PDF | 1.4 MB - Industrias La Constancia

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Índice
Visión, Misión y Valores
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Mensaje del Presidente
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Lineamiento general de ética
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Fundamentos sobre la ética
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• OBJETIVO
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• ALCANCE
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• PRINCIPIOS
• DESARROLLO
A. PRÁCTICAS OBLIGATORIAS
9
9
B. CONFLICTOS DE INTERÉS
10
C. SOBORNO
11
D. REGALOS Y CORTESÍAS
11
E. REGLAS Y PRÁCTICAS DE NEGOCIOS
F. REPORTE DE COMPORTAMIENTO NO ÉTICO
11
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G. DEBERES Y RESPONSABILIDADES
12
H. PAUTAS DE COMPORTAMIENTO ÉTICO
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1. Corrupción y soborno
13
2. Conveniencia
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3. Conflictos de interés
14
4. Declaraciones
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5. Nombramiento de servicio comunitario y contribuciones
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a. Condiciones de la Compañía
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b. Relaciones con los colegas
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c. Acoso a los empleados
17
d. Acoso sexual
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6. Relaciones y comportamientos
e. Consumo responsable de alcohol
f. Relaciones con proveedores
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20
– Generalidades sobre la relación
con proveedores
20
– Obligaciones de los proveedores
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– Selección responsable de proveedores
22
22
– Obligaciones de los clientes
23
23
g. Relaciones con los clientes
– Recuperación de deuda
– Promoviendo la competitividad
competidores
h. Información sobre el mercado y los
i. Publicidad ética
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24
24
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j. Responsabilidad y control de los recursos de la compañía
– Responsabilidad
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– Controles internos, identificación
y administración de riesgo
25
– Presupuestos
25
k. Uso inadecuado de bienes de la compañía
25
– Uso de vehículos de la compañía
26
– Tarjetas de crédito corporativas
26
26
– Uso de cafeterías y bares 27
– Derechos de autoría
27
– Reembolso de gastos
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28
– Gastos de viaje
l. Autorizaciones de pago
– Facturas, recibos y registros
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– Impuestos y deducciones 29
– Asesores y gestores ante entidades públicas y privadas
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– Donaciones y patrocinios 30
– Pagos oportunos
7. Información de la Compañía
30
8. Información sobre terceros
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9. Información personal
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10. Inversión en acciones de SABMiller plc
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11. Inversión en subsidiarias de SABMiller plc
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12. Ambiente laboral saludable y seguro
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13. Regalos y cortesías
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14. Cortesías/regalos de negocios inaceptables
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a. Regalos internos a los empleados
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b. Cortesía de productos de la compañía para los empleados
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• Reporte de comportamiento no ético
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1. Objetivo
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2. Comité de ética
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3. Mecanismos para reportar
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4. Comunicación para empleados
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5. El principio de buena fe
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6. Sugerencias, peticiones y quejas
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• Definiciones
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• Anexos
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Anexo 1. Cómo resolver dilemas éticos: proceso de decisión
Anexo 2. Cómo resolver dilemas éticos: ejemplos prácticos
45
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Visión
Ser la empresa más admirada en la industria cervecera mundial por:
–
Su mejor crecimiento a largo plazo.
–
Crear valor a nivel local.
–
La calidad de nuestros productos.
–
Generar bienestar en la sociedad.
–
Contar con el mejor talento.
Misión
Nuestra misión es poseer y desarrollar marcas locales e internacionales,
que sean la primera elección del consumidor.
Valores
·
Nuestra gente es nuestra ventaja más duradera.
·
La responsabilidad es clara e individual.
·
Trabajamos y ganamos en equipo.
·
Entendemos y respetamos a nuestros clientes y consumidores.
·
Nuestra reputación es indivisible.
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Mensaje del Presidente
El cumplimiento del Plan Estratégico de la Compañía requiere de un
permanente compromiso a través de nuestra conducta en cada actividad
que realizamos para beneficio de Industrias La Constancia. La Misión, Visión
y Valores son los fundamentos esenciales de las políticas que adoptamos
todos los integrantes de esta gran familia empresarial, como instrumentos de
progreso colectivo y desarrollo sostenible.
Compartir y entender estos Valores de la Compañía es la manera de construir
día a día la reputación de ILC, es una actitud que refuerza nuestra permanente
responsabilidad de evidenciar que trabajamos basados bajo la sombrilla de la
ética y la transparencia organizacional, una responsabilidad de todos.
Con estos lineamientos, el Grupo SABMiller dicta las pautas éticas que
orienten nuestras relaciones comerciales y de operación, fortaleciendo
entre cada uno y todos los empleados de ILC una cultura de ética que debe
extenderse a proveedores, clientes y consumidores, todos importantes y
partes fundamentales de este proceso.
Esta es la mejor manera de comportarnos y ofrecer este comportamiento
como una práctica que a diario nos permite fortalecer las relaciones
de trabajo, las actividades de promoción de nuestros productos y
las relaciones comerciales, entre otras, con las cuales dejamos la huella de
una excelente reputación en las diferentes actividades cotidianas.
La presente Política de Ética ofrece a nuestros empleados, clientes,
proveedores y consumidores una guía sobre lo que se debe hacer y brinda
las líneas básicas que nos permiten mantener un buen ambiente de trabajo,
unas excelentes relaciones comerciales, un respeto por el medio ambiente en
general y sin duda resaltar uno de nuestros Valores Organizacionales, “nuestra
reputación es indivisible”.
Gracias amigos por ser parte de este esfuerzo organizacional que enaltece
nuestras acciones del día a día en ILC y en El Salvador.
Carlos Habencio Fernández
Presidente de ILC
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Lineamiento general de ética
INTRODUCCIÓN
Es imposible cubrir todas las situaciones que involucran problemas éticos.
Los siguientes lineamientos son solo un marco de referencia que ayudará al
empleado a conocer los límites dentro de los cuales sus actividades deberán
ser llevadas a cabo.
El objetivo es proporcionar al empleado una visión general de la ética y su
aplicación diaria, para dar a conocer el espíritu y propósito de la Política de Ética
de la Compañía, y de esta forma asistirle en tomar sólidas decisiones éticas.
Los empleados deben consultar esta visión general con el propósito de profundizar en los lineamientos sobre ética. Cuando se tenga dudas se debe acudir
a Gerente, Director o Vicepresidente de su área o, en ciertos casos, al Vicepresidente de Recursos Humanos, Vicepresidente de Asuntos Corporativos o
Auditoría Interna.
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Fundamentos sobre la ética
Para propósito de este documento, Ética es definida como hacer lo correcto en
la manera correcta, tanto en nuestra vida personal como en los negocios, con
los siguientes principios fundamentales:
• Honestidad y apertura.
• Justicia y equidad.
• Respeto mutuo y dignidad.
• Responsabilidad compartida e individual.
La principal premisa es que la ética involucra un claro y consciente
compromiso para hacer lo correcto en todo momento.
OBJETIVO
Insistir en un enfoque ético hacia el negocio en línea con los valores fundamentales de Industrias La Constancia.
Contribuir al logro de la Misión y defender la buena reputación de Industrias La
Constancia, tanto ahora como en el futuro.
Apoyar al compromiso de Industrias La Constancia para la buena gobernabilidad corporativa, la cual implica que la empresa así como los empleados dan
cumplimiento a sus principios éticos.
Mantener los más altos estándares de comportamiento ético en relación a
las negociaciones de la Compañía, con colegas, socios de negocio, clientes,
proveedores, contratistas, consultores, grupos de interés y la comunidad.
ALCANCE
Esta política aplica a todos los empleados de Industrias La Constancia. También aplica por extensión a los proveedores, clientes, consultores y grupos de
interés, según sea necesario.
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PRINCIPIOS
• Ética es una actitud relacionada con hacer negocios de la mejor
manera posible. Esto implica no solo hacer lo que es legal en una
situación dada, sino también hacer lo que es éticamente correcto
y aplicar prácticas de negocio responsables.
• La Compañía y sus empleados deben actuar con integridad,
honestidad y equidad en todos los aspectos de sus relaciones de
negocio, requiriendo lo mismo de parte de todos aquellos con los
que interactúan.
• Los empleados no pueden comprometerse en actividades que
pueden llevar al cuestionamiento de la integridad, imparcialidad
o reputación de la Compañía. Los empleados deben actuar
éticamente y ser percibidos como ejecutores éticos.
DESARROLLO
A. PRÁCTICAS OBLIGATORIAS
La Compañía considera las siguientes prácticas éticas obligatorias para todos
los empleados:
• Actuar con responsabilidad individual y compartida de las
acciones y decisiones.
• Ser diligente en el interés de la Compañía por preservar todos los
recursos de la misma que le han sido asignados, con el propósito
de protegerlos de pérdida, robo o daño.
• Actuar con integridad, imparcialidad, honestidad y sinceridad en
todas las actividades que involucran a la Compañía, los colegas,
socios de negocios, clientes, proveedores, contratistas, grupos de
interés y la comunidad.
• Actuar en todo momento con sinceridad y de una forma que no
de lugar a preocupaciones ni censuras.
• Tratar a todos de manera equitativa, consistente y con respeto a
los derechos individuales.
• Tratar a todos con dignidad y respeto, evitando denigrar o hacer
comentarios despectivos sobre ellos.
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• Evitar cualquier forma de discriminación.
• Evitar el mal uso de poder por la posición que se ostenta dentro
de la Compañía.
• Actuar directa, clara, veraz y exacta en sus negociaciones y
declaraciones con y para sus grupos de interés.
• Actuar políticamente imparcial.
• Ser consistente en el cumplimiento de sus obligaciones.
• Actuar comprensiva y respetuosamente con clientes y consumidores para promover relaciones perdurables.
• Líder en la aplicación de las mejores políticas de gobernabilidad
corporativa.
El comportamiento personal debe ser acorde con los lineamientos éticos corporativos. Es especialmente importante tener en mente:
• Que las horas de trabajo deben estar dedicadas exclusivamente a
la Compañía. Cualquier otra actividad formal de negocios debe ser
explícitamente aprobada por el Vicepresidente correspondiente.
• Que la confidencialidad de la información debe ser respetada.
• Que el comportamiento de los empleados en sus vidas personales
debe ser tal que les permita desempeñar las actividades de la
Compañía con credibilidad, que no empañe la reputación de la
Compañía y que no dañe el bienestar financiero de la Compañía.
• No llevar a cabo actividades políticas durante las horas laborales y/o
en el lugar de trabajo.
• No entrar en contrato (verbal o escrito) que pueda previsiblemente
generar un conflicto de interés con la Compañía, con SABMiller plc
o cualquiera de sus subsidiarias.
B. CONFLICTOS DE INTERÉS
• Evitar conflictos de interés potenciales o reales con Industrias La
Constancia. Un conflicto de interés existe cuando un empleado
tiene un interés personal directo o indirecto (por ejemplo
mediante un pariente o un amigo cercano) que puede interferir
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con sus decisiones mientras lleva a cabo sus responsabilidades
con la Compañía.
• Reportar cualquier conflicto de interés real o potencial que usted
u otros empleados, asociados de negocios, clientes, proveedores,
contratistas, consultores o grupos de interés puedan tener.
C. SOBORNO
• Evitar y reportar todos los casos de soborno. El soborno es
definido como el ofrecimiento de regalos, préstamos, pagos,
reconocimientos o cualquier otro tipo de consideración, a
cualquier persona, como un incentivo para desarrollar un acto o
para influenciar una decisión final que atenta contra la honestidad,
es ilegal o implica una falta a la confianza en el curso normal de
las actividades del negocio. Sobornar o permitir ser sobornado
por alguien es una práctica deshonesta, que es prohibida por la
Compañía y deberá ser severamente castigada.
• Cuando el soborno está dirigido hacia un servidor público puede
constituir un delito y la Compañía tomará medidas legales al
respecto.
D. REGALOS Y CORTESÍAS
• Evitar dar y recibir regalos y/o cortesías que puedan ejercer
influencias inadecuadas sobre decisiones finales o relaciones de
negocios.
• Registrar todos los regalos o cortesías recibidos o entregados de
acuerdo a los procedimientos especificados por la Compañía.
E. REGLAS Y PRÁCTICAS DE NEGOCIOS
• Respetar la ley.
• Dar cumplimiento a las políticas, procedimientos y estándares de
la Compañía.
• Obtener información legalmente y dentro de los límites aceptables
de las prácticas de negocios.
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• Utilizar información únicamente para los propósitos para los que
está dirigida y respetar la confidencialidad de la Compañía y la
información personal en todo momento. Ninguna información
de ILC debe ser entregada a terceros, excepto en aquellos casos
que por su naturaleza lo ameriten y que sean autorizados por la
Vicepresidencia del área y/o Presidencia de ILC.
F. REPORTE DE COMPORTAMIENTO NO ÉTICO
• Reportar el comportamiento y situaciones que no sean
consideradas éticas o que puedan ser contrarias a las políticas
o lineamientos de la Compañía. También reportar cualquier
amenaza o recriminación por hacerlo.
G. DEBERES Y RESPONSABILIDADES
• El Presidente de Industrias La Constancia es responsable de
asegurar que se comunique e implemente una política de ética.
• La alta dirección debe asegurar que esta política sea claramente
comunicada a todos los empleados. La política debe también
ser comunicada a los grupos de interés en las transacciones
comerciales.
• Los empleados tienen el deber de comportarse y actuar de forma
ética mientras llevan a cabo sus responsabilidades, de acuerdo a
sus deberes asignados y responsabilidades establecidas en esta
política y deben buscar orientación cuando sea necesario.
• La Compañía motiva a los empleados a actuar de acuerdo a los
más altos estándares éticos.
• Debido a la naturaleza de sus deberes, el Presidente y
Vicepresidentes se enfrentarán a dilemas éticos con más
frecuencia y deben dar el ejemplo del comportamiento ético
adecuado en términos de esta política.
• La Compañía no tolera la participación de sus empleados en
ningún tipo de actividad no ética, ilegal o criminal.
• Cuando un comportamiento no ético trasciende al área legal, la
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Compañía deberá cumplir con las disposiciones constitucionales
y legales pertinentes.
• Los incumplimientos a esta política deben conllevar medidas
disciplinarias, apegándose a las leyes locales y reglamentos
internos de trabajo.
H. PAUTAS DE COMPORTAMIENTO ÉTICO
Nuestra Política de Ética proporciona los lineamientos generales para que
todo empleado de Industrias La Constancia desarrolle su trabajo con ética y
transparencia. Sin embargo es imposible cubrir todas las situaciones que
involucran problemas éticos. Las siguientes pautas son solo un marco de
referencia que ayudará a conocer los límites dentro de los cuales sus actividades
deberán llevarse a cabo.
1. Corrupción y soborno
Para los efectos de este documento, corrupción significa faltar o permitir que
se falte a los principios éticos, ya sea que esta falta constituya o no un delito.
Una modalidad de corrupción es el soborno, el cual está definido como el ofrecimiento de regalos, préstamos, pagos, reconocimientos o cualquier otro tipo
de consideración, a cualquier persona, como un incentivo para desempeñar
un acto deshonesto, ilegal o que implique una falta a la confianza, mientras se
desarrollan negocios de la Compañía.
Sobornar o permitir que le sobornen a usted, son prácticas deshonestas que
están prohibidas por la Compañía son castigadas. El pago de honorarios de
agilización es considerado un tipo de soborno.
Cuando un soborno es dirigido hacia un servidor público, por ley esto puede
constituir un delito, y la Compañía, por tanto, está comprometida a tomar acción legal contra la persona que lo ejecute.
2. Conveniencia
Asimismo, para los propósitos de este documento, conveniencia es entendida
como un acuerdo entre dos o más personas para desarrollar un comportamiento no ético o deshonesto.
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3. Conflictos de interés
Los empleados deben evitar cualquier conflicto de interés real o aparente que
involucre a la Compañía.
Existe un conflicto de interés, cuando el empleado, ya sea directa o indirectamente (por ejemplo, mediante un miembro de su grupo familiar o amigo cercano), tiene un interés personal que pueda interferir con las decisiones del empleado en el desempeño de las labores de la Compañía.
Todos los conflictos de interés deben ser declarados abiertamente. Cuando estos conflictos influyen en la toma de decisiones, se tomará acción para reducir
tal exposición.
Los conflictos de interés, ya sea que tengan lugar directa o indirectamente, incluyen:
• Tener un interés financiero en un negocio que sea proveedor o
cliente de la Compañía.
• Solicitar préstamos de clientes o proveedores.
• Otorgar o aceptar un préstamo personal, ya sea de nuestra parte
o proveniente de un proveedor o cliente.
• Involucramiento financiero o personal con un empleado o
representante de un proveedor, distribuidor, cliente o competidor
de la Compañía, con quien el empleado regularmente entra en
contacto mientras realiza los negocios de la Compañía.
• Negociar directamente o a través de su cónyuge, compañero
de vida o miembro de su grupo familiar que sea proveedor,
distribuidor, cliente o competidor o que esté empleado por
cualquiera de los anteriores.
• Involucramiento personal, emocional o estar casado con un
empleado de la Compañía que reporte directa o indirectamente
a usted y viceversa.
• Poseer directa o indirectamente un negocio de bebidas de la
Compañía cuya atención es preferencial o que se influye para
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un trato preferencial. De igual manera, un negocio directa o
indirectamente de bebidas de la competencia.
• Proveer servicios profesionales a terceros como un empleado o
consultor.
• Hacer trabajos para clientes, proveedores, distribuidores o
competidores.
• Contratar como empleado de la Compañía al cónyuge, compañero
de vida o familiares.
• Trabajar en la misma área funcional cuando son cónyuges,
compañeros de vida o familiares o en áreas en donde pueda
existir conflicto de interés.
• Aceptar de un proveedor o cliente de la Compañía, descuentos
exclusivos o preferenciales para negocios personales.
• Utilizar información de la Compañía para propósitos personales.
• Utilizar el tiempo de la Compañía o los bienes de la misma para
intereses personales o externos.
• Proporcionar información confidencial de la Compañía a otras
personas o Compañías.
4. Declaraciones
Los empleados deben declarar por escrito al Comité de Ética todos los conflictos de interés potenciales o reales que tengan o crean posible encontrar, antes
que sucedan o inmediatamente después de que han sucedido. La Compañía
hará una actualización anual, pero si se presentara un conflicto de interés en el
transcurso del año, se debe reportar a través del formato que se encuentra en
intranet en el sitio de Políticas y Procedimientos, llamado formulario de conflicto de interés o solicitarlo a través de la Línea Ética. La responsabilidad de
declarar un conflicto de interés es personal y no puede delegarse o abstenerse
de hacerlo.
Esta declaración promueve apertura en las acciones de los empleados y da un
ejemplo de comportamiento ético para la Compañía.
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Con el propósito de verificar los conflictos de interés reales o potenciales, el
Presidente, los Vicepresidentes y los Directores de división deben declarar cada
año si son, en el ejercicio de sus funciones en ILC, ejecutivos o miembros de
la junta de directores de cualquier otra Compañía o entidad legal. Asimismo,
deben declarar su nombramiento en el formulario de conflictos de interés antes
de aceptarla.
5. Nombramiento de servicio comunitario y contribuciones
Antes de aceptar cualquier tipo de nombramiento de servicio a la comunidad
(político, gobierno local o civil) los empleados deben obtener la autorización
de la Presidencia de la Compañía, con el propósito de garantizar que no exista
conflicto de interés y que el nombramiento no afectará el trabajo del empleado.
No pueden hacerse contribuciones o donaciones a ninguna organización política, semi-política, cívica o gubernamental, utilizando los recursos de la Compañía y/o en nombre de la Compañía sin la previa autorización del Vicepresidente
del área y/o Presidente de Industrias La Constancia.
6. Relaciones y comportamientos
a. Condiciones de la Compañía
La política de ética debe ser cumplida. Todos los empleados tienen la obligación
de actuar de acuerdo a ella y el incumplimiento será considerado como una
contravención cuando el empleado:
• Se involucra en cualquier actividad comercial formal, diferente a
la Compañía, sin el consentimiento escrito de su Vicepresidente.
• No respeta confidencialidad de la información.
• En su vida personal su comportamiento le impide continuar
representando a la Compañía con credibilidad; o la reputación de
la Compañía se ve empañada por la misma razón y/o el bienestar
económico de la Compañía se está viendo perjudicado.
• Se involucra en acuerdos de negocios que pueden dar lugar a
conflictos de interés en relación a la Compañía.
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• Lleva a cabo actividades políticas durante horas de trabajo y/o en
el lugar de trabajo.
b. Relaciones con los colegas
La Compañía está comprometida con el cumplimiento y apoyo de todos los
derechos y leyes que aplican en sus relaciones con los empleados, dentro del
marco de valores definidos.
Existe una relación de confianza entre la Compañía y sus empleados. Como resultado, los miembros del personal son animados a hacer críticas constructivas
para mejorar. Esto no se debe confundir con hacer declaraciones o comentarios despectivos sobre la organización o sus empleados.
La Compañía espera que los empleados sean obedientes a la ley y que conduzcan sus asuntos personales de una forma responsable, especialmente cuando
un comportamiento indiscreto o anti-social pueda afectar el desempeño del
individuo o tener efectos adversos para la Compañía. Cuando dos empleados
están emocionalmente involucrados o casados, la Compañía tomará las medidas necesarias para garantizar independencia de operaciones.
Se requiere que los empleados cumplan con los valores de la Compañía, y que
muestren respeto por la dignidad de sus colegas y grupos de interés. Tienen
prohibido discriminar a sus compañeros de trabajo, ya sea de palabra o de
hecho, a causa de raza, género, lenguaje, religión, orientación sexual o discapacidad.
c. Acoso a los empleados
El acoso a los empleados está definido como una conducta persistente y
demostrable, realizada contra un empleado por el empleador, un jefe, un superior en jerarquía, un colega o un colaborador, dirigido hacia la intimidación,
infundiendo miedo, terror o ansiedad, causando daño en el trabajo, generando
desmotivación en el trabajo o induciendo a la persona a renunciar al trabajo.
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Cualquier forma de acoso a los empleados es totalmente inaceptable. Los empleados que son afectados por esta situación deben reportarlo a través de los
canales establecidos por la Compañía.
d. Acoso sexual
El acoso sexual es definido como una conducta de naturaleza sexual o algún
otro comportamiento basado en sexo que afecta la dignidad de un hombre o
mujer en el trabajo. Esto puede incluir comportamientos físicos y/o expresiones verbales o corporales indeseables.
Una amplia diversidad de comportamientos puede considerarse como acoso
sexual, por lo que se considerará como tal si existe una o más de las siguientes
situaciones:
• La conducta es indeseada y ofensiva para la persona a la que se
le dirige.
• La sumisión de la persona a tal conducta es explícita o
implícitamente utilizada como la base para la toma de una
decisión que tiene un efecto sobre el acceso de la persona al
empleo, desarrollo profesional, permanencia en el puesto, salario
o cualquier otra decisión relacionada con el empleo.
• Dicha conducta crea un ambiente laboral de intimidación,
hostilidad y humillación para la persona a la cual se dirige.
Las cortesías, cumplidos o atenciones excesivas se convierten en acoso sexual si
la persona a quien van dirigidas expresa claramente que las considera ofensivas
desde el inicio de éstas. Un incidente único puede constituir acoso.
Cualquier forma de acoso sexual de un empleado a otro es totalmente
inaceptable. Los empleados que son afectados por esta situación deben reportarla a través de los canales establecidos por la Compañía.
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e. Consumo responsable de alcohol
La Compañía tiene una Política sobre el Alcohol la cual dicta los lineamientos
para promover el consumo responsable tanto de sus empleados como de sus
consumidores.
Se espera que los empleados promuevan y practiquen el consumo responsable de alcohol y que cumplan con los estándares de comportamiento aceptable dentro y fuera de la organización. La Compañía por lo tanto no tolerará
comportamientos de ebriedad que ofendan la dignidad de otros empleados o
miembros de la comunidad.
- Consumo de bebidas alcohólicas o trabajar bajo los efectos del alcohol
El consumo de alcohol debe siempre hacerse con responsabilidad en los sitios
establecidos por la Compañía para hacerlo de acuerdo a los lineamientos de la
Política sobre el Alcohol.
Los empleados cuyas responsabilidades incluyen degustaciones o muestreo de
cerveza durante las horas de trabajo deberán limitarse estrictamente a “degustar” y no a “consumir” alcohol mientras trabajan.
El uso y consumo de alcohol está totalmente prohibido para los empleados que
operan maquinaria durante el desempeño de sus labores.
Llegar al trabajo en estado de ebriedad o embriagarse en el trabajo es un comportamiento inaceptable para la Compañía.
- Consumo de alcohol mientras se conducen vehículos
Está estrictamente prohibido conducir vehículos de la Compañía mientras se
está bajo la influencia del alcohol. Cuando un empleado que conduce un vehículo de la Compañía está bajo la influencia de bebidas alcohólicas, ocasiona
daños o lesiones a la propiedad y/o a terceros, él o ella deberá hacerse responsable de las consecuencias y del pago de cualquier reclamo que pueda surgir.
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Cuando un empleado consume alcohol y no está en condiciones de conducir su
vehículo de acuerdo con los parámetros legales o personales, él o ella deberán
buscar un medio alternativo de transporte tal y cual se estipula en la Política
sobre el Alcohol de Industrias La Constancia.
f. Relaciones con proveedores
Las negociaciones únicamente pueden llevarse a cabo con los proveedores de
bienes o servicios aprobados por la empresa. Los empleados que tratan con
los proveedores deberán actuar de manera profesional e independiente, respetando los siguientes lineamientos o directrices:
• Respetar a los proveedores y sus empleados.
• Garantizar imparcialidad y equidad en el proceso de selección
y/o licitación con proveedores.
• Asegurar que los proveedores aprobados por la empresa tengan
buena reputación e igual oportunidad de competir por la
adjudicación de un pedido de adquisición.
• Apoyar al desarrollo de pequeñas empresas locales cuando
un producto o servicio está disponible con la misma calidad y
similares precios y condiciones.
• Negociar con base a calidad, precio, servicio y disponibilidad.
• Respetar el derecho de los proveedores a obtener ganancias
razonables.
• Respetar las condiciones que han sido acordadas.
• Cuando aplique, proporcionar pronósticos de volumen de
compra. La información acerca de las futuras necesidades en
términos de cantidad y tiempo ayudarán a los proveedores a
planear el suministro a la Compañía.
— Generalidades sobre la relación con proveedores
• La Compañía no tolerará ningún tipo de influencia indebida,
sobornos o comportamiento antiético de proveedores. Tales
hechos y/o comportamientos deben ser reportados por los
canales internos establecidos en nuestra empresa.
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• Los empleados no deben tener conflictos de interés que puedan
afectar sus decisiones cuando se trata con los proveedores. Si
existiese un conflicto de interés éste tiene que ser declarado
y el empleado debe retirarse de ese proceso de negociación
específico y de la toma de decisión respectiva.
• Negocios y actividades personales de los trabajadores de la
Compañía deben mantenerse separados de todo proceso de
compra para evitar un real o potencial conflicto de interés. La
capacidad de compra de la Compañía no debe ser usada para
obtener beneficios personales. Es antiético buscar beneficios
personales por medio de un proveedor.
• Cortesías o regalos de proveedores que podrían interpretarse
como ejercer influencia indebida sobre una decisión de compra o
dentro del marco de la relación comercial no deben ser aceptados
y el hecho debe reportarse.
• Información de marca registrada o propiedad de la empresa no
puede ser revelada a proveedores o potenciales proveedores sin
haber recibido autorización expresa para ello bajo la premisa que
tal información sólo es necesaria para adquirir un bien o servicio.
• Información recibida de proveedores no puede entregarse a sus
competidores sin su consentimiento por escrito.
• Ninguna opinión deberá ser expresada sobre un competidor de
proveedor que pueda generar dudas sobre su profesionalismo,
honestidad o confiabilidad.
— Obligaciones de los proveedores
• Los proveedores de la Compañía deben proporcionar productos y
servicios de acuerdo a los términos acordados y cumplir con los
siguientes requisitos:
• Llevar a cabo sus negocios de una manera honesta, abierta, leal,
responsable y de buena fe.
• No otorgar precios por debajo de los precios de mercado a fin
de ganar una licitación y posteriormente requerir una revisiónajuste de precios.
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• Respetar la Política de Ética de la Compañía y los Lineamientos
Éticos para Proveedores.
• No abusar de posición dominante en el mercado.
• Reportar cualquier comportamiento antiético a la Compañía y a
través de los canales establecidos ([email protected]).
— Selección responsable de proveedores
Los empleados de la Compañía funcionalmente responsables de la selección
de proveedores deben hacer esta actividad de una manera muy profesional y
dentro del marco de los estándares del Desarrollo Sostenible. Algunos de los
criterios de selección incluyen que los proveedores cumplan con (y extiendan
estos puntos a su propia cadena de abastecimiento) las siguientes normas:
• No uso de trabajo infantil.
• Establecer las políticas y procedimientos de seguridad industrial
y salud ocupacional.
• Respeto al horario de trabajo legalmente establecido.
• Pago de salarios justos y beneficios dentro de los parámetros
legales.
• Cumplimiento de las normas de afiliación de seguro social.
• Tratamiento de sus trabajadores con dignidad y respeto.
• No discriminación contra sus trabajadores, ya sea de palabra o
hecho, por razones de raza, género, idioma, religión, orientación
sexual o discapacidad.
• Cumplimiento de las normas ambientales establecidas.
• La Compañía podrá requerir a sus proveedores que certifiquen su
cumplimiento a los puntos anteriores y se reserva el derecho de
verificar la información que la sustente.
g. Relaciones con los clientes
La Compañía está comprometida a proporcionar calidad y valor a sus clientes.
Nuestro negocio no podría crecer en forma sostenible sin el eficiente y oportuno servicio al cliente y sin relaciones éticas con los mismos.
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Todos los empleados están facultados para atender y rectificar al cliente un servicio insatisfactorio, dentro del marco de los más altos principios éticos.
— Obligaciones de los clientes
Así como la Compañía tiene obligaciones para con sus clientes, los clientes también tienen obligaciones hacia la Compañía:
• Los clientes están bajo la obligación de pagar por los productos o
servicios recibidos a tiempo dentro de los términos y condiciones
acordados.
• Tratar a todos los empleados de la Compañía con dignidad y
respeto.
El otorgamiento de términos de crédito debe estar basado en decisiones
comerciales y estar autorizado por el Gerente correspondiente. Bajo ninguna
circunstancia se puede otorgar crédito sin la autorización previa respectiva.
Si un empleado recibe solicitudes de clientes para el otorgamiento de términos
crediticios a cambio de regalos personales o dinero, este hecho debe ser reportado a través de los canales establecidos dentro de la Compañía.
— Recuperación de deuda
Cuando un cliente no ha pagado dentro del período correspondiente y/o límites
acordados, la Compañía tiene el derecho de manejar la recuperación por medio
de los mecanismos establecidos por la ley. La Compañía no apoya las tácticas
ilegales para la recuperación de deudas.
— Promoviendo la competitividad
La Compañía cree que la competencia es esencial para el adecuado funcionamiento de una economía de libre empresa y buscará ganar participación de mercado mediante productos superiores, mercadeo, servicio al cliente y reputación.
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La Compañía no se comprometerá en ninguna actividad en la cual se abuse
de su posición en la industria de cerveza y bebidas; y está comprometida, y
compromete a sus empleados, a los más altos estándares éticos de comportamiento comercial en todo momento. Los empleados de la Compañía no deben
denigrar a la competencia o a sus productos y/o empleados.
En todo caso, el comportamiento competitivo debe estar dentro de los parámetros establecidos en los Lineamientos de Cumplimiento sobre Estándares
para Promover la Competencia y Protección al Consumidor, lo cual también
forma parte de las Políticas de SABMiller sobre Conducta Corporativa.
h. Información sobre el mercado y los competidores
Obtener información sobre el mercado y la competencia es una parte esencial
del negocio, la cual promueve la libre empresa y competitividad. Los empleados que están involucrados en la obtención de información sobre el mercado y
la competencia deben hacerlo de una manera legal y ética.
La intercepción de líneas telefónicas, soborno y robo para obtener información
no son prácticas aceptables para la Compañía.
i. Publicidad ética
Además de acatar la ley, la Compañía reconoce su responsabilidad social en la
publicidad y se somete a las Políticas de Comunicación Comerciales las cuales
son una autorregulación adicional a la legislación nacional cuyos postulados se
deben cumplir para garantizar la sostenibilidad del negocio.
En el cumplimiento de estos parámetros, no se debe denigrar los productos de
un competidor, no se expondrá intencionalmente a niños a la publicidad sobre
alcohol, ni se tratará de llegar a los menores de edad, ni se promoverá el consumo irresponsable de alcohol.
Asimismo, las promociones de bebidas alcohólicas o lanzamiento de productos
no deben promover el consumo irresponsable de alcohol y deben estar acordes
a los lineamientos estipulados en la Política sobre el alcohol.
26
j. Responsabilidad y control de los recursos de la Compañía
— Responsabilidad
Los empleados son responsables de los recursos, bienes y finanzas de la Compañía, y deben protegerlos de los riesgos de pérdida, daño o manejo irresponsable de los mismos.
— Controles internos, identificación y administración de riesgo
Una sólida gobernabilidad corporativa requiere, entre otras cosas, que se establezcan controles efectivos y eficientes en todo momento y que éstos se cumplan.
Parte de este control interno requiere que la Compañía identifique y administre competentemente los riesgos para minimizarlos y evitar las consecuencias
indeseables.
— Presupuestos
Para asegurar un efectivo control financiero sobre sus costos comerciales, los
presupuestos de la Compañía son establecidos y aprobados por el Comité
Ejecutivo de la Compañía y son revisados y actualizados de acuerdo con los
procedimientos establecidos en los estatutos de la misma. En este sentido, no
se puede permitir ningún gasto en exceso del presupuesto establecido, sin la
adecuada inclusión en él.
k. Uso inadecuado de bienes de la Compañía
Los bienes y recursos de la Compañía deben ser utilizados estrictamente para el
propósito destinado. Sin embargo, los empleados pueden hacer uso razonable
y ocasional de ciertos bienes. La Compañía tomará acción en caso de abuso.
Los bienes que están más expuestos al abuso de parte de los empleados son:
• Vehículos de la Compañía.
• Herramientas.
27
• Hardware y software.
• Equipos de fax.
• Fotocopiadoras.
• Papel y suministros de oficina.
• Teléfonos fijos y móviles.
• Internet.
Bajo ninguna circunstancia, el acceso a páginas con contenido pornográfico
será considerado dentro del uso razonable de Internet.
— Uso de vehículos de la Compañía
Los vehículos de la Compañía tienen el propósito de ser utilizados para propósitos comerciales-laborales. Solo las personas que a raíz de sus funciones laborales están autorizadas para utilizarlos, pueden hacerlo bajo los términos
definidos en la política de uso de activos de la Compañía.
Los vehículos asignados de uso exclusivo deben ser utilizados de manera razonable y responsable por sus usuarios, quienes deberán ser responsables en
caso de uso inadecuado. El uso no razonable de estos vehículos no solo afecta
la imagen del empleado, sino también de la Compañía.
— Tarjetas de crédito corporativas
El uso de tarjetas de crédito corporativas está restringido únicamente para gastos legítimos y razonables del negocio. El uso de tarjetas de crédito corporativas para pagos personales está totalmente prohibido.
— Gastos de viaje
Los gastos de viaje asignados, boletos aéreos, gastos de alojamiento, alimentación y rentas de vehículos, deben estar dentro de los parámetros establecidos
por la Compañía en sus políticas de viaje. Los empleados deben hacer uso
razonable y ético de éstos.
28
— Uso de cafeterías y bares
Los servicios de cafeterías y bar son para los empleados y ocasionalmente sus
invitados. Estos deben ser utilizados responsablemente y dentro de los límites
establecidos por la Compañía.
— Derechos de autoría
Las marcas, logos, nombres comerciales y programas computacionales, entre
otros, son utilizados para propósitos comerciales y de mercadeo. Las políticas
de la Compañía sobre propiedad industrial e intelectual prohíben, sin excepción
alguna, el uso de dicha propiedad sin el derecho legal de hacerlo.
La Compañía respeta, reconoce y cumple con los requisitos de licencia y derechos de autoría de todo el software y programas computacionales comprados
por la Compañía.
La copia no autorizada de programas o software comprado por la Compañía,
por los empleados o cualquier otra persona, está estrictamente prohibida y no
hay excepciones.
También está prohibido modificar los procesos de trabajo de los programas y
software. En caso de que por circunstancias excepcionales sea necesario modificar estos programas o procesos, se requerirá la autorización escrita del Vicepresidente funcional y de la división de IT.
Cuando para propósitos de trabajo sea necesario instalar programa de la Compañía en computadoras personales, se requiere la autorización escrita del Director funcional y de la división de IT. La división de IT mantendrá un registro
de control con el propósito de asegurar que el programa es descargado una vez
que el empleado ya no lo requiera o deje la Compañía.
La introducción o carga de software de propiedad privada y no relacionada con
la Compañía o discos en las PC’s de la Compañía y equipo de computación,
29
puede resultar en serios riesgos por la introducción de virus en las redes y estaciones de trabajo/PC’s de la Compañía, así como por la interrupción de los programas y procesos de trabajo de la Compañía; esta práctica está estrictamente
prohibida. Cuando por circunstancias excepcionales dicha carga deba llevarse a
cabo, se requiere la aprobación escrita de la división de IT.
Los derechos de autoría intelectual y propiedad de cualquier programa, información, o alguna otra información creada, producida o escrita por algún empleado, empleado temporal o consultor contratado por la Compañía, utilizando
los recursos de o pagado por la Compañía, confiere el derecho a la Compañía,
ya sea que éste sea desarrollado en las instalaciones de la Compañía, o en algún
otro lugar, excepto cuando esto sea sujeto de un contrato por escrito en el que
se establezca lo contrario.
Los procesos, programas desarrollados por empleados de ILC para uso de la
empresa, ya sea en horas laborales o no, son propiedad de ILC y en ningún
momento pueden ser utilizados o ser ofrecidos a otras Compañías.
— Reembolso de gastos
La solicitud de reembolso de gastos debe limitarse a gastos legítimos y
razonables, incurridos en el curso normal del negocio y deben estar respaldados con las facturas y documentación correspondiente.
Todas las solicitudes de reembolso deben ser aprobadas y firmadas por la persona con el adecuado nivel de autoridad antes de ser presentadas. Los empleados no pueden aprobar sus propias solicitudes de reembolso de gastos.
l. Autorizaciones de pago
Las autorizaciones de pago deben estar hechas dentro de los niveles establecidos para hacerlo. La persona que autoriza un pago siempre debe revisar los
documentos que está firmando y deben tener siempre en mente lo siguiente:
• La adquisición de bienes o servicios debe tener la correspondiente
autorización de acuerdo a las políticas de la Compañía.
30
• Se debe presentar la factura.
• Los productos o servicios facturados o cargados deben ser los
correctos.
• La orden o servicio debe ser llenado, si es pertinente.
— Facturas, recibos y registros
Las facturas deben indicar la naturaleza de los servicios recibidos o los
bienes adquiridos de acuerdo con las leyes correspondientes. Bajo ninguna
circunstancia se admitirán facturas que no satisfagan este requerimiento.
Los recibos y registros contables deben reflejar correctamente los documentos
de respaldo. La falsificación de registros, distorsión de hechos y la presentación
de reportes incorrectos son totalmente inaceptables.
Adicionalmente, el pago de artículos no especificados es completamente prohibido. Todos los pagos deben especificar claramente la razón para el desembolso.
— Pagos oportunos
Así como la Compañía requiere entregas oportunas de bienes y servicios, los
empleados deben asegurarse que las deudas por pagar son pagadas de forma
oportuna y de acuerdo a los términos acordados. Demoras injustificadas del
pago de facturas a terceros crea una imagen negativa de la Compañía y no son
aceptables.
Los pagos deben solo hacerse una vez que han sido autorizados de acuerdo a
las políticas de la Compañía.
— Impuestos y deducciones
Todos los pagos hechos por servicios prestados, deben ser sujetos de los impuestos legales y deducciones correspondientes.
31
— Asesores y gestores ante entidades públicas y privadas
Está autorizado contratar asesores o gestores, cuando la principal función que
realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones. Esta actividad deberá realizarse en cumplimiento de los más altos estándares éticos.
Las tarifas acordadas para dichos pagos, deben ser a las tasas empleadas en el
mercado, coherentes con el valor del servicio esperado y facturadas de acuerdo
con la ley.
— Donaciones y patrocinios
Todas las donaciones y patrocinios deben arreglarse de acuerdo a lo que está
establecido en los estatutos de la Compañía y de acuerdo al presupuesto. Se
considera no ético disponer de los recursos de la Compañía bajo la modalidad
de donación sin la apropiada autorización.
La Compañía deberá tomar las medidas necesarias para asegurar que las donaciones y patrocinios no son utilizados para sobornos.
7. Información de la Compañía
Un secreto comercial es tratado como propiedad, usualmente en la forma de
información, o conocimiento técnico.
La información que pertenece a la Compañía, sea o no un secreto comercial
o confidencial, debe mantenerse dentro de la Compañía y debe ser protegida
como un activo valioso. Solo se puede dar a conocer a causa de las responsabilidades de la posición, debido a requerimientos legales o por política de la
Compañía y siempre a través de los canales establecidos para este propósito.
Cuando un tercero, un colega o amigo solicita al empleado información que no
es considerada confidencial, pero que tampoco es pública, para darla a conocer
se debe solicitar la autorización del Vicepresidente correspondiente o del Presidente, dependiendo del caso.
32
Con el propósito de proteger la información de la Compañía, los consultores
que también desempeñan servicios de consultoría para competidores ya sea
de la Compañía, de SABMiller y/o de cualquiera de sus subsidiarias, en general
no deben ser contratados. En caso de que tales servicios sean requeridos, la
contratación debe ser autorizada por el Presidente de la Compañía, incluyendo
las respectivas cláusulas de confidencialidad en los contratos o acuerdos, con el
fin de asegurar que la información está siendo protegida.
Las obligaciones de los empleados con respecto a la información de propiedad
exclusiva y secretos comerciales de la Compañía incluyen:
• No dar a conocer la información a personas fuera de la Compañía,
excepto cuando sea autorizado por escrito.
• No utilizar dicha información para beneficio propio del empleado
o para su propia ganancia o beneficio de personas fuera de la
Compañía.
• No dar a conocer esta información a otros empleados, excepto
cuando sea estrictamente necesario darlo a conocer.
• No negociar con información confidencial.
Cuando los empleados dejan la Compañía, continúa su obligación legal y ética
de proteger los secretos comerciales y la información de marca registrada de la
Compañía.
La siguiente información, entre otras, es propiedad de la Compañía:
• Correspondencia.
• Materiales impresos.
• Documentos.
• Todo tipo de registros.
• Procesos, políticas, procedimientos y conocimiento técnico.
• Manuales.
• Investigación y planes de nuevos productos.
33
• Objetivos, estrategias y planes de acción.
• Información financiera.
• Precios no publicados.
• Estándares, diseños, fórmulas, eficiencias y capacidad de
producción de las instalaciones.
• Información sobre salarios, ingresos y beneficios.
• Listas e información de empleados, clientes y proveedores.
• Información detallada sobre requerimientos, preferencias,
hábitos de negocio y planes de los clientes.
En cuanto a la información antes detallada, los empleados deben también
cumplir con las políticas relacionadas con el uso apropiado de los sistemas de
información.
8. Información sobre terceros
Es política de la Compañía y práctica ética respetar la información que pertenece
a terceros, sea ésta secreto comercial o confidencial. Esto es especialmente
importante cuando un empleado conoce un secreto comercial o información
confidencial sobre otra Compañía o un empleador anterior. En este caso, los
empleados no deben revelar esta información a la Compañía.
En caso que la Compañía necesite utilizar secretos comerciales, información
confidencial o procesos técnicos que son propiedad de un tercero, se puede
considerar entrar en un convenio con dicho tercero, de manera que se permita
el acceso a la información. Los empleados deben respetar los términos de tal
acuerdo.
9. Información personal
Es política de la Compañía y práctica ética respetar la información personal sobre empleados, proveedores, clientes y terceros, excepto cuando estos tienen
un efecto negativo sobre las políticas y lineamientos éticos de la Compañía.
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Por lo tanto, es obligación de los empleados respetar la confidencialidad de la
información personal que no es relevante para estos asuntos.
Asimismo, en la implementación de esta política, cuando se reporta un comportamiento no ético, se debe hacer a través de los canales regulares de la Compañía y la Compañía tratará esta información como confidencial.
10. Inversión en acciones de SABMiller plc
En términos de la política de SABMiller, los directores, ejecutivos, Presidentes
de división, así como los Presidentes, Vicepresidentes y Directores de SABMiller
Latam y sus subsidiarias, no pueden negociar con las acciones de SABMiller plc
durante los “períodos cerrados” como ha sido determinado por SABMiller plc.
El establecimiento de un período cerrado significa un período de sesenta (60)
días inmediatamente previos al anuncio de los resultados preliminares de una
Compañía que es negociada en el mercado de valores, o si el período es más
corto, el período posterior al final del año fiscal correspondiente hasta e inclusive la fecha en la cual se hará el anuncio.
Adicionalmente, los Directores, Ejecutivos, Presidentes de división, así como
el Presidente, Vicepresidentes y Directores de SABMiller Latam y sus subsidiarias, quienes pueden tener conocimiento interno importante y relevante,
el cual pudiera afectar materialmente el precio de la acción, tienen prohibido
negociar, ya sea directa o indirectamente, en las acciones de SABMiller plc o dar
“consejos” a otros para comprar o vender acciones. Esto puede interpretarse
como abuso de información privilegiada, lo cual puede dar inicio a un proceso
penal por parte de las autoridades de la bolsa de valores en Londres.
11. Inversión en subsidiarias de SABMiller plc.
El Presidente, Vicepresidentes y Directores de la Compañía no pueden poseer
o adquirir acciones de ninguna subsidiaria de SABMiller plc, ni por ellos mismos ni a través de otras personas, mientras estén desempeñando activamente
sus responsabilidades. Tampoco, pueden asesorar a otros a comprar o vender
acciones en las subsidiarias de SABMiller plc.
35
12. Ambiente laboral saludable y seguro
La Compañía está comprometida a promover un ambiente de trabajo seguro
y saludable y a evitar perjudicar el medio ambiente y las comunidades en las
cuales opera. Con este propósito, la Compañía cumplirá con los más altos estándares de salud ocupacional, seguridad industrial y estándares ambientales
requeridos por la ley para contribuir con la salud y la seguridad de los empleados y la protección del ambiente.
Para dar cumplimiento a lo antes mencionado, la Compañía tiene las siguientes obligaciones, entre otras:
• Realizar estudios sobre los riesgos de salud y seguridad en todos
sus ambientes de trabajo y establecer las medidas de mitigación.
• Informar a los empleados sobre los riesgos y peligros a los que
están expuestos y/o riesgos y daños a los que pueden exponer a
la Compañía.
• Trabajar para reducir los riesgos y peligros que se han identificado.
• Capacitar a los empleados sobre el uso de equipo de protección
de salud y seguridad, para actuar en caso de peligro.
• Imponer la disciplina de salud y seguridad en el ambiente de
trabajo.
Algunos empleados de la Compañía también operan bajo altos niveles de estrés. La Compañía reconoce los efectos del estrés y comprenderá su comportamiento con dignidad y respeto.
Los empleados a cambio, tienen las siguientes obligaciones, entre otras:
• Cumplir con las leyes y reglas internas concernientes a salud,
seguridad y medio ambiente.
• Tomar las medidas para protegerse a si mismos y a otros empleados
en el ambiente de trabajo contra lesiones y enfermedades.
• Apoyar los esfuerzos dirigidos a lograr los más altos estándares
de salud, seguridad y protección del medio ambiente.
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• No consumir alcohol en el lugar de trabajo o presentarse al
trabajo bajo la influencia del alcohol.
• No consumir narcóticos.
• Prevenir y minimizar el uso de emisión de substancias tóxicas o
peligrosas.
• Minimizar el impacto sobre el medio ambiente, mediante el uso
óptimo de los recursos.
• Tomar medidas permanentes para reducir la emisión de desechos
y cuando sea práctico, reciclar o reutilizar los materiales.
• Cooperar con las comunidades en las cuales opera la Compañía,
con el gobierno y otros grupos de interés, para proteger la salud
pública y el medio ambiente.
13. Regalos y cortesías
Los empleados deben tener cuidado de no dar o aceptar regalos o cortesías que
parezcan ejercer influencia sobre una relación o decisión de negocio.
Siempre que se tenga duda sobre aceptar un regalo o cortesía, se debe solicitar la orientación del Vicepresidente correspondiente. Todo regalo deberá ser
registrado en el formulario Registro de Regalos y deberá ser archivado por cada
Vicepresidencia y enviado anualmente al Comité de Ética para su archivo.
Los siguientes lineamientos son útiles, tanto para proteger a la Compañía y al
empleado, como para mantener una postura ética adecuada:
• Es aceptable dar o intercambiar regalos y favores entre
proveedores, clientes y empleados de la Compañía cuando se
hace bajo una clara perspectiva de negocio y no es excesivamente
valioso o frecuente. Para tal caso, la Compañía ha establecido que
los valores máximos no deben exceder los $100.00.
• Los empleados no deben solicitar dinero, regalo o cortesías de
ninguna clase a los proveedores, a clientes o entre los mismos
empleados, sin importar el valor.
37
• Debe darse cumplimiento a las leyes y regulaciones vigentes
relacionadas con regalos y cortesías para los empleados del
sector público.
• Los empleados, esposos, compañeros de vida y miembros de su
grupo familiar no pueden aceptar ningún descuento en compras
personales que pueda parecer que se ofrece debido a la relación
del proveedor con el empleado, a menos que tal descuento esté
disponible para todos los empleados de la Compañía bajo los
mismos términos y condiciones.
• En caso que un regalo de cortesía de un proveedor o cliente actual
o potencial involucre un viaje del empleado, se debe contar con
la autorización del Presidente de la Compañía y cubrir todos los
gastos necesarios para el viaje.
• Las comidas pagadas o provistas por un individuo o una Compañía
con la cual nuestra Compañía hace o puede hacer negocios,
pueden ser aceptadas ocasionalmente.
• Se pueden aceptar artículos promocionales tales como
calendarios, bolígrafos, cuadernos para notas y CDs.
• Cuando los empleados distribuyen artículos promocionales
tales como camisetas o ropa con los logos de la Compañía, ya
sea a los clientes actuales o potenciales, deben hacerlo de una
forma equitativa y justificar todos los materiales otorgados.
Los empleados solo pueden mantener estos materiales para su
propio uso cuando han sido asignados a ellos para desempeñar
sus labores.
• Al finalizar una campaña o un evento, los materiales sobrantes
deben ser oportunamente entregados a la Vicepresidencia de
Recursos Humanos de manera que puedan distribuirlos entre
los empleados de la Compañía en una forma que garantice
la distribución equitativa. Se debe prevenir que el material se
arruine en una bodega o que expire antes de que sea distribuido
entre los empleados. Para tal efecto, cada área administrará
sus materiales promocionales sobrantes y solamente si fuera
necesario Recursos Humanos intervendrá para su distribución
entre los empleados.
38
• Se considera apropiado distribuir ropa o artículos impresos entre
los empleados durante conferencias y eventos con el propósito
de promover el espíritu de equipo, siempre y cuando los costos
no sean excesivos.
• La asignación de pases para eventos deportivos y el acceso a los
camerinos durante estos eventos debe hacerse principalmente
para beneficio de los clientes, proveedores y grupos de interés.
• Los eventos, conferencias, actividades sociales y cortesías
para los empleados están diseñadas para mejorar el espíritu
de equipo, para reconocer el trabajo bien hecho, promover el
optimismo y permitir a los empleados conocerse entre sí en un
ambiente informal. El evento siempre debe ser apropiado para
este propósito y no debe dar la impresión de extravagancia o
desperdicio y debe ser consistente con actividades similares que
se realicen dentro de la Compañía.
14. Cortesías/regalos de negocios inaceptables
Los empleados no pueden utilizar su posición en la Compañía para solicitar algún tipo de favor, pago, descuento, viaje, alojamiento, regalo o préstamo de
parte de los proveedores, clientes o grupos de interés.
Una solicitud de este tipo pone a la otra persona en una posición en la cual
él/ella se siente con la obligación de hacer el favor o dar el regalo, para evitar
perder el negocio con la Compañía o recibir un mal servicio. Estas prácticas
están totalmente prohibidas.
Los empleados no deben actuar en el nombre de organizaciones sin fines de
lucro u organizaciones de caridad para solicitar regalos, dinero o tiempo de los
proveedores, clientes o grupos de interés.
Los empleados deben tratar de anticipar y evitar situaciones que puedan
terminar en el ofrecimiento de un regalo o cortesía inaceptable.
39
Cuando la alta dirección determina que un regalo o cortesía ofrecida a un
empleado no debe ser aceptado o en el caso que ya lo haya aceptado, el empleado no debe quedárselo, se debe tomar alguna de las siguientes acciones:
• El empleado o el Gerente debe declinar el regalo o cortesía de
negocios y explicar que la política de la Compañía prohíbe que se
acepte.
• Si el regalo ha sido inicialmente aceptado, devolverlo al donante
con una nota cortés explicando que la política de la Compañía
prohíbe que lo acepte.
• Cuando hay épocas especiales, los regalos que puedan
comprometernos, debe entregarlos al Vicepresidente de
Recursos Humanos de manera que lo utilice como un incentivo
para los empleados o que lo done a la caridad. En este caso, el
Vicepresidente de Recursos Humanos debe informar al proveedor
o cliente que su regalo ha sido recibido por la Compañía y el uso
que se le va a dar.
a. Regalos internos a los empleados
Se pueden entregar regalos razonables a los empleados por motivo
de años de servicio, despedidas y en otras ocasiones, pero deben
ser razonables y adecuadamente autorizados por la administración y
dentro del presupuesto.
b. Cortesía de productos de la Compañía para los empleados
Los productos de la Compañía que son otorgados a los empleados son
para ser consumidos por los empleados con sus familias y amigos con
el propósito de promover las marcas de la Compañía. Todo tipo de
negociaciones con esta clase de regalos están prohibidas. No deben
venderse.
Los regalos de productos de la Compañía a terceros no deben ser excesivos o
frecuentes, deben estar debidamente autorizados y dentro de las posibilidades
del presupuesto.
40
Reporte de
comportamiento no Ético
La Compañía no justificará el comportamiento no ético, ni deben hacerlo los
empleados de la Compañía. Cuando se considere que esta sucediendo una
conducta no ética o una situación que va en contra de estos lineamientos, debe
reportarse. Este reporte debe hacerse mediante los canales para reportar establecidos por la Compañía y al nivel apropiado.
1. Objetivo
Adoptar un único procedimiento a seguir para reportar los eventuales
comportamientos no éticos en Industrias La Constancia, el cual tiene validez
para todos los reportes de proveedores y clientes de Industrias La Constancia,
ya sea a nivel local o internacional.
2. Comité de ética
La Compañía ha conformado un Comité de Ética constituido por cuatro miembros, entre quienes estarán el Vicepresidente de Asuntos Corporativos, el
Vicepresidente de Recursos Humanos, un tercero elegido por el Presidente
de la Compañía, así como un miembro suplente quien también es elegido por
el Presidente de la Compañía y será invitado a reuniones cuando alguno de
los otros tres miembros esté ausente de la ciudad, o esté de vacaciones y sea
indispensable reunir al Comité. Se sugiere que este cuarto miembro sea un
Vicepresidente.
Asimismo, la figura de Oficial de Ética o secretaría Técnica del Comité de Ética
aparecerá como parte del Comité para dar seguimiento a los casos, actas y
resoluciones.
41
Las siguientes son las principales funciones del Comité de Ética:
• Supervisar el cumplimiento de la Política de Ética Corporativa.
• Recibir, registrar y darle seguimiento a la investigación de cualquier
reporte recibido sobre conducta no ética en la Compañía.
• Recomendar a la administración las medidas consideradas
relevantes, referentes a los reportes de conducta no ética.
• Informar al Comité de Auditoría sobre los reportes de conducta
anti-ética recibidos, las investigaciones realizadas y las recomendaciones hechas a la Administración con relación a ello.
• Generar un informe trimestral.
El Comité de Ética debe reunirse tantas veces como se considere necesario,
pero al menos una vez al mes. Se deben redactar actas trimestrales, resumiendo las decisiones adoptadas en tales reuniones, y tales actas serán firmadas por los miembros del Comité.
En principio, solo los miembros del Comité de Ética deberán participar en dicha
reunión. Solo excepcionalmente y si hubiera una necesidad justificada o conveniente, pueden haber terceros invitados a participar en la reunión o en parte de
la misma, siempre acatando los principios de confidencialidad.
El Comité de Ética deberá debatir con la presencia de por lo menos dos de
sus miembros y deberá tomar sus decisiones de forma unánime. Si no hubiera acuerdo, se deberá consultar al Presidente de la Compañía, quien deberá
definir cuál será el final del caso.
Todos los empleados de la Compañía están obligados a cooperar con las investigaciones realizadas u ordenadas por el Comité de Ética. La falta de cooperación en un procedimiento o proporcionar intencionalmente información
falsa o incompleta, deberá ser evaluada en el momento oportuno para determinar la seriedad de la misma y deberá enviarse a la Vicepresidencia de Recursos
Humanos para la correspondiente investigación disciplinaria.
42
3. Mecanismos para reportar
Cualquier reporte que se realice, a través de los siguientes medios, será tratado
con confidencialidad:
• Llamando a la Línea Ética al 2211-2247 donde se recibirá el reporte
en una autocontestadora y será grabado para el correspondiente
seguimiento. El o la empleada que reporte el caso podrá dejar sus
datos para darle respuesta o puede ser anónimo, en este último
caso se seguirá la investigación correspondiente pero el Comité
de Ética no podrá otorgar respuesta por el anonimato.
• Correo electrónico: [email protected]
Por otra parte, todas las áreas deben enviar a la Vicepresidencia de Asuntos
Corporativos cualquier reporte de conducta no ética que eventualmente se reciba directamente en esa área.
Cuando se trata de un reporte relacionado con los bienes de la Compañía o a un
eventual soborno de proveedores o clientes, el Comité de Ética enviará el caso
Auditoría Interna para llevar a cabo la investigación correspondiente.
Cuando la naturaleza del reporte lo merezca, la investigación deberá ser solicitada a otro Vicepresidente o Director.
Cuando el reportado sea un Vicepresidente se deberá notificar al Comité de
Ética Regional y al Presidente de Industrias La Constancia sobre el reporte recibido y el proceso que se siguió.
Cuando sea pertinente, se deberá recordar a las partes involucradas que ningún
tipo de represalia es permitida. Asimismo, se le recordará a quien haya hecho
el reporte que él/ella deberá notificar sobre cualquier amenaza o recriminación
recibida como consecuencia del reporte de conducta no ética presentado.
El empleado que reportó la eventual conducta anti-ética, deberá ser comunicado sobre la decisión solo cuando la discusión del tema le concierna directamente (acoso laboral, acoso sexual, pago de tiempo extraordinario, entre otros).
43
4. Comunicación para empleados
Cuando sea pertinente y de acuerdo a la Ley local vigente, deberá publicarse la
penalidad que se determine en el reporte del procedimiento no ético aplicado
a un empleado.
Si hubiese casos relacionados a crímenes, la penalidad solo puede hacerse
pública cuando ya ha habido sentencia formal ante un Juez de la República.
Siempre que se trate de la vida privada de un empleado, la penalidad no puede
hacerse pública, respetando así sus derechos.
No obstante, siempre que se considere ilustrativo, el comportamiento no ético
detectado deberá ser informado, manteniendo la confidencialidad del sistema,
pero reforzando el mensaje de la Política de Ética de la Compañía.
5. El principio de buena fe
De acuerdo con la Política de Ética las personas que hacen reportes simplemente para hacer daño a otra persona serán sancionadas.
El Comité de Ética puede ordenar la apertura de una investigación para un reporte que sea considerado que se ha llevado de mala fe.
En este caso, la nueva investigación deberá ser registrada en el orden consecutivo y se seguirá el procedimiento establecido.
6. Sugerencias, peticiones y quejas
Si se recibieran sugerencias a través de la Línea Ética para mejorar los procedimientos o peticiones que implican solicitudes de información o procedimientos administrativos, pero los cuales no implican una denuncia contra un empleado, tales sugerencias deberán presentarse a la persona responsable por su
procedimiento y el solicitante deberá ser informado al respecto.
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Si se recibieran quejas, las cuales debido a su naturaleza meramente
administrativa deben ser manejados por el área de Recursos Humanos, deberán
ser enviados a la persona responsable de su procedimiento y el solicitante
deberá ser informado al respecto.
Definiciones
Alta Dirección: Incluye al presidente y vicepresidentes de Industrias La
Constancia.
Compañía: Se refiere a Industrias La Constancia.
Empleado: Una persona que trabaja para Industrias La Constancia.
Miembro de la Familia: .Una persona que está relacionada hasta un
segundo grado de consanguinidad, hasta un segundo grado de afinidad
con un empleado de la empresa.
Relación de Consanguinidad:
Primer grado: Entre padres y sus hijos.
Segundo grado: Entre hermanos / hermanas.
Relación por afinidad:
Primer grado: Entre suegro/suegra y sus yernos/nueras.
Segundo grado:.Entre cuñado/cuñada y sus cuñados/cuñadas.
45
Proveedor: Un tercero que proporciona bienes o servicios a la Compañía.
También incluye pero no se limita a contratistas, consultores y asesores.
Personal Outsourcing: Persona contratada a través de un tercero y que
presta sus servicios profesionales a Industrias La Constancia.
Consultores: Empresa o persona que presta sus servicios profesionales a
Industrias La Constancia.
46
ANEXOS
Anexo 1. - Cómo resolver dilemas éticos Proceso de decisión
Cuando se enfrenta a un dilema ético, uno se puede preguntar lo siguiente:
¿Cuál es el problema?
Comprenda el problema
¿Cuál es la práctica ética que está en
tela de juicio?
Piense sobre el efecto que el
problema puede causar en
otras personas
¿La situación afecta a la compañía o a
otras personas?
Obtenga asesoría
¿Qué políticas o procedimientos
pueden ayudar a resolver el problema? ¿A quién se le puede solicitar
asesoría? Considere cómo reducir
el daño, cómo proporcionar ayuda
y cómo respetar los derechos de las
personas involucradas.
Tome una decisión acerca de la cual se
sienta orgulloso de contar a su familia y amigos, ahora y dentro de cinco
años
¿Cómo cambiaría usted el sistema o
procesos de la compañía de manera
que este problema no pueda ocurrir
de nuevo?
Encuentre una solución sobre el
problema
Haga una solución
Aprenda sobre su experiencia
47
Anexo 2.
Cómo resolver dilemas éticos —Algunos ejemplos prácticos—
Corrupción y soborno
1) P: Un contratista ofrece a un empleado un regalo para que no reporte el
hecho de que él no está cumpliendo con la ejecución del contrato. ¿Es
esto aceptable?
R: No, esta es una forma de soborno, mediante el ofrecimiento de algo a
cambio de no desempeñar un deber en la posición.
2) P: Un empleado da al hijo de un colega un fin de semana con todos los
gastos pagados en un lugar turístico, con tal que el colega le emita una
constancia de trabajo que haga constar que él o ella tiene un menor
nivel de ingresos, porque él no quiere que su familia sepa su verdadera
situación financiera. ¿Se puede hacer esto?
R: No, esto es también una forma de soborno por intentar hacer que un
empleado haga algo que sea contrario a su responsabilidad.
3) P: Un proveedor ofrece dinero a un empleado con el propósito de
obtener su pago más rápido. ¿Se puede considerar este ofrecimiento
como no ético?
R. Sí, porque ofrecer dinero por un acto que el empleado debe realizar
como parte de sus funciones es también un soborno.
48
Conflicto de interés
4) P: Un proveedor está registrado en el mercado de valores. Un empleado
recibe una oferta de comprar las acciones de este proveedor a un
precio preferencial. ¿Puede aceptarse esto?
R: No, este es un conflicto de interés y el empleado debe establecer un
ejemplo de comportamiento ético.
5) P: Un Vicepresidente recomienda que ciertos proveedores sean tomados
en consideración en el área de compras. ¿Es este comportamiento
aceptable?
R: No, los Vicepresidentes deben abstenerse de recomendar a terceros
como proveedores de la Compañía, porque puede ser interpretado
como ejercer una presión inapropiada sobre los empleados. Quien
desee convertirse en proveedor debe pasar por los procedimientos
establecidos para este propósito.
6) P: Un Vicepresidente constantemente utiliza los servicios de una firma
consultora en la cual tiene un amigo personal cercano a quien
ha conocido por varios años. Sin embargo, usted siente que los
consultores son demasiado caros y además tienen bajo desempeño.
¿Puede esto originar una preocupación ética?
R: Si, ésta es una preocupación ética, pues el Vicepresidente no tiene
objetividad y puede permitir un exceso de pago por un servicio que
también es insatisfactorio.
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7) P: Un proveedor potencial invita a un empleado y a su familia a pasar
vacaciones con todos los gastos pagados. ¿Es esta conducta aceptable?
R: No. El empleado debe excusarse de participar en el proceso de toma
de decisión para el proveedor.
8) P: Una firma de inversión bancaria ofrece servicios de consultoría a la
Compañía. Al empleado que es responsable de manejar la relación
ocasionalmente se le ofrece información sobre precios de acciones en
el mercado. El empleado ganaría comercialmente por la adquisición de
acciones. ¿Debería el empleado antes mencionado estar involucrado
en el proceso de toma de decisiones para seleccionar los servicios de
este banco?
R: No, porque el empleado tiene un conflicto de interés y debe excusarse
del proceso de toma de decisiones. Adicionalmente, su conducta
personal en la compra de acciones en otras Compañías puede constituir
un comportamiento no ético por utilizar información privilegiada.
9) P: Un empleado necesita ingresos extra y quisiera trabajar en las noches,
¿es esto aceptable?
R: No, porque el trabajo interfiere con sus actuales responsabilidades, y
representa un conflicto de interés, y afecta su desempeño.
10) P: El cónyuge de un Gerente de Recursos Humanos de la Compañía
administra una pequeña agencia de personal. ¿Sería ético que el
Gerente refiera curriculums del personal de la Compañía a su esposa?
R: No, habría un conflicto de interés, ya que estaría ayudando a dar a
su cónyuge potenciales negocios. Esto tampoco es considerado como
una práctica comercial aceptable y puede ser vista como ayuda a su
cónyuge para contratar al personal de la Compañía.
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11) P: El sobrino de un miembro del personal de ventas tiene un bar al cual
la Compañía le provee de cerveza. ¿Es este un conflicto de interés?
R: Si, es un conflicto de interés y debe ser declarado. Adicionalmente,
este empleado no debe estar involucrado en el proceso de ventas para
su sobrino.
12) P: Un empleado de mercadeo utiliza los servicios de una agencia de
mercadeo en donde su hija es diseñadora creativa en la cuenta de la
Compañía. La hija no está en una posición gerencial. ¿Podría esto
constituir un conflicto de interés?
R: Si, los empleados deben evitar en todo momento tomar decisiones
sobre alternativas de proveedores con los que tienen una relación
personal. Puede aún ser legítimo utilizar los servicios de la agencia,
pero el gerente con la relación no debe tomar esta decisión y también
debe declarar que tiene una relación personal con el propósito de
asegurar que se han seguido los procedimientos de la Compañía para
seleccionar imparcialmente proveedores.
13) P: Un miembro del personal en Recursos Humanos ofrece sus servicios
como capacitador para una consultoría después de horas de trabajo
y durante los fines de semana. Él/ella también cumple una función
de capacitación como parte de sus responsabilidades en la Compañía.
¿Es esto aceptable?
R: Si, siempre y cuando no haya un conflicto de interés y no interfiera
en sus responsabilidades de trabajo en la Compañía y que él/ella
haya notificado a su jefe inmediato por escrito y haya recibido la
aprobación necesaria. Él/ella no deberá utilizar el tiempo, programas
de capacitación, información o recursos de la Compañía para
sus compromisos externos. No deberá de utilizar información o
procedimientos de la Compañía para las capacitaciones externas que
realice.
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14) P: El cuñado de un empleado trabaja en una agencia de viajes que
también es un proveedor para la Compañía. ¿Representaría esto un
conflicto de interés?
R: Si, esto es considerado un conflicto de interés. El empleado debe
declarar esta relación por escrito al Vicepresidente de Recursos
Humanos y él o ella deben ser excluidos del proceso de selección para
este servicio.
15) P: El suegro de un empleado posee un importante número de acciones
en un proveedor de la Compañía. ¿Representaría esto un conflicto de
interés?
R: Sí, el empleado debe declarar este conflicto de interés y excusarse
del proceso de toma decisiones para la selección de este tipo de
proveedores.
16) P: Un Vicepresidente recientemente nombró a su sobrina en una posición
en la Compañía. ¿Es esta una práctica aceptable?
R: No, los parientes no pueden ser contratados en la Compañía y los ya
existentes deben trabajar en áreas funcionales distintas.
17) P: Un Director de división quiere contratar a su sobrina, quien es
una excelente profesional, para una posición en su área. ¿Es esto
permitido?
R: No, los Directores de división no tienen permitido contratar a
parientes en la misma área donde ellos trabajan. Asimismo, ningún
otro empleado debe contratar familiares.
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18) P:
Un empleado fue nombrado como Presidente de la Asociación de
Ciudadanos para la Conservación y Restauración de Sitios Históricos
en El Salvador. ¿Puede aceptar?
R: Si, siempre y cuando él/ella solicite autorización previa del presidente
de la Compañía para aceptar el nombramiento, ya que primero deberá
hacerse una revisión para comprobar que no hay conflictos de interés
reales o potenciales con la Compañía, SABMiller plc o sus subsidiarias.
Relaciones y comportamiento
19) P: Un empleado tiene el hábito de hacer bromas sexistas. ¿Podría esto ser
considerado como un comportamiento discriminatorio inaceptable?
R: Si, es una forma de discriminación que está prohibida a los empleados.
También podría ser considerada como un acoso sexual, dependiendo
de las circunstancias.
20) P: Un supervisor ha estado haciendo a un colega preguntas íntimas
sobre su vida sexual. ¿Puede esto ser interpretado como un acto
inaceptable?
R: Sí, la Compañía promueve el respeto y dignidad para todos los
empleados. Este tipo de preguntas puede ser considerado una forma
de acoso sexual dependiendo de las circunstancias.
21) P: En un reciente evento de la Compañía un Gerente bebió mucho e hizo
insinuaciones sexuales a una empleada, una actitud que normalmente
no mostraría cuando no ha bebido. ¿Es este comportamiento
aceptable?
R: No, esta es una conducta inaceptable, no solo por el acoso sexual sino
también por no beber responsablemente, lo cual afecta la imagen de
la Compañía.
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22) P: Una empleada que tiene un romance con su Vicepresidente fue
promovida dentro de su área sin cumplir con los requerimientos
adecuados para el puesto. Usted cree que la promoción fue debida a
su relación y no a sus aptitudes para la posición. ¿Qué se debe hacer
para que la Compañía investigue este tipo de promoción?
R: Si usted tiene razones para creer que la promoción fue debida a la
relación y no a las aptitudes de la empleada, tiene el derecho de
solicitar una investigación mediante los canales adecuados para
reportarlo. Además, este tipo de relaciones es inaceptable en la
Compañía.
23) P: Un empleado de la Compañía tiene el hábito de hacer propuestas
sexuales, bromas y coquetear con los proveedores del sexo opuesto.
El empleado dice que es solo simple cuestión de tener buenas
relaciones entre proveedor-cliente. ¿Cree la Compañía que esta es
una conducta inapropiada?
R: Sí, este tipo de trato es considerado no profesional y entra conflicto
directo con la imagen que la Compañía desea reflejar en el mercado y
por lo tanto no es recomendada ni tolerada.
24) P: Hay un rumor de que en cierta área de la Compañía, el Gerente
requiere de favores sexuales de aquellas personas que contrata bajo
términos de período fijo y con el propósito de extender sus contratos.
Dado que es únicamente un rumor, no se cómo proceder para que
alguien investigue si es cierto o no.
R: Usted debe reportar esto a través de los canales regulares. La
Compañía considera esta situación como totalmente inaceptable e
investigará cuidadosa y confidencialmente todos los casos que sean
reportados.
25) P:
Durante el lanzamiento de un producto se propuso un juego que
requiere beber cerveza excesivamente. ¿Es esto aceptable?
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R: No, la Compañía promueve el consumo responsable de alcohol y no
apoya las actividades que involucran la bebida excesiva de alcohol.
Uso inadecuado de los activos y recursos de la Compañía
26) P:
¿Puede un empleado llevar a casa una de las computadoras portátiles
de la oficina?
R: Si, siempre que él/ella la necesite para desempeñar sus funciones y
haya obtenido el permiso respectivo.
27) P: Un Vicepresidente de la Compañía es el Presidente del consejo escolar.
¿Puede pedir a su secretaria que escriba las minutas de las reuniones
del consejo?
R: Si, siempre que la secretaria no tenga objeción. El trabajo de este
tipo no deberá interferir con las funciones regulares de la secretaria y
deberá encomendarse solo de manera ocasional.
28) P: Un Vicepresidente ha solicitado a un empleado en su área que
desempeñe trabajo personal en su casa y fuera de horas laborales.
¿Es esto aceptable?
R: No, el ejecutivo está haciendo mal uso de su posición al solicitar al
empleado que le ayude y debe remunerarle el trabajo realizado. Si
hubiera una indicación de mal uso de su posición o si dicho trabajo
se llevara a cabo en horas hábiles, este deberá reportarse a la alta
dirección.
29) P: Un Gerente que tiene problemas periódicamente con la autorización
de bienes a través de aduana. Él/ella se da cuenta que con frecuencia
se utilizan agencias especiales que están más familiarizadas con los
procesos y procedimientos aduanales. ¿Puede la Compañía utilizar
tales agencias?
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R: Si, siempre que la agencia esté legalmente establecida, registrada como
un proveedor de servicios para la Compañía y haya sido seleccionada
a través de los procedimientos correspondientes.
30) P:
Mientras se encuentra en un viaje de negocios un ejecutivo de la
Compañía se encuentra con un viejo amigo. ¿Puede utilizar su tarjeta
de crédito corporativa para pagar la cena de ambos?
R: No, se debe utilizar la tarjeta de crédito personal y a su regreso solicitar
un reembolso de gastos para su propia comida. La tarjeta de crédito
de la Compañía puede solo ser utilizada para gastos específicos de la
Compañía.
31) P: Un empleado tiene un amigo en el negocio de las fotocopiadoras, el
mismo que puede ofrecer a la Compañía un mejor servicio en términos
de calidad, precio y oportunidad. ¿Sería no ético que la Compañía
contrate este servicio?
R: No, siempre y cuando el potencial proveedor se registre como
proveedores de la Compañía y cumpla con el proceso de selección
bajo los procedimientos establecidos. Con el propósito de evitar algún
mal entendido en términos de conducta ética, el empleado no deberá
estar involucrado en el proceso de toma de decisión de la selección del
proveedor o pago del mismo.
32) P: Un proveedor desea que sus pagos se realicen fuera del país con el fin
de evitar el pago de impuestos. ¿Es esta práctica aceptable?
R: No, esto es esperar que la Compañía se comporte de una forma no
ética mediante la realización de pagos en contra de los requerimientos
legales.
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33) P: Un empleado con frecuencia presenta solicitudes de reembolso de
gastos de transporte por un valor demasiado alto considerando las
distancias. ¿Es esta práctica aceptable?
R: No, los reembolsos por gastos de transporte deben hacerse por el
gasto real incurrido y la Compañía se reserva el derecho de verificar
que sean verdaderos.
34) P: Cuando los empleados requieran comidas en restaurantes externos
debido a actividades relacionadas con el trabajo, solicitan un
reembolso de gastos a través del fondo de caja chica. ¿Es esta práctica
aceptable?
R: Sí, gastos de representación como en este caso y estrictamente
relacionados al trabajo son aceptables a un costo razonable y con
la autorización respectiva del Director o Vicepresidente, según
corresponda.
35) P: Los proveedores constantemente colman de regalos y cortesías a los
empleados de compras y tesorería. Todos los aceptan sin problemas.
¿Es esto aceptable?
R: No, recibir constantes regalos y cortesías puede exponer al empleado
a un conflicto de interés.
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Información privilegiada de la Compañía
36) P: Un empleado tiene conocimiento de que un Gerente está actuando de
manera no ética. ¿Puede el empleado abordar a la prensa sobre este
tema?
R: No, este es un asunto interno. El empleado debe reportar la acción a
través de los canales establecidos. La Compañía tomará las medidas
que considere necesarias.
37) P: Un amigo que trabaja para otra Compañía ha solicitado una copia del
manual de Políticas de Recursos Humanos. ¿Se la puedo proporcionar?
R: No, no sin la autorización previa por escrito del Vicepresidente
respectivo, dado que esta información es propiedad de la Compañía.
38) P: El mismo amigo está solicitando información confidencial de la
Compañía. ¿Se la puedo proporcionar?
R: No, si la información es confidencial, no se puede comunicar, aún a un
amigo.
39) P: Un colega recién ha obtenido información confiable y potencialmente
perjudicial sobre un competidor. ¿Debería éste publicar la información
y dañar la imagen del competidor?
R: No, esto sería considerado como una práctica éticamente cuestionable.
40) P: Un antiguo empleado de un competidor que ahora trabaja para la
Compañía tiene información confidencial del competidor. ¿Puede la
Compañía solicitarle esta información?
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R: No, esto sería considerado como una práctica éticamente cuestionable
hacia la competencia.
Inversión en acciones de SABMiller plc
41) P: Un amigo de un Vicepresidente de la Compañía le solicita asesoría
para decidir si invierte dinero en acciones de SABMiller plc a través
de la bolsa de valores de Londres, ya que ha escuchado que es una
inversión segura y sería especialmente rentable debido a una futura
compra de una Compañía cervecera que realizará SABMiller. ¿Puede
el Vicepresidente darle consejo a su amigo?
R: No, no es permitido. Él/ella no debe proporcionar información alguna,
ni revelar ninguna de las estrategias de negocios de SABMiller. Al
hacer esto se infringirían las reglas del mercado de valores de Londres,
el Código de Conducta de SABMiller y los lineamientos éticos de la
Compañía.
Inversión en acciones de subsidiarias de SABMiller plc
42) P: Un empleado tiene información privilegiada e importante, la cual
aumentaría considerablemente el precio de la acción. ¿Puede el
cónyuge del empleado comercializar acciones en representación del
empleado?
R: No, él/ella estaría utilizando información privilegiada para beneficio
personal.
Ambiente laboral saludable y seguro
43) P: Algunos de los miembros del personal en mi departamento no están
preparados para usar el equipo de seguridad requerido. Ellos dicen
que el equipo es incómodo y estorba para trabajar. ¿Se les puede
permitir ejercer su gusto en este tema?
R: No, la Compañía tiene un deber legal de garantizar la salud y seguridad
del personal. Es por lo tanto mandatario utilizar el equipo que ha
sido especificado para cada tarea. Si el empleado considera que se
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le pueden hacer mejoras para hacerlo más cómodo, él o ella puede
someter a consideración una sugerencia a través de los canales
normales.
44) P: Un colega se ha dado cuenta de un potencial y peligroso derrame
químico de una de las plantas de la Compañía hacia una corriente
cercana. ¿Puede la persona reportar este derrame directamente a los
periódicos?
R: No, la primera prioridad de los miembros de Seguridad Industrial
debe ser detener el derrame, reportándolo al departamento
correspondiente en la Compañía. Si no se tomara ninguna acción
correctiva, él/ella debe escalar el problema a la alta dirección, quienes
se asegurarán que se tomen acciones correctivas inmediatas y harán
las comunicaciones correspondientes.
45) P: Un miembro del personal contaminó por error un lote de cerveza
embotellada, él/ella teme perder su empleo si reporta el incidente.
¿Qué debe hacer?
R: El empleado tiene una responsabilidad directa hacia la Compañía,
hacia los clientes y potenciales consumidores y por lo tanto está
obligado a reportar el error a su jefe inmediato. Al momento de tomar
decisiones respecto a este caso la Compañía evaluará los hechos del
caso en consideración, junto con el sentido de responsabilidad del
empleado al reportarlo.
Regalos y entretenimiento
46) P: Un representante de un proveedor me dio un juego de bolígrafo y
lápiz. ¿Puedo quedármelo?
R: Si, siempre y cuando el juego tenga un valor nominal bajo, y los regalos
no ocurran con frecuencia, y que hayan regalos similares disponibles
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para otros clientes. Si el valor del regalo es mayor a los US $100.00
debe procederse como se establece en esta política.
47) P: Una Compañía proveedora ha ofrecido a un empleado un descuento
personal sobre un producto. ¿Puede éste aceptar la ventaja que se le
ofrece?
R: Si, pero solo si el descuento personal está también disponible a otros
empleados de la Compañía bajo los mismos términos y condiciones.
48) P: En una reciente campaña de mercadeo se entregaron relojes
conmemorativos de la Compañía como cortesía para los proveedores
y clientes. Varios relojes sobraron de la campaña. Dado que parecería
no haber mercado adicional para estos relojes, ¿sería aceptable darlos
a amigos y familia?
R: No, los relojes fueron diseñados para uso promocional y por lo
tanto siguen siendo propiedad de la Compañía. La Vicepresidencia
responsable de estos artículos debe determinar la forma en que se
distribuirían de acuerdo a los parámetros éticos establecidos en esta
Política.
49) P: Los empleados de la Compañía que son voceros en conferencia
en nombre de la Compañía con frecuencia reciben regalos como
agradecimiento por su tiempo y esfuerzo. ¿Es esto aceptable?
R: Si, siempre que el regalo no sea excesivo, sea reportado al jefe
inmediato del empleado y que sea registrado en el registro de regalos
como se establece en esta Política.
50) P: Un Gerente de la Compañía donó productos a un proveedor por un
trabajo bien realizado. ¿Es esto aceptable?
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R: Si, se puede entregar una donación de producto en razonable cuantía,
si la apropiada autorización fue obtenida previamente. Tampoco dicha
donación debe ser de naturaleza frecuente.
51) P: Un empleado ha sido invitado por un proveedor para participar en
un evento deportivo internacional. La invitación incluye boletos
aéreos y alojamiento. Clientes de Compañías competidoras también
participarán, y el empleado tendrá una valiosa oportunidad de
interactuar con ellos. ¿Debe aceptar la invitación?
R: Sí, puede aceptar la invitación, pero antes de aceptarla debe obtener
la aprobación del Presidente de la Compañía para asistir y obtener la
aprobación de que la Compañía pagará los gastos de viaje en los que el
empleado incurrirá.
52) P: Un colega en compras con frecuencia va a almorzar con el mismo
proveedor. ¿Es este un comportamiento aceptable?
R: No, esta es una práctica cuestionable, ya que se puede dar la impresión
de que el proveedor tiene la posibilidad de influir indebidamente sobre
el empleado de la Compañía. El entretenimiento excesivo tampoco es
permitido. Se debe tener cuidado a este respecto.
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www.laconstancia.com
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