Manual estudio de mercado V14.00

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA
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El Estudio de Mercado servirá para la investigación, análisis previo y averiguaciones
de las condiciones del mercado que realiza la dependencia encargada de las
adquisiciones y contrataciones, para determinar las características de los bienes a
adquirir o servicios a contratar y el valor referencial de los procesos que se efectúen
La opción de Estudio de Mercado cuenta con 3 secuencias: Registro del Estudio de
Mercado, Registro de Valor por Fuente y Cálculo del Valor Referencial, según lo dicta
la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Filemon Sulca Peña
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INDICE
I.
CONFIGURACION INICIAL ................................................................................................................. 3
1.
a.
b.
MÓDULO LOGÍSTICO ..................................................................................................................................3
Requerimientos técnicos................................................................................................................3
Configuración del Personal ...........................................................................................................3
II.
REGISTRO DEL ESTUDIO DE MERCADO ....................................................................................... 4
III.
RECEPCIÓN DE COTIZACIÓN ......................................................................................................... 13
IV.
CÁLCULO DEL VALOR REFEREN-CIAL........................................................................................ 15
V.
REPORTES ......................................................................................................................................... 19
A.
B.
REPORTE DE CÁLCULO DE VALOR REFERENCIAL: ................................................................................19
OTROS REPORTES...................................................................................................................................20
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I.
CONFIGURACION INICIAL
1.
Módulo Logístico
a.
Requerimientos técnicos
• Ingresamos en el Sub Módulo Tablas / datos Generales / Logística,
• En la pantalla que se muestra elegimos la opción Req. Técnicos.
Seleccionamos Bienes o Servicios y hacemos clic derecho para
insertar/eliminar un requerimiento.
b.
Configuración del Personal
• Para que en el Reporte Solicitud de Cotización se muestre el Nombre y
Datos del Usuario responsable de realizar el Estudio o Indagación de
Mercado, previamente el Usuario deberá dirigirse al Sub Módulo Tablas
/ Personal, donde en el campo Usuario VP/EM registrará el código,
nombre o usuario con el que ingresará al Sistema. También podrá
registrar información como del Teléfono, Telefax y E-mail del usuario.
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II. REGISTRO DEL ESTUDIO DE MERCADO
• Ingresamos en el Sub Módulo Programación / Estudio de Mercado / Registro
– Estudio de Mercado
• Se muestra la siguiente pantalla, con todos los PAO’s actualizados,
seleccionamos el consolidado para el cual vamos a realizar su estudio de
mercado y hacemos clic derecho para insertar un Estudio o Indagación de
Mercado correspondiente, en el menú contextual que se muestra
seleccionamos Insertar Estudio de Mercado.
• Se muestra una pantalla en la que se registran los datos básicos del estudio de
mercado, ingresamos una glosa que describa brevemente al estudio de
mercado y hacemos clic en
. Aparecerá un mensaje de confirmación,
hacemos clic en SI, siempre que estemos de acuerdo.
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• Al costado derecho del Proceso de Selección elegido, se mostrará el Estudio
de Mercado registrado, ingresamos en la carpeta amarilla
para continuar.
Clic en la carpeta
amarilla
• En la parte inferior de la pantalla, el sistema muestra dos opciones Proveedores
y/o Postores de Compras Externas.
Nota:
- Proveedores: Aquellas personas naturales o jurídicas a quienes se les
solicitará cotizaciones para el Estudio o Indagación de Mercado y que el
Sistema considerará para el cálculo del Valor Referencial.
- Compras Externas: Aquellas personas naturales o jurídicas a quienes se les
solicitarán cotizaciones para el Estudio o Indagación de Mercado, pero el
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Sistema no considerará dichas cotizaciones para el cálculo del Valor
Referencial, sólo las mostrará.
• En la opción que elija el Usuario se procederá a hacer clic derecho para insertar.
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• Al seleccionar Insertar Proveedor se mostrará una pantalla de búsqueda,
pudiendo realizar la misma por Nombre, Dirección, Nº Doc, entre otros.
Marcamos en el recuadro de la derecha con un check a los proveedores que
participarán de este estudio de mercado.
• Luego de dar clic en el icono
, los Proveedores que hayan sido
seleccionados se mostrarán en el campo correspondiente, en la parte inferior
de la pantalla Generación de Solicitud de Cotización.
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• Los botones Distribución Presupuestal por Ítem
y
Especificaciones del Ítem
, que se encuentran en la parte
superior de la pantalla de Generación de Solicitud de Cotización; contiene
información proveniente del PAO Actualizado y son solo de consulta.
• Se puede hacer el envío de la Solicitud de Cotización por medio del correo
electrónico, para lo cual el Usuario deberá grabar unas plantillas en formato
Excel en la raíz del disco C:\.
• Para que los Requerimientos Técnicos se muestren en el formato Excel de la
Solicitud de Cotización, el Usuario deberá dar clic en el icono
.
Inmediatamente, se visualizará el Listado de Requerimientos Técnicos ya sea
para Bienes o Servicios, elegirá Todas o algunas de las descripciones y,
finalmente dará clic en grabar.
Nota: Para modificar los requerimientos técnicos (ver pag. 3. Configuración
Módulo Logístico.)
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• Luego, para realizar el envío efectivo de información deberá hacer clic en el
botón Envío a Proveedores por Correo
, que se encuentra en la
parte superior de la pantalla.
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• Aparecerá una pantalla en la cual seleccionará a los Proveedores a los que se
desea hacer el envío de la Solicitud de Cotización haciendo check en la parte
derecha de la dirección e-mail.
• A continuación, se dará clic en el botón Generar Sol.Cot. (Generar Solicitud de
Cotización), apareciendo un mensaje de confirmación de la operación, el cual
se aceptará.
Si se muestra el siguiente mensaje, es porque no hemos copiado los archivos
necesarios en la raíz del disco C:\., como se indica en la pagina 7 de este
manual.
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De lo contrario nos mostrará un mensaje indicando que el archivo de solicitud
de cotización se generó exitosamente, incluso nos indica la ruta donde se
guardará y el nombre del archivo.
• Finalmente, se dará clic en el icono
para hacer el envío a través del
programa Outlook. de no tener este programa podrá utilizar cualquier correo y
adjuntar el archivo, el cual se encontrará en la Unidad C:\.
• Si alguno de los proveedores seleccionados no tiene registrado su e-mail, nos
aparecerá el siguiente mensaje. En este caso podemos desmarcarlo y enviarle
la cotización por otros medios. O por el contrario si conocemos su e-mail,
podemos ir al Sub Módulo de tablas/Proveedores e insertar el e- mail en el
campo que corresponda..
• Se presenta una vista del Formato Excel de Solicitud de Cotización que enviará
a los proveedores vía e-mail y que se guarda en la raíz del disco C:\. en un
archivo Excel.
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• Si queremos imprimir el formato de solicitud, hacer clic en el botón
para
visualizar el listado de Requerimientos Técnicos para Bienes o Servicios
dependiendo del tipo de proceso de selección que se esté trabajando. Se podrá
elegir Todos los Requerimientos o Seleccionar algunos. Luego, dar clic en el
botón de grabar
para visualizar el Reporte de Solicitud de Cotización.
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III. RECEPCIÓN DE COTIZACIÓN
•
Ingresamos en la opción Programación/Estudio de Mercado/Recepción de
Cotización.
•
Muestra el Listado de Solicitudes de Cotización enviadas a los Proveedores. El
color verde indica que los Proveedores no cuentan con precios o valores. El
color azul indica que son proveedores con precios o valores registrados.
• Para registrar las cotizaciones de los proveedores se deberá hacer clic derecho
sobre el proveedor elegido y se elegirá la opción Insertar Valores de Cotización.
• Aparecerá una pantalla en la cual se podrá registrar los precios cotizados por
el Proveedor, en el caso de bienes el precio unitario y en el caso de servicios el
valor del servicio.
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• Si se considera que el Proveedor No Cumple por algún motivo con la cotización
presentada, podrá quitar el check a los ítems que no considerará para el cálculo
del Valor Referencial. Dicho check se encuentra al costado derecho del campo
Valor Referencial Cotizado. (para poder observarlo hay que hacer uso de la
barra de desplazamiento horizontal)
Así mismo si el Usuario no desea considerar la cotización de un Proveedor en
uno o todos los ítems podrá digitar los motivos en el campo Observaciones.
Finalmente, se dará clic en el icono grabar
y se aceptará el mensaje.
Automáticamente el registro del Proveedor se visualizará en color azul,
indicando que tiene información de precios o valores. Hay que repetir el
procedimiento para todos los proveedores.
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IV. CÁLCULO DEL VALOR REFEREN-CIAL
• Ingresamos en la opción Programación/estudio de mercado/cálculo del
valor referencial.
• Se debe seleccionar la fila correspondiente al Estudio de Mercado registrado.
Haciendo uso de la barra de desplazamiento se podrán visualizar los campos
de Proveedores, precio unitario referencial, valor referencial, máximos (110 %)
y mínimos (70 %) de los valores totales.
El Sistema por defecto va a mostrar como criterio de cálculo de Valor
Referencial del ítem el de Menor Valor, lo cual podrá modificarse haciendo clic
en el botón ubicado en la columna Selec. Crit. (Seleccionar Criterio).
• Al hacer clic en el botón ubicado en la columna Selec. Crit. (Seleccionar
Criterio).,
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Clic en Selec. Crit
• Automáticamente aparece la siguiente pantalla en la cual se podrá elegir el
criterio que se desea usar para el cálculo del Valor Referencial.
Menor Valor,
Promedio
Otro: En caso se eligiera Otro se podrá digitar el Precio Unitario
Referencial a usar.
F.CVR Este contiene la siguiente formula:
X = (Vmin x 1.30)
a1 + a2 + a3 +…..+an
n
= P.U.ref
1.1
Donde:
Vmin
Vmax
P.U.ref
X
a1, a2, a3…an
1.1
1.3
: Valor Unitario Mínimo
: Valor Unitario Máximo
: Precio Unitario Referencial
: Valor Unitario Tope
: Valor menor a X y Vmax
: Máximo incremental sobre
Los precios referenciales (10%)
: Factor que sirve para estimar el tope de
precios dado por el Proveedor
Luego, al dar clic en el icono
el Sistema realizará los cálculos para obtener
los Valores Referenciales, así como los valores Máximos (110 %) y Mínimos
(70 %). Al aceptar el mensaje “Desea guardar” el Sistema mostrará un mensaje
indicando que los datos se guardaron correctamente.
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• Luego aparece otro mensaje Desea hacer copia de criterio a todos los ítems,
de ser SI generará los cálculos en base al criterio inicialmente seleccionado
para todos los ítems. De ser NO el Sistema sólo aplicará los cálculos para el
ítem en ejecución.
Finalmente, en la parte derecha de la pantalla se visualizarán los cálculos
ejecutados por el Sistema.
• Para dar VºBº al Estudio o Indagación de Mercado realizado, se deberá hacer
clic en el botón de VºBº que se encuentra en la parte izquierda inferior de la
pantalla. Para regresar al estado anterior se hará clic en el botón Pendiente.
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• Si el estudio de mercado corresponde a un consolidado de servicios, aquí
concluye el proceso, sin embargo si este estudio de mercado corresponde a un
consolidado de bienes, nos aparecerá el botón PAO, luego de dar Vº Bº.
Al hacer clic en el botón PAO, trasladamos los precios referenciales en el
estudio de mercado al PAO actualizado.
• Al aceptar el mensaje el registro de Estudio o Indagación de Mercado en curso
se visualizará de color azul.
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V. REPORTES
a.
Reporte de Cálculo de Valor Referencial:
Clic en el icono impresora
que se encuentra en la parte superior de la pantalla.
Aparecerá una pantalla con un listado de reportes. En este caso se elegirá la opción
Cálculo del Valor Referencial dando clic en el círculo correspondiente. Luego se
dará clic en el icono
para visualizar el reporte.
Este reporte también es posible generarlo como archivo Excel, haciendo clic en
. Para realizar esta operación el Usuario deberá grabar unas plantillas
INDAGACION_PLANTILLA e INDAGACION_PLANTILLA_SERV en la Unidad de
disco local C:\.
Aparecerá la pantalla Guardar Archivo en Excel. Previamente el Usuario creará
una carpeta donde guardará estos archivos.
Luego de guardar el archivo referente al Estudio o Indagación de Mercado,
automáticamente se mostrará un mensaje indicando que se generó dicho archivo.
El archivo en formato Excel se podrá visualizar en la carpeta creada en la ruta
correspondiente.
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b.
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Otros Reportes
Como ayuda para el Usuario se han implementado otros reportes como el Listado
de Estudio de Mercado, Listado de Solicitud de Cotización x Estudio de Mercado
y, Anexo de Estudio de Mercado para PAOs de Origen Posterior.
Cualquier duda escribir a:
Filemon Sulca Peña
Consultor MEF para la Implantación del SIGA
[email protected]
[email protected]
Filemon Sulca Peña
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