ws-op-3 procedimiento para otorgar mantener ampliar

Código: WS-OP-3
Versión: 3
Fecha: 13/sept/2013
Página:1/7
PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR,
MANTENER, AMPLIAR, SUSPENDER Y
RETIRAR LA CERTIFICACION.
FUNCION
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
CONTROL DE DOCUMENTOS
NOMBRE
CARGO
Sindia Rodriguez
Representante de Gerencia
Fernando Peñuela Daza
Director de Certificación
Fernando Peñuela Daza
Director de Certificación
No. Versión
1
Fecha
Febrero 2013
2
Mayo 2013
3
Septiembre
2013
CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del Cambio
Documento Inicial
Ajuste de procedimientos por auditoria
del OAE
Se agrega el punto 9 Reevaluación en
caso de cambios
FECHA
Febrero 2013
Febrero 2013
Febrero 2013
Solicitante
Guía 65
Fernando Peñuela Daza
COPIA CONTROLADA
“Este documento es propiedad de Intertek International Limited
Cualquier reproducción incluso parcial sin autorización previa es prohibida”
Armando Álvarez
PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR,
MANTENER, AMPLIAR, SUSPENDER Y
RETIRAR LA CERTIFICACION.
1.
Código: WS-OP-3
Versión: 3
Fecha: 13/sept/2013
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OBJETIVO
Definir y establecer el procedimiento necesario para conceder, mantener, extender, suspender y retirar la
certificación de producto otorgada para como Organismo de Certificación.
2.
ALCANCE
Este procedimiento aplica para las compañías cerificadas por INTERTEK
Certificación de Producto bajo la norma ISO/IEC65.
3.
como Organismo de
TÉRMINOS Y DEFINICIONES:
Certificación: Atestación de tercera parte relativa a productos, procesos, sistemas o personas.
Documentos de certificación: Documentos emitidos según los procedimientos de un sistema de
certificación para atestiguar que se ha demostrado que un producto cumple los requisitos establecidos.
Norma: Documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que
proporciona, para un uso común y repetido, reglas, directrices o características para actividades o sus
resultados, con el fin de conseguir un grado de orden óptimo en un contexto dado.
Certificado de Inspección: Es el documento por el cual certificamos que la mercadería inspeccionada
cumple los parámetros señalados en la Norma.
Discrepancias: Son las diferencias u observaciones encontradas en el momento de la inspección.
4.
OTORGAMIENTO DE LA CERTIFICACIÓN
• Solo se puede otorgar la Certificación cuando todas las acciones correctivas acordadas para las
no conformidades identificadas han sido cerradas correctamente.
• No debe haber no conformidades abiertas (deben estar completamente aclaradas con evidencia
objetiva de implementación)
• Los resultados de las inspecciones deben estar conformes con la norma, reglamento técnico o
documento.
• Cuando el Director de Certificación haya recopilado y encontrado que cada uno de los pasos y
resultados son conformes con la norma, reglamento técnico o documento, procederá a otorgar la
certificación de producto.
• Una vez concluido lo anterior, el Organismo de Certificación emitirá un Certificado con un período
de validez de 1 año, tomando como inicio la fecha en que se otorga la certificación. El tiempo para
emitir un Certificado es de máximo 30 días laborables.
• El Certificado detalla la razón social de la Organización, la(s) norma(s) o pliego de condiciones, la
dirección de los sitios incluidos en el proceso y el alcance de certificación, dirección del OC, firma
del Director de certificación, fecha de vigencia, fecha de caducidad.
5.
MANTENIMIENTO DE LA CERTIFICACIÓN
La Certificación se mantiene cuando el cliente conserva el producto según la norma certificada y dentro
del alcance establecido en el certificado de conformidad emitido.
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Cualquier reproducción incluso parcial sin autorización previa es prohibida”
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MANTENER, AMPLIAR, SUSPENDER Y
RETIRAR LA CERTIFICACION.
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Fecha: 13/sept/2013
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INTERTEK requiere que la Organización informe tan pronto como sea posible sobre cualquier
circunstancia que pueda afectar la validez de su certificación, de acuerdo a las cláusulas de la oferta
comercial firmada.
6.
AMPLIACIÓN O REDUCCIÓN DE LA CERTIFICACIÓN
Cuando un cliente certificado por Intertek necesite modificar su Alcance de Certificación, debe solicitar la
ampliación o reducción de dicho alcance a través de un oficio o carta enviada al Organismo de
Certificación, detallando la modificación requerida. Para atender las solicitudes de ampliación de alcance
el OC puede requerir realizar una evaluación, similar a una evaluación extraordinaria. Sin embargo, el
plazo para el cierre de las no conformidades, siempre y cuando se relacionen exclusivamente con la
ampliación de alcance solicitada, será de 15 días calendario a partir de la entrega del correspondiente
Informe de Evaluación. Se realizará una evaluación documental de los documentos relacionados con la
ampliación del alcance solicitada.
Las decisiones a ser tomadas por el OC para la solicitud de ampliación son equivalentes a las descritas
para la evaluación inicial.
Un Cliente puede solicitar la reducción del alcance de certificación otorgado en cualquier momento,
presentando ante el OC la solicitud (oficio o carta) con su respectiva justificación. Tras el análisis de la
solicitud, el OC procederá a notificar su aceptación y a emitir un nuevo alcance de certificación para el
Cliente y registrarlo en su lista de clientes y publicarlo en su página web.
Las evaluaciones para ampliación de alcance pueden realizarse, en caso de ser acordado de esa
manera con el Cliente, durante las evaluaciones de seguimiento, para lo cual el cliente deberá también
presentar la solicitud correspondiente al menos con 1 o 2 meses de anticipación a la fecha en que se
programó la evaluación de seguimiento.
El Organismo de certificación, tras la cancelación de las tasas correspondientes, revisará la
documentación y determinará si es necesaria o no una evaluación in situ antes de proceder a conceder
la ampliación solicitada.
Tras realizada la evaluación, si fuera el caso, o analizada la información, el Organismo de Certificación
emitirá el Informe de Evaluación correspondiente que puede contener hallazgos. Estos deberán ser
gestionados en el plazo determinado por el OC. En caso de no contener hallazgos, o tras la aceptación
de la gestión de los mismos, el OC procederá a emitir el alcance actualizado y publicarlo.
Otro motivo de ampliación se puede dar en el caso que la norma NTE INEN 2582:2011 se
hubiera modificado e indicado alguna variación del proceso.
7.
SUSPENSIÓN DEL CERTIFICADO.
La suspensión de la totalidad o parte del alcance de la certificación, implica la prohibición temporal de
expedir, en el campo objeto de la suspensión, documentos que hagan referencia a la certificación
otorgada por Intertek, el símbolo de certificación y toda referencia por parte del cliente de su condición de
certificado ante Intertek como organismo de certificación, así como suspender toda publicidad que haga
referencia a dicha condición.
En cualquier momento, dentro del período de validez del Certificado, INTERTEK se reserva el derecho
de Suspender o Retirar el Certificado, de acuerdo de la Propuesta de Certificación del Proceso de
Reencauche SP-OP-1.
Las siguientes son algunas razones para la Suspensión:
•
•
•
•
Incumplimiento grave o reiterado de las obligaciones como ente certificado.
Cuando se vea afectada la competencia técnica del cliente.
La no resolución dentro de los plazos concedidos de no conformidades detectadas en los
procesos de evaluación.
La no resolución dentro de los plazos concedidos de las causas que motivaron una
amonestación previa.
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Investigación de una queja que perjudique la imagen de la certificación, demuestre el
incumplimiento de los requisitos de certificación o la falta de competencia técnica necesaria para
mantenerla, y no haya sido gestionada satisfactoriamente por el cliente.
Uso no autorizado o inadecuado y de forma reiterada del símbolo de certificación.
La reiteración de la amonestación, aun cuando fueran motivados por causas distintas.
El impago de los gastos de evaluación y administración del proceso de certificación en sus
distintas fases.
Cuando realice una transferencia total o de una parte sustancial de sus activos o de sus
acciones, se fusione, escinda o experimente en cualquier forma un cambio de control accionario
o de conducción gerencial que afecte la independencia necesaria para efectuar con objetividad y
transparencia los servicios comprometidos con la certificación otorgada
Comprobadas acciones del cliente que hayan pretendido o conducido a una desacreditación de
las acciones del OC o su personal, incluyendo evaluadores, sin evidencias ni fundamentos
adecuados o con claras intenciones de perjudicar al Organismo de Certificación o cualquiera de
sus integrantes.
Otras situaciones de responsabilidad del cliente, que impidan al OC verificar el cumplimiento de
los requisitos de certificación.
Cuando el cliente se encuentre en la Cartera vencida de INTERTEK, con más de 30 días de
retraso sin ninguna justificación valida;
Solicitud voluntaria del Cliente.
El Organismo de Certificación en base al análisis de la información que demuestre los
incumplimientos antes señalados por parte del cliente, tomará la decisión de suspender la
certificación otorgada.
El cliente puede apelar a dicha decisión, observando las condiciones establecidas en el
procedimiento de Apelaciones, publicado en la página web de Intertek. Si, en el plazo establecido por
el OC, el interesado no mostrara su disconformidad con la decisión, no se aceptarán apelaciones.
La suspensión se hará pública, inmediatamente después que el OC notifique la resolución
correspondiente.
La suspensión de una certificación no podrá prolongarse por más de 3 meses, salvo que para su
levantamiento el OC decida la realización de una evaluación extraordinaria y ésta se haya realizado
dentro de este periodo, en cuyo caso podrá extenderse hasta la finalización de la misma. El OC
podrá ampliar el plazo por un máximo de 1 mes la solicitud razonada del cliente.
Si al final del plazo de suspensión o de la prórroga, en caso de existir, no se hubiera demostrado
cumplimiento con los requisitos de certificación, el OC retirará la certificación al cliente.
En el caso en que el plazo máximo para la renovación de la certificación (1 año) se cumpla mientras
el cliente se encuentra suspendido, la certificación se dará por concluida y se procederá a su retiro.
La suspensión podría ir antecedida por una amonestación, en las que se indicará al cliente los plazos
estrictos que tiene para solucionar los problemas detectados.
El cliente deberá comunicar a sus clientes, proveedores y al MIPRO sobre su estado de suspensión
y las posibles consecuencias.
Las siguientes son acciones a llevar a cabo cuando se presente una situación de Suspensión:
SUSPENSIÓN A PETICIÓN DEL CLIENTE
Los clientes certificados pueden en cualquier momento, solicitar una suspensión voluntaria de la totalidad
o parte del alcance de la certificación. La suspensión voluntaria supone la prohibición, mientras dure la
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suspensión, de hacer uso del símbolo de certificación o referencia a la condición de certificado y toda
publicidad que haga referencia a la condición de certificado en el campo objeto de la suspensión.
Las solicitudes de suspensión voluntaria serán aceptadas por el OC y publicadas en su página web,
haciendo mención expresa de su carácter voluntario.
La suspensión voluntaria de una certificación no podrá prolongarse por más de 3 meses, salvo que para
su levantamiento el OC decida la realización de una evaluación extraordinaria y ésta se haya realizado
dentro de este periodo, en cuyo caso podrá extenderse hasta la finalización de la misma. El OC podrá
ampliar el plazo por un máximo de 1 mes la solicitud razonada del cliente. Si al final del plazo de
suspensión o de la prórroga, en caso de existir, no se hubiera demostrado cumplimiento con los
requisitos de certificación, el OC retirará la certificación al cliente.
SUSPENSIÓN LUEGO DE AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO
• Si el Cliente no envía evidencia para la revisión y aprobación de sus correcciones y/o acciones
correctivas dentro del plazo de 60 días calendario posteriores al término de la auditoria de
seguimiento, y no hubiere notificado por escrito una prórroga con sus respectivos soportes,
INTERTEK solicitará al Cliente el envío inmediato de la evidencia dentro de los siguientes 30 días.
Calendario.
• Para todos los casos, el periodo de Suspensión no debe exceder los 3 meses, después de este
plazo, INTERTEK debe organizar otra Inspección para la revisión de la situación.
• Si se ha demostrado que el Cliente está tomando acciones para el cierre de las No
Conformidades, pero no se ha terminado la implementación efectiva, es posible que el Director de
Certificación recomiende una ampliación de 3 meses al periodo inicial de Suspensión.
• Si en opinión del Coordinador de Operaciones, Auditor Interno y del Inspector Técnico, el Cliente
no esta dispuesto o es incapaz de cerrar las No Conformidades, recomendará el Retiro del
Certificado al Director de Certificación (ver Punto 8). El Director de Certificación (o la persona
designada) revisará los reportes de inspecciones e informes de evaluación para verificar la
decisión.
• Los requisitos descritos en este Procedimiento deben ser comunicados por escrito o enviados vía
correo electrónico al Cliente, solicitando el acuse de recibo correspondiente.
• También se le requerirá al cliente informar a sus clientes acerca de la suspensión y no efectuar
negocios basados en el Certificado de Conformidad.
8.
RETIRO.
El retiro total o parcial (una parte del alcance) de una certificación se impondrá como consecuencia del
incumplimiento muy grave, o grave reiterado, de las obligaciones del certificado y por la no subsanación
de las causas que motivaron una suspensión. Se entenderá por incumplimiento grave, aquel que
resulte en la afectación directa de la garantía de competencia técnica y calidad de los resultados
de la actividad de evaluación de la conformidad, y en la afectación del prestigio de la acreditación.
Cuando exista cualquiera de las siguientes condiciones, la certificación del cliente deberá ser retirada y
dicha acción deberá ser publicada.
• El cliente solicita retiro del Certificado de conformidad.
• Quiebra del cliente
• El cliente con certificado de conformidad deja de existir como entidad legal o cuando el producto
deja de existir.
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• Quiebra del OC
• Si la actuación del CLIENTE pone en riesgo la credibilidad o prestigio de Intertek o de la
certificación
• Cuando se haya puesto en evidencia manipulación o falseamiento de los documentos del OC o los
registros relacionados con la certificación del cliente o del certificado.
• Violación deliberada de las obligaciones del cliente como certificado.
• Cuando se haya atentado contra la integridad de cualquier persona de Intertek o que haya
participado en los procesos de evaluación del cliente.
• Cuando el cliente haya pretendido transferir o ceder total o parcialmente sus derechos y
obligaciones adquiridas por la certificación, sin una notificación oportuna al Intertek.
• No renovación de la certificación del cliente tras 1 año y medio.
• Cuando se le entrega al cliente una notificación de suspensión y se le requiera tomar acción para
resolver la suspensión dentro del tiempo límite especificado y no se cumpla, sin explicación por
parte del cliente.
• Por el mal uso y/o
conformidad.
uso engañoso reiteradamente de la certificación de producto o sello de
El retiro se hará público, inmediatamente después que el Organismo de Certificación notifique la
resolución correspondiente.
El retiro de la certificación supondrá la obligación para el cliente de devolver Intertek los Certificados
de Certificación correspondientes. El OC procederá a la eliminación de la lista de Clientes
certificados, en lo relativo a la certificación o certificaciones retiradas, y la publicación de su condición
de retirado.
La retirada parcial de una certificación implicará la prohibición de expedir documentos que hagan
referencia a la certificación del cliente por el OC (Intertek), en la parte en que la misma haya sido
retirada.
El Director de Certificación deberá revisar el historial del último Ciclo de Certificación del Cliente
(cuando aplique) para tomar una de las siguientes opciones:
• Recomendar el Retiro del certificado y realizar una notificación, a través de un Comunicado Oficial,
dirigida a la Alta Dirección del Cliente sobre la razones de esta decisión. Solicitar el acuse de
recibo correspondiente.
• Cuando se informe a la Alta Dirección del cliente que se procederá con el retiro del certificado, el
Director de Certificación debe reportar su decisión con toda la documentación de soporte.
• El Director de Certificación deberá notificar a la Alta Dirección del Cliente por escrito o vía correo
electrónico, con acuse de recibo. Debe solicitar la devolución de todos los Certificados emitidos y
las Marcas proporcionados como resultado de la Certificación.
• El Director de Certificación deberá notificar al cliente sobre el WS-SGC-3 Procedimiento de
Apelaciones, Quejas y Disputas e informar que se puede generar una apelación después de dicha
notificación. Se deben mantener los registros de esta actividad.
• Se le deberá avisar al cliente que no debe tomar requisiciones basadas en un certificado de
conformidad inexistente y que debe informar a sus clientes acerca de la cancelación del
certificado de conformidad.
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9.
Código: WS-OP-3
Versión: 3
Fecha: 13/sept/2013
Página:7/7
REEVALUACIÓN EN CASO DE CAMBIOS.
El cliente deberá de notificar al Organismo de Certificación por escrito los cambios que significativamente
afecten al diseño o especificación de productos, o cambios en la propiedad, estructura o administración
del cliente, si es necesario en caso de cualquier otra información que indique que el producto ya no
puede cumplir con los requisitos del sistema de certificación.
Algunos de estos cambios pueden ser:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Interrupción de la actividad relacionada con el alcance de certificación,
Su condición legal, comercial, de propiedad o de organización,
Renuncia, retiro o cambio del responsable técnico o su substituto,
Renuncia, retiro o cambio del responsable del sistema de gestión de calidad,
La organización, localizaciones críticas, su estructura, sus principales políticas, o
sus procedimientos, y otros que afecten el normal desenvolvimiento de las
actividades para las que está certificado,
Sus recursos e instalaciones,
El alcance de su certificación,
Traslado o surgimiento de localizaciones,
otros problemas que puedan afectar la capacidad del cliente de cumplir con los
requisitos de la certificación.
El Coordinador de Operaciones recibe la carta u oficio y la entregará al Director de Certificación para que
sea analizada y decida si los cambios ameritan una reevaluación o simplemente se solicitará al cliente
documentación respectiva.
Se considera de vital importancia hacer la reevaluación si los cambios afectan directamente al proceso,
es decir si los cambios se hicieron a la infraestructura ya sea cambio de domicilio, ampliación de la
planta, tecnificación del proceso, especificaciones del producto, etc. La reevaluación se considerará
como una evaluación extraordinaria (ver WS-OP-1).
En caso que los cambios sean de forma documental, se solicitará todos los soportes y evidencia
necesaria para justificar los cambios y se procederá la verificación en la próxima evaluación planificada.
Si los cambios son por cambios en las normas con las cuales se certifica el producto, el Organismo de
Certificación notificará al certificado las novedades y determinara un plazo (2 meses) para que el cliente
haga los cambios requeridos por la normativa modificada. La reevaluación se considerará como una
evaluación extraordinaria (ver WS-OP-1).
10.
POLÍTICAS.
• El Director de Certificación deberá notificar a la Alta Dirección del Cliente por escrito o vía correo
electrónico, con acuse de recibo. Debe solicitar la devolución de todos los Certificados emitidos y
las Marcas proporcionados como resultado de la Certificación.
• El Director de Certificación deberá notificar al cliente sobre el WS-SGC-3 Procedimiento de
Apelaciones, Quejas y Disputas e informar que se puede generar una apelación después de dicha
notificación. Se deben mantener los registros de esta actividad.
COPIA CONTROLADA
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