Universidad Tecnológica de Querétaro

Universidad
Tecnológica de
Querétaro
Firmado digitalmente por Universidad
Tecnológica de Querétaro
Nombre de reconocimiento (DN):
cn=Universidad Tecnológica de
Querétaro, o=UTEQ, ou=UTEQ,
[email protected], c=MX
Fecha: 2014.05.06 13:22:50 -05'00'
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO
Nombre del proyecto:
“IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE COSTOS DE
VENTA”
Empresa:
AJAX TOCCO DE MÉXICO S.A. DE C.V.
Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de:
INGENIERO EN INNOVACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL
Presenta:
ANGÉLICA CHÁVEZ GÓNZÁLEZ
Asesor de la UTEQ
Asesor de la Organización
Prof. Ángel Parra Martínez
C.P. y M.F. Pedro Palacios de Jesús
____________________
____________________
Santiago de Querétaro, Qro. Abril del 2014.
Resumen
En el siguiente proyecto se muestra lo que se realizará en la estadía dentro de
la empresa Ajax Tocco de México, durante un periodo de tres meses. Ajax
Tocco de México es una empresa especializada en la fabricación de máquinas
por medio de la inducción de calor y equipos de gran utilidad en empresas del
ramo automotriz, mecánico y metalúrgico, cuenta con aproximadamente 35
empleados y fue creada en el año 1992. Al analizar un poco la empresa nos
percatamos que el Departamento de Contabilidad no estaba funcionando
correctamente, y no exactamente el departamento si no el programa que
utilizan llamado SAE, así surgió este proyecto, en el cual se realizó una
implementación del sistema de información del costo de ventas para verificar si
la información arrojada del SAE era correcta o bien, los datos ingresados a este
habían sido alterados. Al final se implementó un sistema de información, el cual
contiene los pasos para elaborar el costo de ventas y todos los procedimientos
que se siguieron para llegar a este, con la finalidad de que nos permitirá el
ahorro de tiempo evitando la repetición de instrucciones, sirviendo como medio
de integración y orientación al personal nuevo, como también el mismo
Departamento de Contabilidad puede seguir haciendo las comparaciones de los
resultados.
(Palabras clave: sistema, información, implementación.
2
Summary
The project describes the work developed in the company Ajax Tocco de México
during three months. Ajax Tocco de Mexico is a company dedicated to
elaborated machinery for automotive industrial companies and was created in
1992. During the information reviews within the accounting department, some
problems in the information provided by the SAE program were found, for that
reason, it was necessary to have a system to compare information from SAE to
eliminate mistakes. The project describes an information system to calculate
the cost of sale in the company and the complete procedure to reach it. It
mentions how with the help of this information system, personnel will be able to
compare information with the SAE program and thus have another tool to review
the information.
3
Dedicatorias
Gracias a esas personas importantes en mi vida, que siempre estuvieron listas
para brindarme toda su ayuda, ahora me toca regresar un poquito de todo lo
inmenso que me han otorgado. Con todo mi cariño está tesis se las dedico a mi
familia y a mi novio.
4
Índice
Resumen ................................................................................................................................. 2
Summary................................................................................................................................. 3
Dedicatorias ............................................................................................................................ 4
Índice………………………………………………………………………………………………………………………………………5
I.
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 6
II.
ANTECEDENTES ........................................................................................................ 7
III.
JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................11
IV.
OBJETIVOS ...............................................................................................................12
V.
ALCANCE ....................................................................................................................13
VI.
ANALISIS DE RIESGOS...........................................................................................14
VII.
FUNDAMENTACIÓN TEORICA ..............................................................................15
VIII.
PLAN DE ACTIVIDADES ..........................................................................................24
IX.
RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES .............................................................25
X.
DESARROLLO DEL PROYECTO ............................................................................26
XI.
RESULTADOS OBTENIDOS ...................................................................................35
XII.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..........................................................36
XIII.
ANEXOS
XIV.
BIBLIOGRAFIA
5
I.
INTRODUCCIÓN
El presente proyecto muestra paso a paso todo lo que se realizó para lograr la
Implementación de un Sistema de Información del Costo de Ventas para la
toma de decisiones, en donde se aplicarán los conocimientos obtenidos durante
la Ingeniería en Innovación y Desarrollo Empresarial en la Universidad
Tecnológica de Querétaro. La compañía Ajax Tocco de México S.A. de C.V. se
especializa en la fabricación de máquinas de inducción de calor y equipos de
gran utilidad en empresas del ramo automotriz, mecánico y metalúrgico.
Durante la ejecución del proyecto se fue recolectando información como: costos
de material, mano de obra, horas de ingeniería, horas de manufactura, cargos
indirectos y costos ajenos a la producción, compras a proveedores, entre otros,
para obtener un Costo de Ventas mensual y así poder evaluar y comparar los
resultados.
El objetivo de este proyecto es que el Departamento de Contabilidad cuente con
un Sistema de Información que le permita generar datos para ayudar en la
planeación, evaluación y control de las operaciones.
Al final los resultados
obtenidos se tomaran en cuenta para corregir los errores y anomalías que
puedan tener dentro del programa SAE y así poder seguir con un correcto
funcionamiento contable.
(Elaboró: Angélica Chávez - Alumna)
6
II.
ANTECEDENTES
Ajax Tocco Magnethermic Corporation, fundada en Ohio, visualizó a
Querétaro como una entidad ideal para expandir su presencia en el mundo
debido a la ubicación estratégica en el territorio nacional, además de ser un
estado en constante crecimiento industrial y estabilidad social, fue así cuando
decidieron crear en 1992 Ajax Tocco de México S.A. de C.V.
La compañía está especializada en la fabricación de máquinas por medio de la
inducción de calor y equipos de gran utilidad en empresas del ramo automotriz,
mecánico y metalúrgico, cuenta con aproximadamente 35 empleados quienes
se dedican a desarrollar, diseñar, vender, etc. los diferentes tipos de máquinas
que el cliente solicita. Ajax Tocco de México, S.A de C.V. se encuentra ubicado
en Av. Manantiales
# 11 Parque Industrial Bernardo Quintana, en el municipio
de El Marqués, Querétaro, C.P. 76246.
7
1. Misión
Somos una compañía líder de giro metal-mecánico, dedicada a la fabricación de
hornos para el calentamiento y fundición de metales mediante la inducción de
calor, realizando productos de calidad de acuerdo a los estándares
internacionales de producción, logrando así la satisfacción de nuestros clientes.
(Elaboró: Angélica Chávez - Alumna)
2. Visión
Se posicionara en el mercado nacional e internacional como una empresa con
la mejor tecnología en producción, innovación, diseño y servicio para el ramo
automotriz, mecánico y metalúrgico.
(Elaboró: Angélica Chávez - Alumna)
3. Política
Hacer las cosas con calidad mundial, rápido, a la primera y con el menor costo
posible.
8
4. Objetivos

Cumplir con los requisitos establecidos por el cliente en los trabajos
solicitados.

Mejorar en forma continua la eficacia del sistema de gestión de la calidad
para aumentar la satisfacción del cliente.
(Elaboró: Angélica Chávez. - Alumna)
5. Valores

Calidad. Calidad es cumplimiento de requisitos.

Responsabilidad. Mejorar sin límites los rendimientos en el tiempo y los
recursos propios del cargo que se tiene.

Puntualidad. Disciplina de estar a tiempo para cumplir nuestras
obligaciones.
9
6. Organigrama
10
III.
JUSTIFICACIÓN
Con el objetivo de poner en práctica el aprendizaje obtenido durante la
ingeniería en la Universidad Tecnológica de Querétaro, se desarrolla este
proyecto con la finalidad de que el Departamento de Contabilidad adquiera un
Sistema de Información para hacer más eficiente el trabajo, y así poder
identificar y analizar los diferentes elementos de los costos asociados con la
fabricación de los productos, con el objetivo de contribuir con la planificación, el
control y la gestión de la compañía, proporcionando informes para determinar
los resultados y valorizar los inventarios.
(Elaboró: Angélica Chávez. - Alumna)
11
IV.
OBJETIVOS
1. Objetivo General
Determinar el Costo de Ventas durante el periodo de diciembre – marzo 2014,
mediante la Implementación de un Sistema de información para la toma de
decisiones.
2. Objetivos Específicos

Determinar el presupuesto de ingresos, costos y gastos de la compañía.

Contar con una guía de apoyo para el empleado de nuevo ingreso, así
como para el Departamento de Contabilidad de la empresa.

Generar información para ayudar en la planeación, evaluación y control
de las operaciones.
12
V.
ALCANCE
En este proyecto se Implementó un sistema de información del costo de ventas
para el Departamento de Contabilidad en la compañía Ajax Tocco de México
S.A. de C.V. en donde se informan detalladamente las compras realizadas,
horas laboradas, ordenes de trabajo, ventas, material, Inventarios, entre otros
conceptos durante un periodo de 4 meses, el sistema se aplicó para desarrollar
el costo de ventas con el objetivo de hacer una comparación de resultados
entre el trabajo físico con el del programa SAE. Además se elaboraron algunos
datos como la misión, visión y el organigrama para una mejor presentación de
la empresa.
13
VI.
ANALISIS DE RIESGOS
Al desarrollar el análisis de riesgos se encontraron algunos inconvenientes, en
primer lugar, es que no eran suficientes las computadoras para realizar el
trabajo a tiempo y cuando se utilizaba el programa era muy lento, así que,
mientras tanto se realizaba la recolección de documentos para la información
como facturas, requisiones de compras, horas de trabajo, vales de salidas,
entre otros, que se pudieron adquirir de manera manual. En la cuestión humana
y financiera, si no se sigue con el proyecto, puede volver a caer en errores de
duplicados de saldos, pérdidas de utilidades y una mala administración de datos
por parte del programa SAE, ya que no todos los datos son ingresados
correctamente, todo esto a larga puede provocar una mala contabilidad y por lo
tanto perdidas.
14
VII.
FUNDAMENTACIÓN TEORICA
1. Costo de Ventas
El costo de Ventas es el conjunto de esfuerzos medibles en unidades
monetarias que tienen que desembolsarse para llevar a cabo la adquisición de
las mercancías o la producción de bienes o servicios.
Una de las diferencias fundamentales con las empresas comerciales es que
mientras en la empresa comercial se incurre en un costo de mercancías
adquiridas, por el contrario, la empresa industrial determina un costo de
producción de mercancías.
Se necesita determinar la compra de materias primas que posteriormente serán
transformadas en productos terminados. El primer elemento del costo de
producción lo constituye la materia prima siendo en la generalidad de los casos
uno los costos más importantes, adicionándole todos los gastos necesarios
para dejar debidamente ubicada la materia prima en los almacenes de la
empresa.
Para tener producto terminado no basta con la materia prima utilizada en el
proceso para determinar costo de producción. Hace falta el recurso humano es
el segundo elemento del costo denominado mano de obra, necesario para
transformar la materia prima.
15
El tercer elemento del costo de producción son los costos indirectos de
fabricación, y representa en todos aquellos gastos indispensables para obtener
el producto terminado disponible para su venta.
Al igual que las empresas comerciales, en las industriales también deben
adicionar al inventario al inicio del ejercicio las compras de materias primas que
durante el período se hayan efectuado, disminuyendo el resultado de practicar
un recuento de materias primas para determinar cuántas quedan en el límite de
final. Este proceso se hace muy complejo de acuerdo al método de valuación
inventarios.
La Contabilidad de Costos es un proceso ordenado que usa
los principios generales de contabilidad para registrar los costos de
operación de un negocio de tal manera que, con datos de producción
y ventas, la gerencia pueda usar las cuentas para averiguar los costos
de producción y los costos de distribución, ambos por unidad y en total
de uno o de todos los productos fabricados o servicios prestados, y los
costos de otras funciones diversas de la negociación, con el fin de
lograr una operación económica, eficiente y productiva. 1
1 W. B. Lawrence "Contabilidad de Costos": Uteha, 1974, (p. 115).
16
“Contabilidad de Costos, rama de la contabilidad que trata de la clasificación,
contabilización, distribución, recopilación e información de los costos corrientes
y en perspectiva”. 2
2. Costos Directos
“Son aquellos que corresponden a la fabricación de un determinado producto”
3
Clasificamos en tres categorías:
a) Costos Directos de Materias Primas
Comprenden costos de materias primas que están físicamente incorporadas a
un cierto producto, con posibilidad de imputación directa. Ejemplo: materias
primas brutas y semielaboradas compradas a terceros.
Se debería excluir del costo directo todos los materiales que no son relevantes
al producto y que se consideran como costos directos: tales como tornillos,
clavos, tuercas, etc.
“Materia prima directa. Costos de adquisición de todas las materias primas que
una compañía identifica como parte de los bienes manufacturados y que puede
rastrear hasta los bienes fabricados de forma económicamente factible”.
2 Eric L. Kohler "Diccionario para Contadores, Uteha, 1981, (p. 211).
3 Lee J. Krajewski, Administración de operaciones: estrategia y análisis, México, 1989, (p. 27).
4 Santridrián, Alicia, Administración de costos, Bolivia, 2004, (p. 151).
17
4
b) Costos Directos de Mano de Obra
Son aquellos costos relativos al trabajo prestado exclusivamente para la
producción de un producto.
Comprende sueldos y jornales, premios de destajo, horas extras, pagos en
concepto de preceptismo y las contribuciones sociales.
“La mano de obra representa el esfuerzo del trabajo humano que se aplica en la
elaboración del producto”
5
c) Costos Especiales Diversos.
Comprende los costos que son mantenidos directa y únicamente para la
producción de un producto y no son materias primas, ni mano de obra, por
ejemplo: materiales directos, trabajos de terceros, materiales especiales, como
equipos utilizados para fabricar productos como modelos, hormas y utensilios
especiales, también se incluyen los relativos a licencias y patentes.
3. Costos Indirectos
Estos costos también llamados comunes o generales, son los que no se
pueden o no se deben imputar directamente a cada objeto de costo (producto,
sección, proceso, centro de costo).
5 Charles T. Horngren, Gary L., William O. Stratton, Contabilidad Administrativa, México 2006, (p. 136).
18
Dichos costos son numerosos y de naturalezas distintas, por lo que debemos
agruparlos
en
categorías
afines,
para
individualizarlos,
analizarlos
y
controlarlos. La clasificación más utilizada es la funcional (o sea según la
función que cumplen) como ser:

Gastos Generales de Producción, industriales o de Fábrica.

Gastos Generales Administrativos.

Gastos Generales de Comercialización o Distribución.

Gastos Generales Empresariales
Los costos indirectos incluyen todos los costos de producción necesarios “no se
pueden clasificar ni como materiales directos ni como mano de obra directa”
6
4. Costos de fabricación o producción
Los costos de fabricación de los productos terminados incluyen los materiales
directos, otros costos directos de fabricación como la mano de obra directa y los
gastos indirectos como la supervisión, el control de producción y el
mantenimiento de maquinaria. “Todos estos costos son inventariables, se
asignan al inventario de productos terminados hasta que se haya vendido la
mercancía” 7. Los tres elementos del costo de fabricación son:
6 Gonzalo Siniestra, Luis E., Contabilidad Administrativa, Bogotá, 2007, pág. 35
7 Horngren Charles, Contabilidad de Costos: Un enfoque Gerencial, 2007, pág. 58
19
a) Materias Primas:
Todos aquellos elementos físicos que es imprescindible consumir durante el
proceso de elaboración de un producto, de sus accesorios y de su envase. Esto
con la condición de que el consumo del insumo debe guardar relación
proporcional con la cantidad de unidades producidas.
“Ha empezado un nuevo mercado alcista y se desarrolla con un activo
desatendido; las materias primas, los recursos naturales y los activos reales,
son esenciales para nuestra propia supervivencia”
8
b) Mano de Obra Directa:
La mano de obra es el esfuerzo físico o mental que se consume en elaborar un
producto o servicio. “todo aquel que aporta su esfuerzo físico o intelectual, y por
lo tanto contribuye a la obtención del producto o servicio final”.
9
Es el valor del trabajo realizado por los operarios que contribuyen al proceso
productivo.
c) Carga Fabril:
Son todos los costos en que necesita incurrir un centro para el logro de sus
fines; costos que, salvo casos de excepción, son de asignación indirecta, por lo
tanto precisa de bases de distribución.
8 Begoña Prieto, Pablo, Contabilidad de costes de gestión, 2005, pág. 136
9 Rojas Medina, Ricardo, Sistemas de Costos, 2007, pág. 88
20
Existen varias causas que puede motivar variaciones de la carga fabril, una de
ellas es originada por la diferencia que existe entre la carga fabril
presupuestada a nivel real con la carga fabril real, y que se le denomina
variación de presupuestos. “Esta variación puede estar originada por aumento y
disminución de precios o consumos” 10
La suma de las materias primas y la mano de obra directa constituyen el costo
primo.
La combinación de la mano de obra directa y la carga fabril constituye el costo
de conversión, llamado así porque es el costo de convertir las materias primas
en productos terminados.
5. Compras
Con el concepto de compra se hace referencia a la acción de obtener o adquirir,
a cambio de un precio determinado, un producto o un servicio. Pero también se
considera “compra” el objeto adquirido, una vez consumado el acto de
adquisición. “Deben de ser analíticas y racionales para lograr los objetivos de
una acertada gestión de adquisiciones, buscando la máxima rentabilidad para la
empresa” 11
10 Roger, Jim, El boom de las materias primas, 2008, pag. 18
11 Montoya Palacio, Alberto, Administración de Compras, 2002, pág. 39
21
6. Formularios para el control de materiales
Para efectos de control interno de materiales se utilizan formularios de control.
“Cada empresa tiene distintos ciclos de manufactura del producto, distintas
necesidades de control y distintas interpretaciones sobre cómo implementar el
control” 12
a) Especificación del producto y lista de material
Designa las funciones, propósitos, ejecución, cualidades y medidas del
producto, tolerancias y un listado de materiales necesarios para fabricarlo.
b) Programa de fabricación y orden de trabajo
El programa de fabricación representa la conversión de la solicitud de ventas
dentro de un programa de manufactura y la orden de trabajo contiene
solicitudes precisas, instrucciones para actuar y autorización para destinar
recursos materiales y humanos a la fabricación del producto. “Es corriente
encontrar dentro de la orden de trabajo una sección de ruta que define el
camino seguido por el material a lo largo del proceso” 13
12 Montoya Palacio, Alberto, Administración de Compras, 2002, pág. 120
13 Espinoza, Carlos, Costos Industriales, 2006, pág. 114
22
c) Solicitud de compra e informe de recepción
Para compras de materiales se utiliza el formulario solicitud de compra, y para
consignar la llegada del pedido se utiliza el informe de recepción.
d) Requisición de materiales
Este es un documento que autoriza la retirada de materiales del almacén y pasa
a control del proceso. “El costo de este material es valorado por el almacén
según sea el método utilizado”
14
e) Costos por procesos
El sistema de costos por proceso acumula costos para un proceso en un
periodo de tiempo para los tres elementos del costo: material, mano de obra y
costos indirectos de carga fabril. “En el sistema de costos por procesos, tanto el
número de unidades fabricadas como el costo son contabilizados”.
15
Los informes de producción de cada periodo mensual son preparados para
cada departamento de producción y muestran las cantidades del producto, el
total del costo, y el costo por unidad.
14 Jiménez, Javier, Administración de Compras, 2005, pág. 147
15 Espinoza, Carlos, Costos Industriales, 2006, pág. 159
23
VIII. PLAN DE ACTIVIDADES
Actividades
Conocimiento de las diferentes
areas de la empresa
Se mostro el funcionamiento del
almacen (materiales y proceso)
Recoleccion de documentos
Conocimiento de los materiales
Clasificacion de documentos
Extraccion de informacion a excell
Conocimiento del programa SAE
Informacion de la empresa (Antecedentes)
Avance del proyecto
Extracción de Información de SAE
Elaboración del Manual
Resultado del Costo de Ventas del Mes
Comparación de resultados
Entrega de Proyecto
1
(Elaboró: Angélica Chávez - Alumna)
24
2
3
4
1
2
3
IX.
RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES
Aquí se le muestra un listado de las personas y sus puestos, que brindaron
aportaciones y apoyo en este proyecto.
Nombre
C.C. Pedro Palacios
Recursos Humanos
Cargo
Controler
Aportaciones
Revicion del proyecto
Actividades a realizar
Emiliano Orozco
Encargado de Almacen Informacion y datos
Ing. Maricela Dimas
Ventas
Informacion y datos
Lic. Fernanda de Vicente
R.H.
Informacion y datos
Lic. Juan Carlos
Contador
facturas
Los recursos materiales que se utilizaron fueron los siguientes:
Recursos Materiales
Material
computadora
Papeleria
Impresora
escritorio
zapatos de seguridad
lentes de seguridad
En el caso de los zapatos y lentes de seguridad son obligatorios en la
Empresa, estos se proporcionaron por la misma.
25
X.
DESARROLLO DEL PROYECTO
1. Información General
La implementación del sistema tiene como propósito contar con una guía clara y
específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes
actividades del Depto. De Contabilidad, así como el de servir como un
instrumento de apoyo y mejora organizacional.
Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones del
procedimiento a seguir para la implementación del sistema de información del
costo de ventas. Contiene además, el desarrollo de procedimientos y formatos
utilizados.
Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la
medida que se presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos o
bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo, con el fin
de cuidar su vigencia operativa.
Como lo habíamos mencionado en el punto IV la empresa tenía la necesidad de
contar con un instrumento de apoyo contable presentado de forma ordenada,
secuencial y detallada las operaciones para la elaboración del costo de ventas.
26

Generar información para el buen manejo contable.

Servir de base para la orientación del personal de nuevo ingreso, al
proveerle la herramienta técnica que facilite su incorporación al puesto
de trabajo.
El sistema describe desde el procedimiento para obtener el costo de ventas que
se debe de llevar a cabo, entre otros temas de interés referentes al
Departamento.
Con el desarrollo del sistema de información se logrará que el personal contable
tenga una herramienta de capacitación y apoyo al realizar el procedimiento.
2. Proceso de Compras
La empresa tiene lineamientos a seguir para el proceso de compra de
materiales, bienes, insumos/servicios. El primer paso para pedir una compra es
checar la Orden de Trabajo a laborar, checar el sistema (SAE) para ver si el
material se encuentra en el almacén o no, si no está, se realiza una requisición
de compra (ANEXO 1) que contiene los siguientes datos:








Departamento del solicitante
Solicitado por:
No. De control de compras
Fecha de emisión
No. De orden de compra
Partida
Cantidad
Unidad
27


Descripción
Firma de autorización
Enseguida, se lleva al almacén solicitando el pedido, el encargado del
departamento del Almacén hace una cotización y solicita el material.
Al recibir el material solicitado, el proveedor tiene que entregar una factura en
donde señalen la fecha, el material adquirido, el costo, condiciones de pago,
etc. Ahora el Departamento de Almacén se comunica con el Departamento
indicado para informar que el material que se solicito ha llegado.
3. Solicitud del material
Los elementos del costo son tres: material, mano de obra y gastos indirectos de
fábrica. “Los gastos indirectos de fábrica, también se les conoce como
indirectos de fábrica, gastos generales de fábrica o carga fabril”. 16
a) Material
Para solicitar el material los empleados quienes se encuentran trabajando en la
Orden de Trabajo indicada solicitan el material a través de un formato que les
da su respectivo jefe de área, en este caso son dos: vales al almacén (ANEXO
2) y devolución de material almacén (ANEXO 3) que contienen los siguientes
datos:
16 Frank Boulanger, Industrial Cost, 2006, (p. 113).
28

Solicitado por:

Para usarse en

Para fabricación de

OT

Fecha

Descripción

Código del material

Firmas de autorización
b) Mano de Obra
En la empresa Ajax Tocco manejan la mano de obra por horas de manufactura
y horas de ingeniería, basándose en las horas trabajadas durante una orden de
trabajo.
c) Gastos indirectos
En los gastos indirectos se toman en cuenta los gastos de viaje, gastos de viaje
no deducibles, material indirecto y fletes.
4. Reporte de Producción Terminada
Al finalizar el equipo solicitado se realiza un reporte con los siguientes datos
(ANEXO 4):
29










Cliente
No. De dibujo
Comentarios
Cantidad
Unidad
Descripción
No. De OT
Fecha
Código
Firma de autorización
5. Ordenes de Trabajo
Las Órdenes de Trabajo se abren cada vez que se adquiere un pedido, una
reparación o un adelanto por parte del cliente (remisión). Este número se asigna
a cada tarea que se debe realizar, es por eso que es muy importante anotar el
número de OT, en todas partes desde las requisiciones de compra hasta las
facturas, para poder identificarlas fácilmente.
6. Descripción del Procedimiento
A continuación les presentamos una descripción del procedimiento que se
empleó para la determinación del costo de ventas.
30
.
Descripción del procedimiento
No de
Actividad
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Actividad
Responsable
Abrir una carpeta con el nombre del mes a trabajar
despues abrir un archivo en excel con el nombre
Aux. Contable
costos de venta.
Abrir 13 pestañas con los siguientes nombres
en ese orden:
producción en proceso, costo de x mes, total
Aux. Contable
materiales, gastos de viaje, gastos de viaje no
deducibles, material indirecto, fletes, horas de
ingeniería y horas de manufactura. (ANEXO 5)
Abrir la pestaña de materiales, aquí se van a
llenar 16 columnas con los siguientes datos:
Aux. Contable
Orden de trabajo, saldo inicial, los nombres de
los 12 meses y al final total. (ANEXO 6)
Para ir llenando la hoja de materiales, nos vamos
a la primera columna que son las OT y la del mes C. Juan Carlos López
x en el que se esté trabajando, estos datos los
Aux. Contable
pedimos al Depto. de Contabilidad como resumen C.P. Pedro Palacios
de movimientos de materiales de x mes.
(ANEXO 7).
En el saldo inicial se registrara lo que tenemos
Aux. Contable
como inventario final del mes pasado.
La siguiente hoja a llenar es la da Gastos de viaje,
para esto necesitamos la carpeta de egresos del
mes y a partir de la poliza 20 vienen todos los
gastos.
Gastos de viaje no deducibles, los encontramos
en la carpeta de egresos del mes junto a los gastos
de viaje.
En la hoja de Fletes, se le pide el documento al
encargado del almacen.
Otros costos y gastos, se tiene que buscar en los
vales de material, cualquier otro gasto que no tenga
OT
31
Aux. Contable
Observaciones
En el costo por mes va el
nombre del mes en que se
esta trabajando.
Las ordenes de trabajo se
irán llenando conforme
registremos los datos.
Las OT se abren como
consecuencia de una venta
o un servicio al cliente.
Si no tiene este dato lo
puede consultar con el
contador.
Solo se ponen los gastos
que tengan # de OT.
Aux. Contable
Encargado del
Almacen
Aux. Contable
Por ejemplo los gastos del
material de la cocina.
Descripción del procedimiento
No de
Actividad
10
11
12
13
14
15
16
17
Actividad
Horas de ingeniería y Horas de Manufactura,
las horas se buscan en el SAE con ayuda del
contador.
Del lado izquierdo de nuestra hoja de material,
tenemos la hoja total por concepto, la cual
como dice su nombre se aplica una formula de
excell que arrastra todos los totales por concepto
en esta parte se subrayan las OT´s que se
encuentren en proceso, con apoyo del documento
control de ordenes de trabajo. ANEXO (8)
Total por mes, en esta hoja se va acumulando los
totales por mes para al final tener un total por año.
La siguiente hoja es la de costos por mes, en
donde de la carpeta de egresos del mes en el que
vamos a trabajar se toma la hoja de costos de
venta y se pasa el numero de factura con su
precio de venta, numero de cliente y el margen
a la OT correspondiente (ANEXO 9)
En la hoja de producción en proceso se ponen
aquellas OT´s que no fueron subrayadas en el
(paso 11)
Por ultimo, el costo de ventas, aquí se pasan las
facturas capturadas durante todos los meses
(paso13)
Se crea un archivo con el nombre de Compras a
proveedores en donde se registran todas las
compras del mes (ANEXO 10)
Responsable
Observaciones
C.P. Pedro Palacios
Aux. Contable
C.P. Pedro Palacios
Aux. Contable
Aux. Contable
Aux. Contable
Solo las OT´s con factura
Los datos se obtienen
por medio de carpetas que
se suben al sistema en
este caso se llama
Facturas Digitales
Despues se abre otro archivo en excel con el
El documento debe de
nombre de Producto Terminado, se llenara con
Aux. Contable
contener información de
los datos del documento almacenes para inventario C.P. Pedro Palacios los almacenes 2,4,7 y 8.
de PT que proporcionara el Depto de Contabilidad.
aquí solo se tomaran en cuenta los datos que no
esten en ceros.
32
Aux. Contable
Encargado del
Almacen
7. Costo de Venta
“Es un sistema de información, con el cual se determina el costo incurrido al
realizar un proceso productivo y la forma en cómo se genera éste en cada una
de las actividades en las que se desarrolla la producción”.
17
Para realizar el costo de ventas de la empresa Ajaxx Tocco, es importante
seguir los pasos anteriores, después de esto solo tomaremos los resultados
para agregarlos al Estado de Costos de Producción y de Ventas, en las cuentas
adecuadas.
No.
CUENTAS
1
Inventario Inicial de MP
2
+
Compras Netas de MP
3
=
MP Disponible
4
-
Inventario Final de MP
5
=
MP Utilizada
6
+
MO Directa
PROCEDIMIENTO
Se determina con el ultimo inventario
que se haya hecho en la empresa.
En este caso el Inventario Final del
ultimo mes.
Las compras Netas de materia Prima
se obtienen del paso #16 del
procedimiento.
Es la suma del Inv. Inicial más las
Compras Netas de MP.
La resta de MP disponible menos el
resultado por mes de la hoja de
excell material paso # 4.
La MP Disponible menos el Inv. Final
de MP. El resultado tiene que ser el
mismo que el del paso #4.
Se obtiene de la suma de los resultados
de las hojas de excell Horas de Ingeniería
y Horas de Manufactura que son los pasos
#10 del procedimiento.
17 Rojas Alfredo, Sistemas de Costos, 2007, (p. 9)
33
No.
PROCEDIMIENTO
CUENTAS
7
=
Costo Primo
8
+
Cargos Indirectos
9
=
Costo de Producción Incurrido
10 +
Inventario Inicial de PP
11 =
Costo de Producción Total
12 -
Inventario Final de PP
13 =
Costo de la Producción Terminada
14 +
Inventario Inicial de PT
15 =
Costo de PTT
16 -
Inventario Final de PT
17 =
COSTO DE VENTAS
Total de la suma de MP Utilizada y Mo
Directa.
Suma de los Gastos de Viaje, Gasto de Viaje
no Deducibles, Mat. Indirecto y Fletes.
Suma de Costo Primo mas Cargos Indirectos
Es lo que teniamos de Inv. Final de PP en el
mes anterior.
Suma del Costo de Producción Incurrido más
Inventario Inicial de PP.
El resultado de la hoja de excell Producción
en Proceso paso #14.
Suma del Costo de Producción Total menos el
Inv. Final de PP
Sale del Inv. Final de PT del mes pasado
Suma del Costo de la PT más Inv. Inicial de
PT.
El resultado del paso #17 del procedimiento
La resta del Costo de PTT menos el Inv.
Final de PT.
Al obtener el Costo de Ventas lo compararemos con el del programa SAE para
corregir los errores que pueda tener el sistema en cuanto a la información de
datos.“La revisión de ambos elementos de la administración busca mejorar los
métodos, disminuir los costos del procesamiento de trabajo de oficina mediante
la eliminación de la duplicidad de funciones, ineficiencias, desperdicios, así
como desechar procedimientos anticuados” 18
18 Rodríguez Valencia, Joaquín, Estudios de Sistemas y procedimientos, 2005, (p. 26)
34
XI.
RESULTADOS OBTENIDOS
La implementación del sistema de información del costo de ventas cumplió los
objetivos
establecidos,
mostrando
resultados
muy
atractivos
para
el
Departamento de Contabilidad, ya que al hacer las comparaciones con el
sistema SAE, se encontraron varios errores como duplicidad de información,
ordenes de trabajo no ingresadas, anticipos de proveedores ingresados
incorrectamente en el sistema, entre otros. Los cuales fueron modificados para
seguir con el correcto funcionamiento contable de la empresa.
35
XII.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Al finalizar el proyecto de implementar un sistema de información para la
determinación del costo de ventas cumplió sus objetivos de una manera
satisfactoria, cabe señalar que además de realizar el objetivo principal se
elaboró una guía de apoyo para el empleado de nuevo ingreso, así como para
el Departamento de Contabilidad de la empresa, generando información
necesaria para ayudar en la planeación, evaluación y control de las
operaciones. Como recomendación se deberá de seguir el procedimiento
durante seis meses más para corregir los errores del sistema. Contribuyendo
así a mejorar la información contable de la empresa.
36
XIII. ANEXOS
37
ANEXO 1
38
ANEXO 2
39
ANEXO 3
40
ANEXO 4
41
ANEXO 5-6
42
ANEXO 7
43
ANEXO 8- 9
44
ANEXO 10
45
XIV. BIBLIOGRAFIA
Helen, B. (2010). Accounting: Principles and Applications. Nebraska: 4ta
Edición.
Hernandez, R. (2005). Costo de Ventas. Perú: 5ta Edición.
Kotler, P. (2002). Dirección de Markenting: Conceptos Esenciales. North
Carolina: Pearson Educación.
Medina, R. (2007). Sistemas de Costos. México: Primera Edición.
Pompo, J. R. (2009). Contabilidad General . México: Ediciones Nobel.
Rodriguez Valencia, J. (2005). Estudios de Sistemas y Procedimientos.
Colombia: Ediciones Menguante.
Rojas, A. (2007). Sistemas de Costos. Colombia: 3ra Edición.
46