Propuestas profesionales o solo ideas?

¿Propuestas profesionales o solamente ideas?
Autor: Marcelo A. Colombo
Con mucha frecuencia, tanto en organizaciones públicas como privadas, suelo escuchar las
quejas del personal en relación con que sus propuestas no son tenidas en cuenta por los
superiores: “Estoy cansado de pasar proyectos para mejorar las cosas, pero nunca me responden
ni hacen nada al respecto”; “Ya no hago más propuestas… total, ellos no las escuchan”; “Esto se
podría hacer mejor, pero para qué me voy a preocupar si cuando se lo he propuesto a mi jefe
jamás tomó en cuenta mis proyectos”; “Aquí se podrían bajar mucho los costos, pero no vale la
pena decir nada porque los de arriba nunca te escuchan”; “Estoy cansado de pasar notas y
proyectos…”, y muchas otras frases similares.
Lo malo de esto es que posiblemente lo que dicen sea cierto. No son tantas las organizaciones
que disponen de programas internos capaces de
captar las ideas de su gente y transformarlas en
3M “escucha” las ideas de su gente.
acciones de mejora (ver recuadro aparte). Es una
El caso de esta empresa resulta siempre
lástima. Ahora bien, cuando esos canales no
un ejemplo de organizaciones que se
vienen planteados desde los niveles estratégicos,
interesan proactivamente por las ideas de
¿por qué la gente elige quedarse sin hacer nada?
su gente y no por nada es considerada
Siempre que escucho alguna de las frases en
una de las más innovadoras del mundo.
cuestión, recuerdo lo que leí hace tiempo en un
Pero la innovación allí es parte de la
libro del reconocido Tom Peters1. Él decía, en un
cultura que promueve la empresa que, a
pasaje muy gracioso, que si había algo que no
partir de sus enunciados de principios,
quisiera ver en la lápida de su tumba, sería lo
les dice a sus empleados cosas como:
siguiente:
“Si no estás cometiendo errores, es
probable que no estés haciendo nada”;
“Thomas J. Peters:
“Los innovadores saben que es mejor
Pude haber hecho algunas cosas realmente
pedir perdón que pedir permiso” o “No
sensacionales, pero mi jefe no me dejó”
hay nada más fértil para las ideas
innovadoras que una mente abierta”.
En todo el tiempo que llevo trabajando con
organizaciones, he podido ver que la gente tiende
Fuente de los enunciados de principios:
www.emprendedoresnews.com
a adoptar posiciones de víctima de sus
superiores, y ello la lleva a quedarse en un
espacio de comodidad, haciendo lo mínimo indispensable en su trabajo. No intentaré explicar los
motivos de estas actitudes, porque eso le corresponde a ciencias que no he estudiado; pero, en
cambio, trataré de generar una reflexión al respecto, para poder pensar en nuevas alternativas
que nos ayuden a salir de ese espacio y nos pongan en acción.
HABLEMOS DE LAS IDEAS.
Sostengo que muchas ideas que son rechazadas o no consideradas no son “malas ideas” sino
ideas que se han presentado utilizando una estrategia inapropiada. Utilizar la mejor estrategia
para proponerla es tan importante como la idea misma. Pero por ahora no hablaremos de la
estrategia sino de la idea y, entonces, vale la pena preguntarse: ¿Qué significa el término “idea”?
¿Estamos aplicándolo correctamente?
El Diccionario de la Real Academia Española2 dice “idea”:
4. Plan y disposición que se ordena en la fantasía para la formación de una obra.
5. Intención de hacer algo.
Ambas acepciones me parecen muy acertadas para definir las “ideas” a las que me estoy
refiriendo. Y voy a tomar dos palabras de estas definiciones: “fantasía” e “intención”. Si alguien
viniera a “venderle” simplemente la fantasía o la intención de hacer algo, usted, ¿estaría dispuesto
1
2
Peters, Thomas. Reinventando el management. El Proyecto 50. Ed. Atlantida. Buenos Aires, 2000.
Vigésima segunda edición, en línea: http://buscon.rae.es/draeI/
1
a “comprar” sin dudarlo? ¿”pagaría” tan fácilmente por algo que no puede ver; por algo intangible
que ni siquiera sabe si podrá concretarse?
En la mayoría de los casos veo que la gente propone a sus superiores un deseo, una intención;
pero que no es más que eso: una intención. Entonces, cabe la siguiente pregunta ¿No estaremos
utilizando la palabra idea y la palabra proyecto como sinónimos y, en realidad, no lo son?
Cierta vez escuché a un Concejal alardear del proyecto que había presentado para cambiar la
ubicación de una plaza, trasladándola a unos 500 metros de donde se encontraba. Su principal
argumento era que este cambio favorecería a la población de la zona en diferentes aspectos
de su vida cotidiana. Como yo conocía la realidad del lugar, no me parecieron sólidas sus
explicaciones y decidí conseguír el proyecto para hojearlo. Esperaba encontrar un cuadernillo
con una importante cantidad de páginas incluyendo dibujos, presupuestos, etc. Pero mi
sorpresa fue grande cuando recibí la copia de su proyecto, plasmado ¡en una sola hoja!. Y
decía algo así como “Artículo 1º: Reubíquese el espacio verde identificado con el registro
catastral xx, en el lugar comprendido por las calles xxxxx y xxxxxx.” Este era todo su
proyecto.3
El Diccionario de la Real Academia Española define proyecto como:
4. Conjunto de escritos, cálculos y dibujos que se hacen para dar idea de cómo ha de ser y lo que
ha de costar una obra de arquitectura o de ingeniería.
5. Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes de darle la
forma definitiva.
Dicho esto, podríamos determinar que un proyecto es una manera de acercar a la realidad aquella
fantasía o intención que es la idea. Es explicar cómo se concretará, cuanto costará, cómo se verá
terminada. Es encontrar la forma precisa de poder mostrarle a otra persona por qué debe prestar
atención a mi fantasía.
Esto significa que uno de los errores que cometemos con frecuencia y por el cual nuestras
propuestas no son escuchadas o aceptadas, es que sólo presentamos ideas cuando, en realidad,
deberíamos presentar proyectos (a menos que usted trabajara en 3M).
Por supuesto, en esta instancia, no significa reunir en la propuesta todas las formalidades de un
proyecto, porque aún ni siquiera sabemos si será aceptado. Pero debería contar, al menos, con
algunas condiciones mínimas que más adelante veremos en detalle.
Para dejar claro el aspecto conceptual, vale aclarar que a lo que en adelante llamaré proyecto
sería más correcto presentarlo como anteproyecto, aunque utilizaré el término proyecto como
generalización.
SER PROFESIONAL.
Propongo ahora que vayamos un paso más allá. Podría ocurrir que su proyecto sea muy bueno,
pero que usted no elija la mejor estrategia para presentarlo. Como ya lo expresara, este no es un
tema menor. Un error en la estrategia podría ocasionar que un gran proyecto ni siquiera sea
mirado por el destinatario.
Por lo tanto, usted no solamente debe lograr construir un gran proyecto (no por el tamaño sino por
la calidad) sino que, además, necesita encontrar la mejor manera de “venderlo”. A este conjunto
de buen proyecto más buena estrategia de “venta” , es a lo que yo llamo propuesta profesional.
Voy a intentar definir entonces, valiéndome del mismo diccionario, lo que entiendo por propuesta
profesional.
Propuesta como acto de proponer algo, significa:
1. Manifestar con razones algo para conocimiento de alguien, o para inducirle a adoptarlo.
y profesional significa:
4. Hecho por profesionales y no por aficionados.
5. Persona que ejerce su profesión con relevante capacidad y aplicación.
3
Se tomó de un caso real, pero se modificó intencionalmente el tema del proyecto.
2
Por lo tanto, digo que una propuesta profesional, en el ámbito del que venimos hablando, es
“presentar formalmente un proyecto a alguien e inducirle a adoptarlo, haciendo uso de la
capacidad profesional de su autor para generar una solución atractiva, factible y beneficiosa”
Quería llegar a construir esta definición para que podamos contrastarla con la de idea. Una idea
es una fantasía o una intención; una propuesta profesional es algo presentado formalmente,
concreto, de lo que hemos analizado su factibilidad, sabemos cuanto costará, que recursos
deberán destinarse para concretarla y qué beneficios traerá su implementación.
Ahora le pregunto: esas ideas suyas que sus superiores no consideran o descartan ¿son
Propuestas Profesionales o son sólo Ideas?
Si aún insiste en que son Propuestas Profesionales le sugiero que verifique que cumplen los
siguientes requisitos:
1. La ha presentado por escrito y a través de un canal formal.
2. Comienza describiendo el problema y aporta datos objetivos que permiten medir su magnitud.
Es decir, lo expresa en horas perdidas; costos; kilogramos volcados; productos defectuosos;
trámites con errores por mes; etc.
3. Tiene un objetivo único y claro, que incluye parámetros de cantidad, calidad y plazo de lo que
se logrará.
4. Establece claramente los beneficios que traerá el proyecto, en qué magnitudes, en qué plazos
y a quiénes.
5. Describe, aunque sea en forma general, cuáles son los principales pasos del proceso que
deberá desarrollarse para lograr los resultados deseados.
6. Indica, aunque sea aproximadamente, cuáles son los tipos y cantidades estimadas de
recursos necesarios para llevar adelante el proceso descrito en el punto anterior (mano de
obra, materiales, insumos, etc.).
7. Incluye, al menos, una estimación de costos.
8. Describe, al menos de forma supuesta, de dónde se podrían obtener los fondos para financiar
la implementación de la propuesta.
9. En lo posible, la ha podido contar verbalmente a los destinatarios y, mejor aún, con la ayuda
de una presentación multimedia. Y dado este caso, se ha tomado el tiempo necesario para
preparar minuciosamente su presentación.
Cuando las propuestas que llegan a los superiores no reúnen estos requisitos, resulta muy
sencillo ignorarlas, descartarlas o desacreditarlas. En cambio, serán necesarios argumentos
mucho más significativos para poder decir que no a una propuesta que supere el filtro anterior.
¿No cree? Claro, tenga en cuenta que, después de aplicar el filtro, tal vez usted mismo se dé
cuenta que debe descartar la propuesta, antes de presentarla. En ese caso ¡ánimo! mejórela o
invente algo totalmente diferente, pero no se dé por vencido.
EN CONCLUSIÓN.
Por supuesto, no se requiere el mismo esfuerzo para arrojar una idea informal al aire y decir
“presenté un proyecto”, que para tomarse el tiempo necesario y elaborar una propuesta
profesional de la manera que lo propongo aquí.
Si usted ahora está pensando que esto es mucho trabajo, quizá debería plantearse si realmente le
interesa que sus ideas sean escuchadas, o bien ha elegido para su vida la cómoda posición de
víctima. Si con eso se da por satisfecho, ¡fantástico!, es su elección. Pero entonces no se queje,
porque no estaría siendo coherente con usted mismo. Si tiene algo de qué quejarse, cambie; si
elige no cambiar, no se queje.
3
Si elige hacer las cosas con mediocridad, usted obtendrá los resultados que obtiene cualquier
mediocre; si elige ser un profesional4 (en cualquier nivel o espacio que ocupe dentro de la
organización) usted obtendrá resultados profesionales. Tal vez sus proyectos sigan sin ser
escuchados, es una de las probabilidades, pero en tal caso, tendrá la satisfacción personal de
haber hecho lo correcto.
Si usted elige hacer una propuesta profesional, seguramente es de las personas que están
abiertas al aprendizaje; de esas que piensan que siempre pueden mejorar lo que hacen y que eso
es bueno porque significa crecimiento personal. Permítame, entonces, sugerirle algo: si desea
realmente que una idea suya se concrete, si está convencido de que es buena, primero
conviértala en una propuesta profesional y después defiéndala con pasión. Y no aplique este
criterio sólo en su trabajo, hágalo en todos los aspectos de su vida. Como dice una frase que le
atribuyen a Aristóteles: “Somos lo que hacemos repetidamente, por lo tanto, la excelencia no es
un hecho sino un hábito”.
Marcelo A. Colombo
Mail: [email protected]
Más artículos en: www.marcolombo.com.ar
4
No me refiero a profesional por su nivel de estudios sino por su manera de hacer las cosas, como ya vimos
en la definición.
4