plataforma de gestión de proyectos-redmine

PLATAFORMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS-REDMINE:
FUNCIONALIDADES
Para: Plataforma SW Público .
Emergya Ingeniería – Nuevo Tajámar, 555 – Piso 6 – Las Condes – Santiago – Chile.
Tfno. : +562 4273917
www.emergya.com. [email protected]
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
ÍNDICE DE CONTENIDO
1.- PLATAFORMA REDMINE..................................................................................................................................................... 4
1.1.- Cuadro resumen de requerimientos.............................................................................................................................................5
1.2.- Vistazo generales de la herramienta ...........................................................................................................................................7
1.3.- Características particulares y respuesta a requerimientos técnicos.....................................................................................................8
1.3.1 .Usuarios.................................................................................................................................................................................. 8
1.3.2 .Proyectos............................................................................................................................................................................... 10
1.3.3 .Informes................................................................................................................................................................................. 14
1.3.4 .Inicio..................................................................................................................................................................................... 17
1.3.5 .Horas y avance....................................................................................................................................................................... 18
1.3.6 .Buscador global...................................................................................................................................................................... 19
1.3.7 .Preferencias de usuario............................................................................................................................................................. 19
1.3.8 .Administración........................................................................................................................................................................ 20
1.3.9 .Calendario............................................................................................................................................................................. 21
2.- SEGURIDAD DE DATOS.................................................................................................................................................... 22
3.- INFRAESTRUCTURA DE TOLERANCIA A FALLAS.................................................................................................................... 23
3.1.- Funciones y obligaciones del personal ......................................................................................................................................23
3.2.- Registro de incidencias ..........................................................................................................................................................23
3.3.- Control de acceso ................................................................................................................................................................24
2
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
3.4.- Identificación y autenticación...................................................................................................................................................24
3.5.- Cifrado de comunicaciones.....................................................................................................................................................24
3.6.- Alta disponibilidad y tolerancia a fallos.....................................................................................................................................25
3
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
1.- PLATAFORMA REDMINE
Emergya, desde su experiencia en la puesta en marcha de solucionespara sus clientes así como en el desarrollo diario de su actividad, confía en la
solución para gestión de proyectos Redmine 1.
Se trata de una solución de código abierto de extendido
destinada a facilitar el control y seguimiento de proyectos,
canalizando la comunicación entre los distintos actores
participantes y ofreciendo además un ámplio abanico de
posibilidades de personalización.
Administración
Usuarios
Preferencias
Inicio personalizado
Flujos de trabajo
Mis proyectos
Tipos de tareas
Roles/cargos
Mis tareas
Extensiones
Noticias
Actividad reciente
Datos usuario
Nombre completo
Dirección de correo
Contraseña
Idioma
Nivel de notificación
Todos los proyectos
Proyecto 1
Proyecto n
Datos básicos
Descripción
Departamento
Inicio/fin
Presupuesto
Participantes
Roles → costo
Tareas
Tipo
Descripción
Esf. estimado
Herramientas
Mis proyectos
Foros
Sólo mis tareas
Wiki
Documentos
Noticias
Calendario
Gantt
1 http://www.redmine.org
4
Generador
Informes
Equipo trabajo
Registro actividad
uso, tanto en el ámbito público como el privado, y
Actividad
Avance
Costos
Personalizable
Cuadro de
mando
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
1.1.- CUADRO RESUMEN DE REQUERIMIENTOS
En la tabla siguiente se listan los requerimientos exigidos a la plataforma de gestión de proyecto. En la columna “Cumple” se observa que todos los
requerimientos son cumplidos por la plataforma de gestión de proyectos que Emergya propone. La columna “Built in” indica si dicha funcionalidad
se encuentra implementada por defecto en la plataforma. La columna “Ext” indica si dicha funcionalidad se implementa como una extensión
(plugin). La columna “Config” indica si dicha funcionalidad es parametrizable mediante configuración en RedMIne.
1. Usuarios
Cumple Built in Ext. Config. 3. Informes
Cumple Built-in Ext.
1.1Administrador de Directores de Proyectos
X
X
3.1 Informe de Horas Ingresadas
X
1.2 Administrador de proyectos
X
X
3.2 Informe Resumen y Detalle de Horas
X
1.3 Usuarios
X
X
3.3 Informe de horas consolidadas
X
1.4 Stakeholders
X
X
3.4 Informe de estado tareas y resp.
X
2. Proyectos
3.5 Informe avance gral. y detallado
X
2.1 Listado de proyecots (Activos/Inactivos/Plantillas)
X
3.6 Informe costo por proyecto
X
2.2 Detalle de proyecto
X
3.7 Gráfico resumen proyecto
X
2.3 Añadir Proyecto
X
3.8 Gráfico curva avance
X
2.4 Equipo del Proyecto
X
3.9 Gráfico curva costos
X
2.5 Tarea
X
3.10 Gráfico disponibilidad Usuarios
X
2.5.1 Subtarea
X
4. Inicio
2.6 Documentos adjuntos
X
4.1 Mis proyectos
X
4.2 Mis tareas
X
4.3 Mis comunicaciones
X
2.7 Minutas de reunión
2.8 Comunicaciones
X
X
5
Confi.
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
2.9 Costos
5. Horas y avance
X
4.4 Mis informes
X
4.5 Mis notas
X
Cumple Built in Ext. Config. 7. Preferencias
Cumple Built in Ext.
5.1 Horas y % de avance
X
7.1 Cambiar contraseña
X
5.2 Horas y minutos con % avance
X
7.2 Notificaciones
X
5.3 Tareas/subtareas asignadas, o por proyecto
X
8. Administración
5.4 Filtros de despliegue Tareas/Subtareas
X
8.1 Administración de usuarios
X
8.2 Registro de acceso
X
6. Buscador Global
6.1 Proyectos
X
8.3 Administración de tipos de tareas
X
6.2 Tareas
X
8.4 Administración de cargos
X
6.3 Usuarios
X
9. Calendario
6.4 Documentos
X
9.1 Calendario de compromisos
X
6.5 Comunicaciones
X
9.2 Vista Diarias, Semanal y Mensual
X
9.3 Vista de Eventos de múltiples usuarios
X
9.4 Manejo de eventos repetitivos
6
X
Config
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
1.2.- VISTAZO GENERALES DE LA HERRAMIENTA
La imagen a continuacion recoge un primer vistazo resumen de la herramienta propuesta con información sobre un proyecto real.
Acceso a módulos funcionales
Búsqueda y selector de proyecto
Participantes y roles
Vista rápida dedicación
y acceso a informes
Datos del proyecto
Tareas por tipo
A través de esta interfaz se dispone de acceso al resto de herramientas del sistema, así como a un resumen de la información más relevante del
proyecto: miembros y cargos, datos de cliente/colaborador, presupuesto, etc.
7
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
1.3.- CARACTERÍSTICAS PARTICULARES Y RESPUESTA A REQUERIMIENTOS TÉCNICOS
1.3.1 .USUARIOS
Redmine permite asignar distintos miembros y cargos a un proyecto.
Inicialmente se identifican 4 roles principales , sobre los que se modelará la política de permisos y
restricciones de acceso, tanto a información como a herramientas (informes, dedicación, etc). A
continuación se propone un escenario de capacidades que, en cualquier caso, será consensuado con
la Dirección del Proyecto antes de su implantación.
•
Administrador de Directores de proyecto: dispone de todos los privilegios de gestión de la plataforma.
◦
Responsable de la administración general del sistema.
◦
Dispone de acceso a datos agregados sobre múltiples proyectos, como dedicación, avance, etc. así como cualquier otro indicador mediante el
módulo de generación de informes.
•
◦
Puede añadir nuevos proyectos y subproyectos (ilimitado)
◦
Puede gestionar (añadir, borrar, habilitar-deshabilitar) usuarios sin límite.
◦
Pleno acceso y gestión de parámetros de los proyectos.
◦
Pleno acceso a la gestión de actividades y subactividades de los proyectos.
◦
Pleno acceso a la gestión de privilegios y flujos de trabajo asociados a cada tipo de actividad.
Administrador de proyectos: su ámbito de actuación queda reducido a un proyecto o conjunto de proyectos de los que es responsable.
8
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
•
◦
Puede asignar recursos (usuarios) ya existentes a un proyecto
◦
Establece el cargo
◦
Pleno acceso a la generación de informes sobre actividad en el ámbito de los proyectos que le están asignados.
Usuarios: personal disponible que participa en proyectos con distintos niveles de responsabilidades. En función de las necesidades que se
identifiquen, se modelaran distintos perfiles/cargos de usuario atendiendo al papel que desempeñan en los proyectos.
•
Stakeholders
◦
Participan de forma puntual en proyectos.
◦
Cuentan con acceso limitado a la información
Los perfiles de usuario, permisos y flujos de trabajo definitivos se modelan durante la
Implantación y pueden ser modificados en cualquier momento por el administrador
9
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
1.3.2 .PROYECTOS
Buscador
El módulo de administarción de Redmine
permite
gestionar
fácilmente
Alta proyecto
Administrador
múltiples
proyectos.
A través de una interfaz de usuario sencilla, el
sistema permite archivar eliminar, archivar y
realizar
búsquedas
sobre
el
listado
de
Proyectos anidados
proyectos, así como dar de alta nuevos
proyectos y subproyectos.
El primer paso para la creación de un nuevo proyecto es la
Datos básicos
introducción de los detalles particulares del proyecto. Datos como
Descripción
Departamento
Inicio/fin
Presupuesto
cliente/departamento, descripción, presupuesto y miembros que
van a participar son algunos de los ejemplos más claros.
Equipo trabajo
Esta información es suministrada por el Administrador de proyecto
Participantes
Roles → costo
al que a sido asignado y está disponible para su consulta y/o
Herramientas
Foros
modificación posterior a través de la pestaña “configuración” (de
Wiki
acceso está restringido a los perfiles anteriores)
Documentos
Noticias
Calendario
El administrador del proyecto podrá seleccionar además entre el
Gantt
conjunto de disponibles en la plataforma de forma opcional para
adecuarla a las necesidades del nuevo proyecto.
10
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
Entre estas herramientas se encuentran:
•
Tablón de noticias
•
Control de tiempo
•
Documentos
•
Ficheros
•
Cuadro de métricas
El proyecto ya está registrado y dispone de un conjunto de herramientas.
El siguiente paso será incorporar a las personas que participarán de forma directa en la realización de tareas.
1
Encuentra al usuario
2
11
Indica el cargo
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
Una vez formalizada la creación del nuevo proyecto y configurados los detalles sobre módulos, miembros, etc.se puede dar paso a la creación de
tareas y subtareas que lo componen.
Redmine permite establecer distintas categorías, facilitando así el seguimiento de actividaes al
contar con mayor granularidad, además de permitir la personalización de atributos de
inforamación asociados a cada tipo de actividad.
A continuación se recoge la información básica a cada tarea.
12
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
El sistema permite además vincular dos o más tareas en base a distintos tipos de relación, concretamente:
•
Tarea A es duplicada de B
•
A bloquea B
•
A es subtarea de B
•
A es anterior a B
Cada tarea registra el historial de trabajo a modo de “bitácora”, facilitando el seguimiento y la evaluación de acciones realizadas desde su
creación hasta el cierre.
Redmine ofrece la posibilidad de exportar esta información en formato imprimible
(pdf) así como añadir la información a un canal de feeds.
Tareas
Tiempo dedicado
Estado
Notas
Archivos adjuntos
Fecha inicio/fin
% ejecución
Esfuerzo estimado
Tipo actividad
13
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
1.3.3 .INFORMES
Redmine con una potente herramienta de generación de informes que permitirá sacar el mayor partido a la información recogida en la plataforma.
Distinguimos entre tres tipos de informes:
•
Informes de actividad y dedicación al proyecto: tienen como finalidad la de obtener información sobre tiempo
dedicado a las distintas actividades del proyecto de forma sencilla y en base a distintos criterios fácilmente
personalizables.
La herramienta permite además exportar los resultados a formato de hoja de cálculo (CSV).
1
2
Selecciónb de periodo temporal
Criterio de consulta
3
4
14
Resultados
Exportable hoja de cálculo
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
•
Informes de situación sobre tareas, estado y avance: permite generar informes personalizados en base a cualquier criterio o criterios de
selección. El sistema permite además almacenar El resultado de estos informes puede exportarse
2
Indica criterio de selección
4
¿Guardar
consulta?
3
Resultados
Exportable →
15
1
Selecciona filtro
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
•
Cuadro de mando y gráfico resumen de proyecto: proporciona información a alto nivel y de forma gráfica sobre un conjunto de
indicadores clave de proyecto de forma periódica, tales como:
◦
Esfuerzo incurrido
◦
Costos asociados
◦
Gastos
◦
% ejecución
◦
Desvíos con respecto a planificación inicial
◦
Riesgos e incidencias
◦
etc.
El cuadro de mando se basa en un desarrollo realizado por Emergya
y liberado como software libre a la comunidad Redmine
http://www.redmine.org/plugins/redmine_cmi
La extensión PluginCharts 1permite además contar con gráficos asociados a las principales actividades del proyecto, grado de avance y carga de
trabajo.
1 http://www.redmine.org/projects/redmine/wiki/PluginCharts
16
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
1.3.4 .INICIO
La página personal de cada usuario puede ser personalizada fácilmente, añadiendo nuevos bloques de información y organizándolos mediante
“drag & drop”, accediendo a información sobre proyectos, tareas, noticias y comunicaciones, actividad reciente, informes y notas.
1
Acceso a “mi página”
3
Información de usuario
4
2
Actividad reciente
Añade/elimina/mueve bloques
5
17
Proyectos en los que
participo
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
1.3.5 .HORAS Y AVANCE
Redmine permite conocer el avance del proyecto
1
tomando como punto de partida el esfuerzo estimado
% avance tarea
e incurrido a nivel de tarea.
3
Hito
2
Adicionalmente, gracias a la planificación de tareas
Horas estimadas e incurridas
en hitos, podemos acceder los datos agregados de
avance a nivel
de hito. Esta información está
disponible a través de la vista de planificación del
proyecto y
3
Información agregada en hitos de proyecto
4
Avance global por hito
6
18
5
Resumen tiempos
Avance multicriterio
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
1.3.6 .BUSCADOR GLOBAL
El motor de búsqueda facilita la localización de información relativa a proyectos, tareas, usuarios, noticias y documentos.
1.3.7 .PREFERENCIAS DE USUARIO
Las preferencias de usuario (nombre, apellido, dirección de correo a efectos de notificación,
nivel de notificación) son fácilmente configurables a través de “Mi cuenta”.
1
Las notificaciones llegan de forma automática a través de
correo electrónico, indicando en el asunto el nombre de
2
proyecto, código de tarea e información sobre la
notificación (cambio de estado, nueva tarea, nuevo
comentario...)
19
Cambio de contraseña
Personalizar notificaciones
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
1.3.8 .ADMINISTRACIÓN
El usuario administrador dispone de un panel a través del cual gestionar los principales parámetros de la
plataforma, como la gestión de usuarios, grupos y perfiles.
Usuarios
La gestión de usuarios se realiza
a través de un cómodo listado a
través del cual se puede buscar
a un usuario a través del
buscador,
modificar
sus
preferencias, añadir o eliminar
nuevos usuarios. Este mismo registro muestra la antigüedad de los usuarios, así como el registro
Cargos
de acceso a la plataforma.
Un mismo usuario puede desempeñar distintas funciones dependiendo del proyecto. Para facilitar la gestión de cargos
Una de las herramientas más versátiles proporcionadas es la de personalización de flujos de trabajo. A través de esta
herramienta es posible modelar de
forma sencilla el proceso de trabajo
en el día a día de los proyectos. Para ello, Redmine
permite asignar flujos de trabajo en base a cargo, tipo de
actividad y estado de las peticiones/tareas.
20
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
1.3.9 .CALENDARIO
El módulo de calenario permite consultar las actividades planificadas y
asignadas a cada usuario, así como hitos relevantes del proyecto o cualquier
otro tipo de evento, facilitando la tarea de planificación de tareas y
reuniones, y la gestión más eficiente de los recursos disponibles.
Mediante el uso de la extensión Periodic Tasks 1 se incluye la posibilidad de
programar actividades periódicas (reuniones de seguimiento, auditorías, etc),
1 http://www.redmine.org/plugins/periodictasks
21
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
2.- SEGURIDAD DE DATOS
Las copias de seguridad se realizarán con periodicidad semanal.
Los mecanismos de recuperación de la información garantizan la reconstrucción del estado de los datos respecto a la
última copia de respaldo realizada minimizando así cualquier pérdida que pudiera producirse.
La copia manual de los datos sólo estará autorizada si hubiera problemas justificados o en los sistemas de información.
Esto es, sistemas inestables, problemas eléctricos que afecten a las máquinas, problemas en la restauración de la copia
de seguridad, etc. Por otra parte, el sistema de respaldo y recuperación será probado con una periodicidad máxima de 6 meses.
Cada recuperación que tenga que darse, como medida de seguridad de nivel medio, supondrá que se dé de alta una incidencia en el registro de
incidencias de soporte definido. Gracias a esto se mantendrá una herramienta centralizada de información que aglutine todo evento excepcional
del sistema de información.
22
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
3.- INFRAESTRUCTURA DE TOLERANCIA A FALLAS
3.1.- FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL PERSONAL
Como primera medida básica, se propone realizar una relación de perfiles que por alguna razón justificada, necesiten acceso a los sistemas de
información del proyecto. Es decir, se debe crear una relación de:
Los perfiles o personas que requieran algún tipo de acceso.
La relación de sistemas de información a los que tienen acceso.
El nivel de acceso (acceso de lectura, acceso de modificación, etc.)
3.2.- REGISTRO DE INCIDENCIAS
Se debe garantizar que toda incidencia relacionada con los datos o los sistemas de información que los
alojan, tendrán un soporte canalizado por un registro de incidencias que documentará todo problema
detectado.
Toda incidencia deberá incluir el tipo de incidencia, el momento de la detección, la persona que realiza la
notificación, las personas notificadas, los efectos que se hubieran derivado de la incidencia así como las
medidas correctoras aplicadas.
23
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
3.3.- CONTROL DE ACCESO
No sólo se deberá tener una relación de los accesos para que los perfiles adecuados tengan claros sus permisos,
también se pondrán los los medios para que los usuarios sólo tengan acceso a los recursos que precisen para el
desarrollo de sus funciones.
3.4.- IDENTIFICACIÓN Y AUTENTICACIÓN
El proceso de identificación deberá garantizar tener un nivel de seguridad óptimo. El mecanismo deberá permitir la identificación de forma
inequívoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de información y la verificación de que está
autorizado. Las contraseñas de los sistemas de identificación deberán ser almacenadas, distribuidas y asignadas garantizando
la confidencialidad e integridad. Para tal fin, se utilizarán sistemas de cifrado de contraseñas a la par de conexiones seguras
en el proceso de identificación.
Además, se introducirá una medida de nivel medio que limite el número de posibilidades de introducir la contraseña incorrecta.
Gracias a esta medida se anulará el éxito de cualquier ataque por fuerza bruta.
3.5.- CIFRADO DE COMUNICACIONES
La seguridad en las comunicaciones cliente servidor resulta imprescindible para evitar el robo de información por terceras personas
no autorizadas.
La plataforma de gestión de proyectos contará con un certificado en servidor que garantice el cifrado e integridad de la información.
24
Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine
3.6.- ALTA DISPONIBILIDAD Y TOLERANCIA A FALLOS
Para garantizar la disponibilidad de la herramienta antes situaciones de (fallas hardware, comunicaciones, etc) se pone a disposición del servicio
una arquitectura hardware redundante alojada en distintas ubicaciones geográficas.
25