastreo: el rastreo se realizó específicamente para probar la
integridad de la información documentada o registrada.
6. Procedimientos analíticos: se utilizó para identificar anomalías
en la información tales como fluctuaciones, diferencias o
correlaciones inesperadas con respecto a las regulaciones
normativas tanto internas como a nivel nacional.
7. Confirmación: Consistió en la obtención de verificación directa
por escrito de la exactitud de la información proveniente de
terceros independientes.
Finalmente se identificaron las observaciones de auditoría o hallazgos
que contienen los siguientes elementos:
1. Condición: La evidencia basada en hechos que encontró el
auditor interno (realidad).
2. Criterios: Las normas, reglamentos o expectativas utilizadas al
realizar la evaluación, (lo que debe ser).
3. Causa: Las razones subyacentes de la brecha entre la condición
esperada y la real, que generan condiciones adversas (qué
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originó la diferencia encontrada).
4. Consecuencias o Efectos: Los efectos adversos, reales o
potenciales, de la brecha entre la condición existente y los
criterios, (qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada).
Finalmente se realizan recomendaciones para cada una de las
observaciones identificadas.
Para efectos de inspección se solicitaron al área jurídica los contratos
seleccionados de manera aleatorios y se revisaron en la oficina de
control interno, sin considerar necesaria la presencia del personal del
área y/o los involucrados en el contrato.
CRITERIOS
AUDITORIA:
RECURSOS:
Se evidencia a través de pantallazos o relación del documento o
específicamente el folio para las diferentes observaciones.
DE Ley 1150 de 2013
Decreto 1510 de 2013 por el cual se reglamenta el sistema de compras
y contratación pública
Expedientes contractuales.
Decreto 943 de 2014.
Ley 1474 de 2011.
Ley 190 de 1995.
Ley 43 de 1913.
Ley 594 de 2000.
Acuerdos del AGN.
Regulaciones internas del SIG.
www.contratos.gov.co
Para la realización de la auditoría se hizo uso de recursos como:
Expedientes contractuales, equipo de cómputo, internet, intranet,
registros de inventarios de STONE y en Excel entre otros.
OBSERVACIONES Y/O HALLAZGOS
NOTA: NO SE REMITIERON POR PARTE DE LOS AUDITADOS RESPUESTAS U
OBSERVACIONES AL INFORME PRELIMINAR.
OBSERVACIONES
A5-01 CONTRATACIÓN Y ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.
A partir de la inspección a algunas de los expedientes contractuales se encontraron las
siguientes observaciones:
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OBSERVACIÓN No. 1. UTILIZACIÓN DE TINTA HÚMEDA.
Condición:
Contrato 42 de 2015.

A folio 2 se observa en título denominado Proveedor (1) a tinta azul húmeda en la parte
superior de la hoja y en la firma de ordenador del gasto, así:
Contrato 116 de 2014.
 Se observa que el contrato es firmado con tinta húmeda, así:
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Contrato 061 de 2014
 Se evidencia con tinta humedad verde el diligenciamiento del formato requisitos
generales para la contratación directa.
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Criterio:
Ley 43 de 1913: Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 594 de 2000.
Acuerdo 048 de 2000. Preservación, conservación y autenticidad de documentos: se debe
evitar rayar la documentación, en caso de ser necesario se hará a lápiz negro o lapicero de
tinta negra.
Circular Interna No. 13 de 1999 del AGN, no se deben utilizar micropuntas o bolígrafos de tinta
húmeda, puesto que dada la clase de colorantes y solventes que contienen son solubles en
agua, tienden a expandirse y a perder su coloración en corto tiempo. Se debe firmar con
bolígrafo de tinta insoluble.
Manual del programa de gestión documental código: A5-01-P-06, numeral 5.3.1 producción
de documentos.
Causa:
Desconocimiento de la normatividad referente a la gestión documental y a la de preservación
de documentos ya que se utiliza tinta húmeda y se rayan documentos.
Consecuencias o Efectos:
Al rayar los documentos y utilizar tintas húmedas se puede afectar la preservación,
conservación y autenticidad de documentos soportes de la contratación estatal y se estaría
incumpliendo leyes como 43 de 1913, 594 de 2000, el Acuerdo 048 de 2000, la Circular Interna
No. 13 de 1999 del AGN y el manual del programa de gestión documental código: A5-01-P06, numeral 5.3.1 producción de documentos.
OBSERVACIÓN No. 2. FECHAS DE DOCUMENTOS Y CRONOLOGÍA EN EL ARCHIVO.
Condición:
Contrato 010 -2015

A folio 10 reposa certificación de insuficiencia de personal sin fecha de suscripción,
expedición o suscripción.
Contrato 018 - 2015

A folio 11 no se evidencia fecha de elaboración, expedición o suscripción de la
certificación de insuficiencia de personal.
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Contrato 042 - 2015.

De folio 4 a 17 se observa el estudio previo sin evidenciar fecha de elaboración o
suscripción del documento.
Contrato 044 - 2015

Según la hoja de control al inicio del expediente, debe reposar primero el estudio previo
y luego la cotización, se encuentra archivado primero la cotización y posteriormente el
estudio previo.
Contrato 058-2014

A folio 9 la certificación de insuficiencia de personal que suscribe el Director General
no presenta fecha de emisión y/o elaboración.

A folios 52 y 60 el oficio de designación del supervisor no presenta fecha de emisión
y/o suscripción.
Contrato 086-2014

El formato (sin codificación del sistema de calidad), denominado requisitos generales
para la contratación directa que reposa en la carpeta del contrato 086, está marcada
como contrato 080-2014 a nombre de Vansolix y no está diligenciado si de constituir
guía para consulta del expediente se tiene en blanco no presta ningún soporte al lector
o para quien consulta el contrato en un tema puntual.
Contrato 079-2014

Reposa a folio 85 designación de evaluadores sin radicado por el SURDO sistema
oficial de radicación de comunicaciones que establece la fecha de radicación.
Contrato 075 de 2014

A folio 9 se evidencia en estudio previos fecha septiembre de 2014, sin indicar el día
exacto.
Contrato 094 de 2014

A folio 8 se evidencia certificación de insuficiencia sin fecha de elaboración y/o
expedición.
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Contrato 100-2014

A folio 10 se evidencia certificación de insuficiencia sin fecha de elaboración y/o
suscripción o emisión.
Contrato 112 de 2014

A folio 76 se evidencia asignación de supervisión de fecha 3 de diciembre de 2014 sin
radicado SURDO ni evidencia de ser recibido por el supervisor.
Contrato 113 – 2014

A folio 9 la certificación de insuficiencia de personal que suscribe el Director General
no presenta fecha de emisión y/o elaboración.
Contrato 116 – 2014

A folio 9 en la certificación de insuficiencia de personal no se evidencia fecha de
elaboración y/o suscripción de la misma.
Criterios:
Acuerdo 027 de 2006. Concepto técnico del Archivo General de la Nación1 el cual determina
lo siguiente:
"(...) La fecha en los documentos es indispensable para gestión documental del Estado, a
través de la fecha se puede determinar los valores históricos de un documento, el tramite
que se debe dar, sirve para garantizar derechos fundamentales como el derecho de petición,
para determinar la fecha de inicio de los tiempos de retención en cada una de las fases de
archivo, (gestión, central o histórico), el tiempo de la transferencia, la fecha da certeza a la
creación de los documentos, informa sobre el contexto histórico en el cual se produjeron,
dan prueba de los hechos, determina los tiempos de caducidad o prescripción de los derechos,
entre otras muchas funciones fundamentales." (Negrilla fuera de texto).
Adicionalmente, el Acuerdo 42 de 2002, artículo cuarto dispone: "Criterios para la organización
de archivos de gestión" establece: "(...) 3) La ubicación física de los documentos responderá
a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que
se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de
1
Tomado de www.defensajuridica.gov.co/.../informe_auditoria_externa_CGR.pdf ,
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producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más
reciente se encontrará al final de la misma..."(negrilla y subrayado fuera de texto).
Causa:
Debido a debilidades de procedimientos de control interno en las áreas que generan estos
documentos, al no contar con fecha cierta de emisión.
Consecuencias o Efectos:
Al no contar con fecha cierta de emisión dificulta la labor de verificación, seguimiento y control
sobre los documentos soportes de la contratación estatal, incumpliendo con la Ley 594 de
2000 y el acuerdo No. 042 de 2002, artículo cuarto "Criterios para la organización de archivos
de gestión", expedido por el Archivo General de la Nación.
OBSERVACIÓN No. 3. FOLIACIÓN.
Condición:
Contrato 079-2014

El expediente no cuenta con un índice o formato que facilite la identificación y/o
ubicación de acuerdo al número de folio.
Contrato 024 – 2015

Se encuentra mal foliado el expediente. Al terminar el folio 5 siguen cuatro folios
numerados del 1 al 4 y posteriormente sigue el folio 6.
Criterios:
Ley 594 de 2000. Acuerdo Nº 38 De 2002. Reglamento General De Archivos. Santafé De
Bogotá, 1997. Acuerdo 027 De 2006 “Por El Cual Se Modifica El Acuerdo No. 07 Del 29 De
Junio De 1994” y documento web: ¿Cómo debe realizarse la foliación en los documentos de
archivo?2
Causa:
Debido a debilidades de procedimientos de control interno en el área que realiza la foliación,
2
Tomado de la página web del Archivo General de la Nación: http://190.26.215.130/?idcategoria=2142&c
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Consecuencias o Efectos:
Al contar con debilidades en foliación e identificación de documentos se dificulta la labor de
verificación, seguimiento y control sobre los documentos soportes de la contratación estatal,
incumpliendo con la Ley 594 de 2000.
OBSERVACIÓN No. 4. FORMATO DE HOJA DE VIDA Y DE BIENES Y RENTAS.
Condición.
Contrato 100 - 2014

A folio 15 no se evidencia nombre y firma del jefe de contratos en el FORMATO ÚNICO
DE HOJA DE VIDA.
Contrato 112 - 2014

A folio 43 se evidencia FORMATO DE HOJA DE VIDA PERSONA JURIDICA con
RADICADO SURDO 14-4663-0 del 9 de octubre de 2014 cuya
fecha de
diligenciamiento es del 16 de septiembre de 2013 un año y dos meses
aproximadamente atrás de la fecha de suscripción del contrato, así:
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Adicionalmente a esto, no se evidencia que se certifique que la información
suministrada haya sido constatada frente a los documentos que la sociedad debió
aportar; no reposa soporte de dicha experiencia relacionada en el formato de hoja de
vida.
Contrato 113 – 2014.

A folio 15 se evidencia que no se cuenta con la firma del jefe de contratos que certifique
que la información suministrada ha sido constatada frente a los documentos que han
sido presentados como soportes., así:
Contrato 116 – 2014

A folio 13 reverso se evidencia que en formato de hoja de vida de la función pública no
se registra firma del contratista, ni nombre y firma del jefe de contratos.
Contrato 018 - 2015

De los folios 14 al 18 el formato único de hoja de vida se encuentra mal diligenciado ya
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que la fecha de diligenciamiento es el 27 de enero de 2015, en el empleo actual o
contrato vigente se relaciona el contrato con fecha de terminación31 de diciembre de
2014, así:
Contrato 003 de 2015

A folio 16 se evidencia que no se cuenta con ciudad, fecha, nombre y firma del jefe de
contratos que certifique que la información suministrada ha sido constatada frente a
los documentos que han sido presentados como soportes, así:
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
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A folio 32 se observa formato de bienes y rentas sin diligenciamiento de ciudad y fecha,
así:
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Contrato 010 -2015

A folio 15 reverso no se evidencia nombre y firma del jefe de contratos, así:
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Criterio:
Ley 190 de 1995.
Causa:
Falta de control en la verificación documental de los soportes de contratación.
Consecuencias o Efectos:
Incumplimiento de requisitos para la contratación.
OBSERVACIÓN No. 5. DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN
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Condición:
Contrato 038 – 2015

A folio 58 se evidencia asignación de supervisión de fecha 16 de marzo de 2015 sin
radicado SURDO, la fecha de recibo por parte de Luisa Juana Bernal es el 29 de abril
de 2015, así:
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
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A folio 64 se evidencia asignación de supervisión de fecha 07 abril de 2015 sin radicado
SURDO, a Luis Alfredo Chavarro y cuya fecha de recibo es 7 de abril de 2015, así:
Surge la inquietud de quien debería ejercer la supervisión, quien recibió el 7 de abril
de 2015 la comunicación o quien recibió el 29 de abril de 2015 y cuya notificación por
SURDO es del 30 de abril de 2015 (folio 69) :
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Quien ejerció finalmente la supervisión fue el Ingeniero Luis Alfredo Chavarro.
Contrato 075 de 2014.

A folio 21 se evidencia asignación de supervisión del 17 de septiembre de 2014 sin
radicado SURDO y con fecha de recibido por parte del Ingeniero Luis Alfredo Chavarro
del 2 de octubre de 2014, aproximadamente 15 días después de la suscripción del
contrato.
Criterios:
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Ley 1474 de 2011. Artículo 84. FACULTADES Y DEBERES DE LOS SUPERVISORES Y LOS
INTERVENTORES. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al
ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a
cargo del contratista.
Causa:
Falta de control en las notificaciones de supervisión que lleva la Secretaria General de los
diferentes contratos.
Consecuencias o Efectos:
Sanciones disciplinarias a los supervisores, incumplimientos contractuales a no identificarse
claramente el supervisor o ser notificado tardíamente.
OBSERVACION No. 6. DUPLICIDAD DE DOCUMENTOS
Contrato 044- 2015

A folios 1-2 registra un requerimiento de bienes y servicios con fecha del 10 de febrero
de 2015 y a folios 3 y 4 otro requerimiento de bienes y servicios con fecha 9 de febrero
de 2015 por dos valores diferentes.
Contrato 079-2014

En el expediente reposan dos formatos de solicitud de contratación el primero de ellos
(folio1) con fecha de febrero para la que se requiere el servicio y con un plazo de
ejecución de 10 meses y el segundo (folio2) con fecha para la que se requiere el
servicio del mes de marzo con plazo de ejecución 9 meses este sin diligenciamiento
de los campos donde se registra quien recibió y entrega excepto por la fecha que
registra: 2014-02-07.
Criterio:
Acuerdo 027 de 2006. Concepto técnico del Archivo General de la Nación3 el cual determina
lo siguiente:
3
Tomado de www.defensajuridica.gov.co/.../informe_auditoria_externa_CGR.pdf ,
Código: C1-01-F-03
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"(...) La fecha en los documentos es indispensable para gestión documental del Estado, a
través de la fecha se puede determinar los valores históricos de un documento, el tramite
que se debe dar, sirve para garantizar derechos fundamentales como el derecho de petición,
para determinar la fecha de inicio de los tiempos de retención en cada una de las fases de
archivo, (gestión, central o histórico), el tiempo de la transferencia, la fecha da certeza a la
creación de los documentos, informa sobre el contexto histórico en el cual se produjeron,
dan prueba de los hechos, determina los tiempos de caducidad o prescripción de los derechos,
entre otras muchas funciones fundamentales." (Negrilla fuera de texto).
Adicionalmente, el Acuerdo 42 de 2002, artículo cuarto dispone: "Criterios para la organización
de archivos de gestión" establece: "(...) 3) La ubicación física de los documentos responderá
a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera
que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más
antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la
fecha más reciente se encontrará al final de la misma..."(negrilla y subrayado fuera de texto).
Causa:
Al existir duplicidad de documentos no es claro el desarrollo del trámite y dificulta el control y
seguimiento al desarrollo de los mismos y establecidos en los expedientes contractuales.
Consecuencias o Efectos:
Documentos preliminares de trámites que no culminaron, que conllevan a evidenciar falta de
control en la documentación del expediente contractual.
OBSERVACION No. 7. ESTUDIOS PREVIOS.
Condición:
Contrato 044- 2015

A folio 17 se evidencia en el alcance del estudio previo que no se incluyen los precios
unitarios que determinen el costo de cada uno de los bienes adquirir. Igual ocurre en
el contrato (folio 49 reverso), no se evidenció el precio de cada uno de los elementos,
así:
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.
Criterio:
Artículo 20, numeral 4 del decreto 1510 de 2013.
“El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté
determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y
soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos”.
Causa:
Aunque existe dos cotizaciones se observan en una precios unitarios en dólares y en la otra
en pesos; igualmente al existir dos solicitudes de contratación con precios unitarios diferentes
y valores totales diferentes (la primera por 260.858.949 y la segunda por $ 240.829.553) no
se sabe a ciencia cierta cuales fueron los precios unitarios definitivos a los que se compraron
dichos bienes ya que el valor del contrato de $ 236.705.638.
Consecuencia o efecto:
Falta de claridad en el estudio previo y en el contrato pues en estos documentos no se saben
los precios unitarios de los bienes a adquirir.
Contrato 112 – 2014
Condición:
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
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A folio 27 y reverso se establece términos de referencia para la realización de un
estudio de caracterización de un sector industrial del país a nivel de las necesidades
de infraestructura de calidad con énfasis en la relacionadas con servicios metrológicos
y la prestación de servicios metrológicos y la prestación de servicios tecnológicos de
asistencia técnica, que contiene:





Objeto
Alcance del objeto
Productos y/o resultados esperados
Valor estimado del contrato
Plazo y lugar de ejecución
Este documento no tiene nombre, ni firma de quien lo suscribe adicionalmente a esto
se encuentra sin fecha, así:
Criterio:
Es de anotar que la expresión "Términos de referencia" fue derogada por el art. 32 de
la Ley 1150 de 2007.
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Acuerdo 027 de 2006. Concepto técnico del Archivo General de la Nación4 el cual determina
lo siguiente:
"(...) La fecha en los documentos es indispensable para gestión documental del Estado, a
través de la fecha se puede determinar los valores históricos de un documento, el tramite
que se debe dar, sirve para garantizar derechos fundamentales como el derecho de petición,
para determinar la fecha de inicio de los tiempos de retención en cada una de las fases de
archivo, (gestión, central o histórico), el tiempo de la transferencia, la fecha da certeza a la
creación de los documentos, informa sobre el contexto histórico en el cual se produjeron,
dan prueba de los hechos, determina los tiempos de caducidad o prescripción de los derechos,
entre otras muchas funciones fundamentales." (Negrilla fuera de texto).
Adicionalmente, el Acuerdo 42 de 2002, artículo cuarto dispone: "Criterios para la organización
de archivos de gestión" establece: "(...) 3) La ubicación física de los documentos responderá
a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera
que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más
antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la
fecha más reciente se encontrará al final de la misma..."(negrilla y subrayado fuera de texto).
Causa:
Se utilizan términos que ya no están vigentes y se archivan documentos sin fecha de
expedición y firma de quien lo suscribe.
Consecuencias o Efectos:
Al no contar con fecha cierta de emisión dificulta la labor de verificación, seguimiento y control
sobre los documentos soportes de la contratación estatal, incumpliendo con la Ley 594 de
2000 y el acuerdo No. 042 de 2002, artículo cuarto "Criterios para la organización de archivos
de gestión", expedido por el Archivo General de la Nación.
Contrato 112 – 2014
Condición:
1. El valor de la oferta establecido en el estudio previo no concuerda con el presupuesto
oficial de la contratación ni se evidencia justificación de dicha diferencia dentro de este
mismo estudio, así:
A folios 13, 14 reverso y 15 de expediente contractual se establece el numeral 6.
“ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO ANALISIS DEL
4
Tomado de www.defensajuridica.gov.co/.../informe_auditoria_externa_CGR.pdf ,
Código: C1-01-F-03
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MERCADO Y DEL SECTOR DE CONFORMIDAD CON EL ARTICULO 15 DEL
DECRETO 1510 DE 2013”., específicamente se encuentra la tabla 5 resumen de
ofertas recibidas por INFOMETRIK LTDA Y OCyT en el se establece lo siguiente:
Es decir, que la oferta del que finalmente es el contratista es por valor de $ 49.126.000.
En el mismo folio 15 se establece según estudio de la demanda que se estableció un
presupuesto de $ 60.412.225. Sin existir claramente un criterio para establecer
exactamente este presupuesto de $60.412.225, pues las ofertas relacionadas se
encentran en 49 millones aproximadamente.
Adicionalmente tal como lo expresa el estudio previo el estudio de sector no contempla
un estudio único sino por el contrario los relacionados establecen entre 3 y 6 estudios,
no ajustándose a las necesidades establecidas por el Instituto.
Código: C1-01-F-03
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
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De igual manera, a folio 26 se evidencia solicitud de disponibilidad correspondiente al
valor de $49.126.000 y donde se registra que el CDP fue liberado de acuerdo a solicitud
No. 6316 del 2014-11-13. Posteriormente existe una nueva solicitud de CDP de fecha
13 de noviembre de 20145, fecha anterior a la propuesta de OCyT del 14 de noviembre
de 2014 donde el costo total del estudio es de $ 60.412.225 (folio 31), incumpliendo lo
establecido en el procedimiento A5-01-P-03 PROCEDIMIENTO ETAPA PRELIMINAR
– CONTRATACIÓN, que establece en la actividad 2 que: “De conformidad con el
resultado del estudio de mercado y/o cotización presentada por el proveedor,
deberá diligenciarse la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal por
parte de la dependencia quien lo suscribirá y deberá contar con el visto bueno del Jefe
de la Oficina Asesora de Planeación (Cuando se trate de aplicación de recursos de
inversión) y del Ordenador del Gasto”. (Negrilla fuera de texto).
2. Existe duplicidad de documentos que no corresponden al trámite definitivo de solicitud
de disponibilidad y no concuerdan con las ofertas que reposan en el expediente.
A folio 2 se evidencia que se radica en la Secretaría General el formato de solicitud de
contratación el 17 de octubre de 2014 para que dicha contratación inicie el 28 de
octubre de 2014 con plazo de ejecución de dos meses es decir hasta el 28 de diciembre
de 2014.
Criterios:
1. Acuerdo 027 de 2006. Concepto técnico del Archivo General de la Nación6 el cual
determina lo siguiente:
"(...) La fecha en los documentos es indispensable para gestión documental del Estado, a
través de la fecha se puede determinar los valores históricos de un documento, el tramite
que se debe dar, sirve para garantizar derechos fundamentales como el derecho de petición,
para determinar la fecha de inicio de los tiempos de retención en cada una de las fases de
archivo, (gestión, central o histórico), el tiempo de la transferencia, la fecha da certeza a la
creación de los documentos, informa sobre el contexto histórico en el cual se produjeron,
dan prueba de los hechos, determina los tiempos de caducidad o prescripción de los derechos,
entre otras muchas funciones fundamentales." (Negrilla fuera de texto).
Adicionalmente, el Acuerdo 42 de 2002, artículo cuarto dispone: "Criterios para la organización
de archivos de gestión" establece: "(...) 3) La ubicación física de los documentos responderá
a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera
que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más
5
Por valor de $ 60.412.225
6
Tomado de www.defensajuridica.gov.co/.../informe_auditoria_externa_CGR.pdf ,
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la
fecha más reciente se encontrará al final de la misma..."(negrilla y subrayado fuera de texto).
2. Artículo 20, numeral 4 del decreto 1510 de 2013.
3. Procedimiento de etapa preliminar A5-01-P-03 y etapa precontractual A5-01-P-04 de
la contratación directa en el SIG del Instituto.
Causa:
Desconocimiento de la normatividad vigente.
Consecuencia o efecto:
Inconsistencias en el estudio previo e incumplimientos normativos.
Contrato 113 – 2014

A folio 4 se evidencia en el título: ESTUDIO PREVIO Y ANALISIS DEL SECTOR PARA
AL CELEBRACIÓN DE CONTRATO MEDIANTE PROCEDIMEITNO DE SELECCIÓN
DE CONTRATACIÓN DIRECTA, LITERAL H) NUMERAL 4, ARTICULO 2 DE LA LEY
1150 Y ARTICULO 81 DEL DECRETO 1510 DE 2013.
Mientras que en el numeral 2. PERFIL TÉCNICO REQUERIDO, se establece en el
tercer párrafo que:
“De acuerdo con lo anterior, para el Instituto Nacional de Metrología es necesario iniciar
las acciones que le permitan seleccionar legalmente a los contratistas que presten este
servicio, mediante el proceso contractual pertinente señalado en la Ley 1150 de 2007,
adicionada por la ley 1474 del 2011, y reglamentado por el decreto 2516 del 12 de julio
de 2011”
El registro fotográfico es el siguiente:
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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Evidenciándose contradicción debido a que la modalidad establecida en el Decreto
2516 de 2011 es la selección de mínima cuantía y no la contratación directa.
Criterio:
Decreto 1510 de 2013.
Decreto 2516 de 2011.
Causa:
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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Falta de control en la normatividad relacionada en los estudios previos al determinar
una modalidad de contratación que no corresponde y estableciendo en otros lugares
del documento cual si es.
Consecuencia o efecto:
Sanciones disciplinarias por inconsistencias en los estudios previos.
OBSERVACION No. 8. VALOR Y FORMA DE PAGO
Condición:
Contrato 044- 2015

A folios 60 y 61 se evidencian certificación para pagos de contratos y factura No. 5000
sin poder determinar si ya se cancelaron dichos compromisos por parte del INM.
Contrato 060 – 2014

No reposa en el expediente contractual copia de la orden de pago, pero hay fotocopias
de las facturas número EXFV 2754 (de fecha 22 de septiembre de 2014) y EXFV 2764
(con fecha del 30 de septiembre de 2014) cada una por valor de mil ciento cincuenta y
nueve millones novecientos noventa y nueve mil setecientos sesenta y ocho pesos
($1.159.999.768) y en cada caso se tiene contiguo a la factura la certificación de
contratos radicadas en surdo con número 14-04406-00 y 14-04542-0. Si una de las
facturas fue anulada a la luz del expediente no se identifica cual es dado que no
presenta anulación la fotocopia que reposa en el expediente.
Contrato 079-2014

Se encuentran en el expediente contractual facturas de venta número 116, 117,118 y
119 con sus respectivos formatos de certificación para pago de contratos, no obstante
a partir de las mismas dentro del expediente no se puede determinar si fueron o no
canceladas en su totalidad.
Contrato 090 – 2014

A folio 55 se observa que la cláusula quinta VALOR Y LA FORMA DE PAGO establece
que el Instituto cancelará al contratista contra entrega de lo contratado, previa
certificación de cumplimiento expedida por el supervisor, ingreso al almacén de INM, y
presentación por parte del contratista de la factura de cobro. Se evidenció que dentro
del expediente no reposa ingreso al almacén de INM, al igual que soportes que
evidencien si a la fecha se canceló o no dicho compromiso.
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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Contrato 113 – 2014

En la CLÁUSULA QUINTA se establece el VALOR Y FORMA DE PAGO, así dentro de
los requisitos para estos se estableció que: “ Serán pagaderos en el año 2015 de
conformidad con los lineamientos de la circular interna 016 de noviembre 24 de 2014
emitida por el grupo de gestión financiera del Instituto nacional de Metrología, previa
expedición del certificado de satisfacción de la prestación del servicio por parte del
supervisor del contrato, entrega del informe del periodo a cancelar de acuerdo al plan
de trabajo por parte del contratista, entrega de los trabajos específicos solicitados por
la Entidad y certificado de paz y salvo con el Sistema de Seguridad Social Integral”
(negrilla fuera de texto). Se evidencia a folios 56-58 que reposa Planilla Integrada de
Autoliquidación de Aportes y no certificado de paz y salvo con el Sistema. De igual
manera, a folio 49 se evidencia en certificación para pago de contratos: “ha cotizado
para la seguridad social conforme a las leyes vigentes”.
Contrato 024 – 2015

Si bien reposan en el expediente la certificación para pagos de contratos no se sabe a
ciencia cierta si ya fue cancelado por el INM al contratista dicho compromiso.
Contrato 038 – 2015

La cláusula quinta del contrato establece el VALOR Y LA FORMA DE PAGO, la cual
indica: “a) Un pago anticipado por el 50% del valor del contrato, al momento del
perfeccionamiento contrato y aprobación de las pólizas correspondientes”. En
verificación que reposa en el expediente se evidencia: registro presupuestal No. 10015
del 2015-03-16 (folio 57), aprobación de la garantía del 6 de abril de 2015 (folio 59),
certificación para pago de contratos con radicado SURDO 15-01951 (folio 65), cuenta
de cobro No. 22 por un valor de $41.606.040 concepto de anticipo del 10 de abril de
2015. Se evidencia así que esta última hace referencia a un anticipo y no a un pago
anticipado; con la información que reposa en el expediente no es posible verificar
como fue la cancelación de este pago.
Criterio:
1. Clausula quinta del contrato.
2. Acuerdo 42 de 2002, artículo cuarto dispone: "Criterios para la organización de
archivos de gestión" establece: "(...) 3) La ubicación física de los documentos
responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento
con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará
al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma..."(negrilla
y subrayado fuera de texto).
3. Concepto 47555 de 1997 de la DIAN.
Causa:
No reposan los soportes de pago producto de la relación contractual debido a debilidades de
procedimientos de control interno en las áreas que generan estos documentos, al no remitir el
soporte de pago que se origina en el compromiso contractual. Aparentemente se solicitó el
pago de un anticipo y no de un pago anticipado.
Consecuencia o efecto:
Al no contar los soportes de pago se dificulta la labor de verificación, seguimiento y control
sobre los documentos soportes de la contratación estatal, incumpliendo con la Ley 594 de
2000 y el acuerdo No. 042 de 2002, artículo cuarto "Criterios para la organización de archivos
de gestión", expedido por el Archivo General de la Nación.
Pagar un anticipo es diferente a un pago anticipado por sus efectos tributarios.
OBSERVACIÓN No. 9. ACTAS DE LIQUIDACIÓN
Condición:
Contrato 058-2014

En el expediente no se evidencia cumplimiento de las disposiciones del procedimiento
etapa post contractual - contratación A5-01-P-06 en sus dos actividades, dado que no
se encuentra el acta de liquidación de la que trata el parágrafo 1° de la cláusula 22,
literal c donde señala: Elaborar el proyecto de acta de liquidación del contrato y/o la
que por expresa manifestación contiene el oficio de designación del supervisor en el
numeral 8: Firmar a la terminación del contrato, el acta de liquidación final del mismo.
La obligación aquí establecida, sólo se entenderá cumplida por el Supervisor una vez
se encuentre suscrita el Acta final de liquidación por el contratista y competente
contractual
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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Contrato 086-2014


En el expediente contractual no figura el memorando de solicitud de liquidación del que
trata el procedimiento etapa post contractual – contratación A5-01-P-06, en su
actividad número 1 que señala enviar memorando de solicitud de liquidación.
No se encuentra en los 80 folios de los que consta el expediente, acta de liquidación
de la que trata el procedimiento etapa post contractual – contratación A5-01-P-06 en
su actividad número 2, tan solo se encontró acta de recibo de equipos suscrita el 30
de diciembre de 2014 por el consultor senior Vansolix SA y el supervisor del contrato
ingeniero Álvaro Bermúdez Coronel.
Contrato 060 – 2014

En virtud de la actividad número 1 y 2 de la que trata el procedimiento etapa post
contractual – contratación A5-01-P-06 en su versión 2, no se evidencia ni el
memorando de solicitud de acta de liquidación, ni el acta de liquidación suscrita por
quienes tienen el deber formal de hacerlo.
Contrato 079-2014

En el expediente no figura la solicitud de liquidación del contrato ni el acta de
liquidación de la que trata la actividad número 2 del procedimiento etapa post
contractual – contratación (A5-01-P-06).
Contrato 094 -2014

En el expediente no se evidencia cumplimiento de las disposiciones del procedimiento
etapa post contractual - contratación A5-01-P-06 en sus dos actividades, dado que no
se encuentra el acta de liquidación de la que trata el parágrafo 1° de la cláusula 22,
literal c donde señala: Elaborar el proyecto de acta de liquidación del contrato y/o la
que por expresa manifestación contiene el oficio de designación del supervisor en el
numeral 8: Firmar a la terminación del contrato, el acta de liquidación final del mismo.
La obligación aquí establecida, sólo se entenderá cumplida por el Supervisor una vez
se encuentre suscrita el Acta final de liquidación por el contratista y competente
contractual; al igual que en el contrato cláusula VIGÉSIMA SEGUNDA PARAGRAFO
PRIMERO. OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR c) elaborar el proyecto de acta de
liquidación del contrato.
Es de anotar que a folio 40 y sin firma del contratista se solicita por parte de este la
terminación unilateral del contrato; en folio 41 se establece bajo radicado SURDO 146828-0 por parte de la coordinadora del Grupo de Gestión Jurídica y Supervisora del
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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contrato y dirigida al Ordenador del Gasto y Director General (e) que es necesario se
efectué la liquidación lo antes posible a fin de liberar el valor comprometido mediante
registro presupuestal 38214 de fecha 21 de noviembre de 2014. No se evidenció dentro
del expediente ni proyecto de acta ni acta de liquidación.
Criterios:
1. Procedimiento etapa post contractual - contratación A5-01-P-06
2. Contratos, cláusula 22 relativa a la supervisión.
3. Designación del supervisor en el numeral 8
Causa:
Desconocimiento del procedimiento etapa post contractual - contratación A5-01-P-06,
contrato, cláusula 22 relativa a la supervisión y designación del supervisor en el numeral 8.
Consecuencia o efecto:
Incumplimientos contractuales y posibles sanciones disciplinarias.
OBSERVACION No. 10. SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
Condición:
Contrato 086-2014

El formato de solicitud de contratación presenta como plazo de ejecución para un ítem
120 días y para el resto 90 días, plazos que no guardaron estrecha consistencia y/o
concordancia con el plazo del contrato por dos meses.
Contrato 060 – 2014

El formato de requerimiento de bienes y servicios registra como plazo de ejecución 68
días, el contrato registró plazo de 2 meses
Criterio:
Formato de requerimiento de bienes y servicios y Contrato.
Causa:
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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Diferencias entre el tiempo que se solicita como plazo y el realmente establecido en el contrato.
Consecuencia o efecto:
Inconsistencias de información entre los soportes contractuales.
OBSERVACIÓN No. 11. EVALUACIÓN DE PROVEEDOR.
Contrato 086-2014

Por expresa manifestación del procedimiento denominado etapa contractual –
contratación A5-01-P-05, en la actividad número 4 señala para los casos de
contratación directa por actividad de ciencia y tecnología – ley 591 de 1991- durante la
ejecución del contrato y previa certificación de recibo a satisfacción final el supervisor
deberá efectuar la evaluación del proveedor contemplada en el correspondiente
instructivo, esta no reposa en el expediente.
Criterio:
Procedimiento denominado etapa contractual – contratación A5-01-P-05, en la actividad
número 4.
Causa:
Desconocimiento del procedimiento por parte del supervisor.
Consecuencia o efecto:
Incumplimiento de la normatividad interna del INM.
OBSERVACIÓN No. 12. APORTES PARAFISCALES COMO SOPORTES DE PAGOS.
Condición:
Contrato 116 – 2014

El contrato 116 de 2014 establece en su cláusula quinta EL VALOR Y LA FORMA DE
PAGO en donde se observa que para los pagos se debe aportar el certificado de paz
y salvo con los sistemas de salud, pensión y parafiscales. A folios 61-64 reposa
PLANILLA DE AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES donde se observa que esta planilla
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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no ha sido posiblemente cancelada o pagada. Se establece la referencia de pago y el
total a pagar pero no se observa la realización de pago, así:
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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Paralelamente a esto se consultó en la página del FOSYGA y se evidenció que el último
periodo compensado por pago de salud de este contratista es mayo de 2011, así:
Adicionalmente, se consultó en la página Web ASOPAGOS https://www.enlaceapb.com/interssi/consultarCertificacionPago.jsp donde se verifican los certificados de
pagos realizados por el los diferentes usuarios referidos registrando los siguientes
datos:
Código: C1-01-F-03
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CONTROL INTERNO
Versión: 01
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Arrojando como resultado:
Es de anotar que la consulta por este medio de otras planillas como la del contratista Fabio
Alarcón contrato 103 de 2014 consultada el 21 de mayo de 2015 con los siguientes datos:
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
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Arrojó la certificación respectiva de pago, así:
Versión: 01
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Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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Idéntica a la que reposa en el expediente contractual.
A folio 65 en certificación para pagos de contratos la supervisora del contrato certifica que el
contratista ha cotizado para la seguridad social conforme a las leyes vigentes sin que repose
en el expediente contractual el certificado de paz y salvo con los sistemas de salud,
pensión y parafiscales aportado por el contratista.
Criterio:
1. Contrato 116 cláusula quinta.
2. Folio 43 del 9 de diciembre de 2014 cuyo asunto es asignación de supervisión de
contrato 116 se le notifica al supervisor las funciones encontrando en el numeral 6 que
es su obligación verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones en
materia de seguridad social integral y aportes parafiscales de conformidad con lo
establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002, en concordancia con lo dispuesto
en el artículo 23 de la ley 1150 de 2007.
3. Ley 789 de 2002 artículo 50.
4. Ley 1150 de 2007 articulo 23
Causa:
Posiblemente no se verificó por parte de la supervisora del contrato el certificado de paz y
salvo con los sistemas de salud, pensión y parafiscales aportado por el contratista, pues solo
reposa una planilla de auto liquidación de aportes sin aparente pago.
Efecto y consecuencias:
Posibles sanciones disciplinarias y posible evasión de recursos de la salud por parte del
contratista.
OBSERVACIÓN No. 13. ACTAS DE INICIO
Contrato 079-2014

No figura en el expediente el acta de inicio de la que trata de manera expresa la
cláusula séptima: PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de ejecución se contará a partir
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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de la suscripción del acta de inicio del contrato, previa aprobación de las garantías
pactadas y cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento.
Contrato 100-2014

A folio 42 se evidencia formato AF-01-F-11 DENOMINADO ACTA DE INCIO DE
CONTRATOS, en este no registra firma del Ordenador del gasto como se evidencia en
el formato aprobado en el SIG, así:
Contrato 010 -2015

A folio 54 y 55 se evidencia acta de inicio que no es suscrita en el formato aprobado
en el SIG denominado AF-01-F-11.
Criterio:
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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Formato AF-01-F-11 y adicionalmente para el contrato 079 de 2014 cláusula séptima: Plazo
de ejecución.
Causa:
Incumplimiento de los formatos del SIG y de las cláusulas contractuales.
Consecuencia o efecto:
Incumplimiento de la autorregulación del INM.
OBSERVACION No. 14. COMITÉ EVALUADOR
Contrato 079-2014

La evaluación consolidada y la ponderación de la oferta dentro del proceso contó en
total de los 3 con 2 de los evaluadores (técnico y financiero) con vínculo de parentesco
(Carlos Porras Porras y Alba Yudid Ortiz Porras).
Criterio:
Decreto 1510 de 2013. Artículo 27. Comité evaluador. (…) Los miembros del comité
evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de
intereses legales.
Causa:
Designación de evaluadores con afinidad familiar entre ellos.
Consecuencia o efecto:
Incumplimiento normativo.
OBSERVACIÓN No. 15. CERTIFICACIÓN DE IDONEIDAD Y EXPERIENCIA.
Contrato 094 -2014

A folio 5 se establece que se demostró la idoneidad y experiencia para la ejecución del
contrato por parte de la Coordinadora del Gestión Jurídica pero no se evidencia en el
expediente la certificación por parte del Ordenador del Gasto tal como lo establece el
artículo 81 del decreto 1510 de 2013.
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO

Versión: 01
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Criterio:
Decreto 1510 de 2013. Artículo 81. Contratos de prestación de servicios profesionales y de
apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse
a determinadas personas naturales. Las entidades estatales pueden contratar bajo la
modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del
contrato, siempre y cuando la entidad estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y
relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la entidad estatal
haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar
constancia escrita. (…)
Causa:
No existe constancia escrita por parte del ordenador del gasto de que la entidad verificó la
idoneidad y experiencia del respectivo posible contratista.
Consecuencia o efecto:
Incumplimiento normativo al no existir constancia escrita por parte del Ordenador del Gasto.
OBSERVACION No. 16. CDP Y REGISTRO PRESUPUESTAL
Contrato 010 -2015

A folio 50 se evidencia registro presupuestal firmado por Marcela, en el
procedimiento A1-01-P-04 se establece que el responsable de esta expedición es el
profesional de presupuesto y no el técnico del área. El registro fotográfico es el
siguiente:
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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Contrato 024 – 2015

A folio 5 se evidencia fotocopia de solicitud de certificado de disponibilidad
presupuestal 6315 por valor de $ 21.000.000 de igual manera reposan originales de
las otras cuatro solicitudes, en total se evidencian 5 solicitudes, así:
Solicitud
SIIF
2615
5515
5815
6115
6315
Valor
Observación
$42.000.000
Original
$25.000.000
Original
$34.921.000
Original
$50.000.000
Original
$34.500.000
Original
$21.000.000 Fotocopia
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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
Se evidencia después del folio 5 numerado con 1. Que el Certificado de Disponibilidad
Presupuestal es expedido y firmado por Marcela, el certificado afirma que es el jefe de
presupuesto quien certifica que existe apropiación.

No se evidencia el original del certificado presupuestal 6215 correspondiente a la
solicitud que reposa también en fotocopia No. 6315.
Criterio:
Decreto Ley 111 de 1996. Procedimientos A1-01-P-03 (Expedición de disponibilidad
presupuestal) y A1-01-P-04 (registro de compromisos presupuestales). Formato de CDP del
SIIF.
Causa:
Desconocimiento de los procedimientos A1-01-P-03 (Expedición de disponibilidad
presupuestal) y A1-01-P-04. No se evidenció a quien corresponden puntualmente las
funciones de Jefe de Presupuesto pues podría ser el cargo de Secretario General o el de
Coordinador Financiero o el Profesional de Presupuesto.
Consecuencia o efecto:
Incumplimiento de autorregulación interna. Documentos no validados por ser firmados por
Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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quien no tiene la competencia.
OBSERVACION No. 17. CARGUE EXTEMPORÁNEO DE DOCUMENTOS EN EL SECOP.
Condición:
En verificación a las estadísticas arrojadas por el Sistema Electrónico de Contratación Pública
para el período comprendido entre el 1° de julio de 2014 y el 31 de marzo de 2015; a través
de la opción de [Ver estadísticas de su consulta] se tuvo como resultado para la consulta los
días 28, 29 de abril y 11 de mayo de 2015, lo siguiente:
Resultado de la Consulta
2015-04-28
Licitación
Estado
Número
Cuantía
Concurso de Méritos
Selección Abreviada
Número
Número
Cuantía
Cuantía
Contratación Directa
Número
Cuantía
Contratación Mínima
Otros Procesos
Cuantia
Número Cuantía Número
Cuantía
C o nv o c a do
0
$0
0
$0
0
$0
6
$161,125,000
0
$0
0
$0
C e le bra do
1
$2,310,000,000
2
$879,828,432
9
$478,340,771
96
$5,001,730,288
0
$0
12
$95,113,340
$0
0
$0
0
$0
0
$0
0
$0
1
$1,912,623
$0
0
$0
7
$58,930,303
$5,162,855,288
0
$0
20
$155,956,266
Liquida do
0
T e rm ina do A no rm a lm e nt e
de s pué s de C o nv o c a do
0
$0
0
$0
TOTALES
1
$2,310,000,000
2
$879,828,432
Resultado de la Consulta
2
$84,272,581
0
11
$562,613,352
102
2015-04-29
Licitación
Estado
Número
Cuantía
Concurso de Méritos
Selección Abreviada
Número
Número
Cuantía
Cuantía
Contratación Directa
Número
Cuantía
Contratación Mínima
Otros Procesos
Cuantia
Número Cuantía Número
Cuantía
C o nv o c a do
0
$0
0
$0
0
$0
6
$161,125,000
0
$0
0
$0
C e le bra do
1
$2,310,000,000
2
$879,828,432
9
$478,340,771
98
$5,393,204,132
0
$0
12
$95,113,340
Liquida do
0
$0
0
$0
0
$0
0
$0
0
$0
1
$1,912,623
T e rm ina do A no rm a lm e nt e
de s pué s de C o nv o c a do
0
$0
0
$0
2
$84,272,581
0
$0
0
$0
7
$58,930,303
TOTALES
1
$2,310,000,000
2
$879,828,432
11
$562,613,352
104
$5,554,329,132
0
$0
20
$155,956,266
Resultado de la Consulta
2015-05-11
Licitación
Estado
Número
Cuantía
Concurso de Méritos
Selección Abreviada
Número
Número
Cuantía
Cuantía
Contratación Directa
Número
C o nvo cado
0
$0
0
$0
0
$0
C elebrado
1
$2,310,000,000
2
$879,828,432
9
$478,340,771
6
100
Otros Procesos
Cuantía
Contratación Mínima
Cuantia
Número Cuantía Número
Cuantía
$161,125,000
0
$0
0
$0
$5,488,351,388
0
$0
12
$95,113,340
Liquidado
0
$0
0
$0
0
$0
0
$0
0
$0
1
$1,912,623
T erminado A no rmalmente
después de C o nvo cado
0
$0
0
$0
2
$84,272,581
0
$0
0
$0
7
$58,930,303
TOTALES
1
$2,310,000,000
2
$879,828,432
11
$562,613,352
106
$5,649,476,388
0
$0
20
$155,956,266
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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Nótese a partir de las tres ilustraciones precedentes entre la primera consulta realizada el 28
de abril de 2015 respecto a la que se efectuara al siguiente día (2015-04-29) hay variación
positiva en los valores arrojados por la estadística en 2 contratos que alcanzan $ 391´473.844
y de esta última respecto a la realizada el lunes 11 de mayo se evidencia hubo la inclusión de
otros dos contratos de los cuales se puede concluir suman $ 95´.147.256
Criterio:
Decreto 1510 de 2013. Artículo 19. Publicidad en el Secop. La Entidad Estatal está obligada
a publicar en el Secop los documentos del proceso y los actos administrativos del proceso de
contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.
Causa:
Debilidades de control y seguimiento a los procedimientos establecidos en las normas legales.
Consecuencia o efecto:
Debilidad en la aplicación del principio de publicidad en la contratación estatal
OBSERVACION No. 18. ANUALACION DE CONTRATOS.
Condición:
Se evidenció que el contrato 089 de 2014 se encuentra anulado, así:
La Coordinadora de Gestión Jurídica estableció que: “en realidad no puedo darle una razón
cierta del motivo por el cual se anuló este número de contrato, revisando en los diferentes
escenarios no encuentro la solicitud de nulidad o similares, simplemente se encuentra que el
contrato se entregó para firma de la dirección el día 12 de Noviembre de 2014 y se regresa
firmado el mismo día en las horas de la tarde.
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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Luego se encuentra que se entrega el contrato nuevamente para firma de la dirección el día
24 de Noviembre de 2014 y lo regresan firmado el mismo día en las horas de la tarde, se
encuentra que es el mismo contrato, teniendo en cuenta que el área solicitante, el valor del
contrato y el objeto es el mismo en los dos casos, pero en realidad no sé qué cambio de fondo
se realizó en especificaciones técnicas o en cualquier otro aspecto relacionado con su
contenido, quedando este último perfeccionado bajo el número 97 de 2014 de fecha 01 de
Diciembre de 2015, después de contar con la firma de las dos partes”.
Se considera por parte del auditor que si ya existía un compromiso a través de un contrato y
si se presentó alguna diferencia debió surtirse una modificación a este y no realizar un nuevo
contrato. Se evidenció que tampoco cuenta con registro presupuestal.
Criterio:
Libro de relación de control de contratos suscritos por el INM a cargo de Secretaría General y
estableciendo que se numera después de que las dos partes firman.
Causa:
Falta de control y seguimiento a los compromisos que adquiere el Instituto.
Consecuencia o efecto:
Posibles demandas en contra del Instituto.
OBSERVACION No. 19. ERRORES DE LOS DOCUMENTOS CARGADOS EN EL SECOP.
Condición:
En revisión efectuada al detalle de los documentos del proceso número MC 010 DE 2014, se
evidenció inconsistencia entre la información del contrato y el documento publicado, tal cual
como se aprecia en la siguiente ilustración donde se observa en el detalle del proceso MC 010
de 2014 el objeto de la CAO 013 es contratar la adquisición de sellos de seguridad con guaya
para fijación de las escalas de recipientes volumétricos metálicos calibrados por el laboratorio
de volumen de la subdirección de metrología física del Instituto Nacional de Metrología por
valor de $ 537.467 y al abrir el documento publicado para el proceso el contrato corresponde
al número 062 cuyo objeto es contratar el mantenimiento preventivo y correctivo de los dos (2)
ascensores del edificio del Instituto Nacional de Metrología, la instalación de nueve (9)
basculantes para las ventanas del segundo piso de oficinas administrativas y la instalación de
un aislante acústico en la ventanería para la sala de capacitación del salón Roberto Henao por
valor de $31.000.000
Código: C1-01-F-03
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CONTROL INTERNO
Versión: 01
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Criterio:
La actividad contractual de las entidades que ejecutan recursos públicos debe estar publicada
en el SECOP de acuerdo con lo establecido en la Ley 1150 de 2007, en el Decreto Ley 019
de 2012 y Decreto 1510 de 2013.
Causa:
Debilidades de control y seguimiento de la información cargada en en SECOP.
Consecuencia o efecto:
Información no veraz a los interesados o ciudadanía en general.
OBSERVACION No. 20. ANULACION CDP, REGISTROS PRESUPUESTALES Y CAO 016.
Condición:
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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En verificación de la base de registros presupuestales remitidas por el funcionario de
presupuesto Juan Alberto López Piraneque en auditoria del mes de marzo al proceso de
proyectos , se observó que el registro presupuestal No. 32714 y el certificado de disponibilidad
presupuestal 19914 correspondientes a la CAO 016 de 2014 y cuyo objeto es “ADQUISICION
DE MATERIAL ESPECIAL DE VIDRIO PARA CONSOLIDACION DE LOS SISTEMAS
SECUNDARIOS DE MEDICION Y DESARROLLO DE LOS SISTEMAS PRIMARIOS DE
MEDICION DE LAS MAGNITUDES QUIMICAS DE PH Y CONDUCTIVILIDAD
ELECTROLITICA PARA EL AREA DE ANALISIS ELECTROQUIMICO”, fueron liberados.
Se verificó que la CAO 016 de 2014 tanto el expediente como en el libro donde se registra la
relación de CAOS no muestra que esta se encuentre anulada, cuando su CDP y Registro
Presupuestal fueron liberados a través de solicitud a la Coordinación Financiera. El registro
gráfico de que no fue anulado es el siguiente:
Criterio:
Normas presupuestales - Decreto Ley 111 de 1996, donde se establece la obligatoriedad del
certificado presupuestal y el registro presupuestal.
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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Causa:
Falta de comunicación entre las diferentes áreas ante cambios en la gestión financiera y
contractual.
Efecto:
En el área jurídica el contrato está vigente a la fecha.
OBSERVACIÓN No. 21. PUBLICACIÓN ACTAS DE LIQUIDACIÓN
Condición:
Tal como lo señala el tutorial del Sistema Electrónico para la Contratación Pública, son objeto
de publicación en la etapa postcontractual:



Acta de liquidación de mutuo acuerdo
Acto administrativo de liquidación unilateral, si a ello hubiere lugar
Constancia del cierre del expediente del proceso de contratación
En la revisión efectuada a 7 contratos no se evidenció cumplimiento a la orientación emanada
del Sistema Electrónico para la contratación pública, tal cual como se aprecia en las imágenes
capturadas el 4 de mayo de 2015 a partir del detalle de los documentos del proceso:
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Contrato 058-2014
Contrato 060-2014
Contrato 079
Contrato 086
Versión: 01
Página 50 de 66
Contrato 112
Contrato 117
Contrato 123
Criterio:
1. Artículo 19 del decreto 1510 de 2013.
2. Tutorial del Sistema Electrónico para la Contratación Pública publicaciones en la etapa
postcontractual:
Causa:
Código: C1-01-F-03
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CONTROL INTERNO
Versión: 01
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Desconocimiento de las obligaciones normativas de publicación.
Efecto:
Debilidad en la aplicación del principio de publicidad en la contratación estatal.
OBSERVACIÓN No. 22. CONTRATOS SIN ESTABLECIMIENTO DE INGRESO A
ALMACEN
En los contratos 61 y 76 de 2014 no estableció el ingreso almacén de los bienes adquiridos
en la cláusula QUINTA VALOR Y FORMA DE PAGO.
Criterio:
Minutas de otros contratos donde se establece el ingreso al almacén como requisito de pago.
Causa:
No se estableció en el contrato como requisito de pago el ingreso de los elementos al almacén,
aunque si se dio efectivamente el ingreso.
Consecuencia o efecto:
Falta de control de los bienes que ingresan al INM.
OBSERVACIÓN No. 23. COMITÉ DE CONTRATACIÓN.
Condición:
A través de la Resolución 024 de 2014 establece la conformación del Comité de Contratación.
De igual manera, el Decreto 2482 de 2012 estableció la creación del Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo; que una de sus políticas es identificada como Gestión Financiera,
la cual esta orientada a programar, controlar y registrar las operaciones financieras, de
acuerdo con los recursos disponibles de la entidad e Integra las actividades relacionadas
con la adquisición de bienes y servicios, la gestión de proyectos de inversión y la
programación y ejecución del presupuesto. Incluye, entre otros, el Programa Anual
Mensualizado de Caja – PAC, programación y ejecución presupuestal, formulación y
seguimiento a proyectos de inversión y el Plan Anual de Adquisiciones.
Evidenciándose así que específicamente las actividades relacionadas con la adquisición de
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
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bienes y servicios, la programación y ejecución del presupuesto y el Plan Anual de
Adquisiciones se tratan en el comité de contratación y no como lo establece el Decreto 2482
de 2012.
Criterio:
Decreto 2482 de 2012.
Causa:
Desconocimiento del alcance del Decreto 2482 de 2012.
Efectos y Causas:
Incumplimiento de lo establecido en el Decreto 2482 de 2012.
OBSERVACIÓN No. 24. RIESGOS OPERACIONALES.
Se observa en el mapa de riesgos la identificación de un solo riesgo correspondiente a la etapa
precontractual de los procesos de contratación desconociendo la Circular Externa No. 8 de 10
de diciembre de 2013 de Colombia Compra Eficiente que establece la adopción del Manual
para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Proceso de Contratación, el cual identifica
el establecer riesgo en las etapas precontractual, contractual y ejecución.
Criterio:
Decreto 943 de 2014. Producto mínimo mapa de riesgos por procesos. Circular Externa No. 8
de 10 de diciembre de 2013 de Colombia Compra Eficiente.
Causa:
Solo se estableció un riesgo en la etapa precontractual.
Consecuencia o efecto:
Al no identificar los riesgos impide generar mecanismos de protección y control frente a
eventualidades que puedan ocurrir en el ejercicio diario de las obligaciones laborales.
OBSERVACIÓN No. 25. DEBILIDADES EN LA PRESENTACIÓN SIRECI.
Condición:
Código: C1-01-F-03
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CONTROL INTERNO
Versión: 01
Página 53 de 66
Se evidencio que no se reportó el contrato 76 de 2014 al sistema SIRECI. Igualmente que
reportó de manera errónea el número de identificación de Luis Guillermo Caicedo quien
suscribió el contrato 115 de 2014, el número de cédula reportado fue 93.409.393 y el correcto
es: 93.409.735.
Criterio:
1. Resolución No. 7350 del 29 de noviembre de 2013.
2. Decreto 943 de 2014. Manual técnico del Modelo Estándar de Control Interno.
Causa.
Falta de control y verificación de la información que se remite a sistemas de información del
ente de control.
Consecuencias o efectos:
Falta de confiabilidad y oportunidad para el seguimiento de la contratación estatal.
OBSERVACION No. 26. PLANES DE MEJORAMIENTO.
El resultado del seguimiento es el siguiente:
Descripción
/observación
hallazgo
Estado de
la Meta
Evaluación de la Eficacia
de la Acción
Incumplimiento en el envío de
la información; no se remitió el
SI – Condicionada al
acta no. 1 de comité de
Cumplida
segundo componente de la
contratación del 22 de enero de parcialmente
acción
2014, ni el expediente del
contrato No. 97 de 2013.
Observaciones
En el estado de la meta se tiene 1
de los dos (folio 3 y 4 del anexo del
plan de mejoramiento PDF) ; no
encuentro el documento aprobado
por calidad del que trata la meta en
el segundo ítem
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Se encontró que el Comité de
Contratación permite entre sus
integrantes enviar un delegado
de las subdirecciones según
sea el tema a tratar y esta
persona tiene voz y voto.
La Coordinación Jurídica no ha
considerado citar a Comité de
Contratación antes de la
apertura de procesos de
selección abreviada o licitación
pública,
para
generar
recomendaciones antes de la
publicación de los pliegos de
condiciones definitivos.
Se recomienda que en lo
referente al recibo de las
ofertas de los procesos
contractuales
asista
un
representante
de
control
interno y folie cada una de
estas, recomendación basada
en elemento de control para las
ofertas
presentadas.
Se
recomienda que sea incluida
como una actividad dentro del
manual
de
contratación
Pendiente
Pendiente
Pendiente
Versión: 01
Página 54 de 66
NO
El acta de reunión que adjunta como
soporte y constituye parte de la
meta; tal cual como se aprecia en la
página # 16 no presenta firma de 3
de
los
asistentes
(Director,
Secretario General y Delegado de la
Dirección
General).
En el archivo donde se encuentran
soportes no veo el documento del
que trata la denominación de la
meta: Resolución de modificación
NO
El acta de reunión No 043 que
constituye la meta no presenta firma
que la totalidad de personas que la
suscriben. En la página 16 del
archivo denominado plan de
mejoramiento se observa no está
firmada por el Director General (e)
Javier Viveros; Secretario General
(e) Aristides Dajer y delegado de la
Dirección General José Alvaro
Bermúdez. El asunto fue tratado en
el literal b del acta
NO
El asunto es tratado en reunión del
30 de septiembre de 2014 en el
literal c (en la presentación
propuesta # 3) y se aprueba por
unanimidad.
El acta no presenta la totalidad de
las firmas de quienes la suscribieron
((Director, Secretario General y
Delegado de la Dirección General).
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Se encontró que en el Acta No.
02 de 2014 en su lista de
verificación
de
asistencia
figuraba el Director (E) pero no
se relacionaba su firma, debido
a que este no había asistido a
la citada reunión.
En el actual Manual de
Contratación Resolución No.
024 de 2014, en la página 10
se hace alusión al Decreto
2474 de 2008 el cual fue
derogado
por el art. 9.2,
Decreto Nacional 734 de 2012,
así mismo, en la página 11 se
cita la Ley 598 del 2000 la cual
también fue derogada por el
artículo 222 del Decreto
Nacional 019 de 2012
En el Sistema de Gestión de
Calidad se establece que el
manual correspondientes a A501-M-01 corresponden a la
Resolución No. 034 del 201305-09 (es realmente del 2012)
adoptado para el SIG por Acta
4 Comité Institucional de
Desarrollo
Administrativo.
Fecha: 2013-07-29. Y el
manual
A5-01-M-02
corresponde a la Resolución
No. 207 del 2013 del 2013-0614 Adoptado para el SIG por
Acta 4 Comité Institucional de
Desarrollo
Administrativo
Fecha: 2013-07-29.
Versión: 01
Página 55 de 66
El asunto es tratado en reunión del
30 de septiembre de 2014 en el
numeral 2 literal d y se aprueba por
unanimidad: No agregarlo dentro
del manual sino citar que se use la
que se maneja en el sistema de
gestión.
Pendiente
NO
No obstante el acta no presenta la
totalidad de las firmas de quienes la
suscribieron Director General (e)
Javier Viveros; Secretario General
(e) Aristides Dajer y delegado de la
Dirección General José Alvaro
Bermúdez.
El asunto es tratado en reunión del
30 de septiembre de 2014 en el
numeral 2 literal e y se aprueba por
unanimidad:
Pendiente
Pendiente
NO
NO APLICA
El acta no presenta la totalidad de
las firmas de quienes la suscribieron
Director General (e) Javier Viveros;
Secretario General (e) Aristides
Dajer y delegado de la Dirección
General José Alvaro Bermúdez.
No se ha realizado la actividad
según informe sin fecha, de asunto:
Avance plan de mejoramiento
emitido por la Coordinación Grupo
Gestión Jurídica
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
La resolución que modifica el
Plan Anual de Adquisiciones se
asimila
más
una
desagregación y modificación
presupuestal que al plan anual
Cumplida
de
adquisiciones,
se
parcialmente
recomienda
actualizar
la
próxima modificación con los
parámetros establecidos en el
decreto
1510
de
2013,
articulo4.
Se evidencia que en el último
cronograma solo se relaciona
hasta la legalización del
contrato, faltando el término de
ejecución y los pagos, como lo
Cumplida
establece el artículo 34 del
decreto 1510 de 2013, que
indica los requisitos de
perfeccionamiento, ejecución y
pago.
En todos los contratos se
evidencia que los formatos
“REQUISITOS GENERALES
PARA LA CONTRATACIÓN
DIRECTA –PRESTACION DE
SERVICIOS Y DE APOYO A
Cumplida
LA
GESTION
y
“REQUERIMIENTO
DE
BIENES Y SERVICIOS” no se
encuentra dentro del Sistema
de Gestión de Calidad.
Versión: 01
Página 56 de 66
PARCIALMENTE
El único documento soporte es el
memorando, no la presentación en
el comité de Contratación del que
trata la descripción de la meta
SI
Cronogramas adjuntos para los
procesos: SA 010-2014; SA 0112014; SA 012-2014; SA 013-2014;
SA 014-2014; SA015-2014. LP 022014; CM 005-2014; SA 001-2015;
LP 001-2015;
SI
Evidencia en informe sin fecha de la
Coordinación de Gestión Jurídica
allegado como soporte; con asunto:
Avance plan de mejoramiento auditoría 2014
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Diligenciar los formatos como
está indicado en el SIG, un
ejemplo es que no se diligencia
el
Formato
A5-01-F-07
(Estudios previos del proceso
de mínima cuantía) como está
indicado.
Versión: 01
Página 57 de 66
El memorando allegado como
evidencia tiene por asunto: Alcance
memorando - Proceso contratos de
prestación de servicios (alcance
memorando 14-06298-00 por medio
del cual se dio a conocer la
documentación
que
necesariamente
debía
ser
entregada al grupo de Gestión
jurídica para el desarrollo del
proceso
contractual.
Cumplida
SI
Adicionalmente
aporta
como
evidencia listado de asistencia de
fecha 25 de febrero de 2015, del
evento denominado socialización
manual
de
contratación
(25
asistentes).
Como evidencia se tiene también
listado de asistencia cuyo objeto es:
Capacitación
Aprehensión
del
Manual de Supervisores y/o
interventores
supervisión
de
contratos de fecha 2014-08-20
En las Hojas de Vida de la
Función
Pública
de
los
contratos de prestación de
servicios 002 de 2014 y 044 de
2014 no registra firma del jefe
de personal o de contratos
donde se certifique que la
información suministrada ha
sido constatada frente a los
documentos que han sido
presentados.
El Contrato de prestación de
servicios 044 de 2014 el cual
es financiado con recursos de
inversión se encuentra que
este fue cargado al numeral 1.1
Gestionar
la
adquisición,
actualización y mantenimiento
de
la
infraestructura
tecnológica, sin embargo en la
ficha BPIN no se evidencia que
en su objetivo se encuentre la
contratación
de
servicios
Pendiente
Pendiente
NO
Según manifestación expresa del
informe de la Coordinación del
Grupo de Gestión Jurídica del
numeral 8:
Esta actividad se
empieza a implementar en los
procesos contractuales de la
presente vigencia, en los cuales el
dueño del proceso hace la revisión
y verificación de la hoja de vida,
para el posterior visto bueno por
parte de la coordinación
NO
La descripción de la la que trata de
la asignación de recursos y la
denominación de la meta de
procedimiento aprobado y este
último no se adjunta como evidencia
en el cumplimiento de la meta o en
su defecto no se tiene el código para
hallarlo en el espacio donde
reposan los documentos de calidad
de la entidad
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
Página 58 de 66
profesionales para el apoyo de
actividades de gestión.
No se relaciona el número de
Cumplida
folios en el préstamo de
parcialmente
expedientes.
Respecto al CAO 044 de 2013
se recomienda que en los
expedientes de los procesos
repose:
a. Una solicitud formal de
cotización que indique que
debía contener la oferta, en el
requerimiento del bien y
servicio se establece como
anexos las cotizaciones (que
no
reposan).
b. Dentro del expediente
contractual soporte a quien se
solicitó cotización que refleje
que se realizó un proceso de
solicitud de cotización y estudio
de precios de mercado, como
lo expresa el requerimiento de
bien
y
servicio.
c. Existe incongruencia entre la
solicitud del certificado de
disponibilidad presupuestal y el
estudio y documentos previos
numeral 3. Modalidad de
selección: selección de mínima
cuantía.
d. A folio 11 se establece que:
Revisó: Jose Álvaro Bermudez,
sin embargo esto no se
encuentra refrendado. (ii) No
utilizar papel reciclado en los
SI
De acuerdo a la evidencia obtenida
hay cumplimiento de la eficacia
Como parte de la evidencia se tiene
memorando que tiene por asunto:
Alcance memorando - Proceso
contratos de prestación de servicios
(alcance memorando 14-06298-00
por medio del cual se dio a conocer
la
documentación
que
necesariamente
debía
ser
entregada al grupo de Gestión
jurídica para el desarrollo del
proceso
contractual.
Cumplida
SI
Adicionalmente
aporta
como
evidencia listado de asistencia de
fecha 25 de febrero de 2015, del
evento denominado socialización
manual
de
contratación
(25
asistentes).
Adicionalmente hay como evidencia
también listado de asistencia cuyo
objeto
es:
Capacitación
Aprehensión
del
Manual
de
Supervisores y/o interventores
supervisión de contratos de fecha
2014-08-20.
No se evidencia memorias de la
capacitación
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Versión: 01
Página 59 de 66
expedientes contractuales
Respecto al contrato 048 de
2014 se encuentra que si bien
se realizan los estudios del
sector, estos no muestran
quien los elaboró y quien es el
responsable de la elaboración
del documento
Cumplida
SI
Los documentos aportados como
evidencia de la página 73 a 88,
corresponde a modelos y minutas
que contienen quien elaboró y
revisó: 1.Modelo para estudios
previos y análisis del sector; 2.
Estudios y documentos previos y
análisis del sector procedimiento de
selección de mínima cuantía; 3.
Anexo No 1 carta de presentación.
Código: C1-01-F-03
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Con relación a la comunicación
de designación de supervisor
no se evidencia fecha de
elaboración, ni entrega de este
al supervisor
Cumplida
En el Contrato 028 de 2014 se
recomienda que antes de
archivar en el expediente
contractual los soportes de
pago realizados se revise la
información allí registrada.
Seguramente fue corregida al
momento del pago, así se
recomienda
que
reposen
dentro del expediente las
órdenes de pago con sus
respectivos soportes para que
en el expediente contractual
repose la historia total de la
ejecución del contrato. Así
mismo el contrato 102 de 2013
el plazo máximo de ejecución
era el 24 de diciembre de2013,
pero no reposa soporte del
único pago aunque en revisión
del SIIF este a se realizó con la
orden
de
pago
No.
35223232113.
Aplazada
Registro presupuestal como la
poliza fueron anteriores a la
firma del contrato.
Cumplida
SI
Versión: 01
Página 60 de 66
No se allega como evidencia el
documento donde se implementa la
política
de
asignación
de
supervisión de contratos de la que
trata la descripción de la meta
Solicitan aplazar para el 2015-0609, dada la modificación de
procedimientos
NO APLICA
SI
La evidencia aportada corresponde
a los folios 24, 26, 28, 30, 32, 34,
36, 38, 40, 42, 44, 46 y 48 del libro
donde registran la información del
N°; Fecha, Contratista, Objeto y
Valor.
Por lo descrito en la denominación
de la meta no se tuvieron como
evidencia las memorias de la charla
ni la lista de asistencia
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La carpeta cuenta con 214
folios, se recomienda que por
carpeta existan máximo 200
folios. Los folios 171 y 172
reposan en el expediente sin
archivar. De igual modo la
marca de las carpetas no son
de manera segura, ya que es
papel pequeño (esto ocurre
con todos los contratos
enviados).Se recomienda que
la marcación sea segura y no
conlleve a la perdida de la
marca del papel que lo
identifica.
Ausencia del mapa de riesgos
de gestión juridica
Cumplida
Cumplida
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SI
En informe emitido por la
Coordinación de Grupo Gestión
Jurídica; de asunto avance de
estado de plan de mejoramiento se
tiene: Se realiza la organización del
archivo de gestión, esto se puede
verificar
en
los
expedientes
contractuales
SI
El mapa de riesgos no ha sido
socializado a los funcionarios de la
entidad pese a que fue aprobado en
el mes de diciembre de 2014. Se
realiza
recomendación
de
actualización.
El asunto es tratado en reunión del
30 de septiembre de 2014 en el
numeral 2 literal f y se aprueba por
unanimidad:
Diferencias en la asignación de
honorarios en los contratos de
prestación de servicios
Pendiente
NO
El acta no presenta la totalidad de
las firmas de quienes la suscribieron
Director General (e) Javier Viveros;
Secretario General (e) Aristides
Dajer y delegado de la Dirección
General José Alvaro Bermúdez.
RECOMENDACIONES
NOTA: las recomendaciones son realizadas de manera general para que en el momento
que sean adoptadas sea de manera integral a los procesos y no corregir situaciones
puntuales.
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RECOENDACIÓN GENERAL: EXPEDIENTES CONTRACTUALES
Se sugiere realizar una verificación minuciosa al contenido de todos los expedientes
contractuales de tal forma que se organicen de manera ordenada tanto en los aspectos de
forma como de fondo por ejemplo incluyendo aquellos documentos que no están dispuestos
en el mismo. De otro lado se sugiere incorporar en los expedientes los documentos que lo
conforman y no hacerlo de manera parcial pues en ellos debe de conservarse por regla
general todos los documentos del contrato desde el inicio hasta su finalización.
OBSERVACIÓN No. 1. UTILIZACIÓN DE TINTA HÚMEDA.

Se recomienda dar cumplimiento a la normatividad referente a la gestión documental
y en pro de la preservación de documentos evitar el uso de tinta húmeda.

Se recomienda no rayar los documentos ya que se puede afectar la autenticidad de
estos.
OBSERVACIÓN No. 2. FECHAS DE DOCUMENTOS Y CRONOLOGÍA EN EL ARCHIVO.
Se recomienda que todos los documentos que se produzcan en el Instituto cuenten con
fecha cierta de emisión.
OBSERVACIÓN No. 3. FOLIACIÓN.
Se recomienda fortalecer los procedimientos de control interno en las áreas que generan
estos documentos, y realizar una correcta foliación de los documentos de los expedientes
contractuales.
OBSERVACIÓN No. 4. FORMATO DE HOJA DE VIDA Y DE BIENES Y RENTAS.
Se recomienda crear controles en la verificación documental de los soportes de contratación.
OBSERVACIÓN No. 5. DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN
Se recomienda establecer control de tiempos de notificación de las supervisiones que realiza
la Secretaria General de los diferentes contratos.
OBSERVACION No. 6. DUPLICIDAD DE DOCUMENTOS
Se recomienda que no exista duplicidad de documentos, para dar claridad al desarrollo del
trámite y facilitar el control y seguimiento a los mismos.
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OBSERVACION No. 7. ESTUDIOS PREVIOS.

Se recomienda que tanto en el estudio previo como el contrato queden registrados
los precios unitarios a los que se adquieren los bienes.

Se recomienda utilizar términos que estén vigentes.

Se recomienda que todos los documentos que se produzcan en el Instituto cuenten
con fecha cierta de emisión, nombre y firma de quien los elabora, los aprueba y los
expide.

Se recomienda dar cumplimiento a los procedimientos internos de contratación y a
la normatividad contractual.

Se recomienda generar políticas de autocontrol para verificar que la normatividad
relacionada en los estudios previos sea en la misma en todas las parte de su texto.
OBSERVACION No. 8. VALOR Y FORMA DE PAGO

Se recomienda que reposen los soportes de pago originales producto de la relación
contractual.

Se recomienda que los soportes de pago sean consistentes con lo establecido en el
contrato.
OBSERVACIÓN No. 9. ACTAS DE LIQUIDACIÓN

En virtud de la responsabilidad establecida por el manual de servidores e
interventores se sugiere revisar los contratos suscritos y sean objeto de liquidación;
para proceder a dar el formalismo previsto desde el clausulado contractual y por ende
a lo dispuesto en el oficio de designación de supervisión del contrato e incluso el
manual de servidores e interventores.

Adicional a lo anterior y en aras de establecer la obligación de manera puntual se
propone incluir en el clausulado del contrato el plazo para realizar el acta de
liquidación del acuerdo de voluntades y para aquellos casos en donde no se requiera
y/o sea necesario llevar a cabo el procedimiento dejarlo también estipulado en el
clausulado.
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
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Se sugiere tener presente lo dispuesto en el Decreto Ley 019 de 2012 artículo 217
de la ocurrencia y contenido de la liquidación de los contratos estatales.
OBSERVACION No. 10. SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
Se recomienda establecer los tiempos de ejecución acorde al tiempo que realmente se va
establecer en el contrato.
OBSERVACIÓN No. 11. EVALUACIÓN DE PROVEEDOR.
Se recomienda socializar a los supervisores e interiorizar la etapa de evaluación de
proveedores establecido en el procedimiento etapa contractual – contratación A5-01-P-05
OBSERVACIÓN No. 12. APORTES PARAFISCALES COMO SOPORTES DE PAGOS.

Se recomienda que repose en el expediente el documento al que hace referencia el
contrato 116 de 2013 en su cláusula de valor y forma de pago: el certificado de paz
y salvo con los sistemas de salud, pensión y parafiscales que deberá ser aportado
por el contratista.

Se recomienda validar en los sistemas de información de los diferentes pagos de
aportes de seguridad social que realmente se han realizado los pagos por parte de
los contratistas.
OBSERVACIÓN No. 13. ACTAS DE INICIO

Se recomienda utilizar o modificar si es el caso Formato AF-01-F-11.

Se recomienda leer claramente el plazo de ejecución de los contratos y determinar
los requisitos de este.
OBSERVACION No. 14. COMITÉ EVALUADOR
Se recomienda establecer si existen inhabilidades e incompatibilidades cuando dos
miembros del comité evaluador tienen algún grado de consanguinidad, afinidad o parentesco
entre sus miembros y evaluar si es viable o no generar reglamentación interna al respecto
con relación a la conformación de este.
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OBSERVACIÓN No. 15. CERTIFICACIÓN DE IDONEIDAD Y EXPERIENCIA.
Se recomienda que repose en los procesos de contratación directa de servicios profesional
y de apoyo a la gestión constancia escrita del ordenador del gasto de que la entidad verifico
la idoneidad y experiencia del aspirante a contratar.
OBSERVACION No. 16. CDP Y REGISTRO PRESUPUESTAL
Se recomienda dar cumplimiento e interiorizar los procedimientos A1-01-P-03 (Expedición
de disponibilidad presupuestal) y A1-01-P-04.
Se recomienda establecer a través de acto administrativo quien debe ejercer las funciones
de Jefe de Presupuesto (el cargo de Secretario General o el de Coordinador Financiero o el
Profesional de Presupuesto).
OBSERVACION No. 17. CARGUE EXTEMPORÁNEO DE DOCUMENTOS EN EL SECOP.
Se recomienda dar cumplimiento al artículo 19 del decreto 1510 de 2013, es decir publicar
entre los tres días después a su expedición del documento.
OBSERVACION No. 18. ANUALACION DE CONTRATOS.


Se recomienda establecer directrices de anulación de contratos.
Se recomienda establecer controles de numeración de contratos.
OBSERVACION No. 19.
SECOP.
ERRORES DE LOS DOCUMENTOS CARGADOS EN EL
Se recomienda efectuar una revisión a los documentos publicados en el Sistema Electrónico
de Contratación Pública en aras de tener dispuestos de manera consistente en su totalidad
los documentos que corresponden a los procesos publicados y crear controles de
verificación y seguimiento de la información cargada en el SECOP.
OBSERVACION No. 20. ANULACION CDP Y REGISTROS PRESUPUESTALES Y CAO.
Se recomienda crear, adoptar, implementar e interiorizar mecanismos de comunicación
efectiva entre las diferentes áreas ante cambios en la gestión financiera y contractual.
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OBSERVACIÓN No. 21. PUBLICACIÓN ACTAS DE LIQUIDACIÓN
Se recomienda publicar todas las etapas de la gestión contractual.
OBSERVACIÓN No. 22. CONTRATOS SIN ESTABLECIMIENTO DE INGRESO A
ALMACEN.
Se recomienda establecer en todos los contratos como requisito de pago el ingreso de los
elementos al almacén.
OBSERVACIÓN No. 23. COMITÉ DE CONTRATACIÓN.
Se recomienda integrar las actividades desarrolladas en el comité de contratación en el
comité institucional de desarrollo administrativo en cumplimiento al decreto 2482 de 2012.
OBSERVACIÓN No. 24. RIESGOS OPERACIONALES.
Se recomienda actualizar el mapa de riesgos teniendo en cuenta la Circular Externa No. 8
de 10 de diciembre de 2013 de Colombia Compra Eficiente que establece la adopción del
Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en el Proceso de Contratación, el cual
identifica el establecer riesgo en las etapas precontractual, contractual y ejecución.
OBSERVACIÓN No. 25. DEBILIDADES EN LA PRESENTACIÓN SIRECI.
Se recomienda generar controles de verificación de la información que se remite a sistemas
de información del ente de control.
OBSERVACIÓN No. 26. PLAN DE MEJORAMIENTO.
Se recomienda programar mesas de trabajo con Control Interno para el adecuado
seguimiento.
ELABORÓ: María Margarita Peña Vargas.
Sandra Lucía López Pedreros.
REVISÓ: Sandra Lucía López Pedreros.