Intrucciones de Diligenciamiento Informe Ejecutivo vigencia 2015

Informe Ejecutivo Anual de Control Interno
Vigencia 2015
IMPORTANTE PARA TENER EN CUENTA
RECUERDE:
El reporte debe ser realizado por parte del Jefe de Control Interno o quien haga sus
veces y remitido por parte del Representante Legal una vez se diligencie la encuesta
MECI y el análisis cualitativo.
El
informe ejecutivo solo se entiende presentado con el diligenciamiento en su
totalidad de la encuesta MECI y el análisis cualitativo.
Como
constancia de presentación del informe ejecutivo, el sistema le permitirá
descargar el certificado de diligenciamiento del citado informe. Se recomienda que
lo conserve en caso de ser solicitado por las instancias de control.
Antes de ingresar al aplicativo recopile toda la información o evidencia relevante
relacionada con la gestión del Sistema de Control Interno en la vigencia, tales
como:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Informes de auditorías internas y externas (entes de control).
Resultado de actividades de autoevaluación realizadas.
Informes de gestión de los procesos.
Resultados de indicadores.
Informes presentados por la Oficina de Control Interno.
Información financiera y contable.
INFORME EJECUTIVO INTEGRADO POR:
LA ENCUESTA MECI
1.
Conjunto de preguntas que evalúan los componentes principales del sistema de Control interno
en una entidad. Para la presente vigencia se han incluido una serie de preguntas relacionadas
con el control interno contable, las cuales se constituyen como un complemento de la
evaluación que realiza la Contaduría General de la Nación sobre el tema.
ANÁLISIS CUALITATIVO
Espacio abierto para el Jefe de Control Interno para que en ejercicio del la evaluación
independiente describa el estado del sistema de control interno de la entidad, en términos de
fortalezas y debilidades, aspectos que deberán tener coherencia con las respuestas de la
encuesta MECI.
2.
CARACTERIZACIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES
Espacio determinado para la información relacionada con la composición de la Oficina de
Control Interno o quién haga sus veces, la cual es de carácter informativo.
ENCUESTA SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
3.
Encuesta relacionada con el desarrollo y sostenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad
para las entidades reguladas por la Ley 872 de 2003 (artículo 2º), y para aquellas que
voluntariamente lo han implementado.
Nota: Las entidades pertenecientes a la Rama Ejecutiva del orden nacional no deberán diligenciar las preguntas relacionadas con
la Gestión del Talento Humano, Gerencia Pública y cumplimiento de la ley de cuotas, ni el cuestionario relacionado con el
desarrollo y sostenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad, los cuales se realizarán a través del Formulario Único de Reporte
de Avances a la Gestión –FURAG de que trata el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
PASOS PARA EL DILIGENCIAMIENTO
1.
Ingrese a la página web www.funcionpublica.gov.co o a través de
www.funcionpublica.gov.co/eva, en la parte inferior derecha de click en
“MECI” para tener acceso al aplicativo
NOTA: Se recomienda el
uso del explorador
Mozilla Firefox
PASOS PARA EL DILIGENCIAMIENTO
2.
El aplicativo se visualizará tal como lo muestra la siguiente imagen:
PASOS PARA EL DILIGENCIAMIENTO
3.
INICIO SESIÓN: En el campo “USUARIO” digite el NIT de la entidad sin el dígito de
verificación, sin puntos y sin espacios. En el campo “CONTRASEÑA” digite la clave con la
que ingresó para los anteriores reportes.
Para aquellas entidades que no cuentan
con la clave de acceso o la han olvidado
deben utilizar la opción Olvido
Contraseña y los datos serán enviados a
los correos del Representante Legal y al
del Jefe de Control Interno registrados
en el último reporte realizado.
Ingreso por primera vez
En caso de no recibir la información o de no haber
ingresado al aplicativo en las anteriores vigencias, el
Representante Legal o Jefe de Control Interno de la
entidad deberá solicitar su inclusión en la base de datos
de este Departamento Administrativo, enviando un
correo
a
[email protected]
indicando el nombre completo de la entidad, NIT,
municipio y departamento al cual pertenece, con el
fin de crearlos y asignar el respectivo usuario y
contraseña.
4.
OLVIDO CONTRASEÑA: Digite el número del NIT de la entidad sin el dígito de verificación,
sin puntos y sin espacios y de click en la opción ENVIAR
5. A.
DATOS ENTIDAD: En estos campos diligencie los datos que se solicitan, si el aplicativo muestra
información ya diligenciada revísela y modifíquela SOLO SI se han presentado cambios
Es importante que los correos registrados, dentro de lo posible, sean correos institucionales
más no personales.
(iii)
Es
necesario
diligenciar todos los
campos. En caso de no
contar
con
información en alguno
de ellos, conteste NA
para evitar errores al
final del reporte.
Tenga en cuenta que la
fecha
de
la
certificación debe ser
MENOR y diferente a la
de vencimiento de la
certificación.
5. B.
PREGUNTAS SOBRE FENECIMIENTO Y RESULTADOS CONTRALORÍA : Una vez diligencie o
actualice todos los campos y haga clic en el botón «ACTUALIZAR DATOS»
Aparecerá el mensaje “LOS DATOS FUERON ACTUALIZADOS”.
(iii) Los campos de
Evaluación Sistema de
Control
Interno
–
Concepto Gestión –
Fenecimiento de la
Cuenta y Opinión
estados
contables
SOLO se habilitan en
el caso de que la
Contraloría
seleccionada
sea
“General
de
la
Nación”
Recuerde que la
vigencia de la visita de
la contraloría es 2014
y puede ser mediante
Auditoria Regular o
Actuaciones Especiales
Si no tuvo visita
de la contraloría
para la vigencia
2014 seleccione
Ninguna
6. (i) CARACTERIZACIÓN: Para diligenciar esta información debe desplegar la opción “ENTIDAD”
y seleccionar “Caracterización”.
6. (ii) CARACTERIZACIÓN: En esta pestaña, encontrara unos datos pre diligenciados, los cuales
son traídos por defecto de la pantalla Datos.
6. (iii) CARACTERIZACIÓN: En el campo Estado actual de la Oficina de Control Interno,
recuerde seleccionar la opción que mejor se acomode a la situación actual
Recuerde que
dependiendo de la
respuesta en esta
pregunta las opciones de
la pregunta: Estado actual
del cargo de Control
Interno varían
Respuesta en Estado actual de
la Oficina de Control Interno
Campo Estado actual del cargo de
Control Interno
a) Se encuentra creada la
dependencia y/o el cargo en la
estructura de la entidad
Se habilita para seleccionar alguna de
las siguientes opciones:
a) Encargado
b) En propiedad
c) Vacante
d) Contratista
b) No existe dependencia y/o
cargo
NO se habilita
c) Tercerizado con una firma
privada
Se selecciona automáticamente la
opción
d) Contratista (NO SE DEBE CAMBIAR)
6. (iv) CARACTERIZACIÓN: Los campos “Si se encuentra en propiedad”, solo se habilitan si
respondió la opción a) en Estado actual de la Oficina de Control Interno y la opción b) en Estado
actual del cargo de Control Interno
En el campo “No. Resolución”
se admiten Números y Letras
6. (v) CARACTERIZACIÓN: Los campos “Caracterización Jefes de Control Interno”, solo se
habilitan si respondió la opción a) o c) en Estado actual de la Oficina de Control Interno.
6. (vi) CARACTERIZACIÓN: Los campos “Caracterización Jefes de Control Interno”, solo se
habilitan si respondió la opción a) o c) en Estado actual de la Oficina de Control Interno.
En el campo “Denominación de la
dependencia responsable del control
interno” si selecciona la opción f) Otro –
Cuál?, diligencie el espacio en blanco
que aparece a continuación
6. (vii) CARACTERIZACIÓN: Los campos “Caracterización Jefes de Control Interno”, solo se
habilitan si respondió la opción a) o c) en Estado actual de la Oficina de Control Interno.
Recuerde que
dependiendo de la
respuesta en esta
pregunta las opciones
de la pregunta:
Denominación del jefe
de control interno o
quien hagas sus veces
varían
Respuesta en Denominación del jefe de
control interno o quien hagas sus veces
Campo Código del
cargo de jefe
Campo Grado
Jefe de Oficina
0137
Seleccionar de la lista
desplegable
Asesor
1020
Seleccionar de la lista
desplegable
Profesional Especializado
2028
Seleccionar de la lista
desplegable
Profesional Universitario
2044
Seleccionar de la lista
desplegable
Asignación de Funciones
NO se habilita
NO se habilita
Régimen Especial
Se debe diligenciar
Se debe diligenciar
6. (viii) CARACTERIZACIÓN: Los campos “Caracterización Jefes de Control Interno”, solo se
habilitan si respondió la opción a) o c) en Estado actual de la Oficina de Control Interno.
Recuerde que si selecciono en “Estado
actual del cargo de Control Interno” la
opción c) Vacante, los campos - Profesión
del JCI o quien haga sus veces y Posgrado
del JCI o quien haga sus veces NO se
habilitaran
En el caso que el JCI o quien haga
sus veces NO cuente con un
posgrado, colocar N.A
Se recomienda colocar el texto en
MAYUSCULAS y sin tildes.
6. (ix) CARACTERIZACIÓN: Los campos “Caracterización Jefes de Control Interno”, solo se
habilitan si respondió la opción a) o c) en Estado actual de la Oficina de Control Interno.
Recuerde que si selecciono en “Estado
actual de la Oficina de Control Interno” la
opción b) No existe dependencia y/o
cargo, los campos de la imagen anterior
NO se activaran
Si la OCI cuenta con contratistas mediante Prestación de
servicios, en NUMEROS coloque el total en el campo: Cuantos
contratistas hacen parte de su equipo de trabajo
El total de filas de la tabla inferior debe coincidir con el
numero del campo Cuantas personas conforman su equipo de
trabajo SIN incluir al jefe de control interno ni a los contratistas
En el campo Cuantas personas
conforman su equipo de trabajo SIN
incluir al jefe de control interno ni a los
contratistas, coloque en NUMEROS el
total de personal de planta
(excluyendo contratistas y al JCI o
quien haga sus veces) que conformen
la Oficina de Control Interno.
6. (x) Se requiere diligenciar toda la información correspondiente a la caracterización
(composición) de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y luego haga click en el
botón «ACTUALIZAR DATOS»
La información solicitada es
eminentemente informativa y no
afecta la calificación sobre la
encuesta MECI.
7. Una vez diligenciados la totalidad de los datos de la entidad en el menú de opciones
(parte superior), en “Encuesta” podrá desplegar:
Encuesta MECI
Encuesta Calidad (si aplica)
En este momento puede iniciar con el respectivo diligenciamiento
de cada una de ellas.
8. DILIGENCIAMIENTO:
(i) Las preguntas iniciales tienen opciones de respuesta SI/NO, pero a medida que se avanza en
el formulario se encontrarán diferentes opciones de respuesta.
(ii) Una vez contestadas todas las
preguntas visualizadas en pantalla,
aparecerá la opción GUARDAR, si
queda una o más preguntas sin
contestar no aparecerá esta opción
y no se podrá avanzar en la
encuesta hasta ser diligenciada en
su totalidad.
Dependiendo de la velocidad de conexión y del
explorador utilizado, la pestaña GUARDAR
puede tardar unos segundos en aparecer.
Se recomienda el uso de MOZILLA
(ii) Una vez se da click en GUARDAR, aparecerá un cuadro de diálogo donde se establece que
luego de guardadas las respuestas NO podrán ser modificadas.
Recuerde que una vez guardadas las respuestas, el aplicativo no podrá ser reestablecido..
Asegúrese de revisar sus respuestas antes de dar la opción
ACEPTAR,
(iii) A medida que se avanza en la encuesta se irán visualizando las pantallas correspondientes,
si desea salir y volver a ingresar, es posible hacerlo en la parte superior derecha en la opción
SALIR, al ingresar nuevamente iniciará donde quedo la última vez que ingresó.
(iv) Recuerde que puede Ingresar y Salir cuantas veces lo requiera, ya que la información
diligenciada y GUARDADA no se perderá en el proceso
(v) Continúe respondiendo las preguntas hasta encontrar la siguiente frase «SU
ENTIDAD YA DILIGENCIÓ LA ENCUESTA MECI.
LOS DATOS FUERON GUARDADOS EXITOSAMENTE».
Continué diligenciando el análisis cualitativo para culminar
con el Informe Ejecutivo Anual .
Se invita a las entidades territoriales que cuenten con
avances en la implementación del Sistema de Gestión de
Calidad, diligenciar la respectiva encuesta.
(vi) Continúe en la opción “ENCUESTA” y seleccione CALIDAD, con el fin de realizar la
evaluación al Sistema de Gestión de la Calidad (Solamente se visualizará por parte de las
entidades del orden territorial y las entidades del orden nacional diferentes a la Rama
Ejecutiva).
Si se trata de una entidad
territorial y no cuenta con el
Sistema de Gestión de la Calidad
implementado, no será necesario
responder esta encuesta.
9. DILIGENCIAMIENTO FORTALEZAS Y DEBILIDADES: En esta opción encontrará los campos
correspondientes para que de forma cualitativa determine el concepto sobre el estado del
Sistema de Control Interno de la entidad, su análisis debe ser coherente con las respuestas
consignadas en la encuesta MECI.
Se sugiere realizar un documento previo
al diligenciamiento de los campos para
ser presentado al Representante Legal a
fin de que éste conozca la situación
actual del Sistema de Control Interno
Encontrará 2 enlaces en la parte inferior DILIGENCIA y ENVIAR, una vez redacte en los espacios
correspondientes en cuanto a fortalezas y debilidades de click en DILIGENCIA (esto habilitara el
enlace de ENVIAR), automáticamente aparecerán los nombres del Jefe de Control Interno y del
Representante Legal respectivamente, tal cual como se diligenciaron en la pantalla DATOS
ENTIDAD.
10. CERTIFICACIÓN DEL REPORTE: Una vez se ha dado click en las 2 pestañas(DILIGENCIADO y
ENVIADO) de la parte cualitativa, aparecerá automáticamente la certificación, la cual es
posible descargar en formato PDF, dando click en la pestaña DESCARGAR.
En caso de aparecer NO PRESENTÓ, para la vigencia evaluada (2015), es necesario revisar en la
opción INFORME si en la parte de abajo aparecen tanto el nombre del JEFE DE CONTROL INTERNO
como el nombre del REPRESENTANTE LEGAL, es decir, si se activaron las 2 opciones DILIGENCIADO y
ENVIADO, que corresponde a la parte final del reporte, de este modo se activa la pestaña
DESCARGAR.
Así mismo aparecerán las certificaciones de reportes de vigencias anteriores para su referencia.
11. VISUALIZACIÓN CERTIFICADO DEL REPORTE INFORME EJECUTIVO: En la pestaña certificación
podrá descargarla en formato PDF.
14. Una vez finalizada toda la estructura del reporte se sugiere descargar la
certificación de presentación.
Los resultados obtenidos serán publicados después del cierre del aplicativo (29 de febrero), la
fecha exacta de publicación se estará informando oportunamente mediante correos masivos a los
servidores registrados en el aplicativo (Representante Legal y Jefe de Control Interno o quien
haga sus veces) y a través de la página web www.funcionpublica.gov.co
Todos los inconvenientes de tipo técnico, dudas con respecto a la estructura del reporte, asignación
de usuarios y contraseñas serán atendidas en el correo [email protected]
máximo en las 24 horas siguientes al envío de la solicitud.
Aquellas solicitudes recibidas después del cierre del aplicativo (29 de febrero) serán atendidas, pero
serán extemporáneas y no será posible realizar el reporte.
En caso de requerir alguna aclaración sobre el reporte podrá escribir a:
[email protected]
O bien comunicarse a los teléfonos:
3360686, 2437105 o 3412120.
Este correo de contacto únicamente es utilizado para atender requerimientos de tipo
técnico relacionados con el reporte, no debe ser utilizado para solicitudes de
conceptos técnicos o jurídicos, para este efecto deben escribir al correo
[email protected]