DISEÑO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE INVENTARIO PARA

DISEÑO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE INVENTARIO PARA LA
EMPRESA SOFTWARE PC, UBICADA EN LA CALLE 20 NO 9 - 18 EN LA
CIUDAD DE PLANETA RICA.QUE PERMITA CONTROLAR LAS ENTRADAS Y
SALIDAS DE MERCANCÍA.
JOSE GUZMAN FLOREZ
INGENIERIA DE SISTEMAS
V SEMESTRE
PROFESOR:
LIC. RONALD M. PÉREZ VERTEL
INGENIERÍA DE SOFTWARE I
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REMINGTON
CREAD-MONTERIA
MARZO DE 2011
INTRODUCCION
El interés del hombre por facilitarse el trabajo diario lo ha llevado a desarrollar
herramientas en el área de la informática, con el fin de agilizar procesos de forma
automatizada que van dejando de lado las tareas que se realizan de forma
manual.
A pesar de estos avances, muchas organizaciones todavía elaboran sus procesos
de forma manual, por no poseer una cultura orientada a los sistemas de
información, por lo que se hace necesario el diseño de un sistema que permita la
manipulación de la información a fin de satisfacer las necesidades de sus
usuarios.
Toda empresa donde su objetivo principal es el comercio, debe mantener un
mecanismo que le permita llevar el control de la compra y venta de los productos
que serán distribuidos y así mantener la cantidad de artículos en un nivel deseado
para poder cumplir con las demandas.
El sistema de inventario es el conjunto de actividades y técnicas utilizadas para
mantener la cantidad de artículos en el nivel deseado, se utiliza para determinar lo
que se está llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas
correctivas de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
De acuerdo a lo antes mencionado se plantea diseñar un sistema automatizado de
inventario para la empresa Software PC, ubicada en la calle 20 No 9 - 18 en la
ciudad de Planeta Rica; que permita automatizar el sistema manual que llevan
actualmente, dándoles a conocer los beneficios de este sistema.
Este sistema tiene la finalidad de canalizar mejor el flujo de la información
producida después de su procesamiento, facilitando así la toma de decisiones,
principalmente en la compra y venta de mercancía, además presentará reportes
oportunos de la información para conocer el estado real de la empresa en un
momento determinado.
Finalmente se tratará, en lo posible, de abordar todo el tema lo más claro y preciso
posible haciendo que el sistema sea muy comprensible para cualquier usuario y
aunque no programen o nunca hayan estado interesados en la informática puedan
entender lo aquí comentado.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La empresa SOFTWARE PC, ubicada en la calle 20 No 9 - 18 en la ciudad de
Planeta Rica. Esta empresa se dedica a la venta de computadores, partes,
accesorios, muebles de oficinas, y todo lo relacionado con la tecnología, esta no
cuenta con un sistema de inventario automatizado que le permita obtener
información completa, oportuna y actualizada de las transacciones implicadas en
el manejo de la mercancía que posee en la actualidad.
Actualmente Software PC, lleva un inventario de su mercancía en forma manual
archivando las facturas en carpetas de los productos que compran a sus
proveedores, los pedidos se realizan vía telefónica con las empresas que
suministran los productos, las cuales le facturan y le envía la mercancía, luego el
gerente y propietario realiza los pagos en los bancos indicados por el proveedor;
envía por fax la copia de la planilla del depósito como constancia de pago de la
mercancía.
Este método evita que la empresa cuente con una relación detallada y ordenada
de las existencias de mercancía, que realice sus compras en magnitudes acordes
sin sobre cargar la bodega y hacer frente con rapidez a las exigencias del
mercado.
Por otra parte el constante crecimiento en el volumen de información manejada y
el número de operaciones y procedimientos, para la realización de compras y
ventas, efectuadas principalmente en forma manual; han dificultado la gestión
administrativa.
Los productos o servicios que se venden en el local no tienen un tipo específico de
control es por ello que hemos considerado realizar un análisis de la situación y
ofrecer una propuesta en el diseño de un sistema automatizado para realizar el
inventario de los productos del local, para así obtener un mejor aprovechamiento
de ellos y poder llevar un control de la mercancía con que se cuenta y en cierto
modo brindar un buen servicio con un mejor surtido.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo contribuirá la propuesta del diseño de un sistema de información para
mejorar el control de entrada y salida de mercancía de la empresa Software PC
ubicada en la calle 20 No 9 - 18 en la ciudad de Planeta Rica?
OBJETIVO GENERAL
Diseñar un sistema automatizado de inventario para la empresa Software PC
ubicada en la calle 20 No 9 - 18 en la ciudad de Planeta Rica., que permita
controlar las entradas y salidas de mercancía.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS





Efectuar la recolección de información de la Situación Actual de la empresa
Determinar la factibilidad de la propuesta
Obtener la solución acerca del control de inventario.
Identificar los requerimientos del nuevo sistema.
Elaborar un sistema para el control de inventario en base de datos.
JUSTIFICACIÓN
El mundo empresarial se hace cada vez más competitivo dentro de su ramo y
constantemente adoptan cambios tanto administrativos como tecnológicos que
cubran sus necesidades a fin de garantizar el logro de sus metas, debido a esto es
necesario que las organizaciones que ofrecen servicios y venta sean más
confiables a la hora de realizar sus operaciones, ya que de esto depende los altos
niveles de disponibilidad; esto se logra manteniendo una buena administración y
un buen control sobre el manejo de su información.
Una empresa que se dedica a las ventas debería apoyarse en un sistema de
información que genere datos precisos para ayudar a la toma de decisiones y la
resolución de problemas de forma oportuna e inteligente.
De acuerdo a lo antes expuesto, las tecnologías informáticas están estrechamente
relacionadas a los procesos administrativos dentro de las organizaciones, ya que
gracias a estas la computación ha tenido grandes avances en el desarrollo de
software que permiten llevar acabo procesos manuales de una forma
automatizada reduciendo altos costos y retrasos en los proceso.
Por esta razón la empresa Software PC, se ve en la necesidad de realizar cambios
en la forma de realizar el proceso de compra y venta de mercancía, ya que no
cuenta con un control exacto de la mercancía existente en su bodega.
Debido a esto es necesario implantar un sistema automatizado de inventario que
facilite la entrada, salida y almacenamiento de datos que describan las
características de los productos y así obtener un reporte inmediato y exacto de la
mercancía con la que cuenta la empresa y poder realizar las compras necesarias
para abastecer la bodega.
Este estudio proporciona información referente a la mercancía existente disponible
para las ventas, el análisis de esta información permitirá conocer el estado
económico real de la empresa y los elementos involucrados que son necesarios
para el crecimiento de ésta.
Su mayor beneficio radica en la posibilidad de mantener un orden en cuanto a la
solicitud y registro de los productos que se distribuyen en el local, evitando la
compra de productos de poca demanda y surtiendo de forma oportuna con la
mercancía más vendida cumpliendo con las necesidades de los clientes.
Al implementar el sistema se estima que la empresa tenga una mejora al momento
de consultar la existencia de algún producto. La función de este sistema será la de
ser una herramienta para agilizar todos los procesos relacionados con la inclusión,
exclusión, consulta y modificación de productos.
El sistema estará diseñado para evitar la duplicidad de información de algún
producto almacenando en una base de datos como medio de seguridad.
Permitirá reconocer de forma rápida y confiable toda la información requerida
sobre la existencia de mercancía, productos más vendidos para requerir el
abastecimiento por parte de los proveedores.
De manera que el principal objetivo en la elaboración del proyecto en cuestión es
la de la optimización en general del sistema de inventario que se utiliza en la
empresa Software PC, que siendo manual tiende a tener fallas por lo largo y
complejo, debido a que la introducción de los productos puede ser muy repetitiva y
redundante esperamos que con la implementación del nuevo sistema estos
problemas o contratiempos sean minimizados.
El desarrollo de esta investigación facilita el logro de muchos objetivos que
proporcionaran beneficios, no solo a la empresa para la cual se realiza el estudio,
sino también a nivel personal ya que me permite poner en práctica todo lo
aprendido a lo largo de la carrera; y así, tener una experiencia como profesional
en el diseño de sistemas.
También se aporta beneficios a la comunidad que requiere de los servicios de la
empresa Software PC.
Con esta propuesta se automatizara el sistema de inventario, lo cual mejorará la
administración
de los recursos disponibles en la empresa y a su vez
proporcionará una mejor atención al cliente para satisfacer las necesidades de
este, en el menor tiempo posible.
MARCO TEORICO
CONTROL DE INVENTARIO
Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en
proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales,
repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes
fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases, y
los inventarios en tránsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de
aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo
contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como
también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación
económica de la empresa.
El control del inventario es un aspecto que las micro y pequeñas empresas, muy
pocas veces atienden, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas
o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.
Método de control de inventarios
Algunas técnicas son las siguientes:

Fijación de existencias máximas y mínimas

Índices de Rotación

Aplicación del criterio especialmente cuando las especulaciones entra en
juego
SISTEMA
Un sistema son un conjunto de funciones que interactúan entre sí con la finalidad
de cumplir un objetivo.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Un sistema de información es el conjunto organizado de datos, personas
actividades o técnicas de trabajo y recursos materiales informáticos y de
comunicación que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una
empresa o negocio.
Todo ese conjunto de elementos procesa los datos y la información (incluyendo
procesos manuales y automáticos) para distribuirla de la manera más adecuada
posible en una determinada organización en función de sus objetivos.
La tarea de los sistemas de información consiste en procesar la entrada de datos,
mantener los archivos de datos en relación con la organización y producir
información a través de informes y otras salidas.
Los sistemas de información gerencial permiten un mayor grado de control
centralizado porque los altos cargos pueden recibir información de departamentos
dispersos a tiempo, para decidir cuál es la acción apropiada.
La definición de sistemas de información, va orientada en el criterio fundamental
del desarrollo de esta investigación. Una de las definiciones más conocidas y
aceptadas es la del autor Gordon, D. (1979) el cual conceptualiza un sistema de
información como “un sistema hombre -máquina integrado que provee información
para el apoyo de las funciones de operaciones, gerencia y toma de decisiones en
una organización.”
Gracias a los avances tecnológicos cada día sale algo nuevo al mercado de la
informática, se puede ver desde los computadores más sofisticados hasta
programas adaptables a una variedad de tareas. Esto obliga a las empresas que
quieren sobrevivir en el mercado y mantenerse activas a cambiar constantemente
sus tecnologías para estar a la par con los avances y poder satisfacer las
necesidades de sus usuarios.
Así pues, los sistemas proporcionan a los gerentes y directivos una información
precisa y oportuna para que pueda ejecutar los procesos de toma de decisiones y
solucionar los problemas dentro de una organización.
ACTIVIDADES QUE REALIZA UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de
Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las
entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas
que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las
automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros
sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas. Los
medios más comunes para introducir información son el teclado, las
unidades extraíbles, monitores sensibles, escáner, entre otros.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las
actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya
que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información
guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser
almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La
unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros,
los discos flexibles o diskettes, las llaves USB o pendrive y los discos
compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información
para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos
recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta
característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en
información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace
posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una
proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de
resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de
Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al
exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, monitores,
diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre
otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información
puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este
caso, también existe una interface automática de salida.
ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Software: Los programas de computadoras, as estructuras de datos y la
documentación asociada, que sirve para realizar el método lógico.

Hardware: Los dispositivos electrónicos que proporcionan la capacidad de
computación y que proporcionan las funciones del mundo exterior.

Gente: Los individuos que son usuarios y operadores del software y del
hardware.

Bases De Datos: Una colección grande y organizada de información a la
que se accede mediante el software y que es una parte integral del
funcionamiento del sistema.

Documentación: Los manuales, los impresos y otra información descriptiva
que explica el uso y / o la operación.

Procesamientos: Los pasos que definen el uso específico de cada elemento
del sistema o el contexto procedimental en que reside el sistema.

Control: Los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de niveles de
control tolerables de rendimiento por ejemplo: el sistema de control de un
calentador de agua.
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo,
los Sistemas de Información pueden clasificarse en:
1. Sistema de procesamiento de transacciones (TPS): Gestiona la información
referente a las transacciones producidas en una empresa u organización. A
través de estos puede lograrse un gran ahorro de mano de obra ya que
automatizan procesos manuales dentro de una organización.
2. Sistemas de información gerencial (MIS): Orientados a solucionar
problemas empresariales en general.
3. Sistemas de soporte a decisiones (DSS): Herramienta para realizar el
análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el
proceso de toma de decisiones.
4. Sistemas de información ejecutiva (EIS): Herramienta orientada a usuarios
de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un
área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la
misma.
5. Sistemas de automatización de oficinas (OAS): Aplicaciones destinadas a
ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.
6. Sistema experto (SE): Emulan el comportamiento de un experto en un
dominio concreto.
7. Sistema Planificación de Recursos (ERP): Integran la información y los
procesos de una organización en un solo sistema.
ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS
Los sistemas de información son desarrollados con propósitos diferentes
dependiendo de las necesidades del negocio, para esto es necesario estudiar las
situaciones con la finalidad de observar cómo se trabaja o realizan las operaciones
y determinar si es necesario realizar una mejora.
Antes de desarrollar cualquier proyecto se debe realizar un estudio de sistemas
para conocer todos los detalles de la situación actual de una empresa. La
información reunida a través de este estudio será de vital importancia para crear
las estrategias necesarias para el diseño, los gerentes deciden qué estrategia
adecuar a sus necesidades. El desarrollo de sistemas tiene dos componentes:
 Análisis: es el proceso de clasificación e interpretación de hechos,
diagnostico de problemas y empleo de la información para recomendar
mejoras a los sistemas. Especifica que es lo que el sistema debe hacer.
 Diseño: especifica las características del producto terminado. Establece
como alcanzar el objetivo.