Archivo Judicial - Archivo Nacional de Costa Rica

Ministerio de Cultura de España
Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica
Fundación Pro-Rescate de Documentos
Nº de Formulario: ____23___
Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica
El Presente formulario, tiene la finalidad de recopilar información de diferentes Archivos
Centrales del Sistema Nacional de Archivos y disponer de instrumentos de descripción
detallados para el adecuado servicio de consulta al ciudadano, normalizando la descripción
para su acceso en Red. Además de garantizar la difusión de los valiosos fondos documentales
que se conservan en diversas instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de
Costa Rica.
INFORMACIÓN GENERAL
DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO
(*) Nombre del Archivo: Departamento de Registro y Archivos Judiciales
Formas Excluídas: ___Archivo y Registro Judicial_____________________________________
Nombre Paralelo: Archivo Judicial
(*) Acrónimo del Archivo: CR-CSJ-AJ
DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA
(*) Área Geográfica:
X Iberoamérica
(*) País: Costa Rica
(*) CCAA / 1 División Territorial: / Marcar con “X”
Provincia de:
o
o
o
X
o
o
o
Alajuela
Cartago
Guanacaste
Heredia
Limón
Puntarenas
San José
1
Provincia / 2 División Territorial (Cantón): Flores
(*) Municipio (Distrito): ______Flores_________________________________________
Núcleo de Población Menor: Ciudad Judicial
Calle: __San Joaquín de Flores, Ciudad Judicial, Complejo Forense. 500 mts al norte del
Cementerio General
Código Postal: _1003_____________
DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO
Página Web:
http://www.poder-judicial.go.cr/
Correo electrónico:
[email protected]
Teléfono(s):
1. (506) 2295 45 48_________________
2. (506) 2295 45 49_________________
3. _________________________
4. _________________________
Fax:
1. (506) 2295 45 55_________________
2. _________________________
DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO
Horario de Apertura: Lunes a Viernes 7:30 am y 1:00 pm
Horario de Cierre: Lunes a Viernes 12:00 md y 3:30 pm
Horas semanales de apertura: ___40_________
Marque con “X”
X Acceso Libre
o Acceso restringido
2
DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Apellidos: ___Ugalde ________ / ___Romero___________________
Nombre: ___Patricia________________________________________
Cargo: ____Jefe Archivo Judicial___________________
Fecha de nombramiento (Día / Mes / Año): ________/__01_____/__2004__
HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS
TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO
Titularidad:
Marque con “X”
X Público
o Privado
Tipo de Archivo:
Marque con “X”
o Archivo General del Estado
o Archivo Notarial
o Archivo Municipal
o Archivo de Registros Públicos
o Archivo Diocesano
o Archivo de Catedral o Colegiata
o Archivo Parroquial
o Archivo de Institución Penitenciaria
o Archivo de Asociación
o Archivo de Colegio Profesional
o Archivo de Partido Político
o Archivo Empresarial
o Archivo Hospitalario
o Archivo de Centro Benéfico
o Archivo de Centro Docente
o Archivo Universitario
o Archivo de Institución Científica y de Investigación
o Archivo de Medios de Comunicación
o Archivo de Organización Sindical
o Archivo de Organización Patronal
o Archivo de Organismo Internacional
3
o
o
o
Archivo Bancario
Archivo de Cámara Agraria
Archivo de Derechos Humanos
Gestionado por:
Marque con “X”
o Administración Autonómica / territorial
o
o
o
X
o
Administración Central
Administración Local
Otras administraciones públicas
Poder Judicial
Poder Legislativo
Administración Central: __________________________
(*) Según el Ciclo Vital:
Marque con “X”
o
o
X
o
Archivo Histórico
Archivo Intermedio
Archivo Central
Archivo de Gestión
DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO
HISTORIA
Historia del Archivo:
En la administración presidencial de Tomás Guardia Gutiérrez, se creó, mediante la Ley
Nº XIII de 23 de mayo de 1878, la oficina de Archivos Judiciales (Colección de Leyes y
Decretos 1878, 63-71); debido a que el Consejo Nacional de la República consideró
que se hacía necesario conservar siempre en orden, seguridad y perfecto estado los
voluminosos archivos de las judicaturas civil y de comercio de la República; así como
los protocolos.
Esta ley disponía ya el uso de instrumentos descriptivos y
procedimientos para la transferencia de documentos.
Posteriormente las funciones del Registro y Archivos Judiciales fueron desarrolladas
por diferentes instituciones tales como el Consejo Superior de Defensa Social, hoy
conocido como Dirección General de Adaptación Social en el caso del Registro, y
durante un tiempo el Archivo Nacional como custodio de expedientes (Ugalde, 2006, 6)
Así, en la Ley Orgánica del Poder Judicial, Nº 8 de 29 de noviembre de 1937, en el
Capítulo III, denominado “Del Archivero”, incluye algunas disposiciones relativas al
manejo de los expedientes contencioso administrativos, civiles, comerciales, penales y
de trabajo y señala en el artículo 129 que “el Archivo Judicial estará a cargo del
Archivero Nacional...”.
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A partir de 1950, el Poder Judicial comenzó a archivar los expedientes, en los propios
despachos judiciales. En 1969 se formalizó la oficina el Archivo Judicial, adscrita
directamente a la Presidencia de la Corte, cuyo jefe fue el eñor Guido Lizano
Hernández. Inició sus funciones en el piso mezanine del Edificio de los Tribunales de
Justicia de San José y como primera labor se llevó a cabo el traslado de todos los
expedientes archivados por los diferentes despachos desde un periodo de veinte años
atrás, pero debido al gran volumen fue necesario habilitar locales en Cartago y en una
bodega denominada “Begonia” cerca de Plaza Cleto González Víquez al sur de la
ciudad de San José (Baudrit, 2000, 14).
De conformidad con lo dispuesto por la Corte Plena en sesión celebrada el 9 de agosto
de 1971, se publica el Reglamento del Archivo Judicial, de conformidad con la Ley Nº
4788 de 1º de julio de 1971, que reformó en lo conducente, lo dispuesto en la Ley
Orgánica del Poder Judicial de 1937.
Las funciones de Registro y Archivo judicial se fueron desarrollando en forma separada
hasta el mes de enero de 1974, en que se recargaron las funciones del Registro
Judicial al Jefe del Archivo Judicial, según acuerdo de Corte Plena (1).
A partir del año 1982, mediante la promulgación de la Ley N°6723 del 10 de marzo de
ese año, se emite la Ley del Registro y Archivos Judiciales, la cual fusiona, a través del
artículo N° 17, al Archivo Judicial con el Registro Judicial de Delincuentes.
En el año 1984 se nombró por primera vez a una diplomada en Archivo Administrativo,
cargo que ocupó Ana Cecilia Monge Rojas y se comienza un proceso de reorganización
en la que se aplican criterios técnicos para la organización del fondo documental.
Debido a la falta de espacio la Corte Suprema de Justicia concedió un pequeño local
para el Archivo en los Tribunales de Cartago en el año 1985. Para el mes de
noviembre de 1986 se planteó la introducción de computadoras para el control de
préstamo de documentos.
Con base a lo establecido en la Ley del Sistema Nacional de Archivos, en el artículo 2°,
regula el funcionamiento de los archivos de los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo.
También ocuparon la jefatura del Registro y Archivos Judiciales los señores Hernán
Esquivel Salas y Álvaro Baudrit Barquero.
En 1994 se arrendó un inmueble de 4600 m², conocido como “Beneficio La Meseta”
ubicado en el cantón de San Pablo de Heredia.
En el año 2004 se inició la construcción de un nuevo edificio para el Archivo Judicial,
ubicado en el Complejo de Ciencias Forenses en San Joaquín de Flores, el cual se
finalizó en el 2005. Ese mismo año se realizó el traslado de expedientes, actividad en
la cual se tardó 6 meses para completarla, también se inició un gran proceso de
1
Sesión extraordinaria celebrada el 11 de diciembre de 1973.
5
eliminación de documentos, de conformidad con el artículo 47 bis de la Ley de
Reorganización Judicial Nº 7728 de 15 de diciembre de 1997.
El Registro y Archivos Judiciales, tal como lo establece el artículo 149 de la Ley
Orgánica del Poder Judicial, es un órgano que actúa como auxiliar de la administración
de justicia y coadyuva en el cumplimiento de las funciones del Poder Judicial, entre las
cuales están la custodia de los expedientes concluidos y abandonados y otros
documentos que determine la Corte Plena, procedentes de los tribunales, oficinas
auxiliares de justicia y administrativas del Poder Judicial.
A pesar de la normativa existente y con base a la aprobación de la separación del
Archivo y Registro Judicial, mediante acuerdo de Corte Plena en sesión N° 03-05,
celebrada el 21 de febrero del 2005, artículo XI, se le confiere tanto al Archivo como al
Registro Judicial la condición de órganos auxiliares de justicia, subordinadas a la
Dirección Ejecutiva pero ahora como departamentos separados.
Cabe destacar el interés particular de la Dirección Ejecutiva por mejorar la gestión diaria
del Archivo Judicial, donde la jefatura ha impulsado nuevas estrategias encaminadas a
transformar ese local de almacenamiento en una oficina que realmente apoye en forma
más eficiente y eficaz la labor de los despachos y oficinas judiciales.
Fundación del Archivo:
Fecha de Fundación: (Día / Mes / Año): _23__/05/_1878_
Norma de Fundación (Día / Mes / Año): 23/05/1878. Ley Nº 8, Ley de Creación de la
Oficina de Archivos Judiciales.
Supresión del Archivo
Fecha de Supresión: ______/_____/_____
Norma de Supresión:
EDIFICIO
Descripción del Edificio:
El local de archivo posee en el depósito un mesanine de 2 niveles, mide en total 5324 mts 2,
construido entre el año 2004 y 2005, con paredes de concreto, piso lujado y se ubica dentro
de la Complejo Judicial. Al costado sur del edificio hay un lote baldío que en la época seca
provoca mucho polvo. Emplea divisiones de madera para separar las áreas administrativa y
de tratamiento archivístico. El techo es de hierro galvanizado, fijado sobre estructura también
de hierro (perling), posee aleros amplios, lo complementan un buen sistema de canoas,
inclusive en algunos sectores funcionan drenajes. No posee cielo raso, utilizan un sistema de
estanterías de dos pisos (tipo mezanine) con una altura que supera los tres metros de
longitud.
6
Esta infraestructura fue diseñada específicamente para albergar archivos.
Metros Cuadrados de Depósito: 5324 mts2
(*) Metros lineales de estantería: ____37.2_km__
(*) Número de puestos de sala: _______4_______
Facilidades para discapacitados:
Marque con “X”
X Sí
o No
DOCUMENTACIÓN
(*) Metros lineales de documentos: 20 km apróximadamente
GUÍAS DEL ARCHIVO
Guías: __No__________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO
Estructura Administrativa:
7
8
SERVICIOS TÉCNICOS
RESTAURACIÓN
Marque con “X”
Taller de restauración:
o Sí
X No
REPRODUCCIÓN.
Marque con “X”
Servicios de reproducción documental
X Sí
o No
Servicios de fotocopias
X Sí
o No
Servicios de fotografías
X Sí
o No
Servicios de microformas
o Sí
X No
Servicios de reproducciones digitales
o Sí
X No
BIBLIOTECA
Marque con “X”
Biblioteca auxiliar
o Sí
X No
Nº de monografías: ____________
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Nº de Títulos de publicaciones periódicas: _________________________
INFORMATIZACIÓN
Marque con “X”
Funciones informatizadas:
X Sí
o No
Gestión de usuarios:
X Sí
o No
Descripción de fondos
X Sí
o No
Lenguajes Documentales
o Sí
X No
Otra información:
Existe una unidad de procesos técnicos. Se posee una base de datos denominada “Sistema
de Administración de Expedientes (SAE)” elaborada por el Departamento de Tecnología e
Información en el año 2000; que está disponible en el sitio web institucional. Este sistema se
emplea para el control de préstamo, selección y eliminación de documentos. Se efectúan
respaldos periódicamente, que también se imprime en soporte para eventualidades y
consulta.
ESTRUCTURA DE LOS FONDOS
AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadro de Clasificación
Denominación de la agrupación: ____________Orgánico______________________________
Agrupación Superior: __Fondo: Poder Judicial
CUESTIONARIO
DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO
Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Año): __28____/___01___/_2008_____
Datos del informante:
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Apellidos: __________Ugalde____________ / __Romero_______________
Nombre: ______Patricia___________________________________________
Cargo: ______________Jefe Archivo Judicial_______________________________
FUENTES EMPLEADA:
Entrevista personal
-Baudrit Barquero, Alvaro y Esquivel Salas, Hernán, Departamento de Registro y Archivos
Judiciales: Antecedentes y Organización. Poder Judicial, Departamento de Publicaciones e
Impresos, 2000
-Ugalde Romero, Patricia, Archivo Judicial, Antecedentes y Organización. Versión electrónica,
noviembre 2006
-Monge Rojas, Ana Cecilia. Los archivos del Poder Judicial. Ponencia de la I° Jornada de
Desarrollo Archivístico, julio de 1986
-Archivo Nacional de Costa Rica, Departamento Servicios Archivísticos Externos. Informe de
asesoría Nº 10-2006 Diseño de un Sistema Archivístico Institucional de la Auditoría Judicial,
elaborado por Rodríguez Salas Lorena y Sánchez Chaves, Kattia, julio 2006.
-Gobierno de Costa Rica, Colección de Leyes y Decretos, año 1878, p-63-71
OBSERVACIONES
Observaciones:
Realizado por Laura Espinoza Rojas
(*) Campos Obligatorios
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PODER JUDICIAL
CUADRO DE CLASIFICACION DEL ARCHIVO JUDICIAL
Fondo 1/
Subfondo2/
Subfondo 3/
Subfondo 4 para
Series documentales Subseries
Instituciones
Oficinas y
oficinas de la oficinas de la Corte
documentales
Admon Pública y Direcciones Corte Corte Suprema Suprema de Justicia
Corte Suprema de
Suprema de
de Justicia
Justicia
Justicia
Subfondo1/oficinas
de mayor
jerarquía
PODER JUDICIAL
Corte Plena
Actas
Acuerdos
Estructura
programática del Poder
Judicial
Informe de labores de
la Administración de
Justicia
Expediente de
modernización del
Poder Judicial
Plan estratégico
institucional
Presidencia
Correspondencia
Secretaría de la
Corte
Correspondencia
ÁMBITO ADMINISTRATIVO
Comisiones
Comisiones
Permanentes
Comisiones
Especiales
Comisiones
internas
Actas
Actas
Comisión del
Fondo de
Jubilaciones
Comisión de
Reforma Judicial
Comisión de
Transparencia en
la función pública
Expediente de sesiones
Expediente de sesiones
Expedientes de
sesiones
Consejo Superior
del Poder Judicial
Circulares
Correspondencia
Rotación de personal
Expedientes de casos
Contraloría de
Servicios
Correspondencia
Departamento de
Personal
Expedientes de
Capacitación
Circulares
Correspondencia
Curriculum Vitae
Declaraciones juradas
en nombramientos
interinos
Estudio integral de
puestos administrativos
Evaluación de servicios
Gestiones para cambios
de requisitos
Índices salariales
Expediente sobre
Prohibición
Proposiciones de
nombramientos
Plan de vacaciones
Recalificación de
puestos
Relación de puestos
Requisitos para
ascensos de servidores
Solicitud de plazas
Solicitud de plazas de
abogado
Departamento de
Planificación
Circulares
Correspondencia
Planes
Departamento de
Prensa y
Comunicación
Circulares
Correspondencia
Dirección
Ejecutiva
Circulares
Correspondencia
Control de llamadas
telefónicas
Lista de peritos
Planes Operativos
Planes Estratégicos
Solicitudes de equipo
de cómputo
Solicitudes de hardware
y software
Archivo Judicial
Correspondencia
Tabla de plazos de
conservación
Actas de eliminación
Transferencias
Inventarios
Biblioteca
Departamento de
Artes Gráficas
Correspondencia
Correspondencia
Solicitudes de trabajos
de artes gráficas
Departamento
Financiero
Contable
Arqueos y reintegros
de caja chica
Asignación de caja
chica a la Auditoría
Circulares
Estados financieros
Correspondencia
Expedietnes
relacionados con el
Fondo de Jubilaciones
y Pensiones
Devolución de
depósitos e intereses
Jubilaciones 10 años
Pensiones
complementarias
Reglamentos
Sección de Tesorería
Estados de cuentas
Cheques
Departamento de
Proveeduría
Actas de contratación
administrativa
Correspondencia
Devolución de
materiales
Inventarios de activos
fijos
Solicitudes de
materiales
Departamento de
Seguridad
Correspondencia
Departamento de
Servicios
Generales
Circulares
Correspondencia
Reparaciones de
mobiliario
Sección de Transportes
Administrativos
Boletas para uso de
vehículo
Departamento de
Tecnología de la
Información
Manejo de inventarios
Solicitudes de
reparaciones y
mantenimiento de
equipo
Solicitud de equipo de
cómputo
Sección de
Servicio Médico
Expedientes de salud
Correspondencia
Secretaría Técnica
de Género
Correspondencia
Tribunal de
Inspección Judicial
Expedientes de casos
Circulares
Correspondencia
Régimen Disciplinario
ÁMBITO AUXILIAR DE JUSTICIA
Centro Electrónico
de Información
Jurisprudencial
Correspondencia
Defensa Pública
Escuela Judicial
Correspondencia
Correspondencia
Planes de trabajo
Programas de
capacitación
Ministerio Público
Correspondencia
Expedientes sobre
abusos, desobediencia
Organismo de
Invetisgación
Judicial
Depósito de
objetos
Registro Judicial
Juzgados
Correspondencia
Dictámenes
psiquiatricos
Expedientes de
investigaciones
Correspondencia
Registro de
delincuentes
Correspondencia
ÁMBITO JURISDICCIONAL
(materia)
Menor Cuantía y
contravenciones
I Instancia
Penal
Tránsito
Expedientes judiciales
Expedientes judiciales
Expedientes judiciales
Expedientes judiciales
Tribunales
Casación
Penales
Civil
Agrario
Contencioso
Administrativo
Civil de Hacienda
Familia
Penal Juvenil
Trabajo
Expedientes judiciales
Expedientes judiciales
Expedientes judiciales
Expedientes judiciales
Expedientes judiciales
Expedientes judiciales
Expedientes judiciales
Expedientes judiciales
Expedientes judiciales
Salas de Casación
Sala I
Sala II
Sala III
Constitucional
Resoluciones