PRÀCTIQUES D’EMPRESA DEPARTAMENT COMERCIAL MARTA PUIG SANCHEZ 41556566-M GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez 1.INDEX 1.INDEX ........................................................................................................................................2 2. INTRODUCCIÓ ..........................................................................................................................3 3. DESCRIPCIÓ DE L’EMPRESA ......................................................................................................4 3.1.Breu historia .......................................................................................................................4 3.2.Situació de l’empresa .........................................................................................................4 3.3.Sector de l’empresa i posicionament en el mercat ............................................................5 3.4.Estructura interna de l’empresa .........................................................................................7 4.DESCRIPCIÓ DEL DEPERTAMENT I TASQUES REALITZADES .....................................................11 4.1.Anàlisi DAFO .....................................................................................................................13 5. PROJECTE DE MILLORA ...........................................................................................................16 6.CONCLUSIONS .........................................................................................................................20 7.BIBLIOGRAFIA ..........................................................................................................................21 8.ANNEXES .................................................................................................................................22 2 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez 2. INTRODUCCIÓ Aquesta memòria ha estat realitzat amb l’objectiu de conèixer l’empresa Garcia de Pou, on jo he realitzat les meves pràctiques, gràcies al conveni de la Universitat de Girona i el departament de pràctiques d’empresa de la Facultat d’econòmiques. Durant el transcurs de les pràctiques he obtingut suficient informació per realitzar un projecte de millora que està enfocat als clients. Intenta millorar la qualitat de la relació entre l’empresa i els actuals compradors i els futurs possibles compradors. Això es possible aconseguir-ho de dues maneres: El que es proposa en aquest projecte consisteix en oferir als comercials de l’empresa, que es dediquen a atendre els clients a les seves localitats, un tablet per tal que puguin oferir millor servei. D’altra banda com que hi ha zones on l’empresa no hi té comercials, des de la central de l’empresa (Ordis- Alt Empordà), es contractarien persones perquè fessin una feina similar a la dels comercials però a traves del telèfon. Per estudiar i entendre aquestes dos punts del projecte el que es farà és analitzar i descriure l’estat actual de les opcions, per saber com funcionen i/o les mancances que tenen, descriure el projecte de millora i finalment estudiar els possibles canvis que això comportaria per a l’empresa i si serien positiu o negatius. Més endavant s’explicarà amb detalls, concretant la situació actual i com podria ser la situació futura de l’empresa. 3 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez 3. DESCRIPCIÓ DE L’EMPRESA 3.1.Breu historia A l’any 1884, el senyor Lluis Garcia, primer director de l’estació ferroviària de Figueres, casat amb Francisca de Pou, va decidir canviar radicalment la seva vida i obrir un taller manual de bosses de paper sota el nom de “Garcia de Pou”. Durant el segle XX l’empresa va seguir la seva marxa en la impremta tradicional. Durant els anys 60 amb l’augment del turisme, el senyor Lluis Garcia, membre de la quarta generació familiar, va dirigir els seus esforços al mercat “HORECA”, (Hotel, Restaurant, Café), consolidant així al seva activitat industrial. Al 1975 trasllada l’empresa de Figueres a Vila-Sacra. Al febrer de l’any 2002, l’empresa Garcia de Pou va inaugurar un taller de transformació que consta de 17.000 m2 a Ordis, comptant amb una situació logística privilegiada per poder competir en els mercats de sud d’Europa. 3.2.Situació de l’empresa Garcia de Pou té la seva central o Ordis (Alt Empordà), està molt a prop de Figueres, cosa que li dona una posició privilegiada ja que està tocant amb la frontera de França i posseeix una fàcil comunicació amb la resta de la Península Ibèrica. La central de Garcia de Pou està situada a Ordis (Alt Empordà), concretament a la carretera. Molt a prop de Figueres, cosa que li atorga una privilegiada situació, ja que està al costat de la frontera amb França i amb fàcil comunicació amb la resta de la Península Ibèrica. La situació geogràfica i el seu accés el podem veure en el mapa a continuació. 4 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez [1] 3.3.Sector de l’empresa i posicionament en el mercat L’empresa fabrica i comercialitza tot tipus de productes per a l’hostaleria, exceptuant els alimentaris. En aquest sector és una marca de referència. Fabrica tot tipus de productes de cartró, caixes de pizza, caixes de menjar per emportar, recipients per posar patates fregides, hamburgueses, hot dogs... també fabrica articles de paper com tovallons de totes les mides i diferents tipus de paper que comporten més o menys qualitat, bosses de paper per posar-hi el que el client desitgi, que pot ser fruita, menjar en envasos de plàstic, etc. Articles de plàstic com poden ser gots de diferents models, mides i materials, envasos de plàstic de menjar per emportar, diferents tipus de safates, bosses de plàstic per transportar el que sigui, coberts... A més disposa de productes com xampús, gels, sabons, etc que els hotels poden comprar per posar a les habitacions, també comercialitza amb productes 5 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez que es poden utilitzar per fer tasques de neteja, i tasques a la cuina com ara guants protectors, davantals, bates de cuina... Gairebé tots els articles que l’empresa fabrica es poden personalitzar, és a dir, el client envia el seu disseny de logotip, anagrama o qualsevol dibuix que desitgi, el departament de disseny i fabricació estudien les diferents possibilitats per poder dur a terme aquesta tasca amb efectivitat, i un cop s’ha fet això s’envia un prototip informatitzat de com quedaria el producte i si el client dóna la seva aprovació, l’empresa comença a fabricar-ho, la qual cosa comporta entre quatre i cinc setmanes. Tots els seus articles els presenta en un catàleg anual que envia als més de 8.000 clients que té en cartera. A banda del catàleg de l’any en curs també té un catàleg d’outlet on hi ha articles dels quals queda poca quantitat i no hi ha previsions de fabricar-ne més o articles que es van treure com a novetat l’any passat per fer una promoció i no es van acabar de liquidar les existències. Aquests articles tots tenen aplicat sobre els preus un descompte del 50%, a més del descompte que l’empresa li aplica normalment al client segons la seva quantitat de compra o segons si són distribuïdors o grans comptes, que més endavant especificaré quins són i les condicions necessàries per fer aquesta classificació. Aquest catàleg també està disponible a la pàgina web. [2] A la pàgina web de l’empresa els clients que l’empresa té registrats com a tals i persones “anònimes” per a l’empresa poden realitzar les seves comandes de manera ràpida i eficient. En aquesta pàgina també s’hi presenten tots els articles de Garcia de Pou, S.A, de dues maneres. Una és la versió del catàleg online, que és el mateix que l’imprès però a la web, i en segon lloc a la pàgina d’inici els productes estan organitzats en diferents pestanyetes que es poden anar obrint segons siguin productes d’un sol ús, productes de menjar per emportar, productes classificats com articles de luxe, utensilis de cuina, articles de neteja, productes d’acollida i habitacions d’hotel... L’equip industrial que té situat a Ordis (Alt Empordà) produeix durant les vint-iquatre hores del dia, gràcies a l’important capital humà que hi té invertit, especialistes en impressió i manipulació de paper, cartró i plàstic. 6 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez 3.4.Estructura interna de l’empresa Per poder realitzar de manera satisfactòria la seva activitat l’empresa compta amb un equip de persones dedicades a les tasques administratives. Dins d’aquest grup cal dir que hi ha diferents departaments, tots ells vitals per a l’empresa. Aquests departaments són: Departament comptable: desenvolupa tots els aspectes relacionats amb la comptabilitat de l’empresa, des de recursos humans d’aquesta fins a saber quin és l’estat financer dels clients, per tal de autoritzar-los a fer una comanda o no. Aquest departament té subdivisions internes, ja que hi ha una persona que s’ocupa de la comptabilitat dels clients nacionals, una persona que s’ocupa de la comptabilitat dels clients estrangers i dels proveïdors, i una persona que s’ocupa de bancs i que per tant controla que els clients hagin pagat o no, si l’empresa ha pagat als seus proveïdors etc, a més tal com he dit hi ha una persona encarregada de recursos humans i una altra que s’encarrega de tots els aspectes financers de l’empresa, és a dir porta la comptabilitat de l’empresa. Departament comercial: s’ocupa dels clients. Administra les seves comandes i es preocupa de que el magatzem de l’empresa les prepari perquè es puguin enviar satisfactòriament, sempre i quan comptabilitat hagi donat el vist i plau del client. Si el client rep una comanda en mal estat, li falta un paquet d’aquesta o fins i tot rep una comanda que no és seva òbviament es posa en contacte amb l’empresa, i d’això se n’ocupa el departament comercial, que obra una incidència per assegurar-se de la veracitat del que diu el client, i intentar fer tot el possible per solucionar el problema, canviar-li la mercaderia malmesa per una de nova o abonar-li els diners que ha perdut, ja que algun dels problemes que es donen és que s’ha aplicat malament el tipus de descompte a l’hora de elaborar la comanda. Aquest departament és el que rep les comandes dels comercials, i les passa per escrit als clients. 7 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez Departament de compres: El departament de compres de Garcia de Pou s’encarrega bàsicament de comprar tots aquells productes que l’empresa no fabrica. Els productes venen en gran part de la Xina, Europa i Estats Units. Cada compra està supervisada i seguida pel departament; doncs una persona fa el seguiment des de l’ordre de compra fins a que la mercaderia arriba a l’empresa. Una altra tasca del departament és la cerca de nous productes i nous proveïdors per tal d’afegir-los en el mercat on està Garcia de Pou. I finalment, controla els estocs dels articles per tal de poder realitzar les comandes i tenir sempre la mercaderia apunt de servir al client. Departament d’informàtica: elabora i millora alguns dels programes informàtics que l’empresa té, resol qualsevol problema que es tingui amb els ordinador i altres aparells electrònics… Departament de disseny: En aquest departament hi trobem les persones encarregades d’elaborar els catàlegs de l’empres, els anuals, els d’oulet, els de nadal, a més de totes les promocions. Ells són els encarregats de confeccionar el disseny dels nous productes, de les personalitzacions que el client desitja etc. A més hi ha les persones que treballen a la fàbrica, on es produeixen tots els articles que posteriorment són venuts, i les persones que s’ocupen del magatzem que s’encarreguen de tenir a punt totes les mercaderies perquè puguin arribar amb puntualitat al seu destí. Tots els altres departaments, els podem anomenar departaments de suport, i tot i ser igual d’importants per a l’empresa i veure'ls relaxats en el següent organigrama no els descriuré. Tots aquests departaments estan relacionats entre ells perquè el funcionament de l’empresa fa que un no pugui funcionar sense els altres, per exemple el departament d’informàtica s’encarrega de perfeccionar els programes que fan 8 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez servir els altres departaments per poder agilitzar la seva feina fent-la més còmode i senzilla. El departament comercial necessita per exemple el de comptabilitat per saber si han bloquejat el crèdit d’un client i per tant aquest no se li permet comprar fins que hagi pagat el que deu de compres anteriors. Tot el que s’ha descrit anteriorment passa per la supervisió de la gerència de Garcia de Pou, formada per el senyor Lluis Garcia i per el seu fill Emili Garcia 9 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez PRL Mar Massanet RRHH DIR. FINANCIERO Y RRHH Joaquim Soms ADMINISTRATIVAS CONTABILIDAD TESORERÍA MARKETING Y DISEÑO CATÁLOGO Gemma Valls DIR. LOGÍSTICO RESP ALMACÉN Y LOGÍSTICA Agustí Palomeras Lluís Fernández DIR. TÉCNICO PROD. COSMÉTICOS DIR. CALIDAD GESTIÓN RESíDUOS LABORATORIO PREIMPRESIÓN DEPARTAMENTO DE TINTAS LABORATORIO PREIMPRESIÓN ENCARGADO SERVILLETAS Gemma Franco Anna Mª Mayolas Josep Cruanyes Marina Bacallà RESPONSABLE MANTENIMIENTO ENCARGADO PROD. ACOGIDA Jean Luc Dufossé Julián Jugo DIR PRODUCCIÓN GERENTE ADJUNTO Enric Salleras Emili García GERENTE Luís García SECCIONES ENCARGADO BOLSAS Joan Sayeras DIR. COMPRAS ADMINISTRACIÓN ENCARGADO CARTÓN Chantal Olivé DE COMPRAS Antonio García ADMIN. VENTAS LOGÍSTICA INTERNA Marta Mestres Jordi Sagrera DIR CIAL FRANCIA Richard Martínez MAYORISTAS Alfons Durany DIR. COMERCIAL Lluís Garcia GRANDES CUENTAS Mar Bernal DIR. INFORMÁTICA J.Conesa, A.Viusa DELEG. BCN Y JEFE VENTAS J.L. Socastro DELEG. CANARIAS Raquel Hernándezz 10 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez 4.DESCRIPCIÓ DEL DEPERTAMENT I TASQUES REALITZADES En aquestes pràctiques jo estic en el departament comercial, introduït breument anteriorment, ara però el veurem amb més profunditat. Així el que destaca més és que el departament està clarament dividit en dos sectors (tot i que treballen conjuntament), el nacional i l’estranger. En el subdepartament nacional (on jo he realitzat les pràctiques) hi podem trobar el director general, el director d’Administració comercial, el director de vendes, el delegat de la zona i el gestor de vendes. El director comercial de de Garcia de Pou és el gerent. El director comercial és el màxim responsable d’aquest departament, i és responsable del compliment dels objectius de venda de la companyia, cal puntualitzar que és directament depenent del director General. Les funcions i responsabilitats del director comercial són bàsicament organitzar l’activitat comercial de l’empresa, desenvolupar les línies comercials determinades per la gerència de Garcia de Pou. El director comercial representa, comercialment parlant, a l’empresa dins de la Península Ibèrica, i coordina l’actuació del director de vendes. També s’encarrega d’establir contacte amb els clients de zones no assignades a cap comercial d’Espanya i Portugal. Juntament amb l’administrador de vendes són qui s’encarreguen de les reunions trimestrals amb l’equip comercial nacional. En el següent gràfic podem veure de manera resumida l’estructura del departament comercial, i la forma com està jerarquitzat: Director comercial [4] Director d'Administració Comercial Delegat de Zona Gestor/a de vendes 11 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez Els delegats de zona, són els també els anomenats comercials de l’empresa, la feina dels quals és visitar els clients, i comunicar la seva activitat mitjançant raports amb els dispositius electrònics/informàtics al director d’administració comercial. Una de les seves tasques és incorporar nous clients i recuperar-ne d’antics. Si vol aplicar algun descompte als clients necessita l’autorització del seu superior, i a més trimestralment han d’assistir a reunions trimestres a la central de l’empresa, a Ordis. Els gestors de venda per altra banda, atenen telefònicament els clients, i gestionen tota la informació que es rep per fax o per email, precessen i arxiven tota la informació que genera el departament, sigui del tipus que sigui per exemple, sol·licituds de mostres, informació de nous clients etc. També elaboren pressupostos ordinaris i informen els clients de l’estat de les seves comandes. Parlant de la feina que desenvolupa aquest departament consisteix en rebre les comandes que fan els clients o altres persones que no ho són, així com les comandes que ens envien els comercials, agafades directament de clients de la seva zona geogràfica de treball. Un cop s’han rebut s’elabora una factura proforma on hi ha totes les referències que el client demana, la descripció dels diferents productes, els preus unitaris i els preus del total de quantitat que demana el client, l’import net de la factura, el descompta que se li aplica al client, l’IVA, els costos de transport si és que n’hi ha, i finalment l’import total de la comanda. Aquesta factura proforma se li envia al client perquè confirmi que ho hem entès tot bé i així es pot transmetre la comanda a fàbrica o a magatzem, depenent de si ja es tenen els productes fabricats o no, i poder realitzar l’enviament el més aviat possible. A més tal com he explicat anteriorment el departament comercial gestiona tots els possibles problemes que puguin sorgir als clients un cop han rebut la comanda, o si aquesta tarda més del compte en arribar a la seva destinació. 12 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez La meva feina consisteix en preocupar-me de que els clients hagin rebut la factura proforma que nosaltres enviem un cop hem rebut la seva comanda, i que ells han de confirmar que tot està bé, per tant si tarden més de tres dies en confirmar els truco per recordar-los-hi que ho han de fer per tal de que nosaltres puguem donar ordre al magatzem o a la fàbrica de que comencin a preparar la comanda. Per altra banda atenc les trucades que fan els clients o possibles clients, per informar-se d’alguna cosa del catàleg que no acaben d’entendre, informo als clients que truquen per saber l’estat de la seva comanda en el procés de producció o per saber si ja ha sortit, quan els arribarà… A més quan els clients envien emails sol·licitant mostres dels nostres articles, és perquè abans de fer una comanda d’una gran quantitat volen veure físicament com és el producte, aleshores jo preparo aquesta articles per enviarlos-hi, sempre i quan una mostra de l’article demanat no tingui un cost superior a un euro. Concloent, la meva feina s’apropa molt a la d’un gestor de vendes. 4.1.Anàlisi DAFO Per analitzar en profunditat el departament comercial en general, tant el nacional com l’estranger, elaboraré l’anàlisi DAFO del departament comercial de l’empresa: Debilitats El fet de que cada comanda que ens fan els clients se’ls hi ha de reenviar en una factura proforma perquè aquest confirmin que tot és correcte, això comporta lentitud en el procés. Les comandes dels clients sempre han de ser per email o per fax, exceptuant els comercials de l’empresa que les poden agafar per telèfon, això també comporta lentitud en el procés i a certs clients els hi és incòmode. Alguns productes comuns en la competència tenen fixats uns preus més alts i això pot fer perdre clients. 13 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez Les quantitats mínimes que es venen a vegades són massa elevades per alguns clients que són petits negocis i no necessiten tants productes, això fa que molts clients no decideixin comprar a l’empresa. Amenaces La mateixa proximitat de la competència que pot suposar una oportunitat, també pot suposar una migració dels clients que busquen els preus més baixos, i no els importen coses com la qualitat del producte. Els gustos canviants dels consumidors pot suposar un problema ja que les quantitats que es fabriquen són bastant elevades, i si no es venen l’empresa s’ha de quedar amb els productes obsolets. Fortaleses A les zones on hi ha comercials, és més fàcil fidelitzar els clients ja existents i aconseguir-ne de nous. Les visites personals dels comercials coma representants de l’empresa són un factor important per fidelitzar els clients, ja que els proporciona confiança i seguretat. Oportunitats La competència és molt propera, i tot i que pot suposar un problema, això es pot aprofitar per agafar noves idees a l’hora de fer mostraris, nous productes i nous dissenys per millorar els productes ja existents. Els comercials poden saber directament i de manera rapida les necessitats dels clients, ja que tenen contacte directe amb ells. Un cop fet aquest anàlisi es poden extreure diferents camins d’actuació: Estratègia ofensiva (fortaleses + oportunitats): Potenciar les visites dels comercials amb nous instruments per facilitar les visites als clients Estratègia defensiva (fortaleses + amenaces): buscar els motius per els quals els clients poden passar a comprar a la competència, i aprofitar els punts forts que s’aconsegueixen a partir dels comercials per conèixer-ho de manera més ràpida i directe. 14 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez Estratègies de reorientació (debilitats + oportunitats): buscar una altre manera d’agilitzar les comandes que arriben a les oficines. Estratègia de supervivència (debilitats més amenaces): aconseguir ser més ràpids que la competència a l’hora de treure nous productes, saber adaptar ràpidament els productes a les necessitats dels clients i fer que els productes poguessin competir amb els de la competència per fidelitzar aquells clients que es regeixen per les polítiques de preus. 15 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez 5. PROJECTE DE MILLORA El projecte de millora que presento en aquest treball tal com he introduït abans es basa en la situació actual dels comercials de l’empresa, per tal de poder-lo entendre i analitzar a continuació descriuré la situació actual. Garcia de Pou disposa de diferents comercials que cobreixen les següents zones: Gironès i baix Empordà Tarragona, Castelló Badalona, Barcelona Bilbao, Cantabria, Barcelona Barcelona Nord Hospitalet, Barcelona, Vallès Província de Barcelona Sud Madrid Est i Oest Alt Empordà Algunes zones de França Lleida, Cerdanya, Andorra Portugal Guipuzkoa, Navarra Màlaga Sud i Nord, Granada, Jaen, Almeria A cadascun dels Punts anteriors hi tenen assignats un comercial i en el cas de Madrid (tot i que només és un punt) n’hi ha dos. A més l’empresa compta amb dos comercials addicionals, un que es dedica a tots els distribuïdors d’Espanya i un altre que es dedica als grans comptes d’Espanya, que són aquells hotels amb seus arreu i que compten amb una xifra de negocis més elevada que la resta de clients. Els comercials es dediquen a visitar els clients entrats en el sistema (aquells que compren habitualment i que per tant l’empresa té totes les seves dades fiscals i comercials), a més els clients gaudeixen de diferents descomptes segons siguin distribuïdors o grans comptes els quals tenen un 40% d’entrada, i 16 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez els clients que compren per ells mateixos que comencen amb un 5% i també augmenta en escala segons l’import net de la compra. En aquestes visites els comercials ensenyen els productes de l’empresa, expliquen les diferents qualitats dels productes, expliquen als clients les condicions de compra de les quals disposen, les quantitats mínimes que poden comprar, i els preus segons decideixin personalitzar o no els productes com per exemple tovallons, estovalles, posa gots etc, ja que aquests varien, les quantitats mínimes són més elevades i els preus per tant són més cars. També posen al dia els clients amb les novetats que treu l’empresa de diferents productes, i les promocions que fa. Per poder realitzar la seva feina els comercials van als establiments dels clients o a llocs acordats amb el catàleg de l’empresa per poder ensenyar en paper els diferents productes. A més els comercials disposen d’algunes mostres d’alguns productes, no obstant a vegades les mostres a vegades són grans i difícils de transportar manualment. A més, de productes com per exemple fregidores, utensilis de cuina, etc, l’empresa no disposa de mostres i per tant els clients no poden veure mai els productes en mostres fins el dia que el compren, la qual cosa pot suposar un problema perquè un cop el reben resulta ser una cosa diferent al que esperaven. El que proposo en aquest projecte de millora és el següent: El fet de que els comercials hagin de desplaçar-se amb el catàleg en paper a més d’algunes mostres de tovallons entre altres coses pot resultar incòmode pel fet de que en ocasions han de portar moltes coses a les mans. Una solució al catàleg imprès és equipar als comercials amb un ipad. Això els permetria ensenyar els productes a través de fotografies d’alta qualitat igual o 17 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez més que si tinguessin l’ordinador a davant. Amb aquesta introducció se n’hi pot lligar una altra, el dropbox o un altre tipus de núvol virtual. Amb això el que es pot fer és crear una carpeta comuna entre els diferents tipus clients d’un comercial o una carpeta individual entre cada client i el comercial, on per la banda del comercial s’hi poden penjar fotografies de productes, promocions i coses sortides directament de les oficines centrals, i els clients hi podrien penjar les seves necessitats, fer comandes o propostes per tal que el comercial les transmetés a la central. A més el que aportaria aquesta innovació del dropbox seria que un cop el comercial estigués situat a l’empresa del client des de l’ordinador d’aquest o des de l’ipad del comercial podrien veure totes les opcions que s’hi ha penjat i actualitzat. Les millores o canvis que sorgirien amb aquestes introduccions, són principalment més comoditat per als comercials i per als clients. Passar comandes dels comercials a les oficines centrals seria molt més ràpid, i per tant aquests podrien anar més per feina. Visitar almenys dos o tres clients més al dia per la qual cosa farien més comandes en un dia. Com a resultat la facturació del dia augmentaria. Aquestes previsions cal multiplicar-los per tots els comercials que té l’empresa i el nombre de clients totals que visita cada un. Els clients tindrien una major facilitat per accedir als productes de l’empresa gràcies al núvol. Podrien prendre decisions de manera més ràpida i independentment. La visita del comercial als seus establiments no seria necessària cada cop que volguessin fer una comanda, saber les noves promocions de l’empresa o si hi ha alguna nova oferta. 18 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez Per altra banda si de totes maneres els clients desitgessin veure els comercials aquest es podrien desplaçar de manera més lleugera als establiments dels clients, on els hi ensenyarien els productes mitjançant el seu nou ipad, i d’aquest mateix passar les comandes dels clients a les oficines centrals, ja que ara han de ensenyar per un costat els productes i més tard des de l’iphone o des del seu ordinador personal passar el correu a les oficines d’Ordis. Per últim les millores que proporcionaria cobrir les zones on no hi ha comercials físics amb un gestor comercial dedicat exclusivament a atendre els dubtes dels clients, actualitzar el núvol compartit, i informar-los de totes les novetats, també serien importants. Garcia de Pou no tindria cap zona de vendes menys ben atesa que una altre i coneixeria perfectament totes les necessitats emergents dels seus clients. Es podria anticipar als moviments de la competència gràcies al seu contacte directe i immediat amb els compradors dels seus productes i possiblement seria més senzill fidelitzar els clients a la marca. 19 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez 6.CONCLUSIONS Les pràctiques realitzades al departament comercial de Garcia de Pou, S.A han estat un repte personal. Mai havia tingut la oportunitat de treballar en una empresa tant gran i important en un sector fonamental del nostre país, en aquest cas la hostaleria. He tingut la oportunitat de treballar al costat de persones amb grans coneixements i experiència, i he tingut la sort de que tots ells m’han ajudat en tot el que he necessitat al llarg del període de pràctiques perquè pogués realitzar totes les tasques encomanades de manera satisfactòria. La base de les pràctiques i per tant del departament és el tracte amb els clients, que són la peça fonamental per Garcia de Pou que té coma principi tractar igual de bé i amb la mateixa professionalitat aquells que ja ho són, els clients potencials i aquells que algun dia van decidir deixar de treballar amb l’empresa i que per algun motiu han decidit tornar a establir contacte amb nosaltres. L’experiència viscuda ha estat molt positiva, m’ha ajudat a enriquir la meva experiència laboral, a millorar les meves habilitats a l’hora de treballar amb un grup de gent bastant nombrós, i a entendre la importància que tenen tots els departaments i totes i cada una de les persones que els formen perquè una empresa multinacional tingui èxit en el compliment i assoliment dels seus objectius. Ser líder en el sector treballat. 20 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez 7.BIBLIOGRAFIA Com que el treball de pràctiques és sobre les activitats que realitza l’empresa durant el dia a dia, la bibliografia és senzilla i tota la informació té el seu origen en la pròpia empresa. [1]: Font extreta de la documentació interna de Garcia de Pou, S.A [2]: www.garciadepou.com pàgina oficial de l’empresa [3]: Organigrama intern de Garcia de Pou, S.A, extret de la documentació interna [4]: Gràfic cedit per el departament comercial. 21 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez 8.ANNEXES En aquest apartat d’annexes hi he posat les condicions de venta de majoristes i promocions que es fan indefinidament en el temps, són permanents en els articles de cel·lulosa. Aquestes condicions i promocions són perquè els clients puguin saber les condicions que tenen a l’hora de comprar. Com que estan en versió original estan escrits en castellà perquè els clients d’arreu d’Espanya ho puguin entendre. Condiciones de Venta ESPAÑA DISTRIBUIDORES 2012 DESCUENTOS SOBRE P.V.P. CATÁLOGO Productos standard 40,00% Pedidos superiores a 3.000€ neto 40,00%+5,00% Pedidos superiores a 6.000€ neto 40,00%+10,00 % Productos personalizados Clisés y dibujos GRATIS. Pedidos de camión completo: Consulten condiciones 38,00% RAPPEL ANUAL De 200.000 a 500.000 € 1,00% Superior a 500.001 € 1,50% 22 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez PEDIDO MÍNIMO. Pedido mínimo franco portes 500,00 € Pedido mínimo 250,00 € Cargo portes en pedidos inferiores a 500,00 € y hasta 250,00€ 30,00 € Mínimo servicio restos de pedido (franco portes) 50,00 € Personalizaciones: ningún recargo de portes. Mínimos de fabricación indicados en el Catálogo. FORMAS DE PAGO Aceptamos todas las modalidades de pago: Recibo domiciliado, pagaré, cheque, transferencia, confirming, cualquier tarjeta de crédito, etc. Máximo plazo: 90 días I.V.A. 18,00% Ordis, Enero de 2012 23 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez CONDICIONES D E VENTA CONDICIONES Los pedidos deberán ser aceptados por GARCIA DE POU. PLAZOS DE ENTEGA Y ESPECIFICACIONES Los plazos de entrega son indicativos. Todas las ilustraciones y especificaciones de los artículos son aproximadas y GARCIA DE POU se reserva el derecho de realizar las alteraciones que considere oportunas. GARCIA DE POU procurará que los colores de los artículos correspondan a los diseños impresos, logotipos etc., pero no se exigirá una correspondencia exacta de los colores. GARCIA DE POU se reserva el derecho de negarse a suministrar un pedido o varios que estuvieran pendientes si el Comprador incumple cualquiera de las condiciones pactadas o que existieran cantidades vencidas impagadas, o hubiera excedido el límite de riesgo concedido. Las muestras con valor superior a 1,00 € serán facturadas. PRECIOS Los precios de Tarifa son antes de impuestos, y son aplicables a los artículos disponibles en el almacén en el momento de la recepción del pedido. Existen unos mínimos de pedido para envío sin cargo de Transporte. Ver dorso. Embalajes sin cargo. 24 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez Existe un escalado de descuentos aplicables según la cuantía del pedido, Ver dorso. Las personalizaciones son facturadas aparte y no son acumulables a pedidos standard. Las ofertas de precio son válidas durante 30 días o hasta su extinción. PLAZO DE PAGO Los precios de Tarifa están previstos para pagos al contado o cualquier otra forma previamente pactada con GARCIA DE POU. La falta de pago de un solo plazo conllevará el vencimiento anticipado de la deuda. Los pagos quedan pendientes desde el momento de emitir la factura. Los pagos vencidos e impagados tendrán un recargo del 2% de interés mensual o mes parcial hasta su cancelación. En el caso de acción legal, el interés será recargado hasta su resolución. En cualquier propuesta de compra a crédito, GARCIA DE POU recabará la cobertura de Crédito & Caución, y las compras se adecuarán al límite de riesgo otorgado por dicha Aseguradora. En caso de que el límite de riesgo otorgado por Crédito & Caución estuviera utilizado totalmente, el Comprador deberá efectuar sus compras al contado hasta tanto que dicho límite haya recuperado su operatividad. El Comprador se compromete a facilitar a Crédito y Caución cuanta información sea precisa para el establecimiento del límite de riesgo correspondiente. RECLAMACIONES Y DEVOLUCIONES Todos los pedidos son en firme. 25 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez Cualquier reclamación/devolución deberá plantearse en los 15 días siguientes a la fecha de la factura. Y deberá ser preferentemente por carta, fax o e. mail. Transcurrido dicho plazo no podrán ser atendidas. Faltas de mercancía: Debe verificarse en el momento de la recepción e indicar la falta en el albarán de la Agencia. Rotura de mercancía: Debe comunicarse a GARCIA DE POU dentro de las 36 horas siguientes a la recepción de la mercancía. Pasado dicho plazo, la Agencia de Transporte no la admite. Devoluciones de mercancía por motivos ajenos a GARCIA DE POU: Previa aceptación. Devolución a portes pagados; la mercancía debe ser recepcionada en estado impecable, en sus embalajes originales y completos .Se abonará el 80% del valor facturado del producto. No se plantearán devoluciones inferiores a 50€ No se admiten reclamaciones por importe inferior a 15,00 €. Los abonos serán deducidos siempre de importes de próximas compras. DERECHOS DE PROPIEDAD INDUSTRIAL E INTELECTUAL GARCIA DE POU tiene todos los derechos de Propiedad Industrial e Intelectual sobre los artículos, documentos, diseños, invención, datos, programas informáticos, o información desarrollada o recopilada en relación con los artículos fabricados y comercializados. El Comprador tendrá un derecho de uso. El Comprador deberá informar a GARCIA DE POU inmediatamente y por escrito de cualquier infracción a dichos derechos que llegue a su conocimiento. TOLERANCIAS DE PRODUCTO 26 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez Serán aplicables las aprobadas por la Confederación Europea de la Industria del Papel. Copia de las mismas en CEPI,250 – Av. Louise, B1050 Bruselas – Bélgica JURISDICCIÓN COMPETENTE Tribunales de Figueres (Girona) PERSONALIZACIONES, Condiciones particulares VENTA Serán de aplicación las Condiciones Generales expuestas y las siguientes Condiciones Particulares: En pedidos impresos fabricados por GARCIA DE POU, La responsabilidad derivada de la utilización de los diseños presentados por el Comprador será exclusiva de éste. En cuanto a las cantidades fabricadas hay un margen de tolerancia del 5%. En cuanto a defectos de fabricación hay un margen de tolerancia del 3%. Si el porcentaje de mercancía defectuosa superase dicho margen, aperturaremos expediente de incidencia. El registro de colores en impresión en flexografía no es absolutamente preciso, y no se aceptan compromisos de que los colores coincidan o casen entre sí. No recurrir a tramas para evitar facturar un nuevo color. Resultados insatisfactorios. Utilización de nuestras orlas: Previsto con el número de colores que cada una conlleva. Si el comprador desea utilizar menos colores, será objeto de recargo: 200 €. 27 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez Entre una y otra fabricación puede haber ligeras variaciones en tonalidad, tamaño, gramaje, color de tinta, blancura, etc. Los colores de tinta del Catálogo son orientativos. Recomendamos no recargar excesivamente de texto las impresiones, en aras de una mejor calidad de impresión. Pequeños objetos no pueden llevar grandes textos. Debe tenerse en cuenta que una misma tinta adquiere tonalidades distintas en función del producto sobre el que se imprime. Hay productos que nosotros no personalizamos y encargamos a Extremo Oriente/USA, siendo los plazos de entrega de 6 meses aprox.. Los plazos de entrega son orientativos. Si se anula un encargo, por este u otro motivo se facturarán los trabajos preliminares (clisés – dibujos) si se hubieran efectuado. El Comprador debe aportar un diseño o idea elaborada de lo que se desea grabar, de no ser así se considerará CREACION DE IMAGEN, cuyo importe rogamos consulten en cada caso. No podemos presentar pruebas sobre productos terminados. Someteremos a consideración del Comprador bocetos de ordenador. Cambios caprichosos y constantes de las pruebas sometidas al Comprador, serán facturados aparte. Confirmamos todos los pedidos por correo,. La conformidad de un pedido significa la aceptación de todos los extremos del mismo: diseño, precios, descuentos, cantidades, etc. La conformidad a un diseño se extiende también a textos, datos, etc., incluso faltas ortográficas si las hubiera. Los preliminares de impresión (dibujos – clisés) son propiedad de GARCIA DE POU, y no se facilitarán para su utilización en otros talleres gráficos. Aunque el Comprador hubiera sufragado participación en clisés y dibujos. 28 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez RECARGOS POR UTILIZACIÓN DE TINTAS ESPECIALES GAMA PANTONE: Pedidos inferiores a 500€ = 120€/color Pedidos inferiores a 800€ = 100€/color Pedidos inferiores a 2000€ = 60€/color Pedidos superiores a 2000€ = Sin cargo REQUISITOS TÉCNICOS PARA LA IMPRESIÓN Flexografía: Originales sencillos, limpios en colores y formas. Preferentemente tintas planas bien definidas. Offset (mantelitos, cajas cerillas, cartonaje): Imágenes de alta resolución. Aportar originales como fotos, diapositiva, transparencia o con soporte informático. REQUISITOS MÍNIMOS PARA ORIGINALES EN SOPORTE INFORMÁTICO Se enviarán a: [email protected] Los ficheros compatibles con Macintosh, guardados en texto trazado, y enviar la tipografía necesaria para textos y diseños, o en formato TIFF, EPS, JPG para fotos o logos. Una imagen deberá de tener una resolución mínima de 300 d.p.i. o tamaño real. Los programas utilizados son: PhotoShop CS3. Freehand MX, Illustrator CS3, Quark S Press 6.5. Podemos leer discos ópticos, CD, ZIP. 29 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez Condiciones de Venta MERCADO HORECA AÑO 2012 DESCUENTOS SOBRE P.V.P. CATÁLOGO PRODUCTOS STANDARD (según el siguiente escalado de importes netos, de: de descuento) a: Descuento después 100,00 € 150,00 € 0,00% 300,00 € 5,00% 301,00 € 450,00 € 10,00% 151,00 € 451,00 € 600,00 € 15,00% 601,00 € 750,00 € 20,00 % 751,00 € 1.000,00 € Productos personalizados: CLISES Y DIBUJOS SIN CARGO 25,00% PORTES PAGADOS SIEMPRE Recargo en pedidos inferiores a 100 €/netos ( pedido mínimo 20 € 50 €/netos) FORMAS DE PAGO Aceptamos todas las modalidades de pago: Recibo domiciliado, pagaré, cheque, transferencia, confirming, cualquier tarjeta de crédito, etc. Máximo plazo: 90 días. I.V.A. 18,00% 30 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez CONDICIONES D E VENTA CONDICIONES Los pedidos deberán ser aceptados por GARCIA DE POU. PLAZOS DE ENTEGA Y ESPECIFICACIONES Los plazos de entrega son indicativos. Todas las ilustraciones y especificaciones de los artículos son aproximadas y GARCIA DE POU se reserva el derecho de realizar las alteraciones que considere oportunas. GARCIA DE POU procurará que los colores de los artículos correspondan a los diseños impresos, logotipos etc., pero no se exigirá una correspondencia exacta de los colores. GARCIA DE POU se reserva el derecho de negarse a suministrar un pedido o varios que estuvieran pendientes si el Comprador incumple cualquiera de las condiciones pactadas o que existieran cantidades vencidas impagadas, o hubiera excedido el límite de riesgo concedido. Las muestras con valor superior a 1,00 € serán facturadas. PRECIOS Los precios de Tarifa son antes de impuestos, y son aplicables a los artículos disponibles en el almacén en el momento de la recepción del pedido. Existen unos mínimos de pedido para envío sin cargo de Transporte. Ver dorso. Embalajes sin cargo. Existe un escalado de descuentos aplicables según la cuantía del pedido, Ver dorso. 31 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez Las personalizaciones son facturadas aparte y no son acumulables a pedidos standard. Las ofertas de precio son válidas durante 30 días o hasta su extinción. PLAZO DE PAGO Los precios de Tarifa están previstos para pagos al contado o cualquier otra forma previamente pactada con GARCIA DE POU. La falta de pago de un solo plazo conllevará el vencimiento anticipado de la deuda. Los pagos quedan pendientes desde el momento de emitir la factura. Los pagos vencidos e impagados tendrán un recargo del 2% de interés mensual o mes parcial hasta su cancelación. En el caso de acción legal, el interés será recargado hasta su resolución. En cualquier propuesta de compra a crédito, GARCIA DE POU recabará la cobertura de Crédito & Caución, y las compras se adecuarán al límite de riesgo otorgado por dicha Aseguradora. En caso de que el límite de riesgo otorgado por Crédito & Caución estuviera utilizado totalmente, el Comprador deberá efectuar sus compras al contado hasta tanto que dicho límite haya recuperado su operatividad. El Comprador se compromete a facilitar a Crédito y Caución cuanta información sea precisa para el establecimiento del límite de riesgo correspondiente. RECLAMACIONES Y DEVOLUCIONES Todos los pedidos son en firme. Cualquier reclamación/devolución deberá plantearse en los 15 días siguientes a la fecha de la factura. Y deberá ser preferentemente por carta, fax o e. mail. Transcurrido dicho plazo no podrán ser atendidas. 32 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez Faltas de mercancía: Debe verificarse en el momento de la recepción e indicar la falta en el albarán de la Agencia. Rotura de mercancía: Debe comunicarse a GARCIA DE POU dentro de las 36 horas siguientes a la recepción de la mercancía. Pasado dicho plazo, la Agencia de Transporte no la admite. Devoluciones de mercancía por motivos ajenos a GARCIA DE POU: Previa aceptación. Devolución a portes pagados; la mercancía debe ser recepcionada en estado impecable, en sus embalajes originales y completos .Se abonará el 80% del valor facturado del producto. No se plantearán devoluciones inferiores a 50€ No se admiten reclamaciones por importe inferior a 15,00 €. Los abonos serán deducidos siempre de importes de próximas compras. DERECHOS DE PROPIEDAD INDUSTRIAL E INTELECTUAL GARCIA DE POU tiene todos los derechos de Propiedad Industrial e Intelectual sobre los artículos, documentos, diseños, invención, datos, programas informáticos, o información desarrollada o recopilada en relación con los artículos fabricados y comercializados. El Comprador tendrá un derecho de uso. El Comprador deberá informar a GARCIA DE POU inmediatamente y por escrito de cualquier infracción a dichos derechos que llegue a su conocimiento. TOLERANCIAS DE PRODUCTO Serán aplicables las aprobadas por la Confederación Europea de la Industria del Papel. Copia de las mismas en CEPI,250 – Av. Louise, B-1050 Bruselas – Bélgica JURISDICCIÓN COMPETENTE 33 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez Tribunales de Figueres (Girona) PERSONALIZACIONES, particulares Condiciones DE VENTA Serán de aplicación las Condiciones Generales expuestas y las siguientes Condiciones Particulares: En pedidos impresos fabricados por GARCIA DE POU, La responsabilidad derivada de la utilización de los diseños presentados por el Comprador será exclusiva de éste. En cuanto a las cantidades fabricadas hay un margen de tolerancia del 5%. En cuanto a defectos de fabricación hay un margen de tolerancia del 3%. Si el porcentaje de mercancía defectuosa superase dicho margen, aperturaremos expediente de incidencia. El registro de colores en impresión en flexografía no es absolutamente preciso, y no se aceptan compromisos de que los colores coincidan o casen entre sí. No recurrir a tramas para evitar facturar un nuevo color. Resultados insatisfactorios. Utilización de nuestras orlas: Previsto con el número de colores que cada una conlleva. Si el comprador desea utilizar menos colores, será objeto de recargo: 200 €. Entre una y otra fabricación puede haber ligeras variaciones en tonalidad, tamaño, gramaje, color de tinta, blancura, etc. Los colores de tinta del Catálogo son orientativos. Recomendamos no recargar excesivamente de texto las impresiones, en aras de una mejor calidad de impresión. Pequeños objetos no pueden llevar grandes textos. 34 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez Debe tenerse en cuenta que una misma tinta adquiere tonalidades distintas en función del producto sobre el que se imprime. Hay productos que nosotros no personalizamos y encargamos a Extremo Oriente/USA, siendo los plazos de entrega de 4-6 meses. Los plazos de entrega son orientativos. Si se anula un encargo, por este u otro motivo se facturarán los trabajos preliminares (clisés – dibujos) si se hubieran efectuado. El Comprador debe aportar un diseño o idea elaborada de lo que se desea grabar, de no ser así se considerará CREACION DE IMAGEN, cuyo importe rogamos consulten en cada caso. No podemos presentar pruebas sobre productos terminados. Someteremos a consideración del Comprador bocetos de ordenador. Cambios caprichosos y constantes de las pruebas sometidas al Comprador, serán facturados aparte. Confirmamos todos los pedidos por correo,. La conformidad de un pedido significa la aceptación de todos los extremos del mismo: diseño, precios, descuentos, cantidades, etc. La conformidad a un diseño se extiende también a textos, datos, etc., incluso faltas ortográficas si las hubiera. Los preliminares de impresión (dibujos – clisés) son propiedad de GARCIA DE POU, y no se facilitarán para su utilización en otros talleres gráficos. Aunque el Comprador hubiera sufragado participación en clisés y dibujos. RECARGOS POR UTILIZACIÓN DE TINTAS ESPECIALES GAMA PANTONE: Pedidos inferiores a 500€ = 120€/color Pedidos inferiores a 800€ = 100€/color Pedidos inferiores a 2000€ = Pedidos superiores a 2000€ = 60€/color Sin cargo 35 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez REQUISITOS TÉCNICOS PARA LA IMPRESIÓN Flexografía: Originales sencillos, limpios en colores y formas. Preferentemente tintas planas bien definidas. Offset (mantelitos, cajas cerillas, cartonaje): Imágenes de alta resolución. Aportar originales como fotos, diapositiva, transparencia o con soporte informático. REQUISITOS MÍNIMOS PARA ORIGINALES EN SOPORTE INFORMÁTICO Se enviarán a: [email protected] Los ficheros compatibles con Macintosh, guardados en texto trazado, enviar la tipografía necesaria para textos diseños, o en formato TIFF, EPS, JPG para fotos o logos. Una imagen deberá de tener una resolución mínima de 300 d.p.i. o tamaño real. Los programas utilizados son: PhotoShop CS3. Freehand MX, Illustrator CS3, Quark S Press 6.5. 36 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez PROMOCIÓN ARTÍCULOS DE FABRICACIÓN PROPIA (Standard). Catàlogo General.Aplicable a: Servilletas: todas las referencias Manteles y mantelitos: todas las referencias Celulosa Industrial: o Matatrapos (Bobina industrial). todas las referencias o Secamanos. todas las referencias. o Higiénicos Jumbo: todas las referencias. Importe pedido neto, después de descuento Dto. Fact. Equivalente de 500,00€ a 750,00€ 40+10% 46% de 751,00€ a 1.500,00€ 40+15% 49% de 1.501,00€ a 3.000,00€ 40+20% 52% Superior a 3.000,00€ 40+25% 55% Para aquellos pedidos que estén compuestos por otros artículos de nuestro Catàlogo, aparte de los ya comprendidos en esta promoción, el descuento aplicable para ellos será el que corresponda al importe total del pedido según lo indicado en nuestras Condiciones Generales de Venta actualmente vigente. Fecha de aplicación: 21 de Mayo de 2012.Duración: Indeterminada. Esta promoción anula cualquier otra que pudiera haber vigente. Ordis, a 18 de Mayo de 2012. GARCÍA DE POU, S.A. Departamento Comercial 37 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez Para una mayor agilidad en el momento de pasar sus pedidos, les agradeceremos que confeccionen los mismos en dos bloques, dentro del mismo pedido, el primero de ellos solamente con los artículos promocionados, y el segundo con los artículos no promocionados . 38 GARCIA DE POU, departament comercial Marta Puig Sanchez 39