Diseño de Estructura

MATERIA: Sistemas Administrativos
Cátedra: Jorge Vázquez
Profesor: Gabriel Jacobsohn
CLASE 6
Diseño de Estructura
1
Elementos de Diseño
Distinciones - Clasificación
2
Complejidad
La estructura adecuada es aquella que perite liberar y movilizar
las energías humanas y el mejor aprovechamiento de la
tecnología.
La estructura se subordina a la estrategia
Pasos para diseñar una estructura
• Identificación dé las actividades.
– ¿En qué áreas requiere excelencia?
– ¿En qué área son vulnerables?
– ¿Cuáles son los valores que importan?
• Análisis de las actividades según la contribución
–
–
–
–
Actividades que producen resultados
Actividades de apoyo
Actividades de higiene y atención interna
Actividades de dirección
Peter Drucker
(1909-2005)
• Análisis de las decisiones
– ¿Qué administradores deben participar en las decisiones?
– ¿Cuál es el nivel más próximo a la acción donde pueden tomarse las decisiones?
• Análisis de las relaciones
– ¿Con quién deberá trabajar el administrador?
– ¿Cuáles son las relaciones fundamentales?
3
Análisis de las actividades según su aporte
• Actividades que producen resultados
– Actividades que producen directamente ingresos
– Actividades que contribuyen a los resultados
– Actividades de información
• Actividades de apoyo
– Actividades de conciencia
– Actividades de asesoramiento y enseñanza
• Actividades de higiene y mantenimiento interno
• Actividades de dirección
“La estructura de la organización puede definirse
simplemente como el conjunto de todas las formas en que
se divide el trabajo en tareas distintas consiguiendo
luego la coordinación de las mismas”
1.
La división del
trabajo
2.
La
coordinación
4
“Los elementos de estructura deben ser
seleccionados para lograr una
consistencia interna o armonía,
teniendo en cuenta además, la
dimensión, la antigüedad, el tipo
de ambiente en que funciona y los
sistemas técnicos que utiliza”
La estructuración de la organización
le tiene que facilitar al hombre
realizar su trabajo y realizarse
personalmente
5
Partes Básicas de una Organización
Ápice
Estratégico
Tecnoestructura
Línea Media
Staff de
Apoyo
Núcleo de Operaciones
Núcleo de Operaciones
Abarca los miembros que realizan el trabajo básico directamente
relacionado con la producción de productos y servicios.
Tienen cuatro funciones principales:
Asegura los insumos.
Transforma los insumos en productos o servicios
Distribuye las producciones
Provee apoyo directo a las funciones anteriores
El núcleo operativo es el corazón de toda organización.
6
Ápice Estratégico
Se ocupa de que la organización cumpla,
efectivamente, con su misión y de que
satisfaga los intereses de las personas que
controlan o tienen algún poder sobre la
organización.
Articula tres funciones fundamentales
Supervisión Directa
Administración de las relaciones con el entorno
Desarrollo de la estrategia de la organización
Línea Media
El ápice estratégico está unido al núcleo operativo
mediante la cadena de directivos de la línea media,
provistos de autoridad formal. Dicha cadena pasa
de los directivos superiores hasta los supervisores
de primera línea.
Dentro de sus funciones encontramos:
La función fundamental es la de supervisar.
Interviene en la corriente de decisiones.
Maneja condiciones fronterizas con otras áreas.
Formula la estrategia de su unidad.
7
Staff de Apoyo
Son unidades especializadas cuya función consiste
en proporcionar un apoyo a la organización fuera
de su corriente de trabajo de operaciones.
Pueden ser encontradas en varios niveles de la
jerarquía, dependiendo de los receptores del servicio.
•Ejemplo para una Universidad:
–Librería
–Oficina de pagos
–Servicio de limpieza
Tecnoestructura
Está constituida por analistas que sirven a la
organización afectando el trabajo de otros. Están
fuera de la corriente de trabajo operacional pero la
diseñan, planean, cambian o entrenan gente para
que lo haga, sin hacerlo ellos mismos.
Ejemplos:
– Analistas de estudio de trabajo.
– Analistas de planeamiento y control.
– Ingenieros de control de calidad, programadores de producción y
contadores.
– Analistas de personal.
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Parámetros de Diseño
Parámetros de Diseño
GRUPO
1. Diseño de
Posiciones Individuales
PARÁMETRO DE DISEÑO
a. Especialización del Trabajo
(Vertical & Horizontal)
b.Formalización del Comportamiento
c. Capacitación
d.Adoctrinamiento
2. Diseño de
Superestructura
a. Agrupamiento de Unidades
b.Tamaño de la Unidad
3. Diseño de
Encadenamientos Laterales
a. Sistemas de Planeamiento y Control
b.Dispositivos de Enlace
4. Diseño de
Sistema de Toma de Decisiones
a. Descentralización Vertical
b.Descentralización Horizontal
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Mecanismos de Coordinación
Hay seis mecanismos de coordinación que explican
las formas en que las organizaciones coordinan su
trabajo.
A estos se los considera como los elementos
fundamentales de la estructura, como el
aglutinante que mantiene unida a la
organización.
De estos mecanismos parte todo lo demás.
Mecanismos de Coordinación
10
Adaptación Mutua
El trabajo se
coordina
mediante la
comunicación
informal.
Supervisión Directa
Una persona coordina
el trabajo de otras
mediante órdenes
directas hacia éstas.
11
Estandarización de Procesos
El trabajo se
coordina mediante
la programación
del contenido del
trabajo
directamente.
Estandarización de Resultados
El trabajo se coordina
mediante la
especificación de
los resultados del
mismo, sin indicar
cómo realizar el
trabajo.
12
Estandarización de Habilidades
El trabajo se
coordina
mediante la
estandarización
de los
conocimientos y
destrezas del
trabajador.
Estandarización de Normas
El trabajo se coordina
mediante creencias
y valores
compartidos por los
integrantes de la
organización.
13
Parámetros de Diseño
14
Parámetros de Diseño
Grupo
Parámetro de diseño
1. Diseño de Posiciones
Individuales
a. Especialización del Trabajo
(Vertical & Horizontal)
b. Formalización del Comportamiento
c. Capacitación
d. Adoctrinamiento
2. Diseño de Superestructura a. Agrupamiento de Unidades
b. Tamaño de la Unidad
3. Diseño de Encadenamientos a. Sistemas de Planeamiento y Control
Laterales
b. Dispositivos de Enlace
4. Diseño de Sistema de Toma a. Descentralización Vertical
de Decisiones
b. Descentralización Horizontal
Conceptos relacionados
División básica de trabajo
Estandarización Procesos de Trabajo
Estandarización de Habilidades
Supervisión Directa
División del Trabajo
Sistemas de autoridad formal, Comunicación y
Constelaciones de trabajo
Organigrama
Agrupación Función / Mercado
Sistema de Comunicación
Supervisión Directa
Extensión del Control
Estandarización de Producciones
Planeamiento de Acciones
Control de Desempeño
Ajuste mutuo
Sistemas de comunicación, constelaciones de trabajo, y
procesos de decisión "ad-hoc".
División administrativa de trabajo
Sistemas de autoridad formal, constelaciones de trabajo
y procesos de decisión "ad-hoc".
División del Trabajo
Sistema de comunicación informal, constelaciones de
trabajo y procesos de decisión "ad hoc".
Diseño de posiciones
individuales
Especialización de la tarea
Formalización del
comportamiento
Capacitación y adoctrinamiento
15
Especialización de la tarea
HORIZONTAL
VERTICAL
HACER
DECIDIR
• Nº de tareas diferentes
desarrolladas en el puesto
• Libertad de actuación sobre las
tareas del puesto
• Menor número de tareas diferentes en
el puesto implica puestos más
especializados en su dimensión
horizontal
• Menor libertad en la manera de realizar
las tareas del puesto implica puestos más
especializados en su dimensión vertical
• Mayor número de tareas diferentes
en el puesto implica puestos menos
especializados en su dimensión
horizontal
• Mayor libertad en la manera de realizar
las tareas del puesto implica puestos
menos especializados en su dimensión
vertical
Especialización de la tarea
Especialización
VERTICAL /
HORIZONTAL
Especialización
HORIZONTAL
ALTA
Especialización
HORIZONTAL
BAJA
Especialización
VERTICAL
ALTA
Tareas
especializadas o
no calificadas
Ciertas tareas
gerenciales de
nivel inferior
Especialización
VERTICAL
BAJA
Tareas
profesionales
Todas las demás
tareas
gerenciales
16
Formalización del comportamiento
• Uso de reglas y procedimientos en la organización
• Normalización de procesos
FORMALIZACIÓN
ESPECIALIZACIÓN
Mayor formalización → Mayor especialización vertical
Tareas rutinarias → Formalizar
Actividades No
Programadas
Actividades
Programadas
Capacitación
Adoctrinamiento
Interna
Proceso por el
que se
transmiten las
normas
organizacionales
Externa
17
EJERCICIO
Descripción del puesto de trabajo
Diseño de la
superestructura
Agrupamiento de
unidades
Tamaño de las
unidades
18
Agrupamiento de mercado
Respuesta rápida a las demandas de consumo
Base producto o servicio
Gerencia de producción
Dulce de leche
Queso
Yogurt
Base cliente
Gerencia de Ventas
Ropa para adultos
Ropa para niños
Agrupamiento de mercado
Base zona geográfica
Control de calidad
Argentina
Exterior
19
Agrupamiento funcional
Favorece la especialización del trabajador
Por función
Gerencia General
Producción
Marketing y Ventas
Administración
Agrupamiento funcional
Por procesos de trabajo
Producción
Mezclado
Embotellado
Etiquetado
Por conocimientos y destrezas
CEO
Impuestos
Auditoria
Liq. Sueldos
20
Agrupamiento funcional y/o de
mercado
Por tiempo
Producción
Mañana
Tarde
Noche
CEO
LATAM
EMEA
APAC
Por Zona
Geográfica
Por
Producto
OCTG
ENERGY
IT
SUPPLY
CHAIN
PROD
COBRANZAS
ARGENTINA
COLOMBIA
MEXICO
BRASIL
Por Zona
Geográfica
LAMINADO
ROLLING
HEATING
IT
Por
Proceso
OFFSHORE
COILED
NORAM
Funcional
21
Criterios de agrupamiento
En base a las interdependencias:
• en la corriente de trabajo (conjunta,
secuencial, recíproca)
• en el proceso de trabajo
• de escala
• en las relaciones sociales
Parámetros de Diseño
GRUPO
1. Diseño de
Posiciones Individuales
PARÁMETRO DE DISEÑO
a. Especialización del Trabajo
(Vertical & Horizontal)
b.Formalización del Comportamiento
c. Capacitación
d.Adoctrinamiento
2. Diseño de
Superestructura
a. Agrupamiento de Unidades
b.Tamaño de la Unidad
3. Diseño de
Encadenamientos Laterales
a. Sistemas de Planeamiento y Control
b.Dispositivos de Enlace
4. Diseño de
Sistema de Toma de Decisiones
a. Descentralización Vertical
b.Descentralización Horizontal
22
Tamaño de las
unidades
• Número de subordinados a controlar por un jefe
Pero eso depende de...
• La habilidad y experiencia de los directivos para integrar y
controlar, tanto como de los subordinados para efectuar
sus tareas
• La naturaleza del trabajo a realizar
• La dispersión geográfica de los supervisores y los
subordinados
• La calidad y la cantidad de interacción que el supervisor
tiene que mantener con los niveles superiores de la
organización.
• La mejor selección del personal, su nivel profesional, y/o la
calidad de la capacitación que reciba.
Diseño de encadenamientos
laterales
Sistemas de
planeamiento y control
Dispositivos de enlace
23
Sistemas de Planeamiento y
Control
Dispositivos de enlace
Posiciones de
enlace
Grupos de trabajo
temporales y
permanentes
Gerentes
integradores
Estructura
Matricial
24
Autoridad
Max Weber
• Poder: capacidad de inducir a la aceptación de
las ordenes
• Legitimación: aceptación del ejercicio del
poder por estar de acuerdo los subordinandos
• Autoridad: para indicar la combinación de
ambas; es el poder legitimado
Diseño del sistema
de toma de decisiones
Descentralización
Vertical
Descentralización
Horizontal
25
Descentralización
Tipos de Descentralización
26
FACTORES SITUACIONALES
Ambiente
Poder
Tecnología
(Sist. Técnico)
Edad y
Tamaño
Ambiente
Dinámico/ Estable
Complejo / Simple
Hostil/ Munificiente
Integrado/divesificado
Las estructuras de las
organizaciones son más
burocráticas cuando el ambiente es
más simple, estable y/o
munificente; y más orgánicas,
cuando este es complejo, dinámico
y/u hostil.
Si es Dinámico, necesita mayor
flexibilidad.
Si es Complejo, necesita
descentralización de la decisión.
Si los mercados son diversificados,
mayor cantidad de unidades
27
Tecnología
(Sistema Técnico)
Regulado
Cuando el sistema técnico es muy
regulador, el trabajo operativo es más
formalizado y, por lo
tanto, la estructura del núcleo operativo,
más burocrática.
Cuando el sistema técnico es sofisticado
afecta la facilidad con la que se puede
comprender o no el trabajo en la
organización.
Sofisticado
Cuando el sistema técnico es sofisticado,
afecta al staff de apoyo, porque requiere
de profesionales, originando una
descentralización horizontal selectiva y un
mayor uso de dispositivos de enlace para
coordinar el trabajo.
Poder
A mayor control externo, ya
Poder
externo
Poder
interno
sea de los accionistas, la casa
matriz o elgobierno, más
centralizada y formalizada
será la estructura
Las necesidades, de poder de
los miembros suelen generar
estructuras excesivamente
centralizadas
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Edad y
Tamaño
 A mayor antigüedad, mayor
Joven/
Vieja
formalización del comportamiento.
(mayor predictibilidad y es más fácil
formalizar).
 A mayor Tamaño, mayor
Formalización.
 A mayor Tamaño, mayor
Especialización de Tareas.
Grande/
Pequeña
 A mayor Tamaño, mayor Tamaño
promedio de Unidades
29