I.1.2 Reservacion Individual.docx

Manual de Reservaciónes
Innsist On Demand
TCA Software Solutions
I.2 Reservación Individual
Esta opción es de las más recurrentes para la operación del hotel, ya que aquí se
registra toda la información del huésped para su futuro ingreso.
Descripción de campos:
Clave de Reservación: Este campo está compuesto por tres segmentos, en el primero
debe especificar si la reservación es Individual o de Grupo.
Cuando se registra una reservación individual, deberá capturar una "I", cuando se
consulta una reservación de grupo se capturará una "G"; el segundo es el contador
automático de reservaciones recibidas, y el tercero es un campo de extensión, el cual se
usa cuando a una reservación se le asignará más de una habitación.
Este campo está restringido a utilizar solo la I de individual para crear una reserva.
Una vez visto el paso anterior se mostrará la pantalla de histórico de huéspedes donde
se podrá obtener la información del huésped si ya hubiese estado registrado en días
anteriores ya que INNSIST crea un histórico llevando la estadística de aquellos que por
lo menos hayan estado registrados una vez en el hotel.
Para poder acceder a la base de datos se captura información en cualquier campo para
que muestre otra pantalla listando toda la información que coincida con los datos
capturados en el campo respectivo y de ahí tomar al que corresponda.
Fecha de Llegada: Es la fecha en la cual el huésped llegará al hotel. El formato de la
fecha es AAMMDD (Año-Mes-Día), además se puede acceder a este campo indicando
solo el número del día para que reconozca que es la fecha que corresponde al mes en
curso y/o la letra H si es una reserva para el día de hoy.
Fecha de Salida: Es la fecha en que se espera salga el huésped del hotel de modo que
se puedan obtener los reportes de salidas futuras, y se puedan obtener pronósticos de
ocupación.
Adultos-Niños: Aquí se indica el Número de Adultos y de Niños. En base a esto, se
obtiene la tarifa a aplicar y llevar las estadísticas de personas.
Manual de Reservaciónes
Manual de Reservaciónes
Innsist On Demand
TCA Software Solutions
Tipo de Habitación:
Aquí se indica el tipo de habitación que se le asignará al
huésped. Este campo es de exploración; despliega un listado con los tipos de
habitaciones disponibles en el hotel.
Número de habitaciones: Aquí se indica la cantidad de habitaciones que requiere la
reservación.
Habitación a Bloquear: en este campo se asigna un número de habitación, este botón
es de exploración, por lo que despliega un listado mostrando las habitaciones que de
encuentran disponibles para ser asignadas de acuerdo a la solicitud del huésped.
Agencia: Aquí se ingresa el código del cliente o agencia de viajes que realiza la
reservación. Si desconoce este dato, puede consultar con la tecla “?” y se desplegará el
catálogo de clientes para que con ayuda de las teclas de función, pueda localizar la que
desea seleccionar.
Si se trata de un cliente particular; es decir, que no proviene de una agencia de viajes,
entonces teclee “PART” o “ENTER” para identificar que se trata de un cliente directo o
particular.
Por otro lado, como la base de datos de las agencias de viajes es normalmente muy
extensa, algunas veces tarda un tiempo considerable en mostrar el catálogo de clientes
y/o agencias, por lo que es mejor realizar la búsqueda de manera mas especifica.
¿Cómo hacer una búsqueda mas especifica? En ese mismo campo teclee el signo de
interrogación seguido de la primera (o primeras letras) para que se muestre el catálogo
de agencias y/o clientes de la selección que le ha dado y elija aquélla que desea
consultar.
Tipo de Tarifa: En este campo se indicará el tipo de la tarifa que utilizará. La tarifa
MANUAL puede ser utilizada en caso de que no exista alguna tarifa en el catalogo.
Al seleccionar la opción TARIFA en Código de Renta mostrará las tarifas directas para el
público
en general ligadas al cliente TARIFAS. (Cliente utilizado solo para la
configuración de tarifas públicas).
Al seleccionar la opción CONTRATO en Código de Renta mostrará los contratos ligados
a las agencias y/o clientes, de acuerdo al convenio realizado entre hotel y estos.
Si selecciona la opción de PAQUETE mostrara en Código de Renta el catalogo de
paquetes configurados previamente, estos pueden ser seleccionados para una agencia
como para un cliente directo.
Y por ultimo si selecciona la opción de MANUAL en Código de Renta se deberá
seleccionar el contrato con el mismo nombre (MANUAL), el cual contiene una tarifa en
“CEROS” que permitirá capturar una tarifa diferente a las del catalogo (descuentos
especiales para el cliente).
Moneda: en este campo se indica el tipo de moneda en el que se realiza la reservación;
innsist Express maneja diferentes tipos de moneda de acuerdo alas necesidades del
hotel, (NAL, DLS, EUR, etc.)
Tipo de Pensión: Si se va a otorgar un plan de alimentos y éste ha sido previamente
dado de alta en la configuración de la tarifa, en este campo se indicará el tipo de plan de
AyB (Alimentos y Bebidas) que tendrá el huésped: PC Pensión Completa (Los tres
alimentos), MP Media Pensión (Dos alimentos: Desayuno y Comida o Cena) y HD
Habitación y Desayuno.
Si el registro no lleva ningún tipo de pensión, se utiliza la palabra NO.
Manual de Reservaciónes
Manual de Reservaciónes
Innsist On Demand
TCA Software Solutions
Segmento Mercado: en este se indica el código que se le asigna aun huésped de
acuerdo a la clasificación de negocios especificados por el hotel.
Es importante recordar que cada segmento de mercado se encuentra asociado a un
contrato, el cual despliega INNSIST al realizar la reservación.
El siguiente campo es el segmento alterno, este campo es la subdivisión de los
segmentos de mercado.
La función que ejerce el sistema en este caso es la de elaborar reportes estadísticos de
mercado que les sirve a los departamentos de ventas y mercadotecnia de los hoteles
para desarrollar estrategias de venta.
Nombre: En este campo se captura en nombre completo del huésped: Apellido o
Apellidos,” y por último el Nombre.
Tipo de Huésped: Códigos de los diferentes tipos de huéspedes que han sido
configurados para el hotel. Por ejemplo: NOR (Huésped Normal), VIP (Huésped
Importante), etc.
Por default el sistema trae configurado el código “NOR” para un huésped normal.
Se capturan los campos de Dirección del huésped, Teléfono, Compañía, Email, Número
de Pasaporte, en caso de que venga con algún Grupo, se captura el código de este.
Dirección: Aquí se ingresa la dirección del huésped.
Compañía: Nombre de la compañía del huésped, se recomienda poner el nombre
comercial de la misma esto para fines de una mejor utilización de la información para el
departamento de Ventas. (Aquí no va la razón social, esta solo se ingresa en la
facturación correspondiente.)
Grupo: Si el huésped es parte de un grupo, en este campo se hace esta
utilizando el código correspondiente.
indicación
Correo Electrónico: Dirección de correo electrónico del huésped para poder tener
contacto a futuro con él.
Mensajes: Dentro de esta etiqueta se encuentran diferentes campos que se utilizan
para registrar mensajes relacionados con la reservación, para los diferentes Módulos de
Operación: Observaciones, General, Reservaciones, Ama de Llaves y Recepción
Forma de Pago: Esta pestaña tiene varios segmentos:





Manual de Reservaciónes
El primer campo es para indicar la forma de pago; efectivo o tarjeta.
En el segundo se ingresa el nombre de la tarjeta habiente. Innsist por default
muestra el nombre de la persona registrada.
El siguiente campo registra el número de la tarjeta de crédito en forma continua,
sin dejar espacios entre ellos.
Después, se proporciona la fecha de vencimiento de la tarjeta en el formato de
Año/Mes [AAAA/MM]. El año se captura con los cuatro dígitos; por ejemplo, si es
año Marzo del 2010, entonces iría: [2010/03].
De lado derecho muestra los campos: Reservación Garantizada, Fecha límite de
garantía y límite de crédito este va en razón de la configuración y se activan
solo para una RESERVACION.
Manual de Reservaciónes
Innsist On Demand
TCA Software Solutions
Huéspedes Comparten: Aquí se capturan los nombres de las personas que comparten
la habitación donde si llegasen a tener entradas o salidas diferidas esto se presenta en
los reportes de llegadas esperadas o salidas esperadas. Cabe hacer mención que al
ingresar huéspedes que comparten las fechas solo pueden ser iguales a las del titular de
la reserva o en su caso que entre después y salga antes más nunca lo contrario.
Servicios Adicionales: Desde aquí se podrán ver los Servicios Adicionales ó
Suplementos que en el contrato estén configurados; a su vez se podrán eliminar ó
ingresar los códigos de las transacciones de servicios que se deseen para dicho registro.
Esta pestaña tiene los siguientes campos:







Código: Este campo despliega el catalogo de transacciones, de este se toman
los códigos de los suplementos que se le ingresan a la tarifa.
Importe: Este campo se indica el monto por el servicio capturado.
Persona/Habitación [Pers. /Habit.]: Si este campo es configurado con el valor
de Persona, el sistema tomará al número de personas que esté registrado para
cobrar los servicios capturados; en el caso de seleccionar por Habitación, lo
tomará como un monto único independientemente del número de personas que
ingresen a la habitación.
Renta/Extra: Si se desea que el monto del suplemento este incluido en el valor
del contrato elija Extra; utilice Renta si de lo contrario desea que este se sume a
la renta.
Cuadricula de Estancia: Aquí se muestra una cuadricula donde se representa
un calendario con casillas de selección para la frecuencia del posteo del
suplemento.
Origen Reservación: en este apartado se ingresa el origen de la reservación
que se está ingresando.
Canal de reservación: despliega las diferentes opciones configuradas como
canal de reservación que se manejan en Hotel.
Para realizar una Reservación Individual







Manual de Reservaciónes
Dentro de la aplicación inicie presionando la tecla Enter para que se genere
automáticamente una clave de reservación.
Después de esto ingrese Fecha de llegada y fecha de salida del huésped,
Ingrese el No. De adultos y el No. De Niños que estarán dentro de la este
registro.
Posteriormente ingrese información de las habitaciones que ocupará el huésped:
Tipo de Habitación, No. De Habitaciones y el No. De habitación a bloquear.
Después Incluya la información referente a Agencias y Tarifas: Nombre de
Agencia, ingrese el nombre de la tarifa que se aplicará al huésped y
posteriormente el Segmento de mercado al que pertenece
Ingrese los Datos del Huésped: Nombre, Dirección, Compañía a la que
pertenece, Correo electrónico, en el campo Tipo de huésped, seleccione del
listado el requerido, posteriormente ingrese información en los campos Grupo,
Placas y Clave Central.
Si existe algún mensaje en especial capture los mensajes dentro de la línea que
pertenece al departamento necesario.
Dentro de la pestaña Formas de Pago, ingrese la manera en que el huésped
realizará los pagos esto es dentro del campo Forma de Pago. En caso de
Manual de Reservaciónes
Innsist On Demand
TCA Software Solutions






seleccionar algún tipo de tarjeta, debe ingresar en los siguientes campos, el
Nombre del Tarjetahabiente, No. De Tarjeta y Fecha de Vencimiento,
posterior a esto se establece si la reservación es o No garantizada, de no serlo,
se establece una fecha Limite de garantía. Después de esto se ingresa una
cantidad límite de crédito para el huésped.
Dentro de la Etiqueta Huéspedes Comparten, Si los hay, se ingresan los
nombres de los huéspedes que compartirán la habitación, seguido de las fechas
de llegada y salida.
En la etiqueta Servicios adicionales, ingrese algún servicio adicional a la tarifa
que se le ingresará al huésped, esto es seleccionando el código de la
transacción del servicio que se le aplicara, enseguida se ingresa la cantidad del
importe del servicio, seleccione en el siguiente campo, si se cobrará por persona
o por habitación, después de esto seleccione si será un cargo extra o se incluirá
el costo a la tarifa, enseguida de estos campos le aparecerán recuadros que
representan los días en lo que estará el huésped en casa, dentro de estos se
deben seleccionar los días en los que se aplicará el servicio adicional que se
está dando de alta.
En la pestaña de enseguida, llamada Origen de Reservación, se selecciona
dentro del campo Canal de Reservación, una de las opciones previamente
configuradas dentro del sistema, para identificar el origen de la reseva que se
está realizando.
Presione la tecla F4 o seleccione la opción F4-Grabar para salvar el registro.
Ingrese el nombre de usuario y contraseña para que salve correctamente la
reservación.
Presione la Tecla Esc o seleccione la opción Esc-Terminar para salir de la
aplicación.
Para Modificar Reservación Individual








Ingrese a la aplicación.
Presione F10-Buscar, para seleccionar alguna forma de búsqueda de la
reservación. O ingrese la clave de reservación, después presione la tecla
Enter, y automáticamente generará el registro que pertenece a la clave
ingresada.
Ingrese la información en el campo que ha seleccionado para realizar la
búsqueda.
Para navegar entre los registros presione la tecla F7 o utilice la opción F7Siguiente.
Una vez identificado el registro deseado, presione la tecla F8, o la opción F8Modificar y empiece a modificar la información necesaria.
Presione la tecla F4, o la opción F4-Guardar para salvar la información
modificada.
Posteriormente Ingrese Nombre de Usuario y Contraseña para validar la
información.
Presione la tecla Esc o seleccione la opción Esc-Terminar para salir de la
aplicación.
Para Cancelar Reservación Individual

Manual de Reservaciónes
Ingrese a la aplicación.
Manual de Reservaciónes
Innsist On Demand
TCA Software Solutions






Presione F10-Buscar, para seleccionar alguna forma de búsqueda de la
reservación, o ingrese la clave de reservación, después presione la tecla
Enter, y automáticamente generará el registro que pertenece a la clave
ingresada.
Ingrese la información en el campo que ha seleccionado para realizar la
búsqueda.
Para navegar entre los registros presione la tecla F7 o utilice la opción F7Siguiente.
Una vez identificado el registro que se desea Cancelar Presione la teca F11 o
de clic en la opción F11-Seleccionar y elija la opción Cancelar.
Posteriormente Ingrese el Nombre de Usuario y Contraseña, para validar la
información seleccionada.
Presione la tecla Esc o de clic en la opción Esc-Terminar para abandonar la
aplicación.
Para Imprimir Tarjeta de Registro, Confirmación ò ver bitácora







Manual de Reservaciónes
Ingrese a la aplicación.
Presione F10-Buscar, para seleccionar alguna forma de búsqueda de la
reservación. O ingrese la clave de reservación, después presione la tecla
Enter, y automáticamente generará el registro que pertenece a la clave
ingresada.
Ingrese la información en el campo que ha seleccionado para realizar la
búsqueda.
Navegue entre los registros dando clic en la opción F7-Siguiente o utilizando la
Tecla F7.
Presione la teca F11 o seleccione la opción F11-Seleccionar y elija Imprimir
Tarjeta de Registro, Imprimir Confirmación ò Bitácora Según lo que requiera.
Ingrese Nombre de Usuario y Contraseña para validar lo seleccionado.
Presione la Tecla Esc o la opción Esc-Terminar para abandonar la aplicación.