Conferencia de Distrito

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Conferencia
de Distrito
La presente es la edición de 2008 del Manual de la Conferencia de Distrito (800-ES). Se
ha preparado para uso de los Comités Distritales de la Conferencia que planifican las
conferencias que tendrán lugar durante los años rotarios 2009-2010, 2010-2011 y
2011-2012. La información contenida en este manual está basada en los Estatutos de
Rotary International, el Reglamento de Rotary International y el Rotary Code of Policies
(Código de normas de Rotary). Todo cambio efectuado en estos documentos por el
Consejo de Legislación o la Junta Directiva de RI anula la normativa estipulada en este
manual.
Toda consulta sobre el presente manual deberá remitirse a:
Leadership Education and Training Division
Rotary International
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698, EE.UU.
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: +1 847 866 3000
Fax: +1 847 866 9446
Índice
1 Planificación de la conferencia Propósito.......................................................... 1
Pautas .............................................................. 1
Funciones y responsabilidades........................ 2
Participantes ................................................... 5
Aspectos logísticos........................................... 6
Gestión de riesgos............................................ 7
Evaluación de las necesidades......................... 8
Programa ......................................................... 8
Temas rotarios................................................. 9
Seminario de Capacitación para el
Liderazgo Distrital........................................ 12
Recursos........................................................... 12
2 Asuntos de la conferencia Elecciones distritales ...................................... 14
Votaciones ....................................................... 15
Resoluciones.................................................... 16
Recurso............................................................. 18
3 Promoción de la conferencia Rotarios ........................................................... 19
Medios de difusión ......................................... 20
Recursos .......................................................... 20
Anexos 1 Informe sobre la Conferencia de Distrito . .. 21
2 Modelo de evaluaciones . ............................. 23
3 Guía para quienes planifican la
conferencia por primera vez......................... 26
4 Evaluación de los temas de la
Conferencia de Distrito................................ 33
5 Modelo de programa de la Conferencia
de Distrito .................................................... 35
6 Modelo de certificado de credenciales......... 37
7 Modelo de presupuesto para la
conferencia.................................................... 38
8 Modelos de formularios de inscripción
y confirmación ............................................. 39
1 Planificación de la conferencia
El Manual de la Conferencia de Distrito
tiene como fin ayudar a los respectivos comités distritales a planificar este
evento según las pautas establecidas por
la Directiva de RI, los Estatutos de RI y el
Reglamento de RI. Las normas estipuladas
en este manual deberán adaptarse a las
circunstancias, tradiciones y costumbres
del distrito.
• Aprobar la cuota distrital, de no haber-
se aprobado en la Asamblea de Distrito
o el Seminario de Capacitación para
Presidentes Electos.
• Dos años antes de la celebración del
Consejo de Legislación, elegir al rotario
que representará al distrito ante el
Consejo.
• Elegir al miembro del Comité de
Propuestas para Director de RI correspondiente a la zona.
Propósito
Las siguientes sugerencias impulsarán el
éxito de la conferencia:
El propósito de la Conferencia de Distrito es
promover el Objetivo de Rotary mediante
actividades de compañerismo, discursos
motivadores y el análisis de los asuntos de
Rotary. En la conferencia no sólo se difunden las actividades exitosas de clubes
y distritos; también se ponen de relieve
los programas de Rotary. Muchos rotarios
coinciden en afirmar que Rotary no les entusiasmaba demasiado hasta que participaron
en una Conferencia de Distrito y asistieron
a una motivadora presentación sobre el
Intercambio de Jóvenes, el Intercambio
de Grupos de Estudio (IGE) o las Becas de
Buena Voluntad.
• Prográmela para que dure dos o tres
días.
• Evite que la fecha de la conferencia
coincida con otros eventos o días
festivos.
• Organice sesiones de grupos de discu-
sión, a fin de estimular la participación
y el intercambio de ideas.
• Incluya al menos nueve horas de sesiones plenarias y de grupos de discusión
sobre temas relacionados con Rotary y
La Fundación Rotaria.
• Haga participar al representante del
presidente de RI en los debates y otras
sesiones.
Pautas
• Planificar las actividades para los cón-
La Conferencia de Distrito deberá observar los siguientes requisitos de la
Directiva de RI.
• Programar que el representante del
presidente de RI pronuncie dos discursos durante la conferencia y un breve
mensaje de clausura.
• Analizar y adoptar la declaración financiera auditada del año rotario anterior.
yuges y demás eventos de modo que no
coincidan con las sesiones plenarias,
a las cuales se exhorta a concurrir a
todos los inscritos.
• Dé la bienvenida y brinde reconoci-
miento a los socios recientemente
afiliados, rotarios que asisten por primera vez a una Conferencia de Distrito,
presidentes de club y funcionarios de
club entrantes.
Manual de la Conferencia de Distrito 1
• También a quienes hubieran participado en actividades de Rotary y La
Fundación Rotaria.
• Analice las resoluciones del distrito.
• Promueva los proyectos de los clubes y
el distrito.
• Organice una sesión de orientación
para socios nuevos.
• El día inmediatamente anterior o
posterior a la conferencia, celebre
el Seminario de Capacitación del
Liderazgo Distrital para todo rotario
interesado que hubiera sido presidente
de club o ejercido otro cargo en el club
durante al menos tres años.
• Mantenga los costos bajos para incentivar la asistencia.
• Promueva la siguiente conferencia y
aliente la preinscripción.
Funciones y
responsabilidades
Organizar la Conferencia de Distrito requiere el esfuerzo conjunto de numerosos
rotarios del distrito, a fin de implementar
la visión del gobernador respecto a este
evento.
Gobernador de distrito
El gobernador promueve con antelación la
asistencia a la conferencia, la preside y se
cerciora de que en el evento se destaquen
las numerosas oportunidades de servicio
que ofrecen Rotary y la Fundación, a fin
de motivar a los rotarios a prestar servicio
en Rotary más allá del ámbito del club.
El gobernador deberá aprovechar toda
oportunidad para alentar la asistencia de
los rotarios a la conferencia.
Responsabilidades del gobernador:
• Siendo aún gobernador electo, nom-
brar al presidente y los integrantes del
Comité de la Conferencia de Distrito.
• Visitar otras conferencias de distrito
durante su período como gobernador
electo, a fin de recabar ideas.
• Designar al secretario de la conferencia, previa consulta con el presidente
del club anfitrión.
• Incluir al gobernador propuesto en el
Comité de la Conferencia de Distrito y
presentarlo durante dicho evento.
• Incluir al gobernador electo en el programa.
• Supervisar la planificación, organización y realización de la conferencia.
• Colaborar con el Comité de la
Conferencia de Distrito a fin de estructurar un programa integral y
debidamente equilibrado, conforme a
las pautas que recomienda la Directiva.
• Incluir información detallada sobre la
conferencia en el boletín mensual del
gobernador.
• Cerciorarse de que se brinde al re-
presentante del presidente de RI y su
cónyuge la hospitalidad y las mismas
atenciones que corresponderían al presidente de RI, incluida la designación
de un edecán.
• Invitar a los gobernadores electos
de otros distritos a participar en la
Conferencia de Distrito, para ayudarlos
a planificar sus propias conferencias.
• Motivar a todos los clubes del distrito
(incluso los nuevos) a enviar representantes, brindándoles participación
en el programa y las actividades de la
conferencia.
• Informar a la comunidad sobre la cele-
bración de la conferencia, pidiendo al
Comité Distrital de Relaciones Públicas
2 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
que establezca comunicación con los
medios de difusión antes, durante y
después de la reunión.
• Invitar a destacados representantes
de la comunidad a que participen en el
programa, según se considere adecuado.
• Pronunciar un discurso inspirador ante
la conferencia.
• Enviar al representante de Apoyo a
Clubes y Distritos de RI, dentro de los
30 días de finalizada la conferencia,
el “Informe sobre la Conferencia de
Distrito” (anexo 1), las resoluciones
del distrito y la declaración financiera
distrital expuesta en la conferencia,
y plantear otros asuntos que requieran
la atención de la Directiva de RI.
• Remitir una copia del “Informe sobre
la Conferencia de Distrito” a todos los
clubes del distrito.
• Remitir al presidente de RI el informe
confidencial sobre el desempeño del
representante del presidente durante
la Conferencia, utilizando el informe
enviado por la oficina del presidente
de RI.
Comité de la Conferencia de Distrito
Bajo la dirección del gobernador, el
Comité de la Conferencia de Distrito se
encarga de planificar, promover e implementar dicho evento, y lograr la máxima
asistencia posible.
Responsabilidades del presidente del
comité:
• Designar los subcomités subordinados
al Comité de la Conferencia de Distrito
y delegar las responsabilidades pertinentes.
• Reunirse con el representante del
presidente de RI tras la conclusión de la
reunión a efectos de evaluar la conferencia y efectuar recomendaciones para
el siguiente año.
Responsabilidades del comité:
• Seleccionar el local para la conferencia
y coordinar los arreglos logísticos.
• Coordinar las finanzas de la
Conferencia a efectos de lograr la máxima asistencia posible.
• Promover la concurrencia a la confe-
rencia, especialmente de los rotarios
nuevos y los socios de los clubes recientemente organizados, procurando,
además, que todos los clubes del distrito envíen representantes a la reunión.
• Promover la Conferencia de Distrito
ante sectores externos, como los
medios de difusión, líderes de la comunidad y beneficiarios de los programas
de Rotary.
• Coordinar con el instructor distrital
el Seminario de Capacitación para el
Liderazgo Distrital que se llevará a cabo
antes o después de la Conferencia de
Distrito.
Representante del presidente de RI
El presidente de RI asigna a un representante a cada Conferencia de Distrito,
con el propósito de que éste interactúe
con los rotarios y sus cónyuges y proporcione información sobre el presidente
de RI, el lema del año, y los programas e
iniciativas de RI. El presidente notificará
directamente al gobernador respecto a la
participación del representante en el programa, los gastos, el edecán y el protocolo
pertinente.
Si el representante domina el idioma de
los rotarios del distrito, el Comité de la
Conferencia de Distrito deberá programar
visitas del representante a varios clubes
del distrito, inmediatamente antes o
después de la conferencia. Si no domina
el idioma, el comité seleccionará a un
rotario dispuesto a cumplir la doble función de intérprete y anfitrión durante la
Manual de la Conferencia de Distrito 3
conferencia. El comité enviará al representante información sobre el distrito
y el tiempo asignado a los discursos. El
cónyuge del representante, quien también promueve los ideales y programas
rotarios, deberá participar en todas las
actividades de la conferencia, incluidas las
reuniones de cónyuges, reuniones sociales
y sesiones plenarias.
RI cubre los gastos de viaje de los representantes y cónyuges. Se espera que el
presupuesto de la conferencia cubra los
gastos locales de transporte terrestre,
hotel y otros relacionados con dicha
reunión.
Tras finalizar la conferencia, se exhorta
encarecidamente al representante del presidente de RI a reunirse con el gobernador
electo y el presidente de la conferencia
a efectos de evaluar si se han cumplido
los requisitos y discutir estrategias para
lograr que, el siguiente año, resulte aún
más eficaz. Tras la conferencia, el representante del presidente de RI preparará
un informe sobre el evento y lo enviará al
presidente de RI.
Edecán del representante del
presidente de RI
Se deberá designar un edecán para el
representante del presidente y otros
funcionarios de RI que asistan a la conferencia. Este rotario se encarga de que el
representante y su cónyuge cuenten con
toda la información y ayuda necesarias
para cumplir sus deberes y disfrutar del
compañerismo propio de la conferencia.
Si desea información detallada respecto
a las funciones del edecán, consulte la
información sobre el representante
del presidente que RI le suministra al
gobernador.
4 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
Club anfitrión
En algunos casos, el Comité de la
Conferencia podrá compartir sus responsabilidades con el club anfitrión. Según
los usos corrientes en el distrito, decida la
forma en que se asignarán responsabilidades tanto para el comité como para el club
anfitrión.
Gobernador electo
Se asignarán responsabilidades específicas
al gobernador electo respecto al programa
de la conferencia, para alentar su preparación como convocador de la conferencia
del siguiente año.
Gobernador propuesto
El gobernador propuesto integrará el
Comité de la Conferencia de Distrito, a fin
de que comience a prepararse para su año
como gobernador.
El secretario de la Conferencia
El secretario de la conferencia colaborará con el gobernador en la planificación
de la conferencia, la redacción de las
actas durante el evento y la preparación
del “Informe sobre la Conferencia de
Distrito”. Remitirse al anexo 1: Informe
sobre la Conferencia de Distrito.
Asistentes del gobernador y comités
distritales
Los integrantes del equipo de liderazgo
distrital promoverán y concurrirán a la
conferencia, para apoyar el buen funcionamiento de los clubes. Su asistencia
ofrece al gobernador la oportunidad de
otorgarles reconocimiento por sus esfuerzos y estimula a los demás a servir más
allá del ámbito del club.
El equipo de liderazgo distrital deberá,
asimismo, promover la asistencia al
Seminario de Capacitación para el
Liderazgo Distrital, que se celebra juntamente con la conferencia.
Instructor distrital
El instructor distrital coordina, con el
Comité de la Conferencia de Distrito y el
gobernador, el Seminario de Capacitación
para el Liderazgo Distrital y las demás
actividades de capacitación que tengan
lugar durante la conferencia.
Participantes
La Conferencia de Distrito ha de generar
el interés de todos los rotarios del distrito. Asegúrese de invitar al evento a todos
los grupos siguientes:
Los socios
Se exhorta a todos los rotarios del distrito
a concurrir a la Conferencia de Distrito.
El presidente del club debe cerciorarse de
que el club esté debidamente representado. Todos los presidentes y presidentes
electos de los clubes deberán asistir.
La asistencia a la Conferencia de Distrito
es válida para la compensación de la
ausencia a la reunión habitual del propio
club, siempre que la conferencia se celebre
dentro del período en el cual sería aceptable la compensación de ausencia. Difunda
esta información como incentivo para los
rotarios.
Orden de precedencia
Presidente de RI (o representante del presidente
de RI)
Presidente electo
Vicepresidente
Tesorero
Presidente propuesto
de RI
Ex directores (por orden
de antigüedad)
Ex fiduciarios (por orden
de antigüedad)
Ex secretarios generales
(por orden de antigüeEx presidentes (por orden dad)
de antigüedad)
Directores electos
Demás directores
Presidente del Consejo de Gobernadores de distrito
Fiduciarios
Integrantes de comités
Presidente electo del
de RI y de la Fundación,
Consejo de Fiduciarios
grupos de acción, asesores, representantes,
Vicepresidente del
dirigentes de capacitación
Consejo de Fiduciarios
y miembros de los grupos
Demás fiduciarios
de apoyo, incluidos los
Presidente, ex presidente coordi­nadores regionales
inmediato, vicepresidente de Rotary International
para el desarrollo del
y tesorero honorario de
cuadro social (RRIMC) y
Rotary International en
coordi­nadores regionales
Gran Bretaña e Irlanda
de La Fundación Rotaria
(RIBI).
(CRFR)
Secretario general
Directores propuestos
Tesoreros de club
Ex gobernadores de
distrito (por orden de
antigüedad)
Maceros de club
Fiduciarios entrantes
Gobernadores de distrito
electos
Integrantes de comités
regionales y zonales
Asistentes del gobernador
Secretario/tesorero del
distrito
Integrantes de comités
distritales
Otros miembros de la
directiva de un club
Presidentes de los comités de club
Ex asistentes del gobernador
Rotarios
Ex becarios de La
Fundación Rotaria
Familiares de los rotarios
Presidentes de club
Presidentes electos de
club
Vicepresidentes de club
Secretarios de club
Manual de la Conferencia de Distrito 5
La familia de Rotary
Se invitará a la familia de los rotarios a
la Conferencia de Distrito y las sesiones
plenarias, si se adecua a las costumbres
de la región. Se incluirán en el programa
funciones específicamente dedicadas
a las familias, por ejemplo, actividades
de entretenimiento, visitas guiadas y
exhibiciones culturales. En el curso de
la conferencia se rendirá homenaje a los
cónyuges y otros familiares por sus contribuciones, con el objeto de motivarlos a
proseguir.
les. Al representante del presidente de RI
se le otorgará la misma precedencia que
normalmente le corresponde al presidente de RI.
Aspectos logísticos
Los arreglos logísticos deberán efectuarse
con mucha antelación a fin de realizar un
evento bien organizado.
Duración
Se exhorta a los gobernadores a invitar
a los rotaractianos, interactianos, estudiantes de Intercambio de Jóvenes, ex
becarios de la Fundación y otros voluntarios que prestan servicio a través de los
programas de Rotary.
La Directiva exhorta a celebrar
Conferencias de Distrito de dos a tres días
de duración, cuando el distrito lo prefiera, sin que las fechas coincidan con la
Asamblea de Distrito, el Instituto Rotario
de la zona o la Asamblea Internacional.
Tampoco podrá celebrarse dentro de los
ocho días anteriores o posteriores a la
Convención de RI.
Protocolo
Selección de la sede
Colaboración para el Servicio
Utilice el orden de precedencia aprobado para los funcionarios, funcionarios
entrantes y ex funcionarios de RI y la
Fundación, y sus respectivos cónyuges,
que asistan a las funciones formales. (Sin
embargo, la presencia de los funcionarios
deberá anunciarse de modo protocolario
sólo una vez.) Los funcionarios en ejercicio tendrán precedencia sobre los ex
funcionarios y los ex funcionarios tendrán precedencia sobre los funcionarios
entrantes. Quienes ocupen o hayan ocupado más de un cargo serán jerarquizados
de acuerdo con el cargo más elevado; los
cónyuges gozarán del mismo orden de
precedencia que los rotarios a quienes
acompañan. Como un gesto de cortesía,
se puede ubicar a los rotarios visitantes
de otros países, precediendo a los rotarios
locales del mismo rango. Se dará precedencia a las personas no rotarias de alto
rango de acuerdo con las costumbres loca6 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
Se insta a los distritos a celebrar la
Conferencia de Distrito en un local que
propicie máxima participación y mantenga bajos los costos. La sede puede estar
ubicada dentro o fuera de los límites
geográficos del distrito. Con la aprobación de la Directiva de RI, el gobernador
propuesto podrá elegir la sede de la conferencia mediante el voto de la mayoría de
los presidentes propuestos de los clubes
del distrito. (En los clubes que aún no
hubieran seleccionado a este funcionario,
votará el presidente en ejercicio del club.)
Costo
Los costos de participación en la
conferencia deberán mantenerse al
mínimo para asegurar un alto índice
de asistencia. Cerciórese de conseguir
la sede, las habitaciones de hotel y las
actividades de entretenimiento a precios
razonables. Cada distrito determinará
si los participantes pagarán una cuota
de inscripción para cubrir los costos del
evento o si éstos serán cubiertos por el
distrito. La venta de espacios publicitarios
dentro del programa o la obtención de
patrocinio de las empresas locales puede
ayudar a cubrir los gastos de los rotarios.
Si ésta será la primera vez que tendrá a su cargo la planificación de una
Conferencia de Distrito, consulte el
anexo 3 para información detallada
sobre subcomités, contratos, etc.
Inscripción
Gestión de riesgos
Dos meses antes de la fecha de la
Conferencia, envíe a todos los rotarios
del distrito el juego de materiales de
inscripción, incluidos el programa y la
descripción de los eventos para los cónyuges y familiares. Asimismo, considere la
posibilidad de ofrecer inscripción en línea
a través del sitio web del distrito.
La gestión de riesgos es un proceso a
través del cual se planifica, organiza, conduce y supervisa un evento, a efectos de
contrarrestar los efectos adversos en caso
de accidentes. Limite la responsabilidad
de los rotarios y de su distrito, respondiendo a tres preguntas básicas mientras
coordina las actividades de la Conferencia:
Posteriormente, algunos distritos envían
materiales de inscripción a los secretarios de los clubes, solicitándoles que
promocionen la conferencia en todas las
reuniones semanales.
• ¿Qué problemas podrían surgir?
• ¿Cómo respondería si se suscitase
Evaluación
Si existe la posibilidad de que surjan
problemas, tome una de las siguientes
decisiones para reducir el riesgo:
Recuerde disponer que los integrantes del
Comité de la Conferencia de Distrito y los
asistentes en general rellenen el formulario de evaluación tras finalizar el evento.
(En el anexo 2 se incluye un modelo.)
Proporcione los resultados de sus evaluaciones al gobernador electo, al gobernador
propuesto y a los futuros integrantes del
Comité de la Conferencia de Distrito, a
fin de que utilicen dicha información para
mejorar la conferencia a su cargo.
Conferencias Distritales conjuntas
El distrito podrá celebrar su conferencia
en conjunto con otros distritos, con la
aprobación de la Directiva, y entendiéndose que los distritos no deben celebrar
conferencias conjuntas durante dos años
consecutivos.
algún problema?
• ¿Cómo se cubrirán las pérdidas, si las
hubiera?
• Omita la actividad
• Modifique la actividad
• Prepare un plan para abordar posibles
problemas
• Invite a otra organización a que participe y, por consiguiente, comparta los
riesgos
En algunas regiones, es una práctica común realizar negocios con un apretón de
manos o mediante acuerdos verbales; sin
embargo, RI recomienda encarecidamente
que su distrito efectúe acuerdos por escrito con las firmas correspondientes, en los
cuales se definan claramente las funciones y responsabilidades de cada parte y se
incluyan las disposiciones necesarias para
limitar los riesgos. Le recomendamos leer
detenidamente el acuerdo o contrato de
Manual de la Conferencia de Distrito 7
partes, a fin de comprenderlo plenamente. Tras concluir la conferencia, conserve
los documentos legales durante varios
años, en caso de que surja una demanda o
reclamo.
Si fuera posible, obtenga asesoría legal
especialmente en lo que se refiere a
obligaciones y responsabilidades, incluidos los seguros de responsabilidad civil.
El distrito puede protegerse obteniendo
la personería jurídica o contratando un
seguro de responsabilidad civil. Consulte
el Manual de Procedimiento para más información al respecto.
Evaluación de las
necesidades
Un recurso útil para estructurar el programa de la conferencia consiste en evaluar
las necesidades de los participantes.
Exhorte a diversos rotarios a sugerirle
posibles temas y presentaciones. Brinde
oportunidad de participar en estos aspectos a los rotarios cuyos clubes no hayan
estado representados en las reuniones
distritales recientes o en la conferencia
del pasado año.
Los intereses de los participantes pueden
averiguarse por distintos medios; siendo
los grupos de evaluación y las entrevistas
telefónicas dos de los más utilizados. A fin
de recabar ideas, formule preguntas sencillas del siguiente tenor: ¿Cuáles son los
temas sobre los que desearía obtener más
información? ¿Qué actividades le gustaría
realizar durante la Conferencia? Utilice las
respuestas para elaborar un programa que
contemple sus intereses y, a la vez, transmita la información que los dirigentes
distritales y la Directiva de RI consideran
esencial. Utilice la “Evaluación de los
temas” (anexo 4), para decidir la inclusión
o exclusión de temas en el programa.
8 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
Programa
En gran medida, el éxito de la Conferencia
de Distrito depende de su programa. Las
sesiones plenarias deberán incluir presentaciones interesantes y relevantes sobre
Rotary International y La Fundación
Rotaria, así como las actividades de los
clubes y el distrito. El programa deberá
incluir todos los temas especiales sugeridos por la Directiva de RI o los problemas
que hubieran surgido en el distrito. La
aprobación definitiva del programa está a
cargo del gobernador.
A fin de que el programa resulte interesante, combine de manera equilibrada
distintos temas y formatos de presentación. Tenga en cuenta estas pautas:
• Dar participación a oradores rotarios
y personas no afiliadas a Rotary. A
menudo, un orador que no sea rotario
puede hablar sobre un tema relacionado con Rotary. Por ejemplo, un
profesor podría dar una charla sobre la
alfabetización.
• Planificar la conferencia de manera
que tanto los socios nuevos como los
antiguos aprendan algo nuevo sobre
Rotary.
• Planificar sesiones que estimulen la
participación de los rotarios.
• Incluir actividades adecuadas a la cultura de la región.
• Utilizar diversos métodos de traba-
jo: paneles o pequeños grupos de
discusión, actividades de grupo y presentaciones audiovisuales.
• Fomentar el espíritu de compañerismo
en todas las sesiones.
Además, considere las siguientes sugerencias:
• Organice un grupo reducido para
discutir estudios de caso tomados
de lugares de trabajo reales, a fin de
tratar temas sobre el Servicio a través
de la Ocupación. Los estudios de caso
permiten a los participantes aplicar
conceptos abstractos a situaciones
reales. Busque ejemplos en periódicos,
publicaciones comerciales y profesionales, y libros de temas empresariales.
• Celebrar una discusión en panel sobre
un proyecto local, con participantes de
distintos clubes u otros residentes de la
comunidad, a fin de poner de relieve el
Servicio en la Comunidad.
• Organizar un simulacro de programa
televisivo de preguntas y respuestas,
en el cual rotarios de distintos clubes
del distrito respondan preguntas sobre
información rotaria.
En el anexo 5 se incluye un modelo de
programa.
Temas rotarios
El programa de la Conferencia de Distrito
deberá tener en cuenta los diversos
intereses de los rotarios y dedicar aproximadamente el 70% de su contenido a
temas rotarios. Al planificar el evento,
considere los siguientes temas rotarios:
Lema de RI
El lema de RI elegido por el presidente
para ese año, deberá ser el lema de la
Conferencia de Distrito. No se recomienda el uso de otros lemas. Las Conferencias
de Distrito que se celebren después de la
Asamblea Internacional podrán incluir
el lema del presidente y el del presidente
electo.
Discursos del gobernador de distrito
El gobernador pronunciará varios discursos, especialmente en las sesiones
plenarias de apertura y clausura.
Discursos del representante del
presidente de RI
El discurso de fondo del representante
del presidente, centrado en el lema de
RI, deberá pronunciarse en la sesión más
importante del programa. El representante del presidente deberá incluir entre sus
intervenciones un informe sobre Rotary
en el ámbito mundial y un breve mensaje
de clausura.
El Objetivo de Rotary y las cuatro
Avenidas de Servicio
El Objetivo de Rotary y las cuatro
Avenidas de Servicio —Servicio en el
Club, Servicio a través de la Ocupación,
Servicio en la Comunidad y Servicio
Internacional— constituyen las piedras
angulares de la filosofía de Rotary y,
como tales, deben ponerse de relieve en la
Conferencia de Distrito. Todos los rotarios deberán comprender estos conceptos
y ponerlos en práctica en su labor rotaria
cotidiana. Difunda siempre la información sobre Rotary, dando realce a las
actividades de club y distrito relacionadas
con el Objetivo de Rotary, u organizando
discusiones en grupos reducidos a fin de
que las Avenidas de Servicio estén presentes en todas las actividades de Rotary.
Manual de la Conferencia de Distrito 9
• Formar dirigentes para que presten
servicio a Rotary más allá del ámbito
del club.
El Objetivo de Rotary es estimular y
fomentar el ideal de servicio como base
de toda empresa digna y, en particular,
estimular y fomentar:
PRIMERO. El desarrollo del conocimiento
mutuo como ocasión de servir.
SEGUNDO. La observancia de elevadas
normas de ética en las actividades
profesionales y empresariales; el
reconocimiento del valor de toda
ocupación útil, y la dignificación de
la propia en beneficio de la sociedad.
TERCERO. La puesta en práctica del ideal de
servicio por parte de todos los rotarios en
su vida privada, profesional y pública.
CUARTO. La comprensión, la buena voluntad
y la paz entre las naciones, a través del
compañerismo de las personas que en
ellas ejercen actividades profesionales y
empresariales, unidas en torno al ideal de
servicio.
Características de un club eficaz
Felicite a los rotarios por contribuir al
éxito de los clubes, y destaque que el buen
funcionamiento de Rotary International
depende de la labor eficaz de los clubes.
Brinde reconocimiento a los clubes que
hayan demostrado eficacia al:
• Mantener o aumentar el cuadro social.
• Implementar proyectos que abordan
problemas de la propia comunidad y las
de otros países.
• Apoyar a La Fundación Rotaria
mediante la participación en los programas y contribuciones económicas.
10 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
Para promover las características de un
club eficaz, considere la posibilidad de
difundir información acerca de proyectos
de servicio sobresalientes que los clubes
hayan implementado en sus comunidades
y en el exterior. También puede invitar
a un rotario galardonado con el Premio
de RI por Realizaciones Significativas, a
que realice una presentación sobre ese
proyecto específico durante una sesión de
grupos de discusión.
Proyectos de club
Solicite a todos los clubes del distrito que
organicen una exhibición de al menos un
proyecto realizado por uno de ellos, ya sea
en la “Casa de la Amistad” o en un recinto
separado. Tales exhibiciones podrán también utilizarse para proyectos distritales.
Programas de RI
Destaque la participación de los clubes y
el distrito en los programas de RI, invite
a participantes en dichos programas a
fin de que compartan sus experiencias,
exhiban proyectos o integren paneles de
discusión. Los programas de RI incluyen:
• Servicio en la Comunidad
• Interact
• Rotaract
• Agrupaciones de Acción Rotaria
• Grupos de Rotary para Fomento de la
Comunidad
• Agrupaciones de Rotary
• Intercambio Rotario de Amistad
• Voluntarios de Rotary
• Intercambio de Jóvenes de Rotary
• RYLA (Seminarios de Rotary para
Dirigentes Jóvenes)
• Servicio a través de la Ocupación
• Servicio en la Comunidad Mundial
Solicite a los Comités Distritales de
Programas que ayuden a elegir temas de
relevancia para el distrito.
Programas de La Fundación Rotaria
A fin de ayudar a los rotarios a entender la
labor de La Fundación Rotaria y motivarlos a participar en los programas, invite a
los rotarios que prestan servicio en:
• PolioPlus
• Programas de Subvenciones
Humanitarias, incluidas las
Subvenciones Distritales Simplificadas,
Subvenciones del Programa de Salud,
Nutrición y Desarrollo Humano (3-H),
Subvenciones para Servicio Voluntario
y Subvenciones Compartidas.
• Programas Educativos, entre ellos,
Becas de Buena Voluntad, Intercambio
de Grupos de Estudio, Becas de Rotary
para Profesores Universitarios y Becas
de Rotary pro Paz Mundial.
Tenga en cuenta las siguientes sugerencias al invitar a los participantes en
programas y donantes:
• Ofrezca información actualizada de
PolioPlus durante una sesión plenaria.
• Invite a becarios a dar charlas sobre su
experiencia o campo de estudios.
• Solicite a los integrantes de un equipo
de Intercambio de Grupos de Estudios
que dirijan una sesión.
• Incluya en el programa una sesión de-
dicada a la participación del distrito en
las subvenciones de la Fundación.
• Brinde reconocimiento a los clubes
integrados por un 100% de Socios Paul
Harris durante una plenaria.
• Otorgue reconocimiento a los
Sustentadores de La Fundación Rotaria
que hubieran apoyado la campaña Cada
Rotario, Cada Año.
Solicite a los Comités Distritales de La
Fundación Rotaria que ayuden a elegir
temas de relevancia para el distrito.
Ex becarios
Numerosos ex becarios que comparten la visión de Rotary de fomentar la
comprensión y la paz han alcanzado
posiciones prominentes en sus respectivas comunidades. La Conferencia de
Distrito constituye la ocasión ideal para
que dichos ex becarios difundan sus
experiencias, motiven a los rotarios para
que continúen apoyando los programas
de RI y la Fundación, brinden un servicio
aún mejor y participen en la celebración
de los logros del distrito. Invite a ex
participantes en Intercambio de Jóvenes,
Intercambio de Grupos de Estudio,
Interact, Rotaract y otros programas.
Socios nuevos
Organice sesiones específicamente
destinadas a los socios nuevos y, a tales
efectos, considere la posibilidad de:
• Instar a los clubes a que instalen a socios nuevos durante la conferencia.
• Organizar un evento distrital de orientación para socios nuevos.
• Incluir un grupo de discusión integrado
sólo por socios nuevos.
• Programar un evento social para los
socios nuevos y sus padrinos.
Ayude a los socios nuevos a integrarse en
las actividades distritales, brindándoles
una introducción al compañerismo rotario durante la conferencia. Al conocer a
rotarios de otros clubes, los socios nuevos
obtendrán un panorama más amplio de
los diferentes aspectos de la organización.
M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o 11
Relaciones públicas
La Conferencia de Distrito puede constituir una buena oportunidad para
capacitar en relaciones públicas a todos
los rotarios del distrito. La capacitación
podrá incluir los siguientes temas:
• La importancia de las relaciones pú-
blicas y la capacidad de los clubes de
ampliar el apoyo para sus proyectos de
servicio y captar a socios nuevos.
• Recursos de relaciones públicas: juegos
de materiales para los medios de
comunicación, anuncios y carteles,
e instrucciones para crearlos.
• Maneras de utilizar los nuevos medios
de difusión.
• Los buenos resultados de las activida-
des de relaciones públicas en el distrito.
Pida la colaboración del Comité Distrital
de Relaciones Públicas para preparar esta
sesión. Procure seleccionar a un rotario
que sea profesional de relaciones públicas,
medios de comunicación o mercadotecnia, a fin de que dirija la sesión.
La conferencia del año siguiente
Promueva la conferencia del año siguiente
incluyendo una presentación relacionada
con el programa del presente año. Pida al
gobernador electo que exhorte a los rotarios a inscribirse con antelación.
Seminario de Capacitación
para el Liderazgo Distrital
Colabore con el comité distrital a cargo de la capacitación, a fin de celebrar
el Seminario de Capacitación para el
Liderazgo Distrital en conjunción con la
conferencia. Mencione el seminario en
los materiales de promoción de la conferencia. Este seminario está destinado a
formar dirigentes con capacidad, conocimientos y motivación para servir en
Rotary más allá del ámbito del club. Los
rotarios que participan en este seminario
son quienes más suelen prestar servicio
en el distrito como integrantes de comités distritales, asistentes del gobernador
o gobernador de distrito. La asistencia a
este seminario es voluntaria.
Recursos
www.rotary.org — Fuente actualizada
de información sobre todos los aspectos
de Rotary International y La Fundación
Rotaria, incluidas numerosas publicaciones de descarga gratuita.
Guía para dirigentes de los Seminarios de
Capacitación para el Liderazgo Distrital
(248-ES) — Ayuda a los rotarios a planificar y dirigir este seminario. Incluye
sesiones de discusión sobre los temas
recomendados por la Directiva, y elementos gráficos.
Manual de instrucción distrital (246-ES) —
Reseña las funciones y responsabilidades
del comité distrital de capacitación y el
instructor distrital, y brinda aspectos
teóricos y estrategias para la capacitación,
así como información logística.
12 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
Manual de Procedimiento (035-ES) —
Contiene la normas y procedimientos,
además de los documentos estatutarios
de RI, establecidos por acuerdos legislativos, y decisiones de la Directiva de Rotary
International y el Consejo de Fiduciarios
de La Fundación Rotaria. Se publica cada
tres años, tras la reunión del Consejo de
Legislación. Comprende los documentos
estatutarios de RI.
Manual de identidad visual (547-ES) —
Publicación de consulta sobre los diseños
de publicaciones, sitios web, rótulos
y otros materiales de Rotary para las
comunicaciones. Incluye información
sobre el uso correcto del emblema y los
colores de Rotary y los programas de RI y
la Fundación, diagramación, fotografías,
dominios de Internet y nombre de los
proyectos.
Orientación de socios nuevos (414-ES) —
Recurso para rotarios responsables de
crear o actualizar el programa de capacitación de socios nuevos del club.
Información básica sobre Rotary (595-ES)
— Información que todo rotario debe
saber.
Catálogo de RI (019-ES) — Lista de
publicaciones, programas audiovisuales,
formularios y otros materiales de RI.
Se actualiza anualmente. Disponible en
ejemplar impreso o en línea.
Lema de RI (900-ES) — Folleto explicativo.
Lema de RI en CD (239-MU) — CD-ROM
con los logotipos del lema del corriente
año.
El mundo de Rotary — Publicación trimestral que informa sobre las actividades de
nuestra organización en todo el mundo.
The Rotarian — Revista oficial de RI, publicada mensualmente, con información
sobre los proyectos de clubes y distritos,
las decisiones de la Directiva de RI y las
reuniones de RI. Además de The Rotarian,
se publican 32 revistas regionales en 23
idiomas que mantienen informados a los
socios de los clubes rotarios del mundo.
M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o 13
2 Asuntos de la conferencia
La Conferencia de Distrito es la ocasión
ideal para analizar los asuntos importantes del distrito, entre ellos:
• Aprobar la declaración anual de las
finanzas del distrito.
• Aprobar la cuota distrital, de no
haberse aprobado previamente en la
Asamblea de Distrito o en el Seminario
de Capacitación para Presidentes
Electos de Club.
• Votar por las resoluciones de la
conferencia.
• Seleccionar a un miembro del Comité
de Propuestas para el cargo de director
de RI.
• Elegir al rotario que representará al
distrito ante el Consejo de Legislación.
• Debatir los proyectos de legislación
que se propondrán ante el Consejo de
Legislación.
• Seleccionar al gobernador propuesto.
Asimismo, numerosos distritos aprovechan la conferencia para intercambiar
impresiones sobre los informes del tesorero, gestionar la aprobación de nuevas
iniciativas y actividades distritales, otorgar reconocimiento a los clubes nuevos,
entregar premios en el ámbito distrital y
recabar la opinión de los clubes sobre el
uso del Fondo Distrital Designado.
14 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
Elecciones distritales
Muchos distritos eligen en la Conferencia
de Distrito a su representante ante el
Consejo de Legislación y al rotario que
integrará el Comité de Propuestas para
Director de RI de la correspondiente zona.
Representante distrital ante el Consejo
de Legislación
Si el distrito optara por no seleccionar
su representante ante el Consejo de
Legislación mediante el procedimiento
de comité de propuestas, podrá hacerlo
durante la Conferencia de Distrito. Su distrito deberá elegir a dicho representante
dos años antes de la reunión del Consejo.
Todo club puede proponer a uno de sus
socios o a un socio de cualquier otro club
del distrito como representante ante el
Consejo.
Integrante del Comité de Propuestas
para Director de RI
Cada cuatro años, el comité de la zona
propone a un socio de uno de sus clubes
para prestar servicio durante un período
de dos años en la Junta Directiva de RI. El
Comité de Propuestas de cada zona está
integrado por un ex gobernador de cada
distrito comprendido en la zona. Todo
club del distrito podrá proponer a uno
de sus socios para integrar dicho comité.
El año rotario anterior a la reunión del
Comité de Propuestas para Director de
RI, su distrito deberá seleccionar, en la
Conferencia de Distrito y de entre todas
las propuestas remitidas por los clubes,
al rotario que lo representará en dicho
comité. En ciertas circunstancias, podrá
efectuarse una votación por correo para
seleccionar a este rotario.
Votaciones
Todo socio de un club del distrito al día
en el cumplimiento de sus obligaciones
para con Rotary y que esté presente en la
Conferencia de Distrito tendrá derecho
a emitir un voto en la mayor parte de los
asuntos, con las siguientes excepciones,
en las cuales sólo los electores, que representan a sus respectivos clubes, podrán
emitir su voto:
• Selección del gobernador propuesto
(los electores de todo club que cuente
con más de un elector deberán emitir
todos sus votos por un mismo candidato).
• Elección de un miembro y un miembro
suplente del Comité de Propuestas para
Director de RI.
• Selección de los miembros del Comité
de Propuestas para Gobernador, y las
responsabilidades que les atañen.
• Elección del representante y el representante suplente del distrito ante el
Consejo de Legislación.
• Fijación de la cuantía de la cuota per
cápita distrital.
Todo elector tendrá el derecho de solicitar
que se someta a votación cualquier asunto
presentado ante la conferencia. En tales
casos, sólo los electores tendrán derecho
a voto.
deberán seleccionar, certificar y enviar a
su elector (o electores) a la conferencia.
Todo club que cuente con más de 25 socios podrá seleccionar un elector adicional
por cada 25 socios adicionales (o fracción
mayor de la mitad de dicho número). En
el siguiente cuadro se proporcionan ejemplos del número de electores a los cuales
tienen derecho los clubes:
Nro. de socios
37 o menos
38-62
63-87
88-112
113-137
Nro. de
electores
1
2
3
4
5
Los clubes suspendidos o dados de baja
no tendrán derecho a nombrar electores.
Para tener derecho a votar, los electores
deberán estar presentes en la conferencia. En el caso de distritos que abarcan
varios países, todo club situado en un
país distinto del elegido para la sede de la
conferencia podrá designar un apoderado
para representar al elector o electores
ausentes, previa autorización del gobernador. Dicho apoderado podrá ser socio
de cualquier club del distrito y deberá
contar con la certificación del presidente y
el secretario del club al cual está afiliado.
También tendrá derecho a votar como tal
por el elector o los electores ausentes que
represente, además de ser el elector de su
propio club.
Todo club del distrito tiene derecho al
menos a un elector en la Conferencia
de Distrito, sobre la base del número de
socios que figure en el informe semestral
más reciente. Cada año, todos los clubes
M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o 15
Resoluciones
Las resoluciones que se proponen en la
Conferencia de Distrito pueden ser de
tres categorías: resoluciones del distrito,
memoriales a la Junta Directiva de RI y
proyectos de legislación.
Por medio de una resolución de distrito, la conferencia expresa la opinión
de los presentes respecto a un asunto
estrictamente distrital, siempre y cuando
éste observe los Estatutos y el Reglamento
de RI y el espíritu y los principios de
Rotary. Cada Conferencia de Distrito debe
considerar todos los asuntos que le sean
remitidos por la Directiva y aprobar las
resoluciones pertinentes. Se le solicita
al gobernador que incluya en el informe
sobre la Conferencia de Distrito (anexo
1) todas las resoluciones adoptadas por
la conferencia —ya sean, por ejemplo,
resoluciones de cortesía, dirigidas al club
anfitrión, o resoluciones relacionadas con
asuntos más significativos— y las remita
al secretario general. Se deberán adjuntar
copias de las resoluciones al referido informe (no es necesario transmitir copias
de las resoluciones de cortesía).
A través de un memorial a la Junta
Directiva de RI se recomienda que dicho
organismo considere un asunto dado. El
secretario general transmite tales resoluciones a Junta Directiva para que sean
consideradas en su reunión siguiente.
A través de la propuesta de proyectos
de legislación, la conferencia puede
resolver que se presente un proyecto de
enmienda o de resolución a consideración
del Consejo de Legislación:
• Un proyecto de enmienda propone
modificar los documentos estatutarios
de RI (los Estatutos de RI, el Reglamento
de RI o los Estatutos prescritos a los
clubes rotarios).
• Un proyecto de resolución propone
que el Consejo apruebe una decisión a
través de la cual no se intenta enmendar los documentos estatutarios de RI.
Resoluciones de distrito
Considerando (indicar los hechos, argumentos o causas de la resolución)
Los rotarios del Distrito
, reunidos en su Conferencia de Distrito, resuelven expresar su
agradecimiento a los que han contribuido tanto al éxito de esta reunión (o cualquier otro asunto de
que se trate).
Memorial a la Junta Directiva de RI
Considerando (indicar los hechos, argumentos o causas de la resolución)
Los rotarios del Distrito
, reunidos en su Conferencia de Distrito, resuelven recomendar a la
Junta Directiva de RI que otorgue consideración a (indicar el asunto sobre el que la conferencia desea
que la Directiva tome una decisión).
16 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
Proyectos de enmienda o de resolución presentados ante el Consejo de Legislación
Los rotarios del Distrito
, reunidos en su Conferencia de Distrito, resuelven elevar a consideración del Consejo de Legislación de Rotary International, el siguiente proyecto de enmienda
(o proyecto de resolución):
PROYECTO DE ENMIENDA
(Incluir una explicación concisa del propósito de la propuesta)
Propuesto por
Rotary International DECRETA que el (nombre del documento estatutario) sea enmendado y por la
presente se enmienda como a continuación se indica:
(Transcribir la parte afectada del documento indicando los cambios introducidos, tachar las partes
del texto que deben eliminarse y subrayar el texto que debe añadirse)
PROYECTO DE RESOLUCIÓN
(Incluir una explicación concisa del propósito de la propuesta)
Propuesto por
ROTARY INTERNATIONAL RESUELVE que la Junta Directiva de Rotary International considere la
posibilidad de (incluir el texto de la resolución que se propone).
Procedimiento para proponer
proyectos de legislación
Los clubes y la Conferencia de Distrito
pueden proponer proyectos de legislación
ante el Consejo de Legislación. Todas
las propuestas de legislación enviadas
por los clubes al Consejo deberán contar
con la recomendación del distrito. (Si no
se dispusiera de suficiente tiempo para
considerar una propuesta durante la
Conferencia de Distrito, se podrá efectuar
una votación por correo.)
El gobernador comprueba que el proyecto
propuesto resulta adecuado para la consideración del Consejo, obtiene el apoyo de
la conferencia (o del distrito a través de
una votación por correo) y:
1. Firma una certificación en la cual
declara que el proyecto de enmienda o
resolución ha sido propuesto o aprobado por la Conferencia de Distrito.
2. Remite el proyecto de enmienda o
resolución por escrito, junto con la
certificación, al secretario general
de RI tan pronto como sea posible,
preferiblemente dentro de los 45
días contados a partir del fin de la
Conferencia de Distrito. RI deberá recibir dichos proyectos no más tarde del
31 de diciembre del año rotario anterior al de la reunión del Consejo (para
el Consejo de 2010, el plazo es el 31 de
diciembre de 2008; para el Consejo de
2013, el 31 de diciembre de 2011).
El secretario general remitirá a cada gobernador 10 copias de todos los proyectos
de legislación debidamente propuestos,
una copia a cada miembro del Consejo de
Legislación y a los ex directores, así como
una copia al secretario de todo club que la
solicite, no más tarde del 30 de septiembre del año rotario en el cual se reúna el
Consejo. Los clubes del distrito podrán
M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o 17
examinar las propuestas y expresar su
opinión al representante distrital ante el
Consejo.
Para más información sobre la propuesta de proyectos de legislación
ante el Consejo, consulte el Manual de
Procedimiento.
Formato de las resoluciones de la
conferencia
Se deberá adjuntar una copia del texto
completo de cada resolución de la conferencia al informe oficial de la conferencia,
en los formatos que se indican a continuación. Toda resolución deberá presentarse
claramente como resolución de distrito
o memorial a la Junta Directiva de RI, o
como proyecto de enmienda o resolución
al Consejo de Legislación.
18 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
Recurso
Manual de Procedimiento (035-ES) —
Contiene la normas y procedimientos,
además de los documentos estatutarios
de RI, establecidos por acuerdos legislativos y decisiones de la Directiva de Rotary
International y el Consejo de Fiduciarios
de La Fundación Rotaria. Se publica cada
tres años, después de cada reunión del
Consejo de Legislación. Contiene los
documentos estatutarios de RI.
3 Promoción de la conferencia
Los distritos que han organizado conferencias destacadas comenzaron por
preguntarse: “¿Qué es lo que motivará a
los rotarios del distrito a asistir a la conferencia?” Para que la promoción sea eficaz,
debe ser variada y estar debidamente
planificada.
tenidos que el director del boletín del
club pueda utilizar, así como materiales
de inscripción, puntos destacados del
programa de la conferencia, carteles,
volantes y sugerencias para estimular el interés de los cónyuges y otros
familiares.
• Prepare un sitio web dedicado a la
conferencia para difundir información
actualizada.
Rotarios
Para que la labor de promoción entre
los rotarios sea exitosa, se debe contar
con las aptitudes y el tiempo. A fin de
maximizar los recursos y la experiencia
disponibles en el distrito, el presidente
del Comité Distrital de la Conferencia
de Distrito ha de designar a una persona de enlace con el Comité Distrital de
Relaciones Públicas. En algunos casos es
posible designar un rotario que ocupe
la clasificación de relaciones públicas o
posea experiencia en la promoción de
eventos.
La labor de publicidad deberá iniciarse
con antelación y tomar impulso durante
el año, debiéndose remitir recordatorios
frecuentes a los rotarios del distrito. A fin
de planificar y administrar eficazmente su
labor, prepare un calendario, el cual deberá incluir varios métodos de promoción.
• Envíe reseñas mensuales actualizadas
a los directores de los boletines de los
clubes.
• Colabore con el gobernador en la distribución de mensajes breves y puntuales
sobre la conferencia. Ejemplos:
–– Mensajes del gobernador, el pre-
sidente del Comité Distrital de la
Conferencia u otros presidentes de
comités a los presidentes y secretarios de los clubes.
–– Cartas de notificación a deter-
minados rotarios, como aquellos
agrupados por clasificaciones o los
socios nuevos sobre actividades en
las que tengan interés.
–– Anuncios a los presidentes de los
comités de relaciones públicas de los
clubes con una lista de las tareas de
promoción que deberían realizarse.
Considere las siguientes estrategias de
promoción:
–– Envío de invitaciones a los funciona-
• Pida al gobernador que incluya infor-
–– Cartas del gobernador a los socios
mación detallada sobre la conferencia
en el boletín mensual.
• Prepare juegos de materiales publicita-
rios y distribúyalos entre los clubes. El
juego de materiales debería incluir con-
rios entrantes de los clubes.
nuevos.
–– Cartas del cónyuge del gobernador
a los cónyuges de los presidentes de
club.
–– Postales promocionales de fácil
lectura.
M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o 19
• Promueva el Seminario de Capacitación
para el Liderazgo Distrital como
incentivo extra para que todos los
funcionarios de los clubes asistan a la
conferencia.
• Confiera un premio a la mejor exhibi-
ción de un club a fin de estimular la
participación, por ejemplo: asistencia
gratuita a la conferencia del siguiente
año o fondos para apoyar un proyecto.
Medios de difusión
La cobertura en los medios informativos
no sólo genera entusiasmo entre los rotarios sino que promueve las buenas obras
de Rotary. Busque oportunidades de publicitar la Conferencia de Distrito en los
medios de difusión. Colabore con el presidente del Comité Distrital de Relaciones
Públicas en la selección de aspectos que
puedan ser noticia, tales como oradores
conocidos, proyectos interesantes, participantes de Intercambio de Jóvenes y de
programas de la Fundación (becarios de
buena voluntad, integrantes de equipos
de IGE y ex becarios).
Prepare con antelación una lista con la información de contacto de los periodistas a
quienes podrían interesar las actividades
de Rotary, e invítelos a asistir. Prepare
materiales para los medios de difusión al
menos una semana antes de la fecha de
la conferencia, y distribúyalos entre los
periodistas que asistan al evento o aquellos interesados en cubrir la noticia. Para
obtener información sobre cómo preparar
dichos materiales, consulte la publicación
Relaciones públicas eficaces: Guía para los
clubes rotarios.
20 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
Recursos
Relaciones públicas eficaces: Guía para los
clubes rotarios (257-ES) — Sugerencias
y recursos para captar el interés de los
medios de comunicación, la comunidad y
los posibles socios.
El personal de la División de Relaciones
Públicas de la oficina de RI en Evanston
— Colabora con los clubes, los distritos
y RI en sus actividades de relaciones
públicas.
Manual de identidad visual (547-ES) —
Publicación de consulta sobre los diseños
de publicaciones, sitios web, rótulos
y otros materiales de Rotary para las
comunicaciones. Incluye información
sobre el uso correcto del emblema de RI y
los emblemas de los programas de RI y la
Fundación, e incluye pautas sobre colores,
diagramación, fotografías, dominios de
Internet y manera apropiada de nombrar
los proyectos.
Juego de hojas informativas (sólo en la
web) — Aptas para actividades de relaciones públicas del club.
Rotary PR Tips (Recomendaciones para
las relaciones públicas; sólo en la web) —
Boletín quincenal con ideas innovadoras
para promover a Rotary en la comunidad.
Puede suscribirse en el sitio web de RI.
Materiales de la campaña La Humanidad
en Marcha — Recursos de relaciones públicas, como anuncios de servicio público
radiales, televisivos, de Internet y vallas
publicitarias, centrados en la labor de los
rotarios para abordar serios problemas
como el analfabetismo, la carencia de
agua potable, el hambre y la juventud
en riesgo.
Anexo 1
Informe sobre la Conferencia de Distrito
Formulario G: Informe sobre la
Conferencia de Distrito
Febrerode
de 2008
2008
Febrero
Los comentarios y datos proporcionados en este informe serán de utilidad para ayudar a los futuros líderes distritales a planificar con
éxito sus respectivas Conferencias de Distrito. Asimismo, el Reglamento de RI requiere que los gobernadores envíen este informe a fin
de contar con datos exactos y detallados sobre las Conferencias de Distrito.
En el curso de 30 días contados a partir de la fecha de la Conferencia de Distrito, deberán enviar este informe, junto con los
informes financieros del distrito correspondientes al año anterior, copias de las resoluciones aprobadas y copia de todas las decisiones
adoptadas en la conferencia, a [email protected] o al representante de la Administración de Clubes y Distritos.
Nombre del gobernador
Distrito
Primer día de la conferencia
Último día de la conferencia
(día) (mes) (año)
(día) (mes) (año)
Lugar de celebración de la conferencia
DOCUMENTOS ADJUNTOS
1. Marque las casillas correspondientes a los documentos que se adjuntan a este informe.
Informes financieros del distrito del año pasado (Requerido en base a la normativa de la Directiva y el Reglamento de RI)
Recomendaciones a la Directiva de RI
Resoluciones del distrito
Proyectos de enmienda o proyectos de resolución presentados ante el Consejo de Legislación
Sumario de los proyectos de servicio ejemplares que se presentaron en la Conferencia de Distrito
ASISTENCIA A LA CONFERENCIA
2. ¿Se ha celebrado esta conferencia en conjunción con otro distrito?
Sí
No
(Si ha respondido afirmativamente, incluya el número de rotarios e invitados que acudieron de su distrito)
3. Número total de participantes en el seminario
4. Número de clubes representados en la conferencia
5. Número total de rotarios del distrito que asistieron a la conferencia
6. Número total de invitados
7. ¿Cuántos participantes en programas de Rotary o La Fundación Rotaria asistieron a la conferencia?
8. ¿Cuántos rotaractianos e interactianos participaron en la conferencia?
Continúa en la página siguiente
Página 1 de 2
M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o 21
PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
El Comité de la Conferencia de Distrito planifica y promueve la conferencia. Usted puede nombrar subcomités para que le asistan con
los arreglos de logística.
9. ¿Cuántos subcomités se nombraron para asistir al Comité de la Conferencia de Distrito?
10. ¿Cuántos rotarios de su distrito han servido en el comité o en los subcomités?
.
.
11. Marque en la casilla correspondiente todos los subcomités que se han formado para la planificación de la conferencia.
(marque todo lo que corresponda)
Premios
Programa
Banquetes
Promoción
Credenciales
Reception
Decoración
Inscripciones
Espectáculos
Resoluciones
Evaluación
Macero
Exposiciones
Transporte
Finanzas
Lugar
Alojamiento
Votación
Material impreso
Otro
PROMOCIÓN DE LA CONFERENCIA
12. ¿Cuándo se inició la promoción de la Conferencia en la comunidad? (marque todo lo que corresponda)
Durante la Conferencia de Distrito del pasado año
Entre 7 y 12 meses de antelación
Entre 2 y 6 meses de antelación
Con un máximo de un mes de antelación
Después de la Conferencia de Distrito
13. Indique la forma en la que ha promocionado la Conferencia de Distrito entre los rotarios para incrementar la asistencia
(marque todo lo que corresponda)
Envío de correspondencia
Otras reuniones distritales
Boletín mensual del gobernador
Descuento por inscripción temprana
Correo electrónico o sitio web
La visita oficial a los clubes
La visita oficial a los clubes
Otro
SEMINARIO DE CAPACITACIÓN PARA EL LIDERAZGO DISTRITAL
14. ¿Celebró el distrito el Seminario de Capacitación para el Liderazgo Distrital?
Sí
No
15. ¿Cuando se celebró el Seminario de Capacitación para el Liderazgo Distrital?
Junto con la conferencia
Como evento no relacionado con la conferencia
16. ¿Cuántos rotarios participaron en el seminario?
.
17. Número de clubes representados en el Seminario de Capacitación para el Liderazgo Distrital?
Gracias por cumplimentar esta evaluación. Conserve una copia en los archivos.
Página 2 de 2
22 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
.
Anexo 2
Modelo de evaluaciones
Evaluación del integrante del Comité Distrital de la Conferencia
Conferencia anual del Distrito
A fin de proporcionar información útil al presidente de la conferencia del próximo año,
rellene el siguiente cuestionario. Agradecemos sus recomendaciones y sugerencias.
Nombre del subcomité:
1. ¿Contó el subcomité con el número adecuado de miembros? Sí No
Si su respuesta es negativa, ¿faltaban o sobraban integrantes?
2. ¿Contó el subcomité con tiempo suficiente para cumplir las metas fijadas?
Sí No
Si su respuesta es negativa, ¿qué se debió haber hecho antes o después?
3. ¿Qué mejoras deberían incluirse en la conferencia del año próximo?
4. Adjunte modelos de cartas (circulares u otras), materiales promocionales y todo otro
recurso utilizado durante esta conferencia que resultarán útiles al presidente del
Comité Distrital de la Conferencia el año próximo.
M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o 23
Evaluación del participante
Conferencia anual del Distrito
Agradecemos el interés y el tiempo que dedique a responder las preguntas siguientes. Le
rogamos responder con toda franqueza, dado que sus comentarios son importantes para
evaluar la eficacia de la conferencia y mejorar las reuniones distritales futuras.
Información sobre el participante
Rotario/a Cargo actual (si corresponde)
Familiar
Colaborador en el Servicio (rotaractiano, interactiano, integrante de un Grupo de
Rotary para Fomento de la Comunidad, Voluntario de Rotary)
Ex becario de la Fundación
Estudiante de Intercambio de Jóvenes de Rotary
Otro:
Número de años como rotario:
1-2
3-5
6 o más
Persona no afiliada a Rotary
Cantidad de conferencias de distrito a las que concurrió:
0
1-2
3-5
6 o más
Contenido del programa
Evalúe las siguientes sesiones, utilizando la escala provista.
1 = Excelente 2 = Muy buena 3 = Buena 4 = Deficiente
1. Sesión plenaria de apertura
1 2 3 4
2. Grupo de discusión sobre las metas distritales
1 2 3 4
3. Sesión plenaria sobre asuntos del distrito
1 2 3 4
4. Sesión plenaria sobre la Fundación
1 2 3 4
5. Grupo de discusión sobre la Fundación
1 2 3 4
6. Sesión plenaria sobre los programas de RI
1 2 3 4
7. Grupo de discusión sobre los programas de RI
1 2 3 4
8. Sesión plenaria de clausura
1 2 3 4
24 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
Aspectos logísticos
Califique los diferentes aspectos de la conferencia utilizando la escala provista:
1= Totalmente de acuerdo 2= De acuerdo 3= En desacuerdo
4= Totalmente en desacuerdo
1. Se me comunicó con suficiente antelación la fecha de la
conferencia.
1 2 3 4
2. El trámite de inscripción funcionó sin contratiempos.
1 2 3 4
3. El material de inscripción que recibí incluyó toda la
información necesaria.
1 2 3 4
4. La fecha fijada para la conferencia fue adecuada.
1 2 3 4
5. El lugar seleccionado resultó muy conveniente.
1 2 3 4
Próximas conferencias
¿Asistirá a la conferencia del próximo año? Sí No
¿Qué elementos o actividades debieran añadirse al programa de la conferencia?
¿Qué elementos debieran eliminarse?
Comentarios adicionales:
M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o 25
Anexo 3
Guía para quienes planifican la conferencia
por primera vez
Planificación general
Lleve a cabo las siguientes tareas a fin
de que la planificación del evento resulte
eficaz:
• Elabore un plan de acción y un ca-
lendario de actividades con todos los
encargados de planificar la conferencia (gobernador, instructor distrital,
integrantes del Comité Distrital de la
Conferencia, etc.).
• Asigne tareas y plazos específicos a los
integrantes de los subcomités, según
su capacidad e intereses.
• Redacte un borrador del programa que
esté en consonancia con los objetivos
de la conferencia y sea adecuado para
su distrito.
• Seleccione oradores, panelistas,
dirigentes de capacitación, maceros
y todos los demás participantes
necesarios. Envíeles una invitación
formal que describa claramente sus
responsabilidades.
• Elija una sede y un hotel que se ade-
cuen a las circunstancias. Obtenga, con
la mayor antelación posible, confirmación por escrito (por ej.: mediante un
contrato) en la que se indiquen claramente las fechas de realización de la
conferencia y los requisitos pertinentes.
• Notifique a todos los participantes las
fechas de la reunión, y envíe todos los
materiales de inscripción y promoción
a la mayor brevedad.
26 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
• Suscriba los debidos seguros de responsabilidad y daños a la propiedad (según
corresponda en su país o región), para
proteger al distrito y a los organizadores de la conferencia de posibles
reclamaciones de responsabilidad
pública y daños a la propiedad. Los
seguros deberán cubrir todas las actividades de la conferencia, incluidas las
funciones de compañerismo, reuniones
y banquetes. Para más información,
consulte con un asesor legal o agente
de seguros de su localidad.
Contratos
Durante la etapa de planificación, el
distrito podrá suscribir acuerdos para la
prestación de servicios, incluidos contratos para el arrendamiento del local,
reserva de habitaciones de hotel, alquiler
del equipo de sonido y servicio de comidas. Dado que los contratos suponen
obligaciones financieras ineludibles,
disponga que un abogado u otro experto
en jurisprudencia examine detenidamente todos los contratos durante la fase de
negociación.
El principal objetivo de los contratos
consiste en documentar el acuerdo entre
dos partes respecto a los servicios que
se espera obtener, honorarios o remuneraciones establecidas, fechas de
ejecución, restitución o indemnización
por incumplimiento y asuntos afines. En
el contrato deberán estipularse todos los
honorarios o remuneraciones, y negociarse teniendo en cuenta el presupuesto
de la conferencia. Numerosos contratos
con concesionarios incluyen cláusulas
que prevén pagos en concepto de resarcimiento por incumplimiento de contratos
y recargos por cancelación. En general,
estas cláusulas son negociables.
A medida que se aproxima la fecha de la
conferencia, examine todos los contratos
y colabore con las empresas signatarias
para efectuar los cambios necesarios,
siempre que éstos no excedan de la
cuantía presupuestada y hubieran sido
aprobados por el presidente del Comité de
la Conferencia u otra persona autorizada
para aprobarlos. Esto contribuirá a evitar
el cobro de honorarios por bienes o servicios no presupuestados.
Subcomités
Debido a que planificar y convocar una
conferencia de distrito puede resultar
complejo, le recomendamos delegar
responsabilidades a los siguientes subcomités: Asegúrese de que todos entiendan
claramente su responsabilidad específica
y el presupuesto con el que cuentan, y que
sepan a quién deben informar sobre sus
actividades.
• Reconocimientos
• Banquetes
• Credenciales
• Decoración
• Espectáculos
• Exhibiciones
• Finanzas
• Alojamiento
• Material impreso
• Programa
• Promoción
• Recepción
• Inscripciones
• Resoluciones
• Macero(s)
• Transporte
• Sede de la
conferencia
• Votación
Deberes
• Consultar con el gobernador de dis-
trito a fin de establecer el número de
premios nuevos y habituales que se
conferirán, y el orden de entrega.
• Seleccionar los reconocimientos y el
tipo de certificados, verificando que el
emblema de Rotary se utilice correctamente. Consultar el Directorio Oficial
(007-EN) para obtener la lista de proveedores oficiales de mercadería con el
emblema de Rotary.
• Comunicarse con el Subcomité de
Inscripciones a fin de cerciorarse de
que los beneficiarios de los premios se
hayan inscrito por adelantado y confirmar que estarán presentes al comienzo
de la conferencia.
Banquetes
Este subcomité se encargará de coordinar las comidas para la conferencia, en
estrecha colaboración con el Subcomité de
Selección de la Sede de la Reunión.
Deberes
• Efectuar los arreglos para obtener el
lugar donde se realizarán las cenas,
teniendo presente que, en caso de
emergencia, haya suficiente cantidad
de puertas de salida para desalojar el
local rápidamente.
• Asegurarse de que haya suficientes
asientos para los comensales, incluidos
los lugares reservados para los invitados especiales.
• Coordinar el servicio de banquete y el
de suministro de café con el programa
de actividades.
• Ponerse de acuerdo con el Subcomité
Reconocimientos
Este subcomité supervisará la ceremonia
de entrega de premios durante la
conferencia.
de Inscripciones a efectos de disponer
la mejor manera de distribuir las entradas para las comidas.
M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o 27
• Coordinar con el Subcomité del
Programa de Actividades la participación de los oradores e invitados
especiales que asistirán a los banquetes/cenas.
• Seleccionar el menú, con aprobación
del presidente del Comité Distrital de
la Conferencia.
• Efectuar arreglos para contar con servicios de limpieza adecuados.
Credenciales
Este subcomité verificará que se cuente
con el número correcto de electores de los
clubes y que éstos estén debidamente cualificados, según se estipula en el Manual
de Procedimiento (035-ES). En el anexo
6 se incluye un modelo de certificado de
credenciales.
Deberes
• Enviar a los clubes los formularios de
certificado de credenciales con la debida antelación.
• Recolectar los certificados de creden-
ciales durante la conferencia y verificar
que estén correctos.
• Entregar las credenciales de los elec-
tores cualificados al Subcomité de
Votaciones, que supervisará todos los
procesos electorales y las votaciones
que se efectúen durante la conferencia.
Decoración
Este subcomité coordinará la decoración
para la conferencia.
Deberes
• Determinar el tipo y cantidad de
decoración.
• Usar los materiales de los clubes y el
distrito, siempre que sea posible.
28 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
• Tomar las precauciones necesarias en
materia de seguridad (por ejemplo:
utilizar únicamente materiales no
inflamables).
• Cerciorarse del uso correcto del emblema de Rotary.
• Izar las banderas según el protocolo del
país.
• Coordinar con los proveedores perti-
nentes la manera en que se dispondrán
los materiales de bienvenida y todos
los letreros en la sede de la conferencia.
• Verificar que, tras concluir la reunión,
se retiren todos los materiales decorativos y se devuelvan, según corresponda.
Rotary International no vende ni alquila
ningún tipo de decoraciones. Los artículos alusivos a Rotary deberán adquirirse
a través de los proveedores autorizados, y
observarse las pautas de Rotary respecto
a la reproducción del emblema. Consulte
la lista de concesionarios autorizados en
el Directorio Oficial. Para mayor información, remítase al Manual de Procedimiento
o el Manual de identidad visual (547-ES).
Espectáculos
Este subcomité coordinará las actividades
de entretenimiento y organizará eventos
especiales y excursiones para los invitados, de modo que no interfieran con el
horario de las sesiones plenarias ni las
sesiones de los grupos de discusión.
Deberes
• Determinar la cantidad de espectáculos
y actividades de esparcimiento necesarias, y la fecha y lugar donde se llevarán
a cabo.
• Efectuar los arreglos de traslado y
admisión de los artistas, instrumentos
y equipos.
• Colaborar con el Subcomité de
Selección de la Sede, a fin de disponer
de instalaciones y equipo audiovisual
adecuados.
Exhibiciones
Finanzas
Este subcomité preparará un presupuesto
y vigilará los gastos.
Deberes
• Establecer las normas financieras, sis-
Este subcomité coordina las exhibiciones
y se asegura de que sólo los clubes y las
personas cualificadas participen.
Deberes
• Colaborar con el presidente del Comité
Distrital de la Conferencia a fin de
determinar quiénes podrán realizar
exhibiciones en la sede de la reunión.
• Coordinar con el Subcomité de Selec­
ción de la Sede a fin de determinar
el espacio que se destinará a las
exhibiciones.
• Visitar el recinto donde se realizará la
conferencia, a fin de verificar el espacio
disponible y las especificaciones respecto a la corriente eléctrica, y transmitir
dicha información a todos los posibles
expositores, informándoles también
respecto a la seguridad disponible
en el local, el horario de montaje y
desmontaje de las exhibiciones y las
instalaciones con las que se contará en
el local.
• Colaborar con el Subcomité de
Promoción a fin de notificar a los clubes sobre la disponibilidad de espacio
y los criterios para montar una exhibición.
• Cerciorarse de que los expositores
utilicen debidamente el nombre y el
emblema de Rotary en todos los letreros, exhibiciones y artículos para la
venta. Para más información, consulte
el Manual de identidad visual o el sitio
web de RI.
tema de contabilidad y procedimiento
para solicitar desembolsos.
• Examinar todos los contratos, ponien-
do especial atención a las condiciones
de pago y los costos, lo cual ayudará en
la previsión presupuestaria.
• Preparar un presupuesto en base al
número de inscritos y el total de gastos
de las reuniones distritales anteriores.
• Contratar los servicios bancarios ne-
cesarios y disponer que se efectúe una
revisión externa de las cuentas definitivas.
• Saldar todas las cuentas y remitir el
saldo restante (si lo hubiera) al rotario
encargado de los fondos de la conferencia.
• Preparar un resumen completo de
las operaciones financieras para su
utilización en la planificación del año
siguiente.
• Redactar un informe sobre la situación
financiera, según se requiera.
• Obtener la aprobación del goberna-
dor para todo cambio sustancial en el
presupuesto.
Adaptar el modelo de presupuesto (anexo
7) a la conferencia del distrito.
Alojamiento
Este subcomité se encargará de reservar
las habitaciones de hotel para los participantes Nota: En algunos distritos se
prefiere que los propios hoteles coordinen
la reserva de habitaciones.
M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o 29
Deberes
Programa
• Consultar con varios hoteles de la loca-
Este subcomité colabora con el gobernador en la planificación, coordinación
e implementación del programa de la
conferencia.
lidad, a fin de asegurarse de que haya
suficiente cantidad de habitaciones
disponibles.
• Obtener una garantía escrita en cuanto
a precios de habitaciones, pautas para
la cancelación, servicios o habitaciones
gratuitas, plazos y cláusulas respecto a
incumplimiento.
• Verificar que los hoteles dispongan del
personal necesario para ocuparse
del equipaje de los huéspedes en las
fechas de mayor actividad (llegada y
partida).
• Designar a un integrante del Subcomité
de Alojamiento como persona de enlace
con el Subcomité de Inscripciones, a fin
de asegurar la reserva de habitaciones
para los rotarios inscritos con antelación.
Material impreso
Este subcomité efectuará los arreglos para
imprimir todos los materiales.
Deberes
• Prever la cantidad de materiales que
deberán imprimirse, como papel y
sobres con membrete, distintivos, programa del seminario, entradas para las
comidas, formularios de inscripción,
hojas informativas y material publicitario.
• Coordinar con el Subcomité de
Entretenimiento la obtención de
permisos para reproducir o difundir
canciones o cualquier tipo de obras
musicales. De lo contrario podría ser
multado por infringir las leyes de
derechos de autor. Cerciorarse de que,
cuando sea necesario, aparezca la frase
“Impreso con la autorización de (dueño
del copyright)”.
30 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
Deberes
• Supervisar la impresión del libro del
programa, junto con el Subcomité de
Imprenta.
• Coordinar con el Subcomité de
Entretenimiento la participación de los
oradores e invitados especiales, y los
espectáculos que se llevarán a cabo.
• Preparar, distribuir y recoger los
formularios de evaluación rellenados
por los integrantes del Comité de la
Conferencia y los participantes en
general. En el anexo 2 se incluye un
modelo de dicho formulario.
Promoción
Este subcomité prepara un plan de
promoción y genera entusiasmo a fin de
lograr la mayor participación posible de
los rotarios del distrito. En el capítulo 3 se
describen los deberes que podría cumplir
dicho subcomité.
Recepción
Este subcomité ayuda a recibir y dar la
bienvenida a los participantes.
Deberes generales
• Desplegar todo el esfuerzo posible para
presentar a los socios y los clubes nuevos ante el resto del distrito.
• Designar anfitriones, especialmen-
te durante las cenas y funciones de
entretenimiento, con el objeto de que
los participantes se sientan cómodos y
disfruten de la velada.
• Preparar distintivos especiales para los
rotarios que servirán de anfitriones, a
fin de que los participantes los identifiquen fácilmente.
Deberes relacionados con los invitados
especiales
• Junto con el Subcomité de Promoción,
• Nombrar edecanes para los invitados
• Preparar una lista completa de inscri-
importantes, oradores y funcionarios
de Rotary. Estos edecanes deberán recibir a los invitados cuando lleguen a la
localidad y despedirlos cuando partan.
• Cerciorarse de que se ha comunicado a
los invitados especiales sobre la ubicación de sus asientos para cada función,
el tipo de vestimenta que se requiere y
toda otra información útil.
• Entregar a los invitados prominentes
un ejemplar del libro del programa e información sobre los eventos especiales,
a su llegada a la sede de la conferencia.
• En colaboración con el Subcomité de
Selección de la Sede, disponer que se
proporcione a los invitados todo equipo
especial que requieran, como podios,
reflectores o micrófonos, y cerciorarse
de que funcionen debidamente.
alentar la inscripción por adelantado.
tos y oradores, y distribuirla entre los
subcomités apropiados.
• Establecer los correspondientes siste-
mas de control y de contabilidad de los
ingresos obtenidos a través de las inscripciones, y entregar todos los fondos
al tesorero de la conferencia.
En el anexo 8 se incluyen modelos de formularios de inscripción y de confirmación
de inscripción y alojamiento.
Resoluciones
Este subcomité, que efectúa recomendaciones sobre las resoluciones, deberá estar
integrado por rotarios con experiencia y
versados en los procedimientos y requisitos de Rotary.
Deberes
• Disponer que uno de los integrantes
• Examinar detenidamente toda la
• Asegurarse de que el gobernador haya
• Redactar una declaración concisa en la
del Comité de la Conferencia envíe a
los invitados especiales una carta de
agradecimiento después de la visita.
asignado un edecán para el representante del presidente de RI. Véase el
capítulo 1 para información adicional.
Inscripciones
Este subcomité está encargado de la
inscripción de los participantes, cobrar la
cuota de inscripción y mantener al día la
información sobre las inscripciones.
Deberes
• Planear y ocuparse del trámite de ins-
cripción, y proporcionar a cada persona
inscrita un juego de materiales sobre la
conferencia (entradas, distintivos y el
libro del programa de actividades).
información referida a cada resolución
en particular antes de efectuar una
recomendación a la conferencia.
que se expliquen los motivos de cada
recomendación.
Para más información sobre las resoluciones, consulte el capítulo 2.
Maceros
Los maceros están encargados de controlar todas las entradas, guardar los
asientos reservados, mantener el orden,
hacer cumplir las normas de seguridad,
fomentar el compañerismo y desempeñar
funciones de asistentes de quienes dirigen
la reunión. Se deberá nombrar un macero
principal y un número adecuado de maceros, según el tamaño de la conferencia.
La ubicación y los horarios de los maceros
deberán determinarse antes de efectuarse
los nombramientos.
M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o 31
Deberes
Deberes
• Situarse de manera visible junto a la
• Proponer al Comité Distrital de la
entrada de las salas de reuniones y
encargarse de indicar los asientos a los
concurrentes, reunir a los invitados especiales que deben sentarse en la mesa
principal, y supervisar el estrado.
• Tañer la campana o utilizar otra señal
adecuada para indicar a los participantes que es hora de tomar asiento para
dar comienzo a la reunión.
• Conocer la ubicación de los baños,
teléfonos de emergencia, interruptores
de luz, etc.
Transporte
Este subcomité coordina el traslado de
todos los participantes desde y hacia las
sedes de reunión, hoteles y aeropuertos.
Deberes
• Determinar la cantidad y tipo de
vehículos que se necesitan, teniendo
presente las condiciones climáticas y la
temporada del año.
• De ser necesario, solicitar a la jefatura
de policía permisos especiales para
estacionar automóviles.
• Obtener el concurso de voluntarios
de los clubes locales para que trasladen a los participantes en sus propios
vehículos.
• Preparar el horario general para cada
conductor, en el que se indiquen las
horas y rutas de servicio.
Conferencia varias sedes apropiadas al
tamaño de la concurrencia. Cada sede
propuesta deberá incluir un espacio
para reuniones generales, una sala para
cada grupo de discusión y un recinto
para comidas.
• Tener en cuenta el espacio necesa-
rio para la inscripción, servicio de
refrigerios/café durante los recesos,
exhibiciones de clubes y distritos,
reuniones de los dirigentes y otras
funciones afines.
• Colaborar con el gobernador en la
negociación del contrato de arrendamiento del local, por ejemplo de los
plazos. Para más información al respecto, consulte la página 26.
• Comprobar que los micrófonos, altavo-
ces, retroproyectores, interruptores de
luz y demás equipos técnicos funcionen
debidamente. Asegurarse de que haya
un técnico disponible para repararlos
en caso de desperfectos.
• Comunicar oportunamente a los
administradores del local todos los
requisitos en cuanto a la preparación
de las salas.
• Informar a todos los subcomités de los
procedimientos para solicitar arreglos
específicos, por ejemplo, equipo audiovisual, carteles, reserva de asientos y
servicio de agua para beber.
• Instalar un mostrador de transporte en
Votación
Sede de la conferencia
Este subcomité prepara y distribuye las
papeletas de votación, efectúa los arreglos
para la sala de votación y supervisa el
proceso. Para más información sobre
el proceso de votación, consulte el
capítulo 2.
el lugar de inscripción, a fin de ayudar a
los visitantes.
Este subcomité buscará una sede adecuada para la conferencia.
32 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
Anexo 4
Evaluación de los temas de la Conferencia de
Distrito
Es entretenido
Contribuirá a formar futuros
líderes
Apoya a La Fundación Rotaria
Aborda problemas de la
comunidad local o mundial
Contribuye a aumentar o
mantener el cuadro social
Concerniente a los rotarios del
distrito
Informativo
Oportuno
TEMA
Tema específicamente rotario
Utilice esta hoja de trabajo para determinar qué temas serían los mejores para informar e inspirar a los
rotarios del distrito. Evalúe cada uno de los temas sugeridos según los criterios que figuran más abajo,
y asígneles un punto por cada criterio que cumplan. Incluya en el programa de la conferencia los temas
con mayor cantidad de puntos.
TOTAL
M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o 33
34 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
Es entretenido
Contribuirá a formar futuros
líderes
Apoya a La Fundación Rotaria
Aborda problemas de la
comunidad local o mundial
Contribuye a aumentar o
mantener el cuadro social
Concerniente a los rotarios del
distrito
Informativo
Oportuno
Tema específicamente rotario
TEMA
TOTAL
Anexo 5
Modelo de programa de la
Conferencia de Distrito
PRIMER DÍA
11.00 Inscripción y compañerismo
Inauguración de las muestras y
exhibiciones de los clubes
12.30 Almuerzo
Palabras de bienvenida a cargo del presidente del Comité
Distrital de la Conferencia
Presentación del gobernador,
quien presidirá la conferencia a
partir de ese momento
Rotary en el ámbito mundial:
El representante del presidente
de RI
Presentación de otros funcionarios/invitados especiales
Palabras de reconocimiento a
todos los rotarios y familiares
que asisten a la conferencia por
primera vez
Informe sobre la situación del
distrito (a cargo del gobernador)
14.00 Descanso
14.30 Sesión plenaria de apertura
Palabras de bienvenida, a cargo
del presidente del Comité de la
Conferencia o el gobernador
Rotary en el plano mundial:
El representante del presidente
de RI
Anuncios generales
Presentación de los presidentes
de los subcomités y moderadores de los grupos de discusión, a
cargo del gobernador
15.00 Sesiones de grupos de
discusión
Tema de la sesión: Metas del
distrito
Pregunta para la discusión:
¿Cómo ayudará su club a alcanzar las metas distritales?
16.00 Sesión plenaria: Asuntos
distritales
Preside: el gobernador
Informes de los grupos de
discusión
Se anuncian las futuras
conferencias
Resoluciones de la conferencia
Selección del representante
ante el Consejo de Legislación
o discusión de los proyectos de
legislación propuestos (en el año
en que corresponda)
Seleccionar al gobernador
propuesto, cuando corresponda
(consultar la sección 13.020. del
Reglamento de RI)
Aprobar la declaración anual de
las finanzas del distrito
Reconocimiento a los clubes
nuevos y sus padrinos
17.00 Descanso
18.00 Cena del gobernador
Presentación de los invitados de
la mesa de honor
Discurso del gobernador
Espectáculos
M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o 35
SEGUNDO DÍA
08.00 Desayuno especial para los
socios nuevos y sus respectivos
cónyuges, presidentes de club
en ejercicio y entrantes, o ex
gobernadores
Palabras informales de bienvenida a cargo del representante del
presidente de RI
09.30 Sesión plenaria:
La Fundación Rotaria
Preside: el gobernador
Reconocimiento a los invitados
especiales, ex gobernadores,
rotarios decanos o de destacada labor, y ex becarios de la
Fundación
Entrega de premios por realizaciones significativas
Debate, discusión en panel
o discurso de fondo sobre
La Fundación Rotaria
10.30 Descanso
11.00 Sesión de grupos de discusión
Tema de la sesión: La Fundación
Rotaria
Pregunta para la discusión: ¿De
qué manera pueden los clubes y
el distrito colaborar en los programas de la Fundación a efectos
de ofrecer más servicio en los
ámbitos local e internacional?
12.30 Almuerzo de La Fundación
Rotaria
Informes de los grupos de discusión
Reconocimiento a los Socios Paul
Harris, Sustentadores de LFR,
Benefactores y Contribuyentes
de Donaciones Extraordinarias
36 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
14.00 Excursiones y actividades de
compañerismo
18.00 Cena dedicada a los clubes
eficaces
Reconocimiento a los logros y
proyectos de los clubes
Espectáculos
TERCER DÍA
09.00 Servicio ecuménico
09.30 Sesión plenaria sobre los
programas de RI
Preside: el gobernador
Reconocimiento a los participantes en los programas de RI
Debate, discusión en panel o
discurso de fondo sobre los programas de RI
10.00 Descanso
10.30 Sesión de grupos de discusión
Tema de la sesión: Programas
de RI
Preguntas para la discusión:
¿En qué programas de RI desean
participar los clubes? ¿De qué
manera colaborarán los clubes a
fin de apoyar dichos programas?
12.00 Sesión plenaria de clausura
Palabras del representante del
presidente de RI
Palabras de clausura del
gobernador
Reconocimiento a las exhibiciones de los clubes, y a los comités
y subcomités de la conferencia
Evaluación de la Conferencia de
Distrito
Clausura de la reunión
Anexo 6
Modelo de certificado de credenciales
Cumplimente dos ejemplares de este certificado. Conserve una copia para los
archivos del club y entregue la otra al elector (o a los electores) para que la
presente(n) al Subcomité de Credenciales.
Del Club Rotario de
Fecha
Al Subcomité de Credenciales de la
Conferencia anual del Distrito
En observancia del Reglamento de Rotary International, este club ha seleccionado a
los siguientes electores:
Número de socios (sin incluir los socios honorarios) con que contaba el club según
el informe semestral más reciente:
Firma del presidente del club
Firma del secretario
M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o 37
Anexo 7
Modelo de presupuesto para la conferencia
Ingresos previstos
1.Ingresos por inscripciones
a. Cuota de inscripción
Rotarios
Invitados
b. Número de asistentes previstos Rotarios
Invitados
Total de ingresos por inscripciones (número de asistentes multiplicado por cuota de inscripción)
Total de cuotas de rotarios
+ Total de cuotas de invitados
= Total general
2.Contribuciones adicionales per cápita/por club
3.Patrocinadores (corporaciones o empresas locales)
4.Subsidios del fondo distrital u otras fuentes
Total de ingresos previstos
Gastos previstos
1.Promoción
a. Franqueo
b. Material impreso
c. Materiales
d. Otros
Total de gastos de
promoción
2.Decoración (letreros, flores, etc.)
3.Espectáculos
4.Sede de la reunión
a. Salones de reunión
b. Comidas y propinas
c. Equipo audiovisual
Total de gastos del local
5.Imprenta (programa, materiales de inscripción, etc.)
6.Recepción (servicio de bar, música, etc.)
7.Oradores e invitados especiales
8.Transporte
9.Gastos varios
Total de gastos previstos
38 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
Anexo 8
Modelos de formularios de inscripción y
confirmación
Modelo de formulario para inscripciones por adelantado
Conferencia anual del Distrito
Al:
Presidente del Subcomité de Inscripciones
Del Club Rotario de
Fecha:
Sírvase inscribir a
que tendrá lugar el día
socios de este club en la Conferencia de Distrito
en
.
Adjuntamos un cheque por un importe de
rotarios y
cuotas de inscripción de
en concepto de
invitados.
Modelo de formulario para inscripciones por adelantado
Conferencia anual del Distrito
Al:
Presidente del Subcomité de Inscripciones
Fecha:
Sírvase inscribirme para la Conferencia de Distrito que tendrá lugar el día
en
.
Nombre
Club Rotario de
Clasificación
Nombre rotario (tal como aparecerá en el distintivo)
Tipo de habitación:
Individual Fumador Fecha de llegada:
Doble Otro:
No fumador
Fecha de partida:
Accesible con silla de ruedas: Sí No
Régimen alimenticio:
Número de invitados:
Adjunto la cuota de inscripción por un importe de:
Firma
Habitación asignada (para uso del subcomité)
M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o 39
Formulario de inscripción y reserva de habitación –
Para rotarios
Conferencia anual del Distrito
No
Fecha de recepción
Nombre
Club Rotario de
Clasificación
Hotel
Fechas
Tarifa por habitación
Número de invitados
Cuota de inscripción pagada en total
Agradecemos su inscripción en la Conferencia de Distrito. Al llegar al
hotel, entregue esta tarjeta en el mostrador de inscripciones, ubicado en el
piso del hotel. Recoja el juego de materiales de inscripción
(el cual incluye el programa, distintivos, entradas y otros materiales) en
.
dicho mostrador de inscripción a partir de
40 M a n u a l d e l a C o n f e r e n c i a d e D i s t r i t o
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