Sistemas de información de oficina

Organización del levantamiento y recopilación de información
2.1.1.− Definición de objetivos
2.1.2.− Determinación del universo de aplicación
2.1.3.− Determinación de fuentes de información
2.1.4.− Determinación de técnicas e instrumentos por aplicar
2.1.5.− Determinación de estrategias y acciones a realizar
2.1.6.− Determinación de los tiempos de ejecución
2.1.7.− Definición de los recursos
2.2.1.− Seguimiento de actividades
• Determinación de validez y confiabilidad del procedimiento
• Verificación del perfil de los Recursos Humanos
• Verificación de los tiempos programados
• Verificación de la aplicación de los Recursos
2.2.2.− Formatos para el reporte del proceso de levantamiento y recopilación de información
OBJETIVO
Todos los objetivos están en grupos sociales, persiguen valores, salud, riqueza, justicia, etc.
Los objetivos se encuentran desde lo más abstracto hasta lo más concreto
Un objetivo no es una función, sino que un objetivo es un fin.
REGLAS DEL OBJETIVO
• Debe procurarse contar con opiniones de diversas personas, sobre todo si sus puntos de esta representan
ángulos distintos y complementarios.
• Deben fijarse por escrito el objetivo.
• El objetivo debe de ser perfectamente conocido y aceptado.
• Los objetivos deben de ser estables.
PRINCIPIOS DE PRESICIÓN
DETERMINACIÓN DE UN UNIVERSO DE APLICACIÓN
Una vez ya definido los objetivos, las políticas por parte del usuario
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El análisis deberá proyectar los planes y programas requeridos para la investigación, diseño e implantación del
sistema
Esto deberá de servir como elemento del control para el desarrollo de trabajo realizar e indicar el momento en
que este iba obteniendo los resultados que vayan proyectando
Determinación de las técnicas, instrumentos por aplicar
• La relación de datos de demanda el uso adecuado de técnicas que permitan una revisión adecuada
como parte del estudio del procedimiento y sistemas de trabajo se dividen apoyar en el uso de
diagramas de registros de actividades.
DETERMINACIÓN DE ESTRATEGIAS Y ACCIONES A REALIZAR
Esta es una responsabilidad del analista debe llevar a cabo un sistema nuevo de trabajo y preparar un paquete
de información sobre la viabilidad.
Este posible contenido de este paquete de información puede ser:
• Definición del problema
• Objetivo del problema
• Planteamiento de una solución
• Planes y programas del trabajo
• Conclusiones y ventajas que esperan tener
La presentación de este documento es de suma importancia ya que es la primera impresión que tendrán los
diferentes ejecutivos, sobre la eficiencia con que se desarrolla el trabajo.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
1.− Factibilidad. No se deben hacer planes ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograr.
3.− Flexibilidad. La empresa debe contar con colchones por si el plan no resulta, tener con que apoyarse.
2.− Objetividad. Datos reales
4.− Unidad. Toda la empresa debe acatarse al plan
5.− Del cambio de estrategias. Si la estrategia no da resultado se cambio de estrategia.
DETERMINACIÓN DE LOS TIEMPOS DE EJECUCIÓN
1.− Para determinar tiempos se requiere de un plan de trabajo.
2.− Determinar el esfuerzo requerido.
3.− Determinar mis recursos.
4.− Hacer planeación de recursos y gente para tener l información a tiempo.
DEFINICIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
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Objetivo. Conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los
objetivos de la empresa, a través de programas adecuados de reclutamiento, de selección, de capacitación.
1.− Contratación y empleo
• Reclutamiento
• Selección
• Contratación
• Inducción o Introducción
• Promoción, transferencia y ascenso
2.− Capacitación y desarrollo
• Entrenamiento
• Capacitación
• Desarrollo
3.− Sueldos y salarios
• Análisis y evaluación de puestos
• Calificación de méritos
• Remuneración y vacaciones
4.− Relaciones Laborales
• Comunicación
• Contratos colectivos de trabajo
• Disciplina
• Investigación de Personal
• Relaciones de Trabajo
5.− Servicios y Prestaciones
• Actividades Recreativas
• Actividades Culturales
• Prestaciones
6.− Higiene y seguridad Industrial
• Servicio Médico
• Campañas de Higiene y Seguridad
• Ausentismo y Accidentes
7.− Planeación de Recursos Humanos
• Inventario de Recursos Humanos
• Rotación
• Auditoria de Personal
REQUISITOS PREVIOS DEL SISTEMA DE DOTACIÓN DE PERSONAL
ASPECTOS HUMANOS
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La ambientación de trabajo inteligente repercute directamente sobre las relaciones funcionales de
comportamiento en los grupos de trabajo ya que índice en sus necesidades de sus necesidades personales de la
siguiente manera:
Fisiológicos. Apoya el bienestar físico y la seguridad de sus usuarios al brindar información y protección a sus
ocupantes corporales.
Psicológicos. Fortalece la salud mental de ocupantes al proveedor de condiciones privacidad, sentido de
pertenencia y reconocimiento, tranquilidad, comodidad y estabilidad.
Sociológicas. También conocidas como socio−culturales, estas necesidades son satisfechas mediante una
mejor comunicación.
Económicas− Permite el ahorro de energía, conservación de la planta de productividad, preservación del
espacio empleado adecuado del tiempo y la inversión económica rentable.
PIRAMIDE DE NECESIDADES PARA EL SER HUMANO
Según Abraham Maslow conocido psicólogo norteamericano, el hombre tiene necesidades que van desde las
más básicas hasta las de orden superior.
FUNCIONES QUE CARACTERIZAN AL NIVEL SUPERIOR
• Elaborar y ejecutar programas
• Organizar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar
• Establecer sistemas de control
• Interpretar y aplicar las políticas y estrategias establecidas
• Tomar decisiones para corregir desviaciones operativas en el desarrollo de los programas
• Dirigir y vigilar la elaboración del presupuesto de su área.
FUNCIONES QUE CARACTERIZAN AL NIVEL OPERATIVO
• Precisar las metas que alcanzar en su área de trabajo
• Organizar, dirigir y controlar
• Determinar los procedimientos y métodos específicos de trabajo
• Supervisar el desarrollo del personal a su cargo
• Evaluar metas y ajustes a sus actividades
• Proponer candidatos para ocupar puestos en sus áreas.
RECURSOS FINANCIEROS
Son los elementos monetarios propios y ajenos con los que cuenta la empresa, indispensables para la
ejecución de sus decisiones. Entre los recursos financieros propios pueden ser:
Dinero en efectivo
Aportaciones de los socios
Utilidades
Los recursos financieros ajenos pueden estar presentados por:
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Prestamos de acreedores y proveedores
Créditos bancarios o privados
Emisión de valores (abonos, cedulas, etc)
• Planeación de Recursos Financieros
• Como se adquieren o se generan
• Aplicación de los recursos Financieros
RECURSO TÉCNICO
La palabra técnica proviene del termino tekltne, que significa arte. Para aspectos administrativos es el saber
como hacer algo, consiste en conocer los medios que nos llevan a incrementar tanto la eficiencia como la
productividad.
RECURSOS MATERIALES
Son los bienes tangibles con lo que cuenta la empresa, son fundamentales para el éxito o fracaso de una
gestión administrativa, tiene que haber algún equilibrio en su utilización ya que es dañino para la empresa
tanto su escasez como su abundancia. La administración de los Recursos Materiales consiste en los costos de
los bienes, servicios para cada departamento de la empresa.
La administración de los Recursos Materiales requiere de la realización de las funciones:
• Planeación de bienes y servicios
• Investigación y análisis
• Formalización
• Supervisión
• Almacenamiento y control de inventarios
DETERMINACIÓN DE VALIDEZ Y CONFIABILIDAD DEL PROCEDIMIENTO
CONFIABILIDAD
Se refiere a la consistencia y permanencia del instrumento y los procedimientos de aplicación pues se
necesitan obtener en cada ocasión medición del fenómeno de interés sin ser perturbado por estos factores.
Se refiere al grado en que su aplicación necesita al mismo sujeto u objeto o produce los mismos resultados.
Se dice que un sistema es confiable cuando reúne los siguientes requisitos:
Se realizarán los procedimientos correctos
Proporciona información, efectiva y aceptable
Produce resultados exactos
Se percibe confiable por los usuarios
VALIDEZ.
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Se refiere a la obtención de mediciones o clasificación respecto al asunto de interés, eliminando otras posibles
variables.
Se refiere al grado que un instrumento realmente mide las variables que pretende medir.
Tiene validez cuando se utiliza la ingeniería humana ya que es diseñado para las personas que lo laboran.
Que sean fáciles de comprender y utilizar
Elimine errores y falta de cuidado
Evite fallas y procedimientos inapropiados
Sea flexible
Se pueda familiarizarse rápidamente con el
Funcione de forma natural
Es un aspecto de gran importancia del análisis y diseño de sistemas es el enfoque del problema para
identificarlo y definirlo claramente. Mediante el método científico abarca inicialmente la definición del
problema. En términos de los objetivos del sistema total y subsistemas ubicado.
Como las que a continuación se enuncian:
Organigramas
Socio gramas
Gráficos de distribución del trabajo
Diagramas de flujo
Gráficos de distribución de espacio
SISTEMAS
Es un conjunto organizado formando un todo en el que cada una de sus partes están interrelacionadas a través
de un orden lógico que adquieren sus actos a un fin determinado.
PROCEDIMIENTO
Es una función encaminada al análisis de los planes de acción conectivos de los procedimientos y de las
formas y equipo con el fin de ayudar en la simplificación y estandarización de las operaciones.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Documentos Vitales. Son esenciales para la existencia de una organización no debe distribuirse mientas están
vigentes. Entre ellos están títulos de propiedad, planos, contratos y testamentos.
Documentos Importantes. Facilitan las operaciones diarias de los negocios, se pueden remplazar incluyen
ordenes de comprar facturas, cuentas por cobrar y registro de inventarios.
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Documentos Útiles. Incluye correspondencia generalmente memorandums y estados de cuentas bancarios, su
utilidad es temporal y se pueden remplazar a un bajo costo.
Documentos esenciales. Incluyen información rutinaria, hojas de trámite, solicitudes rutinarias y material
publicitario. Se pueden distribuir tan pronto que se tramitan de conservarlos temporalmente, no se dejan
archivar con otros documentos importantes.
Ejemplo
El objetivo debe de estar basado en tiempos diversos, especificaciones (volumen, porcentaje, etc)
Cuando se plantea es necesario basarse en datos reales
Y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios
Razonamiento preciso y exacto
Requisitos Previos
Políticas del Personal
Análisis del Puesto
Requisitos del Personal
Proceso de Reclutamiento
Se aboca a determinar de donde y como haremos llegar los candidatos
Proceso de Inducción
Significa guiar al nuevo colaborador a su puesto y ubicarlo en el mejor tiempo
Proceso de selección
Implica escoger entre todos los candidatos al más capacitado
Proceso de Contratación
Incorporación legal del nuevo colaborador a la organización
Autorrealización
Estima
(autoestima)
Amor y Pertenencia
Seguridad
Básicas y Fisiologícas
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