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Procedimiento para el control de
documentos y registros
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
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Número de Versión
Fecha
Descripción de cambio
1
24 / feb / 2014
Creación del documento
Contenido
1. Objetivo ................................................................................................................................................ 2
2.
Documentos de referencia ................................................................................................................ 2
3.
Responsabilidades ............................................................................................................................. 2
4.
Procedimiento ..................................................................................................................................... 2
5.
Registros .............................................................................................................................................. 5
Elaborado por
Nombre
Cargo
Fecha
Comité Ambiental
Revisado por
Aprobado por
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1. Objetivo
Describir la forma en la que se codificarán, identificarán, aprobarán, actualizarán y revisarán
todos aquellos documentos requeridos en el Sistema de Gestión Ambiental.
2. Documentos de referencia
Manual del Sistema de Gestión Ambiental
3. Responsabilidades
Responsable ambiental: Emitir y controlar este documento y de los registros generados en
este procedimiento.
4. Procedimiento
Estructura documental
La estructura documental implementada es la siguiente:
1er nivel
Manual de Gestión Ambiental
2do nivel
Procedimientos maestros
3er nivel
Procedimiento operacional
Instructivos de trabajo
4to nivel
Formatos
MGA
PM
P
I
F
Codificación
El código de nuestro Sistema de Gestión Ambiental se ha establecido de la siguiente forma:
2do nivel = Procedimientos Maestros = PM
Código: PM-GA-XXXX
Donde:
PM = Procedimiento Maestro
GA = Sistema de Gestión Ambiental
XXXX = Apartado de la norma
Ejemplo: PM-GA-4.4.5 (Procedimiento Maestro generado por el apartado 4.4.5 “Procedimiento
de Control de documentos” del Sistema de Gestión Ambiental).
3er nivel = Procedimiento Operacional = P
Código: P-GA-WX-YZ
Donde
P= Procedimiento Operacional
GA = Sistema de Gestión Ambiental
WX= Aspecto ambiental (dos caracteres)
YZ= Primera letra pertenece al área o departamento; segunda letra pertenece a la inicial
del proceso.
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Ejemplo: P-GA-RP-PD (Procedimiento Operacional para el control de Residuos Peligrosos
generados en el área de Producción en el proceso de Dispersión)
3er nivel = Instructivos de trabajo = I
Código: I-GA-WX-YZ
Donde
I= Instructivo de trabajo
GA = Sistema de Gestión Ambiental
WX= Aspecto ambiental (dos caracteres)
YZ= Primera letra pertenece al área o departamento; segunda letra pertenece al proceso
Ejemplo: I-GA-RP-PD-01 (Instructivo de trabajo para el control de Residuos Peligrosos generados
en el área de Producción en el proceso de Dispersión)
4to nivel = Registros = R
Código: F-GA-XX-YY
Donde
F= Formato
GA = Sistema de Gestión Ambiental
XX= Apartado de la norma
YY= Consecutivo de registro (con dos caracteres)
Ejemplo: F-GA-4.4.5-01 (Formato para el registro del sistema de Gestión Ambiental, referido al
punto 4.4.5 de la norma)
Para el caso de los formatos generados por procedimientos específicos se sigue la siguiente
nomenclatura:
Código: F-GA-WX-YZ-UV
Donde
F= Formato
GA = Sistema de Gestión Ambiental
WX= Aspecto ambiental (dos caracteres)
YZ= Primera letra pertenece al área o departamento; segunda letra pertenece al proceso
UV= Consecutivo de registro (con dos caracteres)
Ejemplo: F-GA-RP-PD-01 (Formato para el registro del sistema de Gestión Ambiental, en el
control de Residuos Peligrosos, en el área de producción, en el procedimiento de dispersión)
Tabla de códigos utilizados para definir el aspecto ambiental en todos los niveles de
documentación.
RP
Residuos Peligrosos
AR
Agua Residual
RU
Residuos Sólidos Urbanos
EA
Emisiones a la atmósfera
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P
C
Cc
Am
Ap
M
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Tabla de códigos usados para áreas y departamentos
Producción
Calidad
Control de calidad
Almacén de materia prima
Almacén de producto terminado
Mantenimiento
Elaboración, Revisión y Aprobación
Elaboración: La elaboración de cualquier procedimiento o registro, será responsabilidad del
jefe de área o del encargado de proceso, quien deberá firmar en la portada del documento
como responsable de la elaboración del mismo
Revisión: Estará a cargo del jefe de área o, en caso de que el documento lo haya elaborado
un jefe de área, será revisado por la gerencia del área. La persona que se encargue de la
revisión del documento deberá firmar en la primera página del documento como responsable.
Aprobación: Estará a cargo del responsable ambiental, quien firmará en la primera página
del documento en caso de autorizarlo.
Cambios, modificaciones y actualizaciones
Cada vez que algún área involucrada en el Sistema de Gestión Ambiental considere pertinente
realizar un cambio, en los documentos establecidos, por las necesidades que su área comprenda
como son: cambio de tecnología, falta de comprensión en el texto por los tecnicismos empleados
o bien por dificultad en la interpretación del documento, el Jefe de área será el encargado de
solicitar este cambio haciendo la requisición del formato de cambios y actualizaciones F-GA4.4.5-01 el cual es autorizado por el representante ambiental.
Distribución de documentos y control de documentos obsoletos
Los documentos que componen el Sistema de Gestión Ambiental son distribuidos de forma
obligatoria a cada responsable de área, la distribución de documentos es controlada por el
formato F-GA-4.4.5-02
Los documentos se mantienen en carpetas y se especifica invalidez de estos en caso de
presentar enmendaduras, rupturas o manchas.
La documentación externa será responsabilidad de cada área, asegurando su identificación,
resguardo, protección y control.
Los documentos obsoletos se retiran inmediatamente de todos los puntos en donde fueron
distribuidos para asegurar que no se haga un uso inadecuado de ellos, y se resguardarán en el
área de control ambiental por un periodo de un año, identificándolos con la leyenda “obsoleto”
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5. Registros
Se mantendrá como registro:
Código
F-GA-4.4.5-01
F-GA-4.4.5-02
Tiempo de
Retención
2 Años
2 Años
Destino Final
Destrucción
Destrucción
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